QuickBooks Desktop 단종: 유지·이전·교체

QuickBooks Desktop이 단종됐다는데 어떤 제품이며, 어떻게 해야 하나요?

Intuit은 일부 Desktop 제품의 미국 신규 구독 판매를 중단했고 비구독형 버전도 더 이상 만들지 않습니다. 지원 디렉터리에 따르면 2024년 10월 1일부터 아래 제품의 신규 구독을 판매하지 않으며, 기존 구독자에게는 보안 업데이트, 제품 업데이트, 지원을 계속 제공합니다.

지원 디렉터리에는 Plus 제품의 종료일이 나와 있지 않습니다. Intuit의 이용 약관은 Intuit이 중단 정책에 따라 소프트웨어와 지원을 중단할 권리를 갖는다고 하므로 상황이 바뀔 수 있습니다. 이 날짜와 약관은 IRS가 아니라 Intuit에서 나온 것이며 Intuit이 바꿀 수 있습니다. 이용 약관은 Desktop의 한 버전을 기준으로 작성되어 있으므로, 사용하는 버전의 약관을 확인하세요.

Desktop 회사 파일에 몇 년 치 기록만 있고 급여가 없으며 계속 갱신할 계획이라면 문제가 생길 가능성이 낮습니다. 급여를 Desktop으로 처리하거나, 재고를 추적하거나, 회사를 여러 개 관리하거나, 기록이 여러 해에 이르거나, 구독을 원하지 않는데 계획이 없다면 문제가 더 생길 수 있습니다. 이런 경우 떠나는 날짜, 옮길 것, 보관용으로 남길 것은 급여, 결산, 신고서에 영향을 주므로 갱신일이나 만료일이 오기 전에 정리하는 것이 좋습니다.

선택하기 전에 준비할 자료:

• 사용 중인 에디션과 버전, 갱신일
• 급여가 별도 구독인지, 언제 갱신되는지
• 파일 크기와 파일에 담긴 기록 연수
• 회사 파일 전체 백업
• 파일을 함께 여는 사람(회계사나 장부 담당자)과 그들이 쓰는 버전

QuickBooks Desktop 구독이 끝나면 어떻게 되나요?

Desktop 구독이 끝나거나 만료되면 Intuit의 이용 약관에 따라 사용 허가가 끝나고, 컴퓨터에서 소프트웨어가 비활성화되며, 지원이 중단됩니다. 갱신하지 않아 끝난 구독도 마찬가지입니다.

약관은 소프트웨어가 비활성화된다고도, 파일이 보기 전용으로 열릴 수 있다고도 말하며, 두 내용이 어떻게 맞물리는지는 설명하지 않습니다. 보기 전용 접근은 안전한 계획이 아닙니다. 약관은 이를 먼저 최신 버전으로 업데이트한 경우에 연결하고, 추가 읽기 전용 접근은 Intuit의 전적인 재량이기 때문입니다. 원본 백업과 보고서를 보관하고, 해지 후 백업을 어떻게 열지 정해 두세요(아래 3단계). Intuit의 Online 이전 안내 글은 영상 설명에서 보기 전용 기간을 언급하지만, 약관에는 그런 기간이 정해져 있지 않습니다.

QuickBooks Desktop이 단종되면 과거 기록은 어떻게 되나요?

Intuit의 약관에 따르면 구독이 끝나도 회사 파일은 기기에 남으므로 기록이 삭제되지는 않습니다. 잃을 수 있는 것은 파일을 열어 사용할 수 있는 능력입니다. Intuit의 전환 안내 페이지에 따르면 Online Advanced로 옮긴 뒤에도 Desktop 회사 파일은 계속 보관하게 됩니다.

해지한다고 해서 기록 보관 의무가 Intuit으로 넘어가지는 않습니다. IRS는 납세자가 본인의 장부와 기록을 유지할 책임이 있다고 밝힙니다. 재무부의 기록 규정은 기록의 내용이 어떤 세법에 대해서든 중요해질 수 있는 동안 기록을 조사받을 수 있도록 보관해야 한다고 덧붙입니다(26 CFR 1.6001-1(e)). 보관하고 있는 파일을 원본으로 간주하고, 구독이 끝나기 전에 백업하세요(단계는 아래 IRS 기록 항목 참고).

Desktop 구독이 만료되면 급여는 어떻게 되나요?

Desktop의 급여는 별도 구독입니다. Desktop 구독 자체가 만료되면 사용 허가가 끝나고 소프트웨어가 비활성화되므로 그 안에서 급여를 처리할 수 없습니다. 급여 구독만 만료되면 Intuit의 이용 약관에 따라 소프트웨어 사용 기간이 끝날 때까지 Desktop 사용 허가는 유지되지만 급여 서비스는 쓸 수 없습니다.

같은 약관의 내용은 다음과 같습니다.

• 급여 구독이 만료되면 구독을 갱신하고 최신 업데이트를 받기 전까지 Intuit의 세율표와 서식으로 급여를 처리할 수 없습니다.
• 급여세 전자 제출과 직접 입금(direct deposit)에는 각각 활성 상태의 급여 구독과, 호환되며 현재 지원되는 소프트웨어 버전의 유효한 사용 허가가 필요합니다.
• 급여 서비스에 정기적으로 연결하지 않으면 원천징수액이 부정확해질 수 있습니다.

급여 구독이 만료되면 Intuit의 세율표와 서식을 쓰는 급여 처리가 멈추므로, 급여 갱신일이 더 이른 기한일 수 있습니다. 그렇다고 고용주의 급여세 납부나 신고가 멈추는 것은 아닙니다. 이는 계속 고용주의 책임이며(IRS), 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않은 책임자는 Trust Fund Recovery Penalty에 대해 개인적으로 책임질 수 있습니다. Desktop에서 급여를 끝내기 전에 남은 납부와 신고서, W-2를 누가 처리할지 정하세요. 급여 소프트웨어가 무엇이든 급여 기록은 보관할 곳이 필요합니다. 고용세 기록의 보관 기간은 사업 기록 보관 기간에 있습니다. 연중에 급여 서비스를 바꾸는 방법은 급여 서비스 제공업체 바꾸기를 참고하세요.

Desktop에 남을까요, Online으로 옮길까요, 상위 제품으로 옮길까요, 다른 소프트웨어로 바꿀까요?

선택은 얼마나 오래 갱신할 수 있는지, 파일에 무엇이 들어 있는지, 급여를 파일에서 처리하는지에 달려 있습니다. Intuit의 업그레이드 안내 페이지에 따르면 이전 방식은 옮겨 갈 제품과 가져올 데이터 양에 따라 달라집니다.

남는 것은 해마다 내리는 갱신 결정이고, 옮기는 것은 날짜가 있는 프로젝트입니다. 제품이 사업 규모를 감당하지 못하는 경우는 별개의 문제입니다. QuickBooks를 넘어선 사업 규모를 참고하세요.

비구독형 데스크톱 회계 소프트웨어가 있나요? 구독을 원하지 않으면 어떻게 하나요?

Intuit에서는 없습니다. Intuit의 페이지에는 판매 중인 비구독형 Desktop 제품이 없습니다. 지원 디렉터리는 Pro, Premier, Mac의 비구독형 버전을 더 이상 만들지 않는다고 하며, 구매자를 Enterprise 구독이나 QuickBooks Online으로 안내합니다. 다른 소프트웨어는 별도의 선택이며, 아래 세 번째 방법에서 다룹니다.

구독을 원하지 않는다면 세 가지 방법이 남습니다.

• 지금 쓰는 구독을 계속 갱신하기. Intuit이 갱신을 제공하는 동안 가능합니다.
• 이미 가진 사본 사용하기. Intuit의 지원 디렉터리는 오래된 비구독형 사본에 무엇이 적용되는지 말하지 않으며, 그 사본에는 고유한 사용 허가가 있습니다. 이용 약관에 따르면 한 버전이 중단되면 Intuit은 더 이상 업데이트, 지원, 재다운로드를 제공하지 않고, 은행 거래 내려받기 같은 연결 서비스는 만료되며, 소프트웨어가 작동하지 않거나 안전하지 않게 될 수 있습니다. Intuit의 중단 정책은 Desktop 2023 같은 일부 이전 버전을 중단된 버전으로 명시합니다. 사용 중인 버전에 대해 사용 허가와 이 정책을 확인하고, 급여가 여전히 작동하는지도 확인하세요.
• 장부를 다른 소프트웨어로 옮기기. 이는 소프트웨어 선택이자 전환 작업입니다. 회계사가 지원하는 더 저렴한 소프트웨어를 참고하세요.

어떤 방법을 택하든 먼저 회사 파일 전체를 백업하세요(단계는 아래 IRS 기록 항목 참고). 계획이 없으면 갱신일이 곧 마감일이 됩니다.

IRS가 요청할 때를 대비해 예전 QuickBooks Desktop 데이터를 읽을 수 있게 보관하려면 어떻게 하나요?

수정하지 않은 회사 파일 전체 백업을 관리자 로그인과 함께, 연말 보고서와 함께 보관하세요. IRS는 장부를 소프트웨어로 관리하는 경우 대부분의 사례에서 조사관이 조사 초기에 관리자 사용자 이름과 비밀번호와 함께 소프트웨어 백업 파일을 요청한다고 밝힙니다(IRS FAQ). 비용 항목 하나만 보는 것처럼 범위가 좁은 조사에서는 필요하지 않을 수 있습니다.

IRS FAQ는 다음도 밝힙니다.

• 백업은 원본 입력 장부의 정확한 사본입니다. 스프레드시트로 변환한 보고서는 같은 방식으로 검증할 수 없습니다.
• 거래를 다시 입력해 만든 새 파일은 원본 장부의 사본이 아니며, 문서 요청을 충족하지 못합니다.
• 축약(condensing)은 작업 파일에서 오래전에 마감된 거래의 상세 내역을 요약 분개로 바꿉니다. 조사 대상 연도에는 축약된 데이터가 인정되지 않습니다. 이전 기간은 축약된 데이터에 조사 대상 연도에 생성·변경된 거래가 없고, 조사 대상 연도에 영향을 주는 이전 연도 거래도 없는 경우에 한해 축약할 수 있습니다. 조사가 확대되면 IRS가 축약 전 백업이나 보관 파일을 요청할 수 있습니다.
• 조사관은 마감 기준(cut-off)을 검증하려고 해당 연도의 전달과 다음 달을 더한 열네 달 기간을 요청할 수 있고, 그것으로 부족하면 더 넓은 기간을 요청할 수 있습니다.

Publication 583은 전산 기록이 장부 및 신고서와 일치해야 하고 전산 시스템 설명서가 함께 있어야 하며, 어떤 세법에 대해서든 중요해질 수 있는 동안 보관해야 한다고 덧붙입니다. 기록별 보관 기간은 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

구독이 끝나기 전에 할 일:

1. 최신 릴리스로 업데이트하세요. Intuit의 약관은 보기 전용 전환을 이 업데이트에 연결합니다.
2. 회사 파일 전체를 백업하세요. 사본 두 개를 서로 다른 곳에 보관하세요.
3. 소프트웨어가 계속 실행되는 컴퓨터에서 백업을 열거나 복원해 정상 작동하는지 확인하세요. 그런 다음 구독이 끝난 뒤 백업을 어떻게 열지 정하세요. Intuit의 약관은 호환되는 새 구독으로 전체 접근 권한을 되찾을 수 있다고 합니다. 이 계획을 백업과 함께 보관하고, 컴퓨터나 소프트웨어가 바뀔 때마다 다시 시험하세요.
4. 관리자 로그인을 누가 갖고 있는지 기록하세요.
5. 연말 보고서를 PDF와 스프레드시트로 저장하세요. 전체 목록은 QuickBooks를 해지할 때 보관할 기록을 참고하세요.
6. 보관해 둔 파일을 축약하거나 삭제하거나 다시 입력하지 마세요.

과거 기록은 얼마나 옮기고 얼마나 보관용으로 남겨야 하나요?

새 시스템이 운영되는 데 필요한 만큼만 옮기고 나머지는 보관하세요. 기간을 정한 규정은 없습니다. IRS 규정은 옮겨 간 사본이 아니라 원본 파일에 관한 것입니다. Intuit은 데이터의 일부 또는 전부(날짜 범위의 거래, 잔액, 특정 목록, 또는 목록과 잔액만(고객, 공급업체, 계정과목표, 직원, 품목))를 옮기게 해 줍니다.

Intuit의 Online 이전 안내 글은 파일 크기 확인 항목인 Total Targets 수가 targets 4,000,000개 미만여야 하며, 그보다 크면 먼저 데이터를 축약하라고 안내합니다. 축약은 작업 파일에서 상세 내역을 지우므로, 축약하기 전에 전체 백업을 만드세요. 보관본은 수정하지 않은 원본 백업입니다.

전환 날짜, 기초 시산표, 가져올 기록의 양: 회계 소프트웨어를 연중에 바꾸기.

옮기기 전에 무엇을 확인하고 백업해야 하나요?

파일, 접근 권한, 시간을 확인한 다음 백업하세요. Online으로 옮기려면 Intuit의 안내 글은 다음과 같이 안내합니다.

• QuickBooks Desktop을 최신 릴리스로 업데이트합니다.
• 회사 관리자로 로그인하며, Desktop 파일과 Online 계정 모두에 관리자 접근 권한이 있어야 합니다.
• Mac 사용자는 먼저 Windows용 회사 파일 백업 사본을 저장합니다.
• Online에 직접 가입한 경우 Intuit은 데이터를 옮길 수 있는 기간으로 90일(달력일 기준)을 허용하고, 회계사가 가입한 경우에는 더 길게 허용합니다. 안내 글은 이 기간이 언제 시작되는지 밝히지 않으므로, Online 계정을 만들기 전에 확인하세요.
• Intuit의 이전되지 않는 항목 목록을 읽어 보세요. 파일에서 쓰는 급여, 재고, 여러 회사, 맞춤 보고서와 대조해 보세요.
• 이전 후에는 두 제품에서 같은 날짜와 같은 기준으로 같은 보고서를 실행해 비교하세요. 예를 들어 연초부터 현재까지의 손익계산서와 같은 날짜의 재무상태표입니다.

그다음 직접 점검 항목을 더하세요. 미수금 청구서와 미지급 청구서, 급여 상태와 마지막 급여 처리, 파일에 포함된 각 연도의 제출된 신고서입니다. 기록 일부만 옮겼다면 기초 잔액과 옮긴 기간을 비교하고, 예상되는 차이를 적어 두세요. 백업 단계는 위의 IRS 기록 항목에 있습니다. Desktop 구독이 끝나면 소프트웨어가 비활성화되므로, 아직 열리는 동안 비교하세요. 설명되지 않는 차이는 Desktop에서 Online으로 옮긴 뒤 잔액 불일치를 참고하세요.

이전은 언제 연말까지 미룰 수 있고, 언제는 안 되나요?

필요한 접근 권한, 지원, 급여 서비스가 제때 갱신하거나 업데이트하는 방식을 포함해 연말까지 계속 이용할 수 있다면 이전을 연말까지 미룰 수 있습니다. 이전 날짜를 정한 규정은 없으며, 이는 Intuit의 이용 약관을 실무적으로 해석한 것입니다.

이 중 연말 전에 도래하는 날짜가 없고 이전 날짜까지 장부 대사가 끝났다면 연말 이전도 가능합니다. 장부를 옮긴다고 급여가 자동으로 옮겨지지는 않습니다. 급여 서비스 제공업체에 따라 둘을 연말에 함께 옮기면 그해 급여를 한곳에 둘 수 있습니다. 연말에 옮겨도 그해의 Form W-2(2027년 2월 1일 기한), Form 940(임금 지급 연도 다음 해 1월 31일 기한), 4분기 Form 941(각 분기 후 첫 번째 달의 말일 기한)은 연말 이후에 작성해야 합니다. 기존 소프트웨어가 이를 작성한다면 제출이 끝날 때까지 급여 구독이 유지되어야 합니다. 연중에 옮기면 그해의 거래와 급여가 두 시스템에 나뉩니다. 연말에 옮겨도 연도 전후의 한 달은 다른 파일에 남으며, 열네 달 기간을 요청하는 조사관은 두 파일이 모두 필요할 수 있습니다. 급여 관련 세부 사항은 급여 서비스 제공업체 바꾸기를 참고하세요.

예시

이 예시는 이해를 돕기 위한 가상의 경우이며 미국 달러를 사용합니다.

Desktop에서 급여를 처리하는 조경 S corporation

한 조경 S corporation은 매출이 US$900,000이고 Desktop에 12년의 기록이 있으며, 지금은 Pro Plus 구독을 쓰고 급여도 Desktop으로 처리합니다. 두 구독 모두 3월에 갱신되므로 1월 신고 기간까지 둘 다 유효합니다. 이 법인은 갱신하고 Desktop에서 급여를 계속 처리하다가 연말에 급여와 장부를 함께 옮겨, 연초부터의 급여와 W-2 처리를 한 시스템에 둡니다. 8월에 옮기면 급여 기록이 두 시스템으로 나뉩니다. 급여 구독이 10월에 만료될 예정이라면 서비스가 중단되기 전에 갱신하거나 대체 급여 서비스를 마련해야 합니다. 장부는 따로 옮길 수 있습니다.

구독을 싫어하는 개인사업자

한 개인사업자는 소득이 US$60,000이고 Desktop Pro Plus를 씁니다. Intuit은 기존 구독자가 업데이트와 지원을 계속 받는다고 하므로, 오늘 옮길지가 아니라 얼마나 더 머물지가 고민입니다. Intuit은 대신 살 수 있는 비구독형 제품을 안내하지 않습니다. 사업주는 갱신하고, 해마다 전체 백업과 내보낸 보고서를 보관 폴더에 저장하며, 갱신 때마다 선택을 다시 검토합니다. 나중에 떠나더라도 보관 폴더에는 해마다의 백업과 보고서가 있습니다.

Online으로 옮기는 구성원 두 명의 LLC

파트너십으로 과세되는 구성원 두 명의 LLC가 Desktop에 8년 치 데이터를 갖고 있습니다. 새 파일이 작아지도록 최근 2년의 거래와 기초 잔액만 Online으로 옮길 수 있습니다. 2년이면 충분한지는 대출기관, 신고서, 미결 항목에 따라 달라집니다. IRS의 요청에 대비해 8년 치 Desktop 전체 백업은 수정하지 않고 보관합니다.

상황이 다르다면?

• 급여를 이 파일에서 처리하거나 갱신일이 가까운 경우: 급여 시점이 여기서는 기한을 정합니다. 급여 서비스 제공업체 바꾸기를 참고하고, 이전 시점과 급여 날짜가 겹치면 장부 관리 지원을 받으세요.
• 기록이 여러 해에 이르거나, 재고나 여러 회사가 있거나, 구독을 원하지 않아 계획이 없는 경우: 무엇을 옮기고 무엇을 보관용으로 남길지와 날짜는 결산과 신고서에 영향을 줍니다. 갱신일 전에 장부 관리 지원과 함께 정리하세요. 여러 회사는 여러 회사의 장부 관리를 참고하세요.
• 오래된 비구독형 사본을 쓰는 경우: 중단된 버전은 업데이트, 지원, 은행 거래 내려받기 같은 연결 서비스를 잃습니다. 사용 중인 버전을 Intuit의 중단 정책에서 확인하고, 장부 관리 지원과 함께 이전 계획을 정하세요.
• Online으로 옮긴 뒤 잔액이 맞지 않는 경우: Desktop에서 Online으로 옮긴 뒤 잔액 불일치를 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 전환 날짜와 기초 잔액을 정하는 경우: 회계 소프트웨어를 연중에 바꾸기를 참고하세요.
• 회계사가 지원하는 더 저렴한 소프트웨어를 원하는 경우: 회계사가 지원하는 QuickBooks 대안을 참고하세요.
• QuickBooks Self-Employed를 쓰는 경우: QuickBooks Self-Employed 서비스 종료를 참고하세요.
• IRS 통지서나 세무조사가 진행 중인 경우: IRS FAQ는 조사 대상 연도에는 축약된 데이터가 인정되지 않는다고 밝힙니다. 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 참고하고, 파일을 바꾸기 전에 장부 관리 지원을 받으세요.