Sales Tax buchen: Einnahme, Aufwand oder Verbindlichkeit?

Ist erhobene Sales Tax eine Einnahme?

Erhobene Sales Tax ist keine Einnahme, wenn ein Bundesstaat oder eine Gemeinde sie dem Käufer auferlegt und Sie sie erheben und abführen müssen. IRS Publication 334 sagt, dass diese Steuer keine Einnahme ist, nicht in die Bruttoeinnahmen und den Umsatz gehört und nicht abgezogen werden kann. Sie läuft durch Ihre Buchhaltung: Beim Verkauf buchen Sie sie als Verbindlichkeit, also als Geld, das Sie dem Bundesstaat schulden, und lösen diese Verbindlichkeit bei der Zahlung auf.

Prüfen Sie drei Dinge, bevor Sie sich auf diese Regel verlassen:

• Wen die Steuer trifft. Publication 334 behandelt eine Steuer, die Sie als Verkäufer trifft, anders, und einige Bundesstaaten wie New Mexico und Kalifornien formulieren ihre Steuer so, dass sie möglicherweise den Verkäufer trifft. Siehe den Abschnitt unten zu Steuern, die den Verkäufer treffen.
• Wie frühere Buchungen gemacht wurden. Wurden Zahlungen an den Bundesstaat als Aufwand gebucht oder erhobene Steuer als Umsatz, kann die Gewinn- und Verlustrechnung seither in jedem Jahr falsch sein, und eine aus diesen Büchern erstellte Einkommensteuererklärung womöglich auch. Dauert das ein Jahr oder länger, lesen Sie den Abschnitt zur Korrektur und „Anders in Ihrem Fall?“ unten.
• Was die Steuer für Sie bucht. Eine Sales-Tax-Funktion kann die Steuer von selbst auf eine Verbindlichkeit buchen, eine Zeile des Bankfeeds oder eine Handbuchung vielleicht nicht. Öffnen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung: Sie sollte keine Zeile für von Kunden erhobene Steuer zeigen. Die Bilanz sollte die berechnete und noch nicht gezahlte Steuer auf einem Konto für zu zahlende Sales Tax führen.

Die Regel gilt für Steuer, die Sie erheben mussten. Zu Unrecht berechnete Steuer oder Steuer, die Sie nicht erheben mussten, deckt dieser Satz in Publication 334 nicht ab; ein Fachmann sollte klären, wie sie gebucht und gemeldet wird.

Sammeln Sie die eingereichten Sales-Tax-Erklärungen, die Zahlungsbestätigungen, die Einzelposten der zu zahlenden Sales Tax nach Zeitraum und die Gewinn- und Verlustrechnung für jedes betroffene Jahr.

Ein Betrag aus Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) kann Sales Tax enthalten und muss daher nicht Ihren Einnahmen entsprechen (Publication 334). Siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen.

Wie lautet der Buchungssatz für Sales Tax bei einem Verkauf?

Buchen Sie den Preis als Umsatz und die Steuer als Verbindlichkeit. Buchen Sie im Soll Bank/Kasse oder Forderungen über den vollen Betrag, den der Kunde schuldet, im Haben Umsatz über den Preis und im Haben zu zahlende Sales Tax über die Steuer.

Weisen Sie die Steuer auf der Rechnung in einer eigenen Zeile aus. New York verlangt, dass die Steuer auf jedem Beleg und jeder Rechnung für einen Kunden getrennt ausgewiesen wird. Texas verlangt das ebenfalls, außer Sie geben eine schriftliche Erklärung ab, dass die Steuer im Preis enthalten ist, und hängen ein entsprechendes Schild aus. Enthält ein Preis die Steuer, gibt Texas die Aufteilung vor: Der Verkaufspreis ist der Gesamtbetrag geteilt durch eins plus Steuersatz, der Rest ist Steuer.

New York zum Beispiel verlangt, dass ein Verkäufer die Steuer für den Zeitraum des Verkaufs meldet, ob der Kunde gezahlt hat oder nicht, auch wenn die Buchführung nach Zahlungseingang erfolgt; ausgenommen ist eine Option, erst bei Zahlungseingang zu melden, für Lieferanten von Baumaterial, die ein gesondertes Bulletin regelt (Publication 750, Ausgabe 11/15). Wo das gilt, zeigt eine Buchführung nach Zahlungseingang eine andere zu zahlende Sales Tax als die Erklärung. Siehe eine zu zahlende Sales Tax, die nicht zur Erklärung passt.

Soll ich Sales Tax jedes Mal als Aufwand erfassen, wenn ich an den Bundesstaat zahle?

Nein, nicht bei Steuer, die Sie von Kunden erhoben haben. Die Zahlung an den Bundesstaat löst die Verbindlichkeit auf: im Soll zu zahlende Sales Tax, im Haben Bank/Kasse. Die Gewinn- und Verlustrechnung bleibt unberührt, weil die Steuer nie in sie eingegangen ist.

Achten Sie auf den Bankfeed: Die Abbuchung des Bundesstaates kommt als Zeile an, die als „Steuern“ oder „Sales-Tax-Aufwand“ kategorisiert werden kann. Ordnen Sie sie stattdessen der Verbindlichkeit zu. Hat Ihre Buchhaltungssoftware eine Sales-Tax-Funktion, bucht sie die Steuer möglicherweise für Sie auf eine Verbindlichkeit: Erfassen Sie die Zahlung dort oder ordnen Sie die Bankzeile der dadurch angelegten Verbindlichkeit zu.

Eine Zahlung kann weitere Posten bündeln: Use Tax, einen Zuschlag oder Zinsen. Buchen Sie jeden auf sein eigenes Konto und lassen Sie nur die Sales Tax in der Verbindlichkeit. Wie oft Erklärungen und Zahlungen fällig sind, steht unter Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Warum überhöht es meine Kosten, Sales Tax als Aufwand zu buchen?

Weil die Steuer, die Sie weitergeben, nie Ihre Kosten war. Publication 334 sagt, dass Sie Sales Tax, die den Käufer trifft und die Sie erheben und abführen müssen, nicht abziehen. Eine Aufwandsbuchung fügt Kosten hinzu, die es nicht gibt, und eine Verbindlichkeit, die Sie beim Erheben der Steuer aufgebaut haben, wird nie aufgelöst.

Wurde aus diesen Büchern eine Einkommensteuererklärung erstellt, kann sie dieselben Fehler enthalten: einen Abzug, den Publication 334 nicht zulässt, Bruttoeinnahmen einschließlich der Steuer oder beides. Was zutrifft, hängt davon ab, wie die Steuer in jedem Jahr gebucht wurde.

Wie buche ich Sales Tax, die ich auf Einkäufe zahle?

Sales Tax, die Sie auf einen Kauf zahlen, ist Teil dessen, was Sie dafür bezahlt haben, und kein gesonderter Sales-Tax-Aufwand. Publication 334 sagt, Sales Tax auf eine Dienstleistung oder auf den Kauf oder die Nutzung von Vermögen als Teil der Kosten zu behandeln.

Zu Steuer auf Waren siehe Einstandskosten im Wareneinsatz. Ob Ausrüstung als Aufwand gebucht oder abgeschrieben wird, lesen Sie unter Ausrüstung im ersten Jahr abschreiben. Hat ein Lieferant Steuer auf Waren berechnet, die Sie zum Weiterverkauf gekauft haben, siehe Wiederverkaufsbescheinigungen und Erstattung von Sales Tax.

Was gilt, wenn mich eine Steuer als Verkäufer trifft, etwa eine Steuer auf Bruttoeinnahmen (Gross Receipts Tax)?

Eine Steuer, die Sie und nicht Ihren Kunden trifft, gehört in Ihre Bruttoeinnahmen, wenn Sie sie vom Käufer erheben. Publication 334 sagt, dass Sie Beträge, die Sie als Sales Tax der Bundesstaaten und Gemeinden erheben, die Sie als Verkäufer treffen, in die Bruttoeinnahmen aufnehmen müssen. Für einen Einzelunternehmer mit Schedule C erlaubt dieselbe Publikation einen Abzug für eine Steuer des Bundesstaates auf Bruttoeinkünfte, im Unterschied zu Nettoeinkünften, die dem Unternehmen unmittelbar zuzurechnen ist. Sie äußert sich nur zu Schedule-C-Einreichern; wie eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft die Steuer meldet, entscheidet ihr Ersteller der Steuererklärung.

New Mexico ist ein Beispiel. Die Gross Receipts Tax des Bundesstaates trifft Unternehmen, und ein Unternehmen darf sie an den Käufer weitergeben; tut es das, muss der Betrag auf der Rechnung getrennt ausgewiesen werden (New Mexico Taxation and Revenue). In der Buchhaltung geht der erhobene Betrag in der Regel in den Umsatz, und die Steuer ist ein Geschäftsaufwand, der bei Fälligkeit über eine Verbindlichkeit bis zur Zahlung gebucht wird. Den erhobenen Betrag aus dem Umsatz herauszuhalten, würde Publication 334 nicht folgen.

Die Bundesstaaten formulieren das unterschiedlich. Der Leitfaden zur Seller's Permit in Kalifornien sagt, dass der Verkäufer für die Zahlung der Steuer verantwortlich ist und vom Kunden eine Erstattung erhalten darf (CDTFA Publication 73). Publication 334 nennt keine Bundesstaaten und sagt daher nicht, auf welche Seite ihrer Linie die Steuer eines bestimmten Bundesstaates fällt. Das richtet sich nach dem Recht des Bundesstaates und Ihren Tatsachen. Erheben Sie in einem Bundesstaat, der sie als Steuer des Verkäufers formuliert, klären Sie die Behandlung mit einem Ersteller der Steuererklärung, bevor Sie sie so oder so buchen.

Wie buche ich Use Tax, wenn der Verkäufer keine Steuer berechnet hat?

Use Tax (US-Steuer auf die Nutzung nicht beim Kauf besteuerter Waren oder Dienstleistungen) schuldet der Käufer, wenn steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen in einem Bundesstaat genutzt werden, der Verkäufer dort keine Steuer berechnet hat und keine Befreiung gilt. Schlagen Sie sie auf die Kosten des Kaufs und auf ein Konto für zu zahlende Use Tax, bis Sie sie melden.

Texas sagt, ein Käufer schuldet Use Tax auf steuerpflichtige Artikel, die in Texas gelagert, genutzt oder verbraucht werden und von einem Verkäufer stammen, der keine texanische Steuer berechnet, außer eine Befreiung gilt; die Anleitung zur Erklärung nimmt Warenbestand aus, der ausschließlich zum Weiterverkauf gehalten wird. New York verlangt, dass ein Unternehmen, das für Sales Tax registriert ist oder registriert sein muss, Use Tax in seiner Sales-and-Use-Tax-Erklärung meldet. Andere Bundesstaaten unterscheiden sich.

Zahlen Sie mit der Erklärung, buchen Sie im Soll zu zahlende Use Tax und im Haben Bank/Kasse. Publication 334 behandelt Sales Tax auf „Kauf oder Nutzung“ von Vermögen als Teil der Kosten. Use Tax nennt sie nicht; bestätigen Sie daher mit Ihrem Ersteller der Steuererklärung, dass Use Tax dieselbe Kostenbehandlung erhält, wie die Buchung oben annimmt. Welche Käufe sie auslösen und wie sie gemeldet wird, steht unter Use Tax auf geschäftliche Einkäufe.

Wohin gehört ein Abschlag für fristgerechte Einreichung oder eine Gutschrift für Verkäufer?

Buchen Sie ihn auf ein eigenes Konto, getrennt vom Umsatz und von der Verbindlichkeit. Manche Bundesstaaten lassen einen Verkäufer einen kleinen Teil der erhobenen Steuer behalten, wenn er fristgerecht einreicht und zahlt. Er verringert das Geld, das Sie überweisen, sodass die Verbindlichkeit einen Habensaldo behält, der nie aufgelöst wird, wenn Sie die Differenz nicht auf einem eigenen Konto buchen.

Die Regeln unterscheiden sich je nach Bundesstaat; prüfen Sie in der Anleitung zur Erklärung Ihres Bundesstaates, ob er einen gewährt. Texas gewährt Vorauszahlern außerdem einen größeren Abschlag, den eine zu zahlende Sales Tax, die nicht zur Erklärung passt behandelt. Lösen Sie die Verbindlichkeit über die volle fällige Steuer auf und buchen Sie den behaltenen Betrag auf ein eigenes Konto, nicht in den Umsatz. Für einen Schedule-C-Einreicher sagt die IRS-Anleitung: Erlaubt der Bundesstaat Ihnen, einen Teil der erhobenen Sales Tax zu behalten, müssen Sie diesen Betrag in Zeile 6 als Einkünfte angeben (Anleitung zu Schedule C). Bei einer Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft oder bei einem Abschlag, der an die Use Tax auf eigene Einkäufe geknüpft ist, fragen Sie Ihren Ersteller der Steuererklärung, wie er gemeldet wird.

Was ist der Saldo der zu zahlenden Sales Tax, und wessen Geld ist das?

Der Saldo ist die Sales Tax, die Sie als geschuldet erfasst, aber noch nicht an den Bundesstaat gezahlt haben. Trifft die Steuer den Käufer, ist es das Geld des Bundesstaates, das Sie halten, nicht Ihres. New York sagt, ein registrierter Verkäufer sei Treuhänder für den Bundesstaat und müsse die fällige Steuer abführen, auch Steuer, die auf Verkäufe des Zeitraums noch nicht erhoben wurde. Für eine Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft ergänzt es, dass bestimmte Eigentümer, Officers (Führungskräfte), Direktoren, Arbeitnehmer, Gesellschafter und Mitglieder, sogenannte verantwortliche Personen (Responsible Persons), persönlich für die Steuer des Unternehmens haften können (Publication 750). Texas sagt, der Verkäufer sei für Erhebung und Zahlung des richtigen Betrags verantwortlich (Texas Comptroller).

In der Bilanz ist der Saldo eine kurzfristige Verbindlichkeit und kein Bargeld, das frei für Löhne oder den Eigentümer wäre. Nach Zahlung jeder Erklärung sollte der Saldo nur Steuer auf Verkäufe seit dem abgedeckten Zeitraum enthalten, einschließlich Steuer auf unbezahlte Rechnungen, wo der Bundesstaat verlangt, einen Verkauf für den Zeitraum zu melden, in dem er stattfand. Enthält er mehr oder weniger, oder hat ein Kunde eine Rechnung nie bezahlt, auf die Sie Steuer berechnet haben, siehe eine zu zahlende Sales Tax, die nicht zur Erklärung passt. Wer in jedem Bundesstaat für nicht gezahlte Steuer haftet und wie weit zurück ein Bundesstaat festsetzen kann, steht unter Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Wie korrigiere ich Sales Tax, die in früheren Jahren als Aufwand oder Einnahme gebucht wurde?

Buchen Sie jede Periode um, sodass die Steuer über die Verbindlichkeit läuft, und vergleichen Sie die Verbindlichkeit dann mit den eingereichten Erklärungen. Diese Schritte gelten für Steuer, die den Käufer trifft; eine Steuer, die Sie als Verkäufer trifft, bleibt im Umsatz und bleibt Aufwand.

1. Listen Sie jeden Zeitraum auf. Sammeln Sie für jeden die eingereichte Sales-Tax-Erklärung, die darin fällige Steuer und die Zahlungsbestätigung.
2. Ziehen Sie die Einzelposten des Verbindlichkeitskontos sowie jedes Ertrags- oder Aufwandskontos, das Sales Tax aufgenommen hat.
3. Teilen Sie jede als Aufwand gebuchte Zahlung zuerst auf. Nur die von Kunden erhobene Sales Tax wird umgebucht: im Soll zu zahlende Sales Tax, im Haben das Aufwandskonto. Use Tax, Zuschlag und Zinsen gehen jeweils auf ein eigenes Konto; wie ein Zuschlag oder Zinsen gemeldet werden, entscheidet ein Ersteller der Steuererklärung.
4. Buchen Sie für jeden Zeitraum, in dem erhobene Steuer als Umsatz gebucht wurde, im Soll Umsatz und im Haben zu zahlende Sales Tax.
5. Vergleichen Sie die Verbindlichkeit mit den Erklärungen. Sie sollte der Steuer auf noch nicht bezahlte Verkäufe entsprechen, einschließlich Steuer auf unbezahlte Rechnungen, wo der Bundesstaat einen Verkauf zum Zeitpunkt des Verkaufs meldet. Abweichungen gehören in den Ratgeber zur Abweichung.
6. Prüfen Sie Use Tax und jeden Abschlag oder jede Gutschrift gesondert, wie oben.

Diese Schritte ändern Ihre Buchhaltung, nicht das, was Sie beim Bundesstaat eingereicht haben. Eine Korrektur, die ein Jahr berührt, das schon für eine Einkommensteuererklärung verwendet wurde, wirft zwei Fragen auf: ob Sie dieses Jahr neu darstellen oder die laufende Periode anpassen, und ob die eingereichte Erklärung geändert werden muss. Die Antworten hängen davon ab, was die Erklärung gemeldet hat, und keine ist eine Entscheidung der Buchhaltung.

Beispiel

Alle Beträge sind in US-Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Ein Verkauf und seine Zahlung

Ein Unternehmen verkauft Waren für $1.000 und berechnet 8 % Sales Tax, sodass der Kunde $1.080 zahlt. Die Buchung hat im Soll Bank/Kasse mit $1.080, im Haben Umsatz mit $1.000 und im Haben zu zahlende Sales Tax mit $80. Die Zahlung von $80 an den Bundesstaat hat im Soll zu zahlende Sales Tax und im Haben Bank/Kasse. Der Umsatz beträgt $1.000, die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt keine Steuer, und die Verbindlichkeit ist wieder bei null.

Ausrüstung und unbesteuertes Material

Eine Maschine kostet $5.000 plus $400 Sales Tax. Sie wird mit $5.400 erfasst, der Basis für die Abschreibung. Dasselbe Unternehmen kauft online Material für $2.000 und bekommt keine Steuer berechnet. Bei einem beispielhaften Use-Tax-Satz von 6 % schuldet es $120. Es bucht im Soll Material $2.120, im Haben Bank/Kasse $2.000 und im Haben zu zahlende Use Tax $120, und meldet die Use Tax dann in seiner Sales-Tax-Erklärung.

Zwei Jahre mit Zahlungen als Aufwand gebucht

Ein Unternehmen erhebt jedes Jahr 8 % auf $100.000 steuerpflichtige Umsätze, also $8.000 im Jahr, und zahlt in jedem dieser Jahre $8.000 an den Bundesstaat. Es bucht die Steuer in die Verbindlichkeit, aber jede Zahlung an den Bundesstaat als Aufwand.

• Jahr 1: Der Aufwand ist um $8.000 zu hoch, der Gewinn um $8.000 zu niedrig, und die Verbindlichkeit zeigt $8.000, obwohl der Bundesstaat bezahlt wurde.
• Jahr 2: dasselbe noch einmal. Der Aufwand ist um $8.000 zu hoch, und die Verbindlichkeit zeigt $16.000.

Die Korrektur bucht in jedem Jahr $8.000 im Soll auf die zu zahlende Sales Tax und im Haben auf das Aufwandskonto, was die Verbindlichkeit auf null bringt. Haben die eingereichten Erklärungen diesen Aufwand abgezogen, folgt die Frage, ob sie geändert werden müssen.

Anders in Ihrem Fall?

• Zahlungen als Aufwand oder erhobene Steuer als Umsatz gebucht, seit einem Jahr oder länger, und eine aus diesen Büchern erstellte Einkommensteuererklärung: Gewinn- und Verlustrechnung und Erklärung können beide falsch sein. Ein Fachmann kann klären, welche Jahre korrigiert werden müssen und ob sich die Erklärungen ändern. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung und Bereinigung oder Neustart der Buchhaltung, wie eine Bereinigung abgegrenzt wird.
• Sie erheben in einem Bundesstaat, der seine Steuer als Steuer des Verkäufers formuliert, etwa New Mexico oder Kalifornien: Die obigen Buchungen passen womöglich nicht; wie der erhobene Betrag und die Steuer gebucht werden, hängt vom Recht des Bundesstaates und Ihren Tatsachen ab. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Die zu zahlende Sales Tax passt nicht zur Erklärung: siehe eine zu zahlende Sales Tax, die nicht zur Erklärung passt.
• Ein Marktplatz hat die Steuer erhoben, oder Sie stimmen Auszahlungen ab: siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen.
• Kartenzahlungen kommen nach Abzug von Gebühren und Trinkgeldern an: siehe Karteneingänge in der Buchhaltung.
• Sie führen ein Restaurant oder nutzen ein POS-System: siehe Sales Tax im Restaurant und Kassenabstimmung.
• Sie hätten Steuer erheben müssen und haben es nicht getan, erhobene Steuer nie abgeführt oder Steuer erhoben, die Sie nicht erheben mussten: Dem Bundesstaat steht womöglich mehr zu, als die Buchhaltung zeigt. Siehe Nicht erhobene Sales Tax nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind unsicher, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst führen sollen: siehe Buchhaltung selbst führen oder einen Buchhalter einstellen.