Ventes quotidiennes du POS : pourboires, frais, espèces

Que contient l'écriture quotidienne tirée du rapport de fin de journée du POS?

Passez une écriture par jour d'exploitation à partir du rapport de fin de journée du POS (aussi appelé rapport de clôture ou rapport Z). Chaque ligne va à un endroit différent, car les ventes, la taxe de vente, les pourboires et les frais de service sont des sommes de nature différente. L'IRS vous laisse utiliser n'importe quel système de tenue des registres qui montre clairement les revenus et les dépenses; la présentation ci-dessous est une méthode de tenue de livres, et non une écriture prescrite par l'IRS.

L'écriture est équilibrée lorsque ce que les clients ont payé (espèces, cartes et autres modes) égale les ventes plus la taxe de vente, plus les pourboires, plus les frais de service, plus les cartes-cadeaux vendues. Sinon, trouvez la cause avant de comptabiliser; verser l'écart dans les ventes le cache.

Une journée n'est pas simple lorsqu'elle comporte des pourboires par carte à verser aux employés, des frais de service obligatoires, une forte part d'espèces, plusieurs caisses ou emplacements, des employés qui déclarent leurs pourboires, ou un État qui impose les pourboires ou les frais de service différemment. Rassemblez les rapports de fin de journée, les relevés du processeur et de la banque, les bordereaux de dépôt et les rapports de pourboires avant de commencer.

Des dépôts qui ne concordent plus avec le POS depuis un mois ou plus, des jours manquants après l'arrêt d'une synchronisation, ou des pourboires et de la taxe de vente comptabilisés de façon incohérente forment un autre problème : une déclaration de taxe de vente ou un formulaire 1099-K qui ne concorde plus peut obliger à reconstruire les mois passés. Voyez la section sur les jours manquants et « Votre situation est différente? » à la fin.

Dois-je saisir un résumé quotidien ou chaque facture?

Une écriture-résumé par jour (par caisse ou par emplacement) peut suffire pour les livres lorsque le POS conserve le détail de chaque facture et que vous pouvez le produire. Dans cette méthode, le résumé est l'écriture des livres, et le rapport POS et les factures qui le soutiennent en sont la preuve. La Publication 583 précise que les registres informatisés doivent concorder avec vos livres et votre déclaration. Saisissez facture par facture seulement si les livres exigent le détail de chaque article; pour approfondir le choix, voyez chaque commande importée, ou seulement des résumés quotidiens et de versements.

Un chiffrier peut suffire pour un petit restaurant : une ligne par jour, une colonne par ligne du tableau ci-dessus, une colonne pour les espèces comptées et l'écart de caisse, et une cellule de contrôle (paiements moins ventes, taxe, pourboires et frais, qui devrait donner zéro), avec des totaux par mois. Si le POS transmet lui-même ses données à votre logiciel de comptabilité, vérifiez que ses comptes correspondent au tableau et ne laissez pas un flux bancaire comptabiliser une deuxième fois les mêmes dépôts.

Comment s'articulent les ventes par carte, les frais du processeur et le dépôt du lendemain?

Dans cette méthode, inscrivez le montant total payé par carte le jour de la vente, dans un compte d'attente (le compte qui garde les paiements par carte jusqu'à l'arrivée du dépôt). À l'arrivée du dépôt, faites-le passer du compte d'attente à la banque et inscrivez les frais du processeur en dépense. Un dépôt par carte égale les paiements par carte de la journée (taxe et pourboires compris), moins les frais, les remboursements, les rétrofacturations (transactions contestées que le processeur reprend) et toute retenue de réserve (argent que le processeur garde en réserve).

Le solde du compte d'attente devrait égaler les lots non encore déposés plus toute réserve encore détenue; rapprochez chaque montant des rapports du processeur. Si le processeur facture ses frais sur un relevé mensuel ou les prélève de la banque, inscrivez chaque frais une seule fois.

Inscrire seulement le dépôt net comme ventes mélange les ventes avec la taxe, les pourboires et les frais : les ventes peuvent en ressortir surévaluées ou sous-évaluées, et les frais disparaissent. Le montant ne peut pas non plus concorder avec le formulaire 1099-K, qui est déclaré avant les frais. La Publication 583 recommande de rapprocher le compte bancaire chaque mois; un relevé peut comprendre des frais bancaires que vous n'avez pas encore saisis. Pour les versements en détail, voyez le rapprochement des ventes, des versements et du formulaire 1099-K; pour une application de lecteur de cartes, voyez les dépôts nets des frais et des pourboires.

Où vont la taxe de vente, les pourboires par carte et les frais de service?

La taxe de vente perçue pour l'État n'est généralement pas une vente de l'entreprise, et les pourboires volontaires par carte non plus. Des frais de service obligatoires sont une vente.

Taxe de vente. La Publication 334 indique que les taxes de vente des États et des administrations locales imposées à l'acheteur, que vous devez percevoir et verser, ne sont pas un revenu. La taxe imposée à vous en tant que vendeur est différente : la percevoir du client la fait entrer dans vos recettes brutes. Vérifiez quel type votre État impose. Les écritures se trouvent dans la taxe de vente perçue et versée; le rapprochement du POS avec la déclaration se trouve dans la taxe de vente et le rapprochement du POS d'un restaurant. Une entreprise qui perçoit la taxe de vente et ne la verse pas la doit quand même, et certains États rendent un propriétaire ou une autre personne responsable personnellement redevable; vérifiez les règles de votre État.

Pourboires par carte. Le Topic 761 de l'IRS traite les pourboires portés sur une carte (de crédit ou de débit) que l'employeur distribue comme des pourboires en espèces que l'employé déclare. Gardez-les dans les pourboires à payer jusqu'à leur versement. L'IRS précise que les pourboires reçus par les travailleurs autonomes sont aussi un revenu; un propriétaire unique qui garde les pourboires les traite donc généralement comme un revenu d'entreprise. Un propriétaire qui est l'employé de sa propre société relève de la paie. Le versement aux employés est traité dans les pourboires par carte : revenu ou dette.

Frais de service. Des frais que le client doit payer, comme des frais pour grand groupe ou un écran de paiement qui force un pourboire supérieur à zéro, ne sont pas un pourboire, quel que soit le nom sur le reçu : l'IRS examine les faits. Inscrivez-les sur leur propre ligne de ventes. Lorsqu'ils sont versés à un employé, le Topic 761 les traite comme un salaire qui n'est pas un pourboire, assujetti aux cotisations de sécurité sociale (Social Security) et Medicare et à la retenue d'impôt fédéral sur le revenu; le versement est donc un salaire, et non des pourboires à payer. L'impôt retenu sur la paie des employés, y compris sur les pourboires et les frais de service versés comme salaire, est détenu pour l'IRS; une personne chargée de le percevoir et de le verser qui omet délibérément de le faire peut être personnellement redevable d'une pénalité égale à l'impôt.

L'application de la taxe de vente aux pourboires et aux frais de service relève du droit de chaque État. En Californie, les pourboires facultatifs que les employés gardent ne sont pas imposés, tandis que les pourboires obligatoires et les frais de service exigés font partie des recettes brutes imposables (Publication 22 de la CDTFA). C'est la règle d'un seul État; vérifiez celle du vôtre.

Comment inscrire les ventes en espèces, le comptage du tiroir-caisse et le dépôt des espèces?

Comptabilisez les ventes en espèces à partir de la ligne d'espèces du POS, comptez le tiroir-caisse et comparez le compte à ce que le POS prévoit. Inscrivez toute différence dans un compte d'écarts de caisse (le compte qui reçoit les différences du tiroir), et non dans les ventes. Déposez la totalité des espèces et gardez le bordereau.

La Publication 583 demande de déposer toutes les recettes quotidiennes dans le compte de l'entreprise, d'indiquer la source sur chaque bordereau de dépôt et de faire les paiements de l'entreprise par chèque pour les documenter. Payer des fournisseurs avec l'argent de la caisse est difficile à documenter. Si de l'argent sort bel et bien de la caisse (un fournisseur, un remboursement), gardez un bordereau pour chaque paiement; le dépôt est alors réduit de ce montant.

Une entreprise qui encaisse beaucoup d'espèces a besoin de plus : voyez l'inscription des ventes en espèces dans une entreprise qui encaisse beaucoup d'espèces. Pour les remboursements, voyez l'inscription des remboursements.

Pourquoi mon dépôt n'égale-t-il pas mes ventes quotidiennes, et comment trouver l'écart?

Un dépôt diffère des ventes d'une journée pour un petit nombre de raisons connues. Comparez les mêmes jours, puis parcourez la liste.

Pour trouver l'écart :

1. Choisissez une semaine et dressez la liste des totaux d'espèces et de cartes de chaque jour à partir des rapports de fin de journée.
2. Associez chaque lot de cartes à un dépôt bancaire, et les espèces aux bordereaux de dépôt.
3. Soustrayez les frais, les remboursements, les sorties d'argent et les retenues du tableau.
4. Ce qui reste est le véritable écart. Cherchez une journée saisie deux fois (une synchronisation du POS et un flux bancaire qui ont tous deux comptabilisé), une journée non saisie, ou un dépôt fait dans un autre compte.

Inscrivez chaque cause expliquée dans son propre compte. Si le compte d'attente garde un solde qui ne se vide jamais, voyez un solde de fonds non déposés qui ne se vide pas.

Que garder comme preuve pour chaque jour?

Gardez le rapport de fin de journée et la bande de caisse, la feuille de comptage du tiroir-caisse et les bordereaux de sorties d'argent, le bordereau de dépôt des espèces, le rapport du lot de cartes, le relevé mensuel du processeur, le relevé bancaire et les rapports de pourboires écrits des employés. La Publication 583 nomme les bandes de caisse enregistreuse, les bordereaux de dépôt bancaire et les reçus de carte de crédit parmi les documents qui montrent les recettes brutes.

Gardez les registres qui appuient un élément d'une déclaration jusqu'à ce que le délai de prescription de cette déclaration soit écoulé. Gardez les registres des impôts sur l'emploi, comme la paie et les montants de pourboires que les employés vous déclarent, pendant au moins quatre ans. L'agence fiscale de votre État fixe la durée pour les registres de taxe de vente; vérifiez-la.

Comment les écritures quotidiennes se rattachent-elles au formulaire 1099-K et à la déclaration de taxe de vente?

Le total annuel des paiements bruts par carte devrait concorder avec la case 1a du formulaire 1099-K de chaque processeur, une fois expliquée toute différence de fin d'année entre les dates de vente et les dates de transfert du processeur. La taxe de vente à payer que vous avez inscrite pour une période de production devrait concorder avec la taxe de la déclaration de cette période.

Les instructions du formulaire 1099-K définissent la case 1a comme le montant brut sans égard aux frais, aux remboursements ou à d'autres ajustements, le montant de chaque opération étant établi à la date de l'opération. Le formulaire couvre les paiements que le processeur règle pendant l'année civile, c'est-à-dire l'année où il donne l'instruction de vous transférer les fonds; une vente faite le dernier jour de l'année peut donc se retrouver sur le formulaire de l'année suivante. Ce montant brut comprend la taxe de vente, comme l'explique le préambule du Trésor américain à son règlement définitif (IRB 2011-23), et la Publication 334 avertit que le formulaire peut inclure des éléments qui ne sont pas des recettes d'entreprise. Le formulaire est donc généralement plus élevé que vos dépôts par carte, et plus élevé que vos seules ventes par carte, parce qu'il comprend la taxe de vente et les pourboires. Les ventes en espèces n'y figurent jamais. Une journée d'exploitation du POS qui dépasse minuit peut aussi placer une vente tardive à une date différente de celle du processeur; vérifiez donc à la main les derniers jours de l'année.

La case 1c est nouvelle sur le formulaire actuel et sert à indiquer les pourboires en espèces compris dans la case 1a; l'IRS compte les pourboires par carte de crédit et de débit comme des pourboires en espèces. Un formulaire plus ancien n'a pas de case 1c. Rapprochez la case 1a et prenez les pourboires dans vos propres pourboires à payer.

Inscrire le formulaire lui-même comme ventes compterait les mêmes ventes deux fois, car les écritures quotidiennes les contiennent déjà. S'il ne concorde pas, voyez le rapprochement des ventes, des versements et du formulaire 1099-K.

Que faire si la synchronisation du POS s'est arrêtée ou si des semaines de journées n'ont jamais été saisies?

Reconstruisez à partir de l'historique du POS, jour par jour, et non à partir des dépôts. Un revenu reçu mais jamais inscrit compte quand même : l'IRS précise que vous devez déclarer tous les revenus que vous recevez de votre entreprise.

1. Trouvez le dernier jour saisi correctement.
2. Demandez au fournisseur du POS les rapports de fin de journée de chaque jour manquant.
3. Passez une écriture par jour, comme ci-dessus.
4. Rapprochez chaque mois avec les relevés bancaires et ceux du processeur.
5. Pour un jour sans rapport POS, reconstruisez les totaux par carte à partir des rapports de lots du processeur et les recettes en espèces à partir des bordereaux de dépôt, des comptages du tiroir-caisse, des bordereaux de sorties d'argent et de tout document de ventes qui subsiste. Un dépôt seul ignore les espèces sorties de la caisse ou gardées sur place, et un dépôt peut couvrir plusieurs jours. Séparez les ventes, la taxe et les pourboires, indiquez que la journée est reconstruite et marquez comme non résolus les montants sans pièce justificative.
6. Comparez la taxe de vente reconstruite aux déclarations déjà produites.

L'étape 6 est celle où les problèmes apparaissent. Une déclaration de taxe de vente, un rapport de pourboires ou un formulaire 1099-K produit à partir de chiffres qui ne concordent plus peut exiger une décision, chiffres produits en main, avant toute inscription : faut-il le corriger, et dans quel ordre? C'est le moment de confier les mois reconstruits et les déclarations produites à un professionnel. Pour les mois déjà en retard, voyez le rattrapage de livres en retard.

Exemple

Montants illustratifs en dollars américains, volontairement arrondis.

Café, une journée

Supposons que les 160 $ sont de la taxe de vente imposée à l'acheteur, que les 200 $ sont des pourboires volontaires pour les employés, qu'aucune espèce ne sort de la caisse et qu'aucune réserve n'est retenue. Le rapport du POS indique 2 000 $ de ventes, 160 $ de taxe de vente et 200 $ de pourboires par carte. Les clients ont payé 540 $ en espèces et 1 820 $ par carte.

Les deux lignes de paiement (2 360 $) égalent les ventes plus la taxe plus les pourboires. Le dépôt par carte arrive le lendemain, environ 1 765 $ : des frais de 3 % sur 1 820 $ représentent environ 55 $.

Lorsque le droit de l'État et votre politique de pourboires le permettent, seuls les frais sur les 200 $ de pourboires (environ 6 $) peuvent être prélevés sur les pourboires, sans jamais réduire la paie d'un employé sous le salaire minimum exigé; voyez les pourboires par carte : revenu ou dette.

Boutique-cadeaux, une semaine

Le POS indique 3 000 $ de ventes pour la semaine, toutes payées par carte (sans taxe ni pourboires, pour simplifier). La banque indique 2 880 $ de dépôts.

L'écart de 120 $ est expliqué, il ne manque rien. Les livres montrent 3 000 $ de ventes, 90 $ de frais et un remboursement de 30 $.

Restaurant, grand groupe

La nourriture et les boissons d'une table totalisent 1 000 $ avant taxe, et le menu ajoute des frais obligatoires de 18 % : 180 $. Les livres les montrent sur leur propre ligne de ventes, et comme salaires lorsqu'ils sont versés aux serveurs, avec retenues sur la paie. Si le client ajoute plutôt un pourboire volontaire de 180 $ sur la carte, ces 180 $ vont dans les pourboires à payer, et non dans les ventes.

Votre situation est différente?

• Les dépôts ne concordent plus avec le POS depuis plus d'un mois, la synchronisation s'est interrompue et des jours manquent, ou les pourboires, les frais de service et la taxe de vente ont été comptabilisés de façon incohérente : une déclaration de taxe de vente ou un formulaire 1099-K qui ne concorde plus peut obliger à reconstruire les mois passés. Apportez les rapports de fin de journée, les relevés du processeur et de la banque, les bordereaux de dépôt et les rapports de pourboires à notre service de tenue de livres.
• Vous devez verser des pourboires par carte aux employés ou gérer une cagnotte de pourboires : voyez les pourboires par carte : revenu ou dette.
• Vos retraits de taxe de vente ne concordent pas avec la déclaration : voyez la taxe de vente et le rapprochement du POS d'un restaurant.
• Une grande partie de vos revenus est en espèces : voyez l'inscription des ventes en espèces dans une entreprise qui encaisse beaucoup d'espèces.
• Certains clients paient par application ou par code QR, ou l'argent arrive dans un compte personnel : voyez les paiements d'entreprise par applications de paiement avant de totaliser la journée.
• Vous encaissez par une application de lecteur de cartes ou par plusieurs plateformes : voyez les dépôts nets des frais et des pourboires et le rapprochement des ventes, des versements et du formulaire 1099-K.
• Vous voulez lire les chiffres quotidiens comme l'état des résultats d'un restaurant : voyez l'état des résultats d'un restaurant.