QuickBooks Desktop 停售：留、迁还是换软件

QuickBooks Desktop 停售：涉及哪些产品，我该怎么办？

Intuit 已停止销售部分 Desktop 产品在美国的新订阅，也不再制作非订阅版本。其支持目录说明，自 2024 年 10 月 1 日 起，不再销售下列产品的新订阅，并继续为现有订阅用户提供安全更新、产品更新和支持。

支持目录没有给出 Plus 系列产品的终止日期。Intuit 的许可条款说，它保留依照停用政策终止软件及其支持的权利，所以情况可能变化。这些日期和条款来自 Intuit，而不是 IRS，Intuit 可以更改。该许可条款是针对某一个 Desktop 版本写的，请核对您所用版本的条款。

Desktop 公司文件里只有几年历史记录、没有发薪，并且您打算一直续订时，出问题的可能性较小。如果发薪也通过它运行、您要追踪存货或管理多家公司、文件里保存着许多年的数据，或者您不想订阅又没有计划，出问题的可能性就更大。这些情况下，您离开的日期、哪些内容迁移、哪些作为存档保留，都会影响发薪、年末和税表，所以最好在续订日或失效日到来之前就定下来。

选择前请先备齐：

• 您的版本和型号，以及续订日期。
• 发薪是不是单独的订阅，何时续订。
• 文件的大小，以及其中的历史年数。
• 公司文件的完整备份。
• 还有谁会打开这个文件（您的会计师或记账员），他们用的是哪个版本。

QuickBooks Desktop 订阅到期后会怎样？

Desktop 订阅到期或失效时，Intuit 的许可条款规定，许可终止，软件在您的电脑上被禁用，支持也随之停止。这也包括您只是没有续订的订阅。

条款既说软件被禁用，又说文件可能以仅可查看方式打开，却没有解释两者如何并存。仅可查看不是稳妥的计划：条款把它与先更新到最新版本挂钩，而额外的只读访问完全由 Intuit 自行酌情决定。请保留原始备份和各项报告，并确定取消之后如何打开备份（见下文第 3 步）。Intuit 的迁移到 Online 的文章在视频文字中提到了仅可查看期，但条款并未规定。

QuickBooks Desktop 停售后，我的历史记录会怎样？

按 Intuit 的条款，订阅结束时公司文件仍留在您的设备上，所以历史记录不会被删除。您可能失去的是打开和使用它的能力。迁移到 Online Advanced 之后，Intuit 的切换页面说明您仍然要保管 Desktop 公司文件。

取消订阅并不会把保管记录的责任交给 Intuit。IRS 说，纳税人要自己负责保管账簿和记录。财政部的记录条例补充规定，只要记录的内容可能与任何税法有关，就必须保持可供检查（26 CFR 1.6001-1(e)）。请把您手里的文件当作原件，并在订阅结束前备份（步骤见下文 IRS 记录一节）。

Desktop 订阅失效后，发薪会怎样？

Desktop 的发薪服务是单独的订阅。如果 Desktop 订阅本身失效，许可终止，软件被禁用，也就无法在其中发薪。如果只是发薪订阅失效，Intuit 的许可条款说，在软件期限结束前您仍保有 Desktop 许可，但会失去发薪服务。

同一条款还规定：

• 如果发薪订阅到期，在您续订并获取最新更新之前，就不能使用 Intuit 的税率表或表格来处理发薪。
• 以电子方式报送工资税和直接存款，都需要有效的发薪订阅，以及兼容且仍受支持的软件版本的有效许可。
• 不经常连接发薪服务，可能导致预扣不准确。

发薪订阅失效，会使 Intuit 的税率表和表格无法用于发薪，所以发薪续订日期可能是更早的截止日。但它不会暂停雇主的税款缴存或申报：这些仍由雇主负责（IRS），而故意不缴纳已代扣税款的责任人，可能要对信托基金追缴罚款承担个人责任。在 Desktop 里的发薪结束之前，请确定由谁缴存剩余的税款、报送剩余的税表和 W-2 表。无论用什么软件发薪，发薪历史都需要一个存放处；雇佣税记录的保存期限见企业记录要保存多久。年内更换发薪服务商，请见更换发薪服务商。

继续用 Desktop、迁移到 Online、升级，还是换软件？

怎么选，取决于您还能续订多久、文件里有什么，以及发薪是否通过它运行。Intuit 的升级页面说，迁移的情况取决于您迁入的产品和带入的数据量。

是否留下，是每年一次的续订决定。迁移则是一个有日期的项目。企业已经超出这款产品的承载力，则是另一个问题：超出 QuickBooks 的承载力。

有没有非订阅的桌面会计软件？不想订阅怎么办？

Intuit 没有：其页面没有列出可购买的非订阅 Desktop 产品。其支持目录说，它不再制作 Pro、Premier 和 Mac 的非订阅版本，并引导买家选择 Enterprise 订阅或 QuickBooks Online。其他软件是另一个选择，见下面的第三条路。

如果您不想订阅，还有三条路：

• 继续续订您现有的订阅，只要 Intuit 还提供续订。
• 使用您已拥有的副本。Intuit 的支持目录没有说明较旧的非订阅副本适用什么规定，而那份副本有它自己的许可。许可条款说，某个版本一旦停用，Intuit 就不再提供更新、支持或替换下载，银行下载等关联服务会到期，软件可能停止工作或变得不安全。Intuit 的停用政策把 Desktop 2023 等一些较旧版本列为已停用。请对照许可和该政策，核对您的版本，并确认发薪是否仍可使用。
• 把账目迁移到其他软件。这是软件选择和切换的问题：会计师支持的更便宜的软件。

无论走哪条路，都请先备份完整的公司文件（步骤见下文 IRS 记录一节）。没有计划，续订日期就成了截止日。

怎样让旧的 QuickBooks Desktop 数据保持可供 IRS 读取？

请保留未被改动的完整公司备份文件及管理员登录信息，以及年末报告。IRS 说，在账目保存在软件里的大多数情况下，其审查人员会在审查早期，索要软件备份文件，并要求提供管理员的用户名和密码（IRS 常见问题）。范围很窄的审查，例如只查一项费用，可能不需要这个文件。

IRS 常见问题还说：

• 备份文件是原始账簿记录的完整副本。转换成电子表格的报告，无法以同样方式检验。
• 通过重新录入交易建立的新文件，不是原始账簿的副本，也不满足文件索要要求。
• 压缩（condensing）会把工作文件中旧的、已关闭交易的明细，替换为汇总分录。对于被审查的年度，压缩后的数据不可接受。只有压缩后的数据不含在被审查年度中创建或更改的交易、也不含会影响这些交易的更早年度的交易时，更早的期间才可以压缩。如果审查范围扩大，IRS 可能索要压缩前的备份或存档文件。
• 审查人员可能索要被审查年度之前一个月和之后一个月的数据，共十四个月，用来检验截止时点划分；如果这还不够，会索要更长的期间。

第 583 号出版物补充说，电子记录必须与您的账簿和税表相互核对一致，并附有对该电子系统的说明，而且只要记录可能与任何税法有关，就要保存。每类记录要保存多久，请见企业记录要保存多久。

订阅结束前：

1. 更新到最新版本。Intuit 的条款把转为仅可查看与此挂钩。
2. 为公司文件做一份完整备份。在不同的地方保存两份。
3. 在仍能运行该软件的电脑上，打开或还原备份，确认它能用。然后确定订阅结束后如何打开它；Intuit 的条款说，新的兼容订阅可能恢复完整访问。把这个方案和备份放在一起，并在电脑或软件更换时再测试一次。
4. 记录谁持有管理员登录信息。
5. 把年末报告保存为 PDF 和电子表格。完整清单：取消 QuickBooks 时要保留的记录。
6. 不要对存档文件做压缩、清除或重新录入。

该迁移多少历史记录，又该存档多少？

迁移新系统运行所需要的部分，其余存档。没有规则规定具体年数。IRS 的规则针对的是原始文件，而不是您迁移的副本。Intuit 允许您迁移部分或全部数据：某个日期范围内的交易、余额、指定清单，或只迁移清单和余额（客户、供应商、会计科目表、员工和项目）。

Intuit 的迁移到 Online 的文章要求 Total Targets 数量（即其文件大小检查）为 少于 4,000,000 个目标，并说如果高于这个数，要先压缩数据。请在压缩之前做完整备份，因为压缩会删掉工作文件中的明细。存档就是未被改动的原始备份。

切换日期、期初试算表，以及带入多少历史记录：会计软件年中切换。

移动任何东西之前，我要核对什么、备份什么？

先核对文件、权限和时限，然后备份。对于迁移到 Online，Intuit 的文章说：

• 把 QuickBooks Desktop 更新到最新版本。
• 以公司管理员身份登录，同时拥有 Desktop 文件和 Online 账户的管理员权限。
• Mac 用户要先保存一份适用于 Windows 的公司文件备份。
• 如果您自己注册 Online，Intuit 允许 90 个日历日 来迁移数据；如果由会计师注册，时间更长。文章没有说这个计时从何时开始，所以请在创建 Online 账户之前先确认。
• 阅读 Intuit 的无法迁移项目清单。对照您的文件所使用的功能进行核对：发薪、存货、多家公司、自定义报表。
• 迁移之后，在两个产品里对相同日期、相同口径运行相同的报表并比对，例如年初至今的损益表，以及同一日期的资产负债表。

然后加上您自己的核对：未结的发票和账单、发薪状态和最近一次发薪、文件中每个年度已报送的税表。如果只迁移了一部分历史记录，请比对期初余额和带入的期间，并写下您预期会有的差异。备份步骤见上文的 IRS 记录一节。Desktop 订阅一旦结束，软件就被禁用，所以要趁它还能打开时比对。无法解释的差异：Desktop 迁移到 Online 后余额不对。

什么时候迁移可以等到年末，什么时候不能等？

如果您需要的访问、支持和发薪服务在年末前一直可用（包括按时续订或更新），迁移可以等到年末。没有规则规定迁移日期；这是对 Intuit 许可条款的实际解读。

如果这些日期都不在年末之前，并且账目已核对到切换日期，就可以在年末迁移。迁移账目并不会自动迁移发薪；同时在年末迁移两者，视发薪服务商而定，可以让全年的工资留在一个地方。年末迁移之后，仍有全年的 W-2 表（截止日 2027 年 2 月 1 日）、940 表（截止日 工资所属年度次年的 1 月 31 日）和第四季度的 941 表（截止日 每季度结束后第一个月的最后一天）要在年末之后编制；如果由旧软件编制，它的发薪订阅就要持续到这些表报送完毕。年中迁移，会让全年的一部分交易和发薪各留在一个系统里。即使年末迁移，某年之前或之后的那一个月仍会留在另一个文件里，审查人员索要十四个月的期间时，可能两个文件都需要。发薪细节：更换发薪服务商。

示例

这些示例仅为说明，金额以美元计。

在 Desktop 里发薪的园林绿化 S 公司

一家园林绿化 S 公司收入 US$900,000，在 Desktop 里有 12 年历史记录，目前订阅 Pro Plus，并通过 Desktop 发薪。两个订阅都在 3 月续订，所以到 1 月的各项申报期间都有效。公司续订，继续在 Desktop 里发薪，并在年末同时迁移发薪和账目，这样年初至今的工资和 W-2 表都在同一个系统里。如果在 8 月迁移，发薪历史就会分散在两个系统。如果发薪订阅改为在 10 月失效，企业就需要续订，或在服务停止前安排替代的发薪方案。账目可以单独迁移。

不喜欢订阅的独资经营者

一位独资经营者收入 US$60,000，使用 Desktop Pro Plus。Intuit 说现有订阅用户继续获得更新和支持，所以问题是要留多久，而不是今天是否必须迁移。Intuit 没有列出可购买的非订阅产品。这位所有人选择续订，每年把完整备份和导出的报告保存到一个存档文件夹，并在每次续订时重新评估这个选择。如果日后离开，存档里有每一年的备份和报告。

迁移到 Online 的两位成员的 LLC

一家按合伙企业纳税的两位成员的 LLC，在 Desktop 里有 8 年数据。它可以只带入最近 2 年的交易加期初余额迁移到 Online，让新文件小一些。2 年够不够，取决于贷款方、税表和未结事项。它会原样保留完整的 8 年 Desktop 备份，以备 IRS 随时索要。

您的情况不同？

• 发薪通过该文件运行，或续订日期临近：发薪时间决定了这里的截止日。请见更换发薪服务商；如果迁移和发薪日期冲突，请通过记账协助了解。
• 历史记录多达多年、有存货、有多家公司，或者因为不想订阅而没有计划：哪些内容迁移、哪些作为存档保留，以及日期，都会影响年末和税表。请在续订日期之前，通过记账协助定下来。多家公司：多家公司的账目。
• 您使用的是较旧的非订阅副本：已停用的版本不再获得更新、支持，以及银行下载等关联服务。请对照 Intuit 的停用政策核对您的版本，并通过记账协助确定迁移方案。
• 迁移到 Online 后余额不对：请见Desktop 迁移到 Online 后余额不对，并获取记账协助。
• 您正在确定切换日期和期初余额：请见会计软件年中切换。
• 您想要会计师支持的更便宜的软件：请见会计师支持的 QuickBooks 替代软件。
• 您使用的是 QuickBooks Self-Employed：请见QuickBooks Self-Employed 停用。
• IRS 通知或审查尚未结束：IRS 常见问题说，对于被审查的年度，压缩后的数据不可接受。请见IRS 对小企业的审计，并在更改文件之前获取记账协助。