POS 每日銷售入帳：小費、刷卡手續費、現金與存款

POS 日結報表上的每日銷售分錄要包含什麼？

每個營業日根據 POS 日結報表（也叫結帳報表或 Z 報表）做一筆分錄。每一行要放到不同的科目，因為銷售額、銷售稅、小費和服務費是不同性質的錢。IRS 允許您使用任何能清楚顯示收入和費用的記錄系統；下表的做法是一種記帳方法，不是 IRS 規定的分錄格式。

當顧客的付款總額（現金、刷卡和其他）等於銷售額加銷售稅加小費加服務費，再加上售出的禮品卡時，分錄就平衡了。如果不平衡，入帳前先找出原因；把差額塞進銷售額，只會把問題藏起來。

有刷卡小費且要付給員工、有強制服務費、現金占比高、有多台收銀機或多個營業地點、有員工申報小費，或所在州對小費或服務費課稅方式不同，這樣的一天就不單純。開始之前，請先備齊日結報表、支付處理商和銀行對帳單、存款單，以及小費報告。

存款與 POS 已經一個月以上對不上、同步中斷後缺了好幾天，或小費和銷售稅的入帳前後不一致，則是另一種問題：銷售稅申報表或 1099-K 表若已對不上，可能得重做前面幾個月的帳。請見缺漏日期的章節，以及文末的「您的情況不同嗎？」。

我該每天輸入一筆彙總，還是每張單都輸入？

只要 POS 保留了每張單的明細，且您能調出來，帳簿上每天（每台收銀機或每個營業地點）一筆彙總分錄可能就夠了。在這種做法中，彙總是帳簿分錄，背後的 POS 報表和單據是證明。Publication 583 指出，電腦記錄必須與您的帳簿和稅表相符。只有在帳簿需要品項層級的明細時，才逐張單輸入；想深入了解如何選擇，請見匯入每筆訂單，還是只用每日和撥款彙總。

小餐廳可以用試算表：每天一列，上表每一行各一欄，另加清點現金與長短款一欄，以及一個核對格（付款金額減去銷售額、稅、小費和服務費，結果應為零），並按月加總。如果 POS 會自動過帳到您的會計軟體，請確認它的科目與上表一致，也不要讓銀行連線把同樣的存款再過一次帳。

刷卡銷售、支付處理商手續費和隔天的存款，三者要怎麼對起來？

在這種做法中，銷售當天就把全部刷卡金額記入暫存帳戶（用來放刷卡收款、等存款入帳的科目）。存款入帳時，把它從暫存帳戶轉到銀行，並把支付處理商的手續費記為費用。刷卡存款等於當天的刷卡付款（含稅和小費），減去手續費、退款、拒付（被處理商收回的有爭議款項）和任何預留款（處理商留作準備的款項）。

暫存帳戶的餘額，應該等於尚未存入的批次，加上仍被保留的準備款；每筆金額都要對照處理商的報告。如果處理商用月結單收取手續費，或從銀行帳戶扣款，每筆手續費只記一次。

只把淨存款記為銷售額，會把銷售額與稅、小費和手續費混在一起：銷售額可能多記或少記，也看不到手續費。它還無法與 1099-K 表對上，因為該表申報的是扣除手續費之前的金額。Publication 583 建議每月對銀行帳戶對帳；對帳單上可能有您尚未輸入的銀行費用。想深入了解撥款，請見銷售額、撥款和 1099-K 表的對帳；使用刷卡機 app 的話，請見扣除手續費和小費後的存款。

銷售稅、刷卡小費和服務費要放在哪裡？

替州政府代收的銷售稅，通常不是企業的銷售額，顧客自願給的刷卡小費也不是。強制收取的服務費則算銷售額。

銷售稅。 Publication 334 指出，對買方徵收、您必須代收並繳納的州和地方銷售稅，不算收入。對您這個賣方徵收的稅則不同：向顧客收取這筆稅，會讓它計入總收入。請查明您所在的州屬於哪一種。分錄請見代收和繳納的銷售稅；POS 與申報表的核對請見餐廳銷售稅與 POS 對帳。企業若代收了銷售稅卻沒有繳納，仍然欠這筆稅，有些州還會要求所有者或其他負責人承擔個人責任；請查明您所在的州如何規定。

刷卡小費。 IRS Topic 761 把由雇主分發的刷卡小費（信用卡和簽帳金融卡）視為員工要申報的現金小費。在付出之前，把它們放在應付小費。IRS 指出，自僱工作者收到的小費同樣是收入，所以獨自擁有企業並自己留下小費的所有者，一般把它當作企業收入。身為自己公司雇員的所有者，則屬於工資核算的問題。給員工付款的做法請見刷卡小費：收入還是負債。

服務費。 顧客必須支付的費用，例如大桌客人加收費，或強制小費高於零的付款提示，不論收據怎麼稱呼，都不是小費：IRS 看的是事實。請把它單獨記為一個銷售項目。若付給員工，Topic 761 將其視為非小費工資，要繳社會安全稅和醫療保險稅，也要預扣聯邦所得稅，所以這筆支出是工資，不是應付小費。從員工薪酬中預扣的稅款，包括以工資形式發放的小費和服務費，是替 IRS 保管的；負責代收並繳納稅款的人若故意不繳，可能被處以相當於稅額的個人罰款。

銷售稅是否適用於小費和服務費，由州法律決定。在加州，員工留存的自願小費不課稅，但強制性小費和必要的服務費則計入應稅總收入（CDTFA Publication 22）。這只是一個州的規定；請查明您所在的州。

現金銷售、錢櫃清點和現金存款要怎麼記錄？

根據 POS 的現金行入帳現金銷售，清點錢櫃，並與 POS 預期的金額比較。把任何差額記入現金長短款科目（用來記錄錢櫃差額的科目），不要記入銷售額。把現金全額存入銀行，並保留存款單。

Publication 583 說明：每日收入全部存入企業帳戶，在每張存款單上註明來源，並用支票支付企業款項以留下憑證。直接用收銀櫃的現金付供應商，很難留下憑證。如果現金確實離開了收銀櫃（付供應商、退款），請為每筆付款保留一張單據；存款金額會減少相同的數額。

現金比重高的企業需要更多做法：請見現金比重高的企業如何記錄現金銷售。退款請見記錄退款。

為什麼我的存款和每日銷售額不一樣？怎麼找出差額？

存款與當天銷售額不同，原因就那麼幾個。先比較相同的幾天，再逐項檢查下表。

找出差額的步驟：

1. 選一週，從日結報表列出每天的現金和刷卡合計。
2. 把每個刷卡批次對上一筆銀行存款，把現金對上存款單。
3. 減去上表中的手續費、退款、付出款項和預留款。
4. 剩下的才是真正的差額。檢查是否有某天被輸入兩次（POS 同步和銀行連線都過了帳）、某天沒輸入，或存款存進了別的帳戶。

把每個已查明的原因記入各自的科目。如果暫存帳戶一直有清不掉的餘額，請見清不掉的未存入資金餘額。

每天要保留哪些憑證？

請保留日結報表和收銀機紙帶、錢櫃清點表和付出單據、現金存款單、刷卡批次報告、處理商的月結單、銀行對帳單，以及員工的書面小費報告。Publication 583 把收銀機紙帶、銀行存款單和信用卡簽單列為能證明總收入的文件。

支持稅表上某個項目的記錄，請保留到該稅表的追徵期限屆滿為止。雇傭稅記錄，例如工資核算記錄和員工向您申報的小費金額，至少保留 四年。銷售稅記錄的保存期限由您所在州的稅務機關規定；請查明。

每日分錄要怎麼對上 1099-K 表和銷售稅申報表？

全年的刷卡付款總額，在對過年底銷售日期與處理商轉款日期之間的差異後，應該對上各處理商 1099-K 表的 1a 欄。您為某個申報期間入帳的應付銷售稅，應該對上該期間申報表上的稅額。

1099-K 表填表說明把 1a 欄定義為未扣除手續費、退款或其他調整的總額，每筆交易的金額按交易日期計算。這張表涵蓋處理商在曆年內結算的款項，也就是處理商發出轉款指示給您的那一年，所以年底最後一天的銷售，可能列入下一年的表。這個總額含銷售稅，財政部最終法規的說明就是這樣說的（IRB 2011-23），而且 Publication 334 提醒，這張表可能包含不屬於企業收入的項目。所以這張表通常比您的刷卡存款大，也比單純的刷卡銷售額大，因為其中有銷售稅和小費。現金銷售不會出現在這張表上。POS 營業日若跨過午夜，也可能讓一筆晚間銷售的日期與處理商採用的日期不同，所以年底最後幾天要手動核對。

1c 欄是現行表格新增的，用來顯示 1a 欄中的現金小費；IRS 把信用卡和簽帳金融卡小費視為現金小費。較早的表格沒有 1c 欄。請對 1a 欄核對，小費金額則取自您自己的應付小費。

把這張表本身記為銷售額，會讓同一筆銷售算兩次，因為每日分錄已經包含它們。如果對不上，請見銷售額、撥款和 1099-K 表的對帳。

如果 POS 同步停了，或好幾週的資料一直沒輸入怎麼辦？

依 POS 歷史記錄逐日重建，不要依存款重建。收到卻從未入帳的收入仍然要算：IRS 指出，您必須申報從企業收到的所有收入。

1. 找出最後一個輸入正確的日子。
2. 向 POS 供應商索取每個缺漏日期的日結報表。
3. 如上所述，每天入一筆分錄。
4. 每個月都對銀行和支付處理商的對帳單對帳。
5. 如果某天沒有 POS 報表，請依處理商的批次報告重建刷卡合計，並依存款單、錢櫃清點表、付出單據和任何留存的銷售記錄重建現金收入。只看存款會漏掉從收銀櫃付出或手頭留存的現金，而且一筆存款可能涵蓋好幾天。要把銷售額、稅和小費分開，把該天標為重建，並把沒有憑證的金額標為未解決。
6. 把重建的銷售稅，與已提交的申報表比較。

第 6 步是問題浮現的地方。如果已提交的銷售稅申報表、小費報告或 1099-K 表，是依已經對不上的數字編製的，在入帳之前，可能需要先拿著已提交的數字做決定：是否必須更正，以及先後順序。這時就該把重建的月份和已提交的申報表交給專業人士。對於已經落後的月份，請見補上逾期的帳目。

舉例

僅供說明的美元金額，刻意取整數。

咖啡館，一天

假設 $160 是對買方徵收的銷售稅，$200 是員工的自願小費，收銀櫃沒有現金付出，也沒有預留款。POS 報表顯示銷售額 $2,000、銷售稅 $160、刷卡小費 $200。顧客付了 $540 現金和 $1,820 刷卡。

兩個付款項目（$2,360）等於銷售額加稅加小費。刷卡存款隔天入帳，約 $1,765：$1,820 的 3% 手續費約為 $55。

在州法律和您的小費政策允許的情況下，只有 $200 小費所對應的手續費（約 $6）可以從小費中扣除，而且不能讓員工的收入低於規定的最低工資；請見刷卡小費：收入還是負債。

禮品店，一週

POS 顯示本週銷售額 $3,000，全部刷卡支付（為簡化起見，沒有稅和小費）。銀行顯示存款 $2,880。

$120 的差額有合理的解釋，並沒有遺失。帳簿顯示銷售額 $3,000、手續費 $90 和一筆 $30 的退款。

餐廳，大桌客人

一桌的餐飲稅前共 $1,000，菜單另加強制收取 18% 的服務費：$180。帳簿把它單獨記為一個銷售項目；若付給服務生，則記為工資，並做工資預扣。如果客人改在卡上自願加付 $180 小費，這 $180 就記入應付小費，不記入銷售額。

您的情況不同嗎？

• 存款與 POS 已經一個多月對不上、同步中斷而缺了好幾天，或小費、服務費和銷售稅的入帳前後不一致： 銷售稅申報表或 1099-K 表若已經對不上，可能得重做前面幾個月的帳。請把日結報表、支付處理商和銀行對帳單、存款單，以及小費報告帶到記帳服務。
• 您需要向員工支付刷卡小費，或實行小費分配池： 請見刷卡小費：收入還是負債。
• 您的銷售稅扣款與申報表對不上： 請見餐廳銷售稅與 POS 對帳。
• 您的收入大部分是現金： 請見現金比重高的企業如何記錄現金銷售。
• 有些顧客用 app 或 QR code 付款，或款項進入個人帳戶： 在加總當天數字之前，請先見透過支付 app 收取的企業款項。
• 您使用刷卡機 app 或多個平台收款： 請見扣除手續費和小費後的存款和銷售額、撥款和 1099-K 表的對帳。
• 您想把每日數字當作餐廳損益表來看： 請見餐廳損益表。