Sales Tax auf Baumaterial: Selbst zahlen oder dem Kunden berechnen?

Zahle ich Sales Tax auf Material selbst, oder berechne ich sie dem Kunden?

Bei jedem Auftrag gilt ein Bauunternehmer als eines von zwei Dingen. Der Endverbraucher des Materials zahlt die Steuer an den Lieferanten und berechnet dem Kunden dafür keine. Der Verkäufer des Materials (die Regeln nennen ihn Einzelhändler, „retailer“) kauft es ohne Steuer ein oder fordert gezahlte Steuer zurück und berechnet dem Kunden Steuer. Ihr Bundesstaat, die Vertragsart und die Frage, ob die Arbeit eine Reparatur oder eine Verbesserung ist, entscheiden, was Sie sind.

Ein Pauschalauftrag in Texas (Neubau und Arbeiten am Haus), Kalifornien oder Michigan oder eine wertsteigernde Verbesserung (Capital Improvement) in New York macht Sie meist zum Endverbraucher. Verkäufer sind Sie bei einem getrennt ausgewiesenen Vertrag oder einer Reparatur an Geschäftsgrundstücken in Texas, einer Reparatur in New York, einem Generalunternehmerauftrag in Washington oder jedem Auftrag, bei dem Sie dem Kunden Steuer auf das Material berechnen. Bauunternehmer in Kalifornien und Michigan bleiben meist Endverbraucher, auch bei Abrechnung nach Aufwand und Material.

In einfachen Worten: Ein Pauschalvertrag nennt einen Preis für Material und Arbeit; ein getrennt ausgewiesener Vertrag nennt sie als getrennte Preise; Abrechnung nach Aufwand und Material berechnet Ihre Materialkosten plus die Arbeit nach Stunden oder Tagen; Kosten-plus berechnet Ihre Kosten plus ein Honorar oder einen Prozentsatz; Use Tax (US-Steuer auf die Nutzung nicht beim Kauf besteuerter Waren oder Dienstleistungen) schulden Sie, wenn ein Lieferant keine Sales Tax berechnet hat.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Sie in mehr als einem Bundesstaat arbeiten;
• Sie Pauschalaufträge mit Aufträgen nach Aufwand und Material oder Kosten-plus mischen oder ein Änderungsauftrag anders bepreist ist als der Vertrag;
• ein Auftrag Reparatur und Verbesserung, Wohn- und Geschäftsgrundstück mischt oder der Innenausbau eines Mieters ist;
• Sie Subunternehmer sind oder einen beauftragen;
• der Kunde eine Befreiung geltend macht;
• Sie bei früheren Aufträgen schon Steuer berechnet oder weggelassen haben;
• Sie ein Schreiben des Bundesstaates über doppelt berechnete oder nicht berechnete Steuer haben.

Trifft etwas davon zu, lesen Sie „Anders in Ihrem Fall?“ am Ende dieser Seite.

Legen Sie bereit: die unterschriebenen Verträge, Angebote und Änderungsaufträge, Ihre Kundenrechnungen, Lieferantenbelege mit gezahlter Steuer, alle Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigungen, die Sie gegeben oder erhalten haben, und Ihre Sales-Tax-Genehmigung. Diese Seite behandelt Texas, Kalifornien, New York, Washington und Michigan. Für jeden anderen Bundesstaat lesen Sie zuerst die Hinweise seiner Steuerbehörde für Bauunternehmer: Ist ein Pauschalunternehmer Endverbraucher oder Einzelhändler, ändert die Vertragsart das, werden Reparaturen anders behandelt, und darf ein Bauunternehmer Material mit einer Wiederverkaufsbescheinigung kaufen? Das Prüfhandbuch von Texas, das Contractor Manual von Michigan, Publication 9 von Kalifornien und die Bulletins von New York sind Hinweise der Behörden, kein Gesetz; weicht eines von einer Verordnung oder einem Gesetz ab, gelten Verordnung oder Gesetz.

Was entscheidet: mein Bundesstaat, Reparatur oder Verbesserung oder die Vertragsart?

Jeder Bundesstaat prüft nach einem anderen Maßstab, sodass derselbe Auftrag jenseits einer Staatsgrenze anders ausgehen kann.

So funktionieren die Tests:

• Reparatur oder Verbesserung (New York). Eine wertsteigernde Verbesserung (Capital Improvement) muss alle drei Tests bestehen: Sie steigert den Wert des Grundstücks wesentlich oder verlängert seine Lebensdauer spürbar, sie wird Teil des Grundstücks oder dauerhaft damit verbunden, und sie ist auf Dauer angelegt. Eine Terrasse zu bauen oder Küchenschränke einzubauen ist eine Verbesserung; eine kaputte Stufe auszubessern oder den Thermostat eines Warmwasserbereiters zu ersetzen ist eine Reparatur (TB-ST-104). Publication 862 listet übliche Arbeiten je Klasse auf und sagt, dass Arbeiten für oder durch einen Mieter als vorübergehend vermutet werden und daher keine Capital Improvement sind, es sei denn, der Mietvertrag oder andere Umstände zeigen, dass sie beim Grundstück bleiben sollen.
• Wohn- oder Geschäftsgrundstück (Texas). Reparatur oder Umbau von Wohngrundstücken (unter anderem ein Haus, eine Wohnanlage oder ein Eigentumswohnungsgebäude) folgt den oben genannten Regeln für Bauunternehmer. Reparatur oder Umbau von Nichtwohngrundstücken ist eine steuerpflichtige Dienstleistung auf den Gesamtpreis abzüglich getrennt ausgewiesener nicht zusammenhängender Leistungen, und Pauschal oder getrennt spielt keine Rolle mehr. Neubau und planmäßige Wartung, die Material einbaut, folgen weiter den Regeln für Bauunternehmer; planmäßige Wartung ohne eingebautes Material wird nicht als Dienstleistung besteuert, aber Sie zahlen Steuer auf das, was Sie verbrauchen. Ein Vertrag, der steuerpflichtige Reparatur mit Neubau mischt, oder ein Gebäude, das zum Wohnen und für das Geschäft genutzt wird, ist insgesamt steuerpflichtig, es sei denn, steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Arbeiten werden getrennt ausgewiesen (Rule 3.357(b), (c)).
• Vertragsart (Texas und Kalifornien). Ein Pauschalvertrag hat einen Preis für Material und Arbeit. In Texas ist ein Vertrag, der Material und Arbeit getrennt ausweist, ein getrennt ausgewiesener Vertrag, und ein Kosten-plus-Vertrag gilt als getrennt, wenn die Arbeit gesondert ausgewiesen ist (Rule 3.291(a)). Kalifornien behandelt Kosten-plus-Honorar wie Pauschal: Sie bleiben Endverbraucher (Publication 9).

Wer zahlt bei einem Pauschalauftrag die Steuer auf das Material?

Der Bauunternehmer, überall dort, wo der Bundesstaat ihn zum Endverbraucher des Materials macht. Die Steuer geht beim Kauf an den Lieferanten oder als Use Tax an den Bundesstaat, wenn ein Lieferant von außerhalb sie nicht berechnet hat (siehe Use Tax auf Geschäftseinkäufe).

• Texas. Ein Pauschalunternehmer schuldet Steuer auf das gesamte Material, Verbrauchsmaterial, Ausrüstung und steuerpflichtige Leistungen und darf vom Kunden keinen Betrag einziehen, der bei einem Pauschalpreis als Steuer ausgegeben wird (Rule 3.291(b)(3)). Eine Klausel, nach der der Kunde die Steuer zahlt, ändert die Regel des Bundesstaates nicht: Der Kunde darf Ihnen die Steuer erstatten, aber der Bundesstaat erkennt bei einem Pauschalvertrag die Pflicht des Kunden nicht an (Prüfhandbuch). Jeder Subunternehmervertrag steht für sich: Ein Subunternehmer mit getrennt ausgewiesenem Vertrag berechnet Ihnen Steuer auf sein Material, auch wenn Ihr eigener Vertrag pauschal ist, und Sie ziehen von Ihrem Kunden weiterhin keine ein (Rule 3.291(b)(6)).
• Kalifornien. Ein Bauunternehmer ist bei einem Pauschalvertrag immer Endverbraucher des Materials, das er liefert und einbaut, und die Steuer fällt auf seine Kosten an (Publication 9). Fest eingebaute Anlagen (Fixtures) sind anders: Ein Bauunternehmer in Kalifornien ist Einzelhändler der Fixtures, die er liefert und einbaut; das behandelt diese Seite nicht (Regulation 1521(b)(2)(B)).
• New York. Bei einer wertsteigernden Verbesserung (Capital Improvement) zahlen Sie dem Lieferanten Steuer und berechnen keine, sobald der Kunde Ihnen ein ausgefülltes Form ST-124 gibt (TB-ST-130). Die Bescheinigung ist ein Nachweis, nicht der Test: Ohne sie können Vertrag und Projektunterlagen trotzdem zeigen, dass der Auftrag eine Verbesserung war (TB-ST-104).
• Michigan. Der Bauunternehmer schuldet Use Tax auf das Material, sofern er nicht zeigen kann, dass der Lieferant Sales Tax von Michigan berechnet hat; bewahren Sie diese Belege daher auf (RAB 2025-18).

Die Steuer, die Sie zahlen, ist ein Kostenfaktor des Auftrags. New York sagt, ein Bauunternehmer darf sie in den Preis einer wertsteigernden Verbesserung einrechnen, und Michigan erlaubt sie im Vertragspreis als Gemeinkosten (TB-ST-104; RAB 2025-18). Sie dem Kunden als Sales Tax zu berechnen ist in Texas und Michigan nicht erlaubt, und in Kalifornien kann es Sie zum Einzelhändler des Materials machen.

Ein Einkauf in einem Bundesstaat für einen Auftrag in einem anderen kann zusätzliche Steuer auslösen. Ein Pauschalunternehmer in Texas, der in Texas Material für einen Auftrag außerhalb des Bundesstaates in Besitz nimmt, zahlt Steuer in Texas, es sei denn, der Lieferant liefert zur Baustelle (Prüfhandbuch). Michigan kennt keine Sales-Tax-Befreiung für Material, das bei einem Einzelhändler in Michigan gekauft wird, um es in einem anderen Bundesstaat einzubauen, doch seine Use Tax gilt dafür nicht (RAB 2025-18). New York rechnet die auf Material gezahlte Steuer an, das später außerhalb des Bundesstaates verwendet wird (TB-ST-130).

Berechne ich bei Abrechnung nach Aufwand und Material oder bei einem getrennt ausgewiesenen Vertrag Steuer auf das Material?

Das hängt vom Bundesstaat ab. Ein getrennt ausgewiesener Vertrag in Texas und eine Reparatur in New York verpflichten Sie, Steuer zu berechnen; ein Vertrag nach Aufwand und Material in Kalifornien und ein Bauunternehmer in Michigan meist nicht.

• Texas, getrennt ausgewiesen oder Kosten-plus. Sie sind Verkäufer des Materials. Sie berechnen Steuer auf den höheren Betrag aus vereinbartem Materialpreis oder Ihren Kosten, mit örtlicher Steuer nach der Baustelle, und Sie brauchen eine Sales-Tax-Genehmigung von Texas (Rule 3.291(b)(4), (b)(10)). Ein Vertrag mit garantiertem Höchstpreis, der Material, Arbeit und Gewinn getrennt ausweist, gilt weiterhin als getrennt ausgewiesen (Prüfhandbuch).
• Kalifornien, Aufwand und Material. Sie bleiben Endverbraucher, außer Sie berechnen dem Kunden „Sales Tax“ auf Material mit Aufschlag, oder der Vertrag überträgt das Eigentum vor dem Einbau und weist den Materialpreis getrennt aus (Regulation 1521(b)(2)(A)). Bei der Reparatur einer fest eingebauten Anlage machen getrennt von der Arbeit berechnete Teile Sie zum Einzelhändler der Teile; Teile bei einer pauschalen Reparatur machen Sie zum Endverbraucher (Publication 9).
• New York. Bei Reparatur, Wartung oder Installation zahlt der Kunde Steuer auf den Gesamtpreis, gleich wie die Rechnung aufgebaut ist (Publication 862).
• Washington. Ein Generalunternehmer erhebt vom Kunden Retail Sales Tax auf den vollen Vertragspreis (WAC 458-20-170(4)(a)). Bei einem Auftrag der Bundesregierung, einer Wohnungsbehörde eines Countys oder einer Stadt oder einer örtlichen öffentlichen Straße ist der Bauunternehmer Endverbraucher des Materials und berechnet keine Retail Sales Tax (WAC 458-20-17001(3); WAC 458-20-171).
• Michigan. Ein Bauunternehmer, der durchgehend Sales Tax auf das Material berechnet, das er einbaut, und Arbeit und Material aufschlüsselt, darf es zum Wiederverkauf steuerfrei kaufen und Sales Tax auf den Verkaufspreis berechnen. Das Treasury erlaubt dies anstelle der Use Tax, die das Gesetz sonst verlangt, und der Bauunternehmer muss es dann durchgehend anwenden. Er braucht eine Sales-Tax-Lizenz, und die abgeführte Steuer darf nicht niedriger sein als die Steuer auf seine Kosten (Contractor Manual; RAB 2025-18).

Wenn ich Sales Tax auf Material gezahlt habe, berechne ich dem Kunden Sales Tax noch einmal?

Nicht, wenn Sie bei diesem Auftrag Endverbraucher sind, auch ein Bauunternehmer in Michigan, der Sales Tax gezahlt hat, statt eine Wiederverkaufsbescheinigung zu nutzen: Sie berechnen auf das Material keine (RAB 2025-18). Sie berechnen Steuer auf Material nur dort, wo Sie Verkäufer sind, und dort kann in Texas, Kalifornien und New York die an den Lieferanten gezahlte Steuer unter den folgenden Bedingungen angerechnet oder abgezogen werden.

• Verkäufer beim Auftrag. Texas lässt Sie an den Lieferanten gezahlte Steuer auf die Steuer anrechnen, die Sie für den späteren Verkauf schulden (Tax Code 151.056(c)). Kalifornien erlaubt einen Abzug für „tax-paid purchases resold“, wenn Sie die Sache weiterverkaufen, bevor Sie sie nutzen (Regulation 1521(b)(6)(C)). New York erlaubt in Ihrer Erklärung eine Gutschrift für Steuer, die auf Material gezahlt wurde, das bei einem steuerpflichtigen Reparatur-, Wartungs- oder Installationsauftrag an den Kunden übergeht (TB-ST-130).
• Grenzen der Gutschrift in New York. Sie richtet sich nach Ihren Kosten, nicht nach Ihrem Preis mit Aufschlag. Sie gilt für Material, das an den Kunden geht, nicht für Werkzeug oder Betriebsmittel. Sie nehmen sie in Anspruch, sobald Sie das Material bei einem Auftrag einsetzen, für den Sie Steuer berechnen (TB-ST-130).

Ändert eine getrennte Rechnung meine Steuerlage?

Meist nicht, aber was entscheidet, unterscheidet sich nach Bundesstaat: der unterschriebene Vertrag in Texas und Kalifornien, die Einordnung als Reparatur oder Verbesserung in New York, der volle Vertragspreis in Washington und in Michigan, ob ein Bauunternehmer, der als Einzelhändler handelt, die Rechnung aufschlüsselt.

• Texas. Die Rangfolge ist Vertrag, dann Angebot, dann Rechnung. Getrennte Rechnungen machen aus einem Pauschalvertrag keinen getrennt ausgewiesenen, es sei denn, der Vertrag verlangt sie. Ein Pauschalvertrag mit Unterlagen, die Material und Arbeit trennen, wird zum getrennt ausgewiesenen Vertrag. Änderungsaufträge folgen der Art des Vertrags, aber bei einem getrennt ausgewiesenen Vertrag wird ein pauschaler Änderungsauftrag als Material behandelt, wenn Sie den Arbeitsanteil nicht nachvollziehbar belegen können (Prüfhandbuch; Rule 3.291(a)(8), (a)(13), (b)(5)).
• Kalifornien. Ein Pauschalvertrag wird nicht zum Vertrag nach Aufwand und Material, weil die Rechnung Material, Arbeit oder Steuer getrennt ausweist (Regulation 1521(a)(8)).
• Washington. Die Steuer wird auf den vollen Vertragspreis bemessen, und Leistungen in Angebot oder Vertrag getrennt auszuweisen macht daraus keine getrennten Posten (WAC 458-20-170(1)(e), (4)(a)).
• Michigan. Bei einem Bauunternehmer, der als Einzelhändler handelt, wird eine Pauschalrechnung ohne Aufschlüsselung von Arbeit und Material auf den Gesamtbetrag besteuert (Contractor Manual).
• New York. Bei einer wertsteigernden Verbesserung (Capital Improvement) darf die Rechnung Material und Arbeit getrennt aufführen, und auf keines von beiden wird Steuer berechnet (TB-ST-130).

Wird auf Aufschläge und Honorare auf Material Steuer erhoben?

Wo Sie Steuer auf Material berechnen, gehören Aufschläge, die am Material hängen, meist in den besteuerten Betrag. Ein Honorar oder Gewinn, der am ganzen Auftrag hängt, möglicherweise nicht.

• Texas, getrennt ausgewiesen. Der vereinbarte Materialpreis schließt einen Gewinn als Prozentsatz der Materialkosten, Transport sowie Aufschläge oder Handhabungsentgelte ein, die direkt zum Material gehören. Ein Entgelt als Prozentsatz der gesamten Vertragskosten gehört nicht dazu (Rule 3.291(a)(1)). Auf einer Kosten-plus-Rechnung wird ein Aufschlag, der zum Material gehört, mit diesem besteuert (Prüfhandbuch).
• Kalifornien. Bei Aufwand und Material, wo Sie Steuer berechnen, ist die Bemessungsgrundlage der Betrag, auf den Sie Steuer berechnen (Publication 9). Bei einem Kosten-plus-Honorar-Vertrag gehört das Honorar nicht zur Bemessungsgrundlage der Steuer (Regulation 1521(b)(2)(D)).
• New York. Bei einer Reparatur fällt Steuer auf den Gesamtpreis an, Aufschlag eingeschlossen. Bei einer wertsteigernden Verbesserung (Capital Improvement) wird der Aufschlag nicht besteuert, weil keine Steuer berechnet wird (Publication 862; TB-ST-104).
• Lieferung. Kalifornien besteuert gesondert ausgewiesene Liefergebühren für Material, das Sie unter einem Vertrag nach Aufwand und Material mit Steuerberechnung verkaufen, es sei denn, das Eigentum geht ausdrücklich vor der Lieferung auf den Kunden über (Publication 9).

Was gebe ich Lieferanten beim Kauf von Material zum Wiederverkauf, und was bewahre ich auf?

Geben Sie eine Wiederverkaufsbescheinigung nur, wenn Sie das Material weiterverkaufen und Ihr Bundesstaat einem Bauunternehmer erlaubt, so zu kaufen. Nutzen Sie das Material selbst, schulden Sie die Steuer. Bewahren Sie den Vertrag, die Lieferantenrechnung und eine Kopie der Bescheinigung auf, damit jeder steuerfreie Einkauf zu einem Auftrag passt, bei dem Sie dem Kunden Steuer berechnet haben.

Kaufen Sie in Texas Waren mit einer Wiederverkaufsbescheinigung und nutzen sie dann selbst, schulden Sie Steuer darauf. Ein Lieferant in Texas bewahrt die Wiederverkaufsbescheinigung, die Sie ihm geben, 4 Jahre auf (Comptroller FAQ). Ein Bauunternehmer in New York bewahrt eine Befreiungsbescheinigung mindestens 3 Jahre nach dem Fälligkeitstermin der letzten Erklärung auf, auf die sie sich bezieht, oder nach dem Einreichungsdatum, wenn dieses später liegt (Form ST-124). Bescheinigungsformulare und Erstattungen gezahlter Steuer stehen unter Wiederverkaufsbescheinigungen und Erstattung von Sales Tax.

Was gilt, wenn mein Kunde befreit ist, etwa eine gemeinnützige Organisation oder eine Behörde?

Was den Bauunternehmer schützt, sind Nachweise, die vor dem Auftrag gesammelt werden: In Texas und Michigan schuldet der Bauunternehmer die Steuer, wenn eine Befreiung falsch war.

• Texas. Nehmen Sie die Befreiungsbescheinigung des Kunden in gutem Glauben an und verwenden Sie gegenüber Lieferanten Ihre eigene Befreiungsbescheinigung für eingebautes Material und begünstigte Posten. Ausrüstung bleibt steuerpflichtig. Stellt sich später heraus, dass der Kunde nicht befreit ist, schulden Sie Steuer, Strafzuschläge und Zinsen auf die Einkäufe (Rule 3.291(c)). Ein schriftlicher Vertrag oder eine Bestellung einer nach Tax Code 151.309 befreiten staatlichen Stelle, etwa der Vereinigten Staaten, von Texas oder eines Countys oder einer Stadt in Texas, genügt als Nachweis. Eine gemeinnützige Organisation ist nur für Posten befreit, die zu ihrem begünstigten Zweck gehören; Verbesserungen ohne Bezug dazu bleiben steuerpflichtig (Tax Code 151.309, 151.310; Rule 3.291(c)(1), (c)(3)).
• New York. Für Arbeiten für eine befreite Organisation oder Behörde berechnen Sie keine Steuer, ob Reparatur oder Verbesserung. Sie dürfen das Material, das an den Kunden geht, mit der Contractor Exempt Purchase Certificate kaufen; andere Betriebsmittel bleiben steuerpflichtig (TB-ST-130).
• Michigan. Die eigene Befreiung einer gemeinnützigen Organisation geht im Allgemeinen nicht auf ihren Bauunternehmer über, der Use Tax auf das eingebaute Material schuldet. Nur aufgelistete Befreiungen, etwa für gemeinnützige Krankenhäuser, begünstigten gemeinnützigen Wohnraum und Kirchenschiffe, gelten, belegt durch das Contractor Eligibility Statement des Eigentümers. Diese Erklärung hebt Ihre Haftung nicht auf, wenn das Grundstück nicht begünstigt ist (RAB 2025-18).
• Kalifornien und Washington. Bei einem Vertrag mit den Vereinigten Staaten (in Washington auch mit einer Wohnungsbehörde eines Countys oder einer Stadt) sind Sie Endverbraucher: Auf das Material, das Sie kaufen, fällt Steuer an, und auf den Vertragspreis berechnen Sie keine (Regulation 1521(b)(1)(A); WAC 458-20-17001(3)). Für andere befreite Kunden in diesen Bundesstaaten lesen Sie Publication 9 und die Hinweise des Washington Department of Revenue für Bauunternehmer; diese Seite hat sie nicht geprüft.

Bescheinigungen von Kunden behandelt Befreiungsbescheinigungen von Kunden.

Was gilt, wenn ich Steuer berechnet habe, die ich nicht hätte berechnen dürfen, oder keine, die ich hätte berechnen müssen?

In Texas und New York hält sich der Bundesstaat in beiden Fällen an den Bauunternehmer. Für einen anderen Bundesstaat lesen Sie seine Hinweise für Bauunternehmer, bevor Sie erstatten oder neu abrechnen.

• Steuer bei einem Auftrag berechnet, bei dem Sie Endverbraucher sind. In Texas dürfen Sie sie nicht behalten. Erstatten Sie sie dem Kunden oder führen Sie sie an den Bundesstaat ab. Der Comptroller erstattet irrtümlich erhobene Steuer erst, nachdem Sie den Kunden erstattet oder eine Gutschrift ausgestellt haben, und im Allgemeinen nur, wenn Sie sie innerhalb von 4 Jahre nach Fälligkeit der Steuer beantragen (Tax Code 111.104(f), 111.107, 111.201; Prüfhandbuch). Vom Kunden erhobene Steuer kann eine Nachforderung aus einer Prüfung nicht ausgleichen (Prüfhandbuch).
• Wertsteigernde Verbesserung (Capital Improvement) in New York mit Steuer berechnet. Ohne Bescheinigung über eine Capital Improvement erhobene Steuer muss abgeführt werden. Gibt Ihnen der Kunde später eine Bescheinigung und bittet um Erstattung, dürfen Sie die Steuer erstatten und eine Erstattung oder Gutschrift beantragen; der Kunde kann sich auch direkt an das Tax Department wenden (TB-ST-130). Beantragen Sie die Gutschrift innerhalb von 3 Jahre ab Einreichung der Erklärung oder 2 Jahre ab Zahlung, je nachdem, was später eintritt (Tax Law 1139(c); TB-ST-810 zählt die drei Jahre ab dem Fälligkeitstermin der Erklärung). Besorgen Sie die Bescheinigung innerhalb von 90 Tage nach der Arbeit, sonst tragen Sie die Beweislast dafür, dass es eine Verbesserung war (Form ST-124).
• Steuer nicht berechnet, die Sie hätten berechnen müssen. Sie sind dafür verantwortlich, den richtigen Betrag zu erheben und zu zahlen, und ein Fehler kann zusätzliche Steuer, Strafzuschläge und Zinsen bedeuten (Texas Comptroller FAQ). Eine falsch ausgefüllte Bescheinigung anzunehmen kann Sie persönlich für die Steuer haften lassen (Form ST-124). Auch der Kunde kann sie schulden: in Texas für eingebautes Material bei einem getrennt ausgewiesenen Vertrag (Rule 3.291(b)(5)) und in New York, wenn sein Form ST-124 Arbeiten betraf, die keine wertsteigernde Verbesserung waren (Form ST-124).

Unbezahlte Steuer kann auch persönlich auf die Personen übergehen, die das Unternehmen führen:

• Texas. Steuer, oder jeder als Steuer berechnete Betrag, wird treuhänderisch für den Bundesstaat gehalten. Eine Person, die über die Zahlung entscheidet und sie vorsätzlich unterlässt, haftet, auch nach der Auflösung des Unternehmens (Tax Code 111.016).
• New York. Officers (Führungskräfte), Direktoren, Manager und Arbeitnehmer mit einer Handlungspflicht sowie Gesellschafter von Personengesellschaften und LLC-Mitglieder müssen die Steuer erheben und haften persönlich dafür (Tax Law 1131(1); 1133(a)).
• Kalifornien. Nach dem Ende eines Unternehmens schuldet eine verantwortliche Person, die vorsätzlich nicht gezahlt hat, die den Kunden berechnete oder auf verwendetes Material geschuldete Steuer. Die Mitteilung ist innerhalb von 3 Jahre nach Kenntnis des Bundesstaates von der Schließung oder 8 Jahre danach fällig, je nachdem, was früher eintritt (R&TC 6829).
• Washington. Endet eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder ist sie zahlungsunfähig, haften ihr Chief Executive Officer und Chief Financial Officer für nicht abgeführte erhobene Steuer unabhängig vom Verschulden, andere Personen bei Vorsatz (RCW 82.32.145).
• Michigan. Ein Officer, Mitglied, Manager oder Gesellschafter, der die Zahlung kontrollierte und vorsätzlich nicht zahlte, haftet, wenn die Festsetzung innerhalb von 4 Jahre nach der Festsetzung gegen das Unternehmen erfolgt (MCL 205.27a).

Für frühere Rechnungen lesen Sie Rechnungen ohne Sales Tax verschickt und Nicht erhobene Sales Tax nachholen. Steuer, die Sie von Kunden erheben, schulden Sie dem Bundesstaat; erfassen Sie sie getrennt von den Einnahmen. Steuer, die Sie auf Material für einen Auftrag zahlen, bei dem Sie keine berechnen, ist ein Auftragskostenfaktor (TB-ST-130); lesen Sie Auftragskosten und Rohgewinn und Buchungssätze für Sales Tax.

Beispiel

US-Dollar, gerundet und zur Veranschaulichung. Die Sätze 8,25 % und 8 % sind Beispiele; Ihr Satz hängt von der Baustelle ab und bei einem Pauschalauftrag in Texas von der örtlichen Steuer, die Ihr Lieferant berechnet hat.

Badumbau in Texas, pauschal

Ein Umbaubetrieb in Texas schließt einen Pauschalvertrag über $40.000 für den Umbau des Bades eines Hausbesitzers. Das Material kostet $12.000. Er zahlt beim Lieferanten Steuer von $990 (8,25 % von $12.000) und berechnet dem Hausbesitzer keine Sales Tax. Die $990 sind Auftragskosten, der Preis muss sie also decken. Wird der Vertrag so geändert, dass er den Materialpreis und die gesamte Arbeit als getrennte Preise ausweist, wird er getrennt ausgewiesen, und der Umbaubetrieb muss stattdessen Steuer auf das Material erheben.

Getrennt ausgewiesener Vertrag in Texas

Ein Bauunternehmer in Texas baut einen Anbau an ein Haus und kalkuliert ihn mit getrennt ausgewiesenen $15.000 für Material und $17.500 für Arbeit, zu 8,25 %. Er berechnet $1.237,50 Steuer nur auf das Material, bei einer Gesamtrechnung von $33.737,50. Er hat das Material mit einer Wiederverkaufsbescheinigung gekauft und beim Lieferanten daher keine Steuer gezahlt. Hätte er dort Steuer gezahlt, könnte er sie auf die Steuer anrechnen, die er für den Verkauf schuldet.

Reparatur in New York

Ein registrierter Klimatechnikbetrieb in New York repariert die Zentralklimaanlage eines Kunden. Die Teile kosten $2.000, die Arbeit $3.000. Er zahlt $160 Steuer auf die Teile (8 %) und berechnet $5.000 plus $400 Steuer, insgesamt $5.400. In seiner Erklärung meldet er die $400 und beantragt eine Gutschrift von $160 für die auf die an den Kunden übergebenen Teile gezahlte Steuer, sodass er $240 an den Bundesstaat abführt. Wäre der Auftrag eine komplett neue Zentralklimaanlage gewesen, also eine wertsteigernde Verbesserung (Capital Improvement), hätte der Betrieb Steuer auf die Geräte gezahlt und dem Kunden mit einem ausgefüllten Form ST-124 keine berechnet.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie arbeiten in mehr als einem Bundesstaat oder mischen Pauschalaufträge und Aufträge nach Aufwand und Material. Die Art jedes Auftrags bestimmt, was Sie steuerfrei kaufen und was Sie berechnen, und die Bücher müssen dem folgen: Buchhaltung.
• Sie haben ein Schreiben des Bundesstaates über doppelt berechnete oder nicht berechnete Steuer, oder frühere Aufträge wurden falsch abgerechnet. Diese Aufträge müssen in den Büchern womöglich korrigiert werden: Buchhaltung.
• Steuerfrei mit einer Wiederverkaufsbescheinigung kaufen oder vom Lieferanten berechnete Steuer zurückholen: Wiederverkaufsbescheinigungen und Erstattung von Sales Tax.
• Ihr Kunde sagt, er sei befreit: Befreiungsbescheinigungen von Kunden.
• Material außerhalb des Bundesstaates ohne berechnete Steuer gekauft: Use Tax auf Geschäftseinkäufe.
• Wo Sie erheben müssen und ob Sie registriert sind: Wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Eine Prüfung oder Auskunftsanfrage des Bundesstaates: Sales-Tax-Prüfung.
• Rechnungen, die bereits ohne die richtige Steuer verschickt wurden: Rechnungen ohne Sales Tax verschickt.
• Auftragskosten, die den Rohgewinn übersteigen: Auftragskosten und Rohgewinn.
• Kühl-, Strom- oder andere Ausrüstung in Rechenzentren installieren: Sales Tax auf installierte Kühl- und Stromanlagen.