Wo Sie Sales Tax erheben müssen: Nexus einfach erklärt

Was entscheidet darüber, ob ich in einem Bundesstaat Sales Tax erheben muss?

Der Sales-Tax-Nexus ist eine Verbindung zu einem Bundesstaat, die einen Verkäufer zur Registrierung und zur Erhebung der Steuer auf steuerpflichtige Verkäufe verpflichten kann. Physische Präsenz oder genügend Verkäufe in den Bundesstaat können diese Verbindung begründen. Die Regeln des Bundesstaats bestimmen, welche Verkäufe und lokalen Steuern gelten. Eine Schwelle für Remote-Verkäufer ist keine allgemeine Ausnahme für einen Verkäufer mit Büro, Personal oder Lagerbestand in diesem Bundesstaat (Texas Comptroller: Remote-Verkäufer; California CDTFA: Wayfair-FAQ).

Ordnen Sie die Prüfung nach dem Liefer- oder Leistungsort des Kunden und wenden Sie dann die Regeln des Bundesstaats zur Ortszuordnung und Steuerpflicht an. Der Sales-Tax-Nexus und der Nexus bei der Einkommen- oder Franchise Tax eines Bundesstaats sind getrennte Fragen. Texas lässt zum Beispiel den Franchise-Tax-Nexus eines steuerpflichtigen Unternehmens spätestens an dem Tag beginnen, an dem es eine Use-Tax-Genehmigung von Texas erhält (Texas Comptroller: Remote-Verkäufer). Für diese gesonderte Prüfung lesen Sie welche Unternehmenssteuererklärungen Sie einreichen müssen.

Muss ich in meinem eigenen Bundesstaat Sales Tax erheben?

Wenn Sie in einem Bundesstaat tätig sind und dort steuerpflichtige Verkäufe tätigen, müssen Sie sich dort in der Regel für die Sales Tax registrieren, auch wenn Ihre Verkäufe unter der Schwelle für Remote-Verkäufer liegen. California verlangt in der Regel von Verkäufern mit Sitz dort, die im Bundesstaat Einzelhandelsverkäufe tätigen, eine Registrierung. New York erklärt, dass ein von zu Hause aus geführtes Unternehmen dieselben Sales-Tax-Pflichten hat wie ein anderer Verkäufer, der dieselben steuerpflichtigen Artikel verkauft (California CDTFA: Fulfillment-Center; New York Tax Department: Registrierung).

Ihre Privatadresse allein entscheidet nicht über die Steuer auf jede Bestellung. Prüfen Sie, wohin jede Bestellung geliefert wird, ob der Verkauf dort steuerpflichtig ist und ob ein weiterer Bundesstaat ebenfalls die Erhebung verlangt. Ein Bundesstaat ohne allgemeine landesweite Sales Tax kann trotzdem andere Unternehmenssteuern oder lokale Sales Taxes haben.

Was zählt als physische Präsenz?

Zur physischen Präsenz können ein Büro, Beschäftigte oder andere Vertreter, die Verkäufe tätigen, und in einem Bundesstaat gelagerte Ware gehören. California nennt als Beispiele Lagerbestand, Büros, Vertreter und gemietete Ausrüstung. New York nennt unter seinen Anknüpfungspunkten Beschäftigte, Auftragnehmer, Vertreter und mindestens 12 Lieferungen im Jahr mit eigenen Fahrzeugen des Verkäufers (California CDTFA: Hinweise zu Wayfair; New York Tax Department: Registrierung).

Die physische Präsenz hängt vom Einzelfall ab. Halten Sie fest, wo Ihr Personal arbeitet, wo die Ware lagert und wer die Ware besitzt oder kontrolliert. Prüfen Sie die Regel des Bundesstaats, bevor Sie einen vorübergehenden Besuch, einen Auftragnehmer oder eine Lagervereinbarung als unbedenklich einstufen.

Was ist der wirtschaftliche Nexus, und wie hoch sind die Schwellen?

Der wirtschaftliche Nexus erlaubt einem Bundesstaat, von einem Verkäufer ohne physische Präsenz dort die Steuererhebung zu verlangen, sobald er genug Verkäufe im Bundesstaat erzielt hat. Es gibt keine einheitliche nationale Schwelle. Die Bundesstaaten unterscheiden sich bei Betrag, Messzeitraum, der Frage, ob sowohl ein Umsatz- als auch ein Transaktionstest gilt, und bei den zählenden Verkäufen (Streamlined Sales Tax: Hinweise für Remote-Verkäufer).

Die Tests ändern sich. Illinois hat seinen Test nach der Zahl der Transaktionen für Remote-Verkäufer abgeschafft (Mitteilung des Bundesstaats), und die Kommission für Remote-Verkäufer in Alaska hat ihren eigenen abgeschafft (Hinweise der Kommission). Nutzen Sie die Übersicht für mehrere Bundesstaaten, um die Hinweise eines Bundesstaats zu finden, und prüfen Sie dann die aktuelle Regel auf der Website dieses Bundesstaats.

Welche Verkäufe zählen für die Schwelle eines Bundesstaats?

Zählen Sie Verkäufe so, wie der Test des Bestimmungsstaats sie definiert. Ein Bundesstaat kann Bruttoverkäufe, Bruttoeinnahmen, Einzelhandelsverkäufe oder steuerpflichtige Verkäufe messen. Deshalb zählen befreite Verkäufe und Wiederverkäufe in manchen Bundesstaaten mit und in anderen nicht (Streamlined Sales Tax: Hinweise für Remote-Verkäufer). Texas zählt steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Waren und Dienstleistungen, Wiederverkäufe, Verkäufe an befreite Käufer und Marktplatzverkäufe in die Berechnung seiner Safe-Harbor-Grenze für Remote-Verkäufer (Texas Comptroller: Remote-Verkäufer; FAQ zu Marktplätzen). California bezieht vermittelte Marktplatzverkäufe, Verkäufe zum Wiederverkauf und Verkäufe nahestehender Personen in seinen Test für den wirtschaftlichen Nexus ein. Ein Remote-Verkäufer, der nur belegte Verkäufe zum Wiederverkauf und keine Einzelhandelsverkäufe in California tätigt, muss sich allein aufgrund dieses Tests nicht registrieren. Ein späterer Einzelhandelsverkauf kann das ändern, auch ein Streckengeschäft an einen Verbraucher in California für einen Händler, der dort nicht registriert ist (California CDTFA: Wayfair-FAQ; Marktplatzverkäufer). New York bezieht Marktplatzverkäufe in seinen Test zu Bruttoeinnahmen und Transaktionen ein (New York Tax Department: Registrierung von Remote-Verkäufern).

Verwenden Sie nicht allein die steuerpflichtigen Verkäufe, es sei denn, der Test des Bundesstaats sieht das vor. Führen Sie getrennte Summen für Direktverkäufe, Marktplatzverkäufe, befreite Verkäufe und Wiederverkäufe, nach Bestimmungsort und Monat. Der geltende Test kann einige dieser Verkäufe mitzählen, obwohl der Verkauf selbst unbesteuert bleibt.

Begründet Lagerbestand bei einem Marktplatz oder in einem Lager eines Drittanbieters einen Nexus?

Lagerbestand in einem anderen Bundesstaat kann eine physische Präsenz begründen, auch wenn ein Marktplatz oder Lagerbetreiber die Ware lagert und versendet. California verlangt in der Regel von einem Verkäufer außerhalb des Bundesstaats, der ein Fulfillment-Center in California nutzt, die Registrierung und die Einreichung von Erklärungen. Seine Ausnahme für reine Marktplatzverkäufer kann gelten, wenn jeder Verkauf in California von einem Marktplatzbetreiber vermittelt wird, der für diesen Verkauf der Händler ist (California CDTFA: Fulfillment-Center; Marktplatzverkäufer). Illinois erklärt, dass ein Verkäufer, der Bestellungen aus seinem Lagerbestand in Illinois erfüllt, für seine wirtschaftliche Schwelle kein Remote-Händler ist (Illinois Department of Revenue).

Texas macht eine engere Ausnahme: Ein ansonsten reiner Remote-Verkäufer unter $500.000 braucht allein deshalb keine Genehmigung, weil seine Ware vorübergehend in der Einrichtung eines Marktplatzbetreibers in Texas lagert, wenn der Betreiber bestätigt, dass er die Steuerpflichten des Verkäufers übernimmt. Oberhalb der Safe-Harbor-Grenze muss der Verkäufer eine Genehmigung einholen und auf seine eigenen steuerpflichtigen Verkäufe Steuer erheben. In beiden Fällen begründet der gelagerte Bestand für ein steuerpflichtiges Unternehmen Pflichten bei der Franchise Tax von Texas (Texas Comptroller: FAQ zu Marktplätzen).

Fordern Sie Berichte zu den Lagerorten an, einschließlich der Bewegungen zwischen Lagern. Das rechtliche Ergebnis kann von der Regel des Bundesstaats und der Lagervereinbarung abhängen. Die Steuererhebung eines Marktplatzes auf seine Verkäufe klärt für sich allein Ihre Registrierungspflicht für Lagerbestand oder Direktverkäufe nicht.

Brauche ich noch eine Genehmigung, wenn ein Marktplatz die Sales Tax für mich erhebt?

Manchmal. Der Marktplatz kümmert sich in der Regel um die Steuer auf die von ihm vermittelten Verkäufe, wenn das Marktplatzgesetz des Bundesstaats gilt. Ihre eigenen Verkäufe und Ihre physische Präsenz können aber trotzdem eine Genehmigung und Erklärungen erfordern. Texas erlaubt einem Remote-Verkäufer, der nur über einen zertifizierten, Steuer erhebenden Marktplatz verkauft, unregistriert zu bleiben. Ein Marktplatzverkäufer mit Sitz in Texas muss dagegen eine Genehmigung besitzen und Erklärungen einreichen, auch wenn alle Verkäufe über diesen Marktplatz laufen (Texas Comptroller: Marktplatzverkäufer). California verlangt in der Regel keine Registrierung, wenn alle Verkäufe körperlicher Waren in California von Marktplatzbetreibern vermittelt werden, die für diese Verkäufe der Händler sind. Direktverkäufe können das ändern (California CDTFA: Marktplatzverkäufer). New York verlangt von einem Marktplatzverkäufer, der die Regeln zur Registrierung als Verkäufer erfüllt, die Registrierung und die Einreichung regelmäßiger Erklärungen (New York Tax Department: Registrierung).

Bewahren Sie für jeden Bundesstaat und Zeitraum einen Nachweis auf, dass der Marktplatz Steuer erhoben hat. Verkaufen Sie auch über Ihren eigenen Checkout, prüfen Sie, ob Marktplatzverkäufe Sie über eine Schwelle bringen, die Sie zur Erhebung auf diese Direktverkäufe verpflichtet.

Muss ich Sales Tax auf Dienstleistungen oder digitale Produkte berechnen?

Der Nexus allein macht nicht jeden Verkauf steuerpflichtig. Jeder Bundesstaat entscheidet, welche Dienstleistungen und digitalen Produkte er besteuert, und eine lokale Regel kann abweichen. New York befreit Dienstleistungen in der Regel, sofern sie nicht ausdrücklich besteuert werden, besteuert aber vorgefertigte Software, die elektronisch oder per Fernzugriff geliefert wird (New York Tax Department: steuerpflichtige Dienstleistungen; Computersoftware). Texas führt bestimmte Kategorien steuerpflichtiger Dienstleistungen auf, darunter Datenverarbeitung und Dienstleistungen an Immobilien (Texas Comptroller: steuerpflichtige Dienstleistungen).

Ordnen Sie jedes Produkt und jede Dienstleistung danach ein, was der Kunde erhält. Prüfen Sie bei gebündelten Entgelten, Abonnements oder Software mit Dienstleistungen die Behandlung im Bestimmungsstaat, bevor Sie eine Steuerregel für den Checkout festlegen. Bewahren Sie jedes Wiederverkaufs- oder Befreiungsdokument auf, das der Bundesstaat verlangt.

Welche Bundesstaaten haben keine landesweite Sales Tax?

Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon haben keine allgemeine landesweite Sales Tax (Colorado General Assembly: Vergleich der Bundesstaaten). Das heißt nicht, dass jeder Verkauf in diese Bundesstaaten frei von lokalen oder anderen Steuern ist. Gemeinden in Alaska können Remote-Verkäufe besteuern: Innerhalb von 30 Tagen, nachdem ein Remote-Verkäufer den landesweiten Test der Kommission erfüllt hat, muss er sich bei der Alaska Remote Seller Sales Tax Commission für erfasste Verkäufe in Mitgliedsgemeinden registrieren, es sei denn, sein Marktplatz wickelt alle diese Verkäufe ab. Gemeinden, die nicht Mitglied sind, können eine unmittelbare lokale Registrierung verlangen. Verkäufe, die an eine physische Präsenz anknüpfen, werden lokal gemeldet (FAQ der Kommission).

Auch in Bundesstaaten mit landesweiter Steuer ist die lokale Erhebung wichtig. Die Home-Rule-Städte in Colorado können ihre eigenen Sales Taxes verwalten (Colorado General Assembly). Louisiana überträgt Verwaltung und Erklärungen der Sales Tax von Bundesstaat und Kommunen für Remote-Verkäufe seiner Kommission für Remote-Verkäufer (Louisiana R.S. 47:340). Prüfen Sie die lokalen Regeln, bevor Sie annehmen, dass eine Registrierung im Bundesstaat jede Kommune abdeckt.

Ab wann muss ich erheben, nachdem ich eine Schwelle überschritten habe?

Den Starttermin legt der Bundesstaat fest. Halten Sie daher fest, wann sein Test erstmals erfüllt war. California verlangt die Registrierung, sobald die Schwelle für Warenverkäufe überschritten ist, und die Erhebung auf spätere steuerpflichtige Einzelhandelsverkäufe. Der Verkauf, der die Schwelle überschreitet, bleibt nach dieser Regel außen vor. Texas verlangt von einem Remote-Verkäufer, der seine Safe-Harbor-Grenze überschreitet, eine Genehmigung einzuholen und spätestens am ersten Tag des vierten Monats nach diesem Monat mit der Erhebung zu beginnen. New York verlangt die Registrierung innerhalb von 30 Tagen, nachdem die Schwelle erreicht ist, und die Erhebung 20 Tage später (California CDTFA: Wayfair-FAQ; Texas Comptroller: Remote-Verkäufer; New York Tax Department: Registrierung von Remote-Verkäufern).

Diese Termine verschieben keine Pflichten, die durch physische Präsenz oder eine frühere Registrierung entstanden sind. Wurde die Schwelle in einem früheren Zeitraum überschritten, lesen Sie nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Ich habe einen Nexus: Was tue ich als Nächstes?

Klären Sie die Steuerpflicht, registrieren Sie sich, wo es vorgeschrieben ist, beginnen Sie am richtigen Tag mit der Erhebung und reichen Sie die Erklärungen ein, die der Bundesstaat zuweist. Eine Registrierung kann auch für einen Zeitraum ohne steuerpflichtige Verkäufe Erklärungen erfordern. New York verlangt in dieser Lage ausdrücklich regelmäßige Erklärungen von registrierten Verkäufern. Fallen die Verkäufe später unter eine Schwelle, prüfen Sie, ob der Bundesstaat erlaubt, das Konto zu schließen und eine Schlusserklärung einzureichen. Reichen Sie weiter ein, solange die Registrierung aktiv ist (New York Tax Department: Registrierung von Remote-Verkäufern).

1. Exportieren Sie die Verkäufe des laufenden und des vorherigen Jahres nach Bestimmungsstaat und Monat. Trennen Sie Direktverkäufe, Marktplatzverkäufe, befreite Verkäufe und Wiederverkäufe.
2. Listen Sie jedes Büro, jeden Beschäftigten, jeden Vertreter, jedes Lager und jeden Lagerort auf. Bewahren Sie Nachweise zur Erhebung durch den Marktplatz und Befreiungsdokumente auf.
3. Prüfen Sie für jeden Bundesstaat die aktuelle Schwelle, die Zählregel, die Regel zur Steuerpflicht, die lokale Erhebung und den Starttermin. Halten Sie Quelle und Prüfdatum fest.
4. Beantragen Sie Genehmigungen, bevor Sie erheben, legen Sie die richtigen Steuerregeln für den Bestimmungsort fest und tragen Sie die Fristen der Erklärungen in den Kalender ein. Prüfen Sie die Schwellen erneut, wenn neue Monate und Quartale abgeschlossen sind.

Sind mehrere Bundesstaaten, eine Mischung aus Marktplatz- und Direktverkäufen oder Software und Dienstleistungen betroffen, brauchen Unterlagen und Entscheidungen zur Steuerpflicht eine genauere Prüfung. Die Unterstützung bei der Buchhaltung kann helfen, Verkaufs- und Einreichungsunterlagen zu ordnen.

Beispiel

Beträge zur Veranschaulichung in US-Dollar: Ein Shop ohne Personal oder Lagerbestand in Texas verkauft Waren zur Lieferung dorthin. In den zwölf Kalendermonaten bis März bringt sein eigener Checkout $300.000 ein und ein zertifizierter, Steuer erhebender Marktplatz $250.000. Seine Texas-Summe von $550.000 überschreitet die Safe-Harbor-Grenze für Remote-Verkäufer erstmals, weil Texas beide Kanäle zählt. Er muss eine Genehmigung von Texas einholen und spätestens am 1. Juli, dem ersten Tag des vierten Monats nach März, mit der Erhebung auf steuerpflichtige Verkäufe über seinen eigenen Checkout beginnen. Der Marktplatz kümmert sich um die Steuer auf seine vermittelten Verkäufe, und der Shop bewahrt den Nachweis dieser Erhebung auf. In jeder Erklärung für Texas (Form 01-114) gehören Marktplatzverkäufe in Item 1, Total Texas Sales, aber nicht in Item 2, Taxable Sales (Texas Comptroller: FAQ zu Marktplätzen). Der Shop erhebt die lokale Use Tax zum Satz der jeweiligen Lieferadresse, es sei denn, er wählt den einheitlichen lokalen Use-Tax-Satz von Texas. Das tut er im Genehmigungsantrag oder später mit Form 01-799, unterschrieben von einem Eigentümer, persönlich haftenden Gesellschafter, leitenden Angestellten oder Bevollmächtigten. Er gilt ab Beginn eines Meldezeitraums (Texas Comptroller: Remote-Verkäufer).

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben früher eine Schwelle überschritten und nicht erhoben: Lesen Sie nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Ihr Unternehmen hat seinen Sitz außerhalb der USA: Lesen Sie ausländische Verkäufer und die US-Sales-Tax.
• Sie sind ein kanadischer Verkäufer mit Lagerbestand in einem US-Lager: Lesen Sie kanadische Verkäufer mit Lagerbestand in den USA.
• Sie möchten wissen, ob der Sales-Tax-Nexus auch eine Einreichungspflicht bei der Einkommen- oder Franchise Tax begründet: Lesen Sie welche Unternehmenssteuererklärungen Sie einreichen müssen.
• Sie brauchen die einkommensteuerliche Behandlung von Marktplatzverkäufen oder Zahlungsmeldungen: Lesen Sie Einkommensteuer für Online-Verkäufer.
• Sie verkaufen nach Kanada: Lesen Sie kanadische Verkaufssteuer für Verkäufer ohne Sitz in Kanada und digitale Verkäufer.
• Mehrere Bundesstaaten oder Vertriebskanäle erschweren die Pflege der Einreichungsunterlagen: Vergleichen Sie Buchhaltung selbst machen oder Buchhalter einstellen und die Unterstützung bei der Buchhaltung.