POS Günlük Satış Kaydı: Bahşiş, Komisyon, Nakit, Yatırım

POS gün sonu raporundan günlük satış kaydına neler girer?

POS gün sonu raporundan (kapanış raporu veya Z raporu da denir) her iş günü için tek bir kayıt yapın. Satışlar, satış vergisi, bahşişler ve hizmet bedelleri farklı türde paralar olduğundan, her satır ayrı bir yere gider. IRS, gelir ve giderleri açıkça gösteren her kayıt sistemini kullanmanıza izin verir; aşağıdaki düzen bir muhasebe yöntemidir, IRS'nin öngördüğü bir kayıt değildir.

Müşterilerin ödediği tutar (nakit, kart ve diğerleri), satışlar artı satış vergisi artı bahşişler artı hizmet bedelleri artı satılan hediye kartlarına eşit olduğunda kayıt dengelenir. Eşit değilse kaydı yapmadan önce nedenini bulun; farkı satışların içine atmak onu gizler.

Kart bahşişi ve ödenecek çalışanlar, zorunlu hizmet bedelleri, yüksek nakit payı, birden fazla kasa veya şube, bahşişini bildiren çalışanlar ya da bahşişi veya hizmet bedellerini farklı vergilendiren bir eyalet varsa gün basit değildir. Başlamadan önce gün sonu raporlarını, işlemci ve banka hesap özetlerini, para yatırma makbuzlarını ve bahşiş raporlarını toplayın.

Bir aydır veya daha uzun süredir POS ile tutmayan yatırımlar, senkronizasyon durduktan sonra eksik kalan günler veya tutarsız kaydedilmiş bahşiş ile satış vergisi farklı bir sorundur: artık tutmayan bir satış vergisi beyannamesi ya da Form 1099-K, geçmiş ayların baştan kurulması gerektiği anlamına gelebilir. Sonundaki eksik günler bölümüne ve “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Günlük tek bir özet mi girmeliyim, yoksa her fişi mi?

POS fiş ayrıntısını tutuyorsa ve onu çıkarabiliyorsanız, defterler için günde (kasa veya şube başına) tek bir özet kayıt yeterli olabilir. Bu yöntemde özet kayıt defter kaydıdır; arkasındaki POS raporu ve fişler ise kanıttır. Publication 583, bilgisayarla tutulan kayıtların defterlerinizle ve beyannamenizle uyuşması gerektiğini söyler. Fiş fiş kayıt yapmayı yalnızca defterlerin kalem düzeyinde ayrıntıya ihtiyacı olduğunda tercih edin; seçimin ayrıntıları için her sipariş içe aktarılsın mı, yoksa yalnızca günlük ve ödeme özetleri mi rehberine bakın.

Küçük bir restoran için elektronik tablo işe yarayabilir: gün başına bir satır, yukarıdaki tablodaki her satır için bir sütun, sayılan nakit ile fazla/eksik sütunu ve bir kontrol hücresi (ödemeler eksi satışlar, vergi, bahşişler ve hizmet bedelleri; sonuç sıfır olmalı) ve aylık toplamlar. POS kayıtları muhasebe yazılımınıza kendiliğinden aktarıyorsa, yazılımın hesaplarının tabloyla uyuştuğunu kontrol edin ve banka bağlantısının aynı yatırımları yeniden kaydetmesine izin vermeyin.

Kart satışları, işlemci komisyonları ve ertesi günkü yatırım birbirine nasıl bağlanır?

Bu yöntemde kartla ödenen tutarın tamamını satış gününde bir geçici tahsilat hesabına (yatırım gelene kadar kart ödemelerini tutan hesap) kaydedin. Yatırım gelince tutarı geçici tahsilat hesabından bankaya aktarın ve işlemci komisyonunu gider yazın. Bir kart yatırımı, günün kart ödemelerine (vergi ve bahşişler dâhil) eşittir; bundan komisyonlar, iadeler, chargeback'ler (işlemcinin geri aldığı itirazlı ödemeler) ve holdback (işlemcinin güvence olarak tuttuğu para) düşülür.

Geçici tahsilat bakiyesi, henüz yatırılmamış toplu işlemlere artı hâlâ tutulan karşılığa eşit olmalıdır; her tutarı işlemcinin raporlarıyla eşleştirin. İşlemci komisyonları aylık hesap özetiyle faturalanıyorsa veya bankadan tahsil ediliyorsa, her komisyonu bir kez kaydedin.

Yalnızca net yatırımı satış olarak kaydetmek, satışı vergi, bahşiş ve komisyonlarla karıştırır: satışları olduğundan fazla veya az gösterebilir ve komisyonu gizler. Ayrıca komisyonlardan önceki tutar olarak bildirilen Form 1099-K ile de tutmaz. Publication 583, banka hesabının her ay mutabakatını önerir; bir hesap özeti, henüz kaydetmediğiniz banka masraflarını içerebilir. Ödemelerin ayrıntıları için satışlar, ödemeler ve Form 1099-K mutabakatı rehberine, kart okuyucu uygulaması için komisyon ve bahşişler düşülmüş yatırımlar rehberine bakın.

Satış vergisi, kart bahşişleri ve hizmet bedelleri nereye gider?

Eyalet için tahsil edilen satış vergisi genellikle işletmenin satışı değildir; gönüllü kart bahşişleri de değildir. Zorunlu hizmet bedeli ise satıştır.

Satış vergisi. Publication 334, alıcıya yüklenen ve sizin tahsil edip aktarmanız gereken eyalet ve yerel satış vergilerinin gelir olmadığını söyler. Satıcı olarak size yüklenen vergi farklıdır: onu müşteriden tahsil etmek brüt hasılata girer. Eyaletinizin hangi türü uyguladığını kontrol edin. Kayıtlar tahsil edilen ve ödenen satış vergisi rehberinde; POS'un beyannameyle eşleştirilmesi restoran satış vergisi ve POS mutabakatı rehberinde. Satış vergisi tahsil edip aktarmayan bir işletme yine de o vergiyi borçludur; bazı eyaletler bir sahibi veya sorumlu başka bir kişiyi şahsen sorumlu tutar, kendi eyaletinizi kontrol edin.

Kart bahşişleri. IRS Topic 761, işverenin dağıttığı kartlı (kredi ve banka kartı) bahşişleri, çalışanın bildirdiği nakit bahşiş olarak kabul eder. Bunları ödeninceye kadar ödenecek bahşişler hesabında tutun. IRS, serbest çalışanların aldığı bahşişlerin de gelir olduğunu söyler; bu yüzden bahşişleri kendisi alıkoyan tek sahip genellikle onları işletme geliri sayar. Kendi şirketinin çalışanı olan bir sahip ise bordro konusudur. Çalışanlara ödeme kart bahşişleri: gelir mi, borç mu rehberinde.

Hizmet bedelleri. Kalabalık grup bedeli ya da bahşişi sıfırın üzerine çıkmaya zorlayan bir ödeme ekranı gibi müşterinin ödemek zorunda olduğu bir bedel, fişte ne yazarsa yazsın bahşiş değildir: IRS olgulara bakar. Onu kendi satış satırına kaydedin. Bir çalışana ödendiğinde Topic 761 bunu, Sosyal Güvenlik, Medicare ve federal gelir vergisi stopajına tabi bahşiş dışı ücret sayar; dolayısıyla ödenen tutar ücrettir, ödenecek bahşiş değildir. Çalışan ödemesinden kesilen vergi (ücret olarak ödenen bahşişler ve hizmet bedelleri dâhil) IRS adına tutulur; bunu tahsil edip aktarmakla sorumlu olan kişi bunu kasten yapmazsa, verginin tutarına eşit bir cezadan şahsen sorumlu olabilir.

Satış vergisinin bahşişlere ve hizmet bedellerine uygulanıp uygulanmadığı eyalet hukukuna bağlıdır. California'da çalışanların tuttuğu isteğe bağlı bahşişler vergilendirilmez; zorunlu bahşişler ve zorunlu hizmet bedelleri ise vergiye tabi brüt hasılata girer (CDTFA Publication 22). Bu tek bir eyaletin kuralıdır; kendi eyaletinizi kontrol edin.

Nakit satışları, kasa sayımını ve nakit yatırmayı nasıl kaydederim?

Nakit satışları POS'un nakit satırından kaydedin, kasayı sayın ve sayımı POS'un beklediği tutarla karşılaştırın. Farkı satışlara değil, bir nakit fazla/eksik hesabına (kasa farklarını alan hesap) kaydedin. Nakdin tamamını yatırın ve makbuzu saklayın.

Publication 583, günlük tüm hasılatın işletme hesabına yatırılmasını, her para yatırma makbuzunda kaynağın not edilmesini ve işletme ödemelerinin belgelemek için çekle yapılmasını söyler. Tedarikçilere kasadan ödeme yapmak belgelemesi zor bir yoldur. Kasadan para çıkıyorsa (tedarikçi, iade), her ödeme için bir makbuz saklayın; yatırılan tutar o kadar küçük olur.

Nakit ağırlıklı bir işletme daha fazlasını gerektirir: nakit ağırlıklı bir işletmede nakit satışların kaydı rehberine bakın. İadeler için iadelerin kaydı rehberine bakın.

Yatırımım neden günlük satışlarıma eşit değil ve farkı nasıl bulurum?

Bir yatırım, günün satışlarından kısa ve bilinen bir nedenler listesi yüzünden farklı olur. Aynı günleri karşılaştırın, sonra listeyi tek tek ele alın.

Farkı bulmak için:

1. Bir hafta seçin ve gün sonu raporlarından her günün nakit ve kart toplamlarını listeleyin.
2. Her kart toplu işlemini bir banka yatırımıyla, nakdi de para yatırma makbuzlarıyla eşleştirin.
3. Tablodaki komisyonları, iadeleri, kasadan ödemeleri ve geri tutulan tutarları çıkarın.
4. Geriye kalan gerçek farktır. İki kez girilmiş bir günü (POS senkronizasyonu ve banka bağlantısı ikisi de kaydetmiş olabilir), girilmemiş bir günü ya da başka bir hesaba yapılmış bir yatırımı arayın.

Açıklanan her nedeni kendi hesabına kaydedin. Geçici tahsilat hesabında hiç kapanmayan bir bakiye kalırsa kapanmayan bir undeposited funds bakiyesi rehberine bakın.

Her gün için kanıt olarak ne saklamalıyım?

Gün sonu raporunu ve yazar kasa fişini, kasa sayım formunu ve kasadan ödeme makbuzlarını, nakit yatırma makbuzunu, kart toplu işlem raporunu, işlemcinin aylık hesap özetini, banka hesap özetini ve çalışanların yazılı bahşiş raporlarını saklayın. Publication 583, yazar kasa fişlerini, banka yatırma makbuzlarını ve kredi kartı satış fişlerini brüt hasılatı gösteren belgeler arasında sayar.

Bir beyannamedeki kalemi destekleyen kayıtları, o beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın. İstihdam vergisi kayıtlarını, örneğin bordroyu ve çalışanların size bildirdiği bahşiş tutarlarını, en az dört yıl saklayın. Satış vergisi kayıtlarının süresini eyaletinizin vergi idaresi belirler; onu kontrol edin.

Günlük kayıtlar 1099-K ile ve satış vergisi beyannamesiyle nasıl tutar?

Yılın brüt kart ödemeleri, satış tarihleri ile işlemcinin aktarım tarihleri arasındaki yıl sonu farkını kapattıktan sonra, her işlemcinin Form 1099-K 1a kutusuyla tutmalıdır. Bir beyan dönemi için kaydettiğiniz ödenecek satış vergisi, o dönemin beyannamesindeki vergiyle tutmalıdır.

Form 1099-K talimatları, 1a kutusunu komisyonlar, iadeler veya diğer düzeltmeler dikkate alınmadan brüt tutar olarak tanımlar; her işlemin tutarı işlem tarihine göre belirlenir. Form, işlemcinin takvim yılı içinde uzlaştırdığı ödemeleri kapsar; bu, işlemcinin parayı size aktarma talimatını verdiği yıl demektir. Bu yüzden yılın son günündeki bir satış sonraki yılın formuna düşebilir. Bu brüt tutara satış vergisi dâhildir; ABD Hazine Bakanlığı'nın nihai yönetmeliklere ilişkin önsözü (IRB 2011-23) bunu belirtir ve Publication 334 formun işletme hasılatı olmayan kalemleri içerebileceği konusunda uyarır. Dolayısıyla form genellikle kart yatırımlarınızdan büyüktür; satış vergisi ve bahşişler içinde olduğundan yalnızca kart satışlarınızdan da büyüktür. Nakit satışlar formda hiç görünmez. Geceyarısını aşan bir POS iş günü, geç yapılan bir satışı işlemcinin kullandığından farklı bir tarihe de koyabilir; bu yüzden yılın son günlerini elle kontrol edin.

1c kutusu güncel formda yenidir ve 1a kutusundaki nakit bahşişleri göstermek içindir; IRS kredi ve banka kartı bahşişlerini nakit bahşiş sayar. Daha eski formda 1c kutusu yoktur. 1a kutusuyla eşleştirin ve bahşişleri kendi ödenecek bahşişler kayıtlarınızdan alın.

Formun kendisini satış olarak kaydetmek aynı satışları iki kez saymak olur, çünkü günlük kayıtlar onları zaten içerir. Tutmuyorsa satışlar, ödemeler ve Form 1099-K mutabakatı rehberine bakın.

POS senkronizasyonu durduysa veya haftalarca günler hiç girilmediyse ne yapmalıyım?

Yatırımlardan değil, POS geçmişinden gün gün yeniden kurun. Aldığınız ama kaydetmediğiniz gelir yine de sayılır: IRS, işinizden aldığınız tüm geliri bildirmeniz gerektiğini söyler.

1. Doğru girilmiş son günü bulun.
2. POS sağlayıcısından eksik her gün için gün sonu raporlarını isteyin.
3. Yukarıdaki gibi her gün için tek kayıt yapın.
4. Her ayın mutabakatını banka ve işlemci hesap özetleriyle yapın.
5. POS raporu olmayan bir gün için kart toplamlarını işlemcinin toplu işlem raporlarından, nakit tahsilatları para yatırma makbuzlarından, kasa sayımlarından, kasadan ödeme makbuzlarından ve elde kalan satış kayıtlarından yeniden kurun. Tek başına bir yatırım, kasadan ödenen veya elde tutulan nakdi kaçırır; ayrıca tek bir yatırım birkaç günü kapsayabilir. Satışı, vergiyi ve bahşişleri ayırın, günü yeniden kurulmuş olarak işaretleyin ve desteği olmayan tutarları çözülmemiş olarak işaretleyin.
6. Yeniden kurulan satış vergisini daha önce verilmiş beyannamelerle karşılaştırın.

Sorunlar 6. adımda ortaya çıkar. Artık tutmayan rakamlardan hazırlanmış, verilmiş bir satış vergisi beyannamesi, bahşiş raporu veya Form 1099-K için, herhangi bir şey kaydedilmeden önce verilmiş rakamlar elinizdeyken bir karar gerekebilir: düzeltilmesi gerekip gerekmediği ve hangi sırayla. Yeniden kurulan ayları ve verilmiş beyannameleri bir uzmana götürmenin zamanı budur. Zaten geride kalan aylar için gecikmiş defterleri tamamlama rehberine bakın.

Örnek

Açıklayıcı ABD doları tutarları, bilerek yuvarlanmıştır.

Kafe, bir gün

$160'ın alıcıya yüklenen satış vergisi, $200'ın çalışanlar için gönüllü bahşiş olduğunu, kasadan nakit ödeme yapılmadığını ve hiçbir karşılık tutulmadığını varsayın. POS raporu $2.000 satış, $160 satış vergisi ve $200 kart bahşişi gösteriyor. Müşteriler $540'ı nakit, $1.820'yi kartla ödedi.

İki ödeme satırı ($2.360), satışlar artı vergi artı bahşişlere eşittir. Kart yatırımı ertesi gün gelir, yaklaşık $1.765: $1.820 üzerinden %3 komisyon yaklaşık $55 eder.

Eyalet hukuku ve bahşiş politikanız izin veriyorsa, yalnızca $200'lık bahşişin komisyonu (yaklaşık $6) bahşişlerden kesilebilir ve bu kesinti bir çalışanın ücretini gereken asgari ücretin altına düşüremez; kart bahşişleri: gelir mi, borç mu rehberine bakın.

Hediyelik eşya dükkânı, bir hafta

POS haftalık $3.000 satış gösteriyor; hepsi kartla ödenmiş (basit tutmak için vergi veya bahşiş yok). Banka $2.880 yatırım gösteriyor.

$120'lık fark açıklanmıştır, kayıp değildir. Defterler $3.000 satış, $90 komisyon ve $30 iade gösterir.

Restoran, kalabalık grup

Bir masanın yiyecek ve içeceği vergiden önce $1.000 tutuyor ve menü %18 zorunlu bedel ekliyor: $180. Defterler bunu kendi satış satırında, sunuculara ödendiğinde ise bordro stopajıyla birlikte ücret olarak gösterir. Misafir bunun yerine kartla gönüllü $180 bahşiş eklerse, bu $180 satışa değil ödenecek bahşişlere gider.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yatırımlar bir aydan uzun süredir POS ile tutmuyor, senkronizasyon bozuldu ve günler eksik ya da bahşişler, hizmet bedelleri ve satış vergisi tutarsız kaydedildi: artık tutmayan bir satış vergisi beyannamesi veya Form 1099-K, geçmiş ayların baştan kurulması gerektiği anlamına gelebilir. Gün sonu raporlarını, işlemci ve banka hesap özetlerini, para yatırma makbuzlarını ve bahşiş raporlarını muhasebe kayıtları desteğine getirin.
• Çalışanlara kart bahşişi ödemeniz veya bahşiş havuzu işletmeniz gerekiyor: kart bahşişleri: gelir mi, borç mu rehberine bakın.
• Satış vergisi çekimleriniz beyannameyle tutmuyor: restoran satış vergisi ve POS mutabakatı rehberine bakın.
• Gelirinizin büyük bölümü nakit: nakit ağırlıklı bir işletmede nakit satışların kaydı rehberine bakın.
• Bazı müşteriler uygulama veya QR kodla ödüyor ya da para kişisel bir hesaba düşüyor: günü toplamadan önce ödeme uygulamaları üzerinden işletme ödemeleri rehberine bakın.
• Kart okuyucu uygulaması veya birkaç platform üzerinden ödeme alıyorsunuz: komisyon ve bahşişler düşülmüş yatırımlar ve satışlar, ödemeler ve Form 1099-K mutabakatı rehberlerine bakın.
• Günlük rakamları restoran kâr ve zarar tablosu olarak okumak istiyorsunuz: restoran gelir tablosu rehberine bakın.