عدم تطابق الأرصدة بعد الانتقال من QuickBooks Desktop إلى Online

لماذا تختلف أرصدتي بعد نقل QuickBooks Desktop إلى Online؟

تختلف الأرصدة بعد الانتقال من Desktop إلى Online لأحد ثلاثة أسباب: اخترت نقل أقل من كل شيء، أو انتقل شيء بصورة خاطئة أو مرتين، أو كان ملف Desktop يعاني مشكلات أصلًا كشفها النقل. وفحص Intuit نفسها هو أن تشغّل التقرير نفسه للفترة نفسها في الملفين وتقارن (Intuit). ولا يكون الفرق خطأً إلا بعد أن تستبعد السبب الأول، فحدد ما نقلته قبل أن تصلح أي شيء.

تكون الحالة بسيطة إذا نقلت كل البيانات وكان الفرق في حساب واحد ويفسره قيد واحد مؤرَّخ. وتكون غير بسيطة عندما:

• تختلف أرصدة Online عن الميزانية العمومية في آخر إقرار قُدِّم.
• ضُغط ملف Desktop (condense)، أو لم ينتقل إلا جزء من السجل.
• لا يمكن تسوية حسابات المصرف أو البطاقات من تاريخ النقل فصاعدًا.
• يحين موعد إقرار، أو سيتغير عام قُدِّم إقراره بالفعل.

اجمع ما يلي قبل أن تبدأ:

• نسخة احتياطية من ملف Desktop، تؤخذ الآن وتُترك دون مساس.
• تاريخ النقل والخيار المستخدم: كل البيانات، أو نطاق تواريخ، أو القوائم فقط.
• آخر إقرار قُدِّم لكل كيان، مع Schedule L إن وُجد.
• كشوف الحساب المصرفي والبطاقات من تاريخ النقل رجوعًا إلى آخر شهر سُوّي.

كيف أقارن بين ملفي Desktop وOnline؟

شغّل التقارير نفسها على الأساس نفسه وللتاريخ نفسه في الملفين، ثم اكتب كل حساب يختلف فيه الرقمان. تذكر خطوات Intuit قائمة الأرباح والخسائر (من بداية السنة إلى اليوم، ولنطاق التواريخ نفسه في الملفين)، والميزانية العمومية، وتقريري الذمم المدينة والدائنة (A/R وA/P). ولا تذكر ميزان المراجعة (كل حساب برصيده في تاريخ واحد). وإضافته، في التاريخ نفسه، تضع كل الحسابات جنبًا إلى جنب.

1. احفظ تقارير Desktop بصيغة PDF قبل أن تغيّر أي شيء.
2. شغّل كل تقرير في الملفين على الأساس نفسه (نقدي أو استحقاق) والتواريخ نفسها.
3. قارن بتاريخ النقل لا باليوم. وكل ما أُدخل على الإنترنت بعد ذلك فرق حقيقي.
4. اكتب كل حساب مختلف ومبلغ الفرق.
5. افتح تفاصيل المعاملات لكل حساب وابحث عن القيد الموجود في ملف واحد فقط.

أي الفروق متوقع بسبب ما نقلته، وأيها خطأ؟

يكون الفرق متوقعًا عندما يعود إلى ما اخترت نقله، أو إلى بنود تقول Intuit إنها لا تنتقل، أو إلى عمل أُنجز على الإنترنت منذ النقل. وأي فرق آخر يحتاج إلى تتبع قبل أن تسميه خطأً. وتتيح أداة Intuit نقل كل البيانات، أو قوائم مثل العملاء والموردين ودليل الحسابات والموظفين والبنود. وتصف صفحة التحول لديها أيضًا نقل معاملات ضمن نطاق تواريخ والأرصدة (Intuit). وقد تختلف الخيارات والشروط المعروضة بحسب أداة Intuit والباقة وقد تتغير، فتأكد من الخيار الذي استخدمته وراجع صفحات Intuit لمعرفة الشروط الحالية، ثم طابق الجدول معه.

تقول صفحة Intuit إن بعض البنود لا تنتقل وتربط بقائمة بها؛ راجع تلك القائمة قبل أن تسمي الفرق خطأً. وبالنسبة للرواتب، تطلب Intuit من مستخدمي رواتب Desktop أن ينتظروا من 2 إلى 3 أيام عمل بعد آخر تشغيل للرواتب، وأن ينهوا النقل قبل التشغيل التالي، حتى تنتقل بيانات الرواتب دون أخطاء (Intuit). وإذا جاء نقلك بعد تشغيل للرواتب مباشرة، فافحص الأجور والالتزامات في تواريخ الدفع المحيطة به. وعن أرصدة الرواتب التي لا تُصفّى: التزامات الرواتب التي لا تُصفّى. وضريبة الرواتب المقتطعة التي لم تُسدَّد قد تمس الأشخاص لا النشاط وحده: فالشخص المسؤول الذي تخلف عمدًا عن سدادها قد تترتب عليه غرامة تساوي المبلغ غير المسدد (المنشور 15). ومن يُعد مسؤولًا والمهل الزمنية: غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

عندما يكون الفرق خطأً، ابحث عن معاملة في ملف واحد فقط، أو معاملة في الملفين (نُقلت ثم حُمّلت ثانيةً عبر الربط البنكي (bank feed) أو أُدخلت يدويًا)، أو معاملة مؤرخة في الجانب الخطأ من تاريخ النقل. وعن الدخل المحتسب مرتين: الدخل المكرر في QuickBooks. وعن رصيد Undeposited Funds العالق: رصيد Undeposited Funds.

هل أستطيع تشغيل النقل من جديد ببساطة؟

ليس قبل أن تعرف ما الذي سيستبدله. تقول Intuit إن ملف Desktop يستبدل كل البيانات بعد النقل، وإن استبدال البيانات في شركة Online لا يمكن التراجع عنه (Intuit؛ Intuit). وكل قيد وتصحيح أُجري على الإنترنت منذ النقل الأول سيحل محله ملف Desktop كما هو الآن. وتربط Intuit تحذير الاستبدال بشركة فيها بيانات بالفعل، فتأكد في أي شركة Online ستكتب إعادة النقل. ولا تذكر صفحات Intuit هل ينتقل سجل التسوية في أي اتجاه، فلا تعتمد على بقائه أو انتقاله.

إذا أعدت النقل، فاحفظ أولًا تقارير Online وقائمة بكل قيد أُدخل على الإنترنت، لأن إعادة النقل تستبدلها وستدخلها من جديد.

كيف أربط الأرصدة الافتتاحية بآخر إقرار قدّمته؟

في بداية السنة الضريبية، يجب أن تساوي الميزانية العمومية الافتتاحية الميزانية العمومية في نهاية آخر سنة قُدِّم إقرارها. وللنقل أثناء السنة، يجب أن يساوي Online ما في Desktop في تاريخ النقل، وأن ترتبط أرصدة Desktop في نهاية آخر سنة بإقرار تلك السنة، كما يبين الجدول. وحيث لا ترتبط، يحتاج الفرق إلى تفسير لا إلى قيد لسد الفرق (plug). وما يعطيك إياه الإقرار لتربط به يتوقف على الكيان.

في الشراكة، يجب عمومًا أن يساوي إجمالي الأصول في بداية السنة إقفال السنة السابقة، أو أن يشرح بيان الفرق.

الشراكة أو الشركة الصغيرة التي تجيب بـ«نعم» عن سؤال الكيان الصغير لا يلزمها استكمال Schedule L (اختياري في النموذج 1065). والسؤال هو السؤال 4 في Schedule B من النموذج 1065، والسؤال 11 في Schedule B من النموذج ⁦1120-S⁩، والسؤال 13 في Schedule K من النموذج 1120 في أحدث التعليمات؛ فراجع نموذج السنة. وقد لا توجد حينئذ ميزانية عمومية مقدَّمة، فتربط بدفاتر نهاية السنة السابقة والكشوف.

قد يبدأ الفرق مع Schedule L قبل النقل. فقيود نهاية السنة التي سجلها معدّ الإقرار خارج ملف Desktop تكون في الإقرار لكنها لم تكن في الملف أصلًا، فلم تنتقل. وعن حقوق الملكية التي لم تعد تطابق الإقرار: الأرباح المحتجزة لا تطابق إقرار السنة الماضية. وعن ضبط الأرصدة الافتتاحية من الإقرار: الأرصدة الافتتاحية بعد تغيير المحاسب.

لا تُسوَّى حساباتي المصرفية والبطاقات: من أين أبدأ من جديد؟

سوِّ إلى الأمام ابتداءً من آخر كشف يساوي فيه رصيد الدفاتر، بعد تعديله بالبنود المعلقة، رصيد الكشف. ويقول المنشور 583 أن تسوّي كل شهر، وأن تبدأ من رصيد دفتر الشيكات في نهاية الشهر السابق، وأن يساوي الرصيد المصرفي المعدَّل رصيد الدفاتر المعدَّل. ويقول أيضًا أن تصحح الأخطاء في الدفاتر، لا في الكشف فقط.

1. لكل حساب مصرفي وبطاقة، خذ الكشف الأقرب إلى تاريخ النقل.
2. قارن رصيد الدفاتر في ذلك التاريخ، بعد تعديله بالبنود المعلقة (المسجلة في الدفاتر ولم تظهر بعد في الكشف)، مع رصيد الكشف.
3. إذا تطابقا، فالمشكلة بعد النقل: سوِّ إلى الأمام، بدءًا بأول كشف بعد تاريخ النقل.
4. وإذا لم يتطابقا، فارجع كشفًا كشفًا إلى آخر شهر يتطابق. ثم سوِّ إلى الأمام ابتداءً من ذلك الشهر.
5. سوِّ إلى الأمام شهرًا بعد شهر. وعندما لا يتوازن شهر، ابحث عن القيد. ولا تدع قيد تسوية يمتصه.

افعل الشيء نفسه لحسابات القروض، مستخدمًا كشوف المُقرِض. وعن رصيد افتتاحي لم يعد يطابق الكشف: رصيد التسوية الافتتاحي خاطئ.

ماذا لو ضغط التحويل السجل أو أسقط جزءًا منه؟

قد ينقص السجل لثلاثة أسباب: اخترت نطاق تواريخ أو القوائم فقط، أو ضُغط ملف Desktop ليقل عن حد الحجم، أو لم تنتقل بعض السنوات لسبب لا تفسره خياراتك. الأول اختيار. والثاني قد يخلق مشكلة في التدقيق. والثالث خطأ يجب تتبعه.

تقول صفحة Intuit إن الملف يجب أن يقل عن حد للحجم، وإن الملف الأكبر يجب أن يُضغط قبل النقل. وتشرح IRS أن الضغط يزيل تفاصيل المعاملات القديمة المقفلة ويستبدلها بقيود يومية موجزة، وأن البرنامج يحتفظ بنسخة أرشيف من التفاصيل (الأسئلة الشائعة لدى IRS). وتقول الأسئلة الشائعة نفسها:

• البيانات المضغوطة غير مقبولة للسنوات الضريبية الخاضعة للتدقيق.
• يُسمح بالضغط للتواريخ الأسبق، إذا لم يمس المعاملات التي أُنشئت أو عُدّلت في السنوات الخاضعة للتدقيق، أو معاملات السنوات السابقة التي تؤثر فيها.
• إذا اتسع التدقيق، فقد تطلب IRS نسخة احتياطية أُخذت قبل الضغط، أو نسخة الأرشيف.

لذلك ابحث عن الأرشيف أو النسخة الاحتياطية السابقة للضغط واحتفظ بها مع النسخة الاحتياطية الأصلية لـ Desktop. وقد تلزم لاحقًا تفاصيل البنود التي تنتقل إلى الإقرار الحالي، مثل الأصول الثابتة والقروض والمبالغ المرحَّلة، فتأكد أنها بقيت بعد الضغط. وعن موعد التحويل وكم من السجل تنقل: تغيير برنامج المحاسبة في منتصف السنة.

أين تذهب الفروق المتبقية؟

تتبع كل فرق إلى معاملة أولًا. أصلح الخطأ المتتبَّع عند المعاملة نفسها؛ أما التصحيح المدعوم الذي يأتي من الإقرار لا من الدفاتر فقد يحتاج إلى قيد تسوية مؤرَّخ. والفرق الذي لا تستطيع تتبعه يحتاج إلى مزيد من التتبع ومراجعة معدّ الإقرار، لا إلى قيد موازنة، ولا إلى مكان في Opening Balance Equity أو حساب غير مصنَّف. لا توجد قاعدة من IRS تحدد من يوافق عليه؛ وكإجراء رقابي، ينبغي أن يوافق الشخص الذي يوقّع الإقرار على أي قيد ينقل الدخل أو حقوق الملكية.

الفرق الذي يُترك في Opening Balance Equity ما زال غير مفسَّر؛ ويجب نقله إلى حسابات حقوق الملكية الصحيحة (Opening Balance Equity). وحساب دخل أو مصروف شامل يخفي الفرق في الأرباح والخسائر، التي تنتقل إلى الدخل في الإقرار. وإذا كان الفرق في سنة قُدِّم إقرارها بالفعل، فلا تعدّل تلك السنة: راجع تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.

كيف أحتفظ بملف Desktop الأصلي دليلًا؟

خذ نسخة احتياطية خاصة بك من ملف Desktop كما هو عند النقل، قبل تصحيح أي شيء، واحتفظ بنسختين في مكانين منفصلين. وتقول Intuit إن بيانات Desktop تبقى كما تركتها، مع وصول للعرض فقط لمدة 12 شهرًا بعد إلغاء اشتراك Desktop. وهذا شرط من Intuit لا سجل تتحكم فيه، وهو أقصر من المدة التي تحتفظ فيها بالسجلات الداعمة: عمومًا 3 سنوات بعد التقديم أو الموعد، أيهما أبعد، وأطول في بعض الحالات (المدة التي تحتفظ فيها بسجلات النشاط).

وتقول IRS إن فاحصيها يطلبون ملف النسخة الاحتياطية لبرنامج المحاسبة مبكرًا في الفحص، في غالبية الحالات التي تُمسك فيها الدفاتر ببرنامج، ويطلبون اسم مستخدم مسؤول النظام وكلمة مروره لأن معظم ملفات البيانات لا يمكن قراءتها بدونهما. وفي التدقيق الضيق قد لا يطلبها الفاحص. وتقول إن النسخة الاحتياطية نسخة طبق الأصل من قيود الدفاتر الأصلية، وإن ملفات Excel المصدَّرة لا يمكن اختبارها بالطريقة نفسها (الأسئلة الشائعة لدى IRS).

احتفظ بالبنود الواردة في القائمة في أعلى هذه الصفحة، إضافةً إلى أي أرشيف سابق للضغط، وملفات PDF لتقارير Desktop وOnline بتاريخ النقل، وملاحظة بمن أجرى النقل. وعن ما يجب تصديره قبل الإلغاء: السجلات التي تحتفظ بها عند إلغاء QuickBooks.

متى تحتاج المسألة إلى مختص قبل تقديم الإقرار؟

عندما يعني إصلاح الدفاتر أن تقرر ما يجب أن يُظهره الإقرار. تقول صفحة IRS عن حفظ السجلات إن السجلات يجب أن تدعم البنود المبلَّغ عنها في الإقرار، فيجب أن تروي الدفاتر والإقرار القصة نفسها. استعن بمختص إذا انطبق أي مما يلي:

• تختلف الميزانية العمومية في Online وملف Desktop والإقرار المقدَّم بعضها عن بعض.
• لا يُسوَّى شهر بعد أن تبدأ من جديد من آخر كشف سليم.
• سيتغير عام قُدِّم إقراره بالفعل، أو ضُغطت سنوات.
• تختلف أرصدة الدخل أو الرواتب أو ضريبة المبيعات بعد النقل ويحين موعد إقرار أو تقديم.
• يوجد إشعار أو فحص مفتوح.

أحضر نسخة Desktop الاحتياطية، وتقارير الملفين بالتاريخ نفسه، والإقرارات المقدَّمة، والكشوف. أما ما يجب أن تظهره الدفاتر في تاريخ البداية، وأي الإصلاحات مكانها الدفاتر وأيها مكانها الإقرار، فهو من شأن الشخص الذي يوقّع الإقرار، لا البرنامج.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية وبالدولار الأمريكي.

LLC لمطعم انتقلت في 31 ديسمبر

الذمم المدينة (A/R) في Desktop هي 52,000 دولار وفي Online هي 48,000 دولار. ويُظهر تقرير أعمار الذمم المدينة حسب العميل، المشغَّل بتاريخ 31 ديسمبر في الملفين، أن الـ4,000 دولار كلها عند عميل واحد: فاتورة موجودة في Desktop وغير موجودة في Online. يتحقق المالك من كشف حساب العميل ليؤكد أن الفاتورة حقيقية. والإصلاح قيد واحد في ملف Online، بتاريخ الفاتورة الحقيقي، في أو قبل 31 ديسمبر من سنة لم يُقدَّم إقرارها بعد. وكانت إعادة النقل ستستبدل أيضًا أسابيع العمل المنجز على الإنترنت منذ النقل.

شركة S لمقاول، أول تسوية لها بفرق 15,000 دولار

تفتح أول تسوية مصرفية في Online برصيد 135,000 دولار مقابل كشف بـ120,000 دولار. وتُظهر تفاصيل المعاملات إيداعات بقيمة 15,000 دولار أُدخلت مرتين: مرة بالنقل، ومرة عندما حمّل الربط البنكي إيداعات من أوائل هذه السنة من جديد. فتزيل الشركة المكررات، وتتأكد أن الدخل غير مبالغ فيه، وتعيد التسوية من أول كشف في السنة، وتتأكد أن كل شهر يبدأ برصيد الكشف الختامي السابق.

LLC بعضوين تُعامل ضريبيًا كشراكة نقلت القوائم والأرصدة فقط في 1 يناير

يفتح ملف Online بفارق 9,000 دولار عن Schedule L المقدَّم السنة الماضية. وتتطابق الميزانية العمومية في Desktop مع الأرصدة الافتتاحية في Online، فليس النقل هو السبب. فقد تضمن الإقرار تعديلًا في نهاية السنة بقيمة 9,000 دولار لم يُدخل قط في ملف Desktop. وتفتح الدفاتر عند رقم Desktop، ويُشرح الفرق في بيان، كما تنص تعليمات النموذج 1065. ويقرر معدّ الإقرار هل ينبغي أن تسجل الدفاتر التعديل أيضًا.

هل وضعك مختلف؟

• يحين موعد إقرار والفروق لا يفسرها ما نقلته: تغيّرت الأرصدة بعد النقل، أو تختلف الدفاتر عن Schedule L للسنة الماضية، أو ضُغطت سنوات. وأي الإصلاحات مكانها الدفاتر وأيها مكانها الإقرار حكم يعود إلى معدّ الإقرار. احسمه قبل أن يبدأ الإقرار، مع مساعدة مسك الدفاتر.
• سيتغير عام قُدِّم إقراره بالفعل: راجع تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.
• الدفاتر متأخرة أشهرًا أيضًا: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.
• حسابات رأس مال الشركاء لا ترتبط بنماذج ⁦K-1⁩: راجع حسابات رأس مال الشركاء.
• لم تقرر بعد هل تبقى على Desktop: راجع إيقاف QuickBooks Desktop.
• انتقلت إلى برنامج غير QuickBooks Online: تظل المقارنة بالتاريخ نفسه وربط الإقرار أعلاه منطبقين؛ أما ما تنقله أداة النقل فيخضع لقاعدة ذلك المزوّد. ولاختيار برنامج، راجع بدائل QuickBooks التي يدعمها محاسبك.
• يوجد إشعار أو فحص مفتوح: تقول IRS إن البيانات المضغوطة غير مقبولة للسنوات الخاضعة للتدقيق، فاسأل من يمثلك قبل أن يُضغط الملف أو يُفرَّغ. راجع تدقيق IRS لنشاط صغير.