Sales-Tax-Prüfung oder Auskunftsersuchen: Was Bundesstaaten verlangen

Was tue ich zuerst, wenn ein Bundesstaat ein Prüfungsschreiben oder Auskunftsersuchen zur Sales Tax schickt?

Eine Sales-Tax-Prüfung eines Bundesstaates misst die Erklärungen, die Sie bereits eingereicht haben, an Ihren Unterlagen. Jeder Bundesstaat legt eigene Fristen fest, daher gelten die Termine in Ihrer eigenen Mitteilung. Lesen Sie zuerst drei Dinge: die Steuer und die Zeiträume, die sie umfasst, was Sie einsenden sollen und bis wann eine Antwort verlangt wird. Die Prüfung in Washington erfasst auch die Business-and-Occupation-, Use- und Public-Utility-Steuer (Washington DOR), und New York kann eine Prüfung auf andere Steuern ausweiten (Publication 131); fragen Sie daher, welche Steuern einbezogen sind.

Das Schreiben kann Prüfungsmitteilung, Auskunfts- und Unterlagenanforderung (Information and Document Request, IDR), Fragebogen oder Unterlagenanforderung heißen. Texas verschickt eine Mitteilung mit einem Fragebogen (Texas Comptroller), New York sendet meist ein Schreiben mit der Bitte um Auskünfte (New York Tax Department), Kalifornien ruft meist zuerst an (CDTFA Publication 76), und ein Prüfer in Washington nimmt Kontakt auf, um einen Termin zu vereinbaren (Washington DOR). Diese vier Bundesstaaten zeigen das übliche Muster; für einen anderen Bundesstaat lesen Sie die Rechte und Fristen in seiner Mitteilung und auf der Prüfungsseite seiner Steuerbehörde.

Ein Schreiben, das nur fragt, ob Sie im Bundesstaat geschäftlich tätig sind, oder Sie zur Registrierung auffordert, ist eine andere Mitteilung als eine Prüfung; Washington führt einen Fragebogen zu Geschäftstätigkeiten und eine Prüfungsmitteilung als getrennte Kontaktarten auf (Washington DOR). Haben Sie sich nie registriert, beginnen Sie mit Nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Bevor Sie antworten:

1. Notieren Sie die Antwortfrist und bitten Sie schriftlich um mehr Zeit, wenn Sie sie brauchen. New York gewährt die meisten Anträge auf Verlängerung der Frist (New York Tax Department), und Kalifornien lässt normalerweise zwei oder drei Wochen zur Vorbereitung. Texas gewährt 30 Tage, um die schriftlich aufgeführten Unterlagen vorzulegen; auf eine angemessene Bitte kann der Prüfer weitere 30 Tage oder eine angemessene Zeit von bis zu 90 Tagen hinzufügen, und einem zweiten Verlängerungsantrag soll nur bei einer Härte außerhalb Ihrer Kontrolle stattgegeben werden. Werden Unterlagen nicht rechtzeitig vorgelegt, wird die Prüfung geschätzt (Texas-Mitteilung über eine Routineprüfung).
2. Bewahren Sie alle Unterlagen für den Prüfungszeitraum auf, bis die Prüfung und jeder Einspruch beendet sind (Texas; Kalifornien).
3. Reichen Sie eine geänderte Erklärung mit Zahlung ein, nachdem das Konto der Prüfung zugewiesen wurde, behandelt Kalifornien die geänderte Erklärung als zusätzliche Unterlage und rechnet die Zahlung auf die Prüfung an, was die Zinsen auf den gezahlten Betrag stoppt (Publication 76).

Eine Unterlagenanforderung zu den Erklärungen eines Bundesstaates, die zu den Büchern passen, lässt sich oft im eigenen Haus beantworten. Ein Fall braucht fachkundiges Urteil, wenn die Verkäufe mehrere Bundesstaaten erreichen oder über Marktplätze laufen, die Erklärungen nicht zu den Büchern passen, für einen Zeitraum weder eine Erklärung noch eine Registrierung vorliegt, Bescheinigungen fehlen, Steuer erhoben, aber nicht abgeführt wurde, ein Eigentümer persönlich haften könnte, die Antwortfrist nahe ist und die Bücher nicht bereit sind oder der Bundesstaat Sie bittet, eine Stichprobe zu akzeptieren oder einen Verzicht auf die Verjährungsfrist zu unterschreiben.

Legen Sie bereit: die Mitteilung, jede Erklärung für die genannten Zeiträume, das Verkaufsjournal oder den Rechnungsexport, Auszüge des Zahlungsdienstleisters und der Bank, Bescheinigungen, Einkaufsrechnungen und die Bundessteuererklärung.

Wie weit zurück prüft ein Bundesstaat meine Sales Tax?

Ein Bundesstaat prüft meist etwa drei bis vier Jahre, doch das übliche Fenster ist nicht die gesetzliche Grenze, und ein Zeitraum ohne Erklärung kann weiter zurück erfasst werden. Die Tabelle zeigt vier Bundesstaaten; Ihrer kann abweichen.

Ein Unternehmen, das vor zwei Jahren begonnen hat, hat nur diese Zeiträume zu prüfen. Die Ausnahme ist ein Zeitraum, in dem es registriert sein oder eine Erklärung hätte einreichen müssen: lesen Sie Wann Sie Sales Tax erheben müssen und Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Welche Unterlagen verlangt der Sales-Tax-Prüfer?

Prüfer verlangen die Unterlagen, die zeigen, was Sie verkauft haben, welche Steuer Sie berechnet haben, was Sie gemeldet haben und warum ein Verkauf unbesteuert blieb. Die Listen ähneln sich in den Bundesstaaten, und der Prüfer kann mehr verlangen.

Quellen: Washington DOR, Texas Comptroller, New York Tax Bulletin ST-770 und CDTFA Publication 76.

Der Prüfer in Kalifornien kann prüfen, indem er die Gesamtverkäufe in Ihren Büchern mit den Verkäufen in Ihren Sales-Tax-Erklärungen und Ihren Einkommensteuererklärungen, die erhobene Steuer mit der gemeldeten Steuer und die geltend gemachten Wiederverkäufe mit den Wiederverkaufskunden vergleicht (Publication 76). Führen Sie diese Vergleiche zuerst selbst durch. Zu den Aufbewahrungsfristen lesen Sie Wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Was gilt, wenn meine Unterlagen oder Wiederverkaufsbescheinigungen unvollständig sind?

Ein Bundesstaat, der einen Verkauf anhand Ihrer Unterlagen nicht überprüfen kann, darf die Steuer schätzen oder den Verkauf als steuerpflichtig behandeln; sagen Sie dem Prüfer daher früh, was Sie haben.

• Texas: Werden Unterlagen nicht geführt oder nicht vorgelegt, kann das zu einer Schätzung der Steuer oder zur Aussetzung der Genehmigung führen, und Verkäufe ohne aufbewahrte Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung gelten in einer Prüfung als steuerpflichtig vermutet (Texas Comptroller).
• New York: Der Bundesstaat darf die Sales Tax nur schätzen, wenn Sie keine Unterlagen haben oder Ihre unzureichend sind (Publication 131). Er zählt tägliche Zusammenfassungsbelege, Zusammenfassungsberichte und nicht nummerierte Rechnungen zu den unzureichenden (Tax Bulletin ST-770).
• Kalifornien: Sie müssen Unterlagen womöglich rekonstruieren, manchmal aus dem, was Lieferanten oder Kunden besitzen, oder der Prüfer schätzt; unzureichende Unterlagen, die zu zusätzlicher Steuer führen, können einen Fahrlässigkeitszuschlag nach sich ziehen (Publication 76).
• Washington: Der Verkäufer muss beweisen, dass ein Verkauf ein Großhandelsverkauf war, und bei einem Verkauf ohne die übliche Genehmigung oder Bescheinigung kann er dies nach den Regeln der Behörde dennoch aus Tatsachen und Umständen belegen (RCW 82.04.470).

Texas setzt ein festes Zeitfenster. Ein Abzug, der eine Wiederverkaufs- oder Befreiungsbescheinigung braucht, wird versagt, wenn Sie die Bescheinigung nicht innerhalb von 90 Tage nach der schriftlichen Mitteilung des Comptrollers, die sie verlangt, oder bis zu einem späteren Datum, das Sie mit dem Comptroller vereinbaren, vorliegen haben, und eine danach übergebene Bescheinigung kann ihn nicht stützen (Tax Code 151.054(e)). Sobald die Prüfung abgerechnet ist und Sie rechtzeitig eine Anhörung zur Neufestsetzung beantragen (die förmliche Überprüfung der Rechnung), gewähren die Regeln des Comptrollers ebenfalls 90 Tage ab seiner schriftlichen Aufforderung in dieser Phase (Regeländerungen des Texas Comptroller). Fordern Sie fehlende Bescheinigungen an, sobald die Mitteilung eintrifft. Welche Bescheinigungen zählen, behandelt Befreiungsbescheinigungen von Kunden.

Prüft der Prüfer jeden Verkauf oder eine Stichprobe?

Ein Prüfer kann jede Transaktion, einen Testzeitraum oder eine Stichprobe untersuchen, und eine in einer Stichprobe gefundene Fehlerquote kann auf den gesamten Prüfungszeitraum hochgerechnet werden. Texas und Kalifornien prüfen beide zuerst einen Teil der Unterlagen und gehen tiefer, wenn Fehler auftreten (Texas-Mitteilung über eine Routineprüfung; Publication 76).

In einer typischen Stichprobenprüfung testet der Prüfer einen Ausschnitt, etwa einen Monat oder eine Zufallsauswahl von Rechnungen, und stellt den Anteil fest, der falsch besteuert wurde; der Bundesstaat kann diesen Anteil auf alle Verkäufe des Zeitraums anwenden und dann den Steuersatz, Zinsen und Strafzuschläge hinzurechnen (Texas-Mitteilung über eine Routineprüfung).

Texas benachrichtigt Sie über eine Stichprobe und erklärt, wie Fehler hochgerechnet werden (Texas Comptroller). Kalifornien und Washington besprechen den Stichprobenplan mit Ihnen (Publication 76; Washington DOR). New York kann eine Detailprüfung, einen Testzeitraum oder eine statistische Stichprobe verwenden (Publication 131), und sein Leitfaden zu computergestützten Sales-Tax-Prüfungen sagt, dass der Bundesstaat bei vollständigen Büchern und Unterlagen Ihre Zustimmung braucht, bevor er aus einer nicht im Detail durchgeführten Prüfung festsetzt (Publication 132).

Unterlagen, die sich abstimmen lassen, machen eine Detailprüfung möglich: New York sagt, Unterlagen, die sich nicht mit Büchern und Erklärungen abstimmen lassen, können als unzureichend behandelt werden, und eine andere Methode wie eine Stichprobe darf angewendet werden (Tax Bulletin ST-770). Auch Überzahlungen zählen. Kalifornien und Texas sagen beide, dass sie ebenso nach zu viel wie nach zu wenig gezahlter Steuer suchen (Publication 76; Texas Comptroller); bewahren Sie daher Nachweise für befreite Verkäufe und irrtümlich berechnete Steuer auf.

Manche Bundesstaaten lassen ein Unternehmen einen Teil der Prüfung selbst durchführen. Das Managed Audit Program von Kalifornien berechnet auf als geschuldet festgestellte Steuer Zinsen zum halben üblichen Satz, und der Bundesstaat entscheidet, ob er den Antrag annimmt (Publication 53). Texas verlangt einen Antrag auf Managed Audit innerhalb von 60 Tagen nach dem Datum des Prüfungsankündigungsschreibens (Texas-Mitteilung über eine Routineprüfung).

Wie bereite ich mich auf eine Sales-Tax-Prüfung vor?

Vorbereiten heißt zeigen, dass Ihre Erklärungen zu Ihren Büchern passen und dass jeder unbesteuerte Verkauf einen Grund hat. In dieser Reihenfolge:

1. Zeiträume auflisten. Holen Sie jede für die Zeiträume der Mitteilung eingereichte Erklärung heraus, Nullerklärungen eingeschlossen, mit den Arbeitspapieren (den Aufstellungen und Notizen) hinter jeder.
2. Verkäufe nach Bundesstaat und Zeitraum aufbauen. Summieren Sie aus Rechnungen, dem Kassensystem oder einem Bestellexport die Brutto-, steuerpflichtigen, befreiten und Marktplatzverkäufe sowie die berechnete Steuer.
3. Drei Summen abstimmen. Gleichen Sie die Verkäufe in den Büchern mit den Erklärungen an den Bundesstaat und mit den Bruttoeinnahmen in der Bundessteuererklärung ab und erklären Sie jede Lücke. Marktplatzverkäufe sind eine häufige: lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen, wie sie in einer Erklärung erscheinen, und bewahren Sie die Unterlagen des Marktplatzes auf, die Texas für alle Marktplatzverkäufe mindestens vier Jahre verlangt (Texas-FAQ zu Marktplätzen).
4. Erhobene Steuer mit gezahlter Steuer abstimmen. Gleichen Sie die auf Rechnungen berechnete Steuer mit der Verbindlichkeit in den Büchern und mit dem ab, was jede Erklärung gemeldet und gezahlt hat.
5. Einzahlungen mit Verkäufen abstimmen. Gleichen Sie Bankeinzahlungen und Auszahlungen des Zahlungsdienstleisters mit den erfassten Verkäufen ab; Auszahlungen kommen nach Abzug von Gebühren und Erstattungen an. Lesen Sie Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.
6. Bescheinigungen den unbesteuerten Verkäufen zuordnen. Listen Sie jeden Verkauf ohne Steuer auf, fügen Sie seine Bescheinigung bei und fordern Sie fehlende jetzt an.
7. Einkäufe ohne Steuer auflisten. Washington und Kalifornien prüfen Einkäufe von Ausrüstung und Material auf Use Tax (Washington DOR; Publication 76). Use Tax (US-Steuer auf die Nutzung nicht beim Kauf besteuerter Waren oder Dienstleistungen) schulden Sie, wenn Sie einen steuerpflichtigen Artikel ohne Zahlung von Sales Tax gekauft haben; lesen Sie Use Tax auf Geschäftseinkäufe.

Zeigt der Abgleich, dass Steuer zu niedrig gemeldet wurde, ist ob und wann eine Erklärung zu ändern ist eine Entscheidung, die vor der Antwortfrist fällt; die Behandlung einer nach der Zuweisung eingereichten geänderten Erklärung in Kalifornien, im ersten Abschnitt, ist ein Beispiel. Sind die Bücher für die Schritte 2 bis 5 zu weit im Rückstand, kommt zuerst der Neuaufbau. Führen Sie eine Liste von allem, was Sie übergeben; Kalifornien gibt eine Quittung für Unterlagen, die in seinem Büro bleiben (Publication 76).

Sollte ich eine Vereinbarung unterschreiben, die die Prüfungsfrist verlängert?

Ein Verzicht auf die Frist, auch Consent oder Statute Waiver genannt, ist Ihre schriftliche Zustimmung, dass der Bundesstaat nach seiner normalen Frist noch Steuer festsetzen darf. Er gibt der Prüfung mehr Zeit und hält mehr Zeiträume offen.

• Washington: Die Behörde darf nach den üblichen vier Jahren festsetzen, wenn der Steuerpflichtige einen schriftlichen Verzicht unterschrieben hat, der auch die Frist für eine Erstattung oder Gutschrift verlängert (RCW 82.32.050).
• Kalifornien: Der Prüfer kann bei erheblichen Verzögerungen um einen Verzicht auf die Frist bitten. Er verlängert die Frist für die Festsetzung weiterer Steuer und lässt Sie bei den meisten Programmen eine Erstattung für den erfassten Zeitraum beantragen (Publication 76).
• New York: Der Bundesstaat darf ohne Ihre schriftliche Zustimmung nicht über drei Jahre hinaus prüfen, und Sie und die Behörde können schriftlich vereinbaren, die Frist vor ihrem Ablauf zu verlängern (Publication 130-F; Publication 131).
• Texas: Der Prüfer soll vor Beginn der Prüfung keinen Verzicht verlangen, es sei denn, Sie bitten um eine ungewöhnlich lange Verzögerung (Texas-Mitteilung über eine Routineprüfung). Später steht eine Konferenz zur unabhängigen Prüfungsüberprüfung, ein informelles Treffen mit einem Prüfer des Comptrollers, der nicht an Ihrer Prüfung beteiligt war, nicht zur Verfügung, wenn sie nicht rechtzeitig stattfinden kann und Sie es ablehnen, einen Verzicht zu unterschreiben (Anfechtung von Prüfungen in Texas).

Klären Sie vor der Unterschrift, welche Steuern und Zeiträume er umfasst, wie lange er läuft und ob die Verzögerung eine ist, um die Sie gebeten haben, oder eine, die der Bundesstaat braucht. Die richtige Antwort hängt davon ab, wie nah die Zeiträume an ihren Fristen sind, wie vollständig die Unterlagen sind und ob Erstattungsanträge bestehen; hier kommt es daher auf fachkundiges Urteil an.

Was passiert, wenn die Prüfung ergibt, dass ich Sales Tax schulde?

Eine Prüfung kann ohne Änderung enden, mit geschuldeter Steuer oder mit einer Erstattung zu viel gezahlter Steuer (New York Tax Department). Ist Steuer geschuldet, teilt der Bundesstaat zuerst seine Feststellungen mit und schickt dann eine Rechnung mit Steuer, Zinsen und Strafzuschlägen. Meist können Sie ganz oder teilweise vorzeitig zahlen, um die Zinsen auf diesen Betrag zu stoppen.

Erlasse in Texas sind meist auf Zeiträume beschränkt, die ursprünglich rechtzeitig eingereicht wurden, und eine Meinungsverschiedenheit mit der Entscheidung kann zu einer Anhörung zur Neufestsetzung führen (Erlass von Strafzuschlägen). New York erlaubt meist Ratenzahlung, wenn Sie nicht voll zahlen können, doch Zinsen und möglicherweise Strafzuschläge laufen weiter (Publication 130-F).

In manchen Fällen gelten höhere Strafzuschläge. Kalifornien schlägt 40 % auf, wenn Steuer wissentlich erhoben und nicht abgeführt wurde, vorbehaltlich eines Mindestgrößentests (R&TC 6597), und 25 % bei Betrug oder Hinterziehungsabsicht (R&TC 6485). Washington schlägt bei Hinterziehungsabsicht 50 % der zusätzlichen Steuer auf (RCW 82.32.090). Texas schlägt 50 % bei Betrug oder Hinterziehungsabsicht auf, auch bei Änderung, Vernichtung oder Verbergen von Unterlagen, um eine Prüfung zu beeinflussen (Tax Code 111.061). New York hat eigene Strafzuschläge bei Betrug (Tax Bulletin ST-805).

Sales Tax, die Sie Kunden berechnet und nicht abgeführt haben, wird strenger behandelt als Steuer, die Sie nie berechnet haben. Die Programme zur freiwilligen Offenlegung in Texas und Washington begrenzen normalerweise, wie weit zurück Sie zahlen, setzen aber keine Grenze für bereits erhobene Steuer (Texas; Washington), und New York nennt einen registrierten Verkäufer einen Treuhänder, der dieses Geld für den Bundesstaat hält (Tax Bulletin ST-770). Ein Einzelunternehmer schuldet sie direkt. Bei einer Gesellschaft hat jeder dieser vier Bundesstaaten außerdem eine Regel, die einen Eigentümer, Officer (Führungskraft) oder eine andere verantwortliche Person persönlich haftbar machen kann, unter Bedingungen, die sich nach Bundesstaat unterscheiden (Washington; Texas; New York; Kalifornien). Lesen Sie Nicht erhobene Sales Tax nachholen und Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Wie widerspreche ich einer Sales-Tax-Prüfung, und wie schnell?

Bringen Sie jede Meinungsverschiedenheit zuerst beim Prüfer vor und legen Sie dann innerhalb der Frist in der Mitteilung Einspruch gegen die Rechnung ein. Die förmliche Frist ist kurz und lässt sich in manchen Bundesstaaten nicht verlängern. Eine Petition, eine Begründung (Statement of Grounds) oder ein schriftlicher Einspruch ist Ihr förmlicher schriftlicher Widerspruch; die Mitteilung sagt, wie Ihr Bundesstaat ihn nennt.

Versäumen Sie die Frist, ändert sich der Weg. Washington verlangt, dass Sie zahlen und dann eine Erstattung beantragen, und Texas erlaubt einen Antrag auf eine Erstattungsanhörung innerhalb von sechs Monaten nach dem letzten Termin, sobald die volle Schuld gezahlt ist (Washington DOR; Texas Comptroller). In Kalifornien ist der gesetzlich vorgesehene Weg, vollständig zu zahlen und einen Erstattungsantrag zu stellen, doch die CDTFA kann nach eigenem Ermessen einen verspäteten Einspruch als Verwaltungseinspruch annehmen, wenn die Mitteilung einen Fehler enthalten könnte (Publication 17). New York sagt, seine Einspruchsfristen setzt das Tax Law fest und sie lassen sich nicht verlängern (Publication 130-F).

Eine Jeopardy Determination (Gefährdungsfestsetzung), die ergeht, wenn der Bundesstaat glaubt, dass Verzögerung die Einziehung gefährden würde, läuft auf einer kürzeren Uhr: Texas behandelt sie 20 Tage nach Ausstellung als endgültig, und Kalifornien erlaubt 10 Tage für eine Petition mit einer Sicherheitsleistung (Texas Comptroller; Publication 17).

Eine Begründung (Statement of Grounds) in Texas muss die strittigen Posten einzeln oder nach Kategorien auflisten, die tatsächliche Grundlage nennen und Rechtsquellen anführen, wenn Sie mit der Auslegung des Gesetzes durch den Bundesstaat nicht einverstanden sind. Verwenden Sie die auf Ihrer eigenen Mitteilung gedruckte Frist, nicht die in diesem Ratgeber.

Kann ich noch die freiwillige Offenlegung nutzen, nachdem der Bundesstaat mich kontaktiert hat?

Im Allgemeinen nicht für die Steuer und die Zeiträume, wegen derer der Bundesstaat Sie kontaktiert hat. Offenlegungsprogramme sind für Unternehmen gebaut, die zuerst auf den Bundesstaat zugehen.

• Multistate Tax Commission und Texas: Beide verlangen, dass der Bundesstaat Sie nicht geprüft oder wegen der Steuerpflicht oder Steuerschuld kontaktiert hat (MTC Nexus FAQ; Texas Comptroller).
• New York: Der Antragsteller darf für die Steuerart und die Jahre, die er offenlegt, nicht geprüft werden und darf für diese Steuern keine Rechnung erhalten haben (New York VDP).
• Washington: Ein Unternehmen, das in den letzten vier Jahren plus dem laufenden Jahr zu Vollzugszwecken kontaktiert wurde, qualifiziert sich womöglich nicht, und eine Prüfungsmitteilung oder die Aufforderung, einen Fragebogen zu Geschäftstätigkeiten auszufüllen, zählt als Kontakt (Washington DOR).

Jedes Programm formuliert seinen Test nach seinem Bundesstaat, und die gelesenen Programme sagen nicht, ob Kontakt eines anderen Bundesstaates eine Rolle spielt. Fragen Sie jedes Programm nach seiner Reihenfolge der Schritte, bevor Sie sich registrieren oder einreichen. In einer offenen Prüfung bieten manche Bundesstaaten ein Managed Audit, einen Antrag auf Erlass des Strafzuschlags oder vorzeitige Zahlung an; jedes hat eigene Bedingungen und Fristen. Programme, die vor einem Kontakt offenstehen, stehen unter Nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Brauche ich jemanden, der für mich mit dem Prüfer spricht?

Keiner dieser vier Bundesstaaten verlangt einen Vertreter, und jeder lässt Sie einen wählen. Texas sagt, fachliche Vertretung sei eine unternehmerische Entscheidung (Texas Comptroller). New York gibt Ihnen das Recht, einen Steuerfachmann zu benennen (New York Tax Department). Kalifornien bittet Sie, beim ersten Kontakt zu sagen, wenn ein Buchhaltungsexperte oder Buchhalter die Prüfung abwickelt (Publication 76). Washington erlaubt die Prüfung im Büro eines Vertreters (Washington DOR).

Halten Sie die Vollmacht schriftlich fest: New York verlangt Form POA-1 für verbindliche Entscheidungen, und Texas verlangt eine Vollmacht oder eine andere schriftliche Ermächtigung bei einer Begründung (Statement of Grounds), die ein Dritter einsendet (Texas Comptroller). Die wichtigsten Entscheidungen sind, was Sie übergeben, ob Sie eine Stichprobe akzeptieren und ob Sie einen Verzicht auf die Frist unterschreiben.

Ein Unternehmen mit einem Bundesstaat, vollständigen Unterlagen und Erklärungen, die zu den Büchern passen, kann sich entscheiden, die Prüfung selbst zu führen. Externe Hilfe ist abzuwägen, wenn Bücher und Erklärungen nicht zusammenpassen, mehrere Bundesstaaten oder Marktplatzverkäufe beteiligt sind oder der Bundesstaat vor Ablauf einer Einspruchsfrist eine Stichprobe, einen Verzicht oder eine Zahlung verlangt.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar, und die Sätze sind Annahmen, keine veröffentlichten Sätze eines Bundesstaates.

Verkäufer in Texas ohne Wiederverkaufsbescheinigungen

Ein Online-Verkäufer in Texas hat US$400.000 Verkäufe im Jahr und einen vierjährigen Prüfungszeitraum. Etwa US$100.000 dieser Verkäufe im Jahr gingen an gewerbliche Kunden in Texas, und der Verkäufer hat dafür keine Wiederverkaufsbescheinigungen aufbewahrt. Texas vermutet in einer Prüfung Verkäufe zur Lieferung im Bundesstaat als steuerpflichtig, solange keine Bescheinigung akzeptiert wird. Bei einem beispielhaften kombinierten Satz von 8,25 % sind das US$8.250 im Jahr und US$33.000 über vier Jahre, vor Strafzuschlag und Zinsen. Gültige Bescheinigungen, die innerhalb der vom Bundesstaat gewährten Zeit vorgelegt werden, können diese Verkäufe als unbesteuert stützen; spätere möglicherweise nicht.

Einzelhändler in New York und ein Testmonat

Ein Einzelhändler in New York hat US$3.000.000 Verkäufe in einer dreijährigen Prüfung. Der Prüfer testet einen Monat und stellt fest, dass 5 % der Verkäufe dieses Monats unbesteuert waren. Wendet der Bundesstaat 5 % auf den ganzen Zeitraum an, gelten US$150.000 an Verkäufen als steuerpflichtig. Bei einem beispielhaften kombinierten Satz von 8 % beträgt die Rechnung etwa US$12.000 plus Zinsen und etwaige Strafzuschläge.

Prüfungsbericht in Washington und die 30-Tage-Uhr

Ein Prüfungsbericht in Washington setzt US$20.000 fest. Der Verkäufer stimmt US$12.000 zu und bestreitet US$8.000. Er zahlt die US$12.000 und reicht innerhalb von 30 Tagen nach der Mitteilung eine schriftliche Petition ein. Auf die bestrittenen US$8.000 laufen Zinsen, bis sie gezahlt sind oder der Streit endet. Reicht der Verkäufer am Tag 45 ein, ist die Petition verspätet: Er muss die vollen US$20.000 zahlen, plus den höheren Strafzuschlag für nach dem Fälligkeitstermin der Mitteilung unbezahlte Steuer, und dann eine Erstattung beantragen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie hätten Sales Tax erheben müssen und haben es nicht getan, und kein Bundesstaat hat Sie kontaktiert: Die freiwillige Offenlegung kann noch offen sein. Lesen Sie Nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Sie sind unsicher, wo Sie erheben müssen: Lesen Sie Wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Ihre Bescheinigungen fehlen oder sind unvollständig: Lesen Sie Befreiungsbescheinigungen von Kunden.
• Erklärungen fehlen, oder Sie haben Nullerklärungen eingereicht: Lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen.
• Auszahlungen, Gebühren und Erstattungen passen nicht zu Ihren Verkäufen: Lesen Sie Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.
• Nicht ein Bundesstaat, sondern der IRS prüft das Unternehmen: Lesen Sie IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens.
• Die Prüfung eines Investors hat nicht erhobene Sales Tax aufgedeckt: Lesen Sie Sales-Tax-Risiko in der Due-Diligence-Prüfung.
• Ein Prüfer eines Bundesstaates hat Unterlagen angefordert, und Ihre Bücher passen nicht zu den eingereichten Erklärungen: Was Sie übergeben, ob Sie eine Stichprobe akzeptieren oder einen Verzicht unterschreiben und wer mit dem Prüfer spricht, sind die ersten Entscheidungen. Legen Sie die Mitteilung und die Erklärungen für die genannten Zeiträume bereit und lesen Sie dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Mehrere Bundesstaaten, ein Marktplatz, eine Zahlungsfrist oder erhobene, aber nicht abgeführte Steuer sind beteiligt, einschließlich einer möglichen persönlichen Haftung des Eigentümers: Legen Sie die Mitteilung, die Erklärungen und die Verkaufshistorie für eine Überprüfung der Buchhaltung bereit.