Ghi sổ doanh thu POS hằng ngày: tiền tip, phí thẻ, tiền mặt

Bút toán doanh thu hằng ngày gồm những gì từ báo cáo cuối ngày của POS?

Mỗi ngày kinh doanh ghi một bút toán từ báo cáo cuối ngày của POS (còn gọi là báo cáo kết ca hoặc báo cáo Z). Mỗi dòng đi vào một nơi khác nhau, vì doanh thu bán hàng, thuế bán hàng, tiền tip và phí dịch vụ là những loại tiền khác nhau. IRS cho phép bạn dùng bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí; cách trình bày dưới đây là một phương pháp ghi sổ, không phải bút toán do IRS quy định.

Bút toán cân đối khi số tiền khách đã trả (tiền mặt, thẻ và các cách khác) bằng doanh thu cộng thuế bán hàng cộng tiền tip cộng phí dịch vụ, cộng thêm thẻ quà tặng bán ra nếu có. Nếu không cân, hãy tìm nguyên nhân trước khi ghi sổ; đẩy phần chênh lệch vào doanh thu chỉ che giấu nó.

Một ngày kinh doanh không đơn giản khi có tiền tip bằng thẻ và nhân viên cần trả, phí dịch vụ bắt buộc, phần lớn thu bằng tiền mặt, nhiều máy tính tiền hoặc nhiều địa điểm, nhân viên khai báo tiền tip, hoặc tiểu bang đánh thuế tiền tip hay phí dịch vụ theo cách khác. Hãy tập hợp báo cáo cuối ngày, sao kê của đơn vị xử lý thẻ và ngân hàng, phiếu gửi tiền và báo cáo tiền tip trước khi bắt đầu.

Tiền gửi không khớp với POS từ một tháng trở lên, thiếu những ngày sau khi đồng bộ ngừng, hoặc tiền tip và thuế bán hàng được ghi không nhất quán là một vấn đề khác: tờ khai thuế bán hàng hoặc Form 1099-K không còn khớp có thể có nghĩa là phải dựng lại các tháng trước. Xem phần về những ngày bị thiếu và mục "Trường hợp của bạn có khác không?" ở cuối trang.

Tôi nên nhập một bút toán tổng hợp mỗi ngày hay từng hóa đơn?

Một bút toán tổng hợp mỗi ngày (mỗi máy tính tiền hoặc mỗi địa điểm) có thể đủ cho sổ sách khi POS giữ chi tiết từng hóa đơn và bạn xuất được chi tiết đó. Theo phương pháp này, bút toán tổng hợp là bút toán ghi sổ, còn báo cáo POS và các hóa đơn đứng sau nó là chứng từ. Publication 583 nói hồ sơ trên máy tính phải khớp với sổ sách và tờ khai của bạn. Chỉ nhập từng hóa đơn khi sổ sách cần chi tiết đến từng món; để hiểu sâu hơn về lựa chọn này, xem nhập từng đơn hàng, hay chỉ nhập tổng hợp theo ngày và theo đợt chuyển tiền.

Một bảng tính có thể đủ dùng cho nhà hàng nhỏ: mỗi ngày một hàng, mỗi dòng trong bảng ở trên một cột, thêm cột tiền mặt đã đếm và cột chênh lệch thừa/thiếu, cùng một ô kiểm tra (tiền thanh toán trừ doanh thu, thuế, tiền tip và phí, kết quả phải bằng không), với tổng theo tháng. Nếu POS tự ghi vào phần mềm kế toán của bạn, hãy kiểm tra các tài khoản của nó có khớp với bảng trên không, và đừng để bank feed ghi lại cùng các khoản tiền gửi đó lần nữa.

Doanh thu thẻ, phí của đơn vị xử lý thẻ và tiền gửi ngày hôm sau liên quan với nhau thế nào?

Theo phương pháp này, hãy ghi toàn bộ số tiền thẻ vào ngày bán, trong một tài khoản chờ (tài khoản giữ các khoản thanh toán thẻ cho đến khi tiền về). Khi tiền về, chuyển nó từ tài khoản chờ sang ngân hàng và ghi phí của đơn vị xử lý thẻ là chi phí. Khoản tiền gửi từ thẻ bằng các khoản thanh toán thẻ của ngày đó (đã gồm thuế và tiền tip) trừ phí, hoàn tiền, chargeback (khoản khách khiếu nại mà đơn vị xử lý thu hồi lại) và mọi holdback (tiền đơn vị xử lý giữ lại làm dự phòng).

Số dư tài khoản chờ phải bằng các lô chưa chuyển tiền cộng phần dự phòng còn bị giữ; hãy đối chiếu từng khoản với báo cáo của đơn vị xử lý thẻ. Nếu đơn vị xử lý thẻ tính phí trên sao kê hằng tháng hoặc trừ trực tiếp từ ngân hàng, hãy ghi mỗi khoản phí đúng một lần.

Nếu chỉ ghi khoản tiền gửi ròng là doanh thu thì doanh thu bị trộn với thuế, tiền tip và phí: doanh thu có thể bị khai cao hoặc thấp hơn thực tế, và phí bị che mất. Số liệu đó cũng không thể khớp với Form 1099-K, vốn được báo cáo trước khi trừ phí. Publication 583 khuyên đối chiếu tài khoản ngân hàng mỗi tháng; sao kê có thể gồm các khoản phí ngân hàng mà bạn chưa ghi. Để hiểu sâu hơn về các khoản chuyển tiền, xem đối chiếu doanh thu, khoản chuyển tiền và Form 1099-K; với ứng dụng đầu đọc thẻ, xem tiền gửi sau khi trừ phí và tiền tip.

Thuế bán hàng, tiền tip bằng thẻ và phí dịch vụ ghi vào đâu?

Thuế bán hàng thu cho tiểu bang thường không phải doanh thu của doanh nghiệp, tiền tip tự nguyện bằng thẻ cũng vậy. Phí dịch vụ bắt buộc là một khoản doanh thu bán hàng.

Thuế bán hàng. Publication 334 nói thuế bán hàng của tiểu bang và địa phương đánh lên người mua, mà bạn phải thu và nộp, không phải là thu nhập. Thuế đánh lên bạn với tư cách người bán thì khác: khi thu khoản đó từ khách, nó nằm trong tổng doanh thu. Hãy kiểm tra tiểu bang của bạn đánh loại nào. Các bút toán nằm ở thuế bán hàng đã thu và đã nộp; cách đối chiếu POS với tờ khai nằm ở đối chiếu thuế bán hàng nhà hàng với POS. Doanh nghiệp đã thu thuế bán hàng mà không nộp vẫn nợ khoản thuế đó, và một số tiểu bang buộc chủ doanh nghiệp hoặc người chịu trách nhiệm khác phải chịu trách nhiệm cá nhân; hãy kiểm tra tiểu bang của bạn.

Tiền tip bằng thẻ. IRS Topic 761 coi tiền tip thanh toán bằng thẻ (thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ) mà người sử dụng lao động chia lại là tiền tip bằng tiền mặt mà nhân viên phải khai báo. Hãy giữ chúng trong tiền tip phải trả cho đến khi trả. IRS nói tiền tip của người tự kinh doanh cũng là thu nhập, nên chủ doanh nghiệp một mình giữ tiền tip nói chung coi đó là thu nhập kinh doanh. Chủ sở hữu là nhân viên của chính công ty mình thì là vấn đề về bảng lương. Cách trả cho nhân viên nằm ở tiền tip bằng thẻ: doanh thu hay khoản nợ.

Phí dịch vụ. Một khoản phí khách bắt buộc phải trả, như phí nhóm khách đông hoặc màn hình thanh toán buộc tiền tip lớn hơn không, không phải là tiền tip, dù biên lai gọi là gì: IRS xem xét các sự kiện cụ thể. Hãy ghi nó vào một dòng doanh thu riêng. Khi nó được trả cho nhân viên, Topic 761 coi đó là tiền lương không phải tiền tip, chịu thuế An sinh Xã hội, thuế Medicare và khấu trừ thuế thu nhập liên bang, nên khoản chi trả là tiền lương, không phải tiền tip phải trả. Thuế khấu trừ từ lương nhân viên, gồm cả tiền tip và phí dịch vụ trả dưới dạng tiền lương, là tiền giữ hộ IRS; người có trách nhiệm thu và nộp mà cố ý không làm có thể chịu trách nhiệm cá nhân với khoản phạt bằng số thuế đó.

Thuế bán hàng có áp dụng cho tiền tip và phí dịch vụ hay không là do luật tiểu bang quy định. Tại California, tiền tip tự nguyện mà nhân viên giữ không bị đánh thuế, còn tiền tip bắt buộc và phí dịch vụ bắt buộc nằm trong tổng doanh thu chịu thuế (CDTFA Publication 22). Đó là quy định của một tiểu bang; hãy kiểm tra tiểu bang của bạn.

Tôi ghi sổ doanh thu tiền mặt, số tiền đếm trong két và khoản tiền mặt gửi ngân hàng thế nào?

Ghi doanh thu tiền mặt từ dòng tiền mặt của POS, đếm tiền trong két, và so số đếm với số POS dự kiến. Ghi mọi chênh lệch vào tài khoản chênh lệch tiền mặt (cash over/short, tài khoản nhận các chênh lệch của két), không ghi vào doanh thu. Gửi toàn bộ tiền mặt vào ngân hàng và giữ phiếu gửi.

Publication 583 nói hãy gửi toàn bộ doanh thu hằng ngày vào tài khoản của doanh nghiệp, ghi nguồn tiền trên mỗi phiếu gửi, và thanh toán chi phí kinh doanh bằng séc để có chứng từ. Trả tiền cho nhà cung cấp từ két thì khó lập chứng từ. Nếu tiền mặt có rời khỏi két (trả nhà cung cấp, hoàn tiền), hãy giữ phiếu cho từng khoản chi; khoản tiền gửi sẽ nhỏ hơn đúng bằng số đó.

Doanh nghiệp thu nhiều tiền mặt cần làm nhiều hơn: xem ghi sổ doanh thu tiền mặt khi doanh nghiệp thu nhiều tiền mặt. Về hoàn tiền, xem ghi sổ các khoản hoàn tiền.

Vì sao tiền gửi của tôi không bằng doanh thu hằng ngày, và tìm chênh lệch thế nào?

Tiền gửi khác doanh thu trong ngày vì một số nguyên nhân quen thuộc. Hãy so sánh đúng những ngày đó, rồi xem lần lượt danh sách.

Để tìm chênh lệch:

1. Chọn một tuần và liệt kê tổng tiền mặt và tổng thẻ của từng ngày từ báo cáo cuối ngày.
2. Đối chiếu mỗi lô thanh toán thẻ với một khoản tiền gửi ngân hàng, và tiền mặt với các phiếu gửi.
3. Trừ phí, hoàn tiền, khoản chi từ két và tiền bị giữ lại trong bảng trên.
4. Phần còn lại là chênh lệch thật. Hãy tìm xem có ngày nào bị nhập hai lần (đồng bộ POS và bank feed cùng ghi), có ngày nào chưa nhập, hoặc có khoản tiền gửi vào tài khoản khác không.

Ghi từng nguyên nhân đã giải thích được vào tài khoản riêng của nó. Nếu tài khoản chờ có số dư mãi không hết, xem số dư Undeposited Funds không hết.

Tôi cần giữ những chứng từ nào cho mỗi ngày?

Hãy giữ báo cáo cuối ngày và băng giấy của máy tính tiền, bảng đếm tiền trong két và phiếu chi từ két, phiếu gửi tiền mặt, báo cáo lô thanh toán thẻ, sao kê hằng tháng của đơn vị xử lý thẻ, sao kê ngân hàng, và báo cáo tiền tip bằng văn bản của nhân viên. Publication 583 nêu băng giấy của máy tính tiền, phiếu gửi ngân hàng và hóa đơn thanh toán thẻ tín dụng là các chứng từ cho thấy tổng doanh thu.

Hãy giữ hồ sơ chứng minh một khoản trên tờ khai cho đến khi thời hiệu của tờ khai đó hết. Hãy giữ hồ sơ thuế lao động, như bảng lương và số tiền tip nhân viên báo cho bạn, ít nhất bốn năm. Cơ quan thuế tiểu bang của bạn quy định thời gian giữ hồ sơ thuế bán hàng; hãy kiểm tra.

Các bút toán hằng ngày khớp với Form 1099-K và tờ khai thuế bán hàng thế nào?

Tổng thanh toán thẻ trong năm phải khớp với box 1a của Form 1099-K của từng đơn vị xử lý thẻ, sau khi bạn bù chênh lệch cuối năm giữa ngày bán và ngày đơn vị xử lý chuyển tiền. Thuế bán hàng phải nộp mà bạn đã ghi cho một kỳ khai phải khớp với số thuế trên tờ khai của kỳ đó.

Hướng dẫn Form 1099-K định nghĩa box 1a là tổng số tiền không tính phí, hoàn tiền hay các điều chỉnh khác, với số tiền của từng giao dịch được tính theo ngày giao dịch. Biểu mẫu này bao gồm các khoản thanh toán mà đơn vị xử lý thẻ quyết toán trong năm dương lịch, tức là năm đơn vị đó gửi lệnh chuyển tiền cho bạn, nên một khoản bán vào ngày cuối năm có thể nằm trong biểu mẫu của năm sau. Tổng số tiền đó gồm cả thuế bán hàng, như lời nói đầu của Bộ Tài chính Hoa Kỳ cho quy định cuối cùng đã nêu (IRB 2011-23), và Publication 334 cảnh báo rằng biểu mẫu có thể gồm những khoản không phải doanh thu kinh doanh. Vì vậy biểu mẫu thường lớn hơn tiền gửi từ thẻ của bạn, và lớn hơn doanh thu thẻ riêng vì có thuế bán hàng và tiền tip trong đó. Doanh thu tiền mặt không bao giờ xuất hiện trên biểu mẫu. Một ngày kinh doanh trên POS kéo qua nửa đêm cũng có thể khiến một khoản bán muộn mang ngày khác với ngày đơn vị xử lý dùng, nên hãy kiểm tra thủ công những ngày cuối năm.

Box 1c là mục mới trên biểu mẫu hiện hành và dùng để cho thấy tiền tip bằng tiền mặt nằm trong box 1a; IRS tính tiền tip bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ là tiền tip bằng tiền mặt. Biểu mẫu các năm trước không có box 1c. Hãy đối chiếu với box 1a, và lấy số tiền tip từ tiền tip phải trả của chính bạn.

Ghi chính biểu mẫu đó là doanh thu sẽ tính cùng một khoản doanh thu hai lần, vì các bút toán hằng ngày đã chứa chúng. Nếu không khớp, xem đối chiếu doanh thu, khoản chuyển tiền và Form 1099-K.

Nếu đồng bộ POS ngừng hoặc nhiều tuần chưa được nhập thì sao?

Hãy dựng lại từ lịch sử POS theo từng ngày, không dựng từ các khoản tiền gửi. Thu nhập bạn đã nhận nhưng chưa ghi vẫn phải tính: IRS nói bạn phải khai toàn bộ thu nhập nhận được từ doanh nghiệp.

1. Tìm ngày cuối cùng đã được nhập đúng.
2. Xin nhà cung cấp POS báo cáo cuối ngày của mọi ngày bị thiếu.
3. Ghi một bút toán mỗi ngày, như trên.
4. Đối chiếu từng tháng với sao kê ngân hàng và sao kê của đơn vị xử lý thẻ.
5. Với ngày không có báo cáo POS, hãy dựng lại tổng thẻ từ báo cáo lô thanh toán của đơn vị xử lý thẻ, và tiền mặt thu từ phiếu gửi, bảng đếm két, phiếu chi từ két và mọi hồ sơ bán hàng còn lại. Riêng khoản tiền gửi sẽ bỏ sót tiền mặt chi ra từ két hoặc cất giữ, và một khoản tiền gửi có thể gộp nhiều ngày. Hãy tách doanh thu, thuế và tiền tip, đánh dấu ngày đó là đã dựng lại, và đánh dấu các khoản không có chứng từ là chưa giải quyết.
6. So thuế bán hàng đã dựng lại với các tờ khai đã nộp.

Bước 6 là chỗ phát sinh vấn đề. Tờ khai thuế bán hàng, báo cáo tiền tip hoặc Form 1099-K đã nộp được lập từ số liệu không còn khớp có thể cần một quyết định, với số liệu đã nộp trong tay, trước khi ghi bất cứ thứ gì: có phải sửa không, và theo thứ tự nào. Đó là lúc nên đưa các tháng đã dựng lại và các tờ khai đã nộp cho chuyên gia. Với những tháng đã chậm, xem bắt kịp sổ sách quá hạn.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ, làm tròn có chủ ý.

Quán cà phê, một ngày

Giả sử $160 là thuế bán hàng đánh lên người mua, $200 là tiền tip tự nguyện cho nhân viên, không có tiền mặt chi ra từ két và không có khoản dự phòng bị giữ. Báo cáo POS cho thấy $2.000 doanh thu, $160 thuế bán hàng và $200 tiền tip bằng thẻ. Khách trả $540 bằng tiền mặt và $1.820 bằng thẻ.

Hai dòng thanh toán ($2.360) bằng doanh thu cộng thuế cộng tiền tip. Khoản tiền gửi từ thẻ về vào ngày hôm sau, khoảng $1.765: phí 3% trên $1.820 là khoảng $55.

Khi luật tiểu bang và chính sách tiền tip của bạn cho phép, chỉ phí trên $200 tiền tip (khoảng $6) mới có thể trừ vào tiền tip, và không được làm lương của nhân viên thấp hơn mức lương tối thiểu bắt buộc; xem tiền tip bằng thẻ: doanh thu hay khoản nợ.

Cửa hàng quà tặng, một tuần

POS cho thấy $3.000 doanh thu trong tuần, tất cả trả bằng thẻ (không có thuế hay tiền tip, cho đơn giản). Ngân hàng cho thấy $2.880 tiền gửi.

Khoản chênh lệch $120 đã được giải thích, không phải bị mất. Sổ sách cho thấy $3.000 doanh thu, $90 phí và một khoản hoàn tiền $30.

Nhà hàng, nhóm khách đông

Đồ ăn và đồ uống của một bàn là $1.000 trước thuế, và thực đơn cộng thêm phí bắt buộc 18%: $180. Sổ sách ghi khoản này trên một dòng doanh thu riêng, và ghi là tiền lương khi trả cho nhân viên phục vụ, kèm khấu trừ thuế lương. Nếu thay vào đó khách tự nguyện thêm $180 tiền tip trên thẻ, thì $180 đó vào tiền tip phải trả, không phải doanh thu.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tiền gửi không khớp với POS hơn một tháng, đồng bộ bị hỏng và thiếu những ngày, hoặc tiền tip, phí dịch vụ và thuế bán hàng được ghi không nhất quán: tờ khai thuế bán hàng hoặc Form 1099-K không còn khớp có thể có nghĩa là phải dựng lại các tháng trước. Hãy mang báo cáo cuối ngày, sao kê của đơn vị xử lý thẻ và ngân hàng, phiếu gửi tiền và báo cáo tiền tip đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn cần trả tiền tip bằng thẻ cho nhân viên hoặc chia tiền tip chung: xem tiền tip bằng thẻ: doanh thu hay khoản nợ.
• Số thuế bán hàng bị trừ khỏi tài khoản không khớp với tờ khai: xem đối chiếu thuế bán hàng nhà hàng với POS.
• Phần lớn thu nhập của bạn là tiền mặt: xem ghi sổ doanh thu tiền mặt khi doanh nghiệp thu nhiều tiền mặt.
• Một số khách trả bằng ứng dụng hoặc mã QR, hoặc tiền vào tài khoản cá nhân: xem thanh toán kinh doanh qua ứng dụng thanh toán trước khi cộng tổng ngày.
• Bạn nhận thanh toán qua ứng dụng đầu đọc thẻ hoặc nhiều nền tảng: xem tiền gửi sau khi trừ phí và tiền tip và đối chiếu doanh thu, khoản chuyển tiền và Form 1099-K.
• Bạn muốn đọc số liệu hằng ngày như báo cáo kết quả kinh doanh của nhà hàng: xem báo cáo kết quả kinh doanh của nhà hàng.