تغيير برنامج مسك الدفاتر أو المحاسبة في منتصف السنة

هل أغيّر برنامج مسك الدفاتر في منتصف السنة أم أنتظر نهايتها؟

نهاية السنة أبسط وقت للانتقال، لأن نظامًا واحدًا يحتوي حينها على السنة الضريبية كاملة. ويصلح الانتقال في منتصف السنة إذا كانت الدفاتر مسوّاة حتى نهاية شهر ما وجرى الاحتفاظ بالملف القديم، لكن الإقرار ونماذج 1099 ونماذج الرواتب يجب حينئذ أن تُبنى من نظامين.

الانتظار حتى نهاية السنة يناسب نشاطًا يعمل برنامجه القديم جيدًا ومدفوع الاشتراك حتى نهايتها. أما الانتقال المبكر فيناسب نشاطًا سيفقد الدعم أو الوصول، أو يواجه موعد تجديد، قبل ذلك: اختر أقرب نهاية شهر تكون حساباتها مسوّاة. وارتفاع السعر وحده لا يغيّر ما يجب أن يؤديه الانتقال.

يفترض عمود نهاية السنة أن السنة تنتهي في 31 ديسمبر. وإذا انتهت السنة الضريبية في شهر آخر، فلا ينتهي في نظام واحد إلا تقرير الأرباح والخسائر: نماذج 1099 تصرّح بالسنة التقويمية، وإقرارات الرواتب تتبع الربع التقويمي أو السنة. وتتبع فترات ضريبة المبيعات الجدول الذي تحدده الولاية، لذلك قد يقع حتى الانتقال في 31 ديسمبر داخل فترة: فلدى كاليفورنيا أساس سنوي مالي ينتهي في 30 يونيو.

لا يكون الانتقال بسيطًا إذا انطبق أي مما يلي:

• الرواتب تُدار داخل ملف المحاسبة.
• ضريبة المبيعات تُحصَّل في أكثر من ولاية.
• النشاط يحتفظ بمخزون.
• توجد عدة تغذيات بنكية أو بطاقات، أو أكثر من كيان.
• أحد الحسابات بعملة أجنبية، أو المالك أو الشركة الأم خارج الولايات المتحدة.
• بعض الأشهر قبل الانتقال غير مسوّاة.
• تنتهي السنة الضريبية في شهر غير ديسمبر.

اجمع قبل اختيار التاريخ:

• ميزان المراجعة: رصيد كل حساب في تاريخ واحد، هو آخر نهاية شهر مسوّاة.
• أعمار الذمم المدينة والدائنة: فواتير العملاء غير المسددة وفواتير الموردين غير المسددة، لكل منها تاريخه.
• قائمة الأصول الثابتة، مع التكلفة والإهلاك حتى تاريخه.
• مدفوعات الموردين حتى تاريخه، وتقارير الرواتب وضريبة المبيعات منذ بداية السنة.
• نسخة احتياطية كاملة من الملف القديم.

أخبر من يعدّ الإقرار بتاريخ الانتقال قبل أن تنتقل: فهو يحتاج إلى تقارير النظامين معًا في نهاية السنة.

هل يغيّر تغيير البرنامج سنتي الضريبية أو طريقتي المحاسبية؟

لا. تغيير البرنامج لا يغيّر السنة الضريبية ولا الطريقة المحاسبية: كلتاهما تأتيان من الإقرارات المقدَّمة سابقًا لا من البرنامج. ولا تتناول منشورات IRS المذكورة هنا تغيير البرنامج نفسه؛ وهذا الاستنتاج يأتي من تعريفات السنة الضريبية والطريقة المحاسبية في المنشور 538.

يغطي الإقرار السنة الضريبية كاملة، فلا ينقسم عند تاريخ الانتقال.

ينص المنشور 583 على استخدام الطريقة المحاسبية نفسها لحساب الدخل الخاضع للضريبة ولمسك الدفاتر؛ وينص المنشور 334 على الأمر نفسه للأعمال الصغيرة. واللائحة أكثر مرونة: فالسجلات المحاسبية تشمل تسوية أي فروق بين الدفاتر والإقرار. أما دفاتر بطريقة وإقرار بطريقة أخرى فانظر دفاتر بأساس الاستحقاق وإقرار ضريبي بالأساس النقدي. والفخ هو إعداد في الملف الجديد يُبنى منه الإقرار. فإذا اختلف فيه أساس التقرير أو طريقة تكلفة المخزون أو الإهلاك عمّا استخدمته الإقرارات المقدَّمة، فقد تتغير معالجة بند جوهري. وينص المنشور 538 على أن تغيير الطريقة يشمل تغيير معالجة أي بند جوهري، وأن تغييرات مثل طريقة تقييم المخزون أو طريقة الإهلاك تحتاج عمومًا إلى موافقة IRS، تُطلب بالنموذج 3115. ويُقدَّم التغيير التلقائي مع الإقرار المقدَّم في موعده لسنة التغيير، مع نسخة موقَّعة إلى IRS في يوم تقديم الإقرار؛ أما غير التلقائي فيُقدَّم خلال تلك السنة. وتصحيح خطأ حسابي أو خطأ ترحيل ليس تغييرًا للطريقة. والفصل بين الحالتين قرار معدّ الإقرار، يُتخذ قبل أن يغذّي الملف الجديد أي إقرار. وللتحول المقصود من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق: التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق.

أي تاريخ انتقال أختار؟

اختر آخر يوم من شهر تكون حسابات البنك والبطاقات فيه مسوّاة مع كشوفها، وآخر يوم من السنة الضريبية إن استطعت الانتظار. وينص المنشور 583 على تسوية الحساب الجاري كل شهر.

الانتقال في نهاية السنة ما زال ينتظر القيود التي يرحّلها معدّ الإقرار بعد نهاية السنة، مثل الإهلاك والمستحقات. فإذا فُتح الملف الجديد قبل ترحيلها، فأدخل كلًا منها قيدًا واحدًا مؤرخًا، وإلا فلن تتطابق أرصدته الافتتاحية مع الإقرار المقدَّم.

مهما كان التاريخ، دوّنه، وتوقف عن إدخال أي شيء مؤرخ بعده في الملف القديم، واضبط تاريخ إقفال فيه (تاريخ يرفض الملف قبله أي قيود جديدة) إن كان فيه هذا الخيار. وبشأن إقفال فترة: تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.

ما الذي أنقله إلى البرنامج الجديد؟

انقل الأرصدة في تاريخ الانتقال لا السجل التاريخي: ميزان مراجعة افتتاحيًا واحدًا، والفواتير وفواتير الموردين المفتوحة مستندًا مستندًا، والقوائم، وقائمة الأصول.

ينص المنشور 583 على أن سجلات الأصول تُظهر سعر الشراء والتحسينات وخصم المادة 179 والإهلاك المأخوذ، وأن مستندات المخزون تُظهر المبلغ المدفوع. ونظام القيد المزدوج يوازن نفسه بنفسه، فإذا لم يتوازن القيد الافتتاحي ففيه خطأ.

ربط الأرصدة الافتتاحية بالإقرار المقدَّم: الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.

هل أنقل المعاملات القديمة، أم الأرصدة وأرشيفًا فقط؟

الأرصدة مع الأرشيف تكفي عادةً للإقرار. انقل المعاملات القديمة فقط عندما يحتاج أحد إلى تلك التفاصيل داخل النظام الجديد، مثل مقرض أو مستثمر يقارن أشهر السنة.

• الأرصدة تدخل عبر القيد الافتتاحي أعلاه.
• الأرشيف هو الملف القديم كله، محفوظًا كما هو. يبقى السجل الأصلي لكل معاملة سابقة: فالملف الذي يُعاد بناؤه بإعادة إدخال المعاملات ليس نسخة من الدفاتر والسجلات الأصلية، ولا يلبّي طلب IRS للنسخة الاحتياطية.
• المعاملات هي الجزء المحفوف بالمخاطر: كل معاملة تُنقل تزيد احتمال احتساب شيء مرتين. وإذا كنت تحتاج إلى السنة كاملة في ملف واحد، فافتح الملف الجديد في أول يوم من السنة الضريبية وأدخل الأشهر التالية من الكشوف، كما يصف الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب، بدلًا من استيراد جزء من السجل. وفي دفاتر أساس الاستحقاق لا تكفي الكشوف: يجب إدخال الفواتير وفواتير الموردين والقيود غير النقدية، مثل الإهلاك.

استخدم مصدرًا واحدًا لنشاط البنك في كل فترة: الملف القديم، أو الكشوف، أو التغذية البنكية، ولا تجمع اثنين أبدًا.

كيف أحصل على أرباح وخسائر للسنة كاملة عندما تكون السنة في نظامين؟

الأرباح والخسائر للسنة كاملة هي تقرير النظام القديم من أول يوم في السنة الضريبية حتى تاريخ الانتقال، مضافًا إليه تقرير النظام الجديد من اليوم التالي حتى آخر يوم في السنة، حسابًا حسابًا، ما لم يكن الملف الجديد يحتوي أصلًا على الأشهر الأولى. اختر أحد ثلاثة مسارات قبل الاستيراد، ولا تضف تقرير النظام القديم إلى ملف جديد يحتوي أصلًا على الأشهر الأولى.

أيًّا كان المسار:

1. قبل الانتقال، اربط كل حساب قديم بحساب جديد في ورقة واحدة.
2. شغّل تقرير الأرباح والخسائر القديم من أول يوم في السنة حتى تاريخ الانتقال واحفظه ملفًا.
3. في نهاية السنة، شغّل تقرير الأرباح والخسائر الجديد للتواريخ المقابلة.
4. طابق صافي الدخل القديم حتى تاريخه مع ما يحمله الملف الجديد عنه: داخل حقوق الملكية في المسار الأول، وفي أرصدة الدخل والمصروفات في الثاني.
5. سلّم معدّ الإقرار التقريرين الأصليين والتقرير المجمَّع.

تحتاج الشراكة أو شركة S أيضًا إلى حقوق ملكية صحيحة لكل مالك في تاريخ الانتقال؛ انظر تحديد حقوق الملكية للمالك.

كيف أضبط إجماليات الموردين منذ بداية السنة لنماذج 1099 عبر نظامين؟

اجمع مدفوعات كل مستفيد من النظامين عن السنة التقويمية قبل أن تقرر من يحصل على النموذج ⁦1099-NEC⁩. والاختبار هو هل دفعت للمستفيد 2,000 دولار على الأقل خلال السنة. فقد يبقى المستفيد دون هذا المبلغ في كل نظام ويتجاوزه في المجموع. والمستفيد الذي استقطعت منه ضريبة الدخل الفيدرالية بموجب الاستقطاع الاحتياطي يحتاج إلى نموذج مهما بلغ المجموع.

1. قبل الانتقال، شغّل تقرير المدفوعات حسب المورد من 1 يناير حتى تاريخ الانتقال. استخدم المدفوعات لا الفواتير: فالاختبار يحتسب المبالغ المدفوعة.
2. احتفظ بذلك التقرير مع اسم كل مستفيد ورقمه الضريبي ونوع كيانه وحالة النموذج ⁦W-9⁩.
3. في النظام الجديد، أنشئ كل مستفيد مرة واحدة، بالاسم والرقم الضريبي نفسيهما. فالمستفيد المكتوب اسمه بطريقتين يتجزأ مجموعه.
4. في نهاية السنة، أضف المدفوعات السابقة للانتقال إلى تقرير النظام الجديد، مستفيدًا مستفيدًا.
5. استبعد ما لا يغطيه النموذج. ومن يحصل على نموذج، بما في ذلك مدفوعات البطاقات والشركات، موضح في المقاولون الذين يحصلون على 1099.

نماذج 1099 تصرّح بالمبالغ المدفوعة خلال السنة التقويمية، فالنشاط الذي سنته الضريبية مالية وينتقل في نهاية سنته المالية يظل لديه سنة تقويمية موزعة على نظامين. وللنماذج التي فات موعدها: نماذج المقاولين والموظفين المتأخرة.

كيف أتجنب احتساب الفاتورة أو الإيداع أو فاتورة المورد مرتين؟

أدخل كل بند مرة واحدة: الأرصدة تدخل عبر القيد الافتتاحي، والفواتير وفواتير الموردين المفتوحة (دفاتر أساس الاستحقاق) بنودًا مفتوحة فقط، والدخل والمصروفات المؤرخة في تاريخ الانتقال أو قبله عبر مسار السنة كاملة الذي اخترته فقط.

الصفوف الثلاثة الأولى لدفاتر أساس الاستحقاق. ففي الأساس النقدي لا تكون الفاتورة أو فاتورة المورد غير المسددة دخلًا أو مصروفًا بعد: الأساس النقدي يحتسب الدخل عند استلامه وأساس الاستحقاق عند كسبه، لذلك تكون الدفعة بعد الانتقال دخلًا أو مصروفًا جديدًا في الدفاتر النقدية، وتسدّد البند المفتوح فقط في دفاتر أساس الاستحقاق. وتفاصيل أكثر في الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب. وللتكرارات الموجودة بالفعل في الملف: الدخل المكرر.

كيف أتحقق من أن الملف الجديد يطابق القديم في تاريخ الانتقال؟

يتطابق الملف الجديد عندما يساوي كل حساب من حسابات الميزانية العمومية في ميزان مراجعته بتاريخ الانتقال ما في الملف القديم بعد الربط، ويتفق ربح السنة حتى تاريخه.

احفظ ميزاني المراجعة ملفين مؤرخين؛ فهما الدليل على اتفاق الملفين. وسوِّ الشهر الأول في الملف الجديد قبل إدخال الشهر الثاني.

ماذا يحتاج سجل الرواتب وضريبة المبيعات عند الانتقال؟

تحتاج الرواتب وضريبة المبيعات كلتاهما إلى أرصدتهما منذ بداية السنة وفترات تقديمهما، لا إلى الميزانية العمومية فقط.

احتفظ بتفاصيل الرواتب وضريبة المبيعات لا بالإجماليات فقط. فسجلات ضريبة التوظيف تشمل مبالغ دفع الأجور وتواريخه والإيداعات الضريبية، وكل ولاية تحدد مدة احتفاظها بسجلات ضريبة المبيعات.

مزود الرواتب الجديد خطوة قائمة بذاتها: تغيير مزود الرواتب. وتكرار التقديم والمواعيد: تقديم إقرارات ضريبة المبيعات. والمستحق الذي لم يعد يطابق الإقرار: ضريبة المبيعات المستحقة لا تطابق الإقرار.

كم من الوقت أحتفظ بالبيانات القديمة، وبأي شكل؟

احتفظ بالبيانات القديمة ما دامت الإقرارات التي تدعمها قابلة للفحص أو التعديل، واحتفظ بالملف الكامل لا بالتقارير فقط.

سجلات الدخل والخصومات والائتمانات تحتاج عمومًا إلى 3 سنوات بعد تقديم الإقرار أو موعده، أيهما أحدث. وسجلات ضريبة التوظيف تحتاج إلى أربع سنوات على الأقل بعد استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أحدث. وسجلات الممتلكات التي تملكها، مثل قائمة الأصول، تبقى حتى ينتهي الحد الزمني للسنة التي تتصرف فيها بالممتلكات. ويسرد جدول IRS للاحتفاظ بالسجلات الحالات الأطول، ويشرحها مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

ما الذي تحتفظ به:

• الملف الاحتياطي الكامل للنظام القديم. يطلب IRS ملفات النسخ الاحتياطي لبرنامج المحاسبة في بداية الفحص في معظم الحالات التي تُمسك فيها الدفاتر ببرنامج، مع بيانات دخول المسؤول. ويقول إن نسخة جدول البيانات لا يمكن اختبارها مثل الأصل، وإن البيانات المختصرة غير مقبولة للسنوات قيد الفحص.
• نافذة 14 شهرًا. قد يطلب الفاحص أن تشمل النسخة الاحتياطية الشهر السابق والشهر اللاحق للسنة قيد الفحص، لاختبار الفصل بين الفترات. والانتقال في نهاية السنة يترك مع ذلك هذين الشهرين في ملفين.
• تقارير مصدَّرة يمكن قراءتها دون البرنامج القديم: الأرباح والخسائر السنوية، والميزانية العمومية، ودفتر الأستاذ العام، وميزان المراجعة، وأعمار الذمم، وتقارير مدفوعات الموردين والرواتب.
• المستندات الداعمة المحفوظة مرفقات داخل الملف القديم فقط. ويقول IRS إن المشتريات والمبيعات والرواتب وغيرها من المعاملات تُنتج مستندات داعمة تحمل المعلومات التي تسجلها في دفاترك.
• وصف للنظام: يطلب المنشور 583 السجلات القابلة للقراءة آليًا ووصفًا كاملًا للجزء المحوسب، بما في ذلك الضوابط ودليل الحسابات.

خزّن نسختين في مكانين منفصلين، وتأكد من أن النسخة الاحتياطية تُفتح قبل انتهاء الاشتراك القديم. وما يجب تصديره قبل الإلغاء: السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء QuickBooks.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

شركة S استشارية تنتقل في 1 يوليو

شركة S بسنة تقويمية وعلى أساس الاستحقاق تنتقل في 1 يوليو بعد تسوية يونيو. يُظهر النظام القديم مبيعات يناير إلى يونيو بمبلغ ⁦US$180,000⁩ ومصروفات ⁦US$120,000⁩. ويُفتح الملف الجديد بأرصدة 30 يونيو عدا الذمم المدينة، وفواتير مفتوحة بمبلغ ⁦US$40,000⁩ تُدخل فاتورةً فاتورة، وقائمة الأصول. ويُظهر النظام الجديد من يوليو إلى ديسمبر مبيعات ⁦US$170,000⁩ ومصروفات ⁦US$115,000⁩.

أرباح وخسائر الإقرار هي مجموع الاثنين: مبيعات ⁦US$350,000⁩، ومصروفات ⁦US$235,000⁩، وربح ⁦US$115,000⁩. وفواتير الـ ⁦US$40,000⁩ موجودة أصلًا في مبيعات النظام القديم، ولذلك فإن المدفوعات عليها في يوليو وأغسطس تسدّد تلك الفواتير وليست مبيعات يوليو.

صاحبة منشأة فردية تحتسب مارس مرتين

صاحبة منشأة فردية على أساس الاستحقاق تنتقل في 1 أبريل. مجموع الفواتير غير المسددة عن عمل مارس ⁦US$6,000⁩. فتدخل الذمم المدينة في 31 مارس إجماليًا قدره ⁦US$6,000⁩ وتستورد فواتير مارس أيضًا. فتظهر الذمم المدينة ⁦US$12,000⁩. وتقيّد الفواتير المستوردة أيضًا مبيعات مارس بمبلغ ⁦US$6,000⁩ في الملف الجديد، فأي أرباح وخسائر للسنة كاملة تقرأ الملف الجديد من 1 يناير تحتسب هذا الدخل مرتين. والحل أن تحذف الإجمالي وتفتح الذمم المدينة فاتورةً فاتورة، مرة واحدة، مقيَّدة مقابل القيد الافتتاحي.

مستقل يتوزع على نظامين

تدفع LLC بعضوين تخضع لضريبة الشراكة لمستقل ⁦US$1,500⁩ بشيك قبل الانتقال و⁦US$1,200⁩ بتحويل مصرفي بعده، وكلاهما مقابل خدمات. فيُظهر كل نظام مستفيدًا دون حد 2,000 دولار، لكن المجموع ⁦US$2,700⁩. وتشغّل LLC تقرير المدفوعات حسب المورد من النظام القديم حتى تاريخ الانتقال، وتضيف تقرير النظام الجديد، وقد تحتاج، إذا لم يكن المستقل شركة، إلى تقديم النموذج ⁦1099-NEC⁩ بمبلغ ⁦US$2,700⁩.

هل وضعك مختلف؟

• يقع الانتقال في منتصف السنة والملف الذي تغادره يدير الرواتب أو ضريبة المبيعات أو المخزون أو عدة تغذيات بنكية: تاريخ الانتقال، والسجل الذي ينتقل، وأرقام السنة كاملة وإجماليات 1099 المبنية من نظامين، وافتتاح يتفق مع الملف القديم، كلها تعتمد على بعضها، والخطأ في أحدها يظهر في الباقي. احصل على مساعدة في مسك الدفاتر قبل الانتقال.
• أشهر قبل الانتقال لم تُسوَّ قط: الأرصدة الافتتاحية ترث كل خطأ، فسوِّ أولًا. انظر استكمال الدفاتر المتأخرة ومساعدة في مسك الدفاتر.
• أحد الحسابات بعملة أجنبية، أو المالك أو الشركة الأم خارج الولايات المتحدة: انظر حسابات بعملة أجنبية في دفاتر أمريكية ودفاتر شركة أمريكية تابعة لشركة أم أجنبية، وللإقرارات مساعدة في الضرائب عبر الحدود.
• غيّرت المحاسب أيضًا ولديك تقارير السنة الماضية فقط: انظر الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.
• برنامج المحاسبة لديك يُوقَف: انظر إيقاف برنامج المحاسبة المكتبي. وإذا اختلّت الأرصدة بعد الانتقال، فانظر أرصدة مختلة بعد الانتقال من المكتبي إلى الإلكتروني واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• ما زلت تختار البرنامج الجديد: انظر برامج يدعمها محاسبك ومقارنة منتجين.
• الرواتب تنتقل أيضًا: انظر تغيير مزود الرواتب.
• إعدادات الملف الجديد ستغيّر الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق، أو معالجة المخزون أو الإهلاك: قد يكون هذا تغييرًا في الطريقة؛ انظر التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق واحصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• السنة المقدَّمة تستمر في التغير داخل الملف الجديد: انظر تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.
• إشعار أو فحص مفتوح: يقول IRS إن البيانات المختصرة غير مقبولة للسنوات قيد التدقيق، والملف المعاد إدخاله ليس نسخة من الدفاتر الأصلية. انظر تدقيق IRS لنشاط صغير قبل تغيير الملف القديم.