QuickBooks Desktop 停售：留下、轉移或換軟體

QuickBooks Desktop 停售：涉及哪些產品？我該怎麼做？

Intuit 已停止銷售部分 Desktop 產品在美國的新訂閱，也不再推出非訂閱版本。Intuit 的支援目錄指出，自 2024 年 10 月 1 日 起，下列產品不再銷售新訂閱，但現有訂閱用戶仍可繼續獲得安全更新、產品更新和支援。

支援目錄沒有給出 Plus 系列產品的終止日期。Intuit 的授權條款規定，Intuit 保留依其終止政策停止提供軟體及支援的權利，所以情況可能改變。這些日期和條款來自 Intuit，而不是 IRS，Intuit 也可以更改。授權條款是針對某一個 Desktop 版本撰寫的，所以請查閱您所用版本的條款。

如果 Desktop 公司檔案只有幾年的歷史資料，沒有工資，而且您打算一直續訂，出問題的機會較少。如果檔案要處理工資、追蹤存貨或管理多家公司，歷史資料多達多年，或者您不想用訂閱制又沒有計劃，出問題的機會就比較大。在這些情況下，您離開的日期、哪些資料會轉移、哪些作為封存資料保留，都會影響工資、年結和稅表，所以最好在續訂日或失效日到來之前處理好。

選擇之前，請先準備：

• 您的版本和版次，以及續訂日期。
• 工資是不是另外的訂閱，以及何時續訂。
• 檔案的大小和其中的歷史年數。
• 公司檔案的完整備份。
• 還有誰會打開這個檔案（您的會計師或記帳員），以及他們使用哪個版本。

我的 QuickBooks Desktop 訂閱結束後會怎樣？

Desktop 訂閱結束或失效時，Intuit 的授權條款規定授權終止，軟體在您的電腦上被停用，支援也隨之停止。這包括您只是沒有續訂的訂閱。

條款既說軟體會被停用，又說檔案可能以唯讀方式打開，卻沒有解釋兩者如何並存。唯讀存取不是一個穩妥的計劃：條款把它與事先更新到最新版本掛鉤，額外的唯讀存取則由 Intuit 自行決定。請保留原始備份和報表，並在取消之後確定如何打開備份（見下文第 3 步）。Intuit 的轉到 Online 的文章在影片文字中提到有唯讀期間，但條款中沒有訂明。

QuickBooks Desktop 停售後，我的歷史資料會怎樣？

根據 Intuit 的條款，訂閱結束後公司檔案仍留在您的裝置上，所以歷史資料不會被刪除。您可能失去的是打開和使用它的能力。轉到 Online Advanced 之後，Intuit 的轉換頁面指出，您仍然要保管 Desktop 公司檔案。

取消訂閱，並不會把保存記錄的責任轉給 Intuit。IRS 指出，納稅人有責任自行保存帳簿和記錄。財政部的記錄法規還規定，只要記錄的內容可能對任何稅法具有重要性，就必須保持可供檢查（26 CFR 1.6001-1(e)）。請把您手上的檔案視為原件，並在訂閱結束前備份（步驟見下文的 IRS 記錄部分）。

Desktop 訂閱失效後，工資會怎樣？

Desktop 的工資是單獨的訂閱。如果 Desktop 訂閱本身失效，授權終止，軟體被停用，工資就無法在其中運行。如果只是工資訂閱失效，Intuit 的授權條款規定，您在軟體期限結束前仍保有 Desktop 授權，但會失去工資服務。

同一份條款還規定：

• 如果工資訂閱到期，在您恢復訂閱並取得最新更新之前，無法使用 Intuit 的稅率表或表格處理工資。
• 以電子方式申報工資稅和直接存款，都需要有效的工資訂閱，以及相容且仍受支援的軟體版本的有效授權。
• 如果不定期連接工資服務，可能導致預扣金額不準確。

工資訂閱失效，就無法使用 Intuit 的稅率表和表格處理工資，所以工資的續訂日可能是更早的期限。它不會暫停雇主的稅款存款或稅表：雇主對這些事項仍然負責（IRS），而故意不繳交已預扣稅款的責任人，可能須就信託基金追討罰款承擔個人責任。在 Desktop 的工資功能停用之前，請先確定誰負責繳存其餘的存款，並提交其餘的稅表和 W-2 表。無論由哪個軟體運行，工資的歷史資料都需要有安身之處；僱傭稅記錄的保存期限，請見企業記錄要保存多久。年度中途更換工資服務商，請見更換工資服務商。

該繼續用 Desktop、轉到 Online、升級，還是換軟體？

選擇取決於您還能續訂多久、檔案裡有什麼，以及工資是否在其中運行。Intuit 的升級頁面指出，轉換的方式取決於您轉到哪種產品，以及帶過去多少資料。

繼續使用，是每年一次的續訂決定。轉移，是一個有日期的專案。如果企業已經超出這個產品的能力範圍，那是另一個問題：QuickBooks 不夠用了。

還有非訂閱制的桌面會計軟體嗎？如果我不想訂閱怎麼辦？

Intuit 沒有：其頁面沒有列出可購買的非訂閱制 Desktop 產品。其支援目錄指出，Intuit 不再推出非訂閱版的 Pro、Premier 和 Mac，並引導購買者選擇 Enterprise 訂閱或 QuickBooks Online。其他軟體是另一個選擇，見下文的第三條路。

如果您不想訂閱，還有三條路：

• 繼續續訂您現有的訂閱，只要 Intuit 仍提供續訂。
• 使用您已擁有的副本。Intuit 的支援目錄沒有說明舊的非訂閱副本適用什麼規定，而且該副本有自己的授權。授權條款規定，某個版本一旦停止支援，Intuit 就不再提供更新、支援或重新下載，銀行下載等連接服務會到期，軟體也可能停止運作或變得不安全。Intuit 的終止政策列出了一些較舊的版本，例如 Desktop 2023，屬於已終止的版本。請對照您的授權和該政策，確認您所用的版本，以及工資功能是否仍可使用。
• 把帳簿轉到其他軟體。這是軟體選擇和切換的問題：會計師支援的較便宜軟體。

無論選哪條路，請先備份完整的公司檔案（步驟見下文的 IRS 記錄部分）。沒有計劃的話，續訂日就會變成最後期限。

我怎麼讓舊的 QuickBooks Desktop 資料保持 IRS 可以讀取？

請保留未經改動的完整公司備份檔案，連同管理員登入帳號，以及年底報表。IRS 指出，在帳簿用軟體記錄的大多數情況下，審查人員會在審查初期要求提供軟體備份檔案，並要求提供管理員的用戶名和密碼（IRS 常見問題）。範圍較窄的審查，例如只審某一項費用，可能不需要。

IRS 常見問題還指出：

• 備份是原始記帳資料的完全相同的副本。轉成試算表的報表無法以同樣方式進行檢驗。
• 透過重新輸入交易建立的新檔案，並不是原始帳簿的副本，不符合文件要求。
• 精簡資料（condensing）會用匯總分錄取代工作檔案中已結帳的舊交易的明細。對於正在審查的年度，精簡後的資料不可接受。只有在精簡後的資料不含審查年度內建立或更改的交易，也不含影響這些年度的更早年度交易時，才可以精簡更早的期間。如果審查範圍擴大，IRS 可能要求提供精簡之前的備份或封存檔案。
• 審查人員可能要求提供該年度之前一個月和之後一個月，即十四個月的期間，以測試期末截止，如果這還不夠，會要求更長的期間。

Publication 583 補充說明，電腦化記錄必須能與您的帳簿和稅表核對，並附上對該電腦系統的說明，且只要它們可能對任何稅法具有重要性，就要保存。每種記錄要保存多久：企業記錄要保存多久。

訂閱結束之前：

1. 更新到最新版本。Intuit 的條款把轉為唯讀與此掛鉤。
2. 為公司檔案做一份完整備份。把兩份副本存放在不同的地方。
3. 在仍能運行該軟體的電腦上打開或還原備份，確認它可用。然後決定訂閱結束後如何打開它；Intuit 的條款指出，新的相容訂閱可能恢復完整權限。請把這份方案與備份放在一起，電腦或軟體變動時再測試一次。
4. 記下誰持有管理員登入帳號。
5. 把年底報表儲存為 PDF 和試算表。完整清單：取消 QuickBooks 時要保留的記錄。
6. 不要對封存的檔案進行精簡、清除或重新輸入。

我該轉移多少歷史資料？該封存多少？

轉移新系統運作所需要的，其餘封存。沒有規定具體的年數。IRS 的規定針對的是原始檔案，而不是您轉移的副本。Intuit 允許您轉移部分或全部資料：某個日期範圍內的交易、餘額、特定清單，或只轉移清單和餘額（客戶、供應商、會計科目表、雇員和項目）。

Intuit 的轉到 Online 的文章要求 Total Targets 數量（檔案大小的檢查指標）為 少於 4,000,000 個 targets，如果高於此數，要先精簡資料。請在精簡之前做好完整備份，因為精簡會移除工作檔案中的明細。封存的是未經改動的原始備份。

切換日期、期初試算表，以及要帶過去多少歷史資料：年度中途更換會計軟體。

移動任何資料之前，我要檢查什麼、備份什麼？

先檢查檔案、存取權限和時間限制，然後備份。轉到 Online 時，Intuit 的文章指出：

• 把 QuickBooks Desktop 更新到最新版本。
• 以公司管理員的身份登入，並同時擁有 Desktop 檔案和 Online 帳戶的管理員權限。
• Mac 用戶要先儲存一份供 Windows 使用的公司檔案備份。
• 如果您自己註冊 Online，Intuit 允許 90 個日曆日 移轉資料，由您的會計師註冊則時間更長。文章沒有說明這段時間從何時開始計算，所以請在建立 Online 帳戶之前先確認。
• 閱讀 Intuit 列出的無法遷移的項目。對照您的檔案用到的功能：工資、存貨、多家公司、自訂報表。
• 轉移之後，在兩個產品中用相同的日期和基準執行相同的報表並比較，例如年初至今的損益表和同一日期的資產負債表。

然後加上您自己的檢查：未結的發票和帳單、工資狀態和最後一次發放工資的記錄，以及檔案中每個年度已提交的稅表。如果只轉移了部分歷史資料，請比對期初餘額和您帶過去的期間，並寫下您預期會有的差異。備份步驟在上文的 IRS 記錄部分。Desktop 訂閱一旦結束，軟體就被停用，所以請趁它還能打開時比對。無法解釋的差異：Desktop 轉到 Online 後餘額不符。

什麼時候轉移可以等到年底？什麼時候不行？

如果您需要的存取、支援和工資服務在年底之前一直可用，包括按時續訂或更新，轉移可以等到年底。沒有任何規定訂明轉移的日期；這是對 Intuit 授權條款的實際解讀。

如果這些日期都不在年底之前，而且帳簿已核對到切換日期，就可以在年底轉移。轉移帳簿本身不會連帶轉移工資；在年底同時轉移兩者，視工資服務商而定，可以讓全年的工資留在同一處。年底轉移後，年度的 W-2 表（到期日 2027 年 2 月 1 日）、940 表（到期日 工資所屬年度次年的 1 月 31 日）和第四季度的 941 表（到期日 每個季度後第一個月的最後一天）仍須在年底後編製；如果由舊軟體編製，其工資訂閱就必須維持到這些表格提交為止。年度中途轉移，會使當年的一部分交易和工資分屬於兩個系統。即使在年底轉移，年前或年後的那個月也會留在另一個檔案中，而審查人員要求提供十四個月期間時，可能兩個檔案都需要。工資的具體問題：更換工資服務商。

舉例

以下舉例僅供說明，以美元計。

在 Desktop 中處理工資的園藝服務 S 公司

一家園藝服務 S 公司的收入為 US$900,000，在 Desktop 中有 12 年的歷史資料，目前使用 Pro Plus 訂閱，工資也在 Desktop 中處理。兩項訂閱都在 3 月續訂，所以到 1 月的申報期間都仍然有效。公司續訂，繼續在 Desktop 中處理工資，並在年底同時轉移工資和帳簿，這樣年初至今的工資和 W-2 表的處理都在同一個系統中。如果 8 月轉移，工資歷史資料就會分散在兩個系統中。如果工資訂閱改為 10 月失效，公司就需要在服務停止之前續訂，或安排替代的工資服務。帳簿可以另行轉移。

不喜歡訂閱制的獨資經營者

一位獨資經營者的收入為 US$60,000，使用 Desktop Pro Plus。Intuit 表示現有訂閱用戶繼續獲得更新和支援，所以問題是要用多久，而不是今天要不要轉移。Intuit 沒有列出可供購買的非訂閱產品作為替代。這位所有者續訂，每年把完整備份和匯出的報表存入封存資料夾，並在每次續訂時重新評估這個選擇。如果所有者離開，封存資料夾裡有每個年度的備份和報表。

轉到 Online 的雙成員 LLC

一家按合夥企業課稅的雙成員 LLC，在 Desktop 中有 8 年的資料。它可能只把最近 2 年的交易，加上期初餘額轉到 Online，這樣新檔案比較小。2 年是否足夠，取決於貸款機構、稅表和未結的項目。它會把完整的 8 年 Desktop 備份原封不動地保留，以備 IRS 的任何要求。

您的情況不同嗎？

• 工資在這個檔案中運行，或續訂日快到了：工資的時間決定了這裡的期限。請見更換工資服務商；如果轉移與工資日期衝突，請尋求記帳服務協助。
• 多年的歷史資料、存貨、多家公司，或因不想訂閱而沒有計劃：哪些資料轉移、哪些作為封存保留，以及日期，都會影響年結和稅表。請在續訂日之前，與記帳服務團隊一起處理。多家公司：多家公司的帳簿。
• 您使用較舊的非訂閱副本：停止支援的版本會失去更新、支援，以及銀行下載等連接服務。請對照 Intuit 的終止政策確認您的版本，並與記帳服務團隊一起處理轉移。
• 轉到 Online 後餘額不符：請見 Desktop 轉到 Online 後餘額不符，並尋求記帳服務協助。
• 您正在確定切換日期和期初餘額：請見年度中途更換會計軟體。
• 您想要會計師支援的較便宜軟體：請見會計師支援的 QuickBooks 替代軟體。
• 您使用 QuickBooks Self-Employed：請見 QuickBooks Self-Employed 停止服務。
• IRS 的通知或審查正在進行：IRS 常見問題指出，對於正在審查的年度，精簡後的資料不可接受。在更改檔案之前，請見IRS 對小型企業的審查，並尋求記帳服務協助。