Nicht erhobene Sales Tax nachholen: So gehen Sie vor

Was passiert, wenn ich Sales Tax nicht erhoben habe, die ich hätte erheben müssen?

Hatte ein Verkäufer die Pflicht zur Erhebung, kann er dem Bundesstaat die Steuer auf steuerpflichtige Verkäufe schulden, auch wenn seine Rechnungen keine Steuer auswiesen. Für verspätete Zeiträume können außerdem Strafzuschläge und Zinsen anfallen. Texas erklärt, dass der Verkäufer für den richtigen Steuerbetrag verantwortlich ist. Jeder Bundesstaat wendet eigene Regeln an.

Gehen Sie Bundesstaat für Bundesstaat vor. Klären Sie, ab wann die Erhebung vorgeschrieben war, und trennen Sie eigene steuerpflichtige Verkäufe von Marktplatzverkäufen und bereits erhobener Steuer. Prüfen Sie dann, ob eine Offenlegung möglich ist, bevor Sie das Unternehmen nennen, sich registrieren oder Erklärungen für frühere Zeiträume einreichen. Halten Sie die Reihenfolge des jeweiligen Bundesstaats ein, um vergangene Steuern und laufende Verkäufe zu regeln. Nutzen Sie veröffentlichte Anleitungen oder, wo möglich, eine anonyme Anfrage (Texas; California). Zur Frage nach dem ersten Datum lesen Sie wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Wer zahlt die Steuer, die ich nie erhoben habe: ich oder meine Kunden?

Der Verkäufer muss unter Umständen an den Bundesstaat zahlen, auch wenn er die Steuer von seinen Kunden nicht zurückholen kann. In Texas muss der Verkäufer die richtige Steuer erheben und abführen. Ein Käufer, dem keine Steuer berechnet wurde, kann davon getrennt Use Tax schulden (Texas: Erhebung der Sales Tax; Texas: Use Tax). Eine mögliche Use-Tax-Pflicht des Käufers ist kein sicherer Grund, die versäumten Zeiträume des Verkäufers ungeklärt zu lassen.

Ob ein Verkäufer für einen früheren Verkauf eine Erstattung verlangen kann, hängt von den Regeln des Bundesstaats und den Verkaufsbedingungen ab. Bewahren Sie die Originalrechnungen und Zahlungsbelege auf. Behandeln Sie einen nicht berechneten Betrag nicht als bereits erhobene Steuer.

Wie weit kann ein Bundesstaat zurückgehen und Zahlung verlangen?

Es gibt keine bundesweite Rückblickfrist. Ist keine Erklärung eingereicht worden, können auch ältere Zeiträume offen bleiben: New York erklärt, dass die übliche Frist für Steuerfestsetzungen für einen Zeitraum ohne Erklärung nicht gilt. Eine Vereinbarung zur freiwilligen Offenlegung kann die geschuldeten Zeiträume begrenzen. Das Use-Tax-Programm von California für Verkäufer außerhalb des Bundesstaats begrenzt die Festsetzung beispielsweise auf drei Jahre, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Ohne das Programm gilt für diesen Fall eine Frist von acht Jahren (California CDTFA). Das ist keine Frist für andere Bundesstaaten oder andere Steuerarten.

Schätzen Sie Ihr Risiko nicht, indem Sie eine angenommene Zahl von Jahren zurückrechnen. Erstellen Sie die Verkaufshistorie ab dem ersten möglichen Erhebungsdatum. Vergleichen Sie sie dann mit den Festsetzungsregeln des Bundesstaats und mit einem schriftlichen Angebot zur Offenlegung. Die Multistate Tax Commission erklärt, dass die Bundesstaaten ihre Rückblickzeiträume und Methoden selbst festlegen.

Was ist eine Vereinbarung zur freiwilligen Offenlegung bei der Sales Tax, und erfülle ich die Voraussetzungen?

Eine Vereinbarung zur freiwilligen Offenlegung (Voluntary Disclosure Agreement, VDA) ist eine schriftliche Absprache. Sie meldet und zahlt die Steuer für bestimmte frühere Zeiträume nach, regelt bei Bedarf die Registrierung und verpflichtet zur künftigen Einhaltung der Vorschriften. Im Gegenzug kann ein Bundesstaat ältere Zeiträume begrenzen und einige Strafzuschläge erlassen. Zinsen sind in der Regel weiterhin fällig, sofern der Bundesstaat nicht ausdrücklich darauf verzichtet (Multistate Tax Commission).

Die Voraussetzungen hängen vom Bundesstaat, von der Steuerart, von früheren Kontakten und von Ihrer Erklärungshistorie ab. Texas verlangt in der Regel, dass der Comptroller das Unternehmen noch nicht wegen der Steuerschuld kontaktiert oder ihm keine Prüfung angekündigt hat (Texas-Programm). Das Use-Tax-Programm von California für Verkäufer außerhalb des Bundesstaats setzt einen Verkäufer außerhalb des Bundesstaats ohne frühere Registrierung bei der CDTFA voraus. Es schließt Fälle der California Sales Tax sowie alle aus, die eine Verkäufergenehmigung (seller's permit) besitzen oder besaßen. Das Versäumnis muss auf einem nachvollziehbaren Grund beruhen, nicht auf Fahrlässigkeit oder Steuerhinterziehungsabsicht (California-Programm). New York schließt unter anderem Steuerpflichtige aus, bei denen die offengelegte Steuer und die betroffenen Zeiträume bereits geprüft werden oder denen die überfällige Steuer bereits in Rechnung gestellt wurde (New-York-Programm).

Soll ich mich zuerst registrieren oder zuerst die freiwillige Offenlegung beantragen?

Prüfen Sie die Reihenfolge des Bundesstaats, bevor Sie sich registrieren, zahlen oder alte Erklärungen einreichen. Eine frühere Registrierung oder ein früherer Kontakt kann den Weg zur VDA versperren. Das Programm von California für Verkäufer außerhalb des Bundesstaats verlangt ausdrücklich eine neue freiwillige Registrierung und danach innerhalb von 30 Tagen das unterschriebene Form CDTFA-38. Das Formular enthält auch einen Antrag auf Erlass von Strafzuschlägen. New York weist Antragsteller an, auf das Annahmeschreiben und die Vereinbarung zu warten, bevor sie die vom Antrag erfassten Erklärungen einreichen (New York Tax Department).

Fehlen möglicherweise auch Einkommen- oder Franchise-Tax-Erklärungen für California, prüfen Sie das separate Programm des Franchise Tax Board, bevor Sie sich beim Secretary of State registrieren. Diese Registrierung schließt das Programm zur freiwilligen Offenlegung aus. Sie ist von der Registrierung bei der CDTFA getrennt.

Bei einem Antrag für mehrere Bundesstaaten wertet die Multistate Tax Commission eine frühere Erklärung, eine Zahlung oder eine Anfrage eines Bundesstaats zur Steuerart als früheren Kontakt. Ihr Verfahren sieht die Vereinbarung vor der erforderlichen Registrierung und den Nacherklärungen vor. Prüfen Sie das Programm des Bundesstaats, bevor Sie einen Schritt unternehmen, der das Unternehmen erkennbar macht.

Kann ich den Antrag stellen, ohne meinen Firmennamen zu nennen?

Manchmal. Texas erlaubt einem Unternehmensvertreter, die erste Anfrage für eine herkömmliche VDA zu stellen, ohne das Unternehmen zu nennen. Der Name wird nach der vorläufigen Zustimmung und der Rücksendung der unterschriebenen Vereinbarung offengelegt. Nachdem beide Seiten unterschrieben haben, sind Steuerdaten und Zahlung nach der Vereinbarung innerhalb von 60 Tagen fällig (Texas Comptroller). California bietet eine anonyme schriftliche Auskunft an, ob die genannten Tatsachen die Voraussetzungen zu erfüllen scheinen. Sie ist nicht der Antrag selbst (California CDTFA).

Über die Multistate Tax Commission sieht der Bundesstaat bis zur Unterzeichnung einer Vereinbarung nur eine Fallnummer. Die Kommission verlangt dennoch Kontaktdaten der Person, die den Antrag einreicht. Das Online-Programm von New York hat ein eigenes Verfahren. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Bundesstaat einen anonymen Antrag annimmt.

Was ist der Rückblickzeitraum, und werden Strafzuschläge und Zinsen erlassen?

Der Rückblickzeitraum umfasst die Erklärungszeiträume, für die die Vereinbarung Meldung und Zahlung verlangt, bei Bedarf einschließlich des laufenden Zeitraums. Die Erleichterung steht in der Vereinbarung des Bundesstaats. Sie ist kein pauschaler Erlass offener Steuern, Strafzuschläge oder Zinsen (Multistate Tax Commission).

Ich schulde mehreren Bundesstaaten Steuer: Gibt es einen gemeinsamen Antrag für alle?

Die Multistate Tax Commission bietet einen koordinierten Antrag für teilnehmende Bundesstaaten an. Jeder Bundesstaat entscheidet jedoch selbst über seine Vereinbarung und deren Bedingungen. Bundesstaaten außerhalb des Programms bearbeitet sie nicht, und der Verkäufer erledigt die Registrierung in jedem Bundesstaat weiterhin selbst. Einen Antrag für einen Bundesstaat bearbeitet sie nicht, wenn die nach bestem Wissen geschätzte Steuer für dessen Rückblickzeitraum unter $500 liegt (Multistate-Programm; Programm-FAQ). Berücksichtigen Sie bei der Bewertung des Angebots eines Bundesstaats alle betroffenen Steuerarten. Eine VDA zur Sales Tax regelt nicht automatisch eine Pflicht bei der Einkommensteuer oder Franchise Tax.

Die Registrierung über das Streamlined-Sales-Tax-System ist etwas anderes. Derzeit bietet nur Tennessee über dieses System eine Amnestie an. Die Bedingungen verlangen die Registrierung über das System, die Erhebung oder Zahlung in den betroffenen Vollmitgliedstaaten und die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften für mindestens 36 Monate. Bereits erhobene Steuer ist ausgenommen. Es ist keine bundesweite VDA.

Ich habe einen Nexus-Fragebogen erhalten: Was soll ich tun?

Lesen Sie das Schreiben für jede betroffene Steuer und notieren Sie die Antwortfrist. Stellen Sie die angeforderten Angaben zusammen: Tätigkeitsdaten, Standorte, Genehmigungen, Verkaufsunterlagen und Eigentumsverhältnisse. Beantworten Sie die Sachfragen dann anhand dieser Unterlagen rechtzeitig. Texas Form AP-114 ist zum Beispiel ein Nexus-Fragebogen zur Franchise Tax. Er fragt auch nach Genehmigungen und Eigentumsverhältnissen. Eine Anfrage kann die Berechtigung zur VDA für die betroffene Steuerart beenden (Multistate Tax Commission). Andere Steuern oder Bundesstaaten können weiterhin infrage kommen. Betrifft die Anfrage mehrere Steuern oder eine Prüfung, bringen Sie das Schreiben und die Unterlagen vor Ihrer Antwort zu einer Buchhaltungsprüfung.

Ändern Marktplatzverkäufe, was ich schulde?

Ja. Trennen Sie Verkäufe, bei denen ein Marktplatz die Steuer erhoben und abgeführt hat, von Ihren eigenen Direktverkäufen. Halten Sie aber beide in der Verkaufshistorie fest. Texas erklärt, dass zertifizierte Marktplatzbetreiber die Steuer auf vermittelte Verkäufe abführen, während der Verkäufer steuerpflichtige Verkäufe außerhalb des Marktplatzes selbst regeln muss. Texas rechnet Marktplatzverkäufe außerdem bei der Messung seiner Schwelle für Remote-Verkäufer mit (Texas-FAQ zu Marktplätzen).

Bewahren Sie die Bescheinigung des Marktplatzes über die Steuererhebung und seine Verkaufsberichte auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Erhebung durch den Marktplatz Registrierungs-, Melde- oder andere Pflichten bei Steuern des Bundesstaats entfallen lässt. Texas erklärt zum Beispiel, dass Ware im Lager eines Marktplatzes für ein steuerpflichtiges Unternehmen Pflichten bei der Franchise Tax begründen kann (Texas-FAQ zu Marktplätzen). Lagert Ihr kanadisches Unternehmen Ware in US-Lagern, lesen Sie kanadische Verkäufer mit Lagerbestand in den USA.

Prüfen Sie die Regeln jedes Bundesstaats für die Meldung in Nacherklärungen. Texas rechnet zertifizierte Marktplatzverkäufe zu den gesamten Texas-Verkäufen, nimmt sie aber von den steuerpflichtigen Verkäufen aus (Texas-FAQ zu Marktplätzen).

Was ist, wenn ich Steuer erhoben, aber nie abgeführt habe?

Behandeln Sie erhobene, aber nicht abgeführte Steuer als gesonderten, dringenden Posten. Texas kennt dafür keine Rückblickgrenze bei der VDA und erlässt die Zinsen nicht (Texas Comptroller). New York hat für erhobene Treuhandsteuern eine eigene Regel zum begrenzten Rückblick. Eine bereits eingereichte Erklärung ohne volle Zahlung ist für die VDA des Bundesstaats nicht zulässig (New-York-Rückblick; New-York-Programm).

Gleichen Sie die auf jeder Kundenrechnung ausgewiesene Steuer mit Einzahlungen, Erklärungen und Zahlungen an den Bundesstaat ab. Vermischen Sie sie nicht mit Schätzungen der Steuer, die nie berechnet wurde. Bei einem Schreiben, mehreren Bundesstaaten oder erhobener, aber nicht gezahlter Steuer lassen Sie vor Einreichung oder Verhandlung eine Buchhaltungsprüfung durchführen.

Welche Unterlagen brauche ich, um den Betrag zu ermitteln?

Beginnen Sie mit einem Export aller Einzelverkäufe. Er zeigt Verkaufsdatum, Lieferort, Produkt oder Leistung, Entgelt, berechnete Steuer, Rückerstattungen und Vertriebskanal. Gruppieren Sie ihn nach Bundesstaat und Erklärungszeitraum. Kennzeichnen Sie dann steuerfreie Verkäufe und Marktplatzverkäufe, die Unterlagen belegen. Texas verlangt Aufzeichnungen über die Bruttoeinnahmen und Nachweise für Abzüge und Ausnahmen. Fehlen Unterlagen, darf der Bundesstaat die Steuerschuld schätzen (Texas-FAQ zur Aufbewahrung).

• Rechnungen, Bestellexporte, Lieferadressen, Rückerstattungen und Zahlungsbelege.
• Verkaufsberichte des Marktplatzes und der Nachweis, dass der Marktplatz die Steuererhebung übernommen hat.
• Wiederverkaufs- und Befreiungsbescheinigungen für Verkäufe, die als steuerfrei behandelt wurden. Texas warnt, dass Verkäufe ohne den erforderlichen Nachweis bei einer Prüfung als steuerpflichtig gelten.
• Frühere Registrierungen, Erklärungen, Zahlungen, VDA-Schriftwechsel, Fragebögen und Prüfungsschreiben.
• Eine Zeitleiste der Büros, Mitarbeiter, Auftragnehmer, Lagerbestände und Verkaufstätigkeiten in jedem Bundesstaat für die Nexus-Prüfung.

Beziehen Sie für die Prüfung der Umsatzschwelle in California auch die California-Verkäufe nahestehender Personen ein: Die Regel addiert diese Verkäufe zu denen des Händlers (California CDTFA).

Ergeben die Originalunterlagen noch keine Verkäufe nach Bundesstaat und Zeitraum, lesen Sie überfällige Buchhaltung aufholen.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung in US-Dollar. Steuersatz und Daten sind Annahmen, keine Regeln eines Bundesstaats.

Ein Verkäufer stellt fest, dass er in einem versäumten Zeitraum $100.000 steuerpflichtige Direktverkäufe in einen Bundesstaat getätigt hat. Keine dieser Rechnungen wies Sales Tax aus oder nannte sie als im Preis enthalten. Bei einem angenommenen kombinierten Steuersatz von 8 % beträgt die nicht erhobene Steuer $8.000. Derselbe Verkäufer hat $40.000 Marktplatzverkäufe, bei denen der Marktplatz nachweist, die Steuer erhoben und abgeführt zu haben. Belassen Sie diese Verkäufe in der Prüfung der Unterlagen. Ob sie auf die Erhebungsschwelle des Verkäufers angerechnet werden, hängt vom Bundesstaat ab (siehe wann Sie Sales Tax erheben müssen). Der Verkäufer addiert nicht allein deshalb weitere $3.200 zu seiner Schätzung der unbezahlten Steuer.

Der Verkäufer prüft vor der Einreichung das Datum, ab dem im Bundesstaat erhoben werden musste, die lokalen Steuersätze, Befreiungen, den Marktplatznachweis und die VDA-Bedingungen. Strafzuschläge oder Zinsen kommen getrennt zu den $8.000 des Beispiels hinzu.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie sind unsicher, ab wann die Erhebung vorgeschrieben war: Lesen Sie wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Ihr Unternehmen sitzt außerhalb der USA: Lesen Sie ausländische Verkäufer und die US-Sales-Tax.
• Ein kanadisches Unternehmen hat Lagerbestand in den USA: Lesen Sie kanadische Verkäufer mit Lagerbestand in den USA.
• Ihre Verkaufsunterlagen sind unvollständig: Lesen Sie überfällige Buchhaltung aufholen.
• Möglicherweise fehlen auch Einkommen- oder Franchise-Tax-Erklärungen des Bundesstaats: Lesen Sie nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen.
• Sie haben auch die Registrierung für die kanadische GST/HST versäumt: Lesen Sie wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.
• Mehrere Bundesstaaten, ein Fragebogen, ein Prüfungsschreiben oder erhobene, aber nicht gezahlte Steuer sind betroffen: Stellen Sie Verkaufshistorie und Schreiben für eine Buchhaltungsprüfung zusammen.