QuickBooks Desktop descontinuado: continuar, migrar ou trocar

QuickBooks Desktop descontinuado: quais produtos e o que fazer?

A Intuit parou de vender novas assinaturas nos EUA de alguns produtos do Desktop e não fabrica mais versões sem assinatura. O diretório de suporte dela diz que, desde 1º de outubro de 2024, não vende mais novas assinaturas dos produtos abaixo e que continua dando atualizações de segurança, atualizações do produto e suporte aos assinantes atuais.

O diretório de suporte não informa uma data final para os produtos Plus. Os termos de licença da Intuit dizem que ela se reserva o direito de descontinuar o software e o suporte conforme suas políticas de descontinuação, então o quadro pode mudar. Essas datas e termos vêm da Intuit, e não do IRS, e a Intuit pode alterá-los. Os termos de licença são escritos para uma versão do Desktop, então confira os termos da sua.

Há menos riscos quando o arquivo da empresa no Desktop tem alguns anos de histórico, não tem folha de pagamento e você pretende continuar renovando. Há mais quando a folha de pagamento passa por ele, você controla estoque ou mantém várias empresas, ele guarda muitos anos de histórico, ou você não quer assinatura e não tem um plano. Nesses casos, a data em que você sai, o que migra e o que fica como arquivo morto afetam a folha de pagamento, o fim do ano e a declaração; por isso, vale resolver isso antes que chegue a data de renovação ou de vencimento.

Separe antes de escolher:

• Sua edição e versão, e a data de renovação.
• Se a folha de pagamento é uma assinatura à parte e quando ela renova.
• O tamanho do arquivo e os anos de histórico que ele guarda.
• Um backup completo do arquivo da empresa.
• Quem mais abre o arquivo (seu contador ou responsável contábil) e qual versão essa pessoa usa.

O que acontece quando a minha assinatura do QuickBooks Desktop termina?

Quando uma assinatura do Desktop termina ou vence, os termos de licença da Intuit dizem que a licença termina, o software é desativado nos seus computadores e o suporte acaba. Isso vale também para a assinatura que você simplesmente não renova.

Os termos dizem ao mesmo tempo que o software é desativado e que o arquivo pode abrir somente para leitura, e não explicam como as duas coisas se encaixam. O acesso somente leitura não é um plano seguro: os termos o vinculam a atualizar antes para a versão mais recente, e o acesso extra de leitura fica a exclusivo critério da Intuit. Guarde o backup original e os relatórios, e defina como o backup será aberto depois que você cancelar (etapa 3 abaixo). O artigo da Intuit sobre migrar para o Online menciona um período somente para visualização no texto do vídeo, mas os termos não fixam nenhum.

O que acontece com o meu histórico quando o QuickBooks Desktop é descontinuado?

Pelos termos da Intuit, o arquivo da empresa continua no seu dispositivo quando a assinatura termina, então o histórico não é apagado. O que você pode perder é a capacidade de abri-lo e usá-lo. Depois de migrar para o Online Advanced, a página de troca da Intuit diz que você ainda mantém o arquivo da empresa do Desktop.

Cancelar não transfere à Intuit o dever de manter os registros. O IRS (a receita federal dos EUA) diz que os contribuintes são responsáveis por manter seus próprios livros e registros. O regulamento do Tesouro dos EUA sobre registros acrescenta que eles devem ficar disponíveis para inspeção pelo tempo em que seu conteúdo puder ser relevante para qualquer lei tributária (26 CFR 1.6001-1(e)). Trate o arquivo que você guarda como o original e faça backup dele antes que a assinatura termine (as etapas estão na seção sobre os registros do IRS, abaixo).

O que acontece com a folha de pagamento se a assinatura do Desktop vencer?

A folha de pagamento do Desktop é uma assinatura à parte. Se a própria assinatura do Desktop vencer, a licença termina e o software é desativado, então a folha de pagamento não pode ser executada nele. Se vencer apenas a assinatura da folha de pagamento, os termos de licença da Intuit dizem que você mantém a licença do Desktop até o fim do prazo do software, mas perde os serviços de folha de pagamento.

Os mesmos termos dizem:

• Se a assinatura da folha de pagamento vencer, você não pode processar a folha usando as tabelas de impostos ou os formulários da Intuit até regularizar a assinatura e instalar as atualizações mais recentes.
• A entrega eletrônica dos impostos da folha de pagamento e o depósito direto exigem, cada um, uma assinatura ativa da folha de pagamento e uma licença válida de uma versão compatível do software que ainda tenha suporte.
• Não se conectar com regularidade ao serviço de folha de pagamento pode resultar em retenção na fonte incorreta.

Se a folha de pagamento vencer, ela deixa de funcionar com as tabelas de impostos e os formulários da Intuit, então a data de renovação da folha de pagamento pode ser o prazo mais curto. Isso não suspende os depósitos nem as declarações de imposto do empregador: ele continua responsável por eles (IRS), e a pessoa responsável que deixa de recolher de propósito o imposto retido pode responder pessoalmente pela multa de recuperação dos valores retidos (trust fund recovery penalty). Antes que a folha de pagamento no Desktop termine, defina quem fará os depósitos restantes e entregará as declarações e os W-2 que faltam. O histórico da folha de pagamento precisa de um lugar, qualquer que seja o software que a execute; os prazos de guarda dos registros dos impostos sobre a folha estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa. Sobre trocar de provedor de folha de pagamento durante o ano: como trocar de provedor de folha de pagamento.

Ficar no Desktop, migrar para o Online, subir de plano ou trocar de software?

A escolha depende de por quanto tempo você pode renovar, do que o arquivo guarda e de a folha de pagamento passar por ele. A página de upgrade da Intuit diz que a migração depende do produto para o qual você vai e da quantidade de dados que leva.

Ficar é uma decisão de renovação tomada a cada ano. Migrar é um projeto com data. Uma empresa que superou o produto é outra questão: quando a empresa cresce além do QuickBooks.

Existe software de contabilidade para desktop sem assinatura, e o que fazer se eu não quiser assinar?

Da Intuit, não: as páginas dela não listam nenhum produto Desktop sem assinatura à venda. O diretório de suporte dela diz que ela não fabrica mais as versões sem assinatura do Pro, Premier e Mac e encaminha os compradores para as assinaturas do Enterprise ou para o QuickBooks Online. Outro software é uma escolha à parte, tratada no terceiro caminho abaixo.

Se você não quer assinatura, restam três caminhos:

• Continuar renovando a assinatura que você tem, enquanto a Intuit oferecer renovações.
• Usar uma cópia que você já tem. O diretório de suporte da Intuit não diz o que vale para uma cópia antiga sem assinatura, e essa cópia tem uma licença própria. Os termos de licença dizem que, depois que uma versão é descontinuada, a Intuit não dá mais atualizações, suporte nem downloads de reposição, os serviços conectados, como o download de lançamentos do banco, deixam de valer, e o software pode parar de funcionar ou ficar inseguro. A política de descontinuação da Intuit cita algumas versões mais antigas, como o Desktop 2023, como descontinuadas. Confira sua licença e essa política para a sua versão, e se a folha de pagamento ainda funciona.
• Levar a escrituração para outro software. Isso é uma escolha de software e uma virada de sistema: software mais barato que o seu contador aceita.

Qualquer que seja o caminho, faça primeiro o backup completo do arquivo da empresa (as etapas estão na seção sobre os registros do IRS, abaixo). Sem um plano, a data de renovação vira o prazo.

Como mantenho legíveis para o IRS os meus dados antigos do QuickBooks Desktop?

Guarde o arquivo de backup completo da empresa, sem alterações, com o login de administrador, além dos relatórios de fim de ano. O IRS diz que seus examinadores pedem o arquivo de backup do software logo no início de uma auditoria, com o nome de usuário e a senha do administrador, na maioria dos casos em que a escrituração é mantida em software (perguntas frequentes do IRS). Uma auditoria restrita, como a de uma única despesa, pode não precisar dele.

As perguntas frequentes do IRS também dizem:

• O backup é uma cópia exata dos livros originais de lançamento. Relatórios convertidos para planilhas não podem ser testados do mesmo modo.
• Um arquivo novo, montado ao relançar as transações, não é uma cópia dos livros originais e não atende a um pedido de documentos.
• A condensação (condense) substitui, no arquivo de trabalho, o detalhe das transações antigas e já encerradas por lançamentos resumidos. Dados condensados não são aceitos para os anos em auditoria. Os períodos anteriores só podem ser condensados se os dados condensados não tiverem transações criadas ou alteradas nos anos em auditoria nem de anos anteriores que os afetem. O IRS pode pedir o backup anterior à condensação ou o arquivo morto se a auditoria se ampliar.
• Os examinadores podem pedir o mês anterior e o mês seguinte ao ano, um período de quatorze meses, para testar o corte entre os períodos, e um período maior se isso não bastar.

A Publication 583 acrescenta que os registros computadorizados devem conciliar com os seus livros e a sua declaração e vir com uma descrição do sistema computadorizado, e que você os guarda pelo tempo em que puderem ser relevantes para qualquer lei tributária. Por quanto tempo guardar cada registro: por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Antes que a assinatura termine:

1. Atualize para a versão mais recente. Os termos da Intuit vinculam a conversão para somente leitura a isso.
2. Faça um backup completo do arquivo da empresa. Guarde duas cópias em lugares separados.
3. Abra ou restaure o backup em um computador que ainda execute o software, para saber que ele funciona. Depois, decida como vai abri-lo quando a assinatura terminar; os termos da Intuit dizem que uma nova assinatura compatível pode restaurar o acesso completo. Guarde esse plano junto com o backup e teste-o de novo quando o computador ou o software mudar.
4. Anote quem tem o login de administrador.
5. Salve os relatórios de fim de ano em PDF e em planilha. A lista completa: registros a guardar ao cancelar o QuickBooks.
6. Não condense, não limpe nem redigite o arquivo guardado.

Quanto histórico devo migrar e quanto devo arquivar?

Migre o que o novo sistema precisa para funcionar e arquive o resto. Nenhuma regra fixa o número. A regra do IRS vale para o arquivo original, e não para a cópia que você migra. A Intuit deixa você migrar parte ou todos os dados: transações dentro de um período, saldos, listas específicas, ou apenas listas e saldos (clientes, fornecedores, plano de contas, empregados e itens).

O artigo da Intuit sobre migrar para o Online pede que a contagem de Total Targets, sua verificação do tamanho do arquivo, seja menos de 4.000.000 targets, e diz para condensar os dados antes se ela for maior. Faça o backup completo antes de condensar, porque a condensação remove detalhes do arquivo de trabalho. O arquivo morto é o backup original, sem alterações.

Data da virada, balancete inicial e quanto histórico levar: como trocar de software de contabilidade no meio do ano.

O que devo conferir e salvar antes de migrar qualquer coisa?

Confira o arquivo, o acesso e o relógio, e depois faça o backup. Para migrar para o Online, o artigo da Intuit diz:

• Atualize o QuickBooks Desktop para a versão mais recente.
• Entre como administrador da empresa, com acesso de administrador ao arquivo do Desktop e à conta do Online.
• Quem usa Mac deve primeiro salvar uma cópia de backup do arquivo da empresa para o Windows.
• A Intuit dá 90 dias corridos para migrar os dados se você mesmo assinou o Online, e mais tempo se foi o seu contador. O artigo não diz quando esse prazo começa a contar, então confirme isso antes de criar a conta do Online.
• Leia a lista da Intuit com os itens que não migram. Confira-a com o que o seu arquivo usa: folha de pagamento, estoque, várias empresas, relatórios personalizados.
• Depois da migração, execute os mesmos relatórios, para as mesmas datas e no mesmo regime, nos dois produtos e compare, por exemplo a demonstração do resultado do ano até a data e o balanço patrimonial na mesma data.

Depois, acrescente as suas próprias conferências: faturas e contas em aberto, a situação da folha de pagamento e a última folha executada, e as declarações entregues de cada ano do arquivo. Se só parte do histórico migrou, compare os saldos iniciais e os períodos que você levou, e anote as diferenças esperadas. As etapas do backup estão na seção sobre os registros do IRS, acima. Quando a assinatura do Desktop termina, o software é desativado, então compare enquanto ele ainda abre. Para diferenças que você não consegue explicar: saldos errados na migração do Desktop para o Online.

Quando a migração deve esperar o fim do ano, e quando não deve?

A migração pode esperar o fim do ano se o acesso, o suporte e os serviços de folha de pagamento de que você precisa continuarem disponíveis até lá, inclusive renovando ou atualizando a tempo. Nenhuma regra fixa uma data de migração; esta é uma leitura prática dos termos de licença da Intuit.

Se nenhuma cair antes do fim do ano e a escrituração estiver conciliada até a data da virada, a migração no fim do ano é possível. Migrar a escrituração não migra a folha de pagamento por si só; migrar as duas juntas no fim do ano pode manter os salários do ano em um só lugar, conforme o provedor da folha de pagamento. Uma migração no fim do ano ainda deixa para depois a preparação dos Forms W-2 do ano (vencimento em 1º de fevereiro de 2027), do Form 940 (vencimento em 31 de janeiro depois do ano dos salários) e do Form 941 do quarto trimestre (vencimento: o último dia do primeiro mês após cada trimestre); se o software antigo os prepara, a assinatura da folha de pagamento dele precisa durar até a entrega. Uma migração no meio do ano deixa parte das transações e da folha do ano em cada sistema. Mesmo uma migração no fim do ano deixa no outro arquivo o mês anterior ou posterior ao ano, e um examinador que pede o período de quatorze meses pode precisar dos dois arquivos. Detalhes da folha de pagamento: como trocar de provedor de folha de pagamento.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Corporação S de paisagismo com folha de pagamento no Desktop

Uma corporação S de paisagismo tem US$900.000 de receita, 12 anos de histórico no Desktop, hoje com uma assinatura Pro Plus, e folha de pagamento pelo Desktop. As duas assinaturas renovam em março, então as duas continuam ativas durante as entregas de janeiro. Ela renova, continua executando a folha de pagamento no Desktop e migra a folha de pagamento e a escrituração no fim do ano, de modo que os salários do ano até a data e a emissão dos W-2 fiquem em um só sistema. Migrar em agosto dividiria o histórico da folha de pagamento entre dois sistemas. Se a assinatura da folha de pagamento vencesse em outubro, a empresa precisaria renová-la ou providenciar outra folha de pagamento antes que o serviço parasse. A escrituração poderia migrar separadamente.

Empresário individual que não gosta de assinaturas

Um empresário individual tem US$60.000 de renda e o Desktop Pro Plus. A Intuit diz que os assinantes atuais continuam recebendo atualizações e suporte, então a pergunta é por quanto tempo ficar, e não se deve migrar hoje. A Intuit não lista nenhum produto sem assinatura para comprar no lugar. O proprietário renova, salva todo ano um backup completo e os relatórios exportados em uma pasta de arquivo morto, e reavalia a escolha a cada renovação. Se sair, o arquivo morto guarda o backup e os relatórios de cada ano.

LLC com dois membros migrando para o Online

Uma LLC com dois membros, tributada como sociedade de pessoas, tem 8 anos de dados no Desktop. Ela pode migrar para o Online com as transações dos últimos 2 anos mais os saldos iniciais, para que o novo arquivo seja menor. Se 2 anos bastam depende do credor, da declaração e dos itens em aberto. Ela guarda, sem alterações, o backup completo de 8 anos do Desktop para qualquer pedido do IRS.

E no seu caso?

• A folha de pagamento passa pelo arquivo, ou uma renovação está próxima: o calendário da folha de pagamento define o prazo aqui. Veja como trocar de provedor de folha de pagamento e procure a ajuda de escrituração contábil se a migração e a data da folha de pagamento coincidirem.
• Muitos anos de histórico, estoque, várias empresas, ou nenhum plano porque você não quer assinatura: o que migra, o que fica como arquivo morto e a data afetam o fim do ano e a declaração. Resolva isso antes da data de renovação, com a ajuda de escrituração contábil. Várias empresas: escrituração de várias empresas.
• Você usa uma cópia antiga sem assinatura: uma versão descontinuada perde atualizações, suporte e serviços conectados, como o download de lançamentos do banco. Confira a sua versão na política de descontinuação da Intuit e resolva a migração com a ajuda de escrituração contábil.
• Os saldos estão errados depois de migrar para o Online: veja saldos errados na migração do Desktop para o Online e procure a ajuda de escrituração contábil.
• Você está definindo uma data de virada e os saldos iniciais: veja como trocar de software de contabilidade no meio do ano.
• Você quer um software mais barato que o seu contador aceite: veja alternativas ao QuickBooks que o seu contador aceita.
• Você usa o QuickBooks Self-Employed: veja QuickBooks Self-Employed descontinuado.
• Há um aviso ou uma auditoria do IRS em andamento: as perguntas frequentes do IRS dizem que dados condensados não são aceitos para os anos em auditoria. Veja auditoria do IRS em uma pequena empresa e procure a ajuda de escrituração contábil antes de mudar o arquivo.