Imposto sobre vendas para empreiteiros: materiais, pagar ou cobrar?

Pago o imposto sobre vendas dos materiais ou o cobro do cliente?

Em cada obra, o empreiteiro é tratado como uma de duas coisas. O consumidor dos materiais paga o imposto ao fornecedor e não cobra nada do cliente por eles. O vendedor dos materiais (as regras o chamam de varejista) compra sem imposto, ou pede de volta o imposto pago, e cobra o imposto do cliente. O seu estado, o tipo de contrato e o fato de o trabalho ser um reparo ou uma melhoria definem qual dos dois você é.

Uma obra por preço global no Texas (construção nova e obras em residências), na Califórnia ou em Michigan, ou uma melhoria de capital em Nova York, em regra faz de você o consumidor. Você é o vendedor em um contrato com valores discriminados no Texas ou em um reparo de imóvel comercial no Texas, em um reparo em Nova York, em um contrato de empreiteiro principal em Washington ou em qualquer obra em que você cobre do cliente o imposto sobre os materiais. Os empreiteiros da Califórnia e de Michigan em regra continuam consumidores até nas obras por tempo e materiais.

Em palavras simples: preço global (lump-sum) é um preço único para materiais e mão de obra; valores discriminados (separated) mostram os dois em preços separados; tempo e materiais (time-and-materials) cobra o custo dos materiais mais a mão de obra por hora ou por dia; custo mais margem (cost-plus) cobra o seu custo mais uma taxa ou um percentual; imposto de uso (use tax) é o que você deve quando um fornecedor não cobrou o imposto sobre vendas.

O seu caso não é simples se:

• você trabalha em mais de um estado;
• você mistura obras por preço global com obras por tempo e materiais ou por custo mais margem, ou uma ordem de alteração (change order) tem preço diferente do contrato;
• uma mesma obra mistura reparo e melhoria, imóvel residencial e comercial, ou é uma adaptação de espaço (build-out) para um inquilino;
• você é subempreiteiro ou contrata um;
• o cliente alega isenção;
• você já cobrou o imposto, ou deixou de cobrar, em obras passadas;
• você recebeu um aviso do estado sobre imposto cobrado em duplicidade ou não cobrado.

Se algum desses pontos se aplica, veja “E no seu caso?” no fim desta página.

Reúna os contratos assinados, as propostas e as ordens de alteração, as suas faturas aos clientes, os recibos de fornecedores que mostram o imposto pago, os certificados de revenda ou de isenção que você deu ou recebeu e a sua licença de imposto sobre vendas. Esta página cobre Texas, Califórnia, Nova York, Washington e Michigan. Para qualquer outro estado, leia primeiro a orientação do departamento de receita dele para empreiteiros: o empreiteiro por preço global é o consumidor ou o varejista, o tipo de contrato muda isso, os reparos têm tratamento diferente, e o empreiteiro pode comprar materiais com certificado de revenda? O manual de auditoria do Texas, o Contractor Manual de Michigan, a Publication 9 da Califórnia e os boletins de Nova York são orientações dos órgãos, não lei; quando uma delas difere de uma regra ou de uma lei, a regra ou a lei prevalece.

O que define o tratamento: o meu estado, ser reparo ou melhoria, ou o tipo de contrato?

Cada estado usa um teste diferente, então a mesma obra pode ter resultado diferente de um lado e do outro da divisa.

Como funcionam os testes:

• Reparo ou melhoria (Nova York). Uma melhoria de capital precisa passar nos três testes: ela aumenta substancialmente o valor do imóvel ou prolonga de forma apreciável a sua vida útil, passa a fazer parte do imóvel ou é fixada de modo permanente, e é feita para durar. Construir um deck ou instalar armários de cozinha é melhoria; consertar um degrau quebrado ou trocar o termostato de um aquecedor de água é reparo (TB-ST-104). A Publication 862 lista obras comuns de cada classe e diz que o trabalho feito para um inquilino ou por ele se presume temporário, então não é melhoria de capital, a menos que o contrato de locação ou outros fatos mostrem que a obra deve ficar com o imóvel.
• Imóvel residencial ou comercial (Texas). O reparo ou a reforma de imóvel residencial (uma casa, um conjunto de apartamentos ou um condomínio, entre outros) segue as regras de empreiteiro acima. O reparo ou a reforma de imóvel não residencial é um serviço tributável sobre o valor total, menos os serviços não relacionados discriminados à parte, e a diferença entre preço global e valores discriminados deixa de importar. A construção nova e a manutenção programada que incorpora materiais continuam seguindo as regras de empreiteiro; a manutenção programada que não incorpora nenhum material não é tributada como serviço, mas você paga o imposto sobre o que usa. Um contrato que mistura reparo tributável e construção nova, ou um prédio usado como moradia e como negócio, é tributável por inteiro, a menos que o trabalho tributável e o não tributável sejam discriminados separadamente (Rule 3.357(b), (c)).
• Tipo de contrato (Texas e Califórnia). Um contrato por preço global tem um preço único para materiais e mão de obra. No Texas, um contrato que discrimina materiais e mão de obra separadamente é de valores discriminados (separated), e um contrato de custo mais margem conta como discriminado quando a mão de obra é indicada à parte (Rule 3.291(a)). A Califórnia trata o custo mais taxa (cost-plus-a-fee) como preço global: você continua consumidor (Publication 9).

Em uma obra por preço global, quem paga o imposto sobre os materiais?

O empreiteiro paga, em qualquer estado que o trate como consumidor dos materiais. O imposto vai para o fornecedor na compra, ou para o estado como imposto de uso quando um fornecedor de outro estado não o cobrou (veja imposto de uso nas compras da empresa).

• Texas. O empreiteiro por preço global deve o imposto sobre todos os materiais, consumíveis, equipamentos e serviços tributáveis e não pode cobrar do cliente nenhum valor apresentado como imposto em um preço global (Rule 3.291(b)(3)). Uma cláusula dizendo que o cliente paga o imposto não muda a regra do estado: o cliente pode reembolsar você, mas o estado não reconhece a obrigação do cliente em um contrato por preço global (manual de auditoria). Cada subcontrato vale por si: um subempreiteiro com valores discriminados cobra de você o imposto sobre os materiais dele mesmo quando o seu contrato é por preço global, e você continua sem cobrar nada do seu cliente (Rule 3.291(b)(6)).
• Califórnia. O empreiteiro é sempre o consumidor dos materiais que fornece e instala em um contrato por preço global, e o imposto incide sobre o custo deles (Publication 9). As fixtures são diferentes: o empreiteiro da Califórnia é o varejista das fixtures que fornece e instala, o que esta página não cobre (Regulation 1521(b)(2)(B)).
• Nova York. Em uma melhoria de capital, você paga o imposto ao fornecedor e não cobra nada quando o cliente lhe entrega o Form ST-124 preenchido (TB-ST-130). O certificado é uma prova, não o teste: sem ele, o contrato e os registros do projeto ainda podem mostrar que a obra foi uma melhoria (TB-ST-104).
• Michigan. O empreiteiro deve o imposto de uso sobre os materiais, a menos que consiga mostrar que o fornecedor cobrou o imposto sobre vendas de Michigan, então guarde esses recibos (RAB 2025-18).

O imposto que você paga é um custo da obra. Nova York diz que o empreiteiro pode incluí-lo no preço de uma melhoria de capital, e Michigan permite embuti-lo no preço do contrato como custo indireto (TB-ST-104; RAB 2025-18). Cobrá-lo do cliente como imposto sobre vendas não é permitido no Texas nem em Michigan e, na Califórnia, pode fazer de você o varejista dos materiais.

Comprar em um estado para uma obra em outro pode acrescentar imposto. Um empreiteiro por preço global do Texas que recebe os materiais no Texas para uma obra fora do estado paga o imposto do Texas, a menos que o fornecedor entregue no local da obra (manual de auditoria). Michigan não tem isenção do imposto sobre vendas para materiais comprados de um varejista de Michigan para serem fixados em outro estado, embora o imposto de uso dele não se aplique (RAB 2025-18). Nova York dá crédito pelo imposto pago sobre materiais usados depois fora do estado (TB-ST-130).

Em uma obra por tempo e materiais ou com valores discriminados, cobro imposto sobre os materiais?

Depende do estado. Um contrato com valores discriminados no Texas e um reparo em Nova York fazem você cobrar o imposto; um contrato por tempo e materiais na Califórnia e um empreiteiro de Michigan em regra não cobram.

• Texas, valores discriminados ou custo mais margem. Você é o vendedor dos materiais. Você cobra o imposto sobre o maior valor entre o preço combinado dos materiais e o seu custo, com o imposto local definido pelo local da obra, e precisa de uma licença de imposto sobre vendas do Texas (Rule 3.291(b)(4), (b)(10)). Um contrato de preço máximo garantido que discrimina materiais, mão de obra e lucro separadamente continua sendo de valores discriminados (manual de auditoria).
• Califórnia, tempo e materiais. Você continua consumidor, a menos que cobre do cliente um “sales tax” calculado sobre materiais com mark-up, ou que o contrato transfira a propriedade antes da instalação e fixe o preço dos materiais em separado (Regulation 1521(b)(2)(A)). No reparo de uma fixture, as peças cobradas à parte da mão de obra fazem de você o varejista das peças; as peças em um reparo por preço global fazem de você o consumidor (Publication 9).
• Nova York. Em um reparo, manutenção ou instalação, o cliente paga o imposto sobre o valor total, seja qual for o formato da conta (Publication 862).
• Washington. O empreiteiro principal cobra do cliente o imposto sobre vendas no varejo sobre o preço total do contrato (WAC 458-20-170(4)(a)). Em uma obra para o governo federal, para uma autoridade de habitação de condado ou cidade ou em uma estrada local, o empreiteiro é o consumidor dos materiais e não cobra o imposto sobre vendas no varejo (WAC 458-20-17001(3); WAC 458-20-171).
• Michigan. Um empreiteiro que cobra sempre imposto sobre vendas sobre os materiais que fixa e discrimina mão de obra e materiais pode comprá-los sem imposto para revenda e cobrar o imposto sobre vendas sobre o preço de venda deles. O Treasury permite isso no lugar do imposto de uso que a lei exige em outros casos, e o empreiteiro deve então aplicá-lo de forma consistente. Ele precisa ter uma licença de imposto sobre vendas, e o imposto que recolhe não pode ser menor que o imposto sobre o seu custo (Contractor Manual; RAB 2025-18).

Se paguei imposto sobre vendas nos materiais, cobro o imposto do cliente de novo?

Não, se você é o consumidor nessa obra, inclusive o empreiteiro de Michigan que pagou o imposto sobre vendas em vez de usar um certificado de revenda: você não cobra nada sobre os materiais (RAB 2025-18). Você cobra imposto sobre os materiais apenas onde é o vendedor e, nesse caso, no Texas, na Califórnia e em Nova York, o imposto que você pagou ao fornecedor pode ser creditado ou deduzido do imposto que você deve, nas condições abaixo.

• Vendedor na obra. O Texas permite creditar o imposto pago ao fornecedor contra o imposto que você deve na venda posterior (Tax Code 151.056(c)). A Califórnia permite a dedução de “compras com imposto pago e revendidas” quando você revende o bem antes de usá-lo (Regulation 1521(b)(6)(C)). Nova York permite um crédito na sua declaração pelo imposto pago sobre materiais transferidos ao cliente em um reparo, manutenção ou instalação tributáveis (TB-ST-130).
• Limites do crédito de Nova York. Ele se baseia no seu custo, e não no preço com mark-up. Cobre os materiais que vão para o cliente, e não ferramentas nem suprimentos. Você o aproveita quando usa os materiais em uma obra em que cobra o imposto (TB-ST-130).

Faturar separadamente muda a minha situação fiscal?

Em regra, não, mas o que decide varia por estado: o contrato assinado no Texas e na Califórnia, a classe de reparo ou melhoria em Nova York, o preço total do contrato em Washington e, em Michigan, se o empreiteiro que age como varejista discrimina a conta.

• Texas. A ordem de controle é contrato, depois proposta, depois fatura. Faturas separadas não transformam um contrato por preço global em um de valores discriminados, a menos que o contrato as exija. Um contrato por preço global que inclui documentos separando materiais e mão de obra passa a ser de valores discriminados. As ordens de alteração seguem o tipo do contrato, mas, em um contrato de valores discriminados, uma ordem de alteração por preço global é tratada como materiais, a menos que você possa mostrar de forma razoável a parte da mão de obra (manual de auditoria; Rule 3.291(a)(8), (a)(13), (b)(5)).
• Califórnia. Um contrato por preço global não passa a ser por tempo e materiais só porque a fatura mostra materiais, mão de obra ou imposto separadamente (Regulation 1521(a)(8)).
• Washington. O imposto é medido sobre o preço total do contrato, e mostrar cobranças de serviços separadamente na proposta ou no contrato não as torna itens separados (WAC 458-20-170(1)(e), (4)(a)).
• Michigan. Para um empreiteiro que age como varejista, uma conta por preço global que não discrimina mão de obra e materiais é tributada sobre o valor total (Contractor Manual).
• Nova York. Em uma melhoria de capital, a conta pode listar materiais e mão de obra separadamente, e nenhum imposto é cobrado sobre nenhum dos dois (TB-ST-130).

Os acréscimos e as taxas sobre os materiais são tributados?

Onde você cobra imposto sobre os materiais, os acréscimos ligados aos materiais em regra entram no valor tributado. Uma taxa ou um lucro ligado à obra inteira pode não entrar.

• Texas, valores discriminados. O preço combinado dos materiais inclui o lucro calculado como percentual do custo dos materiais, o transporte e os acréscimos (mark-up) ou taxas de manuseio ligados diretamente aos materiais. Uma cobrança calculada como percentual do custo total do contrato não faz parte dele (Rule 3.291(a)(1)). Em uma conta de custo mais margem, o acréscimo ligado aos materiais é tributado com eles (manual de auditoria).
• Califórnia. Em uma obra por tempo e materiais em que você cobra imposto, a base é o valor sobre o qual você cobra o imposto (Publication 9). Em um contrato de custo mais taxa (cost-plus-a-fee), a taxa não entra na base do imposto (Regulation 1521(b)(2)(D)).
• Nova York. Em um reparo, o imposto incide sobre o valor total, inclusive o acréscimo. Em uma melhoria de capital, o acréscimo não é tributado, porque nenhum imposto é cobrado (Publication 862; TB-ST-104).
• Entrega. A Califórnia tributa as cobranças de entrega dos materiais, discriminadas à parte, que você vende em um contrato por tempo e materiais com imposto cobrado, a menos que a propriedade passe expressamente ao cliente antes da entrega (Publication 9).

O que entrego aos fornecedores quando compro materiais para revenda e o que guardo?

Entregue um certificado de revenda somente quando for revender os materiais e o seu estado permitir que um empreiteiro compre assim. Se você mesmo usa os materiais, deve o imposto. Guarde o contrato, a fatura do fornecedor e uma cópia do certificado, para que cada compra sem imposto esteja ligada a uma obra em que você cobrou imposto do cliente.

No Texas, se você compra bens com um certificado de revenda e depois os usa, deve o imposto sobre eles. Um fornecedor do Texas guarda o certificado de revenda que você entrega por 4 anos (perguntas frequentes do Comptroller). Um empreiteiro de Nova York guarda um certificado de isenção por pelo menos 3 anos após a data de vencimento da última declaração a que ele se refere, ou da data de entrega, se for posterior (Form ST-124). Os formulários de certificado e a restituição do imposto pago estão em certificados de revenda e restituição do imposto sobre vendas.

E se o meu cliente for isento, como uma organização sem fins lucrativos ou um órgão do governo?

O que protege o empreiteiro é a prova reunida antes da obra: no Texas e em Michigan, uma isenção errada deixa o empreiteiro devendo o imposto.

• Texas. Aceite de boa-fé o certificado de isenção do cliente e use o seu próprio certificado de isenção com os fornecedores para materiais incorporados e itens que se qualifiquem. Os equipamentos continuam tributáveis. Se depois se descobrir que o cliente não era isento, você deve o imposto, as multas e os juros sobre as compras (Rule 3.291(c)). Um contrato escrito ou uma ordem de compra de um órgão governamental isento pela Tax Code 151.309, como os Estados Unidos, o Texas ou um condado ou uma cidade do Texas, é prova suficiente. Uma organização sem fins lucrativos é isenta apenas nos itens ligados à sua finalidade isenta, então as melhorias sem relação com ela continuam tributáveis (Tax Code 151.309, 151.310; Rule 3.291(c)(1), (c)(3)).
• Nova York. Você não cobra imposto sobre o trabalho para uma organização isenta ou para o governo, seja reparo ou melhoria. Você pode comprar os materiais que vão para o cliente com o contractor exempt purchase certificate; os demais suprimentos continuam tributáveis (TB-ST-130).
• Michigan. A isenção de uma organização sem fins lucrativos em regra não passa ao seu empreiteiro, que deve o imposto de uso sobre os materiais que fixa. Só valem as isenções listadas, como hospitais sem fins lucrativos, moradias sem fins lucrativos qualificadas e santuários de igrejas, com o apoio do Contractor Eligibility Statement do proprietário. Essa declaração não afasta a sua responsabilidade se o imóvel não se qualificar (RAB 2025-18).
• Califórnia e Washington. Em um contrato com os Estados Unidos (em Washington, também com uma autoridade de habitação de condado ou cidade), você é o consumidor: o imposto incide sobre os materiais que você compra, e você não cobra nada sobre o preço do contrato (Regulation 1521(b)(1)(A); WAC 458-20-17001(3)). Para outros clientes isentos nesses estados, leia a Publication 9 e a orientação do Department of Revenue de Washington para empreiteiros; esta página não as verificou.

Os certificados dos clientes estão em certificados de isenção de clientes.

E se eu cobrei um imposto que não devia, ou deixei de cobrar um imposto que devia?

No Texas e em Nova York, o estado cobra do empreiteiro nos dois casos. Para outro estado, leia a orientação dele para empreiteiros antes de restituir ou refaturar.

• Imposto cobrado em uma obra em que você é o consumidor. No Texas, você não pode ficar com ele. Restitua o cliente ou envie o valor ao estado. O Comptroller restitui o imposto cobrado por engano somente depois que você restitui o cliente ou emite uma nota de crédito (credit memorandum), e em regra só se você pedir dentro de 4 anos após o vencimento do imposto (Tax Code 111.104(f), 111.107, 111.201; manual de auditoria). O imposto cobrado do cliente não pode compensar um lançamento de auditoria (manual de auditoria).
• Melhoria de capital em Nova York cobrada com imposto. O imposto cobrado sem um certificado de melhoria de capital deve ser recolhido. Se o cliente depois lhe entregar um certificado e pedir a restituição, você pode restituir o imposto e pedir uma restituição ou um crédito; o cliente também pode pedir diretamente ao Tax Department (TB-ST-130). Peça o crédito dentro de 3 anos após a entrega da declaração ou 2 anos após o pagamento, o que ocorrer depois (Tax Law 1139(c); o TB-ST-810 conta os três anos a partir da data de vencimento da declaração). Obtenha o certificado dentro de 90 dias após a obra, ou você assume o ônus de provar que foi uma melhoria (Form ST-124).
• Imposto que você deixou de cobrar e devia ter cobrado. Você é responsável por cobrar e pagar o valor correto, e um erro pode significar imposto adicional, multas e juros (perguntas frequentes do Texas Comptroller). Aceitar um certificado preenchido de forma errada pode torná-lo pessoalmente responsável pelo imposto (Form ST-124). O cliente também pode dever: no Texas, pelos materiais incorporados em um contrato com valores discriminados (Rule 3.291(b)(5)), e em Nova York, quando o Form ST-124 dele cobria uma obra que não era melhoria de capital (Form ST-124).

O imposto não pago também pode se tornar uma dívida pessoal de quem dirige o negócio:

• Texas. O imposto, ou qualquer valor cobrado como imposto, é mantido em fideicomisso (trust) em favor do estado. Uma pessoa que controla o pagamento e deixa de pagá-lo deliberadamente é responsável, mesmo depois da dissolução da empresa (Tax Code 111.016).
• Nova York. Diretores, administradores, gerentes e empregados com o dever de agir, e os sócios de sociedades e os membros de LLCs, devem cobrar o imposto e respondem pessoalmente por ele (Tax Law 1131(1); 1133(a)).
• Califórnia. Depois que um negócio termina, uma pessoa responsável que deixou de pagar deliberadamente deve o imposto cobrado dos clientes ou devido sobre os materiais usados. O aviso deve ser dado dentro de 3 anos depois que o estado souber do encerramento ou 8 anos depois dele, o que ocorrer primeiro (R&TC 6829).
• Washington. Quando uma entidade de responsabilidade limitada termina ou fica insolvente, o diretor-presidente e o diretor financeiro respondem pelo imposto cobrado e não pago, independentemente de culpa, e os demais, se houve dolo (RCW 82.32.145).
• Michigan. Um diretor, membro, gerente ou sócio que controlava o pagamento e deixou de pagar deliberadamente é responsável, se o lançamento ocorrer dentro de 4 anos do lançamento contra o negócio (MCL 205.27a).

Para faturas passadas, veja faturas enviadas sem imposto sobre vendas e como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado. O imposto que você cobra dos clientes é devido ao estado, então registre-o separado da receita. O imposto que você paga sobre materiais de uma obra em que não cobra nada é um custo da obra (TB-ST-130); veja custos da obra e lucro bruto e lançamentos contábeis do imposto sobre vendas.

Exemplo

Dólares americanos, valores redondos e ilustrativos. As alíquotas de 8,25% e 8% são exemplos; a sua depende do local da obra e, em uma obra por preço global no Texas, do imposto local que o seu fornecedor cobrou.

Reforma de banheiro no Texas, preço global

Um reformista do Texas assina um contrato por preço global de US$40.000 para reformar o banheiro de um proprietário. Os materiais custam US$12.000. Ele paga o imposto ao fornecedor, US$990 (8,25% de US$12.000), e não cobra imposto sobre vendas do proprietário. Os US$990 são um custo da obra, então o preço precisa cobri-los. Se o contrato for alterado para indicar o preço dos materiais e toda a mão de obra em preços separados, ele passa a ser de valores discriminados e o reformista deve cobrar o imposto sobre os materiais.

Contrato com valores discriminados no Texas

Um empreiteiro do Texas constrói uma ampliação de casa, com preço de US$15.000 de materiais e US$17.500 de mão de obra discriminados separadamente, a 8,25%. Ele cobra US$1.237,50 de imposto apenas sobre os materiais, para uma conta total de US$33.737,50. Ele comprou os materiais com um certificado de revenda, então não pagou imposto ao fornecedor. Se tivesse pago imposto lá, poderia creditar esse imposto contra o imposto que deve na venda.

Reparo em Nova York

Um empreiteiro de ar-condicionado e aquecimento (HVAC) registrado em Nova York conserta o sistema de ar central de um cliente. As peças custam US$2.000 e a mão de obra é de US$3.000. Ele paga US$160 de imposto sobre as peças (8%) e cobra US$5.000 mais US$400 de imposto, um total de US$5.400. Na sua declaração, ele informa os US$400 e pede um crédito de US$160 pelo imposto pago nas peças transferidas ao cliente, então envia ao estado US$240. Se a obra fosse um sistema de ar central novo e completo, uma melhoria de capital, o empreiteiro pagaria o imposto sobre o equipamento e, com um Form ST-124 preenchido, não cobraria nada do cliente.

E no seu caso?

• Você trabalha em mais de um estado ou mistura obras por preço global e por tempo e materiais. O tipo de cada obra define o que você compra sem imposto e o que cobra, e a contabilidade precisa acompanhar isso: contabilidade.
• Você recebeu um aviso do estado sobre imposto cobrado em duplicidade ou não cobrado, ou obras passadas foram cobradas de forma errada. Essas obras podem precisar de correção na contabilidade: contabilidade.
• Comprar sem imposto com um certificado de revenda, ou recuperar o imposto que um fornecedor cobrou: certificados de revenda e restituição do imposto sobre vendas.
• O seu cliente diz que é isento: certificados de isenção de clientes.
• Materiais comprados fora do estado sem imposto cobrado: imposto de uso nas compras da empresa.
• Onde você deve cobrar e se está registrado: quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.
• Uma auditoria do estado ou um pedido de informações: auditoria do imposto sobre vendas.
• Faturas já enviadas sem o imposto correto: faturas enviadas sem imposto sobre vendas.
• Custos de obra maiores que o lucro bruto: custos da obra e lucro bruto.
• Instalação de refrigeração, energia ou outros equipamentos em data centers: imposto sobre vendas em equipamentos de refrigeração e energia instalados.