Sales Tax im Restaurant: Kasse, Auto-Pay und Erklärung abstimmen

Wie stimme ich Kasse, Auto-Pay-Abbuchungen, Erklärung und Buchhaltung ab?

Stimmen Sie vier Unterlagen für denselben Zeitraum und denselben Standort in dieser Reihenfolge ab: den Kassenbericht zu Umsatz und Steuer, die eingereichte Erklärung, die Bankabbuchungen und dann die Buchhaltung. Jedes Glied dieser Kette sollte übereinstimmen, bis auf eine kurze Liste bekannter Abweichungen. Steht eine Lücke nicht auf dieser Liste, suchen Sie die besteuerten Positionen dahinter. Ändern Sie die zu zahlende Sales Tax nicht, nur damit die Summen aufgehen.

Reicht ein Auto-Pay-Dienst (ein Dienstleister, der die Erklärung einreicht und die Steuer automatisch abbucht) die Erklärung aus Ihren Kassendaten ein, entspricht sie meist dem Kassenbericht. Diese Übereinstimmung beweist daher wenig: Eine falsche Artikeleinstellung oder ein falscher Steuersatz fließt in beide ein. Prüfen Sie die Kasse an den Regeln Ihres Bundesstaates.

Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) weist Summen von Karten- und Zahlungs-Apps pro Monat aus, vor Gebühren, Rückerstattungen und Rabatten, als gesamten Transaktionsbetrag. Sie ist daher keine Zahl für steuerpflichtige Umsätze. Stimmt sie nicht, siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen.

Sales Tax ist eine Steuer der Bundesstaaten und Gemeinden, daher kann dieselbe Kasseneinstellung in einem Bundesstaat richtig und in einem anderen falsch sein. Diese Seite nutzt Kalifornien, Pennsylvania und Texas als Beispiele. Suchen Sie für einen anderen Bundesstaat den Leitfaden der dortigen Steuerbehörde für Restaurants und beantworten Sie dieselben Fragen. Bestätigen Sie die Regel Ihres eigenen Bundesstaates, bevor Sie eine Einstellung ändern.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Abbuchungen, Kassensummen und Erklärungen in zwei oder mehr Perioden um mehr als eine Rundung voneinander abweichen, wenn es mehrere Standorte, Lieferdienste oder Online-Bestellplattformen oder Pflicht-Servicegebühren gibt oder wenn ein Schreiben des Bundesstaates eingegangen ist. Sammeln Sie die Umsatz- und Steuerübersichten der Kasse, jede eingereichte Erklärung mit ihrer Zahlungsbestätigung, die Kontoauszüge, die Abrechnungen der Plattformen und alle Schreiben des Bundesstaates. Reicht ein Dienstleister für Sie ein, bitten Sie ihn um eine Kopie jeder eingereichten Erklärung und Zahlungsbestätigung und vergleichen Sie diese mit dem Online-Konto Ihres Bundesstaates, sofern es eines gibt.

Welcher Kassenbericht zeigt die erhobene Sales Tax?

Ziehen Sie den Umsatz- und Steuerbericht der Kasse für den genauen Erklärungszeitraum, mit demselben ersten und letzten Tag und demselben Standort. Berichtsnamen unterscheiden sich je nach Kassensystem (Verkaufsübersicht, Steuerbericht), und für alle Zeilen unten brauchen Sie womöglich zwei Berichte.

Die Vorschrift von Pennsylvania verlangt, dass die Unterlagen jeder Filiale für jeden Tag und jeden Meldezeitraum den Bruttoumsatz zeigen, getrennt nach steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Umsätzen, dazu die erhobene Steuer. Der Gesamtumsatz soll außerdem nach Bargeld und Kredit aufgeteilt sein. Der Leitfaden des Pennsylvania Department of Revenue für Restaurants ergänzt, dass die Steuer getrennt vom Gesamtumsatz ausgewiesen werden muss.

Soll ich am Tag der Einreichung alle Bruttoumsätze addieren und den Steuerprozentsatz abziehen?

Nein. Gehen Sie von der Zeile der steuerpflichtigen Umsätze im Kassenbericht des Zeitraums aus und prüfen Sie diese Zeile dann an den Regeln Ihres Bundesstaates, denn sie ist nur so richtig wie die Artikeleinstellungen. Den Prozentsatz vom Bruttoumsatz abzuziehen, führt aus mehreren Gründen zu falschen Zahlen.

• Der Betrag kann die Steuer schon enthalten. Die steuerpflichtigen Umsätze sind dann der Gesamtbetrag geteilt durch eins plus Steuersatz, nicht der Gesamtbetrag minus Steuersatz. Prüfen Sie, ob die Steuer wirklich enthalten ist: Texas verlangt sie getrennt ausgewiesen, außer ein Schild und eine schriftliche Erklärung besagen etwas anderes, und Kalifornien behandelt einen Getränkepreis als steuerinklusiv, wenn ein Hinweis ausgehängt ist.
• Der Bruttoumsatz enthält Dinge, die keine steuerpflichtigen Umsätze sind, etwa freiwillige Trinkgelder, befreite Artikel und den Verkauf von Geschenkkarten.
• Im Bruttoumsatz kann eine Servicegebühr fehlen, die der Bundesstaat besteuert.
• Rabatte und Freimahlzeiten (Comps) verändern den besteuerten Betrag.
• Die Steuersätze unterscheiden sich je nach Standort.

Der Leitfaden zur kalifornischen Seller's Permit zeigt die Reihenfolge: Die Unterlagen beginnen mit den Bruttoeinnahmen aus allen Verkäufen und belegen dann jeden Abzug, den die Erklärung geltend macht. Die meisten Erklärungen der Bundesstaaten folgen derselben Reihenfolge, prüfen Sie daher das Formular Ihres Bundesstaates: Bruttoumsatz abzüglich dessen, was der Bundesstaat nicht besteuert, ergibt die steuerpflichtigen Umsätze; die Steuer ist das Produkt aus steuerpflichtigen Umsätzen und dem kombinierten Steuersatz (Bundesstaat plus Gemeinde).

Welche Posten verändern die steuerpflichtigen Umsätze: Trinkgelder, Servicegebühren, Rabatte, Freimahlzeiten, Geschenkkarten?

Fünf Posten verursachen die meisten Abweichungen. Die Bundesstaaten behandeln sie unterschiedlich.

Die Angaben zu Kalifornien stammen aus Publication 22 (Trinkgelder bis Freimahlzeiten) und Publication 73 (Geschenkgutscheine). Die Angaben zu Texas stammen aus der Restaurant-Publikation des Texas Comptroller, die älter ist; bestätigen Sie daher die aktuelle Regel.

Wo Trinkgelder und Servicegebühren in der Buchhaltung stehen, lesen Sie unter Kartentrinkgelder: Einnahme oder Verbindlichkeit.

Warum weicht die von der Kasse erhobene Steuer von der Steuer auf die steuerpflichtigen Umsätze ab?

Die Steuer der Kasse ist die Summe der Steuer, die Bon für Bon berechnet wurde. Die Steuer auf die steuerpflichtigen Umsätze wendet einen Steuersatz auf die Summe des Zeitraums an. Beide weichen voneinander ab, wenn eine Einstellung oder eine Annahme nicht stimmt. Listen Sie die besteuerten Positionen auf, bevor Sie etwas ändern.

Die zu viel oder zu wenig erhobene Steuer verschwindet nicht. In Kalifornien muss Steuer, die über den geschuldeten Betrag hinaus erhoben wurde, an den Kunden zurückgegeben oder an den Bundesstaat gezahlt und in der Erklärung gemeldet werden. In Pennsylvania lässt die Vorschrift den Verkäufer den höheren Betrag aus geschuldeter und erhobener Steuer abführen, es sei denn, die Überzahlung wurde dem Kunden erstattet; wer zu wenig erhoben hat, schuldet trotzdem den richtigen Betrag. Entscheiden Sie daher jede Abweichung nach der Regel des Bundesstaates und korrigieren Sie dann die Kasseneinstellung für die Zukunft. Eine bereits eingereichte Erklärung wird über das Verfahren Ihres Bundesstaates für Änderungserklärungen korrigiert; informieren Sie den Dienstleister, der einreicht. Wann Sie ändern sollten, lesen Sie unter die zu zahlende Sales Tax, die nicht zur Erklärung passt.

Welche Bankabbuchung gehört zu welcher Erklärung?

Ordnen Sie nach Zeitraum zu, nicht nach Datum. Eine Abbuchung um den Fälligkeitstermin (den 20. in Pennsylvania und Texas, den letzten Tag des Monats in Kalifornien, den 24. bei einer kalifornischen Vorauszahlung) zahlt in der Regel den zuletzt beendeten Zeitraum oder eine Vorauszahlung auf einen laufenden. Der Zeitraum der Erklärung bestimmt, welche Umsätze das Geld deckt; das Abbuchungsdatum zeigt nur, wann der Dienstleister gezahlt hat.

Quellen: California Publication 73, Pennsylvania REV-717, Texas Comptroller und seine Antworten zu Vorauszahlungen. Kalifornien erlaubt außerdem, die Bankzahlung für jeden Bankarbeitstag bis zum Fälligkeitstermin zu terminieren, sodass ein Dienstleister früher als zum Fälligkeitstermin abbuchen kann. Ein Restaurant in Texas mit einer Mixed Beverage Permit reicht außerdem zwei gesonderte monatliche Mixed-Beverage-Berichte ein; stimmen Sie daher auch diese Berichte und ihre Zahlungen ab.

Addieren Sie für jede Erklärung alle Abbuchungen, die sie bezahlt haben (Vorauszahlung plus Restbetrag), und vergleichen Sie die Summe mit dem fälligen Betrag nach einem eventuellen Abschlag. Prüfen Sie dann die Gegenrichtung: Jede Abbuchung braucht eine eingereichte Erklärung und jede Erklärung eine Abbuchung. Eine Erklärung ohne Zahlung, eine Zahlung ohne Erklärung, eine zurückgebuchte oder doppelte Abbuchung und eine Zahlung, die dem falschen Zeitraum zugeordnet wurde, sind die häufigsten Ursachen einer Abweichung. Enthält eine Abbuchung die eigene Gebühr des Dienstleisters, ist das Aufwand und keine Steuer.

Ändert der Abschlag für fristgerechte Einreichung den Betrag, den ich abstimme?

In einem Bundesstaat, der einen gewährt, ja. Die Steuer der Kasse und die Steuer der Erklärung stimmen vor dem Abschlag überein. Die Abbuchung entspricht der Steuer der Erklärung abzüglich des Abschlags. Eine Abbuchung, die genau um den Abschlag kürzer ist, ist dort zu erwarten.

Nicht jeder Bundesstaat gewährt einen Abschlag; die Publikation zur kalifornischen Seller's Permit beschreibt keinen. Bei einem Vorauszahler in Texas ist die Vorauszahlungsgutschrift in der Erklärung größer als das tatsächlich vorausgezahlte Bargeld, weil sie den Abschlag für die Vorauszahlung wieder hinzurechnet, und der Abschlag von 0,5 % für fristgerechte Einreichung gilt nur für den Restbetrag nach dieser Gutschrift (Anleitung zu Form 01-922). Vorauszahlung und Restbetrag zusammen entsprechen also der geschuldeten Steuer abzüglich beider Abschläge. Eine verspätete Einreichung kann die Abbuchung verändern und zusätzlich einen Zuschlag auslösen. Wo der Abschlag im Hauptbuch steht, lesen Sie unter erhobene und gezahlte Sales Tax.

Wie gehören Lieferungen und Online-Bestellungen in die Erklärung?

Es hängt davon ab, wer die Mahlzeit verkauft, was die Vereinbarung mit der Plattform und der Bundesstaat bestimmen. Sind Sie der Einzelhändler, ist die Auszahlung der Plattform nicht die Zahl der steuerpflichtigen Umsätze, denn sie ist um die Provision gekürzt.

• Eigene Lieferung, eigene Website oder eigene Fahrer: Sie erheben und melden. Pennsylvania besteuert die Speisen und eine damit verbundene Liefer- und Servicegebühr.
• Eine Plattform als Ihr Vertreter: In Kalifornien ist das Restaurant der Einzelhändler und schuldet die Steuer auf den vollen Verkaufspreis, ohne Abzug der Provision. Macht die Vereinbarung die Plattform nicht zum Vertreter, ist die Plattform ein Einzelhändler mit eigener Genehmigung, und das Restaurant muss von ihr eine Wiederverkaufsbescheinigung (Resale Certificate) einholen, den Nachweis der Plattform, dass sie die Mahlzeit zum Weiterverkauf kauft. Ein Lieferunternehmen kann sich auch dafür entscheiden, als Marktplatzbetreiber (Marketplace Facilitator) behandelt zu werden; solange diese Wahl gilt, ist es und nicht das Restaurant der Einzelhändler, der die Steuer auf die von ihm abgewickelten Bestellungen schuldet (Regulation 1684.5). Fragen Sie jede App, ob sie diese Wahl getroffen hat.
• Eine Plattform, die einen Vertrag mit Ihnen hat und die Steuer erhebt: In Pennsylvania erhebt und führt die Plattform die Steuer auf die Speisen und ihre Gebühren ab. Das Restaurant behandelt den Verkauf an die Plattform als befreiten Weiterverkauf, und die Provision, die die Plattform Ihnen berechnet, wird nicht besteuert. Bewahren Sie als Nachweis die allgemeine Befreiungsbescheinigung der Plattform auf (das Pennsylvania Department of Revenue nennt Form REV-1220) oder die Vertragsklausel, nach der sie die Steuer erhebt. Ohne Vertrag zahlt die Plattform Ihnen die Sales Tax auf die Speisen, sodass diese Bestellungen in Ihren steuerpflichtigen Umsätzen bleiben.
• Texas: Der Texas Comptroller sagt, dass ein Marktplatzbetreiber (Marketplace Provider), der Verkäufe oder Zahlungen für Drittverkäufer abwickelt, die Sales Tax auf diese Verkäufe erheben und abführen muss. Er sagt nicht, ob eine Lieferapp bei Restaurantmahlzeiten ein solcher Betreiber ist; fragen Sie daher die Plattform, welche Bestellungen sie besteuert hat.

Lesen Sie jede Vereinbarung mit einer Plattform, trennen Sie die Bestellungen danach, wer die Steuer erhoben hat, und stimmen Sie die Steuerzeile jeder Abrechnung mit der Kasse ab. Zu Einzahlungen nach Abzug von Provision, Gebühren und Trinkgeldern siehe Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern.

Wer haftet, wenn ein Auto-Pay-Dienst für mich einreicht?

In Kalifornien, Pennsylvania und Texas das Unternehmen, das die Sales-Tax-Genehmigung hält. Kalifornien sagt, der Verkäufer ist für die Zahlung des richtigen Betrags verantwortlich, und erlaubt einem Buchhaltungsexperten, unter seinem eigenen Online-Profil einzureichen. Pennsylvania sagt, der Verkäufer haftet für Meldung und Abführung, und seine Vorschrift behandelt erhobene Steuer als Treuhandvermögen (Trust Fund), also als Geld, das Sie für den Bundesstaat halten. Texas sagt, Sie sind für die Erhebung und Zahlung des richtigen Betrags verantwortlich.

Auch die Personen hinter dem Unternehmen können die Steuer schulden. Ein Einzelunternehmer schuldet sie unmittelbar. In Kalifornien kann nach dem Ende eines Unternehmens ein Officer (Führungskraft), Mitglied, Manager, Gesellschafter oder eine andere für Erklärungen oder Zahlungen verantwortliche Person die nicht gezahlte, von Kunden erhobene Steuer schulden, wenn das Versäumnis vorsätzlich war, und zwar für die Zeiträume, in denen sie diese Rolle innehatte. Der Bundesstaat muss seinen Bescheid innerhalb von 3 Jahre nach Kenntnis vom Ende des Unternehmens oder 8 Jahre nach dessen Ende zustellen, je nachdem, was früher eintritt (section 6829). Prüfen Sie die Regeln von Pennsylvania und Texas für Eigentümer und Officers.

Keine der Quellen aus Kalifornien, Pennsylvania oder Texas sagt, dass ein Einreichungsdienst die Haftung des Verkäufers übernimmt. Bundesstaaten des Streamlined Sales Tax (Abkommen mehrerer Bundesstaaten zur einheitlichen Sales Tax) behandeln einen zertifizierten Dienstleister (Certified Service Provider) anders; dazu und dazu, wer einreichen sollte, siehe Sales-Tax-Einreichung auslagern. Was der Dienstleister Ihnen für eigene Fehler schuldet, hängt von Ihrem Vertrag mit ihm ab. Da die Erklärung Ihre ist, prüfen Sie jede eingereichte Erklärung am Kassenbericht.

Wie lange bewahre ich Kassenberichte auf, und was sollen sie nach dem Willen der Bundesstaaten zeigen?

Bewahren Sie sie so lange auf, wie Ihr Bundesstaat es vorgibt, und länger, solange eine Prüfung oder ein Streit läuft. Pennsylvania verlangt Unterlagen für jede Filiale für das laufende Jahr und 3 vorangegangene Kalenderjahre, auf Papier oder elektronisch (Pennsylvania Department of Revenue). Kalifornien sagt, Unterlagen zu Sales Tax und Use Tax mindestens 4 Jahre aufzubewahren (Publication 73), und Texas sagt, mindestens 4 Jahre (Texas Comptroller).

Die Restaurant-Publikation Kaliforniens sagt außerdem, ein schriftliches Verzeichnis kostenloser Artikel (Comps) zu führen. Bewahren Sie die Kassenberichte so auf, wie sie gedruckt wurden, denn eine korrigierte Kopie zeigt nicht, was gemeldet wurde. Zur Regel des Bundes siehe Wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahren.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Beträge sind in US-Dollar.

März: ein Café, bei dem alles aufgeht

Das Café liegt in einem Bundesstaat mit einem kombinierten Steuersatz von 7 % und einem Abschlag für fristgerechte Einreichung wie in Pennsylvania: 1 % der Steuer, für einen monatlichen Einreicher auf $25 begrenzt. Die steuerpflichtigen Umsätze im März betragen $50.000, die Steuer also $3.500. Die Kasse zeigt $53.500 als eingenommen, einschließlich Steuer.

Zieht man 7 % von $53.500 ab, bleiben $49.755. Das sind $245 weniger als die tatsächlichen $50.000 und ergibt eine Steuer von etwa $3.483 statt $3.500. Die Division durch 1,07 ergibt $50.000, ebenso die Zeile der steuerpflichtigen Umsätze der Kasse.

Die Erklärung weist $3.500 Steuer aus. Der Abschlag ist der kleinere Betrag von $35 und $25, also $25. Der Auto-Pay-Dienst bucht am 20. April $3.475 ab. Die Steuer der Kasse ($3.500) entspricht der Steuer der Erklärung ($3.500), und die Abbuchung ($3.475) entspricht der Erklärung abzüglich des Abschlags von $25.

April: Die Kasse hat $210 mehr erhoben als die Erklärung

Die Erklärung für April zeigt steuerpflichtige Umsätze von $50.000 und Steuer von $3.500. Der Steuerbericht der Kasse zeigt $3.710. Die Auflistung der besteuerten Zeilen findet $3.000 Pflicht-Servicegebühren außerhalb der $50.000, die die Kasse mit 7 % besteuert hat: $210.

Besteuert der Bundesstaat diese Gebühr, war die Erklärung um $210 zu niedrig, und der Zeitraum muss womöglich korrigiert werden. Besteuert er sie nicht, ist die Kasseneinstellung falsch, und die $210 sind zu viel erhobene Steuer, die nach der Regel des Bundesstaates behandelt wird. In beiden Fällen finden Sie die Antwort in den besteuerten Zeilen und nicht, indem Sie die zu zahlende Sales Tax ändern.

Eine Lieferapp, die eine Provision einbehält

Ein Restaurant leitet Bestellungen über $10.000 durch eine Lieferapp, die $2.000 als Provision einbehält. Handelt die App als Vertreter des Restaurants, wie Kalifornien es behandelt, wenn die Vereinbarung eine Vertretung begründet, geht die Erklärung von den vollen $10.000 aus und nicht von den $8.000, die die App auszahlt, es sei denn, die App hat gewählt, Einzelhändler zu sein, und schuldet die Steuer selbst. In einem Bundesstaat wie Pennsylvania, in dem die App die Steuer aufgrund eines Vertrags erhebt und abführt, behandelt das Restaurant den Verkauf an die App als befreiten Weiterverkauf.

Anders in Ihrem Fall?

• Abbuchungen, Kassensummen und eingereichte Erklärungen weichen in zwei oder mehr Perioden um mehr als eine Rundung voneinander ab, Sie haben mehrere Standorte oder Lieferapps, oder ein Schreiben des Bundesstaates ist eingegangen: Welche Zahl für jede Periode stimmt, ob frühere Erklärungen korrigiert werden müssen und wie die Steuereinstellungen der Kasse und Auto-Pay künftig laufen sollen, sind Ermessensentscheidungen. Bringen Sie die Steuerberichte der Kasse, Erklärungen, Abbuchungen und Plattformabrechnungen zu unserer Hilfe bei der Buchhaltung; kam ein Schreiben, siehe den Ratgeber zur Prüfung durch den Bundesstaat.
• Ihre Buchhaltung ist monatelang im Rückstand, sodass es nichts gibt, womit Sie die Erklärungen abstimmen können: siehe Überfällige Buchhaltung aufholen.
• Ihre zu zahlende Sales Tax in der Buchhaltung passt nicht zur eingereichten Erklärung: siehe die zu zahlende Sales Tax, die nicht zur Erklärung passt.
• Sie haben Erklärungen versäumt, eine geschätzte Rechnung erhalten, oder ein Eigentümer schuldet womöglich persönlich erhobene Steuer: siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.
• Sie müssen die Tagesumsätze, Trinkgelder und Kartengebühren der Kasse buchen: siehe Tägliche Kassenumsätze buchen.
• Ein großer Teil Ihrer Umsätze ist Bargeld: siehe Umsatzunterlagen für Bargeldgeschäfte.
• Trinkgelder, Trinkgeldpools oder Servicegebühren sind durcheinander geraten: siehe Kartentrinkgelder: Einnahme oder Verbindlichkeit.
• Sie möchten Warenkosten, Personalkosten und Umsatz in einer Aufstellung sehen: siehe die Gewinn- und Verlustrechnung eines Restaurants.