Pourboires par carte : revenu ou passif, et comment les inscrire

Les pourboires par carte de crédit sont-ils mon revenu ou un passif (pourboires à payer)?

Un pourboire qu'un client choisit d'ajouter sur une carte n'est pas un revenu de l'entreprise. Il appartient à l'employé; l'entreprise le garde donc comme un passif, habituellement appelé « pourboires à payer », jusqu'à ce qu'elle le verse. L'IRS précise que les pourboires ne sont pas versés à l'employeur et ne font pas partie de ses recettes brutes, et le Département du Travail précise qu'un employeur ne peut pas garder les pourboires de ses employés. « Pourboires à payer » est une étiquette de tenue de livres pour ce solde, et non un compte prescrit par l'IRS.

Deux choses ne vont pas dans les pourboires à payer. Des frais que le client doit payer sont des frais de service, et non un pourboire, et ils sont un revenu (voir la section sur les frais de service). Les propres pourboires d'un travailleur autonome sont généralement un revenu d'entreprise dans l'annexe C.

Si le travailleur est un entrepreneur indépendant et non un employé, les pourboires ne passent pas par la paie. L'entreprise les déclare dans le formulaire 1099-NEC ou 1099-MISC avec le code de profession à pourboire, et un processeur de cartes ou une application de paiement peut déclarer ses propres paiements dans le formulaire 1099-K (IRS). Pour savoir qui est quoi, voir location de fauteuil ou commission pour les coiffeurs.

Votre cas n'est pas simple si vos ventes comprennent déjà les pourboires, si le solde des pourboires à payer ne cesse de grossir, si les pourboires par carte sont payés à même la caisse, s'ils ne sont jamais passés par la paie, si le total des pourboires du système de point de vente (POS) et celui de la paie diffèrent, si le personnel partage un fonds commun, ou si des frais obligatoires sont étiquetés « gratuité ». Rassemblez le rapport des pourboires du POS, la colonne des pourboires du registre de paie, les relevés du processeur et la politique écrite sur les pourboires avant de commencer.

Comment inscrire une vente par carte avec pourboire (écriture de journal)?

Pour un même paiement par carte, inscrivez séparément au crédit les ventes, la taxe de vente et le pourboire. Le paiement complet reste dans un compte de compensation des cartes jusqu'à l'arrivée du dépôt.

Les pourboires eux-mêmes ne sont pas une dépense de l'entreprise, car ils sont l'argent du client remis au personnel; seules les charges sociales de l'entreprise sur ces pourboires en sont une. Un exemple de café avec des chiffres se trouve dans la section Exemple. Pour l'écriture quotidienne du POS, voir inscrire les ventes quotidiennes du POS; pour les dépôts qui arrivent nets des frais et des pourboires, voir les dépôts nets des frais et des pourboires.

Le formulaire 1099-K d'un processeur déclare les paiements bruts par carte avant les frais, les pourboires étant inclus dans ce montant. La case 1c peut montrer les pourboires en espèces, mais la règle de la loi sur les pourboires vise les organismes tiers de règlement comme les applications de paiement (26 U.S.C. 6050W(a)(3)); la case d'un processeur de cartes peut donc être vide ou partielle. Prenez les pourboires dans le rapport des pourboires du POS. Un revenu établi à partir de ce formulaire ou des dépôts bancaires paraît trop élevé tant que les pourboires et la taxe de vente n'en sont pas retirés; voir rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.

Si les pourboires sont déjà dans les ventes, sortez-les : portez au débit le compte où les pourboires ont atterri (habituellement les ventes) et au crédit les pourboires à payer. Si le versement a été inscrit comme dépense de salaires, sortez-le aussi, pour que le bénéfice sur les pourboires reste inchangé. Une déclaration qui a utilisé le chiffre de ventes plus élevé peut devoir être revue; si vous ne savez pas quels mois sont touchés, c'est le moment de demander de l'aide.

Quand dois-je verser les pourboires par carte au personnel?

Au plus tard au jour de paie régulier. Le Département du Travail précise que le montant dû doit être versé au plus tard au jour de paie régulier et ne peut pas être retenu pendant que l'entreprise attend le remboursement de la société de cartes.

Pour un employeur qui perçoit et redistribue les pourboires, le règlement fixe la même échéance : le jour de paie régulier de la semaine de travail où les pourboires ont été perçus, ou de la période de paie lorsqu'elle couvre plus d'une semaine de travail. Si les montants ne peuvent pas être connus avant l'exécution de la paie, ils sont versés dès que possible après ce jour de paie. Un solde de pourboires à payer ne devrait pas dépasser un jour de paie, sauf pour les derniers jours que la paie n'a pas encore pu inclure. Le droit du travail d'un État peut fixer son propre délai. Un solde de pourboires à payer en fin d'année est normal. Pour les charges sociales, les pourboires sont traités comme payés lorsque l'employé les déclare à l'employeur (Publication 15); pour les salaires de décembre payés en janvier, voir la paie courue en fin d'année.

Puis-je retirer les frais de traitement de la carte du pourboire?

Seulement les frais que la société de cartes a facturés sur le pourboire, et seulement là où la loi de l'État le permet. Le Département du Travail précise qu'un employeur ne peut pas réduire les pourboires qu'il verse de plus que les frais de transaction de la société de cartes sur ceux-ci. Il note aussi que certains États peuvent avoir des lois plus protectrices pour les pourboires portés sur les cartes de crédit; vérifiez donc la règle de votre État avant de déduire quoi que ce soit.

Si votre État permet la retenue, retirez seulement les frais sur le pourboire; une politique écrite sur les pourboires qui le dit évite les différends. Déplacez ensuite les frais sur les pourboires des frais du processeur vers les pourboires à payer, et versez le pourboire moins ces frais. Si votre État ne le permet pas, les frais sur les pourboires restent une dépense de l'entreprise et le pourboire complet va au personnel. Seuls les frais sur le montant du pourboire peuvent être retirés du pourboire; les frais sur la vente et sur la taxe de vente restent à l'entreprise.

Les pourboires passent-ils par la paie, et que dois-je retenir et déclarer?

En pratique, oui. L'IRS considère les pourboires par carte que l'entreprise verse au personnel comme des pourboires en espèces. Les pourboires en espèces de 20 $ ou plus en un mois chez un même employeur sont des salaires aux fins de la cotisation de sécurité sociale (Social Security) et de Medicare, et sont généralement soumis à la retenue d'impôt sur le revenu. Le moyen pratique de respecter les règles est de verser les pourboires par carte sur la paie, sur une ligne distincte, pour que la retenue et la déclaration se fassent avec eux.

Les lignes de pourboires du formulaire W-2 permettent à un employé de demander une éventuelle déduction pour pourboires admissibles; les frais de service obligatoires ne sont pas des pourboires admissibles. Si un employé à pourboire vous remet un formulaire W-4 à jour, retenez selon ce formulaire en utilisant la Publication 15-T (Publication 15). Les instructions du formulaire W-2 de 2026 demandent le code TP à la case 12, avec le code de profession à la case 14b.

Des frais de service obligatoires ou une gratification automatique sont-ils un pourboire?

Non. Un paiement n'est un pourboire que si le client décide volontairement de le payer et en fixe le montant. Des frais automatiques pour un grand groupe, une gratification exigée dans un contrat, ou un écran de paiement qui force le client à choisir un pourboire supérieur à zéro sont des frais de service (IRS). L'étiquette de l'entreprise ne tranche pas la question (Revenue Ruling 2012-18). Une facture qui se contente de suggérer des montants de pourboire, le client pouvant saisir n'importe quel montant ou aucun, produit un pourboire.

Des frais de service sont un revenu pour l'entreprise, qu'elle en verse tout, une partie ou rien au personnel. C'est la règle fiscale fédérale. Le droit du travail d'un État peut aller plus loin : New York, par exemple, interdit à un employeur de garder des frais présentés comme une gratification (Labor Law 196-d). Vérifiez la règle de votre État avant d'en garder une partie. La taxe de vente sur les frais de service varie selon l'État : voir taxe de vente d'un restaurant et rapprochement du POS.

Les propriétaires et les gestionnaires peuvent-ils garder des pourboires ou participer au fonds commun de pourboires?

Pas à même les pourboires des employés, en général. La loi fédérale interdit à un employeur de garder les pourboires des employés à quelque fin que ce soit, y compris de laisser des gestionnaires ou des superviseurs en garder une partie (29 U.S.C. 203(m)(2)(B)). L'employeur, les gestionnaires et les superviseurs ne peuvent rien recevoir d'un fonds commun de pourboires (29 CFR 531.54). Un gestionnaire ou un superviseur peut garder les pourboires reçus directement des clients pour un service qu'il fournit directement et seul (29 CFR 531.52).

Qui peut faire partie du fonds commun dépend de la méthode du salaire minimum. Si l'employeur paie un salaire en espèces plus bas et compte les pourboires dans le salaire minimum (un crédit pour pourboires de la loi sur les salaires, et non le crédit du formulaire 8846), le fonds est limité aux employés qui reçoivent habituellement et régulièrement des pourboires. S'il paie le plein salaire minimum et n'y compte aucun pourboire, le fonds peut aussi inclure les cuisiniers et les plongeurs (29 CFR 531.54). Les sommes qu'un employé reçoit d'un fonds commun sont des pourboires pour lui (IRS) et sont déclarées et traitées par la paie comme tout autre pourboire. La loi d'un État peut être plus stricte.

Un propriétaire qui fait des quarts de travail est aussi visé. Un propriétaire qui détient une participation réelle d'au moins 20 % et qui gère activement l'entreprise compte comme gestionnaire ou superviseur (29 CFR 541.101, Département du Travail) : le propriétaire ne peut garder que les pourboires que des clients lui donnent directement pour un service qu'il fournit seul, et ne peut rien prendre dans le fonds commun. En dessous de ce seuil, c'est une question de faits; un fonds commun qui paie un propriétaire doit donc être examiné.

Dois-je produire le formulaire 8027, et qu'est-ce que le crédit du formulaire 8846?

Le formulaire 8027 vise seulement un grand établissement de restauration ou de boissons : une exploitation dans les 50 États ou à Washington, D.C., où l'on consomme sur place de la nourriture ou des boissons (pas de la restauration rapide), où le pourboire est d'usage, et où l'employeur avait normalement plus de 10 employés lors d'une journée d'affaires typique l'an dernier (le tableau de calcul des instructions convertit ce critère en heures d'employés; une nouvelle exploitation est évaluée plutôt sur deux mois consécutifs quelconques). Le pourboire n'est généralement pas d'usage dans une exploitation de type libre-service, ni lorsqu'au moins 95 % des ventes autres que les plats à emporter comportent des frais de service de 10 % ou plus; une entreprise fondée sur des frais de service obligatoires peut donc ne pas avoir à le produire. Le formulaire 8846 est un crédit, et non une obligation de production.

Sources : Topic 761, instructions du formulaire 8027, à propos du formulaire 8846 et le formulaire et ses instructions.

Le crédit exige une cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employeur réellement versée ou engagée sur les pourboires; des pourboires qui ne sont jamais passés par la paie n'en donnent donc aucun tant que la cotisation de l'employeur n'est pas versée ou engagée, par exemple après un avis et une mise en demeure de l'IRS (Revenue Ruling 2012-18). Le crédit réduit aussi la déduction d'impôt sur le revenu pour cette cotisation de l'employeur. Un employeur peut plutôt choisir de ne pas demander le crédit (26 U.S.C. 45B(d)), dans la déclaration initiale ou modifiée, pour que la déduction ne soit pas réduite. Une société de personnes ou une société de type S produit le formulaire 8846 et transmet le crédit à ses propriétaires dans l'annexe K; les autres entreprises le reportent au formulaire 3800 comme partie du crédit d'entreprise général. Un salon n'est pas une exploitation de nourriture ou de boissons; le formulaire 8027 ne s'applique donc pas à lui, mais le formulaire 8846 le peut. Pour les structures de rémunération d'un salon, voir location de fauteuil ou commission pour les coiffeurs.

Pourquoi les pourboires du POS ne concordent-ils pas avec ceux de la paie, et comment vider les pourboires à payer?

Les pourboires à payer devraient égaler les pourboires par carte perçus moins les pourboires par carte versés. Quand ce n'est pas le cas, une courte liste de causes explique la plus grande partie de l'écart.

Pour vider le solde :

1. Choisissez la période depuis la dernière concordance du solde, ou depuis le premier jour des livres.
2. Additionnez les pourboires par carte par jour à partir du rapport des pourboires du POS.
3. Soustrayez les pourboires par carte versés par la paie (la colonne des pourboires du registre), les pourboires par carte payés en espèces avec bordereaux, et les frais retirés là où c'est permis.
4. Expliquez ce qui reste avec le tableau ci-dessus. Les pourboires perçus et jamais versés appartiennent généralement encore au personnel qui les a gagnés, et les verser est un événement de paie, avec retenues. Pour un ancien solde, ou pour du personnel qui est parti, le moment du versement et les règles d'un État sur les biens non réclamés dépendent de vos faits.

Ne transférez pas un ancien solde dans le revenu pour le ramener à zéro. Un employeur ne peut garder des pourboires à aucune fin (Département du Travail); un solde restant demande donc une explication, et non une écriture de revenu.

Si la paie antérieure a omis des pourboires, les formulaires 941 et W-2 déjà produits peuvent devoir être corrigés. Jusqu'où remonter dépend de ce que le personnel a déclaré et de ce que l'entreprise a retenu; pour les étapes de correction, voir corriger une erreur de paie.

Les charges sociales impayées peuvent aussi devenir personnelles. Un entrepreneur individuel doit directement les charges sociales de son entreprise. Une personne responsable qui omet délibérément de percevoir et de verser les charges sociales peut devoir personnellement l'impôt impayé de l'employé (26 U.S.C. 6672, la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie, ou Trust Fund Recovery Penalty); l'IRS dispose généralement de 3 ans pour l'établir, à compter de la plus tardive des deux dates : la date de production ou le 15 avril suivant, sans limite pour une déclaration non produite. Voir les charges sociales omises. Un solde qui s'étend sur de nombreux mois est le moment de demander de l'aide.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et en dollars américains.

Une semaine de ventes par carte avec pourboires dans un café

Un café encaisse 12 300 $ par carte en une semaine : 10 000 $ de nourriture, 800 $ de taxe de vente et 1 500 $ de pourboires volontaires. Le processeur facture 3 % de chaque paiement, soit 369 $ en tout, dont 45 $ sur les pourboires.

Le revenu est de 10 000 $. Les pourboires ne touchent jamais les ventes. Si l'État interdit la retenue des frais, le personnel reçoit les 1 500 $ complets et les 45 $ restent une dépense.

Un salon qui paie les pourboires à même la caisse

Un salon dont les coiffeurs sont des employés verse 2 000 $ par mois de pourboires par carte en espèces à même la caisse et n'en garde rien dans la paie. Sur une année, cela fait 24 000 $ de pourboires sans retenues, sans charges sociales versées sur eux et sans pourboires sur les formulaires W-2 du personnel. Les espèces n'étaient pas la faute; c'est d'avoir laissé les pourboires hors de la paie. Chaque mois aurait dû inscrire 2 000 $ aux pourboires à payer, et les pourboires versés, en espèces ou sur la paie, devaient entrer dans la paie comme pourboires déclarés, avec retenues et déclaration. Pour les mois passés, les formulaires de paie déjà produits peuvent devoir être corrigés, et jusqu'où remonter dépend de ce que le personnel a déclaré au salon.

Les frais de service obligatoires d'un restaurant

Un restaurant ajoute automatiquement des frais de service de 18 % pour les groupes de six personnes ou plus : 900 $ en un mois. Ces frais sont un revenu, sur leur propre ligne de ventes. S'il en verse 600 $ aux serveurs, ce paiement est un salaire versé par la paie, et non des pourboires. Un client qui écrit 50 $ de plus sur la facture comme pourboire volontaire crée un pourboire, et ces 50 $ vont aux pourboires à payer. La règle de taxe de vente de l'État pour ces frais est vérifiée séparément.

Votre situation est différente?

• Votre revenu comprend des pourboires, ou les pourboires à payer grossissent depuis des mois : rebâtissez le solde à partir des rapports du POS, des relevés du processeur et du registre de paie, avec une aide en tenue de livres, avant la prochaine déclaration.
• Des pourboires ont été payés en espèces ou gardés dans l'entreprise sans passer par la paie, ou les pourboires du POS et de la paie ne concordent toujours pas : les formulaires de paie déjà produits peuvent devoir être corrigés. Voir corriger une erreur de paie et les charges sociales omises, et rebâtissez d'abord les registres de pourboires, avec une aide en tenue de livres.
• Un travailleur ou l'État pose des questions sur des pourboires impayés, ou un fonds commun paie un propriétaire ou un gestionnaire : ces cas dépendent du droit fédéral et du droit d'un État sur les salaires, et de vos registres. Mettez vos registres en ordre avec une aide en tenue de livres; confiez la question juridique à un avocat spécialisé en droit du travail.
• Vos dépôts par carte arrivent nets des frais et des pourboires : voir les dépôts nets des frais et des pourboires.
• Vous exploitez un salon avec des coiffeurs locataires de fauteuil ou à commission : voir location de fauteuil ou commission pour les coiffeurs.
• Vous avez besoin du traitement des pourboires et des frais de service en matière de taxe de vente : voir taxe de vente d'un restaurant et rapprochement du POS.
• Vous devez inscrire la paie elle-même : voir les écritures de journal de la paie.
• Vous n'avez pas encore de paie : voir la mise en place de la paie.