POS 일일 매출 장부 기록: 팁, 카드 수수료, 현금

POS 일일 마감 보고서에서 일일 매출 분개에 무엇을 넣나요?

영업일마다 POS 일일 마감 보고서(마감 보고서 또는 Z report라고도 함)를 보고 한 건씩 분개합니다. 매출, 판매세, 팁, 서비스 요금은 성격이 다른 돈이므로, 보고서의 각 줄을 서로 다른 계정에 넣습니다. IRS는 수입과 비용을 명확하게 보여 주는 기록 체계라면 어떤 것이든 쓸 수 있다고 안내합니다. 아래 구성은 IRS가 정한 분개 양식이 아니라 장부 기록 방법입니다.

고객이 낸 돈(현금, 카드, 기타)이 매출, 판매세, 팁, 서비스 요금, 판매한 기프트 카드를 모두 더한 금액과 같으면 분개가 맞은 것입니다. 맞지 않으면 기록하기 전에 원인을 찾으세요. 차이를 매출에 밀어 넣으면 문제가 가려집니다.

카드 팁을 받아 직원에게 줘야 하거나, 의무 서비스 요금이 있거나, 현금 비중이 크거나, 계산대나 매장이 여러 곳이거나, 직원이 팁을 신고하거나, 팁이나 서비스 요금에 대한 과세 방식이 주마다 다르면 하루 정리가 단순하지 않습니다. 시작하기 전에 일일 마감 보고서, 결제 대행사 및 은행 명세서, 입금 전표, 팁 보고서를 모아 두세요.

한 달 이상 POS와 입금액이 맞지 않는 경우, 연동이 멈춰 며칠치가 빠진 경우, 팁과 판매세를 일관되지 않게 기록한 경우는 다른 문제입니다. 판매세 신고서나 Form 1099-K와 더 이상 맞지 않는다면 지난달들을 다시 만들어야 할 수 있습니다. 누락된 날 섹션과 마지막의 "상황이 다르다면?"을 참고하세요.

하루 요약을 한 건 입력하나요, 주문마다 모두 입력하나요?

POS가 주문별 내역을 보관하고 이를 출력할 수 있다면, 하루 요약 한 건(계산대나 매장별로 한 건)만 입력해도 장부로 충분할 수 있습니다. 이 방법에서는 요약 분개가 장부 기록이고, 그 뒤의 POS 보고서와 주문 내역이 증빙입니다. Publication 583은 전산 기록이 장부 및 신고서와 일치해야 한다고 설명합니다. 장부에 주문 단위 내역이 필요할 때만 주문별로 입력하세요. 이 선택을 자세히 알아보려면 모든 주문을 가져올지, 일별·정산별 요약만 쓸지를 참고하세요.

작은 식당이라면 스프레드시트도 쓸 수 있습니다. 하루에 한 줄, 위 표의 항목마다 한 열, 센 현금과 과부족 열, 검증 칸(결제액에서 매출, 세금, 팁, 요금을 뺀 값이 0이어야 함)을 두고 월별로 합계를 냅니다. POS가 회계 소프트웨어에 자동으로 기록한다면 그 계정이 위 표와 맞는지 확인하고, 은행 연동이 같은 입금을 다시 기록하지 않게 하세요.

카드 매출, 결제 대행사 수수료, 다음 날 입금은 어떻게 연결되나요?

이 방법에서는 판매한 날에 카드 결제 전액을 임시 보관 계정(입금될 때까지 카드 결제액을 담아 두는 계정)에 기록합니다. 입금되면 보관 계정에서 은행 계정으로 옮기고, 결제 대행사 수수료는 비용으로 기록합니다. 카드 입금액은 그날의 카드 결제액(세금과 팁 포함)에서 수수료, 환불, 지불 거부(chargeback, 결제 대행사가 되가져가는 분쟁 결제), 유보금(결제 대행사가 담보로 쥐고 있는 돈)을 뺀 금액입니다.

보관 계정 잔액은 아직 입금되지 않은 정산분과 아직 남은 유보금의 합과 같아야 합니다. 각 금액을 결제 대행사 보고서와 맞춰 보세요. 결제 대행사가 월별 명세서로 수수료를 청구하거나 은행에서 직접 빼 간다면, 수수료는 한 번만 기록하세요.

순입금액만 매출로 기록하면 매출이 세금, 팁, 수수료와 섞여 매출이 많게도 적게도 나올 수 있고, 수수료가 보이지 않게 됩니다. 수수료를 빼기 전 금액으로 보고되는 Form 1099-K와도 맞출 수 없습니다. Publication 583은 은행 계정을 매달 대사하라고 권고합니다. 명세서에는 아직 기록하지 않은 은행 수수료가 들어 있을 수 있습니다. 정산금을 자세히 알아보려면 매출, 정산금, Form 1099-K 대사를, 카드 리더 앱은 수수료와 팁을 뺀 입금액을 참고하세요.

판매세, 카드 팁, 서비스 요금은 어디에 기록하나요?

주 정부에 낼 판매세와 고객이 자발적으로 낸 카드 팁은 보통 사업체의 매출이 아닙니다. 의무 서비스 요금은 매출입니다.

판매세. Publication 334는 구매자에게 부과되어 사업자가 걷어서 납부해야 하는 주 및 지방 판매세는 수입이 아니라고 설명합니다. 판매자인 사업자에게 부과되는 세금은 다릅니다. 고객에게서 이를 걷으면 총수입에 포함됩니다. 해당 주가 어느 쪽 방식으로 부과하는지 확인하세요. 분개는 걷은 판매세와 납부한 판매세에, POS와 신고서를 맞추는 방법은 식당 판매세와 POS 대사에 있습니다. 판매세를 걷고 납부하지 않은 사업체는 여전히 그 세금을 내야 하며, 일부 주는 소유주나 그 밖의 책임자에게 개인적인 책임을 지웁니다. 해당 주의 규정을 확인하세요.

카드 팁. IRS Topic 761은 고용주가 나누어 주는 카드(신용카드·체크카드) 팁을 직원이 신고해야 하는 현금 팁으로 봅니다. 지급할 때까지 미지급 팁에 담아 두세요. IRS는 자영업자가 받은 팁도 소득이라고 설명하므로, 팁을 직접 가지는 단독 소유주는 보통 이를 사업 소득으로 처리합니다. 자기 법인의 직원인 소유주는 급여 처리의 문제입니다. 직원에게 지급하는 방법은 카드 팁은 수입인가 부채인가에 있습니다.

서비스 요금. 단체 손님 요금이나 결제 화면에서 팁을 0보다 크게 강제하는 방식처럼 고객이 반드시 내야 하는 요금은 영수증에 뭐라고 적혀 있든 팁이 아닙니다. IRS는 사실관계를 봅니다. 별도의 매출 항목으로 기록하세요. 직원에게 지급하면 Topic 761은 이를 사회보장세, 메디케어세, 연방 소득세 원천징수 대상인 팁 외 급여로 보므로, 그 지급액은 미지급 팁이 아니라 급여입니다. 직원 급여에서 원천징수한 세금(급여로 지급한 팁과 서비스 요금 포함)은 IRS를 위해 보관하는 돈입니다. 이를 걷고 납부할 책임이 있는 사람이 고의로 납부하지 않으면 세액과 같은 금액의 가산세를 개인적으로 부담할 수 있습니다.

팁과 서비스 요금에 판매세가 붙는지는 주 법률이 정합니다. 캘리포니아 주에서는 직원이 가지는 선택적 팁에는 세금이 붙지 않지만, 의무 팁과 필수 서비스 요금은 과세 대상 총수입에 포함됩니다(CDTFA Publication 22). 이는 한 주의 규정이므로 해당 주의 규정을 확인하세요.

현금 매출, 금고 현금 세기, 현금 입금은 어떻게 기록하나요?

POS의 현금 항목으로 현금 매출을 기록하고, 금고를 세어 POS가 예상한 금액과 비교합니다. 차이는 매출이 아니라 현금 과부족 계정(금고 차이를 담는 계정)에 기록하세요. 현금은 전액 입금하고 입금 전표를 보관합니다.

Publication 583은 매일의 수입을 모두 사업용 계좌에 입금하고, 입금 전표마다 출처를 적고, 사업 대금은 수표로 지급해 증빙을 남기라고 설명합니다. 금고에서 직접 거래처에 지급하면 증빙이 어렵습니다. 금고에서 현금이 나갈 때(거래처, 환불)는 지급마다 전표를 보관하세요. 그만큼 입금액이 줄어듭니다.

현금 비중이 큰 사업체는 더 신경 써야 합니다. 현금 비중이 큰 사업체의 현금 매출 기록을 참고하세요. 환불은 환불 기록하기를 참고하세요.

입금액이 일일 매출과 다른 이유는 무엇이고, 차이는 어떻게 찾나요?

입금액이 그날의 매출과 다른 데에는 몇 가지 잘 알려진 이유가 있습니다. 같은 날들을 비교한 뒤 목록을 하나씩 확인하세요.

차이를 찾는 방법:

1. 한 주를 골라 일일 마감 보고서의 날짜별 현금 합계와 카드 합계를 나열합니다.
2. 카드 정산분을 은행 입금 한 건씩과 맞추고, 현금은 입금 전표와 맞춥니다.
3. 표에 있는 수수료, 환불, 지출, 유보금을 뺍니다.
4. 남은 금액이 진짜 차이입니다. 같은 날이 두 번 입력되었는지(POS 연동과 은행 연동이 둘 다 기록), 입력되지 않은 날이 있는지, 다른 계좌로 입금되었는지 확인하세요.

원인이 밝혀진 항목은 각각의 계정에 기록합니다. 보관 계정에 해소되지 않는 잔액이 남아 있다면 정리되지 않는 미입금 자금 잔액을 참고하세요.

매일 증빙으로 무엇을 보관하나요?

일일 마감 보고서와 계산대 영수증 테이프, 금고 현금 확인표와 지출 전표, 현금 입금 전표, 카드 정산 보고서, 결제 대행사의 월별 명세서, 은행 명세서, 직원이 서면으로 낸 팁 보고서를 보관하세요. Publication 583은 현금 계산대 테이프, 은행 입금 전표, 신용카드 매출 전표를 총수입을 보여 주는 서류로 꼽습니다.

신고서의 항목을 뒷받침하는 기록은 해당 신고서의 부과 제척기간이 끝날 때까지 보관하세요. 직원에게 지급한 급여와 직원이 보고한 팁 금액 같은 고용세 기록은 최소 4년 보관하세요. 판매세 기록의 보관 기간은 해당 주 세무 당국이 정하므로 확인하세요.

일일 분개는 1099-K 및 판매세 신고서와 어떻게 맞나요?

연간 카드 결제 총액은 연말에 판매일과 결제 대행사가 돈을 이체한 날 사이의 차이를 조정한 뒤 각 결제 대행사의 Form 1099-K box 1a와 맞아야 합니다. 신고 기간에 대해 기록한 미지급 판매세는 해당 기간 신고서의 세액과 맞아야 합니다.

Form 1099-K 작성 안내는 box 1a를 수수료, 환불, 그 밖의 조정을 반영하기 전의 총액으로 정의하고, 각 거래 금액은 거래일 기준으로 정한다고 설명합니다. 이 양식은 결제 대행사가 해당 역년에 정산한 결제를 다루는데, 이는 대행사가 돈을 이체하라고 지시한 연도를 뜻하므로 연말 마지막 날의 매출이 다음 해 양식에 들어갈 수 있습니다. 이 총액에 판매세가 포함된다는 점은 재무부가 최종 규정의 서문에서 밝혔고(IRB 2011-23), Publication 334는 이 양식에 사업 수입이 아닌 항목이 들어 있을 수 있다고 경고합니다. 그래서 이 양식의 금액은 보통 카드 입금액보다 크고, 판매세와 팁이 들어 있어 카드 매출만 합친 금액보다도 큽니다. 현금 매출은 이 양식에 전혀 나타나지 않습니다. POS의 영업일이 자정을 넘기면 늦은 시간의 매출 날짜가 결제 대행사가 쓰는 날짜와 다를 수 있으므로, 연말 마지막 며칠은 직접 확인하세요.

box 1c는 현재 양식에 새로 생겼으며 box 1a에 포함된 현금 팁을 보여 주기 위한 것입니다. IRS는 신용카드·체크카드 팁도 현금 팁으로 봅니다. 이전 양식에는 box 1c가 없습니다. box 1a와 맞추고, 팁은 본인의 미지급 팁 기록에서 가져오세요.

양식 자체를 매출로 기록하면 일일 분개에 이미 같은 매출이 들어 있으므로 이중으로 계산됩니다. 맞지 않으면 매출, 정산금, Form 1099-K 대사를 참고하세요.

POS 연동이 멈췄거나 몇 주치가 입력되지 않았다면 어떻게 하나요?

입금 내역이 아니라 POS 기록을 날짜별로 다시 만드세요. 받았지만 기록하지 않은 수입도 여전히 신고 대상입니다. IRS는 사업에서 받은 모든 수입을 신고해야 한다고 설명합니다.

1. 마지막으로 정확하게 입력된 날을 찾습니다.
2. POS 업체에 누락된 모든 날의 일일 마감 보고서를 요청합니다.
3. 위에서 설명한 대로 하루에 한 건씩 분개합니다.
4. 매달 은행 및 결제 대행사 명세서와 대사합니다.
5. POS 보고서가 없는 날은 카드 합계를 결제 대행사의 정산 보고서에서, 현금 수입은 입금 전표, 금고 현금 확인표, 지출 전표와 남아 있는 매출 기록에서 다시 만듭니다. 입금 내역만으로는 금고에서 나갔거나 보관 중인 현금을 놓치며, 입금 한 건이 며칠치를 합친 것일 수도 있습니다. 매출, 세금, 팁을 나누고, 다시 만든 날은 표시해 두며, 증빙이 없는 금액은 미해결로 표시하세요.
6. 다시 만든 판매세를 이미 제출한 신고서와 비교합니다.

6단계에서 문제가 드러납니다. 더 이상 맞지 않는 숫자로 작성해 제출한 판매세 신고서, 팁 보고서, Form 1099-K는 기록하기 전에 제출한 숫자를 놓고 결정해야 할 수 있습니다. 정정해야 하는지, 어떤 순서로 해야 하는지입니다. 이때가 다시 만든 달들과 제출한 신고서를 전문가에게 가져갈 시점입니다. 이미 밀린 달들은 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요.

예시

설명을 위한 미국 달러 금액이며, 일부러 딱 떨어지게 잡았습니다.

카페, 하루

$160은 구매자에게 부과된 판매세이고, $200은 직원에게 돌아갈 자발적 팁이며, 금고에서 나간 현금과 유보금은 없다고 가정합니다. POS 보고서에는 매출 $2,000, 판매세 $160, 카드 팁 $200이 나옵니다. 고객은 현금 $540과 카드 $1,820을 냈습니다.

두 결제 항목의 합($2,360)은 매출, 세금, 팁의 합과 같습니다. 카드 입금은 다음 날 약 $1,765가 들어옵니다. $1,820에 대한 3% 수수료가 약 $55이기 때문입니다.

주 법률과 팁 정책이 허용하는 경우, 팁 $200에 대한 수수료(약 $6)만 팁에서 뗄 수 있으며, 그렇게 해도 직원의 급여가 법정 최저임금 아래로 내려가서는 안 됩니다. 카드 팁은 수입인가 부채인가를 참고하세요.

선물 가게, 한 주

POS에는 한 주 매출이 $3,000으로 나오고, 전부 카드로 결제되었습니다(단순하게 보기 위해 세금과 팁은 없다고 합니다). 은행에는 입금이 $2,880으로 나옵니다.

$120의 차이는 없어진 돈이 아니라 설명이 되는 돈입니다. 장부에는 매출 $3,000, 수수료 $90, 환불 $30이 기록됩니다.

식당, 단체 손님

한 테이블의 음식과 음료가 세금 전 $1,000이고, 메뉴에 의무 서비스 요금 18%인 $180이 붙습니다. 장부에는 별도의 매출 항목으로 기록하고, 서버에게 지급하면 급여 원천징수와 함께 급여로 기록합니다. 손님이 대신 자발적인 팁 $180을 카드로 추가했다면, 그 $180은 매출이 아니라 미지급 팁으로 들어갑니다.

상황이 다르다면?

• 한 달 넘게 POS와 입금액이 맞지 않거나, 연동이 끊겨 날짜가 빠졌거나, 팁, 서비스 요금, 판매세를 일관되지 않게 기록한 경우: 판매세 신고서나 Form 1099-K와 더 이상 맞지 않는다면 지난달들을 다시 만들어야 할 수 있습니다. 일일 마감 보고서, 결제 대행사 및 은행 명세서, 입금 전표, 팁 보고서를 장부 관리에 가져오세요.
• 직원에게 카드 팁을 지급하거나 팁 풀을 운영해야 하는 경우: 카드 팁은 수입인가 부채인가를 참고하세요.
• 판매세 출금액이 신고서와 맞지 않는 경우: 식당 판매세와 POS 대사를 참고하세요.
• 수입의 많은 부분이 현금인 경우: 현금 비중이 큰 사업체의 현금 매출 기록을 참고하세요.
• 일부 고객이 앱이나 QR코드로 결제하거나, 돈이 개인 계좌로 들어가는 경우: 하루를 합산하기 전에 결제 앱을 통한 사업 대금을 참고하세요.
• 카드 리더 앱이나 여러 플랫폼으로 결제를 받는 경우: 수수료와 팁을 뺀 입금액과 매출, 정산금, Form 1099-K 대사를 참고하세요.
• 일일 숫자를 식당 손익계산서로 보고 싶은 경우: 식당 손익계산서를 참고하세요.