रोज़ की POS बिक्री दर्ज करना: टिप, कार्ड शुल्क, नकद और जमा

POS की दिन-अंत रिपोर्ट से रोज़ की बिक्री एंट्री में क्या-क्या जाता है?

अमेरिका में हर कार्यदिवस की POS दिन-अंत रिपोर्ट (जिसे क्लोज़-आउट या Z रिपोर्ट भी कहते हैं) से एक एंट्री बनाएँ। हर लाइन अलग जगह जाती है, क्योंकि बिक्री, बिक्री कर, टिप और सर्विस चार्ज अलग-अलग तरह का पैसा हैं। IRS (अमेरिकी आंतरिक राजस्व सेवा) कोई भी रिकॉर्ड प्रणाली चलने देती है, जो आय और खर्च साफ़ दिखाए; नीचे की व्यवस्था बहीखाते का एक तरीका है, IRS की तय की हुई एंट्री नहीं।

एंट्री तब संतुलित होती है जब ग्राहकों का भुगतान (नकद, कार्ड और दूसरे) बिक्री, बिक्री कर, टिप और सर्विस चार्ज के योग के बराबर हो, साथ में बेचे गए गिफ़्ट कार्ड भी जोड़ें। अगर नहीं होता, तो पोस्ट करने से पहले कारण खोजें; अंतर को बिक्री में डाल देने से वह छिप जाता है।

दिन तब आसान नहीं रहता जब उसमें कार्ड टिप और चुकाने के लिए स्टाफ हो, अनिवार्य सर्विस चार्ज हों, नकद का बड़ा हिस्सा हो, कई रजिस्टर या जगहें हों, टिप रिपोर्ट करने वाले कर्मचारी हों, या कोई राज्य टिप या सर्विस चार्ज पर अलग तरह से कर लगाता हो। शुरू करने से पहले दिन-अंत रिपोर्ट, प्रोसेसर और बैंक स्टेटमेंट, जमा पर्चियाँ और टिप रिपोर्ट इकट्ठा करें।

जो जमा एक महीने या ज़्यादा से POS से नहीं मिले हैं, सिंक बंद होने के बाद छूटे दिन, या असंगत तरीके से दर्ज टिप और बिक्री कर अलग समस्या हैं: जो बिक्री कर रिटर्न या Form 1099-K अब नहीं मिलता, उसका मतलब हो सकता है कि पिछले महीनों को दोबारा बनाना पड़े। छूटे दिनों वाला सेक्शन और अंत का "आपके मामले में अलग है?" देखें।

क्या रोज़ एक सारांश एंट्री करूँ या हर टिकट की?

बहीखाते के लिए रोज़ एक सारांश एंट्री (हर रजिस्टर या जगह के हिसाब से) काफ़ी हो सकती है, जब POS टिकट का ब्योरा रखता हो और आप उसे निकाल सकते हों। इस तरीके में सारांश ही बहीखाते की एंट्री है, और उसके पीछे की POS रिपोर्ट और टिकट सबूत हैं। Publication 583 कहती है कि कंप्यूटर रिकॉर्ड आपके बहीखाते और रिटर्न से मेल खाने चाहिए। टिकट-दर-टिकट एंट्री तभी करें जब बहीखाते को आइटम-स्तर का ब्योरा चाहिए; इस चुनाव की गहराई के लिए देखें हर ऑर्डर इंपोर्ट करें, या सिर्फ़ रोज़ और भुगतान के सारांश।

छोटे रेस्तरां के लिए स्प्रेडशीट चल सकती है: हर दिन की एक पंक्ति, ऊपर की तालिका की हर लाइन का एक कॉलम, गिना गया नकद और ओवर/शॉर्ट का कॉलम, और एक जाँच सेल (भुगतान घटा बिक्री, कर, टिप और चार्ज, जो शून्य होना चाहिए), साथ में महीने के हिसाब से योग। अगर POS अपने आप आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में पोस्ट करता है, तो देखें कि उसके खाते ऊपर की तालिका से मेल खाते हों, और बैंक फ़ीड को वही जमा दोबारा पोस्ट न करने दें।

कार्ड बिक्री, प्रोसेसर शुल्क और अगले दिन का जमा आपस में कैसे जुड़ते हैं?

इस तरीके में कार्ड की पूरी रकम बिक्री के दिन होल्डिंग खाते में दर्ज करें (वह खाता जो जमा आने तक कार्ड भुगतान रखता है)। जमा आने पर उसे होल्डिंग खाते से बैंक में ले जाएँ और प्रोसेसर शुल्क को खर्च में दर्ज करें। कार्ड जमा उस दिन के कार्ड भुगतान (कर और टिप सहित) घटा शुल्क, रिफ़ंड, chargeback (विवादित चार्ज जो प्रोसेसर वापस ले लेता है) और holdback (प्रोसेसर की रिज़र्व में रखी रकम) के बराबर होता है।

होल्डिंग बैलेंस उन बैच के बराबर होना चाहिए जिनका जमा नहीं आया, साथ में प्रोसेसर के पास रुकी कोई रिज़र्व; हर रकम को प्रोसेसर की रिपोर्ट से मिलाएँ। अगर प्रोसेसर शुल्क के लिए मासिक स्टेटमेंट से बिल करता है या बैंक से डेबिट करता है, तो हर शुल्क एक ही बार दर्ज करें।

सिर्फ़ शुद्ध जमा को बिक्री दर्ज करने से बिक्री में कर, टिप और शुल्क मिल जाते हैं: इससे बिक्री बढ़ी या घटी दिख सकती है और शुल्क छिप जाता है। यह Form 1099-K से भी नहीं मिल पाता, जो शुल्क से पहले की रकम रिपोर्ट करता है। Publication 583 हर महीने बैंक खाते का मिलान करने की सलाह देती है; स्टेटमेंट में ऐसे बैंक शुल्क हो सकते हैं जो आपने अभी दर्ज नहीं किए। भुगतान की गहराई के लिए देखें बिक्री, भुगतान और Form 1099-K का मिलान; कार्ड रीडर ऐप के लिए देखें शुल्क और टिप घटाकर आए जमा।

बिक्री कर, कार्ड टिप और सर्विस चार्ज कहाँ जाते हैं?

राज्य के लिए वसूला गया बिक्री कर आमतौर पर व्यवसाय की बिक्री नहीं होता, और स्वेच्छा से दी गई कार्ड टिप भी नहीं। अनिवार्य सर्विस चार्ज बिक्री है।

बिक्री कर। Publication 334 कहती है कि खरीदार पर लगाए गए राज्य और स्थानीय बिक्री कर, जिन्हें आपको वसूलना और जमा करना होता है, आय नहीं हैं। विक्रेता के तौर पर आप पर लगाया गया कर अलग है: उसे ग्राहक से वसूलने पर वह सकल प्राप्तियों में आ जाता है। देखें कि आपका राज्य किस तरह का कर लगाता है। एंट्री वसूला और चुकाया गया बिक्री कर में हैं; POS को रिटर्न से मिलाना रेस्तरां का बिक्री कर और POS मिलान में है। जो व्यवसाय बिक्री कर वसूलता है पर जमा नहीं करता, उस पर वह कर फिर भी बनता है, और कुछ राज्य स्वामी या किसी दूसरे ज़िम्मेदार व्यक्ति को निजी तौर पर जवाबदेह ठहराते हैं; अपने राज्य का नियम जाँचें।

कार्ड टिप। IRS Topic 761 नियोक्ता द्वारा बाँटी गई चार्ज की गई टिप (क्रेडिट और डेबिट कार्ड) को नकद टिप मानती है, जिसे कर्मचारी रिपोर्ट करता है। इन्हें चुकाने तक देय टिप में रखें। IRS कहती है कि स्वरोज़गार कामगारों को मिली टिप भी आय है, इसलिए जो एकल स्वामी टिप अपने पास रखता है, वह आमतौर पर उसे व्यावसायिक आय मानता है। अपनी ही कंपनी का कर्मचारी बने स्वामी का मामला पेरोल का सवाल है। स्टाफ को भुगतान कार्ड टिप: राजस्व या देनदारी में है।

सर्विस चार्ज। ग्राहक को जो चार्ज देना ही पड़ता है, जैसे बड़े समूह का चार्ज या भुगतान स्क्रीन जो शून्य से ऊपर टिप ज़बरदस्ती लगवाती है, वह टिप नहीं है, रसीद उसे कुछ भी कहे: IRS तथ्य देखती है। इसे अपनी अलग बिक्री लाइन में दर्ज करें। जब यह किसी कर्मचारी को दिया जाए, तो Topic 761 इसे ऐसा गैर-टिप वेतन मानती है जिस पर Social Security, Medicare और संघीय आयकर विथहोल्डिंग लगती है, इसलिए यह भुगतान वेतन है, देय टिप नहीं। स्टाफ के भुगतान से काटा गया कर, जिसमें वेतन के रूप में दी गई टिप और सर्विस चार्ज भी शामिल हैं, IRS के लिए रखा जाता है; जो ज़िम्मेदार व्यक्ति उसे वसूलने और जमा करने में जानबूझकर चूकता है, वह कर के बराबर जुर्माने के लिए निजी तौर पर जवाबदेह हो सकता है।

टिप और सर्विस चार्ज पर बिक्री कर लगेगा या नहीं, यह राज्य का कानून तय करता है। California में कर्मचारियों के पास रहने वाली वैकल्पिक टिप पर कर नहीं लगता, जबकि अनिवार्य टिप और अनिवार्य सर्विस चार्ज कर योग्य सकल प्राप्तियों में आते हैं (CDTFA Publication 22)। यह एक राज्य का नियम है; अपने राज्य का नियम जाँचें।

नकद बिक्री, ड्रॉअर की गिनती और नकद जमा कैसे दर्ज करूँ?

POS की नकद लाइन से नकद बिक्री पोस्ट करें, ड्रॉअर गिनें और गिनती की तुलना POS की अपेक्षित रकम से करें। किसी भी अंतर को cash over/short खाते में दर्ज करें (वह खाता जो ड्रॉअर के अंतर लेता है), बिक्री में नहीं। नकद पूरा जमा करें और पर्ची रखें।

Publication 583 कहती है कि रोज़ की सारी प्राप्तियाँ व्यावसायिक खाते में जमा करें, हर जमा पर्ची पर स्रोत लिखें, और व्यावसायिक भुगतान चेक से करें ताकि उनका दस्तावेज़ बने। गल्ले से विक्रेताओं को भुगतान का दस्तावेज़ बनाना कठिन है। अगर नकद गल्ले से सच में बाहर जाता है (विक्रेता, रिफ़ंड), तो हर भुगतान की पर्ची रखें; जमा उतनी रकम से कम होगा।

नकद-प्रधान व्यवसाय को और ध्यान चाहिए: देखें नकद-प्रधान व्यवसाय में नकद बिक्री दर्ज करना। रिफ़ंड के लिए देखें रिफ़ंड दर्ज करना।

मेरा जमा रोज़ की बिक्री के बराबर क्यों नहीं है, और अंतर कैसे खोजूँ?

जमा और दिन की बिक्री में अंतर कुछ जाने-पहचाने कारणों से आता है। एक ही दिनों की तुलना करें, फिर सूची में एक-एक कारण जाँचें।

अंतर खोजने के लिए:

1. एक सप्ताह चुनें और दिन-अंत रिपोर्ट से हर दिन के नकद और कार्ड योग लिखें।
2. हर कार्ड बैच को एक बैंक जमा से और नकद को जमा पर्चियों से मिलाएँ।
3. तालिका के शुल्क, रिफ़ंड, भुगतान-निकासी और रोकी गई रकम घटाएँ।
4. जो बचे, वही असली अंतर है। देखें कि कोई दिन दो बार तो दर्ज नहीं हुआ (POS सिंक और बैंक फ़ीड दोनों ने पोस्ट किया), कोई दिन छूटा तो नहीं, या जमा किसी दूसरे खाते में तो नहीं हुआ।

हर समझाए गए कारण को उसके अपने खाते में पोस्ट करें। अगर होल्डिंग खाते में ऐसा बैलेंस रह जाए जो साफ़ नहीं होता, तो देखें ऐसा undeposited funds बैलेंस जो साफ़ नहीं होता।

हर दिन के सबूत के तौर पर क्या रखूँ?

दिन-अंत रिपोर्ट और रजिस्टर टेप, ड्रॉअर गिनती की शीट और भुगतान की पर्चियाँ, नकद जमा पर्ची, कार्ड बैच रिपोर्ट, प्रोसेसर का मासिक स्टेटमेंट, बैंक स्टेटमेंट और कर्मचारियों की लिखित टिप रिपोर्ट रखें। Publication 583 कैश रजिस्टर टेप, बैंक जमा पर्चियों और क्रेडिट कार्ड चार्ज स्लिप को ऐसे दस्तावेज़ों में गिनती है जो सकल प्राप्तियाँ दिखाते हैं।

रिटर्न की किसी मद का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस रिटर्न की परिसीमा अवधि खत्म न हो जाए। रोज़गार कर के रिकॉर्ड, जैसे पेरोल और कर्मचारियों की आपको बताई गई टिप की रकम, कम से कम चार साल रखें। बिक्री कर के रिकॉर्ड की अवधि आपके राज्य की कर एजेंसी तय करती है; उसे जाँचें।

रोज़ की एंट्री 1099-K और बिक्री कर रिटर्न से कैसे मिलती हैं?

साल के कुल कार्ड भुगतान हर प्रोसेसर के Form 1099-K के box 1a से मिलने चाहिए, जब आप बिक्री की तारीखों और प्रोसेसर के ट्रांसफ़र की तारीखों के बीच साल-अंत का अंतर पाट दें। किसी फ़ाइलिंग अवधि के लिए आपका दर्ज देय बिक्री कर उस अवधि के रिटर्न के कर से मिलना चाहिए।

Form 1099-K के निर्देश box 1a को शुल्क, रिफ़ंड या दूसरे समायोजन का ध्यान रखे बिना कुल रकम बताते हैं, जिसमें हर लेनदेन की रकम उसके लेनदेन की तारीख पर तय होती है। फ़ॉर्म में वे भुगतान आते हैं जिन्हें प्रोसेसर कैलेंडर वर्ष में निपटाता है, यानी वह साल जिसमें वह आपको पैसा ट्रांसफ़र करने का निर्देश देता है, इसलिए साल के आखिरी दिन की बिक्री अगले साल के फ़ॉर्म में आ सकती है। उस कुल रकम में बिक्री कर शामिल है, जैसा Treasury की अंतिम नियमों की प्रस्तावना कहती है (IRB 2011-23), और Publication 334 चेतावनी देती है कि फ़ॉर्म में ऐसी मदें हो सकती हैं जो व्यावसायिक प्राप्तियाँ नहीं हैं। इसलिए फ़ॉर्म की रकम आमतौर पर आपके कार्ड जमा से बड़ी होती है, और सिर्फ़ आपकी कार्ड बिक्री से भी बड़ी, क्योंकि उसमें बिक्री कर और टिप हैं। नकद बिक्री फ़ॉर्म में कभी नहीं आती। आधी रात के बाद चलने वाला POS का कारोबारी दिन किसी देर की बिक्री को प्रोसेसर की तारीख से अलग तारीख पर डाल सकता है, इसलिए साल के आखिरी दिन हाथ से जाँचें।

Box 1c मौजूदा फ़ॉर्म में नया है और box 1a में शामिल नकद टिप दिखाने के लिए है; IRS क्रेडिट और डेबिट कार्ड टिप को नकद टिप गिनती है। पुराने फ़ॉर्म में box 1c नहीं है। box 1a से मिलान करें, और टिप की रकम अपनी देय टिप से लें।

फ़ॉर्म की रकम को ही बिक्री के रूप में पोस्ट करने से वही बिक्री दो बार गिनी जाएगी, क्योंकि रोज़ की एंट्री में वह पहले से है। अगर यह नहीं मिलता, तो देखें बिक्री, भुगतान और Form 1099-K का मिलान।

अगर POS सिंक बंद हो गया या कई हफ़्तों के दिन कभी दर्ज ही नहीं हुए, तो?

जमा से नहीं, POS इतिहास से दिन-दर-दिन दोबारा बनाएँ। जो आय आपको मिली पर कभी दर्ज नहीं हुई, वह फिर भी गिनी जाती है: IRS कहती है कि आपको व्यवसाय से मिली सारी आय रिपोर्ट करनी होगी।

1. वह आखिरी दिन खोजें जो सही दर्ज हुआ था।
2. POS प्रदाता से हर छूटे दिन की दिन-अंत रिपोर्ट माँगें।
3. ऊपर बताए अनुसार रोज़ एक एंट्री पोस्ट करें।
4. हर महीने बैंक और प्रोसेसर स्टेटमेंट से मिलान करें।
5. जिस दिन की POS रिपोर्ट नहीं है, उसके कार्ड योग प्रोसेसर की बैच रिपोर्ट से और नकद प्राप्तियाँ जमा पर्चियों, ड्रॉअर गिनती, भुगतान की पर्चियों और बची हुई बिक्री रिकॉर्ड से दोबारा बनाएँ। सिर्फ़ जमा देखने पर गल्ले से बाहर गया या हाथ में रखा नकद छूट जाता है, और एक जमा कई दिनों का हो सकता है। बिक्री, कर और टिप अलग करें, दिन को "दोबारा बनाया गया" चिह्नित करें, और जिन रकमों का सबूत नहीं है उन्हें अनसुलझा चिह्नित करें।
6. दोबारा बनाए गए बिक्री कर की तुलना पहले फ़ाइल हो चुके रिटर्न से करें।

स्टेप 6 में समस्याएँ सामने आती हैं। जो फ़ाइल किया हुआ बिक्री कर रिटर्न, टिप रिपोर्ट या Form 1099-K ऐसे आँकड़ों से बना हो जो अब नहीं मिलते, उस पर कुछ भी पोस्ट करने से पहले, फ़ाइल हुए आँकड़े हाथ में लेकर, फ़ैसला चाहिए हो सकता है: उसे सुधारना है या नहीं, और किस क्रम में। यही वह मोड़ है जहाँ दोबारा बनाए गए महीने और फ़ाइल हुए रिटर्न किसी विशेषज्ञ के पास ले जाएँ। जो महीने पहले से पीछे हैं, उनके लिए देखें पिछड़े हुए बहीखाते को पूरा करना।

उदाहरण

समझाने के लिए अमेरिकी डॉलर की रकमें, जान-बूझकर गोल।

कैफ़े, एक दिन

मान लें कि $160 खरीदार पर लगा बिक्री कर है, $200 कर्मचारियों के लिए स्वैच्छिक टिप है, गल्ले से कोई नकद बाहर नहीं गया और कोई रिज़र्व नहीं रोका गया। POS रिपोर्ट में $2,000 की बिक्री, $160 का बिक्री कर और $200 की कार्ड टिप है। ग्राहकों ने $540 नकद और $1,820 कार्ड से चुकाए।

दोनों भुगतान लाइनें ($2,360) बिक्री, कर और टिप के योग के बराबर हैं। कार्ड जमा अगले दिन आता है, लगभग $1,765: $1,820 पर 3% शुल्क लगभग $55 है।

जहाँ राज्य का कानून और आपकी टिप नीति इजाज़त दे, वहाँ सिर्फ़ $200 की टिप पर लगा शुल्क (लगभग $6) टिप में से कट सकता है, और इससे किसी कर्मचारी का वेतन आवश्यक न्यूनतम वेतन से नीचे नहीं जा सकता; देखें कार्ड टिप: राजस्व या देनदारी।

गिफ़्ट शॉप, एक सप्ताह

POS में सप्ताह की $3,000 की बिक्री दिखती है, सब कार्ड से (बात सरल रखने के लिए कोई कर या टिप नहीं)। बैंक में $2,880 के जमा दिखते हैं।

$120 का अंतर समझाया जा चुका है, गायब नहीं है। बहीखाते में $3,000 की बिक्री, $90 का शुल्क और $30 का रिफ़ंड दिखता है।

रेस्तरां, बड़ा समूह

एक टेबल का खाना-पीना कर से पहले $1,000 बनता है, और मेनू में अनिवार्य 18% चार्ज जुड़ता है: $180। बहीखाते में यह अपनी अलग बिक्री लाइन में दिखता है, और वेटरों को दिया जाए तो पेरोल विथहोल्डिंग के साथ वेतन के रूप में। अगर मेहमान इसके बदले कार्ड पर स्वैच्छिक $180 टिप जोड़ता है, तो वह $180 देय टिप में जाता है, बिक्री में नहीं।

आपके मामले में अलग है?

• जमा एक महीने से ज़्यादा से POS से नहीं मिले हैं, सिंक टूट गया और दिन छूट गए हैं, या टिप, सर्विस चार्ज और बिक्री कर असंगत तरीके से दर्ज हुए हैं: जो बिक्री कर रिटर्न या Form 1099-K अब नहीं मिलता, उसका मतलब हो सकता है कि पिछले महीनों को दोबारा बनाना पड़े। दिन-अंत रिपोर्ट, प्रोसेसर और बैंक स्टेटमेंट, जमा पर्चियाँ और टिप रिपोर्ट बहीखाता सेवा के पास लाएँ।
• आपको स्टाफ को कार्ड टिप देनी है या टिप पूल चलाना है: देखें कार्ड टिप: राजस्व या देनदारी।
• आपकी बिक्री कर की निकासी रिटर्न से नहीं मिलती: देखें रेस्तरां का बिक्री कर और POS मिलान।
• आपकी आय का बड़ा हिस्सा नकद है: देखें नकद-प्रधान व्यवसाय में नकद बिक्री दर्ज करना।
• कुछ ग्राहक ऐप या QR कोड से भुगतान करते हैं, या पैसा निजी खाते में आता है: दिन का योग निकालने से पहले देखें पेमेंट ऐप से व्यावसायिक भुगतान।
• आप कार्ड रीडर ऐप या कई प्लेटफ़ॉर्म से भुगतान लेते हैं: देखें शुल्क और टिप घटाकर आए जमा और बिक्री, भुगतान और Form 1099-K का मिलान।
• आप रोज़ के आँकड़े रेस्तरां के P&L की तरह पढ़ना चाहते हैं: देखें रेस्तरां का लाभ-हानि विवरण।