הפסקת QuickBooks Desktop: להישאר, לעבור או להחליף תוכנה

QuickBooks Desktop הופסק: אילו מוצרים, ומה כדאי לעשות?

Intuit הפסיקה למכור מנויים חדשים בארה״ב לחלק ממוצרי Desktop, והיא כבר לא מייצרת גרסאות ללא מנוי. לפי מדריך התמיכה שלה, מאז 1 באוקטובר 2024 היא לא מוכרת מנויים חדשים למוצרים שבטבלה שלהלן, והיא ממשיכה לספק עדכוני אבטחה, עדכוני מוצר ותמיכה למנויים קיימים.

מדריך התמיכה אינו קובע תאריך סיום למוצרי Plus. תנאי הרישיון של Intuit קובעים שהיא שומרת לעצמה את הזכות להפסיק את התוכנה ואת התמיכה בה לפי מדיניות ההפסקה שלה, ולכן התמונה עשויה להשתנות. התאריכים והתנאים האלה באים מ-⁠Intuit ולא מ-⁠IRS, ו-⁠Intuit יכולה לשנות אותם. תנאי הרישיון נכתבו לגרסה אחת של Desktop, ולכן בדקו את התנאים של הגרסה שלכם.

פחות דברים יכולים להשתבש כשקובץ חברה ב-⁠Desktop מכיל כמה שנים של היסטוריה, אין בו שכר, ואתם מתכננים להמשיך לחדש. יותר דברים יכולים להשתבש כשהשכר רץ דרכו, כשאתם מנהלים בו מלאי או כמה חברות, כשהוא מכיל שנים רבות, או כשאתם לא רוצים מנוי ואין לכם תוכנית. במקרים האלה מועד העזיבה, מה עובר ומה נשאר כארכיון משפיעים על השכר, על סוף השנה ועל הדוח, ולכן כדאי להכריע בהם לפני מועד חידוש או פקיעה.

מה לאסוף לפני שבוחרים:

• המהדורה והגרסה שלכם, ותאריך החידוש.
• אם השכר הוא מנוי נפרד, ומתי הוא מתחדש.
• גודל הקובץ ומספר שנות ההיסטוריה שבו.
• גיבוי מלא של קובץ החברה.
• מי עוד פותח את הקובץ (רואה החשבון שלכם או איש המקצוע להנהלת חשבונות), ובאיזו גרסה.

מה קורה כשהמנוי שלי ל-⁠QuickBooks Desktop מסתיים?

כשמנוי Desktop מסתיים או פג, תנאי הרישיון של Intuit קובעים שהרישיון מסתיים, התוכנה מושבתת במחשבים שלכם והתמיכה נפסקת. זה כולל מנוי שפשוט לא חידשתם.

התנאים קובעים גם שהתוכנה מושבתת וגם שהקובץ עשוי להיפתח לצפייה בלבד, ואינם מסבירים איך שני הדברים מתיישבים. גישה לצפייה בלבד אינה תוכנית בטוחה: התנאים קושרים אותה לעדכון לגרסה האחרונה קודם, וגישה נוספת לקריאה בלבד היא לפי שיקול דעתה הבלעדי של Intuit. שמרו את הגיבוי המקורי ואת הדוחות, והחליטו איך תפתחו את הגיבוי אחרי הביטול (שלב 3 בהמשך). המאמר של Intuit על מעבר ל-⁠Online מזכיר תקופת צפייה בלבד בטקסט של הסרטון, אבל התנאים אינם קובעים כזו.

מה קורה להיסטוריה שלי כש-⁠QuickBooks Desktop מופסק?

לפי התנאים של Intuit, קובץ החברה נשאר במכשיר שלכם כשהמנוי מסתיים, ולכן ההיסטוריה אינה נמחקת. מה שאפשר לאבד הוא היכולת לפתוח אותה ולהשתמש בה. אחרי מעבר ל-⁠Online Advanced, דף המעבר של Intuit אומר שאתם עדיין שומרים את קובץ החברה של Desktop.

ביטול המנוי אינו מעביר ל-⁠Intuit את החובה לשמור רישומים. IRS אומר שנישומים אחראים לשמור על הספרים והרישומים שלהם. תקנות משרד האוצר בנושא רישומים מוסיפות שהרישומים צריכים להישאר זמינים לבדיקה כל עוד תוכנם עשוי להיות רלוונטי לכל חוק מס (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩). התייחסו לקובץ שבידיכם כאל המקור, וגבו אותו לפני שהמנוי מסתיים (השלבים בסעיף הרישומים של IRS בהמשך).

מה קורה לשכר אם מנוי Desktop פג?

השכר ב-⁠Desktop הוא מנוי נפרד. אם מנוי Desktop עצמו פג, הרישיון מסתיים והתוכנה מושבתת, ולכן אי אפשר להריץ בה שכר. אם רק מנוי השכר פג, תנאי הרישיון של Intuit קובעים שאתם שומרים את רישיון Desktop עד סוף תקופת התוכנה, אבל מאבדים את שירותי השכר.

אותם תנאים קובעים:

• אם מנוי השכר פג, אי אפשר לעבד שכר בטבלאות המס ובטפסים של Intuit עד שתעדכנו את המנוי ותקבלו את העדכונים האחרונים.
• הגשה אלקטרונית של מסי שכר והפקדה ישירה דורשות כל אחת מנוי שכר פעיל ורישיון תקף לגרסה תואמת של התוכנה שעדיין נתמכת.
• אי-חיבור קבוע לשירות השכר עלול לגרום לניכוי במקור לא מדויק.

פקיעת השכר עוצרת שכר בטבלאות המס ובטפסים של Intuit, ולכן תאריך חידוש השכר יכול להיות המועד המוקדם יותר. היא לא משהה את הפקדות המס והדוחות של המעסיק: המעסיק נשאר אחראי להם (IRS), וגורם אחראי שמסרב במזיד להעביר מס שנוכה עלול לשאת באחריות אישית לקנס שחזור כספי נאמנות. לפני שהשכר ב-⁠Desktop מסתיים, קבעו מי מבצע את ההפקדות שנותרו ומי מגיש את הדוחות וטפסי ⁦W-2⁩ שנותרו. להיסטוריית השכר צריך בית בכל תוכנה שמריצה אותה; תקופות השמירה של רישומי מסי תעסוקה מפורטות בכמה זמן לשמור רישומי עסק. החלפת ספק שכר במהלך השנה: החלפת ספק שכר.

להישאר ב-⁠Desktop, לעבור ל-⁠Online, לעלות רמה או להחליף?

ההחלטה תלויה בכמה זמן אפשר לחדש, מה הקובץ מכיל והאם השכר רץ דרכו. דף השדרוג של Intuit אומר שמעבר תלוי במוצר שעוברים אליו ובכמות הנתונים שמביאים.

הישארות היא החלטת חידוש שמתקבלת בכל שנה. מעבר הוא פרויקט עם תאריך. עסק שגדל מעבר למוצר הוא שאלה אחרת: כשהעסק גדל מעבר ל-⁠QuickBooks.

האם יש תוכנת הנהלת חשבונות שולחנית ללא מנוי, ומה עושים אם לא רוצים מנוי?

מ-⁠Intuit, לא: הדפים שלה לא מציגים מוצר Desktop ללא מנוי למכירה. מדריך התמיכה שלה אומר שהיא כבר לא מייצרת את הגרסאות ללא מנוי של Pro, Premier ו-⁠Mac, ומפנה קונים למנויי Enterprise או ל-⁠QuickBooks Online. תוכנה אחרת היא בחירה נפרדת, שמכוסה בנתיב השלישי להלן.

אם לא רוצים מנוי, נותרים שלושה נתיבים:

• להמשיך לחדש את המנוי שיש לכם, כל עוד Intuit מציעה חידושים.
• להשתמש בעותק שכבר בבעלותכם. מדריך התמיכה של Intuit אינו אומר מה חל על עותק ישן ללא מנוי, ולעותק הזה יש רישיון משלו. תנאי הרישיון קובעים שכשגרסה מופסקת, Intuit לא מספקת עוד עדכונים, תמיכה או הורדות חלופיות, שירותים מחוברים כמו הורדת נתוני בנק פוקעים, והתוכנה עלולה להפסיק לעבוד או להיות לא מאובטחת. מדיניות ההפסקה של Intuit מציינת כמה גרסאות ישנות, כמו Desktop 2023, כגרסאות שהופסקו. בדקו את הרישיון שלכם ואת המדיניות הזו עבור הגרסה שלכם, ואם השכר עדיין עובד.
• להעביר את הספרים לתוכנה אחרת. זו בחירת תוכנה ומעבר: תוכנה זולה יותר שרואה החשבון שלכם תומך בה.

בכל נתיב שתבחרו, גבו קודם את קובץ החברה המלא (השלבים בסעיף הרישומים של IRS בהמשך). בלי תוכנית, תאריך החידוש הופך למועד האחרון.

איך שומרים את נתוני QuickBooks Desktop הישנים קריאים עבור IRS?

שמרו את קובץ הגיבוי המלא של החברה ללא שינוי, עם פרטי הכניסה של מנהל המערכת, ואת דוחות סוף השנה. IRS אומר שהבוחנים שלו מבקשים את קובץ הגיבוי של התוכנה בשלב מוקדם בביקורת, יחד עם שם המשתמש והסיסמה של מנהל המערכת, ברוב המקרים שבהם הספרים מנוהלים בתוכנה (שאלות נפוצות של IRS). ביקורת צרה, כמו על פריט הוצאה אחד, אולי לא תצריך אותו.

השאלות הנפוצות של IRS אומרות גם:

• הגיבוי הוא עותק מדויק של רשומות המקור. דוחות שהומרו לגיליונות אלקטרוניים אי אפשר לבדוק באותו אופן.
• קובץ חדש שנבנה מהזנה מחדש של עסקאות אינו עותק של רשומות המקור, ואינו עומד בדרישת מסמכים.
• כיווץ (condensing) מחליף בקובץ העבודה את הפירוט של עסקאות ישנות וסגורות ברשומות סיכום. נתונים מכווצים אינם מקובלים לשנים שנמצאות בביקורת. אפשר לכווץ תקופות מוקדמות יותר רק אם הנתונים המכווצים אינם כוללים עסקאות שנוצרו או שונו בשנים שנמצאות בביקורת, וגם לא עסקאות משנים מוקדמות יותר שמשפיעות עליהן. IRS רשאי לבקש את הגיבוי שלפני הכיווץ או את קובץ הארכיון אם הביקורת מתרחבת.
• בוחנים רשאים לבקש את החודש שלפני השנה ואת החודש שאחריה, תקופה של ארבעה עשר חודשים, כדי לבדוק חיתוך, ותקופה רחבה יותר אם זה לא מספיק.

פרסום 583 מוסיף שרישומים ממוחשבים צריכים להתיישב עם הספרים והדוח שלכם ולהיות מלווים בתיאור של המערכת הממוחשבת, ושעליכם לשמור אותם כל עוד הם עשויים להיות רלוונטיים לכל חוק מס. כמה זמן צריך לשמור כל רישום: כמה זמן לשמור רישומי עסק.

לפני שהמנוי מסתיים:

1. עדכנו לגרסה האחרונה. התנאים של Intuit קושרים לכך את המעבר לצפייה בלבד.
2. גבו את קובץ החברה במלואו. שמרו שני עותקים במקומות נפרדים.
3. פתחו או שחזרו את הגיבוי במחשב שעדיין מריץ את התוכנה, כדי לדעת שהוא עובד. אחר כך החליטו איך תפתחו אותו אחרי שהמנוי מסתיים; התנאים של Intuit אומרים שמנוי תואם חדש עשוי להחזיר גישה מלאה. שמרו את התוכנית הזו יחד עם הגיבוי ובדקו אותה שוב כשהמחשב או התוכנה משתנים.
4. רשמו מי מחזיק את פרטי הכניסה של מנהל המערכת.
5. שמרו את דוחות סוף השנה כ-⁠PDF וכגיליון אלקטרוני. הרשימה המלאה: רישומים לשמור כשמבטלים את QuickBooks.
6. אל תכווצו, אל תמחקו ואל תזינו מחדש את קובץ הארכיון.

כמה היסטוריה כדאי להעביר, וכמה להשאיר בארכיון?

מעבירים את מה שהמערכת החדשה צריכה כדי לרוץ, ומשאירים את השאר בארכיון. שום כלל אינו קובע מספר. הכלל של IRS נוגע לקובץ המקורי, לא לעותק שמעבירים. Intuit מאפשרת להעביר חלק מהנתונים או את כולם: עסקאות בטווח תאריכים, יתרות, רשימות מסוימות, או רשימות ויתרות בלבד (לקוחות, ספקים, מפתח חשבונות, עובדים ופריטים).

המאמר של Intuit על מעבר ל-⁠Online מבקש שמספר Total Targets, בדיקת גודל הקובץ שלו, יהיה פחות מ-⁠4,000,000 targets, ואומר לכווץ את הנתונים קודם אם הוא גבוה יותר. גבו גיבוי מלא לפני הכיווץ, כי כיווץ מסיר פירוט מקובץ העבודה. הארכיון הוא הגיבוי המקורי, ללא שינוי.

מועד מעבר, מאזן בוחן פתיחה וכמה היסטוריה להביא: החלפת תוכנת הנהלת חשבונות באמצע השנה.

מה בודקים וגובים לפני שמעבירים משהו?

בדקו את הקובץ, את הגישה ואת השעון, ואז גבו. למעבר ל-⁠Online, המאמר של Intuit אומר:

• עדכנו את QuickBooks Desktop לגרסה האחרונה.
• היכנסו כמנהל החברה, עם גישת מנהל גם לקובץ Desktop וגם לחשבון Online.
• משתמשי Mac שומרים קודם עותק גיבוי של קובץ החברה עבור Windows.
• Intuit מאפשרת 90 ימים קלנדריים להעברת הנתונים אם נרשמתם ל-⁠Online בעצמכם, ויותר אם רואה החשבון שלכם נרשם. המאמר אינו אומר מתי השעון מתחיל, ולכן אשרו זאת לפני שאתם יוצרים את חשבון Online.
• קראו את הרשימה של Intuit של פריטים שאינם עוברים. בדקו אותה מול מה שהקובץ שלכם משתמש בו: שכר, מלאי, כמה חברות, דוחות מותאמים.
• אחרי המעבר, הריצו את אותם דוחות לאותם תאריכים ובאותה שיטה בשני המוצרים והשוו, למשל דוח רווח והפסד מתחילת השנה והמאזן באותו תאריך.

אחר כך הוסיפו בדיקות משלכם: חשבוניות והוצאות פתוחות, מצב השכר וריצת השכר האחרונה, והדוחות שהוגשו לכל שנה בקובץ. אם רק חלק מההיסטוריה עבר, השוו את יתרות הפתיחה ואת התקופות שהבאתם, ורשמו את ההפרשים שאתם מצפים להם. שלבי הגיבוי נמצאים בסעיף הרישומים של IRS למעלה. ברגע שמנוי Desktop מסתיים התוכנה מושבתת, ולכן השוו בזמן שהיא עדיין נפתחת. הפרשים שאינכם מצליחים להסביר: יתרות שאינן מתאימות בין Desktop ל-⁠Online.

מתי המעבר יכול לחכות לסוף השנה, ומתי לא?

מעבר יכול לחכות לסוף השנה אם הגישה, התמיכה ושירותי השכר שאתם צריכים נשארים זמינים עד אז, גם על ידי חידוש או עדכון בזמן. שום כלל אינו קובע מועד מעבר; זו קריאה מעשית של תנאי הרישיון של Intuit.

אם אף אחד מהם לא חל לפני סוף השנה והספרים מותאמים עד תאריך המעבר, מעבר בסוף השנה אפשרי. העברת הספרים אינה מעבירה את השכר מעצמה; העברה של שניהם יחד בסוף השנה יכולה להשאיר את שכר השנה במקום אחד, בהתאם לספק השכר. גם אחרי מעבר בסוף השנה עדיין צריך להכין אחרי סוף השנה את טפסי ⁦W-2⁩ של השנה (מועד: 1 בפברואר 2027), את טופס 940 (מועד: 31 בינואר אחרי שנת השכר) ואת טופס 941 של הרבעון הרביעי (מועד: היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון); אם התוכנה הישנה מכינה אותם, מנוי השכר שלה חייב להימשך עד שהם מוגשים. מעבר באמצע השנה מציב חלק מהעסקאות והשכר של השנה בכל מערכת. גם מעבר בסוף השנה משאיר את החודש שלפני השנה או אחריה בקובץ האחר, ובוחן שמבקש את תקופת ארבעה עשר החודשים עשוי להזדקק לשני הקבצים. פרטי שכר: החלפת ספק שכר.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד ומשתמשות בדולרים אמריקאים.

חברת S של גינון עם שכר ב-⁠Desktop

חברת S של גינון עם הכנסות של ⁦US$900,000⁩, 12 שנות היסטוריה ב-⁠Desktop, כעת במנוי Pro Plus, ושכר שרץ דרך Desktop. שני המנויים מתחדשים במרץ, ולכן שניהם נשארים פעילים עד הגשות ינואר. החברה מחדשת, ממשיכה להריץ שכר ב-⁠Desktop, ומעבירה את השכר ואת הספרים בסוף השנה, כך ששכר מתחילת השנה והרצת טפסי ⁦W-2⁩ נמצאים במערכת אחת. מעבר באוגוסט היה מפצל את היסטוריית השכר בין שתי מערכות. אילו מנוי השכר היה פג באוקטובר, העסק היה צריך לחדש אותו או לסדר שכר חלופי לפני שהשירות נפסק. את הספרים אפשר היה להעביר בנפרד.

בעל עסק יחידני שלא אוהב מנויים

בעל עסק יחידני עם הכנסות של ⁦US$60,000⁩ ו-⁠Desktop Pro Plus. Intuit אומרת שמנויים קיימים ממשיכים לקבל עדכונים ותמיכה, ולכן השאלה היא כמה זמן להישאר, ולא אם לעבור היום. Intuit לא מציגה מוצר ללא מנוי שאפשר לקנות במקומו. הבעלים מחדש, שומר בכל שנה גיבוי מלא ודוחות מיוצאים בתיקיית ארכיון, ובודק מחדש את הבחירה בכל חידוש. אם הבעלים יעזוב, הארכיון מכיל את הגיבוי והדוחות של כל שנה.

LLC עם שני חברים שעובר ל-⁠Online

LLC עם שני חברים שממוסה כשותפות מחזיק 8 שנות נתונים ב-⁠Desktop. ייתכן שיעבור ל-⁠Online עם עסקאות של 2 השנים האחרונות ועוד יתרות פתיחה, כך שהקובץ החדש קטן יותר. אם 2 שנים מספיקות תלוי בגוף המלווה, בדוח ובפריטים פתוחים. הוא שומר את גיבוי Desktop המלא של 8 השנים ללא שינוי לכל בקשה של IRS.

המצב שלכם שונה?

• השכר רץ דרך הקובץ, או שמועד חידוש קרוב: התזמון של השכר קובע כאן את המועד האחרון. ראו החלפת ספק שכר, ועזרה בהנהלת חשבונות אם המעבר ותאריך השכר מתנגשים.
• שנים רבות של היסטוריה, מלאי, כמה חברות, או אין תוכנית כי אתם לא רוצים מנוי: מה עובר, מה נשאר כארכיון והתאריך משפיעים כולם על סוף השנה ועל הדוח. הכריעו בהם לפני מועד החידוש, עם עזרה בהנהלת חשבונות. כמה חברות: ספרים לכמה חברות.
• אתם משתמשים בעותק ישן ללא מנוי: גרסה שהופסקה מאבדת עדכונים, תמיכה ושירותים מחוברים כמו הורדת נתוני בנק. בדקו את הגרסה שלכם מול מדיניות ההפסקה של Intuit, והכריעו במעבר עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• היתרות אינן מתאימות אחרי מעבר ל-⁠Online: ראו יתרות שאינן מתאימות בין Desktop ל-⁠Online וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם קובעים תאריך מעבר ויתרות פתיחה: ראו החלפת תוכנת הנהלת חשבונות באמצע השנה.
• אתם רוצים תוכנה זולה יותר שרואה החשבון שלכם יתמוך בה: ראו חלופות ל-⁠QuickBooks שרואה החשבון שלכם תומך בהן.
• אתם משתמשים ב-⁠QuickBooks Self-Employed: ראו QuickBooks Self-Employed הופסק.
• הודעה או ביקורת של IRS פתוחות: השאלות הנפוצות של IRS אומרות שנתונים מכווצים אינם מקובלים לשנים שנמצאות בביקורת. ראו ביקורת של IRS בעסק קטן וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני שתשנו את הקובץ.