مسك الدفاتر بنفسك أم تعيين مسؤول مسك دفاتر؟ دليل للأعمال الصغيرة

هل أستطيع مسك دفاتري ببرنامج محاسبة، أم أحتاج إلى مسؤول مسك دفاتر؟

يمكنك مسكها بنفسك إذا استطعت إثبات كل عملية وتصنيفها، وتسوية حساباتك البنكية وحسابات البطاقات، وإعداد أرقام الإقرارات المطلوبة في موعدها. البرنامج يسجّل ما تدخله فقط؛ ويبقى عليك التحقق من أن السجلات كاملة وصحيحة. وإذا تأخرت التسويات أو التقارير، يستطيع مسؤول مسك الدفاتر تولي العمل الروتيني. واطلب من متخصص ضريبي مؤهل حسم الأسئلة المتعلقة بالطريقة الضريبية أو المخزون أو التقديم (IRS: المنشور 583).

ماذا تشترط IRS من دفاتري؟

يجب أن تُظهر دفاترك الدخل والمصروفات التي تقوم عليها إقراراتك، ويجب أن تحتفظ بالمستندات التي تدعم القيود. يشترط القانون الفيدرالي سجلات تكفي لإثبات التزامك الضريبي؛ وتتيح لك IRS عمومًا اختيار النظام، بما فيه السجلات الإلكترونية، ما دام يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح (26 USC 6001؛ IRS: المنشور 583). واشتراك البرنامج لا يوفر الإيصالات الناقصة، ولا يقرر ما إذا كانت الدفعة أجرًا أو مخزونًا أو أصلًا أو سحبًا للمالك.

احتفظ بالفواتير أو تقارير المبيعات، وكشوف البنك والبطاقات، وإيصالات المصروفات، وسجلات القروض، وسجلات أصول النشاط التجاري. وطابقها مع القيود في الدفاتر. فالإيداع البنكي وحده قد لا يبيّن هل كان المبلغ بيعًا أم قرضًا أم مساهمة من المالك؛ والدفع بالبطاقة وحده قد لا يثبت غرضه التجاري. وتقول IRS إن عليك الاحتفاظ بالسجلات الداعمة لبنود الإقرار حتى تنتهي مدة التقدير المعمول بها، مع قواعد أطول لبعض السجلات والأصول (IRS: المنشور 583؛ IRS: كم مدة الاحتفاظ بالسجلات؟).

تحتاج الشراكة أو الشركة إلى دفاتر خاصة بالنشاط، بمعزل عن الشؤون المالية الشخصية لكل مالك. وتقدم الشراكة إقرار معلومات خاصًا بها مع أن دخلها ينتقل عمومًا إلى الشركاء؛ وللشركة كذلك إقرارها الخاص (IRS: المنشور 583). لمعرفة النماذج التي يقدمها الكيان، راجع الإقرارات التي يقدمها نشاطك التجاري.

مسؤول مسك الدفاتر أم المحاسب أم CPA: من يستطيع إعداد إقراري والتحدث مع IRS نيابةً عني؟

يستطيع أي شخص مسك سجلات العمليات. أما إعداد إقرار فيدرالي مقابل أجر وتمثيل شخص أمام IRS فمهمتان منفصلتان: يحتاج معدّ الإقرار المأجور إلى رقم تعريف ضريبي لمعدّ الإقرارات من IRS، بينما يتمتع المحاسبون القانونيون المعتمدون (CPA) والوكلاء المسجلون لدى IRS (Enrolled Agents) والمحامون بحقوق تمثيل غير محدودة أمام IRS (IRS: مؤهلات المعدّين).

بعض المعدّين الذين لا يحملون هذه المؤهلات لهم حقوق محدودة في الإقرارات التي أعدّوها ووقّعوها؛ وآخرون لا حقوق تمثيل لديهم (IRS: مؤهلات المعدّين). ولقب مسؤول مسك الدفاتر وحده لا يخبرك بأي إقرار أو عمل تمثيل يستطيع القيام به.

هل أحتاج إلى حساب مصرفي تجاري منفصل؟

لا تشترط قاعدة حفظ السجلات الفيدرالية بذاتها حسابًا مصرفيًا منفصلًا، لكن IRS توصي به وتقول إن عليك استخدامه للنشاط التجاري فقط. فالفصل بين العمليات يسهّل تتبع الدخل والمصروفات وتحويلات المالك، وتسوية الحساب مع الدفاتر (IRS: المنشور 583).

إذا اختلطت لديك المدفوعات الشخصية والتجارية، فحدّد كل واحدة قبل تصنيفها. فالمشتريات الشخصية المدفوعة من حساب تجاري ليست تلقائيًا خصمًا تجاريًا. وبالنسبة إلى الشراكة أو الشركة، تحتاج التحويلات إلى الملاك إلى تصنيف خاص في دفاتر النشاط؛ ولمعرفة سحوبات مالك LLC، راجع كيف تدفع لنفسك.

الطريقة النقدية أم طريقة الاستحقاق: أيهما تتبعها دفاتري؟

استخدم طريقة ضريبية مسموحًا بها تعكس الدخل بوضوح. ويجوز أن تستخدم دفاتر نشاطك طريقة أخرى إذا استطعت تسويتها مع الإقرار (IRS: تعليمات Schedule M-3 للنموذج 1065). تحقق من الطريقة في أي إقرار سابق قبل تغيير طريقة الإبلاغ عن الدخل والمصروفات. فأول إقرار يُقدَّم يحدد عمومًا الطريقة الضريبية؛ وتغييرها لاحقًا يحتاج عمومًا إلى موافقة IRS، وغالبًا بالنموذج 3115 (IRS: المنشور 538).

فاتورة العميل غير المدفوعة هي مبلغ مستحق للنشاط؛ وفاتورة المورّد غير المدفوعة هي مبلغ مستحق على النشاط. وتعترف الطريقة النقدية وطريقة الاستحقاق بهما عمومًا في توقيتين مختلفين.

هذه قواعد توقيت، وليست خيارًا لإغفال فواتير العملاء أو الموردين. وبعض الشركات والشراكات التي لها شركاء من الشركات تواجه قيودًا على استخدام الطريقة النقدية، مع استثناء للأعمال الصغيرة؛ كما قد يغيّر المخزون الطريقة المتبعة للمشتريات والمبيعات (IRS: المنشور 538).

هل يحتاج نشاطي إلى ميزانية عمومية في إقراره؟

لا يتضمن Schedule C الخاص بالمنشأة الفردية ميزانية عمومية في Schedule L. أما إقرارات الشراكات والشركات فقد تتطلب Schedule L الذي يعرض الأصول والخصوم وحقوق الملكية من الدفاتر في بداية السنة ونهايتها (IRS: تعليمات Schedule C؛ IRS: تعليمات النموذج 1065؛ IRS: تعليمات النموذج 1120-S؛ IRS: تعليمات النموذج 1120).

تحقق من سؤال الأعمال الصغيرة في الإقرار الذي تقدمه: Schedule B للنموذجين 1065 و1120-S، أو Schedule K للنموذج 1120. وعلى الشراكة استيفاء كل الشروط المذكورة، ومنها تقديم جداول الشركاء في موعدها. راجع تعليمات السنة الضريبية التي تقدّم عنها قبل الاعتماد على أي استثناء. وحتى عندما يكون Schedule L اختياريًا، احتفظ بسجلات تدعم الإقرار. وعندما يكون مطلوبًا، يجب أن تتفق الميزانية العمومية مع الدفاتر (IRS: تعليمات النموذج 1065؛ IRS: تعليمات النموذج 1120-S؛ IRS: تعليمات النموذج 1120).

كم مرة يجب تحديث الدفاتر؟

لا توجد قاعدة فيدرالية واحدة تلزم كل نشاط صغير بترحيل دفاتره أسبوعيًا أو شهريًا. حدّثها بالقدر الذي يكفي للوفاء بمواعيد التقديم والسداد، وسوِّ كل حساب بنكي عند وصول كشفه؛ وتوصي IRS بالتسوية الشهرية (IRS: المنشور 583).

الروتين العملي هو أن تحفظ المستندات الأصلية عند حدوث العمليات، وتراجع الإيداعات والمدفوعات كل شهر، وتسوّي أرصدة البنك والبطاقات، وتفحص القيود غير المصنفة أو المكررة قبل إقفال الشهر. وراجع الدخل خلال السنة لأن المالكين العاملين لحسابهم الخاص والشركاء ومساهمي شركة S قد يحتاجون إلى دفع ضرائب تقديرية (IRS: الضرائب التقديرية). وإذا كانت دفاترك متأخرة أصلًا بأشهر وموعد الإقرار قريب، فراجع استكمال الدفاتر المتأخرة.

ما الذي يتغير عندما يصبح لدي موظفون؟

تضيف الرواتب الاستقطاع والإيداعات الضريبية والإقرارات وسجلات الموظفين، بمواعيد مرتبطة بتواريخ الدفع. وعلى صاحب العمل تتبع إجمالي الأجور والاستقطاعات وضرائب صاحب العمل والمدفوعات والإيداعات، وتسوية تقارير الرواتب مع الدفاتر والحركة البنكية (IRS: المنشور 15؛ IRS: إيداع ضرائب التوظيف والإبلاغ عنها).

جدول الإيداع الفيدرالي هو عمومًا شهري أو نصف أسبوعي؛ ويمكن دفع الأرصدة الصغيرة مع إقرار مقدَّم في موعده، بينما قد تستوجب الالتزامات الكبيرة إيداعًا في يوم العمل التالي. وقد تفرض الولايات واجبات رواتب منفصلة (IRS: المنشور 15؛ IRS: إيداع ضرائب التوظيف والإبلاغ عنها). احتفظ بسجلات ضرائب التوظيف أربع سنوات على الأقل بعد استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أبعد (IRS: المنشور 583). واستخدام مزود خدمة رواتب لا يلغي واجب صاحب العمل في إجراء الإيداعات الصحيحة. وإذا لم تُدفع الضرائب المستقطعة عمدًا، فقد تفرض IRS غرامة استرداد أموال الأمانة (trust fund recovery penalty) على المسؤولين، ومنهم المالك الذي يتحكم في المدفوعات (IRS: المنشور 15).

ما الذي يتغير عندما أحصّل ضريبة المبيعات؟

تتبّع ضريبة المبيعات المحصّلة حسب الولاية وسوِّها مع إقرار كل ولاية. وفي ضريبة الدخل الفيدرالية، تُستبعد عمومًا من الدخل الضريبة المفروضة على المشتري والمحوَّلة إلى الولاية؛ أما الضريبة المفروضة على البائع والمحصّلة من المشتري فتدخل في إجمالي الإيرادات (IRS: المنشور 334). وأين ومتى يجب على النشاط التحصيل مسألة منفصلة تُحسم ولاية بولاية؛ راجع متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات.

ما الذي يتغير عندما أدفع للمقاولين؟

احتفظ بهوية كل مقاول وفواتيره ومبالغ دفعاته وطرق دفعها لتحدد نماذج المعلومات المنطبقة. اطلب النموذج W-9 من المستفيد الأمريكي؛ أما المستفيد الأجنبي فيحتاج عمومًا إلى نموذج مناسب لإثبات الصفة الأجنبية بدلًا منه (IRS: تعليمات الجهة الطالبة للنموذج W-9). وبالنسبة إلى المدفوعات خلال هذه السنة الضريبية، ينطبق النموذج 1099-NEC عمومًا عندما تبلغ مدفوعات الخدمات الخاضعة للإبلاغ لمستفيد ما 2,000 دولار؛ وقد يتطلب الاستقطاع الاحتياطي النموذج بأي مبلغ (IRS: إرشادات نماذج المعلومات).

معظم المدفوعات للشركات معفاة، لكن أتعاب المحامين قد تبقى خاضعة للإبلاغ. سلّم النماذج 1099-NEC المطلوبة وقدّمها بحلول 31 يناير من السنة التالية، أو يوم العمل التالي إذا صادف ذلك التاريخ عطلة نهاية أسبوع أو عطلة رسمية. وتتبّع مدفوعات البطاقات وشبكات الطرف الثالث المؤهلة بشكل منفصل، لأن الجهة التي تتولى التسوية تُبلغ عنها في النموذج 1099-K، وليس أنت في النموذج 1099-NEC (IRS: تعليمات النموذجين 1099-MISC و1099-NEC). ووصف الشخص نفسه بأنه مقاول لا يحسم صفة العامل: فـIRS تنظر في وقائع السيطرة وعلاقة العمل (IRS: تعريف المقاول المستقل).

هل يجعل المخزون مسك الدفاتر بنفسي أصعب؟

نعم. فبيع البضائع يضيف سجلات للشراء والبيع. وإذا كنت تستخدم محاسبة المخزون الضريبية، فتتبّع تكلفة البضاعة المباعة والبضاعة المتبقية في المخزون في نهاية السنة. ويجوز للنشاط الصغير المؤهل اختيار طريقة مسموح بها دون مسك مخزون ضريبي، لكنه يحتاج مع ذلك إلى سجلات تدعم تلك الطريقة (IRS: المنشور 538).

احتفظ بسجلات الشراء والبيع، بما فيها الكميات والمرتجعات. وإذا استخدمت مخزونًا ضريبيًا، فسجّل أيضًا الخسائر والبضاعة التي لا تزال في حوزتك. وتعتمد الأهلية لطريقة الأعمال الصغيرة على الإيرادات وشروط أخرى؛ ويجب أن تظل الطريقة تعكس الدخل بوضوح. وقد يُعدّ تغيير طريقة المخزون بحد ذاته تغييرًا في الطريقة المحاسبية (IRS: المنشور 538). حدّد الطريقة مع معدّ الإقرار قبل أول إقرار بدلًا من معاملة كل عملية شراء كمصروف فوري.

إذا كان شخص آخر يمسك دفاتري، فهل أظل مسؤولًا عن الأخطاء؟

نعم. تظل مسؤولًا عن السجلات والأرقام المستخدمة في الإقرار، حتى لو سجّل شخص آخر العمليات أو أعدّ الإقرار. وتنصح IRS دافعي الضرائب بمراجعة الإقرار قبل تقديمه، وتبقى واجبات حفظ السجلات الفيدرالية على دافع الضريبة (IRS: الموضوع 254؛ 26 USC 6001).

احتفظ بإمكانية الوصول إلى الدفاتر والمستندات الأصلية. واتفق على من سيدخل العمليات، ويسوّي الحسابات، ويراجع البنود غير المعتادة، ويعدّ إقرارات الرواتب أو ضريبة المبيعات، ويعتمد التقديمات والإيداعات. وكل شهر، راجع التسوية البنكية وفواتير العملاء والموردين المعلقة وأي أرصدة ضريبية. واسأل عن الفروق قبل تقديم الإقرار.

متى تتجاوز التزاماتي حدود مسك الدفاتر بنفسي؟

المعيار هو هل تستطيع إكمال السجلات والتسويات والتقديمات المطلوبة بدقة في مواعيدها، وليس مستوى معينًا من المبيعات أو ميزة في البرنامج. فقد يتدبر نشاط خدمي بسيط بعدد قليل من العمليات دفاتره بنفسه؛ وتزداد الحاجة إلى المساعدة عندما يشمل العمل رواتب، أو عدة ولايات لضريبة المبيعات، أو مخزونًا، أو عدة ملاك، أو مشتريات أصول معقدة، أو Schedule L مطلوبًا (IRS: المنشور 583؛ IRS: تعليمات النموذج 1065).

قبل تسليم الدفاتر، اجمع قائمة الحسابات وكشوف البنك والبطاقات والإقرار السابق وتقويم التقديم وتسجيلات الرواتب وضريبة المبيعات وأي سجلات مخزون أو قروض. وحدّد من سيوفر المستندات الناقصة ومن سيراجع الإقفال الشهري. وإذا كان النشاط جديدًا، فإن مسألة تقديم أول إقرار منفصلة وتجدها في أول إقرار ضريبي لنشاطك التجاري.

مثال

بالدولار الأمريكي للتوضيح فقط؛ والأرقام لا تحدد حدًا ضريبيًا.

يدير مالك منشأة فردية نشاط خدمات بحساب مصرفي واحد وبلا موظفين أو مخزون. في شهر ما، تبلغ مدفوعات العملاء 10,000 دولار، والمدفوعات التجارية 4,000 دولار، ويحوّل المالك 2,000 دولار إلى حساب شخصي. يسجّل المالك إيرادات بقيمة 10,000 دولار، ويصنّف مدفوعات بقيمة 4,000 دولار ويدعمها بالمستندات، ويسجّل تحويل 2,000 دولار سحبًا للمالك لا مصروفًا تجاريًا. وتأتي زيادة رصيد البنك في الدفاتر، وقدرها 4,000 دولار، من الإيرادات مطروحًا منها المدفوعات والسحب. ويسوّي المالك هذا الرصيد مع كشف البنك، مع مراعاة الإيداعات قيد التحصيل والمدفوعات التي لم تُصرف بعد وتسجيل أي رسوم بنكية، ثم يراجع فواتير الموردين غير المدفوعة بشكل منفصل. وإذا بقي هذا الروتين محدَّثًا، فقد يكون مسك الدفاتر شخصيًا عمليًا. أما إضافة أجور أو بضائع للبيع فتضيف سجلات ومواعيد تحتاج إلى مراجعة جديدة.

هل وضعك مختلف؟

• دفاترك متأخرة وموعد الإقرار قريب: استخدم استكمال الدفاتر المتأخرة قبل الاعتماد على تقرير الربح الحالي.
• تقدم أول إقرار تجاري: راجع أول إقرار ضريبي لنشاطك التجاري لمعرفة تسلسل التقديم.
• لا تعرف أي إقرار يقدمه كيانك: راجع الإقرارات التي يقدمها نشاطك التجاري.
• تحصّل ضريبة المبيعات في عدة ولايات: راجع قواعد كل ولاية في متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات.
• تسحب أموالًا من LLC أو تدفع لنفسك عبر شركة S: راجع كيف تدفع لنفسك وراتب مالك شركة S وكيف تُفرض الضريبة على شركات S.
• شركة LLC الأمريكية بعضو واحد مملوكة لأجنبي: تتبّع الأموال والممتلكات والمعاملات الأخرى مع المالك لأنها قد تكون خاضعة للإبلاغ في النموذج 5472؛ راجع تقديم إقرارات LLC بعضو واحد المملوكة لأجنبي (IRS: تعليمات النموذج 5472).
• شركتك كندية: تختلف متطلبات نهاية السنة؛ راجع القوائم المالية لنهاية السنة للشركة.
• الرواتب أو المخزون أو ميزانية عمومية مطلوبة تثقل روتينك: أحضر قائمة الحسابات والتسويات والتسجيلات وتقويم التقديم إلى مسك الدفاتر.