רישום מכירות יומי מקופה (POS): טיפים, עמלות כרטיס, מזומן והפקדות

מה נכנס לרישום מכירות יומי מדוח סוף היום של הקופה?

עושים רישום אחד לכל יום עסקים מדוח סוף היום של הקופה (POS), שנקרא גם דוח סגירה או דוח Z. כל שורה הולכת למקום אחר, כי מכירות, מס מכירה, טיפים ודמי שירות הם סוגים שונים של כסף. ב-⁠IRS מאפשרים להשתמש בכל שיטת רישום שמראה בבירור הכנסות והוצאות; הפריסה שלהלן היא שיטה של הנהלת חשבונות, לא רישום ש-⁠IRS קבע.

הרישום מתאזן כשמה שהלקוחות שילמו (מזומן, כרטיס ואחר) שווה למכירות ועוד מס מכירה ועוד טיפים ועוד דמי שירות, ועוד כרטיסי מתנה שנמכרו. אם לא, מצאו את הסיבה לפני שרושמים; דחיקת ההפרש למכירות מסתירה אותו.

יום אינו פשוט כשיש בו טיפים בכרטיס ועובדים לשלם להם, דמי שירות חובה, חלק גדול של מזומן, כמה קופות או סניפים, עובדים שמדווחים על טיפים, או מדינה שמטילה מס על טיפים או על דמי שירות באופן שונה. אספו לפני שמתחילים את דוחות סוף היום, דפי חשבון של מעבד התשלומים והבנק, שוברי הפקדה ודוחות טיפים.

הפקדות שלא תואמות לקופה כבר חודש או יותר, ימים חסרים אחרי שהסנכרון נעצר, או טיפים ומס מכירה שנרשמו בצורה לא עקבית הן בעיה אחרת: דוח מס מכירה או טופס ⁦1099-K⁩ שכבר לא מתאימים עשויים לדרוש לבנות מחדש את החודשים הקודמים. ראו את הפרק על ימים חסרים ואת “המצב שלכם שונה?” בסוף.

לרשום סיכום יומי אחד או כל חשבונית?

רישום סיכום אחד ליום (לכל קופה או סניף) יכול להספיק לספרים כשהקופה שומרת את פירוט החשבוניות ואפשר להפיק אותו. בשיטה הזו הסיכום הוא הרישום בספרים, ודוח הקופה והחשבוניות שמאחוריו הם ההוכחה. פרסום 583 קובע שרשומות ממוחשבות חייבות להתאים לספרים ולדוח המס. רושמים חשבונית אחר חשבונית רק כשהספרים צריכים פירוט ברמת פריט; להשוואה מעמיקה ראו ייבוא כל ההזמנות, או סיכומי יום והעברות בלבד.

גיליון אלקטרוני יכול להתאים למסעדה קטנה: שורה לכל יום, עמודה לכל שורה בטבלה שלמעלה, עמודה למזומן שנספר ולעודף או חסר, ותא בדיקה (תשלומים פחות מכירות, מס, טיפים ודמי שירות, שאמור להיות אפס), עם סיכומים לפי חודש. אם הקופה רושמת לבד בתוכנת הנהלת החשבונות, בדקו שהחשבונות שלה תואמים לטבלה, ואל תתנו לחיבור הבנק לרשום שוב את אותן הפקדות.

איך מתחברים מכירות בכרטיס, עמלות מעבד התשלומים וההפקדה למחרת?

בשיטה הזו רושמים את כל סכום הכרטיס ביום המכירה, בחשבון ביניים (החשבון ששומר תשלומי כרטיס עד שההפקדה מגיעה). כשההפקדה מגיעה, מעבירים אותה מחשבון הביניים לבנק ורושמים את עמלת מעבד התשלומים כהוצאה. הפקדת כרטיס שווה לתשלומי הכרטיס של היום (כולל מס וטיפים) פחות עמלות, החזרים, זיכויים חוזרים (chargebacks, חיובים שנוגדו ושמעבד התשלומים לוקח בחזרה) וכל סכום מעוכב (כסף ששמור אצל מעבד התשלומים כעתודה).

יתרת חשבון הביניים אמורה להיות שווה לקבוצות שעוד לא הופקדו ועוד כל עתודה שעדיין מוחזקת; התאימו כל סכום לדוחות של מעבד התשלומים. אם מעבד התשלומים מחייב עמלות בדף חשבון חודשי או מחייב אותן ישירות בבנק, רשמו כל עמלה פעם אחת.

רישום של ההפקדה נטו בלבד כמכירות מערבב מכירות עם מס, טיפים ועמלות: הוא עלול להציג מכירות גבוהות או נמוכות מדי ומסתיר את העמלה. הוא גם לא יכול להתאים לטופס ⁦1099-K⁩, שמדווח לפני עמלות. פרסום 583 ממליץ להתאים את חשבון הבנק כל חודש; דף חשבון עשוי לכלול חיובי בנק שעוד לא רשמתם. להעברות בהרחבה ראו התאמת מכירות, העברות וטופס ⁦1099-K⁩; לאפליקציית קורא כרטיסים ראו הפקדות נטו אחרי עמלות וטיפים.

לאן הולכים מס מכירה, טיפים בכרטיס ודמי שירות?

מס מכירה שנגבה עבור המדינה הוא בדרך כלל לא מכירות של העסק, וגם טיפים וולונטריים בכרטיס אינם מכירות. דמי שירות חובה הם מכירה.

מס מכירה. פרסום 334 קובע שמסי מכירה של מדינה ושל רשות מקומית שמוטלים על הקונה, ושאתם חייבים לגבות ולהעביר, אינם הכנסה. מס שמוטל עליכם כמוכרים הוא עניין אחר: גבייה שלו מהלקוח מכניסה אותו לתקבולים ברוטו. בדקו איזה סוג מטילה המדינה שלכם. הרישומים נמצאים במס מכירה שנגבה ושולם; התאמת הקופה לדוח נמצאת בהתאמת מס מכירה וקופה במסעדה. עסק שגובה מס מכירה ולא מעביר אותו עדיין חייב בו, וחלק מהמדינות מטילות על בעלים או על אחראי אחר אחריות אישית; בדקו אצלכם.

טיפים בכרטיס. נושא 761 של IRS רואה בטיפים שחויבו (בכרטיס אשראי או חיוב) ושהמעסיק מחלק טיפים במזומן שהעובד מדווח עליהם. החזיקו אותם בטיפים לתשלום עד שמשלמים. ב-⁠IRS אומרים שטיפים שמקבלים עצמאים הם גם הכנסה, ולכן בעלים יחיד ששומר את הטיפים מתייחס אליהם בדרך כלל כהכנסה עסקית. בעלים שהוא עובד של החברה שלו הוא שאלה של שכר. תשלום לעובדים נמצא בטיפים בכרטיס: הכנסה או התחייבות.

דמי שירות. חיוב שהלקוח חייב לשלם, כמו חיוב לקבוצה גדולה או הנחיה בתשלום שמכריחה טיפ מעל אפס, אינו טיפ, איך שהקבלה לא תקרא לו: IRS בודק את העובדות. רשמו אותו בשורת מכירות משלו. כשמשלמים אותו לעובד, נושא 761 רואה בו שכר שאינו טיפ, החייב בביטוח לאומי, במדיקר ובניכוי מס הכנסה פדרלי במקור, ולכן התשלום הוא שכר, לא טיפים לתשלום. מס שנוכה משכר עובדים, כולל טיפים ודמי שירות ששולמו כשכר, מוחזק עבור IRS; אדם האחראי לגבות ולהעביר אותו שנמנע מכך במתכוון עלול להיות חייב אישית בקנס השווה למס.

אם מס מכירה חל על טיפים ועל דמי שירות נקבע בחוק המדינה. בקליפורניה טיפים וולונטריים שהעובדים שומרים אינם חייבים במס, ואילו טיפים חובה ודמי שירות חובה נכללים בתקבולים ברוטו החייבים (פרסום 22 של CDTFA). זה כלל של מדינה אחת; בדקו את המדינה שלכם.

איך רושמים מכירות במזומן, ספירת המגירה והפקדת המזומן?

רשמו מכירות במזומן משורת המזומן בקופה, ספרו את המגירה והשוו את הספירה למה שהקופה מצפה לו. רשמו כל הפרש בחשבון עודף/חסר במזומן (cash over/short, החשבון שקולט הפרשי מגירה), לא במכירות. הפקידו את המזומן במלואו ושמרו את השובר.

פרסום 583 קובע להפקיד את כל התקבולים היומיים בחשבון העסק, לציין את המקור בכל שובר הפקדה, ולשלם הוצאות עסק בצ׳ק כדי לתעד אותן. תשלום לספקים ישירות מהקופה קשה לתעד. אם מזומן כן יוצא מהקופה (ספק, החזר), שמרו שובר לכל תשלום; ההפקדה קטנה בסכום הזה.

עסק עתיר מזומן צריך יותר: ראו רישום מכירות במזומן בעסק עתיר מזומן. להחזרים ראו רישום החזרים בספרים.

למה ההפקדה שלי לא שווה למכירות היומיות, ואיך מוצאים את ההפרש?

הפקדה שונה ממכירות היום מכמה סיבות מוכרות. השוו את אותם ימים, ועברו על הרשימה.

כך מוצאים את הפער:

1. בחרו שבוע אחד ורשמו את סכומי המזומן והכרטיס של כל יום מדוחות סוף היום.
2. התאימו כל קבוצת חיובים בכרטיס להפקדה אחת בבנק, ואת המזומן לשוברי ההפקדה.
3. הפחיתו את העמלות, ההחזרים, ההוצאות מהקופה והסכומים המעוכבים מהטבלה.
4. מה שנשאר הוא הפער האמיתי. חפשו יום שנרשם פעמיים (סנכרון קופה וחיבור בנק שרשמו שניהם), יום שלא נרשם, או הפקדה לחשבון אחר.

רשמו כל סיבה שהוסברה בחשבון משלה. אם בחשבון הביניים נשארת יתרה שלא מתנקה, ראו יתרת Undeposited Funds שלא מתנקה.

מה שומרים כהוכחה לכל יום?

שמרו את דוח סוף היום ואת סרט הקופה, דף ספירת המגירה ושוברי ההוצאה מהקופה, שובר הפקדת המזומן, דוח קבוצת הכרטיסים, דף החשבון החודשי של מעבד התשלומים, דף חשבון הבנק, ודוחות הטיפים הכתובים של העובדים. פרסום 583 מונה סרטי קופה, שוברי הפקדה בבנק ושוברי חיוב בכרטיס אשראי בין המסמכים שמראים תקבולים ברוטו.

שמרו רשומות שתומכות בפריט בדוח מס עד שתקופת ההתיישנות של אותו דוח פוקעת. שמרו רשומות מס תעסוקה, כמו שכר וסכומי הטיפים שעובדים מדווחים לכם, לפחות ארבע שנים. רשות המסים של המדינה שלכם קובעת את התקופה לרשומות מס מכירה; בדקו אותה.

איך הרישומים היומיים מתחברים לטופס ⁦1099-K⁩ ולדוח מס המכירה?

תשלומי הכרטיס ברוטו של השנה אמורים להתאים לתיבה 1a בטופס ⁦1099-K⁩ של כל מעבד תשלומים, אחרי שמגשרים על כל הפרש סוף שנה בין תאריכי המכירה לתאריכי ההעברה של מעבד התשלומים. מס המכירה לתשלום שרשמתם לתקופת הגשה אמור להתאים למס שבדוח של אותה תקופה.

הוראות טופס ⁦1099-K⁩ מגדירות את תיבה 1a כסכום ברוטו בלי התחשבות בעמלות, בהחזרים או בהתאמות אחרות, כשסכום כל עסקה נקבע לפי תאריך העסקה. הטופס מכסה תשלומים שמעבד התשלומים מסדיר בשנה הקלנדרית, כלומר בשנה שבה הוא מעביר את ההוראה להעביר לכם את הכסף, ולכן מכירה ביום האחרון של השנה יכולה להגיע לטופס של השנה הבאה. הסכום ברוטו הזה כולל מס מכירה, כפי שנאמר בהקדמה של משרד האוצר לתקנות הסופיות (IRB 2011-23), ופרסום 334 מזהיר שהטופס עשוי לכלול פריטים שאינם תקבולים עסקיים. לכן הטופס גדול בדרך כלל מהפקדות הכרטיס שלכם, וגדול ממכירות הכרטיס לבדן כי מס המכירה והטיפים כלולים בו. מכירות במזומן לא מופיעות בטופס לעולם. יום עסקים בקופה שנמשך אחרי חצות יכול גם להציב מכירה מאוחרת בתאריך אחר מזה שמעבד התשלומים משתמש בו, ולכן בדקו ידנית את הימים האחרונים של השנה.

תיבה 1c חדשה בטופס הנוכחי ונועדה להראות את הטיפים במזומן שכלולים בתיבה 1a; ב-⁠IRS סופרים טיפים בכרטיס אשראי וחיוב כטיפים במזומן. בטופס קודם אין תיבה 1c. התאימו לתיבה 1a, ולקחו את הטיפים מהטיפים לתשלום שלכם.

רישום הטופס עצמו כמכירות יספור את אותן מכירות פעמיים, כי הרישומים היומיים כבר כוללים אותן. אם הוא לא מתאים, ראו התאמת מכירות, העברות וטופס ⁦1099-K⁩.

מה אם סנכרון הקופה נעצר או שבועות של ימים לא נרשמו?

בנו מחדש מהיסטוריית הקופה יום אחר יום, לא מההפקדות. הכנסה שקיבלתם ולא רשמתם עדיין נספרת: ב-⁠IRS אומרים שחובה לדווח על כל ההכנסה שאתם מקבלים מהעסק.

1. מצאו את היום האחרון שנרשם נכון.
2. בקשו מספק הקופה את דוחות סוף היום לכל יום חסר.
3. רשמו רישום אחד לכל יום, כמתואר לעיל.
4. התאימו כל חודש לדפי החשבון של הבנק ושל מעבד התשלומים.
5. ליום בלי דוח קופה, בנו מחדש את סכומי הכרטיס מדוחות הקבוצות של מעבד התשלומים ואת תקבולי המזומן משוברי הפקדה, ספירות מגירה, שוברי הוצאה מהקופה וכל רשומות מכירה שנשארו. הפקדה לבדה מחמיצה מזומן שיצא מהקופה או נשמר בידיים, והפקדה אחת עשויה לכסות כמה ימים. הפרידו בין מכירות, מס וטיפים, סמנו את היום כשוחזר, וסמנו סכומים בלי תימוכין כלא מוסברים.
6. השוו את מס המכירה ששוחזר לדוחות שכבר הוגשו.

שלב 6 הוא המקום שבו בעיות צפות. דוח מס מכירה, דוח טיפים או טופס ⁦1099-K⁩ שהוגשו על בסיס מספרים שכבר לא מתאימים עשויים לדרוש החלטה, כשהמספרים שהוגשו בידיכם, לפני שרושמים משהו: אם צריך לתקן אותם, ובאיזה סדר. זו הנקודה להביא את החודשים ששוחזרו ואת הדוחות שהוגשו לאיש מקצוע. לחודשים שכבר מפגרים ראו השלמת ספרים באיחור.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים אמריקאיים, מעוגלים בכוונה.

בית קפה, יום אחד

נניח ש-⁠⁦$160⁩ הם מס מכירה שמוטל על הקונה, ש-⁠⁦$200⁩ הם טיפים וולונטריים לעובדים, ושלא יצא מזומן מהקופה ואין עתודה מוחזקת. דוח הקופה מראה מכירות של ⁦$2,000⁩, מס מכירה של ⁦$160⁩ וטיפים בכרטיס של ⁦$200⁩. הלקוחות שילמו ⁦$540⁩ במזומן ו-⁠⁦$1,820⁩ בכרטיס.

שתי שורות התשלום (⁦$2,360⁩) שוות למכירות ועוד מס ועוד טיפים. הפקדת הכרטיס מגיעה למחרת, בערך ⁦$1,765⁩: עמלה של ⁦3%⁩ על ⁦$1,820⁩ היא בערך ⁦$55⁩.

כשחוק המדינה ומדיניות הטיפים שלכם מאפשרים זאת, רק העמלה על ⁦$200⁩ הטיפים (בערך $6) יכולה לצאת מהטיפים, והיא לא יכולה להוריד את שכר העובד מתחת לשכר המינימום הנדרש; ראו טיפים בכרטיס: הכנסה או התחייבות.

חנות מתנות, שבוע אחד

הקופה מראה מכירות של ⁦$3,000⁩ לשבוע, הכול בכרטיס (בלי מס ובלי טיפים, כדי לפשט). הבנק מראה הפקדות של ⁦$2,880⁩.

הפער של ⁦$120⁩ מוסבר, לא חסר. הספרים מראים מכירות של ⁦$3,000⁩, עמלות של ⁦$90⁩ והחזר של ⁦$30⁩.

מסעדה, קבוצה גדולה

האוכל והשתייה של שולחן מגיעים ל-⁠⁦$1,000⁩ לפני מס, והתפריט מוסיף חיוב חובה של ⁦18%⁩: ⁦$180⁩. הספרים מציגים אותו בשורת מכירות משלו, וכשכר כשמשלמים אותו למלצרים, עם ניכוי במקור משכר. אם האורח מוסיף במקום זה בכרטיס טיפ וולונטרי של ⁦$180⁩, ה-⁠⁦$180⁩ האלה הולכים לטיפים לתשלום, לא למכירות.

המצב שלכם שונה?

• ההפקדות לא תואמות לקופה יותר מחודש, הסנכרון נשבר וימים חסרים, או שטיפים, דמי שירות ומס מכירה נרשמו בצורה לא עקבית: דוח מס מכירה או טופס ⁦1099-K⁩ שכבר לא מתאימים עשויים לדרוש לבנות מחדש את החודשים הקודמים. הביאו את דוחות סוף היום, דפי החשבון של מעבד התשלומים והבנק, שוברי ההפקדה ודוחות הטיפים להנהלת חשבונות.
• אתם צריכים לשלם טיפים בכרטיס לעובדים או לנהל מאגר טיפים: ראו טיפים בכרטיס: הכנסה או התחייבות.
• משיכות מס המכירה שלכם לא תואמות לדוח: ראו התאמת מס מכירה וקופה במסעדה.
• חלק גדול מההכנסה שלכם הוא מזומן: ראו רישום מכירות במזומן בעסק עתיר מזומן.
• חלק מהלקוחות משלמים באפליקציה או בקוד QR, או שהכסף נוחת בחשבון פרטי: ראו תשלומי עסק דרך אפליקציות תשלום לפני שמסכמים את היום.
• אתם מקבלים תשלומים דרך אפליקציית קורא כרטיסים או כמה פלטפורמות: ראו הפקדות נטו אחרי עמלות וטיפים והתאמת מכירות, העברות וטופס ⁦1099-K⁩.
• אתם רוצים לקרוא את המספרים היומיים כדוח רווח והפסד של מסעדה: ראו דוח רווח והפסד של מסעדה.