Ventas diarias del POS: propinas, comisiones y depósitos

¿Qué incluye un asiento de ventas diarias a partir del reporte de cierre del POS?

Haga un asiento por día hábil con el reporte de cierre del POS (también llamado reporte de cierre o reporte Z). Cada línea va a un lugar distinto, porque las ventas, el impuesto sobre las ventas, las propinas y los cargos por servicio son tipos de dinero diferentes. El IRS permite usar cualquier sistema de registros que muestre con claridad los ingresos y los gastos; el esquema de abajo es un método contable, no un asiento que el IRS prescriba.

El asiento cuadra cuando lo que pagaron los clientes (efectivo, tarjeta y otros) es igual a las ventas más el impuesto sobre las ventas más las propinas más los cargos por servicio, más las tarjetas de regalo vendidas. Si no cuadra, encuentre la causa antes de registrar; mandar la diferencia a las ventas la esconde.

Un día no es sencillo cuando hay propinas con tarjeta y personal al que pagar, cargos por servicio obligatorios, mucho efectivo, varias cajas o locales, empleados que declaran propinas, o un estado que grava las propinas o los cargos por servicio de otra manera. Reúna los reportes de cierre, los estados de cuenta del procesador y del banco, las boletas de depósito y los reportes de propinas antes de empezar.

Si los depósitos llevan un mes o más sin coincidir con el POS, faltan días porque se detuvo la sincronización, o las propinas y el impuesto sobre las ventas se registraron de forma inconsistente, es un problema distinto: una declaración del impuesto sobre las ventas o un Form 1099-K que ya no concilia puede significar que haya que reconstruir los meses anteriores. Vea la sección sobre días faltantes y «¿Su caso es distinto?» al final.

¿Debo ingresar un resumen diario o cada ticket?

Un asiento resumen por día (por caja o por local) puede bastar para la contabilidad cuando el POS conserva el detalle de los tickets y usted puede obtenerlo. En este método el resumen es el asiento contable, y el reporte del POS y los tickets que lo respaldan son la prueba. La Publication 583 dice que los registros computarizados deben conciliar con sus libros y con su declaración. Ingrese ticket por ticket solo cuando la contabilidad necesite el detalle por artículo; para elegir con más detalle, vea cada pedido importado, o solo resúmenes diarios y de pagos.

Una hoja de cálculo puede servir para un restaurante pequeño: una fila por día, una columna por cada línea de la tabla de arriba, una columna de efectivo contado y de sobrante o faltante, y una celda de control (pagos menos ventas, impuesto, propinas y cargos, que debe dar cero), con totales por mes. Si el POS registra por sí solo en su software contable, compruebe que sus cuentas coincidan con la tabla, y no deje que una conexión bancaria registre otra vez los mismos depósitos.

¿Cómo encajan las ventas con tarjeta, las comisiones del procesador y el depósito del día siguiente?

En este método, registre el monto total de la tarjeta el día de la venta, en una cuenta de tránsito (la cuenta que guarda los pagos con tarjeta hasta que llega el depósito). Cuando llega el depósito, páselo de la cuenta de tránsito al banco y registre la comisión del procesador como gasto. Un depósito de tarjeta es igual a los pagos con tarjeta del día (con el impuesto y las propinas incluidos) menos las comisiones, los reembolsos, los contracargos (cargos disputados que el procesador recupera) y cualquier retención (dinero que el procesador guarda en reserva).

El saldo de la cuenta de tránsito debe ser igual a los lotes aún no depositados más cualquier reserva retenida; compare cada monto con los reportes del procesador. Si el procesador cobra las comisiones en un estado de cuenta mensual o las debita del banco, registre cada comisión una sola vez.

Registrar como ventas solo el depósito neto mezcla las ventas con el impuesto, las propinas y las comisiones: puede inflar o reducir las ventas, y oculta la comisión. Tampoco puede cuadrar con el Form 1099-K, que se declara antes de las comisiones. La Publication 583 recomienda conciliar la cuenta bancaria cada mes; un estado de cuenta puede incluir cargos bancarios que usted aún no ha registrado. Para los pagos del procesador en detalle, vea cómo conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K; para una aplicación de lector de tarjetas, vea depósitos netos de comisiones y propinas.

¿Dónde van el impuesto sobre las ventas, las propinas con tarjeta y los cargos por servicio?

El impuesto sobre las ventas que se cobra para el estado por lo general no son ventas del negocio, y tampoco lo son las propinas voluntarias con tarjeta. Un cargo por servicio obligatorio sí es una venta.

Impuesto sobre las ventas. La Publication 334 dice que los impuestos estatales y locales sobre las ventas que se imponen al comprador, y que usted debe cobrar y remitir, no son ingresos. Es distinto el impuesto que se le impone a usted como vendedor: al cobrárselo al cliente, pasa a formar parte de los ingresos brutos. Compruebe qué tipo impone su estado. Los asientos están en impuesto sobre las ventas cobrado y pagado; cómo hacer concordar el POS con la declaración está en impuesto sobre las ventas de un restaurante y conciliación del POS. Un negocio que cobra el impuesto sobre las ventas y no lo remite sigue debiéndolo, y algunos estados hacen responsable personal al propietario u otra persona responsable; revise el suyo.

Propinas con tarjeta. El IRS Topic 761 trata las propinas cargadas (tarjeta de crédito y débito) que el empleador distribuye como propinas en efectivo que el empleado declara. Manténgalas en propinas por pagar hasta entregarlas. El IRS dice que las propinas que reciben los trabajadores independientes también son ingresos, así que un propietario único que se queda con las propinas por lo general las trata como ingreso del negocio. Un propietario que es empleado de su propia corporación es un tema de nómina. El pago al personal está en propinas con tarjeta: ingreso o pasivo.

Cargos por servicio. Un cargo que el cliente debe pagar, como un cargo por grupo grande o una pantalla de pago que obliga a dejar una propina mayor que cero, no es una propina, sin importar cómo lo llame el recibo: el IRS examina los hechos. Regístrelo en su propia línea de ventas. Cuando se paga a un empleado, el Topic 761 lo trata como sueldo que no es propina, sujeto a la retención del Seguro Social, de Medicare y del impuesto federal sobre la renta, así que el pago es sueldo y no propinas por pagar. El impuesto retenido de los pagos al personal, incluidas las propinas y los cargos por servicio pagados como sueldo, se guarda para el IRS; una persona responsable de cobrarlo y remitirlo que no lo haga a sabiendas puede tener responsabilidad personal por una multa igual al impuesto.

Si el impuesto sobre las ventas se aplica a las propinas y a los cargos por servicio lo define la ley estatal. En California, las propinas opcionales que se quedan los empleados no se gravan, mientras que las propinas obligatorias y los cargos por servicio exigidos forman parte de los ingresos brutos gravables (CDTFA Publication 22). Esa es la regla de un solo estado; revise la del suyo.

¿Cómo registro las ventas en efectivo, el conteo de la caja y el depósito del efectivo?

Registre las ventas en efectivo con la línea de efectivo del POS, cuente la caja y compare el conteo con lo que el POS espera. Anote cualquier diferencia en una cuenta de sobrante y faltante de efectivo (la cuenta que recibe las diferencias de la caja), no en las ventas. Deposite todo el efectivo y guarde la boleta.

La Publication 583 dice que se deben depositar todos los ingresos diarios en la cuenta del negocio, anotar el origen en cada boleta de depósito y hacer los pagos del negocio con cheque para documentarlos. Pagar a los proveedores con el dinero de la caja es difícil de documentar. Si sale efectivo de la caja (un proveedor, un reembolso), guarde un comprobante de cada pago; el depósito es menor por ese monto.

Un negocio con mucho efectivo necesita más: vea cómo registrar ventas en efectivo en un negocio con mucho efectivo. Para los reembolsos, vea cómo registrar reembolsos.

¿Por qué mi depósito no es igual a mis ventas diarias y cómo encuentro la diferencia?

Un depósito difiere de las ventas de un día por una lista corta de motivos conocidos. Compare los mismos días y repase la lista.

Para encontrar la diferencia:

1. Elija una semana y anote los totales de efectivo y de tarjeta de cada día según los reportes de cierre.
2. Haga corresponder cada lote de tarjeta con un depósito bancario, y el efectivo con las boletas de depósito.
3. Reste las comisiones, los reembolsos, los pagos desde la caja y las retenciones de la tabla.
4. Lo que queda es la diferencia real. Busque un día ingresado dos veces (la sincronización del POS y la conexión bancaria registrando lo mismo), un día sin ingresar o un depósito hecho en otra cuenta.

Registre cada causa explicada en su propia cuenta. Si la cuenta de tránsito conserva un saldo que nunca se limpia, vea un saldo de fondos sin depositar que no se limpia.

¿Qué conservo como prueba de cada día?

Conserve el reporte de cierre y la cinta de la caja registradora, la hoja de conteo de la caja y los comprobantes de pagos desde la caja, la boleta de depósito del efectivo, el reporte del lote de tarjetas, el estado de cuenta mensual del procesador, el estado de cuenta bancario y los reportes escritos de propinas de los empleados. La Publication 583 menciona las cintas de caja registradora, las boletas de depósito bancario y los comprobantes de cargos con tarjeta entre los documentos que muestran los ingresos brutos.

Conserve los registros que respaldan una partida de la declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración. Conserve los registros de impuestos de nómina, como la nómina y los montos de propinas que los empleados le declaran, por al menos cuatro años. La autoridad tributaria de su estado fija el plazo para los registros del impuesto sobre las ventas; revíselo.

¿Cómo concilian los asientos diarios con el 1099-K y con la declaración del impuesto sobre las ventas?

Los pagos brutos con tarjeta del año deben cuadrar con la casilla 1a del Form 1099-K de cada procesador, una vez que concilie cualquier diferencia de cierre de año entre las fechas de venta y las fechas de transferencia del procesador. El impuesto sobre las ventas por pagar que registró para un período de presentación debe cuadrar con el impuesto de la declaración de ese período.

Las instrucciones del Form 1099-K definen la casilla 1a como el monto bruto sin tener en cuenta comisiones, reembolsos ni otros ajustes, con el monto de cada transacción fijado en la fecha de la transacción. El formulario cubre los pagos que el procesador liquida en el año calendario, es decir, el año en que da la instrucción de transferirle los fondos, así que una venta del último día del año puede caer en el formulario del año siguiente. Ese monto bruto incluye el impuesto sobre las ventas, como dice el preámbulo del Tesoro a sus reglamentos finales (IRB 2011-23), y la Publication 334 advierte que el formulario puede incluir partidas que no son ingresos del negocio. Por eso el formulario suele ser mayor que sus depósitos con tarjeta, y mayor que sus ventas con tarjeta solas, porque incluye el impuesto sobre las ventas y las propinas. Las ventas en efectivo nunca aparecen en el formulario. Además, un día hábil del POS que pasa de la medianoche puede poner una venta tardía en una fecha distinta de la que usa el procesador, así que revise a mano los últimos días del año.

La casilla 1c es nueva en el formulario actual y busca mostrar las propinas en efectivo incluidas en la casilla 1a; el IRS cuenta las propinas con tarjeta de crédito y débito como propinas en efectivo. Un formulario anterior no tiene casilla 1c. Concilie con la casilla 1a y tome las propinas de su propia cuenta de propinas por pagar.

Registrar el propio formulario como ventas contaría las mismas ventas dos veces, porque los asientos diarios ya las contienen. Si no cuadra, vea cómo conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K.

¿Qué hago si la sincronización del POS se detuvo o semanas de días nunca se ingresaron?

Reconstruya desde el historial del POS, día por día, no desde los depósitos. Los ingresos que usted recibió pero nunca registró siguen contando: el IRS dice que usted debe declarar todos los ingresos que reciba de su negocio.

1. Encuentre el último día que se ingresó correctamente.
2. Pida al proveedor del POS los reportes de cierre de cada día que falte.
3. Registre un asiento por día, como se explicó arriba.
4. Concilie cada mes con los estados de cuenta del banco y del procesador.
5. Para un día sin reporte del POS, reconstruya los totales de tarjeta con los reportes de lotes del procesador y los cobros en efectivo con las boletas de depósito, los conteos de caja, los comprobantes de pagos desde la caja y cualquier registro de ventas que se conserve. Un depósito solo no basta: no muestra el efectivo pagado desde la caja ni el que se guardó, y un depósito puede cubrir varios días. Separe las ventas, el impuesto y las propinas, marque el día como reconstruido y marque como no resueltos los montos sin respaldo.
6. Compare el impuesto sobre las ventas reconstruido con las declaraciones ya presentadas.

El paso 6 es donde afloran los problemas. Una declaración del impuesto sobre las ventas, un reporte de propinas o un Form 1099-K ya presentados, preparados con cifras que ya no concilian, pueden requerir una decisión, con las cifras presentadas a la mano, antes de registrar nada: si hay que corregirlos y en qué orden. Ese es el momento de llevar los meses reconstruidos y las declaraciones presentadas a un profesional. Para los meses ya atrasados, vea cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares estadounidenses, redondeados a propósito.

Cafetería, un día

Suponga que los $160 son impuesto sobre las ventas impuesto al comprador, que los $200 son propinas voluntarias para los empleados, y que no sale efectivo de la caja ni se retiene ninguna reserva. El reporte del POS muestra $2,000 de ventas, $160 de impuesto sobre las ventas y $200 de propinas con tarjeta. Los clientes pagaron $540 en efectivo y $1,820 con tarjeta.

Las dos líneas de pago ($2,360) son iguales a las ventas más el impuesto más las propinas. El depósito de tarjeta llega al día siguiente, unos $1,765: una comisión del 3% sobre $1,820 es de unos $55.

Donde la ley estatal y su política de propinas lo permitan, solo la comisión sobre los $200 de propinas (unos $6) puede salir de las propinas, y no puede dejar el pago de un empleado por debajo del salario mínimo exigido; vea propinas con tarjeta: ingreso o pasivo.

Tienda de regalos, una semana

El POS muestra $3,000 de ventas en la semana, todas pagadas con tarjeta (sin impuesto ni propinas, para simplificar). El banco muestra $2,880 de depósitos.

La diferencia de $120 está explicada, no perdida. La contabilidad muestra $3,000 de ventas, $90 de comisiones y un reembolso de $30.

Restaurante, grupo grande

La comida y la bebida de una mesa suman $1,000 antes de impuestos, y el menú agrega un cargo obligatorio del 18%: $180. La contabilidad lo muestra en su propia línea de ventas, y como sueldo cuando se paga a los meseros, con retención de nómina. Si en cambio el cliente agrega una propina voluntaria de $180 con la tarjeta, esos $180 van a propinas por pagar, no a ventas.

¿Su caso es distinto?

• Los depósitos llevan más de un mes sin coincidir con el POS, la sincronización falló y faltan días, o las propinas, los cargos por servicio y el impuesto sobre las ventas se registraron de forma inconsistente: una declaración del impuesto sobre las ventas o un Form 1099-K que ya no concilia puede significar que haya que reconstruir los meses anteriores. Lleve los reportes de cierre, los estados de cuenta del procesador y del banco, las boletas de depósito y los reportes de propinas a contabilidad.
• Necesita pagar propinas con tarjeta al personal o manejar un fondo común de propinas: vea propinas con tarjeta: ingreso o pasivo.
• Los retiros del impuesto sobre las ventas no coinciden con la declaración: vea impuesto sobre las ventas de un restaurante y conciliación del POS.
• Gran parte de sus ingresos es en efectivo: vea cómo registrar ventas en efectivo en un negocio con mucho efectivo.
• Algunos clientes pagan con una aplicación o un código QR, o el dinero llega a una cuenta personal: vea pagos del negocio con aplicaciones de pago antes de sumar el día.
• Usted cobra con una aplicación de lector de tarjetas o con varias plataformas: vea depósitos netos de comisiones y propinas y cómo conciliar ventas, pagos y el Form 1099-K.
• Quiere leer las cifras diarias como el estado de resultados de un restaurante: vea el estado de resultados de un restaurante.