Sales Tax auf eingebaute Kühl- und Stromtechnik in Rechenzentren

Zahlen Bauunternehmer Sales Tax auf das Material, oder berechnen sie sie?

Ein Bauunternehmer, der Kühl- oder Stromtechnik fest in ein US-Rechenzentrum einbaut, zahlt meist Sales Tax oder Use Tax auf die Kosten seines Materials und berechnet dem Betreiber keine Steuer. Die Ausnahmen entscheiden über die meisten Angebote: Ein getrennt ausgewiesener Vertrag in Texas, fest eingebaute Anlagen und Maschinen in Kalifornien sowie Anlagen, die beweglich bleiben, machen Sie jeweils zum Verkäufer.

Gemischte Neubau- und Umrüstungsarbeiten, selbst gefertigte Anlagen und eine Befreiung des Betreibers für Rechenzentren erfordern eine Einzelfallprüfung. Sammeln Sie Vertrag, Nachträge, Stückliste, Lieferantenrechnungen und die Befreiungsunterlagen des Betreibers. Prüfen Sie jeden weiteren US-Bundesstaat, bevor Sie ein Angebot abgeben.

Ist unsere Kühl- oder Stromtechnik Teil des Gebäudes oder eine bewegliche Anlage?

Jeder US-Bundesstaat entscheidet danach, wie ein Teil befestigt ist und welche Funktion es hat; Grenzfälle entscheidet der Bundesstaat. Kein Bundesstaat nennt ausdrücklich Kühlmittelverteiler (CDUs), Rücktür-Wärmetauscher, In-Row- oder Rack-USV-Anlagen oder Stromschienen. Vergleichen Sie daher jedes Teil mit den Listen unten.

• Texas. „Incorporated Materials“ (eingebautes Material) werden Teil des Grundstücks und sind für die vorgesehene Nutzung des Gebäudes notwendig (Rule 3.291(a)(7)). Ein Auftrag mit Lieferung und Installation gilt als Verkauf beweglicher Sachen, wenn das Teil für das Gebäude nicht wesentlich ist und sich ohne erhebliche Beschädigung leicht entfernen lässt ((a)(11)).
• Kalifornien. Regulation 1521 ordnet Teile drei Listen zu. Material (Anhang A) umfasst Leerrohre, elektrische Leitungen, Rohrleitungen und Kanäle. Fest eingebaute Anlagen (Anhang B) umfassen Transformatoren und Schaltanlagen, Klima- und Kälteanlagen sowie fest montierte Generatoren. Kühltürme, außer kleinen vorgefertigten Einheiten, sind keine Maschinen und Ausrüstung (Anhang C).
• Virginia. Jede Arbeit „with respect to real estate or fixtures thereon“ (an Grundstücken oder den darauf fest eingebauten Anlagen) macht Sie zum Bauunternehmer (Code 58.1-610(A)).

Rohrleitungen und Verteiler, die an das Gebäude angeschlossen sind, sehen nach Material aus; eine auf die Bodenplatte geschraubte Schaltanlage ist in Kalifornien eine fest eingebaute Anlage; eine Rack-USV, die sich abschrauben und herausrollen lässt, kann beweglich sein. Dokumentieren Sie, wie jedes Teil befestigt ist.

Pauschalvertrag oder getrennt ausgewiesener Vertrag: Bei welchem müssen wir in Texas Steuer berechnen?

Ein getrennt ausgewiesener Vertrag in Texas macht Sie zum Verkäufer des Materials; ein Pauschalvertrag macht Sie zum Endverbraucher (Tax Code 151.056).

• Pauschalvertrag. Sie zahlen Steuer auf das gesamte Material und erheben keine beim Betreiber. Rechnungen, die Material und Arbeit aufteilen, machen den Vertrag nicht zu einem getrennt ausgewiesenen Vertrag, wenn der Vertrag dies nicht verlangt (Rule 3.291(a)(8)).
• Getrennt ausgewiesen. Der Vertrag nennt einen Materialpreis und einen Arbeitspreis. Ein Kosten-plus-Vertrag mit separat ausgewiesener Arbeit zählt ebenfalls. Sie brauchen eine Sales-Tax-Genehmigung in Texas, dürfen Material mit einer Wiederverkaufsbescheinigung (Resale Certificate) einkaufen und erheben die Steuer des Bundesstaates und die lokale Steuer nach Baustelle, und zwar auf den höheren Wert aus vereinbartem Materialpreis und Ihren Kosten ((b)(4), (b)(10)(A)).
• Der Vertrag entscheidet. Er hat Vorrang vor dem Angebot, und Nachträge folgen der Vertragsart ((b)(5)).

Sind Installationsarbeiten in Texas beim Neubau steuerpflichtig, und warum ist eine Umrüstung anders?

Arbeiten an gewerblichen Neubauten sind in Texas nicht steuerpflichtig, Umbauten schon. Wird eine bestehende luftgekühlte Halle auf Flüssigkeitskühlung umgerüstet, ist das ein Umbau einer Gewerbeimmobilie. Die Steuer fällt dann auf das gesamte Entgelt einschließlich Arbeit an, bei Pauschalverträgen und getrennt ausgewiesenen Verträgen gleichermaßen (Rule 3.357(b)(2)). Material, das Sie einbauen, dürfen Sie mit einer Wiederverkaufsbescheinigung einkaufen, da die Steuer auf Ihr gesamtes Entgelt erhoben wird; Werkzeuge und Verbrauchsmaterial bleiben beim Einkauf steuerpflichtig ((e)(1), (b)(4)).

• Neue nutzbare Fläche und der erste Innenausbau, bevor jemand die Fläche nutzt, gelten als Neubau ((a)(8)).
• Arbeiten nach dem ersten Innenausbau sind Umbau, auch wenn die Halle nie genutzt wurde ((a)(11)).
• Mischt ein Vertrag beides, ist ein Umbauanteil von 5,0 % oder weniger eines Pauschalentgelts nicht steuerpflichtig. Liegt der Anteil darüber, weisen Sie die Entgelte für Umbau und Neubau getrennt aus, sonst gilt der gesamte Vertrag als steuerpflichtig ((b)(3), (b)(7)).
• Planmäßige, regelmäßige Wartung, bei der Teile eingebaut werden, folgt stattdessen der Regel für Bauunternehmer ((c)(1)).

Die Seite des Comptroller zu Rechenzentren führt Reparatur oder Umbau von Gewerbeimmobilien als nicht begünstigt auf. Die Befreiung des Betreibers deckt daher kein Entgelt für eine Umrüstung.

Wie besteuert Kalifornien Bauunternehmer bei Material, fest eingebauten Anlagen und Maschinen?

Kalifornien besteuert Sie für jede Liste anders, meist unabhängig von der Vertragsart.

Sie sind Einzelhändler für Material, wenn der Vertrag das Eigentum vor der Installation überträgt und den Materialpreis nennt (Regulation 1521(b)(2)(A)) oder wenn ein Vertrag nach Zeit und Material dem Kunden Sales Tax auf das Material berechnet (Publication 9). Fertigen Sie eine fest eingebaute Anlage selbst, ist ihr Einstandspreis Ihr Preis gegenüber anderen Bauunternehmern für vergleichbare Anlagen; ersatzweise Ihre Preislisten oder Angebotsunterlagen; ersatzweise Material, Arbeit, Fertigungskosten und Gemeinkosten zuzüglich 5 % Gewinn ((b)(2)(B)). Mit einer Seller's Permit (Verkäufergenehmigung) dürfen Sie fest eingebaute Anlagen und Maschinen mit einer Wiederverkaufsbescheinigung einkaufen, Material aber nicht. Nehmen Sie eine Wiederverkaufsbescheinigung vom Generalunternehmer an, verlagert das Ihre Steuer auf Material oder fest eingebaute Anlagen nicht ((b)(6)(A)).

Wie besteuert Virginia Bauunternehmer und Hersteller, die ihre eigenen Produkte installieren?

Virginia behandelt jeden Bauunternehmer als Endverbraucher der Sachen, die er in Grundstücke einbaut; Sie geben keine Steuer als Steuer weiter (23VAC10-210-410(A)).

• Sie fertigen überwiegend für eigene Aufträge: Zahlen Sie Steuer auf Ihre Rohstoffe (410(D)).
• Sie verkaufen überwiegend an andere: Erheben Sie Steuer auf Verkäufe; Entnahmen für eigene Aufträge werden mit dem Herstellungseinstandspreis besteuert, also Material, Arbeit und Gemeinkosten in unfertigen Erzeugnissen (410(E)).
• Sie verkaufen und installieren bewegliche Anlagen: Berechnen Sie Steuer; die Installation ist bei separatem Ausweis nicht steuerpflichtig (410(H)).

Erfasst die texanische Befreiung des Betreibers für Rechenzentren unsere Einkäufe?

Nur wenn der begünstigte Eigentümer, Betreiber oder Nutzer der Käufer ist. Die Befreiung in Texas umfasst Kühl- und Elektrosysteme sowie die Haustechnik-, Elektro- und Sanitärsysteme, die sie betreiben, aber nur wenn sie „purchased ... by a qualifying owner, qualifying operator, or qualifying occupant“ (von einem begünstigten Eigentümer, Betreiber oder Nutzer gekauft) werden (Tax Code 151.359(b); Rule 3.335(b)(2); Schreiben 201408938L).

• Pauschalvertrag: Sie sind Käufer und Endverbraucher, daher kann Form 01-929 des Betreibers Ihr Material nicht abdecken. Rule 3.300(i) sagt dasselbe für die Befreiung für die Herstellung (Rule 3.300). Kein Dokument des Comptroller sagt das für Rechenzentren in einem Satz; es folgt aus dem Zusammenspiel der Regeln. Klären Sie es daher mit dem Comptroller, bevor Sie ein Angebot kalkulieren.
• Getrennt ausgewiesen: Der Betreiber kauft das Material bei Ihnen und darf Ihnen Form 01-929 geben, den einzigen Nachweis, den der Comptroller akzeptiert. Für ein begünstigtes Rechenzentrum entfällt damit nur die Steuer des Bundesstaates von 6,25 %; die lokale Steuer bis 2 % erheben Sie weiterhin. Das Feld für große Projekte deckt Steuer des Bundesstaates und lokale Steuer ab. Ist Ihr Kunde der Generalunternehmer und nicht der Betreiber, ist der Generalunternehmer der Käufer; die Befreiung kann dann nur über dessen eigenen getrennt ausgewiesenen Vertrag mit dem Betreiber weitergereicht werden.
• Befreiungszeiträume: 10 oder 15 Jahre für ein begünstigtes Rechenzentrum; 20 Jahre für ein begünstigtes großes Projekt.
• Zeitpunkt: Einkäufe vor der Zertifizierung des Rechenzentrums sind nicht erstattungsfähig (Entscheidung 202604012H).

Dürfen wir die Befreiungsbescheinigung des Rechenzentrums in Virginia (Form ST-11A) nutzen?

In der Regel ja, wenn das Rechenzentrum das Befreiungsschreiben der Steuerbehörde von Virginia besitzt und die Sachen begünstigt sind. Ein Bauunternehmer macht die Befreiung geltend, indem er seinen Lieferanten Form ST-11A mit einer Kopie des Befreiungsschreibens der Behörde an das Rechenzentrum übergibt (P.D. 10-121).

• Was begünstigt ist: Computer-Hardware und „enabling hardware, including chillers and backup generators“ (unterstützende Hardware einschließlich Kältemaschinen und Notstromgeneratoren), nicht aber „general building improvements or other fixtures“ (allgemeine Gebäudeverbesserungen oder andere fest eingebaute Anlagen) (Code 58.1-609.3(18)). In P.D. 10-121 waren Kältemaschinen, Klimageräte für Computerräume (CRACs), Kühltürme, Stromverteilung und Batterien für den Computerraum begünstigt; Brand- und Einbruchmeldeanlagen nicht.
• Gemeinsam genutzte Lasten: Eine Schaltanlage, die auch Beleuchtung, Brandbekämpfung oder Alarmanlagen versorgt, wird nach Nutzung anteilig aufgeteilt (P.D. 13-183). Lassen Sie sich die Lastdaten vom Betreiber geben.
• Lieferung: Die Sachen müssen nicht direkt an das Rechenzentrum geliefert werden (P.D. 23-92).
• Zeitpunkt: Eine nach dem Verkauf eingeholte Bescheinigung wird „greater scrutiny“ (genauer geprüft), und eine selbst ausgefüllte ST-11A, der wesentliche Angaben fehlten und die nicht von der Behörde ausgestellt war, war ungültig (P.D. 19-64). Klären Sie mit Virginia Tax, welche Bescheinigung Sie vorlegen, und holen Sie sie ein, bevor Sie Rechnung stellen.
• Enddatum: 30. Juni 2035, sofern nicht die Verlängerung nach Unterabschnitt 19 gilt.
• Washington dagegen: Die Befreiung für Rechenzentren in Washington umfasst „eligible power infrastructure“ (begünstigte Strominfrastruktur) samt Installationsarbeiten, aber keine Umspannwerke, und nennt keine Kühltechnik (RCW 82.08.986).

Wir fertigen die Anlagen in einem anderen US-Bundesstaat oder im Ausland: Welche Use Tax schulden wir am Installationsort?

Sind Sie Endverbraucher, schulden Sie im US-Bundesstaat der Installation Use Tax (US-Steuer auf die Nutzung nicht beim Kauf besteuerter Waren oder Dienstleistungen) auf alles, was ohne die Steuer dieses Bundesstaates gekauft wurde, ob es aus einem anderen Bundesstaat oder aus dem Ausland kommt.

• Texas, Pauschalvertrag: Erfassen Sie Use Tax des Bundesstaates und lokale Use Tax am Baustellenort auf Material, das von außerhalb von Texas geliefert wird (Rule 3.291(b)(3)(A), (b)(10)(B)).
• Kalifornien: Ein Bauunternehmer ohne Seller's Permit, der jährlich mehr als $10.000 an Use-Tax-pflichtigen Sachen kauft, registriert sich als „Qualified Purchaser“ und reicht die Erklärung für das vorangegangene Kalenderjahr bis 15. April ein und zahlt bis dahin (R&TC 6225; Publication 9).
• Virginia: Steuer, die Ihr Lieferant nicht erhoben hat, gehört in Form ST-7, Consumer's Use Tax Return (410(D)).

Die Anrechnung von Steuer, die in einem anderen US-Bundesstaat gezahlt wurde, behandelt der Ratgeber Sales Tax auf GPU-Server, die Sie kaufen. Zwei Fragen sind nicht veröffentlicht beantwortet: die texanische Bemessungsgrundlage der Use Tax, wenn Sie CDUs oder Schaltanlagen im eigenen Werk bauen und unter einem Pauschalvertrag installieren, und ob die Befreiung in Virginia die Entnahme eines fertigenden Bauunternehmers aus dem eigenen Lager erfasst. Fragen Sie den Bundesstaat.

Berechnen Subunternehmer dem Generalunternehmer Sales Tax?

Das hängt vom US-Bundesstaat und von jedem einzelnen Subunternehmervertrag ab.

• Texas: Jeder Subunternehmervertrag ist maßgeblich. Ein Subunternehmer mit getrennt ausgewiesenem Vertrag erhebt Steuer beim Generalunternehmer, auch wenn der Hauptvertrag ein Pauschalvertrag ist (Rule 3.291(b)(6)).
• Kalifornien: Ein Subunternehmer, der fest eingebaute Anlagen liefert, ist deren Einzelhändler; auf Material schuldet er die Steuer als Endverbraucher.
• Virginia: Nein; jeder Subunternehmer ist Endverbraucher.
• Washington: Der Hauptunternehmer erhebt die Retail Sales Tax; Subunternehmer melden die Business and Occupation Tax als Großhändler (WAC 458-20-170).

Welche Vertragsklauseln und Unterlagen entscheiden bei einer Sales-Tax-Prüfung?

Der unterschriebene Vertrag entscheidet, nicht die Rechnungen. Bewahren Sie auf:

1. Den Vertrag mit Pauschalpreis oder getrennt ausgewiesenen Preisen und dem Zeitpunkt des Eigentumsübergangs.
2. Nachträge, jeweils nach derselben Methode bepreist wie der Vertrag.
3. Eine Stückliste, die jedes Teil als Material, fest eingebaute Anlage oder bewegliche Anlage kennzeichnet.
4. Lieferantenrechnungen mit gezahlter Steuer und die Erfassung der Use Tax nach Baustelle.
5. Form 01-929 oder Form ST-11A mit dem Befreiungsschreiben, datiert vor dem Verkauf.
6. Lastdaten für anteilig aufgeteilte Schaltanlagen sowie die Zertifizierungsdaten.

Nicht gezahlte Steuer kann zur persönlichen Schuld werden. In Texas schuldet eine Person, die über die Erhebung oder Zahlung vereinnahmter Steuer bestimmt und sie vorsätzlich nicht zahlt, diese Steuer selbst, auch nach Auflösung der Gesellschaft (Tax Code 111.016(b)). In Virginia schuldet ein Officer (Führungskraft), Mitglied, Manager oder Arbeitnehmer mit Pflicht und Befugnis zur Zahlung einer Steuer, der vorsätzlich nicht zahlt, einen Strafzuschlag in Höhe dieser Steuer (Code 58.1-1813). In Kalifornien schuldet nach Ende des Geschäftsbetriebs eine für die Zahlung verantwortliche Person, die vorsätzlich nicht gezahlt hat, die bei Kunden vereinnahmte Steuer oder die Steuer auf verbrauchtes Material (R&TC 6829).

Sales Tax oder Use Tax, die Sie auf Material zahlen, ist für die Einkommensteuer ein Auftragskostenbestandteil; siehe langfristige Fertigungsverträge für Spezialanlagen und Abzüge bei der Franchise Tax in Texas. Die Vertragsformulierung ist Sache Ihres Anwalts; die Zertifizierung des Rechenzentrums und Vereinbarungen zur Wirtschaftsförderung in Virginia sind Sache des Betreibers.

Wie behandelt Kanada dieselben Arbeiten?

Zu anderen Provinzen siehe Provinzumsatzsteuer.

Beispiel

US-Dollar, gerundet und zur Veranschaulichung. Alles Genannte wird fest in das Gebäude eingebaut.

Neue Rechenzentrumshalle bei Dallas

Ein Start-up für Flüssigkeitskühlung schließt einen Liefer- und Installationsvertrag über $10.000.000 für CDUs, Verteiler und Rohrleitungen des Sekundärkreislaufs in einer neuen Halle eines zertifizierten begünstigten Rechenzentrums (8,25 %: 6,25 % Bundesstaat, 2 % lokal). Das Material kostet $6.000.000 und stammt von Lieferanten außerhalb von Texas ohne texanische Steuer.

• Pauschalvertrag: Use Tax von $495.000 ($375.000 Bundesstaat, $120.000 lokal). Das Start-up berechnet dem Betreiber nichts, und nach dem oben beschriebenen Käufertest würde Form 01-929 des Betreibers sein Material nicht abdecken.
• Getrennt ausgewiesen ($7.000.000 Material, $3.000.000 Arbeit): Das Start-up kauft mit einer Wiederverkaufsbescheinigung ein, nimmt Form 01-929 des Betreibers entgegen und erhebt nur lokale Steuer von $140.000. Die Arbeit ist nicht steuerpflichtig.
• Feld für große Projekte angekreuzt: $0.

Umrüstung einer luftgekühlten Halle in Texas

Dasselbe Start-up rüstet an einem anderen Standort in Texas eine bestehende Halle für $2.000.000 um ($1.200.000 Material, $800.000 Arbeit). Das ist ein Umbau: Das Start-up kauft das Material für $1.200.000 mit einer Wiederverkaufsbescheinigung und erhebt 8,25 % auf die gesamten $2.000.000, also $165.000, bei beiden Vertragsarten; Form 01-929 deckt das nicht ab.

Schaltanlagen und USV-Anlagen in Loudoun County

Ein Hersteller verkauft Schaltanlagen für $2.000.000 und USV-Anlagen für $1.000.000 an den Generalunternehmer, der ein begünstigtes Rechenzentrum baut (6 %). Ohne gültige ST-11A beim Verkauf beträgt die Steuer $180.000. Mit Form ST-11A und dem Schreiben der Behörde sind die USV-Anlagen für die Computerlast befreit; versorgen 10 % der Last der Schaltanlagen Beleuchtung und Brandschutz, beträgt die Steuer $12.000. Installiert der Hersteller die Anlagen selbst und verkauft er überwiegend an andere, wird er Endverbraucher und schuldet Steuer auf den Herstellungseinstandspreis: $1.800.000 Kosten bedeuten $108.000 vor einer Befreiung.

Anders in Ihrem Fall?

• Server, Netzwerkgeräte, Rack-Integration, Streckenlieferungen oder bewegliche Installationen: Sales Tax auf Server, Installation und Wartungsverträge.
• Zeitliche Erfassung der Einnahmen bei mehrjährigen Bauprojekten: langfristige Fertigungsverträge für Spezialanlagen.
• B&O Tax (Business and Occupation Tax, Steuer auf Bruttoeinnahmen in Washington), Commercial Activity Tax (CAT) in Ohio oder Oregon auf Auftragseinnahmen: Steuern auf Bruttoeinnahmen in anderen Bundesstaaten.
• Nie gezahlte Use Tax oder nie erhobene Steuer bei getrennt ausgewiesenen Verträgen: nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Genehmigungen in einem neuen US-Bundesstaat: Wann Sie Sales Tax erheben müssen, für einen ausländischen Hersteller ausländische Verkäufer und Sales Tax; Erklärungsfristen: Sales-Tax-Erklärungen einreichen.
• Importierte CDUs, Schaltanlagen oder USV-Anlagen: Zölle auf importierte Anlagen.
• Teams in anderen US-Bundesstaaten: Unternehmenssteuern in anderen Bundesstaaten und städtische Einkommensteuer in Ohio für reisende Teams.
• Installation in einem kanadischen Rechenzentrum: Provinzumsatzsteuer und GST/HST für nicht ansässige Verkäufer.
• Mehrere US-Bundesstaaten, eine Umrüstung oder ein selbst gefertigtes Produkt: unsere Steuerleistungen für Rechenzentren. Unsere CPAs registrieren Sie, reichen in jedem Bundesstaat Sales-Tax- und Use-Tax-Erklärungen ein und richten eine Auftragskostenbuchhaltung ein, die Material, fest eingebaute Anlagen und Arbeit trennt.