Tägliche POS-Umsätze buchen: Trinkgelder, Kartengebühren, Bargeld

Was gehört in die tägliche Umsatzbuchung aus dem Tagesabschlussbericht der Kasse?

Machen Sie für jeden Geschäftstag eine Buchung aus dem Tagesabschlussbericht der Kasse (auch Close-out- oder Z-Bericht genannt). Jede Zeile gehört auf ein anderes Konto, denn Umsatz, Sales Tax, Trinkgelder und Servicegebühren sind verschiedene Arten von Geld. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) erlaubt jedes Aufzeichnungssystem, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt; die folgende Aufteilung ist eine Buchhaltungsmethode und keine vom IRS vorgeschriebene Buchung.

Die Buchung geht auf, wenn das, was die Kunden bezahlt haben (bar, Karte und anderes), den Umsätzen plus Sales Tax plus Trinkgeldern plus Servicegebühren plus verkauften Geschenkgutscheinen entspricht. Wenn nicht, suchen Sie die Ursache, bevor Sie buchen; wer die Differenz in den Umsatz schiebt, versteckt sie.

Ein Tag ist nicht einfach, wenn er Kartentrinkgelder mit Auszahlung an das Personal, Pflicht-Servicegebühren, viel Bargeld, mehrere Kassen oder Standorte, Arbeitnehmer mit Trinkgeldmeldung oder einen Bundesstaat umfasst, der Trinkgelder oder Servicegebühren anders besteuert. Legen Sie vor dem Start die Tagesabschlussberichte, die Auszüge von Zahlungsdienstleister und Bank, die Einzahlungsbelege und die Trinkgeldberichte bereit.

Einzahlungen, die seit einem Monat oder länger nicht mehr zur Kasse passen, Tage, die nach einem Synchronisierungsausfall fehlen, oder uneinheitlich gebuchte Trinkgelder und Sales Tax sind ein anderes Problem: Eine Sales-Tax-Erklärung oder Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen), die nicht mehr passt, kann bedeuten, dass die zurückliegenden Monate neu aufgebaut werden müssen. Lesen Sie dazu den Abschnitt zu fehlenden Tagen und am Ende „Anders in Ihrem Fall?“.

Soll ich eine Tageszusammenfassung oder jeden Bon erfassen?

Eine Zusammenfassung pro Tag (je Kasse oder Standort) kann für die Buchhaltung genügen, wenn die Kasse die Einzelbons speichert und Sie sie vorlegen können. Bei dieser Methode ist die Zusammenfassung die Buchung, und der Kassenbericht mit den Bons dahinter ist der Nachweis. Publication 583 sagt, dass computergestützte Aufzeichnungen mit Ihren Büchern und Ihrer Steuererklärung übereinstimmen müssen. Erfassen Sie Bon für Bon nur, wenn die Buchhaltung Details auf Artikelebene braucht; die Entscheidung im Detail finden Sie unter jede Bestellung importiert oder nur Tages- und Auszahlungssummen.

Für ein kleines Restaurant kann eine Tabelle genügen: eine Zeile pro Tag, eine Spalte für jede Zeile der Tabelle oben, eine Spalte für gezähltes Bargeld und Über-/Fehlbetrag sowie eine Kontrollzelle (Zahlungen minus Umsatz, Steuer, Trinkgelder und Gebühren, die null ergeben soll), dazu Summen je Monat. Bucht die Kasse selbstständig in Ihre Buchhaltungssoftware, prüfen Sie, ob deren Konten zur Tabelle passen, und lassen Sie keinen Bankfeed dieselben Einzahlungen noch einmal buchen.

Wie hängen Kartenumsätze, Gebühren des Zahlungsdienstleisters und die Einzahlung am Folgetag zusammen?

Buchen Sie bei dieser Methode den gesamten Kartenbetrag am Verkaufstag in ein Durchlaufkonto (das Konto, das Kartenzahlungen hält, bis die Einzahlung eintrifft). Trifft die Einzahlung ein, buchen Sie sie vom Durchlaufkonto auf die Bank und die Gebühr des Zahlungsdienstleisters als Ausgabe. Eine Karteneinzahlung entspricht den Kartenzahlungen des Tages (einschließlich Steuer und Trinkgeldern) abzüglich Gebühren, Erstattungen, Rückbuchungen (angefochtene Zahlungen, die der Zahlungsdienstleister zurückholt) und eines Einbehalts (Geld, das der Zahlungsdienstleister als Reserve zurückhält).

Der Saldo des Durchlaufkontos sollte den noch nicht eingezahlten Batches plus einer noch gehaltenen Reserve entsprechen; ordnen Sie jeden Betrag den Berichten des Zahlungsdienstleisters zu. Stellt der Zahlungsdienstleister die Gebühren monatlich in Rechnung oder bucht sie von der Bank ab, erfassen Sie jede Gebühr nur einmal.

Wer nur die Nettoeinzahlung als Umsatz bucht, vermischt Umsatz mit Steuer, Trinkgeldern und Gebühren: Der Umsatz kann zu hoch oder zu niedrig ausfallen, und die Gebühr bleibt verborgen. Außerdem lässt sich so nichts mit Form 1099-K abstimmen, die vor Abzug der Gebühren gemeldet wird. Publication 583 empfiehlt, das Bankkonto jeden Monat abzustimmen; ein Kontoauszug kann Bankgebühren enthalten, die Sie noch nicht erfasst haben. Auszahlungen im Detail: Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen; für eine Kartenleser-App: Einzahlungen nach Abzug von Gebühren und Trinkgeldern.

Wohin gehören Sales Tax, Kartentrinkgelder und Servicegebühren?

Für den Bundesstaat eingenommene Sales Tax gehört in der Regel nicht zum Umsatz des Unternehmens, freiwillige Kartentrinkgelder ebenso wenig. Eine vorgeschriebene Servicegebühr ist Umsatz.

Sales Tax. Publication 334 sagt, dass Sales Taxes von Bundesstaaten und Kommunen, die dem Käufer auferlegt sind und die Sie einnehmen und abführen müssen, keine Einnahmen sind. Anders ist es bei einer Steuer, die Ihnen als Verkäufer auferlegt ist: Wenn Sie sie vom Kunden einnehmen, gehört sie zu den Bruttoeinnahmen. Prüfen Sie, welche Art Ihr Bundesstaat erhebt. Die Buchungen stehen unter eingenommene und gezahlte Sales Tax; den Abgleich der Kasse mit der Erklärung finden Sie unter Sales Tax im Restaurant und Kassenabstimmung. Ein Unternehmen, das Sales Tax einnimmt und nicht abführt, schuldet sie weiterhin, und einige Bundesstaaten machen Eigentümer oder andere verantwortliche Personen persönlich haftbar; prüfen Sie Ihren Bundesstaat.

Kartentrinkgelder. IRS Topic 761 behandelt mit Karte gezahlte Trinkgelder (Kredit- und Debitkarte), die der Arbeitgeber verteilt, als Bartrinkgelder, die der Arbeitnehmer meldet. Halten Sie sie bis zur Auszahlung in den zu zahlenden Trinkgeldern. Laut IRS sind auch Trinkgelder, die Selbstständige erhalten, Einkünfte; ein alleiniger Eigentümer, der die Trinkgelder behält, behandelt sie daher in der Regel als Geschäftseinkünfte. Ein Eigentümer, der Arbeitnehmer seiner eigenen Kapitalgesellschaft ist, ist eine Frage der Lohnabrechnung. Die Auszahlung an das Personal steht unter Kartentrinkgelder: Einnahme oder Verbindlichkeit.

Servicegebühren. Eine Gebühr, die der Kunde zahlen muss, etwa eine Gebühr für große Gruppen oder eine Zahlungsaufforderung, die ein Trinkgeld über null erzwingt, ist kein Trinkgeld, egal wie der Beleg sie nennt: Der IRS prüft die Tatsachen. Buchen Sie sie auf einer eigenen Umsatzzeile. Wird sie an einen Arbeitnehmer gezahlt, behandelt Topic 761 sie als Lohn ohne Trinkgeldcharakter, für den Social Security, Medicare und der Einbehalt der US-Bundeseinkommensteuer gelten; die Auszahlung ist also Lohn und kein zu zahlendes Trinkgeld. Vom Lohn des Personals einbehaltene Steuer, auch auf Trinkgelder und Servicegebühren, die als Lohn gezahlt werden, wird für den IRS gehalten; wer für das Einnehmen und Abführen verantwortlich ist und dies vorsätzlich unterlässt, kann persönlich mit einem Zuschlag in Höhe der Steuer haften.

Ob Sales Tax auf Trinkgelder und Servicegebühren anfällt, bestimmt das Recht des jeweiligen Bundesstaates. In Kalifornien werden freiwillige Trinkgelder, die Arbeitnehmer behalten, nicht besteuert, während Pflichttrinkgelder und vorgeschriebene Servicegebühren zu den steuerpflichtigen Bruttoeinnahmen gehören (CDTFA Publication 22). Das ist die Regel eines einzelnen Bundesstaates; prüfen Sie Ihren.

Wie erfasse ich Barumsätze, die Kassenzählung und die Bareinzahlung?

Buchen Sie die Barumsätze aus der Barzeile der Kasse, zählen Sie die Kassenschublade und vergleichen Sie die Zählung mit dem Betrag, den die Kasse erwartet. Erfassen Sie jede Differenz auf einem Konto für Kassenüberschuss/-fehlbetrag (dem Konto für Schubladendifferenzen), nicht im Umsatz. Zahlen Sie das Bargeld vollständig ein und bewahren Sie den Beleg auf.

Publication 583 sagt, dass Sie alle Tageseinnahmen auf das Geschäftskonto einzahlen, auf jedem Einzahlungsbeleg die Quelle vermerken und Geschäftsausgaben per Scheck bezahlen sollen, um sie zu belegen. Lieferanten aus der Kasse zu bezahlen, lässt sich schwer belegen. Verlässt dennoch Bargeld die Kasse (für einen Lieferanten, eine Erstattung), bewahren Sie für jede Zahlung einen Beleg auf; die Einzahlung fällt um diesen Betrag niedriger aus.

Ein Unternehmen mit viel Bargeld braucht mehr: Lesen Sie Barumsätze in einem bargeldlastigen Unternehmen erfassen. Zu Erstattungen lesen Sie Erstattungen erfassen.

Warum entspricht meine Einzahlung nicht meinem Tagesumsatz, und wie finde ich die Differenz?

Eine Einzahlung weicht aus einer kurzen Liste bekannter Gründe vom Tagesumsatz ab. Vergleichen Sie dieselben Tage und gehen Sie dann die Liste durch.

So finden Sie die Lücke:

1. Wählen Sie eine Woche und listen Sie die Bar- und Kartensummen jedes Tages aus den Tagesabschlussberichten auf.
2. Ordnen Sie jeden Kartenbatch einer Bankeinzahlung zu und das Bargeld den Einzahlungsbelegen.
3. Ziehen Sie die Gebühren, Erstattungen, Auszahlungen und Einbehalte aus der Tabelle ab.
4. Was übrig bleibt, ist die echte Lücke. Suchen Sie nach einem doppelt erfassten Tag (Kassensynchronisierung und Bankfeed buchen beide), einem nicht erfassten Tag oder einer Einzahlung auf ein anderes Konto.

Buchen Sie jede geklärte Ursache auf ein eigenes Konto. Behält das Durchlaufkonto einen Saldo, der nie verschwindet, lesen Sie ein Saldo auf dem Konto für nicht eingezahlte Beträge, der sich nicht auflöst.

Was bewahre ich als Nachweis für jeden Tag auf?

Bewahren Sie auf: den Tagesabschlussbericht und den Kassenbon-Streifen, das Zählprotokoll der Kassenschublade und die Auszahlungsbelege, den Bareinzahlungsbeleg, den Batchbericht der Karten, die Monatsabrechnung des Zahlungsdienstleisters, den Kontoauszug und die schriftlichen Trinkgeldmeldungen der Arbeitnehmer. Publication 583 nennt Kassenstreifen, Bankeinzahlungsbelege und Kreditkartenbelege unter den Dokumenten, die Bruttoeinnahmen belegen.

Bewahren Sie Unterlagen, die einen Posten in einer Steuererklärung stützen, auf, bis die Verjährungsfrist für diese Steuererklärung abgelaufen ist. Bewahren Sie Unterlagen zu den Beschäftigungssteuern, etwa die Lohnabrechnung und die Trinkgeldbeträge, die Arbeitnehmer Ihnen melden, mindestens vier Jahre auf. Die Dauer für Sales-Tax-Unterlagen legt die Steuerbehörde Ihres Bundesstaates fest; prüfen Sie sie.

Wie passen die Tagesbuchungen zu Form 1099-K und zur Sales-Tax-Erklärung?

Die jährlichen Brutto-Kartenzahlungen sollten mit Form 1099-K, Feld 1a, jedes Zahlungsdienstleisters übereinstimmen, nachdem Sie einen Unterschied zwischen Verkaufsdaten und Überweisungsdaten des Zahlungsdienstleisters zum Jahresende überbrückt haben. Die gebuchte zu zahlende Sales Tax eines Erklärungszeitraums sollte mit der Steuer in der Erklärung für diesen Zeitraum übereinstimmen.

Die Anleitung zu Form 1099-K definiert Feld 1a als den Bruttobetrag ohne Berücksichtigung von Gebühren, Erstattungen oder anderen Anpassungen, wobei der Betrag jeder Transaktion zum Transaktionsdatum angesetzt wird. Das Formular erfasst Zahlungen, die der Zahlungsdienstleister im Kalenderjahr abwickelt, also in dem Jahr, in dem er die Anweisung zur Überweisung der Mittel an Sie erteilt; ein Verkauf am letzten Tag des Jahres kann daher im Formular des nächsten Jahres landen. Dieser Bruttobetrag enthält die Sales Tax, wie die Vorbemerkung des Finanzministeriums zu den endgültigen Verordnungen sagt (IRB 2011-23), und Publication 334 warnt, dass das Formular Posten enthalten kann, die keine Geschäftseinnahmen sind. Das Formular ist daher meist höher als Ihre Karteneinzahlungen und höher als Ihre reinen Kartenumsätze, weil Sales Tax und Trinkgelder darin stecken. Barumsätze erscheinen nie im Formular. Ein Geschäftstag der Kasse, der über Mitternacht hinausgeht, kann einen späten Verkauf außerdem auf ein anderes Datum legen als das des Zahlungsdienstleisters; prüfen Sie die letzten Tage des Jahres daher von Hand.

Feld 1c ist im aktuellen Formular neu und soll die Bartrinkgelder aus Feld 1a zeigen; der IRS zählt Trinkgelder per Kredit- und Debitkarte als Bartrinkgelder. Ein früheres Formular hat kein Feld 1c. Stimmen Sie mit Feld 1a ab und entnehmen Sie die Trinkgelder Ihren eigenen zu zahlenden Trinkgeldern.

Wer das Formular selbst als Umsatz bucht, zählt dieselben Umsätze doppelt, weil die Tagesbuchungen sie bereits enthalten. Wenn es nicht aufgeht, lesen Sie Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen.

Was ist, wenn die Kassensynchronisierung ausfiel oder Wochen nie erfasst wurden?

Bauen Sie die Buchhaltung Tag für Tag aus dem Kassenverlauf neu auf, nicht aus den Einzahlungen. Einnahmen, die Sie erhalten, aber nie erfasst haben, zählen weiterhin: Der IRS sagt, dass Sie alle Einnahmen aus Ihrem Geschäft melden müssen.

1. Finden Sie den letzten Tag, der richtig erfasst wurde.
2. Bitten Sie den Kassenanbieter um die Tagesabschlussberichte für jeden fehlenden Tag.
3. Buchen Sie eine Buchung pro Tag, wie oben beschrieben.
4. Stimmen Sie jeden Monat mit den Auszügen von Bank und Zahlungsdienstleister ab.
5. Für einen Tag ohne Kassenbericht bauen Sie die Kartensummen aus den Batchberichten des Zahlungsdienstleisters auf und die Bareinnahmen aus Einzahlungsbelegen, Kassenzählungen, Auszahlungsbelegen und allen erhaltenen Verkaufsunterlagen. Eine Einzahlung allein übersieht Bargeld, das aus der Kasse bezahlt oder aufbewahrt wurde, und eine Einzahlung kann mehrere Tage abdecken. Trennen Sie Umsatz, Steuer und Trinkgelder, markieren Sie den Tag als neu aufgebaut und Beträge ohne Beleg als ungeklärt.
6. Vergleichen Sie die neu aufgebaute Sales Tax mit den bereits eingereichten Erklärungen.

Schritt 6 ist der Punkt, an dem Probleme auftauchen. Bei einer eingereichten Sales-Tax-Erklärung, Trinkgeldmeldung oder Form 1099-K, die aus Zahlen erstellt wurde, die nicht mehr passen, muss vor dem Buchen mit den eingereichten Zahlen entschieden werden, ob und in welcher Reihenfolge sie korrigiert werden. An diesem Punkt sollten Sie die neu aufgebauten Monate und die eingereichten Erklärungen einem Fachmann vorlegen. Für Monate, die schon im Rückstand sind, lesen Sie überfällige Buchhaltung nachholen.

Beispiel

Anschauliche Beträge in US-Dollar, absichtlich gerundet.

Café, ein Tag

Angenommen, die 160 $ sind Sales Tax, die dem Käufer auferlegt ist, die 200 $ sind freiwillige Trinkgelder für Arbeitnehmer, und es wird weder Bargeld aus der Kasse gezahlt noch eine Reserve gehalten. Der Kassenbericht zeigt 2.000 $ Umsatz, 160 $ Sales Tax und 200 $ Kartentrinkgelder. Die Kunden haben 540 $ bar und 1.820 $ mit Karte bezahlt.

Die beiden Zahlungszeilen (2.360 $) entsprechen Umsatz plus Steuer plus Trinkgeldern. Die Karteneinzahlung kommt am nächsten Tag und beträgt etwa 1.765 $: Eine Gebühr von 3 % auf 1.820 $ sind etwa 55 $.

Soweit das Recht Ihres Bundesstaates und Ihre Trinkgeldregelung es erlauben, darf nur die Gebühr auf die 200 $ Trinkgelder (etwa 6 $) von den Trinkgeldern abgezogen werden, und sie darf den Lohn eines Arbeitnehmers nicht unter den vorgeschriebenen Mindestlohn drücken; lesen Sie Kartentrinkgelder: Einnahme oder Verbindlichkeit.

Geschenkartikelladen, eine Woche

Die Kasse zeigt 3.000 $ Umsatz für die Woche, alles mit Karte bezahlt (zur Vereinfachung ohne Steuer und Trinkgelder). Die Bank zeigt 2.880 $ Einzahlungen.

Die Lücke von 120 $ ist erklärt, nicht verschwunden. Die Bücher zeigen 3.000 $ Umsatz, 90 $ Gebühren und eine Erstattung von 30 $.

Restaurant, große Gruppe

Essen und Getränke eines Tisches kommen vor Steuern auf 1.000 $, und die Speisekarte fügt eine Pflichtgebühr von 18 % hinzu: 180 $. Die Bücher zeigen sie auf einer eigenen Umsatzzeile und, wenn sie an das Servicepersonal gezahlt wird, als Lohn mit Lohnsteuereinbehalt. Fügt der Gast stattdessen ein freiwilliges Trinkgeld von 180 $ auf der Karte hinzu, gehören diese 180 $ in die zu zahlenden Trinkgelder, nicht in den Umsatz.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Einzahlungen passen seit mehr als einem Monat nicht zur Kasse, die Synchronisierung ist ausgefallen und Tage fehlen, oder Trinkgelder, Servicegebühren und Sales Tax wurden uneinheitlich gebucht: Eine Sales-Tax-Erklärung oder Form 1099-K, die nicht mehr passt, kann bedeuten, dass die zurückliegenden Monate neu aufgebaut werden müssen. Bringen Sie die Tagesabschlussberichte, die Auszüge von Zahlungsdienstleister und Bank, die Einzahlungsbelege und die Trinkgeldberichte zur Buchhaltung.
• Sie müssen Kartentrinkgelder an das Personal auszahlen oder einen Trinkgeldpool führen: Lesen Sie Kartentrinkgelder: Einnahme oder Verbindlichkeit.
• Ihre Abbuchungen für die Sales Tax passen nicht zur Erklärung: Lesen Sie Sales Tax im Restaurant und Kassenabstimmung.
• Ein großer Teil Ihrer Einnahmen ist Bargeld: Lesen Sie Barumsätze in einem bargeldlastigen Unternehmen erfassen.
• Manche Kunden zahlen per App oder QR-Code, oder das Geld landet auf einem privaten Konto: Lesen Sie Geschäftszahlungen über Zahlungs-Apps, bevor Sie den Tag zusammenrechnen.
• Sie nehmen Zahlungen über eine Kartenleser-App oder mehrere Plattformen an: Lesen Sie Einzahlungen nach Abzug von Gebühren und Trinkgeldern und Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen.
• Sie möchten die Tageszahlen als Gewinn- und Verlustrechnung eines Restaurants lesen: Lesen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung eines Restaurants.