Trinkgelder auf Kreditkarte: Umsatz oder Verbindlichkeit?

Sind Kreditkarten-Trinkgelder mein Umsatz oder eine Verbindlichkeit (Tips Payable)?

Ein Trinkgeld, das ein Kunde auf der Karte hinzufügt, ist kein Umsatz des Unternehmens. Es gehört dem Arbeitnehmer, deshalb führt das Unternehmen es als Verbindlichkeit, meist Tips Payable genannt, bis es ausgezahlt wird. Nach dem IRS werden Trinkgelder nicht an den Arbeitgeber gezahlt und gehören nicht zu den Bruttoeinnahmen des Arbeitgebers, und das US-Arbeitsministerium sagt, dass ein Arbeitgeber die Trinkgelder seiner Arbeitnehmer nicht behalten darf. „Tips Payable“ ist eine Bezeichnung der Buchhaltung für diesen Saldo, kein vom IRS vorgeschriebenes Konto.

Zwei Dinge gehören nicht auf Tips Payable. Ein Betrag, den der Kunde zahlen muss, ist eine Servicegebühr, kein Trinkgeld, und er ist Umsatz (siehe den Abschnitt zur Servicegebühr). Die eigenen Trinkgelder einer selbstständigen Person sind in der Regel Geschäftseinkünfte auf Schedule C.

Wenn die Person ein selbstständiger Auftragnehmer und kein Arbeitnehmer ist, laufen die Trinkgelder nicht über die Lohnabrechnung. Das Unternehmen meldet sie auf Form 1099-NEC oder Form 1099-MISC mit dem Code für die Trinkgeldberufe, und ein Zahlungsabwickler oder eine Zahlungs-App meldet ihre eigenen Zahlungen unter Umständen auf Form 1099-K (IRS). Wer als was gilt, steht in Stuhlmiete oder Provision bei Friseuren.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Ihr Umsatz bereits Trinkgelder enthält, wenn die Verbindlichkeit aus Trinkgeldern immer weiter wächst, wenn Kartentrinkgelder aus der Kasse ausgezahlt werden, wenn sie nie in die Lohnabrechnung gelangt sind, wenn die Trinkgeldsumme der Kasse (POS) und die der Lohnabrechnung abweichen, wenn das Personal einen Pool teilt oder wenn eine verpflichtende Gebühr als „Gratuity“ bezeichnet wird. Legen Sie bereit: den Trinkgeldbericht der Kasse, die Trinkgeldspalte des Lohnjournals, die Abrechnungen des Zahlungsabwicklers und die schriftliche Trinkgeldregelung.

Wie buche ich einen Kartenverkauf mit Trinkgeld (Buchungssatz)?

Buchen Sie für eine Kartenzahlung den Umsatz, die Sales Tax und das Trinkgeld als getrennte Haben-Buchungen. Der gesamte Betrag liegt auf einem Kartenverrechnungskonto, bis die Einzahlung eintrifft.

Die Trinkgelder selbst sind kein Betriebsaufwand, denn es ist das Geld des Kunden, das an das Personal weitergegeben wird; nur die eigene Lohnsteuer des Unternehmens darauf ist Aufwand. Ein Beispiel eines Cafés mit Zahlen steht im Abschnitt Beispiel. Für die tägliche Kassenbuchung siehe Tägliche Kassenumsätze buchen; für Einzahlungen, die abzüglich Gebühren und Trinkgeldern eingehen, siehe Einzahlungen abzüglich Gebühren und Trinkgeldern.

Das Form 1099-K eines Zahlungsabwicklers meldet die Bruttozahlungen per Karte vor Gebühren, die Trinkgelder sind darin enthalten. Feld 1c kann Barzahlungstrinkgelder zeigen, aber die Trinkgeldregel des Gesetzes nennt Drittabwicklungsstellen (Third Party Settlement Organizations) wie Zahlungs-Apps (26 U.S.C. 6050W(a)(3)), sodass das Feld eines Kartenabwicklers leer oder unvollständig sein kann. Entnehmen Sie die Trinkgelder dem Trinkgeldbericht der Kasse. Ein Umsatz, der aus diesem Formular oder aus Bankeinzahlungen aufgebaut ist, wirkt zu hoch, bis Trinkgelder und Sales Tax herausgerechnet sind; siehe Umsätze, Auszahlungen und Form 1099-K abstimmen.

Wenn Trinkgelder bereits im Umsatz stehen, buchen Sie sie heraus: Soll auf dem Konto, auf dem die Trinkgelder gelandet sind (meist Umsatz), und Haben auf der Verbindlichkeit aus Trinkgeldern. Wurde die Auszahlung als Lohnaufwand gebucht, buchen Sie auch das heraus, damit der Gewinn aus den Trinkgeldern unverändert bleibt. Eine Steuererklärung, die den höheren Umsatz verwendet hat, muss unter Umständen geprüft werden; wenn Sie nicht erkennen können, welche Monate betroffen sind, ist das der Punkt, an dem Sie Hilfe holen sollten.

Wann muss ich Kartentrinkgelder an das Personal auszahlen?

Bis zum regulären Zahltag. Das US-Arbeitsministerium sagt, dass der fällige Betrag spätestens am regulären Zahltag gezahlt werden muss und nicht zurückgehalten werden darf, bis die Kartenfirma das Unternehmen erstattet.

Für einen Arbeitgeber, der Trinkgelder einsammelt und verteilt, setzt die Vorschrift dieselbe Marke: der reguläre Zahltag für die Arbeitswoche, in der die Trinkgelder eingenommen wurden, oder für den Lohnzeitraum, wenn er mehr als eine Arbeitswoche umfasst. Wenn sich die Beträge nicht vor dem Lauf der Lohnabrechnung bestimmen lassen, werden sie so bald wie praktikabel nach diesem Zahltag gezahlt. Eine Verbindlichkeit aus Trinkgeldern sollte nicht über einen Zahltag hinaus bestehen bleiben, außer für die letzten Tage, die die Lohnabrechnung noch nicht erfassen konnte. Das Lohnrecht eines Bundesstaates kann eigene Fristen setzen. Eine Verbindlichkeit aus Trinkgeldern zum Jahresende ist normal. Für die Lohnsteuer gelten Trinkgelder als gezahlt, wenn der Arbeitnehmer sie dem Arbeitgeber meldet (Publication 15); für Dezemberlöhne, die im Januar gezahlt werden, siehe Abgegrenzte Löhne zum Jahresende.

Darf ich die Kartengebühr vom Trinkgeld abziehen?

Nur die Gebühr, die die Kartenfirma auf das Trinkgeld berechnet hat, und nur wenn das Recht des Bundesstaates es erlaubt. Das US-Arbeitsministerium sagt, dass ein Arbeitgeber die Trinkgelder, die er auszahlt, nicht um mehr als die Transaktionsgebühr der Kartenfirma darauf kürzen darf. Es weist außerdem darauf hin, dass manche Bundesstaaten schützendere Gesetze zu Trinkgeldern auf Kreditkarten haben können. Prüfen Sie deshalb die Regel Ihres Bundesstaates, bevor Sie etwas abziehen.

Wenn Ihr Bundesstaat den Abzug erlaubt, ziehen Sie nur die Gebühr auf das Trinkgeld ab; eine schriftliche Trinkgeldregelung, die das festhält, vermeidet Streit. Buchen Sie dann die Gebühr auf die Trinkgelder von den Gebühren des Zahlungsabwicklers auf die Verbindlichkeit aus Trinkgeldern um und zahlen Sie das Trinkgeld abzüglich dieser Gebühr aus. Erlaubt Ihr Bundesstaat es nicht, bleibt die Gebühr auf die Trinkgelder ein Betriebsaufwand, und das volle Trinkgeld geht an das Personal. Nur die Gebühr auf den Trinkgeldbetrag darf vom Trinkgeld abgezogen werden; die Gebühr auf den Verkauf und die Sales Tax bleibt beim Unternehmen.

Laufen Trinkgelder über die Lohnabrechnung, und was behalte ich ein und melde ich?

In der Praxis ja. Der IRS zählt Kartentrinkgelder, die das Unternehmen an das Personal zahlt, als Barzahlungstrinkgelder. Barzahlungstrinkgelder von $20 oder mehr in einem Monat bei einem Arbeitgeber sind Lohn für die Social-Security- und die Medicare-Steuer und unterliegen in der Regel dem Einbehalt der Einkommensteuer. Praktisch erfüllen Sie die Regeln, indem Sie Kartentrinkgelder auf der Gehaltsabrechnung als eigene Zeile auszahlen, damit Einbehalt und Meldung mit ihnen erfolgen.

Die Trinkgeldzeilen der W-2 ermöglichen es einem Arbeitnehmer, einen möglichen Abzug für qualifizierte Trinkgelder geltend zu machen; verpflichtende Servicegebühren sind keine qualifizierten Trinkgelder. Wenn ein Arbeitnehmer mit Trinkgeld Ihnen ein aktualisiertes Form W-4 gibt, behalten Sie danach mit Publication 15-T ein (Publication 15). Die Anleitung zur Form W-2 für 2026 verlangt Feld 12 mit Code TP und den Berufscode in Feld 14b.

Ist eine verpflichtende Servicegebühr oder ein automatisches Trinkgeld ein Trinkgeld?

Nein. Eine Zahlung ist nur dann ein Trinkgeld, wenn der Kunde freiwillig entscheidet, sie zu zahlen, und den Betrag selbst festlegt. Eine automatische Gebühr für große Gruppen, ein verlangtes Trinkgeld in einem Vertrag oder ein Zahlungsbildschirm, der den Kunden zwingt, ein Trinkgeld über null zu wählen, ist eine Servicegebühr (IRS). Die Bezeichnung des Unternehmens entscheidet nicht (Revenue Ruling 2012-18). Eine Rechnung, die nur Trinkgeldbeträge vorschlägt und bei der der Kunde jeden Betrag oder keinen eingeben darf, erzeugt ein Trinkgeld.

Eine Servicegebühr ist Einkommen des Unternehmens, gleichgültig, ob es sie ganz, teilweise oder gar nicht an das Personal zahlt. Das ist die bundessteuerliche Regel. Das Lohnrecht eines Bundesstaates kann weiter gehen: New York zum Beispiel verbietet einem Arbeitgeber, eine Gebühr zu behalten, die als Trinkgeld ausgegeben wird (Labor Law 196-d). Prüfen Sie Ihren Bundesstaat, bevor Sie etwas davon behalten. Die Sales Tax auf Servicegebühren ist je nach Bundesstaat verschieden: siehe Sales Tax im Restaurant und Abstimmung der Kasse.

Dürfen Eigentümer und Manager Trinkgelder behalten oder am Trinkgeldpool teilnehmen?

Von den Trinkgeldern der Arbeitnehmer im Allgemeinen nicht. Das Bundesrecht sagt, dass ein Arbeitgeber die Trinkgelder von Arbeitnehmern zu keinem Zweck behalten darf, auch nicht, indem er Managern oder Vorgesetzten einen Teil überlässt (29 U.S.C. 203(m)(2)(B)). Der Arbeitgeber und Manager oder Vorgesetzte dürfen aus einem Trinkgeldpool nichts erhalten (29 CFR 531.54). Ein Manager oder Vorgesetzter darf Trinkgelder behalten, die er direkt von Kunden für Leistungen erhält, die er unmittelbar und allein erbringt (29 CFR 531.52).

Wer am Pool teilnehmen darf, hängt von der Methode beim Mindestlohn ab. Zahlt der Arbeitgeber einen niedrigeren Barlohn und rechnet Trinkgelder auf den Mindestlohn an (eine Trinkgeldanrechnung nach dem Lohnrecht, nicht die Steuergutschrift auf Form 8846), ist der Pool auf Arbeitnehmer beschränkt, die üblicherweise und regelmäßig Trinkgelder erhalten. Zahlt er den vollen Mindestlohn und rechnet keine Trinkgelder darauf an, können auch Köche und Spüler am Pool teilnehmen (29 CFR 531.54). Beträge, die ein Arbeitnehmer aus einem Pool erhält, sind für diesen Arbeitnehmer Trinkgelder (IRS) und werden wie jedes andere Trinkgeld gemeldet und über die Lohnabrechnung geführt. Das Recht eines Bundesstaates kann strenger sein.

Auch ein Eigentümer, der Schichten arbeitet, ist erfasst. Ein Eigentümer mit einer echten Beteiligung von mindestens 20 %, der das Unternehmen aktiv leitet, gilt als Manager oder Vorgesetzter (29 CFR 541.101, US-Arbeitsministerium): Der Eigentümer darf nur Trinkgelder behalten, die Kunden ihm direkt für Leistungen geben, die er allein erbringt, und darf dem Pool nichts entnehmen. Unterhalb dieser Grenze ist es eine Frage der Tatsachen, ein Pool, der einen Eigentümer bezahlt, muss also geprüft werden.

Muss ich Form 8027 einreichen, und was ist die Steuergutschrift auf Form 8846?

Form 8027 (Meldung von Trinkgeldern großer Gastronomiebetriebe) betrifft nur einen großen Gastronomiebetrieb: einen Betrieb in den 50 Bundesstaaten oder in Washington, D.C., in dem Speisen oder Getränke vor Ort verzehrt werden (kein Fast Food), Trinkgeld üblich ist und der Arbeitgeber im vergangenen Jahr an einem typischen Geschäftstag normalerweise mehr als 10 Arbeitnehmer hatte (das Arbeitsblatt der Anleitung rechnet dies in Arbeitsstunden um; ein neuer Betrieb wird stattdessen an zwei aufeinanderfolgenden Monaten geprüft). Trinkgeld ist in der Regel nicht üblich in einem Selbstbedienungsbetrieb oder dort, wo bei mindestens 95 % der Umsätze ohne Außer-Haus-Verkauf eine Servicegebühr von 10 % oder mehr anfällt. Ein Betrieb, der auf verpflichtenden Servicegebühren beruht, reicht das Formular deshalb unter Umständen nicht ein. Form 8846 ist eine Steuergutschrift, keine Einreichungspflicht.

Quellen: Topic 761, Anleitung zu Form 8027, Über Form 8846 und das Formular mit Anleitung.

Die Steuergutschrift setzt voraus, dass die Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitgebers auf die Trinkgelder tatsächlich gezahlt wurde oder entstanden ist. Trinkgelder, die nie über die Lohnabrechnung liefen, bringen deshalb keine Steuergutschrift, bis die Steuer des Arbeitgebers gezahlt wurde oder entstanden ist, etwa nach einer Mitteilung und Zahlungsaufforderung des IRS (Revenue Ruling 2012-18). Die Steuergutschrift mindert außerdem den Einkommensteuerabzug für diese Steuer des Arbeitgebers. Ein Arbeitgeber kann stattdessen wählen, die Steuergutschrift nicht zu beantragen (26 U.S.C. 45B(d)), in der ursprünglichen oder einer geänderten Erklärung, sodass der Abzug nicht gemindert wird. Eine Personengesellschaft oder S Corporation reicht Form 8846 ein und gibt die Steuergutschrift auf Schedule K an ihre Eigentümer weiter; andere Unternehmen übertragen sie als Teil der allgemeinen Geschäftssteuergutschrift auf Form 3800. Ein Salon ist kein Gastronomiebetrieb, deshalb gilt Form 8027 für ihn nicht, Form 8846 dagegen schon. Zur Vergütung im Salon siehe Stuhlmiete oder Provision bei Friseuren.

Warum stimmen die Trinkgelder der Kasse nicht mit denen der Lohnabrechnung überein, und wie baue ich die Verbindlichkeit aus Trinkgeldern ab?

Die Verbindlichkeit aus Trinkgeldern sollte den eingenommenen Kartentrinkgeldern abzüglich der ausgezahlten Kartentrinkgelder entsprechen. Wenn nicht, erklärt eine kurze Liste von Ursachen den größten Teil der Lücke.

So bauen Sie den Saldo ab:

1. Wählen Sie den Zeitraum seit dem letzten Abgleich des Saldos oder seit dem ersten Tag der Buchhaltung.
2. Addieren Sie die Kartentrinkgelder je Tag aus dem Trinkgeldbericht der Kasse.
3. Ziehen Sie ab: Kartentrinkgelder, die über die Lohnabrechnung gezahlt wurden (die Trinkgeldspalte des Lohnjournals), Kartentrinkgelder, die bar mit Belegen gezahlt wurden, und jede abgezogene Gebühr, wo erlaubt.
4. Erklären Sie den Rest mit der Tabelle oben. Trinkgelder, die eingenommen und nie ausgezahlt wurden, gehören in der Regel weiterhin dem Personal, das sie verdient hat, und ihre Auszahlung ist ein Vorgang der Lohnabrechnung, mit Einbehalt. Bei einem alten Saldo oder bei Personal, das das Unternehmen verlassen hat, hängen der Zeitpunkt und etwaige Regeln des Bundesstaates zu nicht eingeforderten Vermögenswerten (Unclaimed Property) von Ihren Tatsachen ab.

Buchen Sie einen alten Saldo nicht in den Ertrag um, damit er null wird. Ein Arbeitgeber darf Trinkgelder zu keinem Zweck behalten (US-Arbeitsministerium), deshalb braucht ein verbleibender Saldo eine Erklärung, keine Umsatzbuchung.

Wenn frühere Lohnabrechnungen Trinkgelder ausgelassen haben, müssen die eingereichten Formulare 941 und W-2 unter Umständen korrigiert werden. Wie weit Sie zurückgehen, hängt davon ab, was das Personal gemeldet und das Unternehmen einbehalten hat; die Schritte der Korrektur stehen in Einen Fehler in der Lohnabrechnung beheben.

Nicht gezahlte Lohnsteuer kann auch persönlich werden. Ein Einzelunternehmer schuldet die Lohnsteuer des Unternehmens unmittelbar. Eine verantwortliche Person, die vorsätzlich Lohnsteuer nicht einbehält und abführt, kann die nicht gezahlte Steuer der Arbeitnehmer persönlich schulden (26 U.S.C. 6672, der Trust Fund Recovery Penalty, ein persönlicher Strafzuschlag auf einbehaltene, aber nicht abgeführte Steuern); der IRS hat in der Regel 3 Jahre, um ihn festzusetzen, gerechnet ab dem späteren Zeitpunkt aus Einreichungsdatum und dem nächsten 15. April, ohne Begrenzung bei einer nicht eingereichten Erklärung. Siehe Versäumte Lohnsteuern. Ein Saldo, der viele Monate umfasst, ist der Punkt, an dem Sie Hilfe holen sollten.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar.

Die Kartenumsätze eines Cafés in einer Woche mit Trinkgeldern

Ein Café nimmt in einer Woche $12.300 per Karte ein: $10.000 für Speisen, $800 Sales Tax und $1.500 an freiwilligen Trinkgeldern. Der Zahlungsabwickler berechnet 3 % jeder Zahlung, insgesamt $369, davon $45 auf die Trinkgelder.

Der Umsatz beträgt $10.000. Die Trinkgelder berühren den Umsatz nie. Verbietet der Bundesstaat den Abzug der Gebühr, erhält das Personal die vollen $1.500, und die $45 bleiben ein Aufwand.

Ein Salon zahlt Trinkgelder aus der Kasse

Ein Salon, dessen Friseure Arbeitnehmer sind, zahlt $2.000 Kartentrinkgelder im Monat bar aus der Kasse aus und führt nichts davon über die Lohnabrechnung. Über ein Jahr sind das $24.000 Trinkgelder ohne Einbehalt, ohne darauf gezahlte Lohnsteuer und ohne Trinkgelder auf den W-2 des Personals. Das Bargeld war nicht der Fehler; der Fehler war, die Trinkgelder aus der Lohnabrechnung herauszulassen. Jeden Monat hätten $2.000 auf die Verbindlichkeit aus Trinkgeldern gebucht werden müssen, und die ausgezahlten Trinkgelder, bar oder auf der Gehaltsabrechnung, gehörten als gemeldete Trinkgelder mit Einbehalt und Meldung in die Lohnabrechnung. Für die vergangenen Monate müssen die eingereichten Lohnformulare unter Umständen korrigiert werden, und wie weit zurück, hängt davon ab, was das Personal dem Salon gemeldet hat.

Die verpflichtende Servicegebühr eines Restaurants

Ein Restaurant berechnet für Gruppen ab sechs Personen automatisch eine Servicegebühr von 18 %: $900 in einem Monat. Die Gebühr ist Umsatz, auf einer eigenen Umsatzzeile. Zahlt es $600 davon an Servicekräfte, ist die Zahlung Lohn über die Lohnabrechnung, kein Trinkgeld. Ein Kunde, der auf der Rechnung zusätzlich $50 als freiwilliges Trinkgeld einträgt, erzeugt ein Trinkgeld, und diese $50 gehen auf die Verbindlichkeit aus Trinkgeldern. Die Regel der Sales Tax des Bundesstaates für die Gebühr wird gesondert geprüft.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Umsatz enthält Trinkgelder, oder die Verbindlichkeit aus Trinkgeldern wächst seit Monaten: Bauen Sie den Saldo aus den Kassenberichten, den Abrechnungen des Zahlungsabwicklers und dem Lohnjournal mit Hilfe bei der Buchhaltung neu auf, bevor die nächste Steuererklärung ansteht.
• Trinkgelder wurden bar gezahlt oder im Unternehmen behalten, ohne Lohnabrechnung, oder die Trinkgelder von Kasse und Lohnabrechnung stimmen weiterhin nicht überein: Die eingereichten Lohnformulare müssen unter Umständen korrigiert werden. Siehe Einen Fehler in der Lohnabrechnung beheben und Versäumte Lohnsteuern, und bauen Sie zuerst die Trinkgeldunterlagen mit Hilfe bei der Buchhaltung neu auf.
• Ein Mitarbeiter oder der Bundesstaat fragt nach nicht gezahlten Trinkgeldern, oder ein Pool zahlt an einen Eigentümer oder Manager: Das hängt vom Lohnrecht des Bundes und des Bundesstaates und von Ihren Unterlagen ab. Bringen Sie die Unterlagen mit Hilfe bei der Buchhaltung in Ordnung; die rechtliche Frage gehört zu einem Anwalt für Arbeitszeit- und Lohnrecht.
• Ihre Karteneinzahlungen kommen abzüglich Gebühren und Trinkgeldern an: siehe Einzahlungen abzüglich Gebühren und Trinkgeldern.
• Sie führen einen Salon mit Stuhlmietern oder Friseuren auf Provision: siehe Stuhlmiete oder Provision bei Friseuren.
• Sie brauchen die Behandlung von Trinkgeldern und Servicegebühren bei der Sales Tax: siehe Sales Tax im Restaurant und Abstimmung der Kasse.
• Sie müssen die Lohnabrechnung selbst buchen: siehe Buchungssätze der Lohnabrechnung.
• Sie haben noch keine Lohnabrechnung: siehe Lohnabrechnung einrichten.