تسجيل مبيعات نقطة البيع اليومية: الإكراميات والرسوم والنقد

ما الذي يدخل في قيد المبيعات اليومي من تقرير نهاية اليوم في نقطة البيع؟

سجّل قيدًا واحدًا لكل يوم عمل من تقرير نهاية اليوم في نقطة البيع (ويسمى أيضًا تقرير الإقفال أو تقرير Z). يذهب كل سطر إلى مكان مختلف، لأن المبيعات وضريبة المبيعات والإكراميات ورسوم الخدمة أنواع مختلفة من الأموال. تسمح مصلحة الإيرادات الداخلية الأمريكية (IRS) باستخدام أي نظام سجلات يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح؛ والتخطيط الوارد أدناه طريقة في مسك الدفاتر وليس قيدًا تفرضه IRS.

يتوازن القيد عندما يساوي ما دفعه العملاء (نقدًا وبطاقات وغيرها) المبيعات زائد ضريبة المبيعات زائد الإكراميات زائد رسوم الخدمة، زائد أي بطاقات هدايا بيعت. وإذا لم يتوازن، فابحث عن السبب قبل الترحيل؛ ودفع الفرق إلى المبيعات يخفيه.

لا يكون اليوم بسيطًا عندما تكون فيه إكراميات بطاقات وعاملون يجب الدفع لهم، أو رسوم خدمة إلزامية، أو حصة كبيرة من النقد، أو عدة صناديق أو فروع، أو عاملون يبلّغون عن إكرامياتهم، أو ولاية تفرض الضريبة على الإكراميات أو رسوم الخدمة بطريقة مختلفة. اجمع تقارير نهاية اليوم وكشوف شركة المعالجة والبنك وقسائم الإيداع وتقارير الإكراميات قبل أن تبدأ.

الإيداعات التي لم تتطابق مع نقطة البيع منذ شهر أو أكثر، أو الأيام الناقصة بعد توقف المزامنة، أو الإكراميات وضريبة المبيعات المسجّلة بطريقة غير متسقة هي مشكلة مختلفة: فإقرار ضريبة المبيعات أو النموذج ⁦1099-K⁩ (إقرار معلوماتي عن مدفوعات البطاقات) الذي لم يعد يتطابق قد يعني إعادة بناء الأشهر السابقة. راجع قسم الأيام الناقصة وقسم «الأمر مختلف عندك؟» في النهاية.

هل أسجّل ملخصًا يوميًا واحدًا أم كل فاتورة؟

قد يكفي في الدفاتر قيد ملخص واحد لكل يوم (لكل صندوق أو فرع) عندما تحتفظ نقطة البيع بتفاصيل الفواتير وتستطيع إخراجها. في هذه الطريقة يكون الملخص هو قيد الدفاتر، ويكون تقرير نقطة البيع والفواتير خلفه هما الإثبات. يقول المنشور 583 إن السجلات المحوسبة يجب أن تتطابق مع دفاترك وإقرارك. سجّل كل فاتورة على حدة فقط عندما تحتاج الدفاتر إلى تفاصيل على مستوى الصنف؛ وللتوسع في هذا الاختيار راجع استيراد كل طلب أم الاكتفاء بملخصات اليوم والدفعات.

يصلح جدول بيانات لمطعم صغير: صف لكل يوم، وعمود لكل سطر في الجدول أعلاه، وعمود للنقد المعدود والزيادة/النقص، وخلية فحص (المدفوعات ناقص المبيعات والضريبة والإكراميات والرسوم، ويجب أن تساوي صفرًا)، مع مجاميع شهرية. وإذا كانت نقطة البيع ترحّل إلى برنامج المحاسبة وحدها، فتأكد أن حساباتها تطابق الجدول، ولا تدع التغذية البنكية ترحّل الإيداعات نفسها مرة أخرى.

كيف تترابط مبيعات البطاقات ورسوم المعالجة وإيداع اليوم التالي؟

في هذه الطريقة، سجّل مبلغ البطاقة كاملًا في يوم البيع، في حساب انتظار (الحساب الذي يحتفظ بمدفوعات البطاقات حتى يصل الإيداع). وعند وصول الإيداع انقله من حساب الانتظار إلى البنك وسجّل رسوم شركة المعالجة كمصروف. يساوي إيداع البطاقة مدفوعات البطاقات في اليوم (بما فيها الضريبة والإكراميات) ناقص الرسوم والمبالغ المستردة والمطالبات المستردة (chargebacks، وهي مدفوعات معترض عليها تسترجعها شركة المعالجة) وأي مبلغ محتجز (holdback، وهو مال تحتفظ به شركة المعالجة كاحتياطي).

يجب أن يساوي رصيد حساب الانتظار الدفعات التي لم تُودَع بعد زائد أي احتياطي لا يزال محتجزًا؛ طابق كل مبلغ مع تقارير شركة المعالجة. وإذا كانت شركة المعالجة تحاسب على الرسوم بكشف شهري أو تخصمها من البنك، فسجّل كل رسم مرة واحدة.

تسجيل صافي الإيداع فقط كمبيعات يخلط المبيعات بالضريبة والإكرامية والرسوم: وقد يضخّم المبيعات أو يقلّلها، ويخفي الرسوم. ولا يمكن أن يتطابق مع النموذج ⁦1099-K⁩ أيضًا، لأنه يُبلَّغ قبل خصم الرسوم. يوصي المنشور 583 بتسوية الحساب البنكي كل شهر؛ وقد يتضمن الكشف رسومًا مصرفية لم تدخلها بعد. وللتوسع في الدفعات راجع تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩؛ ولتطبيق قارئ البطاقات راجع الإيداعات بعد خصم الرسوم والإكراميات.

أين تذهب ضريبة المبيعات وإكراميات البطاقات ورسوم الخدمة؟

ضريبة المبيعات التي تحصّلها للولاية ليست في الغالب مبيعات النشاط، وكذلك الإكراميات الاختيارية على البطاقات. أما رسوم الخدمة الإلزامية فهي مبيعات.

ضريبة المبيعات. يقول المنشور 334 إن ضرائب المبيعات الولائية والمحلية المفروضة على المشتري، والتي يجب أن تحصّلها وتسدّدها، ليست دخلًا. أما الضريبة المفروضة عليك بصفتك البائع فمختلفة: تحصيلها من العميل يدخلها في إجمالي الإيرادات. تحقق من النوع الذي تفرضه ولايتك. قيودها في ضريبة المبيعات المحصّلة والمسدّدة؛ ومطابقة نقطة البيع مع الإقرار في ضريبة مبيعات المطاعم وتسوية نقطة البيع. والنشاط الذي يحصّل ضريبة المبيعات ولا يسدّدها يبقى مدينًا بها، وبعض الولايات تحمّل المالك أو شخصًا مسؤولًا آخر المسؤولية الشخصية؛ تحقق من ولايتك.

إكراميات البطاقات. يعامل الموضوع 761 من IRS الإكراميات المدفوعة بالبطاقة (الائتمانية وبطاقات الخصم) التي يوزعها صاحب العمل كإكراميات نقدية يبلّغ عنها الموظف. احتفظ بها في الإكراميات المستحقة الدفع حتى تُدفع. وتقول IRS إن الإكراميات التي يتلقاها العاملون لحسابهم الخاص دخل أيضًا، فالمالك الوحيد الذي يحتفظ بالإكراميات يعاملها عادةً كدخل للنشاط. والمالك الذي هو موظف في شركته مسألة كشوف رواتب. دفع الإكراميات للعاملين في إكراميات البطاقات: إيراد أم التزام.

رسوم الخدمة. الرسوم التي يجب على العميل دفعها، مثل رسوم المجموعات الكبيرة أو شاشة الدفع التي تفرض إكرامية أكبر من صفر، ليست إكرامية مهما سمّاها الإيصال: فـIRS تنظر في الوقائع. سجّلها في سطر مبيعات مستقل. وعندما تُدفع لموظف، يعاملها الموضوع 761 كأجور غير إكراميات تخضع لضريبتي الضمان الاجتماعي وMedicare ولاستقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية، فالمبلغ المدفوع أجور وليس إكراميات مستحقة. والضريبة المستقطعة من أجور العاملين، ومنها الإكراميات ورسوم الخدمة المدفوعة كأجور، أمانة لدى النشاط لصالح IRS؛ ومن كان مسؤولًا عن تحصيلها وسدادها وتخلّف عمدًا يمكن أن يتحمل شخصيًا غرامة تساوي الضريبة.

تطبيق ضريبة المبيعات على الإكراميات ورسوم الخدمة مسألة قانون ولائي. في كاليفورنيا، لا تُفرض الضريبة على الإكراميات الاختيارية التي يحتفظ بها العاملون، بينما تدخل الإكراميات الإلزامية ورسوم الخدمة الإلزامية في إجمالي الإيرادات الخاضعة للضريبة (المنشور 22 من CDTFA). هذه قاعدة ولاية واحدة؛ تحقق من ولايتك.

كيف أسجّل المبيعات النقدية وعدّ الصندوق والإيداع النقدي؟

سجّل المبيعات النقدية من سطر النقد في نقطة البيع، وعُدّ الصندوق، وقارن العدّ بما تتوقعه نقطة البيع. سجّل أي فرق في حساب زيادة/نقص النقد (الحساب الذي يستوعب فروق الصندوق)، وليس في المبيعات. أودع النقد كاملًا واحتفظ بالقسيمة.

يقول المنشور 583 أن تودع كل إيرادات اليوم في حساب النشاط، وتدوّن المصدر على كل قسيمة إيداع، وتسدّد مدفوعات النشاط بشيك لتوثيقها. دفع الموردين من الصندوق يصعب توثيقه. وإذا خرج نقد من الصندوق فعلًا (لمورد أو لاسترداد)، فاحتفظ بقسيمة لكل دفعة؛ ويقلّ الإيداع بذلك المبلغ.

النشاط الذي يعتمد كثيرًا على النقد يحتاج إلى أكثر من ذلك: راجع تسجيل المبيعات النقدية في نشاط يعتمد على النقد. وللمبالغ المستردة راجع تسجيل المبالغ المستردة.

لماذا لا يساوي إيداعي مبيعاتي اليومية، وكيف أجد الفرق؟

يختلف الإيداع عن مبيعات اليوم لأسباب معروفة قليلة. قارن الأيام نفسها، ثم مرّ على القائمة.

للعثور على الفرق:

1. اختر أسبوعًا واحدًا وسجّل مجموعي النقد والبطاقات لكل يوم من تقارير نهاية اليوم.
2. طابق كل دفعة بطاقات مع إيداع بنكي واحد، وطابق النقد مع قسائم الإيداع.
3. اطرح الرسوم والمبالغ المستردة والمدفوعات من الصندوق والمبالغ المحتجزة من الجدول.
4. ما يتبقى هو الفرق الحقيقي. ابحث عن يوم أُدخل مرتين (مزامنة نقطة البيع والتغذية البنكية رحّلتاه معًا)، أو يوم لم يُدخل، أو إيداع تم في حساب آخر.

رحّل كل سبب فُسّر إلى حسابه الخاص. وإذا بقي في حساب الانتظار رصيد لا يزول، فراجع رصيد الأموال غير المودعة الذي لا يزول.

ماذا أحتفظ به كإثبات لكل يوم؟

احتفظ بتقرير نهاية اليوم وشريط الصندوق، وورقة عدّ الصندوق وقسائم المدفوعات من الصندوق، وقسيمة إيداع النقد، وتقرير دفعة البطاقات، وكشف شركة المعالجة الشهري، وكشف البنك، وتقارير الإكراميات المكتوبة من العاملين. يذكر المنشور 583 أشرطة الصناديق وقسائم الإيداع البنكي وقسائم الدفع بالبطاقة الائتمانية من بين المستندات التي تُظهر إجمالي الإيرادات.

احتفظ بالسجلات التي تدعم بندًا في الإقرار حتى تنتهي مدة التقادم لذلك الإقرار. واحتفظ بـسجلات ضريبة التوظيف، مثل كشوف الرواتب ومبالغ الإكراميات التي يبلّغ بها العاملون، مدة أربع سنوات على الأقل. وتحدّد الجهة الضريبية في ولايتك مدة سجلات ضريبة المبيعات؛ تحقق منها.

كيف تتطابق القيود اليومية مع النموذج ⁦1099-K⁩ وإقرار ضريبة المبيعات؟

يجب أن يتطابق إجمالي مدفوعات البطاقات في السنة مع الخانة 1a في النموذج ⁦1099-K⁩ من كل شركة معالجة، بعد أن تسوّي أي فرق في نهاية السنة بين تواريخ البيع وتواريخ التحويل لدى شركة المعالجة. ويجب أن تتطابق ضريبة المبيعات المستحقة التي سجّلتها لفترة التقديم مع الضريبة في الإقرار لتلك الفترة.

تعرّف تعليمات النموذج ⁦1099-K⁩ الخانة 1a بأنها المبلغ الإجمالي دون النظر إلى الرسوم أو المبالغ المستردة أو التعديلات الأخرى، وبمبلغ كل معاملة في تاريخ المعاملة. ويشمل النموذج المدفوعات التي تسوّيها شركة المعالجة في السنة التقويمية، أي السنة التي تقدّم فيها تعليمات تحويل الأموال إليك، فقد يظهر بيع في آخر يوم من السنة في نموذج السنة التالية. ويتضمن هذا المبلغ الإجمالي ضريبة المبيعات، كما تقول مقدمة وزارة الخزانة للوائحها النهائية (IRB 2011-23)، ويحذّر المنشور 334 من أن النموذج قد يتضمن بنودًا ليست إيرادات للنشاط. فالنموذج عادةً أكبر من إيداعات البطاقات، وأكبر من مبيعات البطاقات وحدها لأن ضريبة المبيعات والإكراميات فيه. ولا يظهر النقد في النموذج أبدًا. وقد يضع يوم عمل في نقطة البيع يمتد إلى ما بعد منتصف الليل بيعًا متأخرًا في تاريخ غير الذي تستخدمه شركة المعالجة، فافحص الأيام الأخيرة من السنة يدويًا.

الخانة 1c جديدة في النموذج الحالي، والغرض منها إظهار الإكراميات النقدية الواردة في الخانة 1a؛ وتعدّ IRS إكراميات البطاقات الائتمانية وبطاقات الخصم إكراميات نقدية. ولا توجد الخانة 1c في النموذج الأقدم. طابق الخانة 1a، وخذ الإكراميات من الإكراميات المستحقة الدفع في دفاترك.

تسجيل النموذج نفسه كمبيعات يحسب المبيعات نفسها مرتين، لأن القيود اليومية تتضمنها بالفعل. وإذا لم يتطابق، فراجع تسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩.

ماذا لو توقفت مزامنة نقطة البيع أو لم تُسجَّل أسابيع من الأيام؟

أعد البناء من سجل نقطة البيع يومًا بيوم، وليس من الإيداعات. الدخل الذي تلقيته ولم تسجّله يبقى محسوبًا: تقول IRS إنه يجب الإبلاغ عن كل دخل تتلقاه من نشاطك.

1. ابحث عن آخر يوم سُجّل بشكل صحيح.
2. اطلب من مزوّد نقطة البيع تقارير نهاية اليوم لكل يوم ناقص.
3. سجّل قيدًا واحدًا لكل يوم، كما سبق.
4. سوِّ كل شهر مع كشوف البنك وشركة المعالجة.
5. ليوم بلا تقرير من نقطة البيع، أعد بناء مجاميع البطاقات من تقارير دفعات شركة المعالجة، والإيرادات النقدية من قسائم الإيداع وعدّ الصندوق وقسائم المدفوعات من الصندوق وأي سجلات مبيعات باقية. الإيداع وحده يفوّت النقد الذي دُفع من الصندوق أو بقي في اليد، وقد يغطي إيداع واحد عدة أيام. افصل المبيعات والضريبة والإكراميات، وضع علامة «أُعيد بناؤه» على اليوم، وضع علامة «غير محسوم» على المبالغ التي لا إثبات لها.
6. قارن ضريبة المبيعات المعاد بناؤها بالإقرارات المقدَّمة بالفعل.

الخطوة 6 هي التي تظهر فيها المشكلات. فإقرار ضريبة المبيعات أو تقرير الإكراميات أو النموذج ⁦1099-K⁩ الذي قُدّم من أرقام لم تعد تتطابق قد يحتاج إلى قرار، والأرقام المقدَّمة بين يديك، قبل ترحيل أي شيء: هل يجب تصحيحه، وبأي ترتيب. هذه هي النقطة التي تعرض فيها الأشهر المعاد بناؤها والإقرارات المقدَّمة على مختص. وللأشهر المتأخرة أصلًا، راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.

مثال

مبالغ توضيحية بالدولار الأمريكي، مقرّبة عمدًا.

مقهى، يوم واحد

افترض أن 160 دولارًا ضريبة مبيعات مفروضة على المشتري، وأن 200 دولار إكراميات اختيارية للعاملين، وأنه لم يُدفع نقد من الصندوق ولا يوجد احتياطي محتجز. يُظهر تقرير نقطة البيع مبيعات قدرها 2,000 دولار وضريبة مبيعات قدرها 160 دولارًا وإكراميات بطاقات قدرها 200 دولار. ودفع العملاء 540 دولارًا نقدًا و1,820 دولارًا بالبطاقات.

يساوي سطرا الدفع (2,360 دولارًا) المبيعات زائد الضريبة زائد الإكراميات. ويصل إيداع البطاقات في اليوم التالي بنحو 1,765 دولارًا: فرسوم ⁦3%⁩ على 1,820 دولارًا تبلغ نحو 55 دولارًا.

حيث يسمح قانون الولاية وسياسة الإكراميات لديك، يجوز أن تخرج من الإكراميات الرسوم المتعلقة بمبلغ 200 دولار من الإكراميات فقط (نحو 6 دولارات)، ولا يجوز أن تهبط بأجر العامل دون الحد الأدنى المطلوب للأجور؛ راجع إكراميات البطاقات: إيراد أم التزام.

متجر هدايا، أسبوع واحد

تُظهر نقطة البيع مبيعات قدرها 3,000 دولار للأسبوع، كلها مدفوعة بالبطاقات (دون ضريبة أو إكراميات، للتبسيط). ويُظهر البنك إيداعات قدرها 2,880 دولارًا.

الفرق البالغ 120 دولارًا مفسَّر وليس ناقصًا. تُظهر الدفاتر مبيعات قدرها 3,000 دولار ورسومًا قدرها 90 دولارًا ومبلغًا مستردًا قدره 30 دولارًا.

مطعم، مجموعة كبيرة

يبلغ طعام الطاولة وشرابها 1,000 دولار قبل الضريبة، وتضيف القائمة رسم خدمة إلزاميًا نسبته ⁦18%⁩، أي 180 دولارًا. تُظهره الدفاتر في سطر مبيعات مستقل، وكأجور عندما يُدفع للنادلين، مع استقطاع كشوف الرواتب. أما إذا أضاف الضيف إكرامية اختيارية قدرها 180 دولارًا على البطاقة، فيذهب مبلغ 180 دولارًا هذا إلى الإكراميات المستحقة الدفع وليس إلى المبيعات.

الأمر مختلف عندك؟

• الإيداعات لا تتطابق مع نقطة البيع منذ أكثر من شهر، أو تعطلت المزامنة وهناك أيام ناقصة، أو سُجّلت الإكراميات ورسوم الخدمة وضريبة المبيعات بطريقة غير متسقة: فإقرار ضريبة المبيعات أو النموذج ⁦1099-K⁩ الذي لم يعد يتطابق قد يعني إعادة بناء الأشهر السابقة. أحضر تقارير نهاية اليوم وكشوف شركة المعالجة والبنك وقسائم الإيداع وتقارير الإكراميات إلى مسك الدفاتر.
• تحتاج إلى دفع إكراميات البطاقات للعاملين أو إدارة تجميع للإكراميات: راجع إكراميات البطاقات: إيراد أم التزام.
• سحوبات ضريبة المبيعات لا تطابق الإقرار: راجع ضريبة مبيعات المطاعم وتسوية نقطة البيع.
• جزء كبير من دخلك نقد: راجع تسجيل المبيعات النقدية في نشاط يعتمد على النقد.
• يدفع بعض العملاء بتطبيق أو برمز QR، أو يصل المال إلى حساب شخصي: راجع مدفوعات النشاط عبر تطبيقات الدفع قبل أن تجمع اليوم.
• تقبل المدفوعات عبر تطبيق قارئ بطاقات أو عدة منصات: راجع الإيداعات بعد خصم الرسوم والإكراميات وتسوية المبيعات والدفعات والنموذج ⁦1099-K⁩.
• تريد قراءة الأرقام اليومية كقائمة أرباح وخسائر للمطعم: راجع قائمة الأرباح والخسائر للمطعم.