Vendas diárias do PDV na contabilidade: gorjetas e taxas

O que entra no lançamento diário a partir do relatório de fechamento do PDV?

Faça um lançamento por dia útil a partir do relatório de fechamento do PDV (também chamado de relatório Z). Cada linha vai para um lugar diferente, porque vendas, imposto sobre vendas, gorjetas e taxas de serviço são tipos diferentes de dinheiro. O IRS permite usar qualquer sistema de registros que mostre com clareza as receitas e as despesas; o modelo abaixo é um método de escrituração contábil, não um lançamento prescrito pelo IRS.

O lançamento fecha quando o que os clientes pagaram (dinheiro, cartão e outros) é igual às vendas mais o imposto sobre vendas, as gorjetas e as taxas de serviço, mais os vales-presente vendidos. Se não fechar, descubra a causa antes de lançar; jogar a diferença nas vendas esconde o problema.

O dia deixa de ser simples quando há gorjetas de cartão e funcionários a pagar, taxas de serviço obrigatórias, muito dinheiro vivo, vários caixas ou unidades, empregados que declaram gorjetas, ou um estado que tributa gorjetas ou taxas de serviço de forma diferente. Antes de começar, reúna os relatórios de fechamento, os extratos da processadora e do banco, os comprovantes de depósito e os relatórios de gorjetas.

Depósitos que não batem com o PDV há um mês ou mais, dias que faltam depois que uma sincronização parou, ou gorjetas e imposto sobre vendas lançados de forma inconsistente são outro problema: uma declaração de imposto sobre vendas ou um Form 1099-K que deixou de bater pode significar que os meses anteriores precisam ser refeitos. Veja a seção sobre dias faltantes e “E no seu caso?” no fim.

Devo lançar um resumo por dia ou cada comanda?

Um lançamento-resumo por dia (por caixa ou unidade) pode bastar para a contabilidade quando o PDV guarda o detalhe de cada comanda e você consegue gerá-lo. Neste método, o resumo é o lançamento contábil, e o relatório do PDV e as comandas por trás dele são a prova. A Publication 583 diz que os registros em computador precisam bater com a contabilidade e com a declaração. Lance comanda por comanda só quando a contabilidade precisar do detalhe por item; para aprofundar a escolha, veja importar cada pedido ou só resumos diários e de repasses.

Uma planilha pode servir para um restaurante pequeno: uma linha por dia, uma coluna para cada linha da tabela acima, uma coluna de dinheiro contado e de sobra ou falta, e uma célula de conferência (pagamentos menos vendas, imposto, gorjetas e taxas, que deve dar zero), com totais por mês. Se o PDV lança sozinho no seu software de contabilidade, confira se as contas dele correspondem à tabela e não deixe um feed bancário lançar os mesmos depósitos de novo.

Como as vendas no cartão, as taxas da processadora e o depósito do dia seguinte se encaixam?

Neste método, lance o valor total do cartão no dia da venda, em uma conta de passagem (a conta que guarda os pagamentos de cartão até o depósito chegar). Quando o depósito chega, transfira-o da conta de passagem para o banco e lance a taxa da processadora como despesa. Um depósito de cartão é igual aos pagamentos de cartão do dia (com imposto e gorjetas) menos as taxas, os reembolsos, os estornos (chargebacks, cobranças contestadas que a processadora recupera) e qualquer valor retido em reserva pela processadora.

O saldo da conta de passagem deve ser igual aos lotes ainda não depositados mais qualquer reserva ainda retida; confira cada valor com os relatórios da processadora. Se a processadora cobra as taxas em um extrato mensal ou as debita do banco, lance cada taxa uma única vez.

Lançar só o depósito líquido como vendas mistura vendas com imposto, gorjetas e taxas: pode superestimar ou subestimar as vendas e esconde a taxa. Também não consegue bater com o Form 1099-K, que informa o valor antes das taxas. A Publication 583 recomenda conciliar a conta bancária todo mês; um extrato pode incluir tarifas bancárias que você ainda não lançou. Para aprofundar os repasses, veja conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K; para um aplicativo de leitor de cartão, veja depósitos líquidos de taxas e gorjetas.

Onde entram o imposto sobre vendas, as gorjetas de cartão e as taxas de serviço?

O imposto sobre vendas cobrado para o estado em geral não é venda da empresa, e as gorjetas voluntárias de cartão também não. Uma taxa de serviço obrigatória é venda.

Imposto sobre vendas. A Publication 334 diz que os impostos estaduais e locais sobre vendas cobrados do comprador, que você deve recolher e repassar, não são renda. O imposto cobrado de você, como vendedor, é diferente: ao recebê-lo do cliente, ele entra na receita bruta. Confira qual dos dois seu estado impõe. Os lançamentos estão em imposto sobre vendas cobrado e pago; a conferência do PDV com a declaração está em imposto sobre vendas de restaurante e conciliação do PDV. A empresa que cobra imposto sobre vendas e não o repassa continua devendo, e alguns estados tornam o proprietário ou outro responsável pessoalmente responsável; confira o seu.

Gorjetas de cartão. O IRS Topic 761 trata as gorjetas cobradas no cartão (crédito e débito) e distribuídas pelo empregador como gorjetas em dinheiro que o empregado declara. Mantenha-as em gorjetas a pagar até o repasse. O IRS diz que as gorjetas recebidas por autônomos também são renda; por isso, um proprietário único que fica com as gorjetas em geral as trata como receita do negócio. O proprietário que é empregado da própria corporação é uma questão de folha de pagamento. O repasse aos funcionários está em gorjetas de cartão: receita ou passivo.

Taxas de serviço. Uma cobrança que o cliente é obrigado a pagar, como a taxa para grupos grandes ou uma tela de pagamento que impede a gorjeta de ser zero, não é gorjeta, seja qual for o nome no recibo: o IRS examina os fatos. Lance-a em uma linha de vendas própria. Quando ela é paga a um empregado, o Topic 761 a trata como salário que não é gorjeta, sujeito à retenção de Social Security, Medicare e imposto de renda federal; portanto, o repasse é salário, não gorjetas a pagar. O imposto retido do pagamento dos funcionários, inclusive gorjetas e taxas de serviço pagas como salário, pertence ao IRS; a pessoa responsável por recolhê-lo e repassá-lo que deixar de fazê-lo de propósito pode responder pessoalmente por uma multa igual ao imposto.

Se o imposto sobre vendas incide sobre gorjetas e taxas de serviço é questão de lei estadual. Na Califórnia, as gorjetas opcionais que ficam com os empregados não são tributadas, enquanto as gorjetas obrigatórias e as taxas de serviço exigidas entram na receita bruta tributável (CDTFA Publication 22). Essa é a regra de um só estado; confira a do seu.

Como registro as vendas em dinheiro, a contagem do caixa e o depósito do dinheiro?

Lance as vendas em dinheiro a partir da linha de dinheiro do PDV, conte o caixa e compare a contagem com o que o PDV espera. Registre qualquer diferença em uma conta de sobra ou falta de caixa (a conta que recebe as diferenças do caixa), não nas vendas. Deposite o dinheiro por inteiro e guarde o comprovante.

A Publication 583 diz para depositar toda a receita diária na conta da empresa, anotar a origem em cada comprovante de depósito e pagar as despesas da empresa por cheque, para documentá-las. Pagar fornecedores com o dinheiro do caixa é difícil de documentar. Se o dinheiro sai mesmo do caixa (um fornecedor, um reembolso), guarde um comprovante de cada pagamento; o depósito fica menor por esse valor.

Uma empresa com muito dinheiro vivo precisa de mais cuidado: veja como registrar vendas em dinheiro em uma empresa com muito dinheiro vivo. Para reembolsos, veja como registrar reembolsos.

Por que meu depósito não é igual às vendas do dia e como encontro a diferença?

Um depósito difere das vendas do dia por um conjunto curto de motivos conhecidos. Compare os mesmos dias e percorra a lista.

Para achar a diferença:

1. Escolha uma semana e liste os totais de dinheiro e de cartão de cada dia nos relatórios de fechamento.
2. Case cada lote de cartão com um depósito bancário e o dinheiro com os comprovantes de depósito.
3. Subtraia as taxas, os reembolsos, as saídas de caixa e as retenções da tabela.
4. O que sobrar é a diferença real. Procure um dia lançado duas vezes (a sincronização do PDV e o feed bancário lançando ambos), um dia não lançado ou um depósito feito em outra conta.

Lance cada causa explicada na sua própria conta. Se a conta de passagem ficar com um saldo que nunca zera, veja saldo de fundos não depositados que não zera.

O que guardo como prova de cada dia?

Guarde o relatório de fechamento e a fita do caixa registrador, a planilha de contagem do caixa e os comprovantes de saída, o comprovante do depósito em dinheiro, o relatório do lote de cartão, o extrato mensal da processadora, o extrato bancário e os relatórios de gorjetas escritos pelos funcionários. A Publication 583 cita as fitas de caixa registrador, os comprovantes de depósito bancário e os comprovantes de cobrança no cartão entre os documentos que mostram a receita bruta.

Guarde os registros que sustentam um item de uma declaração até o fim do prazo de prescrição dessa declaração. Guarde os registros de impostos sobre o emprego, como a folha de pagamento e os valores de gorjetas que os empregados declaram a você, por pelo menos quatro anos. A autoridade fiscal do seu estado define o prazo para os registros de imposto sobre vendas; confira.

Como os lançamentos diários batem com o 1099-K e com a declaração de imposto sobre vendas?

O total anual de pagamentos de cartão deve bater com a caixa 1a do Form 1099-K de cada processadora, depois de você conciliar qualquer diferença de fim de ano entre as datas das vendas e as datas de transferência da processadora. O imposto sobre vendas a pagar lançado para um período de entrega deve bater com o imposto da declaração desse período.

As instruções do Form 1099-K definem a caixa 1a como o valor bruto, sem considerar taxas, reembolsos ou outros ajustes, com o valor de cada transação definido na data da transação. O formulário cobre os pagamentos que a processadora liquida no ano-calendário, ou seja, o ano em que ela envia a instrução para transferir o dinheiro a você; assim, uma venda no último dia do ano pode cair no formulário do ano seguinte. Esse valor bruto inclui o imposto sobre vendas, como diz o preâmbulo do Tesouro às regulamentações finais (IRB 2011-23), e a Publication 334 avisa que o formulário pode incluir itens que não são receita do negócio. Por isso, o formulário em geral é maior que seus depósitos de cartão e maior que suas vendas de cartão sozinhas, porque o imposto sobre vendas e as gorjetas estão nele. As vendas em dinheiro nunca aparecem no formulário. Um dia de trabalho do PDV que passa da meia-noite também pode colocar uma venda tardia em data diferente da que a processadora usa; por isso, confira à mão os últimos dias do ano.

A caixa 1c é nova no formulário atual e serve para mostrar as gorjetas em dinheiro incluídas na caixa 1a; o IRS conta as gorjetas de cartão de crédito e débito como gorjetas em dinheiro. Um formulário anterior não tem a caixa 1c. Faça a conferência pela caixa 1a e pegue as gorjetas das suas próprias gorjetas a pagar.

Lançar o próprio formulário como vendas contaria as mesmas vendas duas vezes, porque os lançamentos diários já as contêm. Se não bater, veja conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K.

E se a sincronização do PDV parou ou semanas de dias nunca foram lançadas?

Refaça a partir do histórico do PDV, dia a dia, e não a partir dos depósitos. A renda que você recebeu e nunca registrou continua valendo: o IRS diz que você deve declarar toda a renda que recebe do seu negócio.

1. Ache o último dia que foi lançado corretamente.
2. Peça ao fornecedor do PDV os relatórios de fechamento de todos os dias que faltam.
3. Lance um lançamento por dia, como acima.
4. Concilie cada mês com os extratos do banco e da processadora.
5. Para um dia sem relatório do PDV, refaça os totais de cartão a partir dos relatórios de lote da processadora e a receita em dinheiro a partir dos comprovantes de depósito, das contagens do caixa, dos comprovantes de saída e de qualquer registro de vendas que tenha sobrado. Só o depósito deixa de mostrar o dinheiro pago do caixa ou guardado, e um depósito pode cobrir vários dias. Separe vendas, imposto e gorjetas, marque o dia como refeito e marque como não resolvidos os valores sem comprovação.
6. Compare o imposto sobre vendas refeito com as declarações já entregues.

A etapa 6 é onde os problemas aparecem. Uma declaração de imposto sobre vendas, um relatório de gorjetas ou um Form 1099-K já entregue, preparado com números que deixaram de bater, pode exigir uma decisão, com os números entregues em mãos, antes de qualquer lançamento: se precisa ser corrigido e em que ordem. Esse é o momento de levar os meses refeitos e as declarações entregues a um profissional. Para meses que já estão atrasados, veja como colocar em dia a contabilidade atrasada.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos, arredondados de propósito.

Café, um dia

Suponha que os US$160 sejam imposto sobre vendas cobrado do comprador, que os US$200 sejam gorjetas voluntárias para os funcionários e que nenhum dinheiro saia do caixa nem fique reserva retida. O relatório do PDV mostra US$2.000 em vendas, US$160 em imposto sobre vendas e US$200 em gorjetas de cartão. Os clientes pagaram US$540 em dinheiro e US$1.820 no cartão.

As duas linhas de pagamento (US$2.360) são iguais às vendas mais o imposto mais as gorjetas. O depósito do cartão chega no dia seguinte, cerca de US$1.765: uma taxa de 3% sobre US$1.820 dá cerca de US$55.

Quando a lei estadual e a sua política de gorjetas permitem, só a taxa sobre os US$200 de gorjetas (cerca de US$6) pode sair das gorjetas, e isso não pode deixar o pagamento de um empregado abaixo do salário mínimo exigido; veja gorjetas de cartão: receita ou passivo.

Loja de presentes, uma semana

O PDV mostra US$3.000 em vendas na semana, todas pagas com cartão (sem imposto nem gorjetas, para simplificar). O banco mostra US$2.880 em depósitos.

A diferença de US$120 está explicada, não perdida. A contabilidade mostra US$3.000 em vendas, US$90 em taxas e um reembolso de US$30.

Restaurante, grupo grande

A comida e a bebida de uma mesa somam US$1.000 antes do imposto, e o cardápio acrescenta uma taxa obrigatória de 18%: US$180. A contabilidade a mostra em uma linha de vendas própria e, quando é paga aos garçons, como salário, com retenção na folha de pagamento. Se, em vez disso, o cliente acrescentar no cartão uma gorjeta voluntária de US$180, esses US$180 vão para gorjetas a pagar, não para vendas.

E no seu caso?

• Os depósitos não batem com o PDV há mais de um mês, a sincronização quebrou e faltam dias, ou gorjetas, taxas de serviço e imposto sobre vendas foram lançados de forma inconsistente: uma declaração de imposto sobre vendas ou um Form 1099-K que deixou de bater pode significar que os meses anteriores precisam ser refeitos. Leve os relatórios de fechamento, os extratos da processadora e do banco, os comprovantes de depósito e os relatórios de gorjetas à nossa escrituração contábil.
• Você precisa repassar gorjetas de cartão aos funcionários ou administrar um fundo comum de gorjetas: veja gorjetas de cartão: receita ou passivo.
• Os valores que você retira para o imposto sobre vendas não batem com a declaração: veja imposto sobre vendas de restaurante e conciliação do PDV.
• Boa parte da sua renda é em dinheiro vivo: veja como registrar vendas em dinheiro em uma empresa com muito dinheiro vivo.
• Alguns clientes pagam por aplicativo ou QR code, ou o dinheiro cai em uma conta pessoal: veja pagamentos de empresas por aplicativos de pagamento antes de totalizar o dia.
• Você recebe pagamentos por um aplicativo de leitor de cartão ou por várias plataformas: veja depósitos líquidos de taxas e gorjetas e conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K.
• Você quer ler os números diários como a demonstração do resultado de um restaurante: veja a demonstração do resultado de um restaurante.