Finanzabschlüsse für einen Bankkredit: Was Kreditgeber verlangen

Welche Finanzabschlüsse verlangt eine Bank für einen Geschäftskredit?

Eine Bank, die Finanzabschlüsse verlangt, will eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz sehen und kann eine Kapitalflussrechnung, Steuererklärungen und Prognosen hinzufügen. Der Kreditgeber entscheidet über die Liste, die Zahl der gewünschten Jahre und darüber, ob ein CPA (Certified Public Accountant) die Abschlüsse erstellen muss. Bei einem von der SBA garantierten 7(a)-Darlehen beantragen Sie das Darlehen laut SBA über einen Kreditgeber, der anhand Ihrer Situation festlegt, welche Unterlagen Sie brauchen (SBA: 7(a)-Darlehen). Hinter einem Darlehen ohne SBA-Garantie steht keine SBA-Checkliste, bitten Sie die Bank also um ihre eigene schriftliche Liste.

Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) nennt die ersten beiden als die Abschlüsse, die im Umgang mit einer Bank oder Gläubigern helfen (Publication 583).

Eine Bank kann auch nach den Eigentümern fragen, etwa nach persönlichen Steuererklärungen oder einer persönlichen Vermögensaufstellung; zu dieser Aufstellung siehe Finanzabschlüsse für SBA-Kredite.

Ein Fall ist nicht mehr einfach, wenn die Buchhaltung Monate im Rückstand ist, wenn Geschäfts- und Privatgeld auf einem Konto liegen, wenn die Abschlüsse von der eingereichten Steuererklärung abweichen oder wenn die Bank eine Frist gesetzt hat. Bei den ersten beiden muss die Buchhaltung meist erst fertiggestellt oder korrigiert werden, bevor Abschlüsse entstehen können; eine Abweichung zur Steuererklärung kann ein legitimer Unterschied sein, der eine schriftliche Überleitung braucht (siehe unten). Ist die Frist der Bank nah, holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.

Zusammenstellen:

• Die letzten zwei bis drei eingereichten Steuererklärungen des Unternehmens; die tatsächliche Zahl legt der Kreditgeber fest.
• Eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz für das laufende Jahr bis zum letzten Monatsende.
• Bank-, Kreditkarten- und Darlehensauszüge für jeden Monat, den diese Abschlüsse abdecken.
• Eine Liste aller Geschäftsschulden: Kreditgeber, Saldo, Zahlung und Enddatum.
• Eine Liste unbezahlter Kundenrechnungen und unbezahlter Eingangsrechnungen.

Für wie viele Jahre will ein Kreditgeber Gewinn- und Verlustrechnungen?

Planen Sie die letzten zwei bis drei eingereichten Steuererklärungen des Unternehmens plus die Abschlüsse für das laufende Jahr ein. Die tatsächliche Zahl der Jahre legt der Kreditgeber fest, und keine der hier zitierten Quellen schreibt sie für ein Darlehen ohne SBA-Garantie vor. Die SBA-Anleitung für einen klassischen Businessplan, den Kreditgeber und Investoren häufig verlangen, sagt einem etablierten Unternehmen, es solle Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen der letzten drei bis fünf Jahre beifügen (SBA: Businessplan). Das ist ein Hinweis für einen Plan, keine Kreditregel.

Für ein von der SBA garantiertes Darlehen siehe Finanzabschlüsse für SBA-Kredite.

Bewahren Sie Kopien jeder eingereichten Steuererklärung auf. Ein Transcript der Steuererklärung (Return Transcript), den ein Kreditgeber mit Form 4506-C anfordert, umfasst Steuererklärungen, die der IRS im laufenden Jahr und in den drei vorangegangenen Bearbeitungsjahren verarbeitet hat (Anleitung zu Form 4506-C). Für ältere Steuererklärungen nutzen Sie Ihre eigenen Kopien, fragen Ihren Ersteller der Steuererklärung oder fordern eine Kopie mit Form 4506 an: Die Gebühr beträgt $30 pro Steuererklärung, und die Bearbeitung kann bis zu 75 Kalendertage dauern.

Ein jüngeres Unternehmen kann weniger Jahre vorweisen. Es legt die Zeiträume vor, in denen es tätig war, monatlich abgeschlossen, und stützt sich für den Rest auf Prognosen. Ein Unternehmen, das die Form seiner Besteuerung gewechselt hat, etwa eine LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung), die sich für die Besteuerung als Kapitalgesellschaft entschieden hat (IRS: LLCs), hat Steuererklärungen auf verschiedenen Forms: Geben Sie dem Kreditgeber jede einzelne und das Datum des Wechsels.

Was ist ein Zwischenabschluss (Year-to-Date, Interim), und wann fragt die Bank danach?

Ein Year-to-Date- oder Interim-Abschluss ist eine Gewinn- und Verlustrechnung für das laufende Jahr bis heute plus eine Bilanz zum letzten Monatsende (Publication 583 definiert beide Abschlüsse). Eine Bank kann ihn verlangen, wenn die Zahlen des letzten vollen Jahres Monate alt sind, denn ein Jahresabschluss oder eine eingereichte Steuererklärung sagt nichts über die Monate danach. Für ein von der SBA garantiertes Darlehen siehe Finanzabschlüsse für SBA-Kredite.

Ein Zwischenabschluss muss aus abgeschlossenen Büchern stammen: Jedes Bank-, Karten- und Darlehenskonto ist bis zum Monatsende abgestimmt, das er zeigt. Fragen Sie den Kreditgeber, welchen Stichtag er akzeptiert, bevor Sie die Bücher abschließen, und schließen Sie dann zu diesem Datum.

Verlangt eine Bank von einem CPA erstellte Finanzabschlüsse?

Die Bank entscheidet, ob ein CPA die Abschlüsse erstellen muss. Keine hier zitierte Quelle verlangt von einem CPA erstellte Abschlüsse für einen gewöhnlichen Bankkredit: Die 7(a)-Seite der SBA nennt keine solche Pflicht und überlässt die Dokumentenliste dem Kreditgeber (SBA: 7(a)-Darlehen). Für einige SBA-Darlehensarten nennen die eigenen Verfahren der SBA allerdings eine CPA-Stufe: 504-Darlehen, Betriebsmittellinien über einer bestimmten Größe und Unternehmenskäufe (SOP 50 10); siehe Finanzabschlüsse für SBA-Kredite. Die Finanzhinweise der SBA nennen einen CPA, einen Buchhalter und einen Online-Dienst als Wege zu Hilfe bei der Buchhaltung (SBA: Ihre Finanzen verwalten).

Die eigene Richtlinie einer Bank kann dennoch mehr verlangen, auch Abschlüsse, die ein CPA zusammenstellt (Compilation), prüferisch durchsieht (Review) oder prüft (Audit). Fragen Sie die Bank schriftlich, welche Stufe sie akzeptiert, bevor Sie für eine bezahlen; zum Unterschied siehe geprüfte Abschlüsse für Investoren.

Abschlüsse aus Ihrer eigenen Buchhaltung genügen nur, wenn der Kreditgeber sie akzeptiert, und sie sind nur so gut wie die Buchhaltung darunter. Laut IRS müssen die Bücher Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften zeigen, gestützt durch Belege (Publication 583).

Welche Steuererklärungen und IRS-Transcripts gehören zu den Abschlüssen, und wie müssen die Zahlen zusammenpassen?

Der Kreditgeber sieht die Steuererklärung für Ihre Unternehmensform, und Ihre Abschlüsse müssen damit abgestimmt sein. Vergleichen Sie denselben Zeitraum und erklären Sie jeden legitimen Unterschied zwischen Buchhaltung und Steuer. Beides stammt aus denselben Büchern.

Die Steuererklärungen von Personen- und Kapitalgesellschaften enthalten eine Bilanz nach Büchern, Schedule L, die laut Anleitung mit der Buchhaltung übereinstimmen soll (Form 1065, Form 1120-S, Form 1120). Kleine Steuerpflichtige können nach der Anleitung der jeweiligen Form von Schedule L befreit sein, sodass eine Steuererklärung unter Umständen gar keine Bilanz enthält. Wo sie eine enthält, kann die Bank Ihre Bilanz neben die der Steuererklärung legen.

Der IRS gibt Steuerunterlagen nur mit Ihrer Einwilligung an einen Kreditgeber weiter. Sie können einen Kreditgeber ermächtigen, einen Transcript über Ihr IRS-Konto oder über den Kreditgeber mit Form 4506-C anzufordern (IRS: IVES). Wie die Anforderung abläuft, steht in Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen.

Eine Gewinn- und Verlustrechnung, deren Einnahmen von der Steuererklärung oder den Bankeinzahlungen abweichen, kann Rückfragen eines Kreditgebers auslösen. Manche Unterschiede sind legitim, etwa eine steuerlich andere Abschreibung oder Einnahmen, die in einem anderen Zeitraum anfallen. Die Antwort ist eine kurze schriftliche Überleitung vom Buchgewinn zum Wert der Steuererklärung, mit Nachweis für jeden Schritt, nicht ein geänderter Abschluss. Zu den Aufstellungen, die Buchhaltung und Steuererklärung abstimmen, siehe periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode.

Sollen die Abschlüsse nach der Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerecht erstellt werden?

Verwenden Sie die Methode, die der Kreditgeber nennt. Nennt er keine, ist die Methode Ihrer Steuererklärung der übliche Ausgangspunkt. Bei der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) zählen Einnahmen bei Zufluss und Ausgaben bei Zahlung; bei einer periodengerechten Methode (Accrual Method), wenn sie verdient werden und anfallen (Publication 583). Eine Bilanz nach der Zufluss-Abfluss-Methode zeigt in der Regel keine Forderungen oder Verbindlichkeiten, sodass ein Unternehmen, das auf Rechnung verkauft, nach periodengerechten Zahlen gefragt werden kann.

Das steuerpflichtige Einkommen wird nach der Methode ermittelt, die regelmäßig für die Buchführung verwendet wird (Abschnitt 446(a)), und laut IRS müssen die Methode für das steuerpflichtige Einkommen und die Methode für die Bücher dieselbe sein (Publication 583). Die Vorschrift nennt unter den aufzubewahrenden Unterlagen außerdem „eine Abstimmung etwaiger Unterschiede zwischen diesen Büchern und seiner Steuererklärung“ (26 CFR 1.446-1(a)(4)), und die Anleitung zu Schedule M-3 beschreibt eine Kapitalgesellschaft mit periodengerechten Finanzabschlüssen und einer Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode (Anleitung zu Schedule M-3). Abschlüsse für den Kreditgeber auf einer anderen Grundlage als die Steuererklärung brauchen daher eine schriftliche Abstimmung dazu. Ob die Steuererklärung selbst bei der Zufluss-Abfluss-Methode bleiben darf, ist eine eigene Frage; siehe periodengerechte Bücher und eine Steuererklärung nach der Zufluss-Abfluss-Methode.

Eine Änderung der Methode in der Steuererklärung braucht in der Regel die Zustimmung des IRS, die mit Form 3115 (Antrag auf Änderung der Gewinnermittlungsmethode) beantragt wird (Abschnitt 446(e), Publication 538); siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode. Nicht jedes Unternehmen darf die Zufluss-Abfluss-Methode nutzen. Eine C Corporation oder eine Personengesellschaft mit einem Gesellschafter in der Rechtsform einer C Corporation darf sie in der Regel nur nutzen, solange ihre durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen der drei Vorjahre $32.000.000 oder weniger betragen, mit Ausnahmen etwa für landwirtschaftliche Betriebe und qualifizierte Personal Service Corporations (Kapitalgesellschaften für persönliche Dienstleistungen) (Abschnitt 448). Ein Unternehmen mit Warenbestand unterliegt eigenen Grenzen (Publication 538). Zur Wahl einer Methode siehe Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode für ein kleines Unternehmen.

Was sind Prognosen, und wann will ein Kreditgeber sie sehen?

Prognosen sind vorausschauende Fassungen der Abschlüsse für künftige Zeiträume. Die SBA-Anleitung für einen klassischen Businessplan verlangt einen Ausblick auf fünf Jahre: prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Kapitalflussrechnungen und Investitionsbudgets, das erste Jahr nach Quartalen oder Monaten, erläutert und auf den beantragten Betrag abgestimmt (SBA: Businessplan).

Ein Kreditgeber kann sie von einem jüngeren Unternehmen mit wenig Historie verlangen oder wenn das Darlehen ein Wachstum finanziert, das frühere Ergebnisse nicht zeigen. Prognosen beruhen auf tatsächlichen Ergebnissen: Eine abgestimmte Historie liefert die Anfangssalden sowie das Umsatz- und Kostenmuster, auf dem die Annahmen aufbauen. Eine an Forderungen gebundene Kreditlinie kann auch Forderungs- und Verbindlichkeitsaufstellungen nach Alter (Agings) verlangen (unbezahlte Kundenrechnungen und unbezahlte Eingangsrechnungen, nach Alter aufgelistet), wie im Pilotprogramm der SBA für Betriebsmittellinien (SBA: 7(a)-Darlehen).

Woran scheitert ein Geschäftskreditantrag?

Drei häufige Ursachen für Verzögerungen sind nicht abgestimmte Konten, vermischtes Geld von Eigentümer und Unternehmen sowie Abschlüsse mit ungeklärten Abweichungen von der Steuererklärung oder den Einzahlungen.

Was, wenn meine Buchhaltung im Rückstand ist oder ich nie eine Bilanz erstellt habe?

Eine Buchhaltung im Rückstand muss fertiggestellt werden, bevor Abschlüsse entstehen können. Eine Bilanz wird nicht am Ende angefügt: Sie ergibt sich aus abgestimmten Konten und richtigen Anfangssalden. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Holen Sie die Liste des Kreditgebers und das Datum, bis zu dem er die Abschlüsse braucht.
2. Sammeln Sie die Auszüge jedes Bank-, Karten- und Darlehenskontos seit dem Jahresende der zuletzt eingereichten Steuererklärung.
3. Legen Sie die Anfangssalden fest. Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, die Schedule L eingereicht hat, hat die Bilanz zum vorherigen Jahresende; die Schedule C eines Einzelunternehmers enthält keine, also bauen Sie sie aus den Konto-, Darlehens- und Vermögensunterlagen neu auf. Siehe Anfangssalden, wenn die Buchhaltung spät beginnt.
4. Erfassen Sie jede Transaktion und stimmen Sie jedes Konto Monat für Monat ab. Siehe Buchhaltung aus Kontoauszügen neu aufbauen.
5. Erstellen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz bis zum Monatsende, das der Kreditgeber akzeptiert.
6. Vergleichen Sie die Einnahmen mit den Einzahlungen und der Steuererklärung und schreiben Sie für jede Abweichung die Überleitung. Senden Sie die Abschlüsse erst danach.

Liegt die Frist des Kreditgebers vor dem Abschluss des Nachholens, fragen Sie, ob er ein späteres Datum akzeptiert, oder holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Monate zuerst abzuschließen. Bei monatelangem Rückstand siehe überfällige Buchhaltung nachholen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar.

S Corporation für Landschaftsbau, Gerätekredit

Eine S Corporation beantragt bei einer Bank einen Gerätekredit über US$150.000. Die Liste der Bank verlangt zwei Jahre Steuererklärungen des Unternehmens sowie eine aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz. Die Kapitalgesellschaft hat in beiden Jahren Form 1120-S eingereicht, hat aber keine aktuelle Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz für die Bank. Der Buchhalter stimmt die Bank- und Kartenkonten bis zum letzten Monatsende ab, legt die Anfangssalden aus der Schedule L des Vorjahres fest (oder aus Konto- und Darlehensunterlagen, falls die Steuererklärung keine enthielt) und erstellt beide Abschlüsse. Der Eigentümer prüft, ob die Einnahmen des laufenden Jahres zu den Geschäftseinzahlungen passen und ob ein bestehender Lkw-Kredit über US$40.000 in der Bilanz steht.

Restaurant-LLC, Kreditlinie bei Rückstand in der Buchhaltung

Eine Restaurant-LLC mit US$400.000 Umsatz beantragt eine Kreditlinie über US$75.000. Ihre Buchhaltung ist sechs Monate im Rückstand: Sechs Monate Bank- und Kartenaktivität sind nicht erfasst. Die Abschlüsse lassen sich aus den Büchern in ihrem jetzigen Stand nicht erstellen, weil Einnahmen, Ausgaben und Kassenbestand alle falsch wären. Der Eigentümer fragt die Bank nach ihrem Termin, holt die sechs Monate nach, stimmt jedes Konto ab und erstellt erst dann die Abschlüsse für das laufende Jahr.

Freiberuflicher Designer, Darlehen mit fester Laufzeit

Ein Designer beantragt ein Darlehen mit fester Laufzeit über US$30.000. Die Bank will eine Gewinn- und Verlustrechnung, die mit Schedule C und den Bankeinzahlungen übereinstimmt. Die Schedule C des Vorjahres zeigt US$62.000 Bruttoeinnahmen. Der Abschluss dieses Jahres bis Juni, nach der Zufluss-Abfluss-Methode geführt, zeigt Einnahmen von US$35.000, die Einzahlungen auf dem Geschäftskonto betragen aber insgesamt US$31.000, weil Kunden US$4.000 auf ein privates Konto gezahlt haben. Der Designer listet diese Zahlungen in einer kurzen Aufstellung auf, die von den Einnahmen zu den Einzahlungen überleitet, mit der Rechnung jedes Kunden und der Einzahlung auf das private Konto als Nachweis, und lässt Kunden künftig auf das Geschäftskonto zahlen.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Bank will Abschlüsse bis zu einem Termin, und Ihre Buchhaltung ist im Rückstand, mit privaten Ausgaben vermischt oder weicht von Ihrer eingereichten Steuererklärung ab: Die Abschlüsse können nur aus abgeschlossenen, abgestimmten Büchern entstehen. Klären Sie, ob Sie ein Nachholen, eine Korrektur oder nur eine belegte Abstimmung brauchen, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, zugeschnitten auf die Liste und den Termin der Bank. Bei fehlenden Monaten beginnen Sie mit überfällige Buchhaltung nachholen.
• Eine Steuererklärung des Unternehmens wurde nie eingereicht: Der Kreditgeber kann Abschlüsse nicht mit einer Steuererklärung vergleichen, die es nicht gibt. Siehe nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung für die Buchhaltung darunter.
• Eine ausländische Person besitzt die LLC oder Kapitalgesellschaft: Die Steuererklärungen, die der Kreditgeber sieht, können von der Tabelle oben abweichen. Siehe Buchhaltung für ein US-Unternehmen in ausländischem Besitz und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, damit die Abschlüsse zu diesen Steuererklärungen passen.
• Das Darlehen ist ein SBA-Darlehen: Die Antragsformulare, die persönliche Vermögensaufstellung und die Schuldenaufstellung behandelt Finanzabschlüsse für SBA-Kredite.
• Der Kreditgeber oder ein Investor will eine prüferische Durchsicht (Review) oder eine Abschlussprüfung (Audit): Siehe geprüfte Abschlüsse für Investoren.
• Sie sind selbstständig, und der Kreditgeber will einen Nachweis des persönlichen Einkommens: Siehe Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen; für eine Hypothek und die Hinzurechnungen aus Schedule C siehe Einkünfte aus Schedule C für eine Hypothek.
• Die Abschlüsse sind für Mietobjekte: Siehe Gewinn- und Verlustrechnung für Mietobjekte gegenüber einem Kreditgeber.
• Das Darlehen ist genehmigt: Siehe ein Geschäftsdarlehen verbuchen.