POS 每日销售怎么记账：小费、刷卡手续费、现金与存款

POS 日结报告上的内容，在每日分录里怎么记？

根据 POS 日结报告（也叫 close-out 报告或 Z 报告），每个营业日记一笔分录。报告上的每一行去向不同，因为销售额、销售税、小费和服务费是不同性质的钱。IRS 允许您使用任何能清楚显示收入和支出的记录系统；下面的记法是一种记账方法，不是 IRS 规定的分录格式。

当顾客付款的合计（现金、刷卡和其他方式），等于销售额加销售税，加小费，加服务费，再加售出的礼品卡时，这笔分录就平衡了。如果不平衡，先找出原因再入账；把差额塞进销售额，只会把问题藏起来。

如果当天有刷卡小费和要发给员工的款项、强制服务费、现金占比很高、有多台收银机或多家分店、有员工申报小费，或者所在州对小费或服务费的征税方式不同，这一天的账就不简单了。开始之前，先把日结报告、支付机构和银行对账单、存款单和小费报告都准备好。

如果存款一个月或更久对不上 POS，或者同步中断后缺了几天，或者小费和销售税的记法前后不一致，那是另一类问题：销售税申报表或 1099-K 表对不上，可能意味着前面几个月的账要重建。请见“缺了几天”一节和结尾的“您的情况不同？”。

应该每天记一笔汇总，还是每张小票都记？

如果 POS 保留了每张小票的明细，并且您能随时导出，那么每天（每台收银机或每个门店）记一笔汇总，对账簿来说就够了。在这种做法里，汇总分录就是账簿记录，背后的 POS 报告和小票是证明。第 583 号出版物说，电脑化的记录必须与您的账簿和税表相符。只有账簿需要逐项明细时，才逐张小票录入；想深入了解该怎么选，请见每笔订单都导入，还是只导入每日和结算汇总。

小型餐厅可以用电子表格：每天一行，上表的每个项目一列，另加“清点现金”和“长短款”两列，再加一个核对格（付款合计减去销售额、税、小费和服务费，结果应为零），并按月汇总。如果 POS 自动把数据过入记账软件，请检查它用的账户与上表一致，也不要让银行联网把同样的存款再入一遍账。

刷卡销售、支付机构手续费和第二天到账的存款，怎样配合起来记？

这种做法是：在销售当天，把刷卡的全部金额记入过渡账户（存放刷卡收款、等待存款到账的账户）。存款到账时，把钱从过渡账户转入银行，并把支付机构的手续费记为费用。刷卡存款等于当天的刷卡付款额（含税和小费）减去手续费、退款、拒付（支付机构收回的有争议的收款）和被扣留的款项（支付机构留作准备金的钱）。

过渡账户的余额，应该等于尚未存入的批次，加上仍被扣留的准备金；每一笔都要与支付机构的报告核对。如果支付机构按月账单收取手续费，或者直接从银行扣款，每笔手续费只记一次。

只把净存款额记为销售额，会把销售额与税、小费和手续费混在一起：销售额可能多记，也可能少记，还会藏起手续费。这样记也无法与 1099-K 表对上，因为这张表报的是扣除手续费之前的金额。第 583 号出版物建议每月对银行账户对账；对账单上可能有您尚未入账的银行收费。想深入了解结算款，请见销售额、结算款与 1099-K 表的核对；使用刷卡器 App 的情况，请见扣除手续费和小费后的存款。

销售税、刷卡小费和服务费记到哪里？

替州政府代收的销售税，通常不是企业的销售额，顾客自愿加的刷卡小费也不是。强制收取的服务费则属于销售额。

销售税。 第 334 号出版物说，州和地方对买方征收、由您代收并上缴的销售税，不是收入。对作为卖方的您征收的税则不同：向顾客收取这笔税，会使它计入总收入。请确认您所在州征的是哪一种。分录的记法见已代收和已缴纳的销售税；POS 与申报表的核对见餐厅销售税与 POS 对账。企业代收了销售税却不上缴，这笔税仍然要缴；有些州还会要求业主或其他责任人个人承担责任，请查看所在州的规定。

刷卡小费。 IRS 第 761 号专题把雇主分发的刷卡（信用卡和借记卡）小费，视同员工申报的现金小费。在发放之前，把它放在应付小费里。IRS 说，自雇人士收到的小费也是收入，所以自己留下小费的独资业主，一般把小费当作经营收入。业主如果是自己公司的员工，就涉及工资问题。向员工发放的做法见刷卡小费：收入还是负债。

服务费。 顾客必须支付的费用，例如大桌客人服务费，或者支付提示里强制小费不能为零的设置，无论小票上怎么称呼，都不是小费：IRS 看的是事实。请单独记一行销售额。付给员工时，第 761 号专题把它视为非小费工资，需要预扣社会保障税、Medicare 税和联邦所得税，所以这笔支出是工资，不是应付小费。从员工报酬（包括以工资形式发放的小费和服务费）中预扣的税款，是替 IRS 保管的；负责代收并上缴这些税款的人，如果故意不上缴，可能被个人处以与税款相等的罚款。

销售税是否适用于小费和服务费，由各州法律决定。在加州，员工留下的自愿小费不征税，而强制性小费和必须支付的服务费要计入应税总收入（CDTFA 第 22 号出版物）。这只是一个州的规定；请查看您所在州的规定。

现金销售、收银抽屉的清点和现金存款，怎样记录？

根据 POS 的现金一行记录现金销售，清点收银抽屉，并把清点结果与 POS 预期的金额对比。任何差额记入现金长短款账户（专门记录抽屉差额的账户），不要记入销售额。把现金全额存入银行，并保留存款单。

第 583 号出版物说，要把每天的全部收入存入企业账户，在每张存款单上注明款项来源，并用支票支付企业开支，以便留下凭证。直接从收银抽屉里掏钱付给供应商，很难留下记录。如果确实有现金离开抽屉（付给供应商、退款），每一笔都要留下单据；存款金额就会少这么多。

现金占比高的企业需要做得更多：请见现金占比高的企业怎样记录现金销售。退款的记法见怎样记录退款。

为什么存款额和每天的销售额对不上？怎样找出差额？

存款额与某天的销售额不同，原因就那么几种。先比对相同的日期，再逐项排查。

找出差额的方法：

1. 选一个星期，把每天日结报告上的现金和刷卡合计列出来。
2. 把每个刷卡批次与一笔银行存款对应，把现金与存款单对应。
3. 减去上表中的手续费、退款、现金支出和扣留金额。
4. 剩下的才是真正的差额。找一找是否有某一天被重复录入（POS 同步和银行联网都入了账）、某一天没有录入，或者存款存进了别的账户。

把每个查明的原因记入各自的账户。如果过渡账户一直有余额清不掉，请见清不掉的未存入资金余额。

每天的账要保留哪些凭证？

请保留日结报告和收银机小票存根、抽屉清点表和现金支出单、现金存款单、刷卡批次报告、支付机构的月度对账单、银行对账单，以及员工书面提交的小费报告。第 583 号出版物把收银机小票存根、银行存款单和信用卡签购单，列为能证明总收入的文件。

支持税表上某个项目的记录，要保存到该税表的追溯期限届满为止。雇佣税记录，例如工资记录和员工向您申报的小费金额，至少要保存 四年。销售税记录的保存期限由所在州的税务机关规定，请自行查询。

每日分录怎样与 1099-K 表和销售税申报表对上？

全年的刷卡付款总额，在把销售日期与支付机构划款日期在年底的差异调整之后，应该与各家支付机构 1099-K 表第 1a 栏对上。您为某个申报期记下的应付销售税，应该与该期间申报表上的税额对上。

1099-K 表填报说明把第 1a 栏定义为不考虑手续费、退款或其他调整的总金额，每笔交易的金额按交易日期确定。这张表涵盖支付机构在日历年内结算的付款，也就是它向您发出划款指令的那一年，所以年底最后一天的销售，可能出现在下一年的表上。财政部最终法规的说明指出，这个总金额包含销售税（IRB 2011-23）；第 334 号出版物还提醒，这张表可能含有并非经营收入的项目。所以这张表上的金额，通常大于您的刷卡存款，也大于单纯的刷卡销售额，因为其中含有销售税和小费。现金销售从不会出现在这张表上。POS 的营业日如果跨过午夜，晚间的一笔销售也可能与支付机构使用的日期不同，所以年底最后几天请手工核对。

当前的表格新增了第 1c 栏，用来显示第 1a 栏中的现金小费；IRS 把信用卡和借记卡小费视为现金小费。较早的表格没有第 1c 栏。请与第 1a 栏对账，小费则取自您自己的应付小费。

把这张表本身记成销售额，会让同一笔销售算两次，因为每日分录里已经有了。如果对不上，请见销售额、结算款与 1099-K 表的核对。

如果 POS 同步中断，或者好几个星期的账都没有录入，怎么办？

从 POS 历史记录出发，一天一天重建，不要从存款出发。收到却从未入账的收入，仍然要计入：IRS 说，您必须申报从经营中收到的全部收入。

1. 找到最后一个记录正确的日期。
2. 请 POS 服务商提供每个缺失日期的日结报告。
3. 像上文一样，每天记一笔分录。
4. 每个月都与银行和支付机构的对账单核对。
5. 如果某一天没有 POS 报告，就用支付机构的批次报告重建刷卡总额，用存款单、抽屉清点表、现金支出单和任何留存的销售记录重建现金收入。只看存款会漏掉从抽屉里付出或留在手头的现金，而且一笔存款可能涵盖好几天。把销售额、税和小费分开，把这一天标记为“重建”，对没有凭证支持的金额标记为“未解决”。
6. 把重建出来的销售税，与已提交的申报表对比。

第 6 步是问题浮出水面的地方。如果已提交的销售税申报表、小费报告或 1099-K 表，是根据现在已对不上的数字编制的，那么在入账之前，可能要对着已提交的数字作出决定：是否需要更正，先后顺序如何。这时就该把重建的月份和已提交的申报表，交给专业人士。账目已经落后几个月的情况，请见补做逾期的账目。

示例

以下是示例性的美元金额，特意取了整数。

咖啡馆的一天

假设 $160 是对买方征收的销售税，$200 是员工的自愿小费，没有现金从抽屉里付出，也没有扣留准备金。POS 报告显示销售额 $2,000、销售税 $160、刷卡小费 $200。顾客付现金 $540，刷卡 $1,820。

两行付款合计（$2,360）等于销售额加税加小费。刷卡存款第二天到账，约 $1,765：$1,820 的 3% 手续费约为 $55。

如果州法律和您的小费政策允许，只有 $200 小费所对应的手续费（约 $6）可以从小费中扣除，而且不能使员工的收入低于规定的最低工资；请见刷卡小费：收入还是负债。

礼品店的一周

POS 显示这一周销售额 $3,000，全部刷卡支付（为简单起见，没有税和小费）。银行显示存款共 $2,880。

这 $120 的差额是有原因的，不是丢了。账簿显示销售额 $3,000、手续费 $90 和一笔 $30 的退款。

餐厅的大桌客人

一桌的餐饮在税前是 $1,000，菜单另加收强制性的 18% 服务费：$180。账簿把它单独记成一行销售额；付给服务员时则记为工资，并预扣工资税。如果客人改为在刷卡时自愿加了 $180 小费，这 $180 就记入应付小费，不算销售额。

您的情况不同？

• 存款已有一个多月对不上 POS，同步中断导致缺了几天，或者小费、服务费和销售税的记法前后不一致： 销售税申报表或 1099-K 表对不上，可能意味着前面几个月的账要重建。请把日结报告、支付机构和银行对账单、存款单和小费报告，带到记账服务。
• 您需要向员工发放刷卡小费，或者设有小费分成池： 请见刷卡小费：收入还是负债。
• 您的销售税划款与申报表对不上： 请见餐厅销售税与 POS 对账。
• 您的大部分收入是现金： 请见现金占比高的企业怎样记录现金销售。
• 有些顾客用手机 App 或二维码付款，或者款项进了个人账户： 汇总当天的数字之前，请先见通过支付 App 收取的企业款项。
• 您通过刷卡器 App 或多个平台收款： 请见扣除手续费和小费后的存款和销售额、结算款与 1099-K 表的核对。
• 您想把每日数字当作餐厅损益表来读： 请见餐厅损益表。