Contratistas: ¿pagar o cobrar impuesto de ventas en materiales?

¿Pago el impuesto sobre las ventas de los materiales o se lo cobro al cliente?

En cada trabajo, un contratista se trata como una de dos cosas. El consumidor de los materiales paga el impuesto al proveedor y no cobra nada al cliente por ellos. El vendedor de los materiales (las reglas lo llaman minorista, o retailer) los compra sin impuesto, o reclama el impuesto pagado, y cobra el impuesto al cliente. Su estado, el tipo de contrato y si el trabajo es una reparación o una mejora deciden cuál de los dos es usted.

Un trabajo a suma alzada en Texas (construcción nueva y trabajos en viviendas), California o Michigan, o una mejora de capital en Nueva York, por lo general lo convierte en consumidor. Usted es el vendedor en un contrato con precios separados en Texas o en la reparación de propiedad comercial, en una reparación en Nueva York, en un contrato de contratista principal en Washington, o en cualquier trabajo en que usted cobre al cliente el impuesto sobre los materiales. Los contratistas de California y Michigan por lo general siguen siendo consumidores incluso en trabajos por tiempo y materiales.

En palabras sencillas: a suma alzada es un solo precio por materiales y mano de obra; con precios separados indica cada uno por separado; por tiempo y materiales (time-and-materials) factura el costo de sus materiales más la mano de obra por hora o por día; costo más margen (cost-plus) factura su costo más un honorario o un porcentaje; el impuesto sobre el uso es lo que usted debe cuando un proveedor no cobró el impuesto sobre las ventas.

Un caso no es sencillo si:

• usted trabaja en más de un estado;
• mezcla trabajos a suma alzada con trabajos por tiempo y materiales o de costo más margen, o una orden de cambio tiene un precio distinto del contrato;
• un mismo trabajo mezcla reparación y mejora, o vivienda y propiedad comercial, o es la adecuación de un local para un inquilino;
• usted es subcontratista o contrata a uno;
• el cliente reclama una exención;
• ya cobró el impuesto, o no lo cobró, en trabajos anteriores;
• tiene un aviso del estado por impuesto cobrado dos veces o no cobrado.

Si alguno de estos casos se parece al suyo, vea «¿Su caso es diferente?» al final de esta página.

Reúna los contratos firmados, las ofertas y las órdenes de cambio, sus facturas a clientes, los recibos de proveedores que muestren el impuesto pagado, los certificados de reventa o de exención que haya dado o recibido y su permiso de impuesto sobre las ventas. Esta página cubre Texas, California, Nueva York, Washington y Michigan. Para cualquier otro estado, lea primero la guía para contratistas de su departamento de ingresos: ¿el contratista a suma alzada es el consumidor o el minorista?, ¿el tipo de contrato cambia eso?, ¿las reparaciones se tratan de otra manera? y ¿puede un contratista comprar materiales con un certificado de reventa? El manual de auditoría de Texas, el Contractor Manual de Michigan, la Publication 9 de California y los boletines de Nueva York son guías de las agencias, no leyes; si una difiere de una regla o de una ley, la regla o la ley prevalece.

¿Qué lo decide: mi estado, si es reparación o mejora, o el tipo de contrato?

Cada estado usa una prueba distinta, así que el mismo trabajo puede tener un resultado diferente al cruzar la frontera de un estado.

Cómo funcionan las pruebas:

• Reparación o mejora (Nueva York). Una mejora de capital debe cumplir las tres pruebas: aumenta de forma sustancial el valor de la propiedad o prolonga de forma apreciable su vida útil, pasa a formar parte de la propiedad o queda fijada de forma permanente, y está pensada para ser permanente. Construir una terraza o instalar gabinetes de cocina es una mejora; arreglar un escalón roto o reemplazar el termostato de un calentador de agua es una reparación (TB-ST-104). La Publication 862 enumera trabajos comunes de cada clase y dice que se presume que el trabajo para un inquilino o hecho por él es temporal, por lo que no es una mejora de capital, a menos que el contrato de arrendamiento u otros hechos muestren que debe quedar con la propiedad.
• Propiedad residencial o comercial (Texas). La reparación o remodelación de propiedad residencial (entre otras, una vivienda, un complejo de apartamentos o un condominio) sigue las reglas de contratistas descritas arriba. La reparación o remodelación de propiedad no residencial es un servicio gravable sobre el cargo total, menos los servicios no relacionados indicados por separado, y ya no importa si el contrato es a suma alzada o con precios separados. La construcción nueva y el mantenimiento programado que incorpora materiales siguen las reglas de contratistas; el mantenimiento programado que no incorpora ninguno no se grava como servicio, pero usted paga el impuesto sobre lo que usa. Un contrato que mezcla reparación gravable con construcción nueva, o un edificio usado como vivienda y como negocio, es gravable en su totalidad, a menos que el trabajo gravable y el no gravable se indiquen por separado (Rule 3.357(b), (c)).
• Tipo de contrato (Texas y California). Un contrato a suma alzada tiene un solo precio por materiales y mano de obra. En Texas, un contrato que indica por separado los materiales y la mano de obra es de precios separados, y un contrato de costo más margen (cost-plus) cuenta como de precios separados cuando la mano de obra se indica aparte (Rule 3.291(a)). California trata el costo más honorario (cost-plus-a-fee) como una suma alzada: usted sigue siendo el consumidor (Publication 9).

En un trabajo a suma alzada, ¿quién paga el impuesto sobre los materiales?

El contratista, siempre que el estado lo considere consumidor de los materiales. El impuesto se paga al proveedor cuando compra, o al estado como impuesto sobre el uso cuando un proveedor de otro estado no lo cobró (vea impuesto sobre el uso en compras de negocios).

• Texas. Un contratista a suma alzada debe el impuesto sobre todos los materiales, consumibles, equipo y servicios gravables, y no puede cobrar al cliente ningún monto presentado como impuesto en un cargo a suma alzada (Rule 3.291(b)(3)). Una cláusula que diga que el cliente paga el impuesto no cambia la regla del estado: el cliente puede reembolsarle, pero el estado no reconoce la obligación del cliente en un contrato a suma alzada (manual de auditoría). Cada subcontrato es independiente: un subcontratista con precios separados le cobra el impuesto sobre sus materiales aunque su propio contrato sea a suma alzada, y usted igualmente no cobra nada a su cliente (Rule 3.291(b)(6)).
• California. Un contratista siempre es el consumidor de los materiales que suministra e instala en un contrato a suma alzada, y el impuesto se aplica a su costo (Publication 9). Los accesorios fijos son distintos: un contratista de California es el minorista de los accesorios fijos que suministra e instala, algo que esta página no cubre (Regulation 1521(b)(2)(B)).
• Nueva York. En una mejora de capital, usted paga el impuesto al proveedor y no cobra nada en cuanto el cliente le entrega un Form ST-124 completo (TB-ST-130). El certificado es una prueba, no el criterio: sin él, el contrato y los registros del proyecto aún pueden mostrar que el trabajo fue una mejora (TB-ST-104).
• Michigan. El contratista debe el impuesto sobre el uso de los materiales, salvo que pueda demostrar que el proveedor cobró el impuesto sobre las ventas de Michigan, así que conserve esos recibos (RAB 2025-18).

El impuesto que usted paga es un costo del trabajo. Nueva York indica que un contratista puede incluirlo en el cargo de una mejora de capital, y Michigan lo permite en el precio del contrato como un gasto general (TB-ST-104; RAB 2025-18). Facturarlo al cliente como impuesto sobre las ventas no está permitido en Texas ni en Michigan, y en California puede convertirlo en el minorista de los materiales.

Comprar en un estado para un trabajo en otro puede sumar impuesto. Un contratista a suma alzada de Texas que recibe materiales en Texas para un trabajo fuera del estado paga el impuesto de Texas, a menos que el proveedor los entregue en el sitio de la obra (manual de auditoría). Michigan no tiene una exención del impuesto sobre las ventas para materiales comprados a un minorista de Michigan para instalarlos en otro estado, aunque su impuesto sobre el uso no se aplica (RAB 2025-18). Nueva York acredita su impuesto pagado sobre materiales que luego se usan fuera del estado (TB-ST-130).

En un trabajo por tiempo y materiales o con precios separados, ¿cobro el impuesto sobre los materiales?

Depende del estado. Un contrato con precios separados en Texas y una reparación en Nueva York obligan a cobrar el impuesto; un contrato por tiempo y materiales en California y un contratista de Michigan por lo general no.

• Texas, con precios separados o de costo más margen. Usted es el vendedor de los materiales. Cobra el impuesto sobre el mayor entre el precio acordado de los materiales y su costo, con el impuesto local según el sitio de la obra, y necesita un permiso de impuesto sobre las ventas de Texas (Rule 3.291(b)(4), (b)(10)). Un contrato de precio máximo garantizado que indica por separado materiales, mano de obra y ganancia sigue siendo de precios separados (manual de auditoría).
• California, por tiempo y materiales. Usted sigue siendo el consumidor, salvo que cobre al cliente un «sales tax» calculado sobre materiales con recargo, o que el contrato transfiera la propiedad antes de la instalación e indique por separado el precio de los materiales (Regulation 1521(b)(2)(A)). Al reparar un accesorio fijo, los repuestos facturados aparte de la mano de obra lo convierten en el minorista de los repuestos; los repuestos de una reparación a suma alzada lo convierten en consumidor (Publication 9).
• Nueva York. En una reparación, un trabajo de mantenimiento o una instalación, el cliente paga el impuesto sobre el cargo total, sin importar cómo esté organizada la factura (Publication 862).
• Washington. Un contratista principal cobra al cliente el impuesto minorista sobre las ventas sobre el precio total del contrato (WAC 458-20-170(4)(a)). En un trabajo para el gobierno federal, para una autoridad de vivienda de un condado o ciudad o en un camino público local, el contratista es el consumidor de los materiales y no cobra el impuesto minorista sobre las ventas (WAC 458-20-17001(3); WAC 458-20-171).
• Michigan. Un contratista que cobra de forma constante el impuesto sobre las ventas sobre los materiales que instala y detalla por separado mano de obra y materiales puede comprarlos sin impuesto para reventa y cobrar el impuesto sobre las ventas sobre su precio de venta. El Departamento del Tesoro lo permite en lugar del impuesto sobre el uso que la ley exige en otro caso, y entonces el contratista debe aplicarlo de forma constante. Debe tener una licencia de impuesto sobre las ventas, y el impuesto que remite no puede ser menor que el impuesto sobre su costo (Contractor Manual; RAB 2025-18).

Si pagué el impuesto sobre las ventas de los materiales, ¿vuelvo a cobrárselo al cliente?

No, si usted es el consumidor en ese trabajo, incluido un contratista de Michigan que pagó el impuesto sobre las ventas en lugar de usar un certificado de reventa: no cobra nada sobre los materiales (RAB 2025-18). Usted cobra el impuesto sobre los materiales solo donde es el vendedor, y allí, en Texas, California y Nueva York, el impuesto que pagó al proveedor se puede acreditar o deducir del impuesto que usted debe, según las condiciones siguientes.

• Vendedor en el trabajo. Texas le permite acreditar el impuesto pagado a su proveedor contra el impuesto que debe sobre la venta posterior (Tax Code 151.056(c)). California permite una deducción por «tax-paid purchases resold» (compras con impuesto pagado que se revenden) cuando usted revende el bien antes de usarlo (Regulation 1521(b)(6)(C)). Nueva York permite un crédito en su declaración por el impuesto pagado sobre los materiales entregados al cliente en una reparación, un mantenimiento o una instalación gravables (TB-ST-130).
• Límites del crédito de Nueva York. Se basa en su costo, no en su precio con recargo. Cubre los materiales que van al cliente, no las herramientas ni los suministros. Usted lo toma una vez que usa los materiales en un trabajo en el que cobra el impuesto (TB-ST-130).

¿Facturar por separado cambia mi situación fiscal?

Por lo general no, pero lo que decide varía según el estado: el contrato firmado en Texas y California, la clase de reparación o mejora en Nueva York, el precio total del contrato en Washington y, en Michigan, si un contratista que actúa como minorista detalla la factura.

• Texas. El orden de prevalencia es contrato, luego oferta y luego factura. Las facturas separadas no convierten un contrato a suma alzada en uno de precios separados, a menos que el contrato las exija. Un contrato a suma alzada que incluye documentos que separan materiales y mano de obra pasa a ser de precios separados. Las órdenes de cambio siguen el tipo del contrato, pero en un contrato con precios separados una orden de cambio a suma alzada se trata como materiales, a menos que usted pueda demostrar razonablemente la parte de mano de obra (manual de auditoría; Rule 3.291(a)(8), (a)(13), (b)(5)).
• California. Un contrato a suma alzada no se convierte en uno por tiempo y materiales porque la factura indique por separado los materiales, la mano de obra o el impuesto (Regulation 1521(a)(8)).
• Washington. El impuesto se mide sobre el precio total del contrato, y mostrar los cargos por servicios por separado en la oferta o el contrato no los convierte en partidas separadas (WAC 458-20-170(1)(e), (4)(a)).
• Michigan. Para un contratista que actúa como minorista, una factura a suma alzada que no detalla mano de obra y materiales paga el impuesto sobre el cargo total (Contractor Manual).
• Nueva York. En una mejora de capital, la factura puede enumerar por separado materiales y mano de obra, y no se cobra impuesto sobre ninguno de los dos (TB-ST-130).

¿Se gravan los recargos y honorarios sobre los materiales?

Donde usted cobra impuesto sobre los materiales, los recargos vinculados a ellos por lo general forman parte del monto gravado. Un honorario o ganancia vinculado a todo el trabajo puede no formar parte.

• Texas, con precios separados. El precio acordado de los materiales incluye la ganancia calculada como porcentaje del costo de los materiales, el transporte y los recargos o cargos de manejo relacionados directamente con los materiales. Un cargo calculado como porcentaje del costo total del contrato no forma parte de ese precio (Rule 3.291(a)(1)). En una factura de costo más margen, un recargo relacionado con los materiales se grava junto con ellos (manual de auditoría).
• California. En un trabajo por tiempo y materiales en el que usted cobra impuesto, la base es el monto sobre el que cobra el impuesto (Publication 9). En un contrato de costo más honorario (cost-plus-a-fee), el honorario no forma parte de la base del impuesto (Regulation 1521(b)(2)(D)).
• Nueva York. En una reparación, el impuesto se aplica al cargo total, incluido el recargo. En una mejora de capital, el recargo no se grava, porque no se cobra impuesto (Publication 862; TB-ST-104).
• Entrega. California grava los cargos de entrega de materiales indicados por separado que usted vende en un contrato por tiempo y materiales con impuesto facturado, salvo que la propiedad pase expresamente al cliente antes de la entrega (Publication 9).

¿Qué doy a los proveedores cuando compro materiales para reventa y qué conservo?

Dé un certificado de reventa solo cuando vaya a revender los materiales y su estado permita a un contratista comprar de esa manera. Si usted usa los materiales, debe el impuesto. Conserve el contrato, la factura del proveedor y una copia del certificado, de modo que cada compra sin impuesto se relacione con un trabajo en el que usted cobró el impuesto al cliente.

En Texas, si usted compra bienes con un certificado de reventa y luego los usa, debe el impuesto sobre ellos. Un proveedor de Texas conserva el certificado de reventa que usted le entrega durante 4 años (preguntas frecuentes del Comptroller). Un contratista de Nueva York conserva un certificado de exención por lo menos 3 años después de la fecha de vencimiento de la última declaración a la que se refiere, o de la fecha de presentación si es posterior (Form ST-124). Los formularios de certificados y los reembolsos del impuesto pagado están en certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.

¿Y si mi cliente está exento, como una organización sin fines de lucro o una entidad del gobierno?

Las pruebas reunidas antes del trabajo protegen al contratista: en Texas y Michigan, una exención incorrecta deja al contratista debiendo el impuesto.

• Texas. Acepte de buena fe el certificado de exención del cliente y use su propio certificado de exención con los proveedores para los materiales incorporados y los artículos que califiquen. El equipo sigue siendo gravable. Si más adelante se determina que el cliente no estaba exento, usted debe el impuesto, las multas y los intereses de las compras (Rule 3.291(c)). Un contrato escrito o una orden de compra de una entidad gubernamental exenta según el Tax Code 151.309, como EE. UU., Texas o un condado o una ciudad de Texas, es prueba suficiente. Una organización sin fines de lucro está exenta solo en los artículos relacionados con su propósito exento, de modo que las mejoras no relacionadas siguen siendo gravables (Tax Code 151.309, 151.310; Rule 3.291(c)(1), (c)(3)).
• Nueva York. Usted no cobra impuesto por trabajos para una organización exenta o un gobierno, sean reparaciones o mejoras. Puede comprar los materiales que van al cliente con el certificado de compra exenta para contratistas (contractor exempt purchase certificate); los demás suministros siguen siendo gravables (TB-ST-130).
• Michigan. La exención propia de una organización sin fines de lucro generalmente no pasa a su contratista, que debe el impuesto sobre el uso de los materiales que instala. Solo se aplican las exenciones enumeradas, como hospitales sin fines de lucro, viviendas sin fines de lucro que califican y santuarios de iglesias, respaldadas por la Contractor Eligibility Statement (declaración de elegibilidad del contratista) del propietario. Esa declaración no elimina su responsabilidad si la propiedad no califica (RAB 2025-18).
• California y Washington. En un contrato con EE. UU. (en Washington, también con una autoridad de vivienda de un condado o ciudad), usted es el consumidor: el impuesto se aplica a los materiales que compra y usted no cobra nada sobre el precio del contrato (Regulation 1521(b)(1)(A); WAC 458-20-17001(3)). Para otros clientes exentos en estos estados, lea la Publication 9 y la guía para contratistas del Departamento de Ingresos de Washington; esta página no las ha verificado.

Los certificados de los clientes se explican en certificados de exención de clientes.

¿Y si cobré un impuesto que no debía, o no cobré uno que debía?

En Texas y Nueva York, el estado responsabiliza al contratista en ambos casos. En otro estado, lea su guía para contratistas antes de reembolsar o volver a facturar.

• Cobró impuesto en un trabajo en el que usted es el consumidor. En Texas no puede quedárselo. Reembolse al cliente o envíelo al estado. El Comptroller reembolsa el impuesto cobrado por error solo después de que usted reembolse al cliente o emita una nota de crédito, y por lo general solo si usted lo reclama dentro de 4 años después de la fecha de vencimiento del impuesto (Tax Code 111.104(f), 111.107, 111.201; manual de auditoría). El impuesto cobrado al cliente no puede compensar una determinación de auditoría (manual de auditoría).
• Mejora de capital de Nueva York facturada con impuesto. El impuesto cobrado sin un certificado de mejora de capital debe entregarse al estado. Si el cliente le da luego un certificado y pide un reembolso, usted puede reembolsarle el impuesto y reclamar un reembolso o crédito; el cliente también puede solicitarlo directamente al Departamento de Impuestos (TB-ST-130). Reclame el crédito dentro de 3 años desde la presentación de la declaración, o 2 años desde el pago, lo que ocurra después (Tax Law 1139(c); TB-ST-810 cuenta los tres años desde la fecha de vencimiento de la declaración). Obtenga el certificado dentro de 90 días después del trabajo, o usted carga con la prueba de que fue una mejora (Form ST-124).
• No cobró un impuesto que debía. Usted es responsable de cobrar y pagar el monto correcto, y un error puede significar impuesto adicional, multas e intereses (preguntas frecuentes del Texas Comptroller). Aceptar un certificado llenado incorrectamente puede hacerlo personalmente responsable del impuesto (Form ST-124). El cliente también puede deberlo: en Texas por los materiales incorporados en un contrato con precios separados (Rule 3.291(b)(5)), y en Nueva York cuando su Form ST-124 cubría un trabajo que no era una mejora de capital (Form ST-124).

El impuesto sin pagar también puede pasar a ser personal para quienes dirigen el negocio:

• Texas. El impuesto, o cualquier monto facturado como impuesto, se mantiene en fideicomiso para el estado. Una persona que controla el pago y deliberadamente no lo hace es responsable, incluso después de que el negocio se disuelva (Tax Code 111.016).
• Nueva York. Los funcionarios, directores, gerentes y empleados con el deber de actuar, y los miembros de sociedades y LLC, deben cobrar el impuesto y son personalmente responsables de él (Tax Law 1131(1); 1133(a)).
• California. Cuando un negocio termina, una persona responsable que deliberadamente no pagó debe el impuesto facturado a los clientes o debido sobre los materiales usados. El aviso debe darse dentro de 3 años desde que el estado se enteró del cierre o 8 años después de este, lo que ocurra primero (R&TC 6829).
• Washington. Cuando una entidad de responsabilidad limitada termina o es insolvente, su director ejecutivo y su director financiero son responsables del impuesto cobrado y no pagado, sin importar la culpa; los demás, si actuaron deliberadamente (RCW 82.32.145).
• Michigan. Un funcionario, miembro, gerente o socio que controló el pago y deliberadamente no pagó es responsable, si se le determina dentro de 4 años de la determinación al negocio (MCL 205.27a).

Para facturas anteriores, vea facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas y cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado. El impuesto que usted cobra a los clientes se debe al estado, así que regístrelo aparte de los ingresos. El impuesto que paga sobre los materiales de un trabajo en el que no cobra ninguno es un costo del trabajo (TB-ST-130); vea costos de trabajo y ganancia bruta y asientos contables del impuesto sobre las ventas.

Ejemplo

Dólares estadounidenses, cifras redondas e ilustrativas. Las tasas de 8.25% y 8% son ejemplos; la suya depende del sitio de la obra y, en un trabajo a suma alzada en Texas, del impuesto local que cobró su proveedor.

Remodelación de un baño en Texas, a suma alzada

Un remodelador de Texas firma un contrato a suma alzada de $40,000 para remodelar el baño de una vivienda. Los materiales cuestan $12,000. Paga $990 de impuesto al proveedor (8.25% de $12,000) y no cobra impuesto sobre las ventas al propietario de la vivienda. Los $990 son un costo del trabajo, así que el precio debe cubrirlos. Si el contrato se modifica para indicar el precio de los materiales y toda la mano de obra como precios separados, pasa a ser de precios separados y el remodelador debe cobrar el impuesto sobre los materiales.

Contrato con precios separados en Texas

Un contratista de Texas construye la ampliación de una vivienda y fija el precio con $15,000 de materiales y $17,500 de mano de obra indicados por separado, con una tasa de 8.25%. Cobra $1,237.50 de impuesto solo sobre los materiales, para una factura total de $33,737.50. Compró los materiales con un certificado de reventa, así que no pagó impuesto al proveedor. Si hubiera pagado impuesto allí, podría acreditarlo contra el impuesto que debe sobre la venta.

Reparación en Nueva York

Un contratista de calefacción y aire acondicionado (HVAC) registrado en Nueva York repara el sistema central de aire acondicionado de un cliente. Los repuestos cuestan $2,000 y la mano de obra es de $3,000. Paga $160 de impuesto sobre los repuestos (8%) y factura $5,000 más $400 de impuesto, un total de $5,400. En su declaración informa los $400 y reclama un crédito de $160 por el impuesto pagado sobre los repuestos entregados al cliente, así que envía $240 al estado. Si el trabajo hubiera sido un sistema central de aire acondicionado completamente nuevo, una mejora de capital, el contratista pagaría el impuesto sobre el equipo y, con un Form ST-124 completo, no cobraría nada al cliente.

¿Su caso es diferente?

• Usted trabaja en más de un estado o mezcla trabajos a suma alzada y por tiempo y materiales. El tipo de cada trabajo decide qué compra sin impuesto y qué factura, y los libros deben seguirlo: contabilidad.
• Tiene un aviso del estado por impuesto cobrado dos veces o no cobrado, o se facturaron mal trabajos anteriores. Esos trabajos pueden requerir correcciones en los libros: contabilidad.
• Comprar sin impuesto con un certificado de reventa o recuperar el impuesto que cobró un proveedor: certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.
• Su cliente dice que está exento: certificados de exención de clientes.
• Materiales comprados fuera del estado sin impuesto cobrado: impuesto sobre el uso en compras de negocios.
• Dónde debe cobrar y si está registrado: cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Una auditoría estatal o una solicitud de información: auditoría del impuesto sobre las ventas.
• Facturas ya enviadas sin el impuesto correcto: facturas enviadas sin impuesto sobre las ventas.
• Costos de trabajo que superan la ganancia bruta: costos de trabajo y ganancia bruta.
• Instalación de equipos de refrigeración, energía u otros en centros de datos: impuesto sobre las ventas en equipos de refrigeración y energía instalados.