Propinas con tarjeta: ingreso o pasivo y cómo registrarlas

¿Las propinas con tarjeta son mi ingreso o un pasivo (propinas por pagar)?

Una propina que el cliente decide agregar en la tarjeta no es ingreso del negocio. Pertenece al empleado, así que el negocio la mantiene como un pasivo, que suele llamarse «propinas por pagar», hasta que la paga. El IRS indica que las propinas no se pagan al empleador y no forman parte de los ingresos brutos del empleador, y el Departamento de Trabajo indica que un empleador no puede quedarse con las propinas de sus empleados. «Propinas por pagar» es un nombre contable para ese saldo, no una cuenta prescrita por el IRS.

Dos cosas no van a propinas por pagar. Un cargo que el cliente debe pagar es un cargo por servicio, no una propina, y es ingreso (consulte la sección sobre el cargo por servicio). Las propinas propias de un trabajador independiente generalmente son ingreso del negocio en el Schedule C.

Si el trabajador es un contratista independiente y no un empleado, las propinas no pasan por la nómina. El negocio las declara en el Form 1099-NEC o en el Form 1099-MISC con el código de ocupación con propinas, y un procesador de tarjetas o una aplicación de pagos puede declarar sus propios pagos en el Form 1099-K (IRS). Para saber quién es quién, consulte estilistas con alquiler de puesto o por comisión.

Un caso no es sencillo cuando sus ventas ya incluyen propinas, cuando el saldo de propinas por pagar sigue creciendo, cuando las propinas con tarjeta se pagan de la caja registradora, cuando nunca llegaron a la nómina, cuando el total de propinas del punto de venta y el de la nómina no coinciden, cuando el personal comparte un fondo común o cuando un cargo obligatorio se etiqueta como «gratuity». Antes de empezar, reúna el informe de propinas del punto de venta, la columna de propinas del registro de nómina, los estados del procesador y la política de propinas por escrito.

¿Cómo registro una venta con tarjeta que incluye propina (asiento contable)?

Registre las ventas, el impuesto sobre las ventas y la propina como créditos separados de un mismo cargo con tarjeta. El cargo completo queda en una cuenta de compensación de tarjetas hasta que llega el depósito.

Las propinas en sí no son un gasto del negocio, porque son dinero del cliente que se entrega al personal; solo es gasto el impuesto de nómina que el negocio paga por ellas. Un ejemplo con números de una cafetería está en la sección Ejemplo. Para el asiento diario del punto de venta, consulte cómo registrar las ventas diarias del punto de venta; para los depósitos que llegan netos de comisiones y propinas, consulte depósitos netos de comisiones y propinas.

El Form 1099-K de un procesador informa los pagos brutos con tarjeta antes de las comisiones, con las propinas dentro de ese monto. La casilla 1c puede mostrar propinas en efectivo, pero la regla de propinas de la ley nombra a las organizaciones de liquidación de terceros, como las aplicaciones de pago (26 U.S.C. 6050W(a)(3)), así que la casilla de un procesador de tarjetas puede estar en blanco o incompleta. Tome las propinas del informe de propinas del punto de venta. Los ingresos calculados a partir de ese formulario o de los depósitos bancarios se ven demasiado altos hasta que se restan las propinas y el impuesto sobre las ventas; consulte conciliación de ventas, pagos y el Form 1099-K.

Si las propinas ya están en las ventas, sáquelas: debite la cuenta donde cayeron las propinas (por lo general, ventas) y acredite propinas por pagar. Si el pago se registró como gasto de salarios, también sáquelo de ahí, para que la utilidad sobre las propinas no cambie. Una declaración que usó la cifra de ventas más alta puede requerir revisión; si no sabe qué meses están afectados, ese es el momento de pedir ayuda.

¿Cuándo debo pagar al personal las propinas con tarjeta?

A más tardar en el día de pago regular. El Departamento de Trabajo indica que el monto adeudado debe pagarse a más tardar en el día de pago regular y no puede retenerse mientras el negocio espera que la compañía de tarjetas se lo reembolse.

Para un empleador que cobra y redistribuye las propinas, el reglamento fija el mismo plazo: el día de pago regular de la semana laboral en que se cobraron las propinas, o del período de pago cuando abarca más de una semana laboral. Si los montos no pueden conocerse antes de procesar la nómina, se pagan tan pronto como sea posible después de ese día de pago. Un saldo de propinas por pagar no debe pasar de un día de pago al siguiente, salvo por los últimos días que la nómina aún no pudo incluir. La ley estatal de salarios puede fijar su propio plazo. Un saldo de propinas por pagar al cierre del año es normal. Para el impuesto de nómina, las propinas se consideran pagadas cuando el empleado las informa al empleador (Publication 15); para los salarios de diciembre pagados en enero, consulte nómina acumulada al cierre del año.

¿Puedo descontar de la propina la comisión de procesamiento de la tarjeta?

Solo la comisión que la compañía de tarjetas cobró sobre la propina, y solo donde la ley estatal lo permita. El Departamento de Trabajo indica que un empleador no puede reducir las propinas que paga en más que la comisión de transacción de la compañía de tarjetas sobre ellas. También señala que algunos estados pueden tener leyes más protectoras sobre las propinas cargadas a tarjetas de crédito, así que revise la regla de su estado antes de descontar cualquier monto.

Si su estado permite el descuento, descuente solo la comisión sobre la propina; una política de propinas por escrito que lo diga evita disputas. Luego pase la comisión sobre las propinas de comisiones del procesador a propinas por pagar, y pague la propina menos esa comisión. Si su estado no lo permite, la comisión sobre las propinas sigue siendo un gasto del negocio y toda la propina va al personal. Solo la comisión sobre el monto de la propina puede descontarse de la propina; la comisión sobre la venta y el impuesto sobre las ventas la asume el negocio.

¿Las propinas pasan por la nómina, y qué debo retener y declarar?

En la práctica, sí. El IRS considera propinas en efectivo las propinas con tarjeta que el negocio paga al personal. Las propinas en efectivo de $20 o más en un mes de un mismo empleador son salarios para el impuesto del Seguro Social y de Medicare, y generalmente están sujetas a la retención del impuesto sobre la renta. La forma práctica de cumplir las reglas es pagar las propinas con tarjeta en el cheque de pago como una línea aparte, para que la retención y la declaración se hagan junto con ellas.

Las líneas de propinas del W-2 permiten que un empleado reclame una posible deducción por propinas calificadas; los cargos por servicio obligatorios no son propinas calificadas. Si un empleado que recibe propinas le entrega un Form W-4 actualizado, retenga conforme a él usando la Publication 15-T (Publication 15). Las instrucciones del Form W-2 de 2026 indican usar el código TP en la casilla 12 con el código de ocupación en la casilla 14b.

¿Un cargo por servicio obligatorio o una propina automática es una propina?

No. Un pago es una propina solo si el cliente decide pagarla voluntariamente y fija el monto. Un cargo automático para grupos grandes, una propina exigida en un contrato o una pantalla de pago que obliga al cliente a elegir una propina mayor que cero es un cargo por servicio (IRS). La etiqueta que le ponga el negocio no lo decide (Revenue Ruling 2012-18). Una cuenta que solo sugiere montos de propina, donde el cliente puede escribir cualquier monto o ninguno, produce una propina.

Un cargo por servicio es ingreso del negocio, sin importar si paga todo, una parte o nada al personal. Esa es la regla del impuesto federal. La ley estatal de salarios puede ir más allá: Nueva York, por ejemplo, prohíbe que un empleador se quede con un cargo presentado como gratificación (Labor Law 196-d). Revise la regla de su estado antes de quedarse con cualquier parte. El impuesto sobre las ventas de los cargos por servicio varía según el estado: consulte impuesto sobre las ventas de restaurantes y conciliación del punto de venta.

¿Los propietarios y gerentes pueden quedarse con propinas o participar en el fondo común?

Por lo general, no con las propinas de los empleados. La ley federal indica que un empleador no puede quedarse con las propinas de los empleados para ningún fin, incluido permitir que gerentes o supervisores se queden con cualquier parte (29 U.S.C. 203(m)(2)(B)). El empleador y los gerentes o supervisores no pueden recibir nada de un fondo común de propinas (29 CFR 531.54). Un gerente o supervisor puede quedarse con las propinas que recibe directamente de los clientes por un servicio que presta directamente y por su cuenta (29 CFR 531.52).

Quién puede estar en el fondo común depende del método del salario mínimo. Si el empleador paga un salario en efectivo más bajo y cuenta las propinas para el salario mínimo (un crédito por propinas de la ley salarial, no el crédito del Form 8846), el fondo común se limita a los empleados que habitual y regularmente reciben propinas. Si paga el salario mínimo completo y no cuenta ninguna propina para él, el fondo común también puede incluir a cocineros y lavaplatos (29 CFR 531.54). Los montos que un empleado recibe de un fondo común son propinas para ese empleado (IRS) y se declaran y pasan por la nómina como cualquier otra propina. La ley estatal puede ser más estricta.

Un propietario que trabaja turnos también está cubierto. Un propietario con una participación de capital genuina (bona fide) de al menos 20% que administra activamente el negocio cuenta como gerente o supervisor (29 CFR 541.101, Departamento de Trabajo): el propietario solo puede quedarse con las propinas que los clientes le dan directamente por un servicio que presta él solo, y no puede tomar del fondo común. Por debajo de ese límite es una cuestión de hechos, así que un fondo común que paga a un propietario necesita revisión.

¿Presento el Form 8027, y qué es el crédito del Form 8846?

El Form 8027 es solo para un establecimiento grande de alimentos o bebidas: una operación en los 50 estados o en DC donde se consumen alimentos o bebidas en el local (no comida rápida), es costumbre dar propina y el empleador tuvo normalmente más de 10 empleados en un día hábil típico el año pasado (la hoja de trabajo de las instrucciones convierte esto a horas de empleado; una operación nueva se evalúa en cambio con dos meses consecutivos cualesquiera). Generalmente no es costumbre dar propina en una operación tipo cafetería de autoservicio, ni donde al menos 95% de las ventas, sin contar las de comida para llevar, tienen un cargo por servicio de 10% o más, así que un negocio basado en cargos por servicio obligatorios puede no presentarlo. El Form 8846 es un crédito, no una obligación de presentación.

Fuentes: Topic 761, instrucciones del Form 8027, acerca del Form 8846 y el formulario y sus instrucciones.

El crédito requiere que el impuesto del Seguro Social y de Medicare del empleador se haya pagado o incurrido realmente sobre las propinas, así que las propinas que nunca pasaron por la nómina no generan crédito hasta que se paga o se incurre el impuesto del empleador, por ejemplo, después de un aviso y requerimiento del IRS (Revenue Ruling 2012-18). El crédito también reduce la deducción del impuesto sobre la renta por ese impuesto del empleador. En cambio, un empleador puede elegir no reclamar el crédito (26 U.S.C. 45B(d)), en la declaración original o en una enmendada, para que la deducción no se reduzca. Una sociedad de personas o una corporación S presenta el Form 8846 y traspasa el crédito a sus propietarios en el Schedule K; los demás negocios lo llevan al Form 3800 como parte del crédito general para negocios. Un salón de belleza no es un establecimiento de alimentos o bebidas, así que el Form 8027 no se le aplica, aunque el Form 8846 sí puede aplicarse. Para las estructuras de pago de los salones, consulte estilistas con alquiler de puesto o por comisión.

¿Por qué las propinas del punto de venta no coinciden con las de la nómina, y cómo despejo las propinas por pagar?

El saldo de propinas por pagar debe ser igual a las propinas con tarjeta cobradas menos las propinas con tarjeta pagadas. Cuando no es así, una lista corta de causas explica la mayor parte de la diferencia.

Para despejar el saldo:

1. Elija el período desde la última vez que el saldo cuadró, o desde el primer día de la contabilidad.
2. Sume las propinas con tarjeta por día del informe de propinas del punto de venta.
3. Reste las propinas con tarjeta pagadas en nómina (la columna de propinas del registro), las propinas con tarjeta pagadas en efectivo con comprobantes y cualquier comisión descontada donde se permita.
4. Explique lo que queda con la tabla anterior. Las propinas que se cobraron y nunca se pagaron generalmente siguen perteneciendo al personal que las ganó, y pagarlas es un evento de nómina, con retención. Para un saldo antiguo, o para personal que ya se fue, el plazo y las reglas estatales de propiedad no reclamada dependen de sus hechos.

No pase un saldo antiguo a ingresos para dejarlo en cero. Un empleador no puede quedarse con las propinas para ningún fin (Departamento de Trabajo), así que un saldo sobrante necesita una explicación, no un asiento de ingreso.

Si la nómina anterior dejó fuera las propinas, los Forms 941 y W-2 ya presentados pueden necesitar corrección. Cuánto retroceder depende de lo que informó el personal y de lo que retuvo el negocio; para los pasos de corrección, consulte cómo corregir un error de nómina.

El impuesto de nómina sin pagar también puede volverse personal. Un propietario único debe directamente el impuesto de nómina del negocio. Una persona responsable que deliberadamente no cobra ni entrega el impuesto de nómina puede deber personalmente el impuesto no pagado del empleado (26 U.S.C. 6672, la multa por recuperación de fondos en fideicomiso, o trust fund recovery penalty); el IRS generalmente tiene 3 años para determinarla, contados desde la fecha posterior entre la de presentación y el siguiente 15 de abril, sin límite para una declaración no presentada. Consulte impuestos de nómina omitidos. Un saldo que abarca muchos meses es el momento de pedir ayuda.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses.

Una semana de ventas con tarjeta y propinas en una cafetería

Una cafetería cobra $12,300 con tarjetas en una semana: $10,000 de comida, $800 de impuesto sobre las ventas y $1,500 de propinas voluntarias. El procesador cobra 3% de cada cargo, es decir $369 en total, $45 de ellos sobre las propinas.

Los ingresos son $10,000. Las propinas nunca pasan por las ventas. Si el estado prohíbe descontar la comisión, al personal se le pagan los $1,500 completos y los $45 siguen siendo un gasto.

Un salón de belleza paga propinas desde la caja registradora

Un salón de belleza cuyos estilistas son empleados paga $2,000 al mes de propinas con tarjeta en efectivo desde la caja registradora y no deja nada de eso en la nómina. En un año son $24,000 de propinas sin retención, sin impuesto de nómina pagado sobre ellas y sin propinas en los W-2 del personal. El error no fue el efectivo; fue dejar las propinas fuera de la nómina. Cada mes debieron registrarse $2,000 en propinas por pagar, y las propinas pagadas, en efectivo o en el cheque de pago, debieron pasar por la nómina como propinas declaradas con retención y declaración. Para los meses pasados, los formularios de nómina ya presentados pueden necesitar corrección, y cuánto retroceder depende de lo que el personal informó al salón.

El cargo por servicio obligatorio de un restaurante

Un restaurante agrega un cargo por servicio automático de 18% para grupos de seis o más: $900 en un mes. El cargo es ingreso, en su propia línea de ventas. Si paga $600 de eso a los meseros, el pago son salarios por medio de la nómina, no propinas. Un cliente que escribe $50 adicionales en la cuenta como propina voluntaria genera una propina, y esos $50 van a propinas por pagar. La regla del impuesto sobre las ventas del estado para el cargo se revisa por separado.

¿Su caso es distinto?

• Sus ingresos incluyen propinas, o las propinas por pagar llevan meses creciendo: reconstruya el saldo con los informes del punto de venta, los estados del procesador y el registro de nómina, con ayuda con la contabilidad, antes de la próxima declaración.
• Las propinas se pagaron en efectivo o se quedaron en el negocio sin pasar por la nómina, o las propinas del punto de venta y de la nómina siguen sin cuadrar: los formularios de nómina ya presentados pueden necesitar corrección. Consulte cómo corregir un error de nómina e impuestos de nómina omitidos, y reconstruya primero los registros de propinas con ayuda con la contabilidad.
• Un trabajador o el estado pregunta por propinas no pagadas, o un fondo común paga a un propietario o gerente: esto depende de la ley salarial federal y estatal y de sus registros. Ponga en orden los registros con ayuda con la contabilidad; lleve la cuestión legal a un abogado laboral especializado en salarios y horas.
• Sus depósitos con tarjeta llegan netos de comisiones y propinas: consulte depósitos netos de comisiones y propinas.
• Usted tiene un salón de belleza con estilistas que alquilan puesto o trabajan por comisión: consulte estilistas con alquiler de puesto o por comisión.
• Necesita el tratamiento de las propinas y los cargos por servicio en el impuesto sobre las ventas: consulte impuesto sobre las ventas de restaurantes y conciliación del punto de venta.
• Necesita registrar la nómina en sí: consulte asientos contables de nómina.
• Todavía no tiene nómina: consulte cómo configurar la nómina.