Wareneinsatz bei Dienstleistern: Direkte Kosten oder keine?

Hat ein Dienstleistungsunternehmen einen Wareneinsatz?

In der Steuererklärung meist nicht. Der Wareneinsatz (Cost of Goods Sold, COGS) sind die Kosten der Produkte, die Sie verkaufen. Die meisten Unternehmen, die Dienstleistungen statt Produkte verkaufen, müssen ihn nicht ermitteln: Wenn der Verkauf von Waren nicht zum Einkommen beiträgt, entspricht der Rohgewinn den Nettoeinnahmen, also den Bruttoeinnahmen abzüglich Erstattungen und Nachlässen (Publication 334, Kapitel 6 und 7). Kapitalgesellschaften (Form 1120 und Form 1120-S) und Personengesellschaften (Form 1065) legen Form 1125-A bei, auf der der Wareneinsatz ermittelt wird, wenn sie einen Abzug für Wareneinsatz melden (IRS).

Die Buchhaltung ist eine getrennte Entscheidung. Ein Buchhalter kann direkte Löhne, Subunternehmer und Auftragsmaterial über einer Zeile für den Rohgewinn zusammenfassen, damit die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) die Marge zeigt. Manche nennen diese Gruppe Umsatzkosten (Cost of Revenue) oder Cost of Sales. Die Bruttomarge ist der Rohgewinn geteilt durch den Umsatz. Der IRS verlangt diese Gruppierung für ein Dienstleistungsunternehmen nicht, und sie ändert den Nettogewinn nicht.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Sie Kunden Teile oder Material berechnen oder Produkte weiterverkaufen;
• der Rohgewinn in Ihrer GuV nicht zum Rohgewinn in Ihrer Steuererklärung passt;
• ein Kreditgeber, Investor oder Käufer die Bruttomarge verlangt und sie auf seine eigene Weise definiert;
• Sie nicht sagen können, welche Ihrer Kosten direkte Kosten sind;
• die GuV keinen Wareneinsatz oder alle Kosten als Wareneinsatz ausweist und niemand sagen kann, warum;
• Ihre LLC, Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft in Texas gegründet ist oder dort geschäftlich tätig ist (die Franchise Tax rechnet Kosten auf ihre eigene Weise, falls Sie sie schulden).

Legen Sie bereit: die GuV für das Jahr, die letzte eingereichte Steuererklärung mit Schedule C oder Form 1125-A, Ihren Kontenplan, Lohnberichte, eine Liste der Zahlungen an Subunternehmer, eine Liste der Aufträge oder Kunden und Rechnungen für Teile oder Material, die Sie weiterverkaufen.

Wann hat ein Dienstleistungsunternehmen trotzdem einen Wareneinsatz?

Wenn es Waren verkauft, einschließlich Material und Verbrauchsmaterial, das es Kunden berechnet. Wenn ein Unternehmen für persönliche Dienstleistungen (Personal Service Business) außerdem das Material und Verbrauchsmaterial verkauft oder berechnet, das es üblicherweise verwendet, gelten dafür die Regeln zum Wareneinsatz (Publication 334).

In der Regel zählen nur die Kosten der Waren, bei zum Verkauf gekaufter Handelsware zusammen mit der Fracht für den Bezug. Die Arbeit für Einbau oder Anwendung zählt in der Regel nicht, denn Arbeit gehört meist nur in einem Fertigungs- oder Bergbaubetrieb zum Wareneinsatz (Publication 334, „Cost of Labor“). Der Lohn eines Helfers bleibt auf der Lohnzeile. Wenn Sie das Produkt, das Sie verkaufen, selbst herstellen wie ein Fertigungsbetrieb, kann die Arbeit der Herstellung zum Wareneinsatz gehören.

Ein Steuerpflichtiger, der ein kleines Unternehmen betreibt (Small Business Taxpayer), kann sich entscheiden, keinen Warenbestand zu führen. Er behandelt dann das, was er weiterverkauft, entweder als nicht nebensächliches Material und Verbrauchsmaterial, das über den Wareneinsatz in dem späteren der beiden Jahre erfasst wird, in dem die Ware an einen Kunden geht und in dem die Kosten gezahlt oder entstanden sind, oder er folgt der Behandlung des Warenbestands in seiner Buchhaltung (26 CFR 1.471-1; Anleitung zu Schedule C, Teil III). Form 1125-A hat für jede Methode ein Feld, aber Schedule C sagt nicht, welche Zeilen sie aufnehmen, und eine spätere Änderung der Methode braucht Form 3115. Wer sich qualifiziert und was sich in der Steuererklärung ändert, steht in Warenbestand oder Verbrauchsmaterial für kleine Verkäufer, und Teil III von Schedule C einschließlich der Arbeit steht in Wareneinsatz in Schedule C.

Was sind direkte Kosten in einem Dienstleistungsunternehmen?

Direkte Kosten sind die Kosten, die nur durch die abgerechnete Arbeit entstehen: der Lohn von Arbeitnehmern für abrechenbare Arbeit (mit Lohnsteuern des Arbeitgebers und Sozialleistungen, wenn Sie die wahren Arbeitskosten wollen), Subunternehmer, Material, das bei einem Auftrag verbraucht wird, und die Kraftstoff- oder Gerätekosten der Leistungserbringung. Bei einem Dienstleistungsunternehmen ist „direkte Kosten“ ein Begriff der Buchhaltung, den Sie selbst festlegen, keine Steuerkategorie. Publication 334 definiert direkte Arbeit nur für Arbeitnehmer, die an Waren in der Herstellung arbeiten (IRS).

Ein praktischer Test: Würden die Kosten sinken oder wegfallen, wenn Sie einen Auftrag weniger hätten? Dann sind sie ein Kandidat für die Gruppe der direkten Kosten. Bleiben sie bestehen (Miete, Software, Bürokräfte, Werbung, Versicherung), stehen sie meist unter dem Rohgewinn.

• Spedition: Kraftstoff, Fahrerlohn, Maut.
• Marketingagentur: selbstständige Auftragnehmer und Werkzeuge, die für einen Kunden gekauft wurden.
• Handwerk: Lohn von Helfern, Subunternehmer, Material, das beim Auftrag verbraucht wird.

Die Vergütung des Eigentümers steht meist auf einer eigenen Zeile, auch wenn der Eigentümer abrechenbare Arbeit leistet, damit sich die Marge nicht jedes Mal verschiebt, wenn der Eigentümer seine Vergütung ändert. Auch die Steuererklärung behandelt sie getrennt: Die Lohnzeile von Schedule C schließt Beträge aus, die Sie an sich selbst zahlen, Form 1065 meldet Zahlungen an Gesellschafter für Leistungen, die unabhängig vom Gewinn der Personengesellschaft festgelegt sind, als garantierte Zahlungen, und Form 1120-S meldet die Officer-Vergütung getrennt von den übrigen Löhnen.

Sollten direkte Kosten über dem Rohgewinn stehen, wenn meine Steuererklärung keinen Wareneinsatz hat?

Sie können es, und es hilft, wenn Sie die Marge nach Auftrag, Kunde oder Leistungsart brauchen. Das ist eine Entscheidung über die Darstellung in der Buchhaltung: Die Steuererklärung kann dieselben Kosten auf Aufwandszeilen zeigen.

Direkte Kosten über dem Rohgewinn zu zeigen hilft, wenn Sie Aufträge anhand der früheren Marge kalkulieren, wenn ein Kreditgeber oder Investor die Bruttomarge verlangt oder wenn Sie Monate vergleichen. Bei einem Ein-Personen-Unternehmen mit fast keinen direkten Kosten bringt es wenig, denn dort entspricht der Rohgewinn dem Umsatz.

Welche Gruppierung Sie auch wählen:

1. Halten Sie schriftlich fest, welche Konten direkte Kosten sind.
2. Wenden Sie in jedem Monat und in jedem Zeitraum, die Sie vergleichen, dieselbe Regel an.
3. Verschieben Sie keine Kosten zwischen den Gruppen, um die Marge zu ändern.
4. Führen Sie eine Zuordnung von jedem Konto zu seiner Zeile in der Steuererklärung, wie in der Tabelle zu Löhnen und Subunternehmern nach Formular.

Die Einrichtung des Kontenplans steht in Kontenplan für Schedule C.

Wohin gehören Subunternehmer und Löhne in Schedule C, Form 1120-S und Form 1065?

Auf Aufwandszeilen, nicht in den Wareneinsatz, es sei denn, das Unternehmen verkauft Waren und die Arbeit ist Teil ihrer Herstellung. Die Zeilennummern unten folgen den zuletzt veröffentlichten Formularen und können sich verschieben.

Quellen: Anleitung zu Schedule C, Anleitung zu Form 1120-S und Anleitung zu Form 1065. Keines der beiden Formulare für Gesellschaften hat eine Zeile für Fremdleistungen; die Anleitungen weisen Abzüge ohne eigene Zeile den sonstigen Abzügen zu, aufgeführt nach Art und Betrag. Form 1120 folgt demselben Muster: Officer-Vergütung in Zeile 12, Löhne in Zeile 13, sonstige Abzüge in Zeile 26 und Waren über Form 1125-A in Zeile 2 (Anleitung zu Form 1120).

Eine Ausgabe wird nur einmal abgezogen. Die Anleitungen zu Form 1120, Form 1120-S und Form 1065 sagen, dass Löhne, die schon im Wareneinsatz enthalten sind, aus den Lohnzeilen herausbleiben, und die Anleitung zu Schedule C sagt, dass Beträge, die an anderer Stelle abgezogen werden, aus den Fremdleistungen herausbleiben.

Lohnsteuern des Arbeitgebers, die in der Buchhaltung bei den Löhnen stehen, werden auf der Zeile für Steuern und Lizenzen von Schedule C (Zeile 23) gemeldet. Ein nach direkten Kosten gruppierter Bericht stimmt deshalb ohne Zuordnung nicht Zeile für Zeile mit der Steuererklärung überein. Welche Auftragnehmer Form 1099-NEC erhalten, steht in Welche Auftragnehmer bekommen ein Steuerformular.

Ändert es meinen steuerpflichtigen Gewinn, ob Kosten über oder unter dem Rohgewinn stehen?

Nicht von selbst. Der Nettogewinn ist der Rohgewinn abzüglich der Ausgaben. Eine Ausgabe, die einmal gezählt wird, senkt den Nettogewinn deshalb um denselben Betrag, wo auch immer sie in der GuV steht. Die Gruppierung ändert nur die Zeilen für Rohgewinn und Marge.

Drei Dinge können ein Ergebnis dennoch ändern:

• Waren, die Sie weiterverkaufen. Ihre Kosten sind Wareneinsatz, und das Jahr des Abzugs hängt davon ab, wie der Warenbestand behandelt wird (26 CFR 1.471-1; Publication 538).
• Eine Ausgabe an zwei Stellen. Wenn Sie eine Ausgabe sowohl im Wareneinsatz als auch als Aufwand zählen, ziehen Sie sie zweimal ab.
• Eine Steuer, die vom Umsatz abzüglich zulässiger Kosten ausgeht. Die Franchise Tax in Texas ist das übliche Beispiel: Sie lässt Wareneinsatz nur für Waren zu, nicht für Dienstleistungen.

Die Arbeit eines Dienstleistungsunternehmens in der Steuererklärung in den Wareneinsatz zu verschieben, ist in der Regel nicht gedeckt: Publication 334 bindet Arbeit im Wareneinsatz an Fertigung und Bergbau. Ein Unternehmen oberhalb der Grenze für Steuerpflichtige mit kleinem Unternehmen, das Vermögen herstellt oder weiterverkauft, muss nach den Einbeziehungsregeln (Uniform Capitalization) unter Umständen mehr Kosten in den Warenbestand einbeziehen (Form 1125-A).

Beeinflusst der Wareneinsatz die Franchise Tax in Texas, Kreditgeber oder Investoren?

Für die Franchise Tax in Texas schafft die Gruppierung von Kosten als Wareneinsatz in der Buchhaltung keinen Abzug. Texas lässt Wareneinsatz nur für eine steuerpflichtige Einheit zu, die im gewöhnlichen Geschäftsgang unbewegliches oder bewegliches Sachvermögen verkauft, und eine Dienstleistung ist kein bewegliches Sachvermögen (Tax Code 171.1012; Häufige Fragen des Comptroller). Ein Dienstleistungsunternehmen vergleicht stattdessen die anderen Methoden zur Berechnung der Marge, etwa den Abzug für Vergütungen (Tax Code 171.101).

Bei einem Verkauf, der Waren und Dienstleistungen mischt, zählen nur die Kosten der Waren. Das Beispiel des Comptroller ist ein Ölwechsel: Filter und Öl zählen, die Arbeit nicht. Ob Ihre Einheit die Steuer schuldet, steht in Franchise Tax in Texas. Die Berechnung und die abweichende Regel für Auftragnehmer, die an unbeweglichem Vermögen arbeiten, stehen in Abzüge bei der Franchise Tax in Texas.

Ein Kreditgeber, Investor oder Käufer, der Ihre GuV liest, kann die Bruttomarge mit seiner eigenen Liste von Kosten neu berechnen. Fragen Sie, welche Kosten er zählt, bevor Sie den Bericht aufbauen, und führen Sie die Zuordnung von Ihren Konten zur Steuererklärung weiter. Anfragen von Kreditgebern behandeln Einkommen gegenüber einem Kreditgeber nachweisen und Finanzabschlüsse für einen Bankkredit.

Wie richte ich die Gewinn- und Verlustrechnung ein, damit Margen sichtbar werden?

Setzen Sie zuerst den Umsatz, dann eine Gruppe für direkte Kosten, dann den Rohgewinn und danach alles andere. Der Aufbau:

Wenn Sie neben Dienstleistungen auch Waren verkaufen, führen Sie die Kosten der Waren auf einer eigenen Zeile innerhalb der Gruppe der direkten Kosten. So passen sie zum Wareneinsatz in der Steuererklärung, und Helfer und Subunternehmer bleiben getrennt.

Danach:

1. Geben Sie der Gruppe der direkten Kosten einen eigenen Abschnitt im Kontenplan, mit einem Konto für jede Art direkter Kosten.
2. Versehen Sie jede Rechnung oder Zahlung mit dem Auftrag oder Kunden, wenn Ihre Software das Feld hat.
3. Erstellen Sie einen zweiten Bericht, gruppiert nach Zeilen der Steuererklärung, für die Person, die die Steuererklärung erstellt.

Hat mein Buchhalter einen Fehler gemacht, wenn meine GuV keinen Wareneinsatz oder alle Kosten als Wareneinsatz zeigt?

In beiden Fällen nicht unbedingt. Ein Unternehmen, das keine Waren verkauft, hat in der Regel keinen Wareneinsatz. Wenn alle Kosten im Wareneinsatz stehen, ist das eine Gruppierung, die Rohgewinn und Nettogewinn fast gleich machen und Gemeinkosten verbergen kann. Prüfen Sie diese Punkte:

Wie Sie die Arbeit eines Buchhalters prüfen, steht in Die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen, und weitere Ursachen einer falschen GuV stehen in Eine Gewinn- und Verlustrechnung, die falsch aussieht.

Beispiel

Diese Beispiele nutzen US-Dollar und gerundete, anschauliche Zahlen.

Ein Klempner, der Teile berechnet

Ein Klempner stellt $260.000 in Rechnung: $200.000 für Arbeit und $60.000 für Teile. Die Teile kosten $40.000. Ein Helfer verdient $50.000, und ein Subunternehmer erhält $20.000. Die übrigen Kosten betragen $30.000.

Führt er einen Warenbestand, meldet er die Teile in Teil III. Der Wareneinsatz beträgt dann $40.000, nur die Teile, und der Rohgewinn $220.000. Ist er ein Steuerpflichtiger mit kleinem Unternehmen und führt keinen Warenbestand, sind die Teile trotzdem Wareneinsatz, erfasst, wenn sie an Kunden gehen, und nicht vor dem Jahr, in dem die Kosten gezahlt werden oder entstehen. In beiden Fällen steht der Helfer in Zeile 26, der Subunternehmer in Zeile 11, und der Nettogewinn beträgt $120.000, wenn er die Teile bezahlt und im Jahr ganz verbraucht hat. In der Buchhaltung sind die direkten Kosten die Teile, der Helfer und der Subunternehmer mit zusammen $110.000, der Rohgewinn beträgt also $150.000. Der Nettogewinn ist ebenfalls $120.000. Nur die Zeile für den Rohgewinn unterscheidet sich.

Eine Speditions-LLC ohne Handelsware

Eine Speditions-LLC, die als S Corporation besteuert wird, nimmt $500.000 ein. Kraftstoff kostet $120.000, Fahrerlöhne betragen $150.000, und die übrigen Kosten, einschließlich der Officer-Vergütung des Eigentümers, belaufen sich auf $80.000. Sie verkauft keine Waren, deshalb gibt es kein Form 1125-A. In Form 1120-S stehen die Fahrerlöhne in Zeile 8, die Officer-Vergütung steht in Zeile 7, und Form 1125-E wird beigelegt, weil die Gesamteinnahmen $500.000 erreichen; der Kraftstoff steht in den sonstigen Abzügen. Der Buchhalter fasst Kraftstoff und Fahrerlöhne als direkte Kosten zusammen und zeigt einen Rohgewinn von $230.000, eine Marge von 46 %. Der Nettogewinn beträgt $150.000 in der GuV und in der Steuererklärung.

Eine Marketingagentur und ihre selbstständigen Auftragnehmer

Eine Agentur hat $400.000 Umsatz und zahlt selbstständigen Auftragnehmern $120.000. Als direkte Kosten gruppiert, beträgt der Rohgewinn $280.000, eine Marge von 70 %. In den Betriebsausgaben belassen, entspricht der Rohgewinn dem Umsatz, eine Marge von 100 %, die keine Kostenstruktur zeigt. In Schedule C meldet die Steuererklärung die selbstständigen Auftragnehmer als Fremdleistungen (Zeile 11); eine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft führt sie unter den sonstigen Abzügen. Der Nettogewinn ändert sich in keinem Fall.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Marge Ihrer GuV passt nicht zur Steuererklärung, ein Kreditgeber oder Investor braucht die Bruttomarge, oder Sie können nicht sagen, welche Ihrer Kosten direkt sind: Welche Konten direkt sind und wie jedes einer Zeile der Steuererklärung zugeordnet wird, muss anhand Ihrer letzten Steuererklärung geklärt werden. Beginnen Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Buchhaltung ist im Rückstand oder stammt von einem Buchhalter, dem Sie nicht trauen: siehe Überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Frühere Steuererklärungen zeigen Wareneinsatz für ein Unternehmen ohne Waren oder keinen Warenbestand für eines, das weiterverkauft: siehe Fehlenden Warenbestand in früheren Steuererklärungen korrigieren und, für die Buchhaltung ab jetzt, Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie verkaufen Produkte oder Teile weiter: nutzen Sie Wareneinsatz in Schedule C und Warenbestand oder Verbrauchsmaterial für kleine Verkäufer.
• Sie sind Bauunternehmer mit Aufträgen und Abrechnung nach Baufortschritt: siehe Auftragskalkulation im Bau.
• Sie führen ein Restaurant: siehe Gewinn- und Verlustrechnung eines Restaurants.
• Sie führen ein Software-Unternehmen oder Start-up, und Investoren lesen Ihre Bruttomarge: siehe Kontenplan für ein Start-up.
• Sie besitzen eine LLC, Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft in Texas: ob die Steuer gilt und welcher Abzug passt, steht in Franchise Tax in Texas und Abzüge bei der Franchise Tax in Texas.
• Sie bezahlen selbstständige Auftragnehmer oder Auftragnehmer außerhalb der USA: siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen und Unterlagen für die Bezahlung von Auftragnehmern im Ausland.
• Ihr Form 1099 zeigt den vollen Auftragsbetrag, oder Ihre Auftragnehmer sind vielleicht in Wahrheit Arbeitnehmer: siehe Weitergabe von Zahlungen an Subunternehmer in Schedule C und Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.