رصيد Undeposited Funds في QuickBooks: كيف تصفّره

ما رصيد Undeposited Funds في QuickBooks، ولماذا يستمر في الزيادة؟

Undeposited Funds حساب مؤقت في QuickBooks Online يحتفظ بالمدفوعات التي سجّلتها ولم تضعها بعد في إيداع بنكي (مساعدة QuickBooks Online). تبقى الدفعة فيه حتى تجمعها في إيداع بنكي. ويزيد الرصيد كلما سُجّلت مدفوعات وتُركت خطوة الإيداع. الخطوات في هذه الصفحة مأخوذة من صفحات المساعدة في QuickBooks Online؛ وقد يسمّي QuickBooks Desktop والبرامج الأخرى الحساب أو الشاشات بأسماء مختلفة.

الرصيد الكبير لا يزيد الدخل بحد ذاته. يتضخّم الدخل حين يُدخل المال نفسه أيضًا كدخل جديد، أو حين تُسجَّل دفعة لم يصل بعدها أي مال. أي تقرير يُظهر ذلك يعتمد على استخدامك الأساس النقدي أو أساس الاستحقاق المحاسبي؛ وتبيّن الأقسام التالية كيف تعرف حالتك.

أربعة أسباب تجعل الرصيد يكبر:

• لم تُجمع المدفوعات في إيداعات بنكية، لأن كل سطر في البنك عولج وحده.
• أُضيف سطر البنك كدخل جديد بدل مطابقته مع إيداع مبني من المدفوعات، فصار المال نفسه مسجَّلًا مرتين في الدفاتر.
• سُجّلت دفعة لم يصل بعدها أي مال: شيك مرتجع، أو إدخال مكرر، أو عميل دفع بطريقة أخرى.
• وصل المال إلى حساب لا تغطيه الدفاتر، مثل رصيد في تطبيق دفع أو حساب مصرفي ثانٍ.

تصبح الحالة غير بسيطة في الأحوال التالية:

• يعود الرصيد إلى أكثر من سنة؛
• يضم مدفوعات من مصادر عدة، مثل الشيكات ومعالجات البطاقات وتطبيقات الدفع والنقد؛
• لا تستطيع معرفة أي الإيداعات أُدخلت أيضًا كدخل؛
• ربما أُعدّ إقرار قُدّم من هذه الدفاتر.

جهّز ما يلي قبل أن تبدأ:

• كشوف الحساب البنكي لكل شهر يغطيه الرصيد؛
• تقارير الدفعات الصادرة من كل معالج بطاقات أو تطبيق دفع للأشهر نفسها؛
• قائمة معاملات الحساب، من الأقدم إلى الأحدث؛
• نسخ من قسائم الإيداع للشيكات والنقد، وهي من المستندات الداعمة لإجمالي الإيرادات بحسب المنشور 583؛
• تقرير الدخل الشهري، على الطريقة المحاسبية التي يعتمدها إقرارك؛
• الإقرار المقدَّم عن كل سنة يمسّها الرصيد.

أين يوجد حساب Undeposited Funds، وماذا لو كان باسم مختلف؟

الحساب موجود في Chart of accounts (دليل الحسابات). تقول الشركة المطوّرة إنه يمكن تغيير اسمه، لذا ابحث في عمود Detail type عن «Undeposited Funds» بدل الاعتماد على الاسم (مساعدة QuickBooks Online).

يحدد الحقل Deposit to في نموذج كل دفعة أين تذهب الدفعة. اختر الحساب المخصص للأموال غير المودعة حين ستجمع الدفعة لاحقًا مع غيرها. الدفعة المرسلة مباشرة إلى حساب بنكي ليست في Undeposited Funds؛ وتقول الشركة المطوّرة أن تختار الحساب البنكي حين لا تنوي دمج الإيداعات (مساعدة QuickBooks Online)، ثم يمكن مطابقة سطر البنك مع تلك الدفعة.

هل يجب أن يكون رصيد Undeposited Funds صفرًا في نهاية السنة؟

ليس بالضرورة، لكنه في أي تاريخ يجب أن يضم فقط المدفوعات المستلمة التي لم تُودع في البنك بعد. تصف الشركة المطوّرة الحساب بأنه مؤقت، ولا تحدد المصادر المذكورة هنا رصيدًا مطلوبًا. في نهاية السنة، توقّع شيكات بيدك أو دفعة بطاقات لم يسدّدها المعالج بعد. يجب أن يظهر كل منها كإيداع في كشف الحساب التالي. وأي مبلغ أقدم من الفترة المعتادة بين استلام المال وإيداعه يحتاج إلى تفسير.

سجّل تاريخ الدفعة بيوم استلام المال، وتاريخ الإيداع بيوم إجرائه: تاريخ القسيمة للشيكات والنقد، ويوم وصول المال لدفعات البطاقات والتطبيقات. الفرق بين التاريخين هو ما يغطيه هذا الحساب. الإيداع الذي يُجرى في آخر الشهر ويضيفه البنك بعد نهايته هو إيداع قيد التحصيل في تسوية ذلك الشهر، فلا تغيّر تاريخه ليطابق الكشف؛ فإن المنشور 583 يدرج الإيداعات التي لم يقيّدها البنك ضمن بنود التسوية.

في الضريبة، لا يحدد تاريخ الإيداع البنكي متى يُحتسب الدخل. بموجب الأساس النقدي، يُحتسب الدخل حين تستلمه فعليًا أو حكميًا. الاستلام الحكمي يعني أنه قُيّد في حسابك أو أُتيح لك دون قيد، ولا ينطبق إذا كانت سيطرتك عليه خاضعة لقيود أو حدود جوهرية. المال الذي يستلمه وكيلك عنك يُعدّ مستلَمًا حين يستلمه الوكيل. لذلك يتوقف اعتبار المال الذي يحتجزه معالج البطاقات مستلَمًا على الوقائع، مثل كون المعالج وكيلًا عنك أو يحتجز المال بقيود، فراجع شروط المعالج والرصيد الذي أظهره لك في آخر يوم من السنة. لا يمكنك حبس الشيكات لتأجيل الدخل إلى السنة التالية. وبموجب أساس الاستحقاق المحاسبي، يُحتسب الدخل عمومًا في السنة التي يُكتسب فيها، أيًّا كان موعد وصول الدفعة (المنشور 538).

هل يضخّم رصيد Undeposited Funds الكبير دخلي؟

ليس بحد ذاته. يُسجَّل الدخل بالفاتورة أو إيصال البيع أو الدفعة. وجمع المدفوعات في إيداع بنكي ينقل المال من Undeposited Funds إلى الحساب البنكي ولا يضيف دخلًا. يتضخّم الدخل حين يُدخل المال نفسه أيضًا كدخل جديد، أو حين تُسجَّل دفعة لم يصل بعدها أي مال؛ ويبيّن الجدول كل حالة.

الرصيد القديم يشوّه الميزانية العمومية أيضًا. يقرأ المقرضون هذه القائمة (القوائم المالية لقرض بنكي)، وقد يتضمن إقرار الشركة واحدة مثلها (Schedule L).

كيف أطابق عدة دفعات من العملاء مع إيداع بنكي واحد؟

ابنِ إيداعًا بنكيًا واحدًا من الدفعات التي استلمها البنك معًا. تقول الشركة المطوّرة إن عليك دمج عدة معاملات في سجل واحد ليطابق الكشف، وإن تسجيل كل دفعة على حدة يجعل الدفاتر لا تتوافق مع البنك (مساعدة QuickBooks Online).

1. اختر + Create، ثم Bank Deposit.
2. في Account، اختر الحساب البنكي الذي استلم المال.
3. ضع علامة على كل دفعة في هذا الإيداع. تقول الشركة المطوّرة إن كل دفعة في Undeposited Funds تظهر في هذه النافذة. إن غابت دفعة، تأكد أن حقل Deposit to فيها كان هذا الحساب وأنها ليست في إيداع آخر.
4. تأكد أن المجموع يساوي قسيمة الإيداع والسطر في كشف الحساب البنكي.
5. احفظ. تخرج المدفوعات من Undeposited Funds.

حين يعرض الربط البنكي هذا السطر، طابقه مع الإيداع. تقول صفحة الخدمات المصرفية لدى الشركة المطوّرة إنه عندما تكون المعاملة موجودة في QuickBooks، قد يتوفر خيار مطابقتها (مساعدة QuickBooks Online). وإضافة سطر موجود في الدفاتر تسجّل المال نفسه مرتين.

يمكن التراجع عن إيداع بُني بشكل خاطئ. حذف الإيداع يعيد كل مدفوعاته إلى Undeposited Funds، وإزالة دفعة واحدة منه تعيد تلك الدفعة فقط (مساعدة QuickBooks Online).

كيف أعرف أي الدفعات تخص أي إيداع بنكي؟

ابدأ من كشف الحساب البنكي لا من حساب Undeposited Funds. كل سطر إيداع هو مجموع، ويجب أن تساويه الدفعات التي وراءه.

1. اكتب أسطر الإيداع في كشف شهر واحد.
2. للإيداع بالشيكات أو النقد، استخدم نسختك من قسيمة الإيداع. فهي تذكر ما أُودع.
3. لدفعات البطاقات أو التطبيقات، استخدم تقرير الدفعات من المعالج. فهو يذكر المدفوعات والرسوم والمبالغ المستردة في تلك الدفعة.
4. في قائمة Undeposited Funds، ابحث عن الدفعات المؤرخة قبل الإيداع والتي يساوي مجموعها الإجمالي.
5. إن لم تتطابق، ابحث عن رسم أو مبلغ مسترد خُصم من الدفعة، أو دفعة من شهر سابق، أو ضريبة مبيعات أو إكراميات داخل الدفعة، أو دفعة سُجّلت مرتين.

من الطبيعي أن تكون الدفعة الصادرة أقل من المبيعات التي وراءها. أما مطابقة الدفعات مع تقرير المبيعات أو النموذج ⁦1099-K⁩ فمهمة مستقلة: مطابقة المبيعات والدفعات.

كيف تدخل رسوم المعالج والمبالغ المستردة في إيداع الدفعة الواحدة؟

يجب أن يساوي مجموع الإيداع ما استلمه البنك، لذا فالرسم الذي احتفظ به المعالج سطر منفصل داخل الإيداع. تقول الشركة المطوّرة إنه في نافذة الإيداع البنكي لا تعدّل الدفعات الأصلية، بل تضيف الرسم في Add funds to this deposit بمبلغ سالب، تحت Bank Charges & Fees (مساعدة QuickBooks Online).

المبلغ المسترد الذي خصمه المعالج من الدفعة ليس رسمًا. سجّله كمبلغ مسترد للعميل ليُعكس البيع: تسجيل المبالغ المستردة في الدفاتر. وضريبة المبيعات والإكراميات تأتي أيضًا داخل الدفعة؛ وتغطيها أدلة المعالجات: دفعات معالج الدفع عبر الإنترنت وإيداعات البطاقات في نقاط البيع.

لا تفرض مجموعًا بسطر غير مفسَّر. إن لم تساوِ المدفوعات والرسوم والمبالغ المستردة المبلغ في البنك، فابحث أولًا عن البند الناقص.

ماذا لو أُدخل الإيداع كدخل جديد وما زالت المدفوعات معلّقة؟

المال نفسه محسوب مرتين. احتفظ بالمدفوعات لأنها تغلق فواتير العميل، واستبدل إدخال الدخل المضاف بإيداع مبني منها.

1. تأكد من النمط: إيداع واحد في كشف الحساب البنكي، وإدخال دخل بالمبلغ نفسه في الدفاتر، ومدفوعات غير مودعة يساوي مجموعها هذا المبلغ.
2. احذف إدخال الدخل المضاف.
3. ابنِ الإيداع البنكي من المدفوعات كما سبق، بتاريخ اليوم الذي قيّده فيه البنك.
4. طابق سطر البنك مع هذا الإيداع بدل أن تضيفه.
5. قارن دخل ذلك الشهر بإيداعاته. يجب أن ينخفض الدخل بالمبلغ الذي حذفته.

إذا كان الشهر مسوًّى أو مقفلًا، فأعد تسويته بعد ذلك: رصيد البداية الخاطئ في التسوية وتاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب. وإذا وصل الدخل المضاعف إلى إقرار مقدَّم، فقد يحتاج الإقرار إلى تعديل: الدخل المكرر في QuickBooks.

كيف أصفّر أرصدة Undeposited Funds القديمة أو المدفوعات التي لم تُودع قط؟

صفّر الرصيد دفعة بعد دفعة، من الأقدم. كل دفعة هي واحدة من أربع حالات.

سوِّ كل شهر على كشف حسابه قبل أن تنتقل إلى الذي يليه. إذا كان الشهر الذي تغيّره ضمن سنة قُدّم إقرارها، فاحفظ تقارير تلك السنة أولًا وتحقق من تاريخ الإقفال (تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب)؛ وهل يحتاج الإقرار إلى تعديل سؤال لمن أعدّه. وإذا وصل الدخل المضخَّم إلى إقرار مقدَّم، فقد تكون الضريبة المدفوعة مضخّمة أيضًا. وللمطالبة باسترداد مهلة: 3 سنوات بعد تقديم الإقرار الأصلي أو سنتين ⁦(2)⁩ بعد دفع الضريبة، أيهما أبعد (IRS)؛ ومن يقدّم المطالبة وكيف يتوقف على نوع الكيان: الدخل المكرر في QuickBooks. وإن بقي رصيد لا يُسوّى بعد ذلك: الربط البنكي ليس تسوية.

ثلاثة اختصارات تسبب أخطاء جديدة:

• حذف المدفوعات للوصول إلى الصفر. حذف دفعة حقيقية يعيد فتح فاتورتها عادةً، فيتضخم رصيد العميل ويضيع أثر الإيصال. وإن كان المال قد وصل إلى البنك، يبقى سطره في البنك بلا دفعة وراءه. وإذا أُضيف ذلك السطر كدخل، يظل الدخل محسوبًا مرتين في تقرير أساس الاستحقاق المحاسبي؛ وفي تقرير الأساس النقدي قد يبدو المجموع صحيحًا بينما تظهر الفاتورة غير مدفوعة.
• قيد يومية ينقل الرصيد إلى الدخل أو حقوق الملكية أو حساب شامل. هذا يخفي السبب. يقول المنشور 583 إن السجلات المحوسبة يجب أن تتوافق مع دفاترك وإقرارك وأن تدعم الإدخالات فيه، فاحتفظ بكشف الحساب البنكي أو تقرير الدفعة وراء أي قيد يصفّر هذا الرصيد.
• تأريخ التصحيح بتاريخ اليوم. للإيداع الذي قيّده البنك فعلًا، استخدم يوم قيده ليُسوّى الشهر القديم. وحده الإيداع الذي لم يقيّده البنك بعد ينتظر كإيداع قيد التحصيل.

مثال

هذه أمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

شيكات أُودعت في زيارتين

يستلم مقاول تنسيق حدائق 12 شيكًا في مارس بمجموع 9,600 دولار، ويسجّل كل شيك كدفعة في Undeposited Funds. يذهب سبعة شيكات (5,600 دولار) إلى البنك في 8 مارس وخمسة (4,000 دولار) في 22 مارس. يُظهر الكشف إيداعين. فيبني المقاول إيداعين بنكيين من المدفوعات، واحدًا لكل زيارة، ويساوي مجموع كل منهما قسيمته. رصيد هذه الشيكات صفر.

دفعة بطاقات مع رسوم

يدفع معالج البطاقات لبائع عبر الإنترنت 4,850 دولار عن 40 عملية بيع، بعد رسوم قدرها 150 دولار. ومجموع المدفوعات الـ40 هو 5,000 دولار. يجمعها البائع في إيداع بنكي واحد ويضيف سطر رسوم بمبلغ سالب 150 دولار في Bank Charges & Fees. فيساوي الإيداع ما استلمه البنك، 4,850 دولار، وتخرج المدفوعات الـ40 من Undeposited Funds.

رصيد قديم أُدخل أيضًا كدخل

يجد مستشار 18,000 دولار في Undeposited Funds من قبل سنتين: ست دفعات من العملاء قيمة كل منها 3,000 دولار.

• قبل سنتين: سُجّلت كل دفعة، ثم أُضيف كل سطر بنكي كدخل. فصار الدخل في تلك السنة أعلى من الواقع بـ18,000 دولار.
• السنة الماضية: بقي الرصيد دون تغيير، وظل الحساب البنكي يُسوّى.
• الآن: يحذف المستشار إدخالات الدخل الستة المضافة، ويبني ستة إيداعات بنكية من المدفوعات، لكل منها تاريخ يوم قيّده البنك، ويطابق كلًّا منها مع سطره في البنك. يصبح الرصيد صفرًا، وينخفض الدخل في السنة الأولى بمقدار 18,000 دولار في الدفاتر. ولأن إقرار تلك السنة أُعدّ من هذه الدفاتر، يتحقق المستشار هل يحتاج إلى تعديل، وهل تلك السنة مقفلة، قبل أن يغيّرها.

الأمر مختلف عندك؟

• يعود الرصيد إلى سنوات، أو يضم مصادر دفع كثيرة، أو لا تعرف أي الإيداعات أُدخلت أيضًا كدخل: احصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتحديد ما يضمه الرصيد فعلًا، وأي الإدخالات تُحذف أو تُطابق، وهل تأثرت سنة قُدّم إقرارها.
• الدخل مضاعف في مواضع غير هذا الحساب: راجع الدخل المكرر في QuickBooks.
• الدفعات أو الرسوم أو النموذج ⁦1099-K⁩ لا تطابق مبيعاتك: راجع مطابقة المبيعات والدفعات.
• فواتير قديمة لم تُدفع قط: راجع شطب فواتير العملاء غير المدفوعة.
• التسوية خاطئة بعد أن غيّرت إدخالات قديمة: راجع رصيد البداية الخاطئ في التسوية.
• تريد روتينًا يمنع تراكم الرصيد من جديد: راجع الربط البنكي ليس تسوية.
• الدفاتر متأخرة أشهرًا، أو كتبت IRS عن السنة: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة مع مساعدة في مسك الدفاتر، أو إشعار IRS إلى نشاطك التجاري.