Gorjetas no cartão: receita ou passivo? Como lançá-las

As gorjetas no cartão de crédito são minha receita ou um passivo (gorjetas a pagar)?

A gorjeta que o cliente escolhe acrescentar no cartão não é receita do negócio. Ela pertence ao empregado, então o negócio a mantém como passivo, em geral chamado de gorjetas a pagar, até pagá-la. O IRS diz que as gorjetas não são pagas ao empregador e não entram na receita bruta dele, e o Departamento do Trabalho diz que o empregador não pode ficar com as gorjetas dos empregados. “Gorjetas a pagar” é um nome de escrituração para esse saldo, não uma conta prescrita pelo IRS.

Duas coisas não vão para gorjetas a pagar. Um valor que o cliente é obrigado a pagar é uma taxa de serviço, não uma gorjeta, e é receita (veja a seção sobre taxa de serviço). As gorjetas de um autônomo, quando são dele mesmo, geralmente são renda do negócio no Schedule C.

Se o trabalhador é um prestador de serviços independente, e não um empregado, as gorjetas não passam pela folha de pagamento. O negócio as informa no Form 1099-NEC ou 1099-MISC com o código da ocupação que recebe gorjetas, e uma processadora de cartões ou um aplicativo de pagamento pode informar seus próprios pagamentos no Form 1099-K (IRS). Para saber quem é quem, veja aluguel de cadeira ou comissão para cabeleireiros.

Seu caso não é simples quando as vendas já incluem gorjetas, quando o saldo de gorjetas a pagar só cresce, quando gorjetas de cartão são pagas com o dinheiro do caixa, quando nunca chegaram à folha de pagamento, quando o total de gorjetas do POS e o da folha são diferentes, quando os empregados dividem um fundo comum ou quando uma cobrança obrigatória leva o nome de “gratuity”. Antes de começar, reúna o relatório de gorjetas do POS, a coluna de gorjetas do relatório da folha de pagamento, os extratos da processadora e a política de gorjetas por escrito.

Como lanço uma venda no cartão com gorjeta (lançamento contábil)?

Lance a venda, o imposto sobre vendas e a gorjeta como créditos separados para uma única cobrança no cartão. A cobrança inteira fica em uma conta de transição do cartão (clearing) até o depósito chegar.

As gorjetas em si não são despesa do negócio, porque são dinheiro do cliente repassado aos empregados; só o imposto do próprio negócio sobre a folha, incidente sobre elas, é despesa. Um exemplo numérico de um café está na seção Exemplo. Para o lançamento diário do POS, veja como registrar as vendas diárias do POS; para depósitos que chegam já descontados de taxas e gorjetas, veja depósitos líquidos de taxas e gorjetas.

O Form 1099-K de uma processadora informa os pagamentos brutos no cartão antes das taxas, com as gorjetas dentro desse valor. A caixa 1c pode mostrar gorjetas em dinheiro, mas a regra de gorjetas da lei cita organizações de liquidação de terceiros, como aplicativos de pagamento (26 U.S.C. 6050W(a)(3)), então a caixa de uma processadora de cartões pode estar em branco ou incompleta. Tire as gorjetas do relatório de gorjetas do POS. A receita montada a partir desse formulário ou dos depósitos bancários parece alta demais até que se retirem as gorjetas e o imposto sobre vendas; veja como conciliar vendas, repasses e o Form 1099-K.

Se as gorjetas já estão nas vendas, tire-as de lá: debite a conta em que as gorjetas caíram (em geral, vendas) e credite gorjetas a pagar. Se o pagamento foi lançado como despesa de salários, tire-o de lá também, para que o lucro sobre as gorjetas não mude. Uma declaração que usou o valor mais alto de vendas pode precisar de revisão; se você não sabe dizer quais meses foram afetados, esse é o momento de buscar ajuda.

Quando devo pagar as gorjetas do cartão aos empregados?

Até o dia de pagamento regular. O Departamento do Trabalho diz que o valor devido deve ser pago o mais tardar no dia de pagamento regular e não pode ser retido enquanto o negócio espera a operadora do cartão reembolsá-lo.

Para o empregador que recebe e redistribui as gorjetas, o regulamento fixa o mesmo marco: o dia de pagamento regular da semana de trabalho em que as gorjetas foram recebidas, ou do período de pagamento, quando ele abrange mais de uma semana de trabalho. Se os valores não puderem ser conhecidos antes de a folha rodar, eles são pagos assim que for viável depois desse dia de pagamento. Um saldo de gorjetas a pagar não deve passar de um dia de pagamento, exceto pelos últimos dias que a folha ainda não podia incluir. A lei salarial estadual pode ter prazo próprio. Um saldo de gorjetas a pagar no fim do ano é normal. Para o imposto sobre a folha, as gorjetas são tratadas como pagas quando o empregado as informa ao empregador (Publication 15); para salários de dezembro pagos em janeiro, veja folha de pagamento acumulada no fim do ano.

Posso descontar a taxa de processamento do cartão da gorjeta?

Somente a taxa que a operadora do cartão cobrou sobre a gorjeta, e somente onde a lei estadual permite. O Departamento do Trabalho diz que o empregador não pode reduzir as gorjetas que paga em mais do que a taxa de transação que a operadora cobra sobre elas. Ele também observa que alguns estados podem ter leis mais protetoras para gorjetas pagas no cartão de crédito, então confira a regra do seu estado antes de descontar qualquer valor.

Se o seu estado permite o desconto, retire só a taxa sobre a gorjeta; uma política de gorjetas por escrito que diga isso evita disputas. Depois, passe a taxa sobre as gorjetas de taxas da processadora para gorjetas a pagar e pague a gorjeta menos essa taxa. Se o seu estado não permite, a taxa sobre as gorjetas continua sendo despesa do negócio e a gorjeta inteira vai para os empregados. Somente a taxa sobre o valor da gorjeta pode sair da gorjeta; a taxa sobre a venda e sobre o imposto sobre vendas fica com o negócio.

As gorjetas passam pela folha de pagamento, e o que devo reter e declarar?

Na prática, sim. O IRS trata as gorjetas de cartão que o negócio paga aos empregados como gorjetas em dinheiro. Gorjetas em dinheiro de $20 ou mais em um mês de um mesmo empregador são salários para fins do imposto de Social Security e Medicare e, em geral, estão sujeitas à retenção do imposto de renda. O jeito prático de cumprir as regras é pagar as gorjetas de cartão no contracheque, em uma linha própria, para que a retenção e a declaração aconteçam junto com elas.

As linhas de gorjetas do W-2 permitem que o empregado reivindique uma possível dedução para gorjetas qualificadas (qualified tips); taxas de serviço obrigatórias não são gorjetas qualificadas. Se um empregado que recebe gorjetas entregar um Form W-4 atualizado, retenha o imposto conforme ele, usando a Publication 15-T (Publication 15). As instruções do Form W-2 de 2026 pedem o código TP na caixa 12, com o código da ocupação na caixa 14b.

Uma taxa de serviço obrigatória ou uma gorjeta automática (auto-gratuity) é uma gorjeta?

Não. Um pagamento só é gorjeta se o cliente decide pagá-lo voluntariamente e define o valor. Uma taxa automática para grupos grandes, uma gratificação exigida em contrato ou uma tela de pagamento que obriga o cliente a escolher uma gorjeta acima de zero é uma taxa de serviço (IRS). O nome que o negócio dá à cobrança não decide (Revenue Ruling 2012-18). Uma conta que apenas sugere valores de gorjeta, em que o cliente pode digitar qualquer valor ou nenhum, gera uma gorjeta.

Uma taxa de serviço é renda do negócio, quer ele pague tudo, parte ou nada dela aos empregados. Essa é a regra do imposto federal. A lei salarial estadual pode ir além: Nova York, por exemplo, proíbe o empregador de ficar com uma cobrança apresentada como gratificação (Labor Law 196-d). Confira o seu estado antes de ficar com qualquer parte. O imposto sobre vendas incidente sobre taxas de serviço varia de estado para estado: veja imposto sobre vendas de restaurante e conciliação do POS.

Proprietários e gerentes podem ficar com gorjetas ou participar do fundo comum de gorjetas?

Em geral, não com as gorjetas dos empregados. A lei federal diz que o empregador não pode ficar com as gorjetas dos empregados para nenhum fim, inclusive deixar gerentes ou supervisores ficarem com qualquer parte (29 U.S.C. 203(m)(2)(B)). O empregador e os gerentes ou supervisores não podem receber nada de um fundo comum de gorjetas (tip pool) (29 CFR 531.54). Um gerente ou supervisor pode ficar com as gorjetas recebidas diretamente dos clientes por um serviço que ele mesmo e somente ele prestou (29 CFR 531.52).

Quem pode participar do fundo comum depende do método do salário mínimo. Se o empregador paga um salário em dinheiro menor e conta as gorjetas para completar o salário mínimo (um crédito de gorjeta da lei salarial, não o crédito do Form 8846), o fundo fica limitado aos empregados que costumam e regularmente recebem gorjetas. Se ele paga o salário mínimo integral e não conta nenhuma gorjeta para ele, o fundo também pode incluir cozinheiros e lavadores de louça (29 CFR 531.54). Os valores que um empregado recebe de um fundo comum são gorjetas para ele (IRS) e são declarados e processados pela folha de pagamento como qualquer outra gorjeta. A lei estadual pode ser mais rígida.

Um proprietário que trabalha em turnos também está coberto. Um proprietário com participação societária genuína de pelo menos 20% que administra ativamente o negócio conta como gerente ou supervisor (29 CFR 541.101, Departamento do Trabalho): o proprietário pode ficar apenas com as gorjetas que os clientes dão diretamente por um serviço que só ele presta, e não pode retirar nada do fundo comum. Abaixo desse limite é uma questão de fatos, então um fundo comum que paga um proprietário precisa de revisão.

Preciso entregar o Form 8027, e o que é o crédito do Form 8846?

O Form 8027 é só para um grande estabelecimento de alimentos e bebidas: uma operação nos 50 estados ou em DC em que se consomem comida ou bebida no local (não fast food), o costume é dar gorjeta e o empregador normalmente teve mais de 10 empregados em um dia útil típico no ano anterior (a planilha das instruções converte isso em horas de empregados; uma operação nova é testada em quaisquer dois meses consecutivos). Em geral, não é costume dar gorjeta em operações no estilo de refeitório, nem onde pelo menos 95% das vendas, exceto as para viagem, levam uma taxa de serviço de 10% ou mais, então um negócio baseado em taxas de serviço obrigatórias pode não entregar o formulário. O Form 8846 é um crédito, não uma obrigação de entrega.

Fontes: Topic 761, instruções do Form 8027, sobre o Form 8846 e o formulário e as instruções.

O crédito exige imposto de Social Security e Medicare do empregador efetivamente pago ou incorrido sobre as gorjetas, então gorjetas que nunca passaram pela folha de pagamento não geram crédito até que o imposto do empregador seja pago ou incorrido, por exemplo, após um aviso e uma cobrança do IRS (Revenue Ruling 2012-18). O crédito também reduz a dedução do imposto de renda para esse imposto do empregador. O empregador pode optar por não pleitear o crédito (26 U.S.C. 45B(d)), na declaração original ou em uma declaração retificadora, de modo que a dedução não seja reduzida. Uma sociedade de pessoas ou corporação S entrega o Form 8846 e repassa o crédito aos proprietários no Schedule K; os demais negócios o levam ao Form 3800 como parte do crédito geral para negócios. Um salão não é uma operação de alimentos e bebidas, então o Form 8027 não se aplica a ele, embora o Form 8846 possa se aplicar. Para as formas de pagamento em salões, veja aluguel de cadeira ou comissão para cabeleireiros.

Por que as gorjetas do POS não batem com as da folha de pagamento, e como zerar o saldo de gorjetas a pagar?

O saldo de gorjetas a pagar deve ser igual às gorjetas de cartão recebidas menos as gorjetas de cartão pagas. Quando não é, uma lista curta de causas explica a maior parte da diferença.

Para zerar o saldo:

1. Escolha o período desde a última vez em que o saldo fechou, ou desde o primeiro dia da escrituração.
2. Some as gorjetas de cartão por dia, a partir do relatório de gorjetas do POS.
3. Subtraia as gorjetas de cartão pagas pela folha (a coluna de gorjetas do relatório), as gorjetas de cartão pagas em dinheiro com comprovantes e qualquer taxa descontada, onde permitido.
4. Explique o que sobrar com a tabela acima. As gorjetas que foram recebidas e nunca pagas geralmente ainda pertencem aos empregados que as ganharam, e pagá-las é um evento da folha de pagamento, com retenção. Para um saldo antigo, ou para empregados que saíram, o prazo e as regras estaduais de bens não reclamados (unclaimed property) dependem dos seus fatos.

Não passe um saldo antigo para a receita para zerá-lo. O empregador não pode ficar com gorjetas para nenhum fim (Departamento do Trabalho), então um saldo restante precisa de uma explicação, não de um lançamento de receita.

Se a folha anterior deixou as gorjetas de fora, os Forms 941 e W-2 já entregues podem precisar de correção. Até quando voltar depende do que os empregados informaram e do que o negócio reteve; para as etapas da correção, veja como corrigir um erro na folha de pagamento.

O imposto não pago sobre a folha também pode se tornar pessoal. O empresário individual deve diretamente o imposto sobre a folha do negócio. Uma pessoa responsável que deixa deliberadamente de reter e repassar o imposto sobre a folha pode dever pessoalmente o imposto não pago do empregado (26 U.S.C. 6672, a multa de recuperação de impostos retidos, ou trust fund recovery penalty); o IRS geralmente tem 3 anos para lançá-la, contados a partir da data mais tardia entre a de entrega e a próxima 15 de abril, sem limite para uma declaração não entregue. Veja impostos sobre a folha que não foram pagos. Um saldo que abrange muitos meses é o momento de buscar ajuda.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e estão em dólares americanos.

Uma semana de vendas no cartão de um café, com gorjetas

Um café recebe US$12.300 em cartões em uma semana: US$10.000 de comida, US$800 de imposto sobre vendas e US$1.500 de gorjetas voluntárias. A processadora cobra 3% de cada cobrança, ou seja, US$369 no total, dos quais US$45 sobre as gorjetas.

A receita é de US$10.000. As gorjetas nunca passam pelas vendas. Se o estado proíbe o desconto da taxa, os empregados recebem os US$1.500 inteiros e os US$45 continuam sendo despesa.

Um salão paga gorjetas do caixa

Um salão cujos cabeleireiros são empregados paga US$2.000 por mês de gorjetas de cartão em dinheiro, do caixa, e não passa nada disso pela folha de pagamento. Em um ano, são US$24.000 de gorjetas sem retenção, sem imposto sobre a folha pago sobre elas e sem gorjetas nos W-2 dos empregados. O erro não foi o dinheiro; foi deixar as gorjetas fora da folha de pagamento. Cada mês deveria ter lançado US$2.000 em gorjetas a pagar, e as gorjetas pagas, em dinheiro ou no contracheque, deveriam ter entrado na folha de pagamento como gorjetas informadas, com retenção e declaração. Quanto aos meses passados, os formulários da folha já entregues podem precisar de correção, e até quando voltar depende do que os empregados informaram ao salão.

A taxa de serviço obrigatória de um restaurante

Um restaurante acrescenta uma taxa de serviço automática de 18% para grupos de seis ou mais pessoas: US$900 em um mês. A taxa é receita, em uma linha de vendas própria. Se ele paga US$600 disso aos garçons, o pagamento é salário pela folha de pagamento, não gorjeta. Um cliente que escreve mais US$50 na conta como gorjeta voluntária cria uma gorjeta, e esses US$50 vão para gorjetas a pagar. A regra de imposto sobre vendas do estado para a taxa é verificada à parte.

E no seu caso?

• Sua receita inclui gorjetas, ou as gorjetas a pagar crescem há meses: reconstrua o saldo a partir dos relatórios do POS, dos extratos da processadora e do relatório da folha de pagamento, com ajuda de escrituração contábil, antes da próxima declaração.
• As gorjetas foram pagas em dinheiro ou ficaram no negócio sem passar pela folha, ou as gorjetas do POS e da folha ainda não batem: os formulários da folha já entregues podem precisar de correção. Veja como corrigir um erro na folha de pagamento e impostos sobre a folha que não foram pagos, e reconstrua primeiro os registros de gorjetas, com ajuda de escrituração contábil.
• Um empregado ou o estado pergunta sobre gorjetas não pagas, ou um fundo comum paga um proprietário ou gerente: essas questões dependem da lei salarial federal e estadual e dos seus registros. Coloque os registros em ordem com ajuda de escrituração contábil; leve a questão jurídica a um advogado trabalhista.
• Seus depósitos de cartão chegam descontados de taxas e gorjetas: veja depósitos líquidos de taxas e gorjetas.
• Você tem um salão com cabeleireiros que alugam cadeira ou ganham comissão: veja aluguel de cadeira ou comissão para cabeleireiros.
• Você precisa do tratamento das gorjetas e das taxas de serviço no imposto sobre vendas: veja imposto sobre vendas de restaurante e conciliação do POS.
• Você precisa lançar a própria folha de pagamento: veja lançamentos contábeis da folha de pagamento.
• Você ainda não tem folha de pagamento: veja como montar a folha de pagamento.