IRS-Prüfung bei kleinen Unternehmen: Ablauf und Unterlagen

Ist dieses IRS-Schreiben eine echte Prüfung, und was tue ich zuerst?

Tun Sie zuerst drei Dinge. Suchen Sie das Antwortdatum im Schreiben. Ignorieren Sie das Schreiben nicht: Antworten Sie nicht, schließt der IRS die Prüfung ab und schlägt eigene Änderungen vor. Brauchen Sie mehr Zeit, bitten Sie vor dem Datum schriftlich darum (siehe den Abschnitt zur Frist weiter unten).

Eine IRS-Prüfung beginnt mit einem Schreiben per Post. Laut IRS beginnt er keine Prüfung per Telefon (IRS: Prüfungen durch den IRS) und schickt E-Mails oder Textnachrichten nur an Personen, die zugestimmt haben (IRS: So erkennen Sie, dass es der IRS ist). Ein echtes Prüfungsschreiben nennt das Steuerjahr und die geprüften Punkte, enthält Kontaktdaten und Hinweise zur Antwort und setzt ein Antwortdatum (IRS: Prüfungen durch den IRS; IRS: Topic 654).

Um ein Schreiben zu prüfen, durchsuchen Sie die Seiten des IRS zu Mitteilungen und Schreiben, wie der IRS rät (IRS: So erkennen Sie, dass es der IRS ist). Nennt das Prüfungsschreiben die Telefonnummer 866-897-0177 oder 866-897-0161, zeigt Ihr persönliches IRS-Onlinekonto das Startdatum der Prüfung, die versandten Schreiben und das nächste Antwortdatum (IRS: Prüfungen durch den IRS). Diese Abfrage gilt für ein persönliches Konto. Bei einem Schreiben an eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft stützen Sie sich daher auf die Suche nach Mitteilungen und Schreiben. Geben Sie unerwarteten Anrufern, E-Mails oder Textnachrichten keine Unterlagen und keine Kontodaten. Ein Schreiben zu einer Abweichung oder einem offenen Betrag ist keine Prüfung; lesen Sie was ein IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen bedeutet.

Der einfache Fall ist eine Erklärung, ein Jahr, eine kurze Liste von Punkten und geordnete Unterlagen. Mehr Sorgfalt ist nötig, wenn:

• die Prüfung mehrere Jahre umfasst oder Jahre, für die nie eine Erklärung eingereicht wurde;
• die Bankeinzahlungen höher sind als die gemeldeten Umsätze oder das Unternehmen Bargeld einnimmt;
• Belege oder Bücher fehlen oder erst nach Ende des Jahres neu erstellt wurden;
• es sich um die Erklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation handelt, sodass die Erklärungen der Eigentümer mit einbezogen werden können;
• Lohnabrechnungen oder Zahlungen an Auftragnehmer auf der Liste stehen;
• der Eigentümer im Ausland lebt, das Unternehmen sich in ausländischem Besitz befindet oder Konten in einem anderen Land hat;
• der Prüfer um ein Gespräch, um weitere Jahre oder um eine unterschriebene Vereinbarung zur Verlängerung der Festsetzungsfrist bittet (die Frist, bis zu der der IRS Steuern auf Ihrem Konto nachfordern darf).

Jeder dieser Punkte ändert, was Sie senden und sagen. Entscheiden Sie daher vor dem Antwortdatum, ob Sie selbst antworten oder einen Rechtsanwalt, CPA oder Enrolled Agent für sich handeln lassen; wer das darf, steht im Abschnitt zu Vertretern weiter unten. Stellen Sie zuerst zusammen: die geprüfte Erklärung und das Schreiben, Konto- und Kartenauszüge für jedes Geschäftskonto, Rechnungen und Umsatzberichte, erhaltene Forms 1099, Fahrtenbücher, Darlehensunterlagen und, falls Lohnabrechnungen genannt sind, die Lohnberichte.

Läuft eine IRS-Prüfung eines kleinen Unternehmens schriftlich, per E-Mail oder persönlich ab?

Der IRS prüft schriftlich oder in einem persönlichen Gespräch; der erste Kontakt erfolgt per Post (IRS: Prüfungen durch den IRS).

Haben Sie zu viele Unterlagen für den Postweg, können Sie eine persönliche Prüfung beantragen. Der IRS entscheidet endgültig über Zeit, Ort und Art, versucht aber, eine praktikable Lösung zu finden. Sie können beantragen, den Fall in die Region zu verlegen, in der Ihre Bücher geführt werden (IRS: Publication 556).

Warum hat der IRS die Erklärung meines Unternehmens ausgewählt?

Ausgewählt zu werden, ist kein Vorwurf. Der IRS sagt, die Auswahl deute nicht immer auf ein Problem hin (IRS: Prüfungen durch den IRS), und Publication 1 sagt, sie deute nicht darauf hin, dass Sie unehrlich sind (IRS: Publication 1). Die Auswahl erfolgt über diese Wege:

• Zufallsauswahl und Computerabgleich mit Vergleichswerten für ähnliche Erklärungen.
• Verbundene Prüfungen: Eine Erklärung kann ausgewählt werden, weil die Erklärung eines Geschäftspartners oder Investors ausgewählt wurde.
• Abweichende Angaben, etwa eine Form 1099, die von der Erklärung abweicht, und externe Informationen, die der IRS für verlässlich hält (IRS: Publication 556).

Eine Erstattung ist nicht zwingend ein Auslöser, und eine Änderungserklärung ändert nichts daran, ob die ursprüngliche Erklärung ausgewählt wurde (IRS: Prüfungen durch den IRS). Das Schreiben listet die geprüften Punkte auf; auf diese müssen Sie antworten.

Wie viel Zeit habe ich zum Antworten, und kann ich mehr Zeit bekommen?

Antworten Sie bis zum Datum im Schreiben und bitten Sie vor diesem Datum um mehr Zeit. Bei einer Prüfung per Post faxen Sie einen schriftlichen Antrag an die Nummer im Schreiben oder senden ihn an die dort genannte Adresse. Der IRS gewährt in der Regel einmalig eine automatische Verlängerung um 30 Tage und meldet sich, wenn er das nicht kann. Bei einer persönlichen Prüfung fragen Sie den Prüfer, dann dessen Vorgesetzten. Antworten Sie nicht, schließt der IRS die Prüfung ab und sendet einen Bericht mit seinen vorgeschlagenen Änderungen (IRS: Prüfungen durch den IRS).

Ein Notice of Deficiency ist die förmliche Mitteilung des IRS über die zusätzliche Steuer, die Sie nach seiner Ansicht schulden. Er öffnet den Weg zum Tax Court. Der Bescheid nennt den letzten Tag für die Klage (IRS: Publication 556). Nach einem Bescheid, der per Einschreiben versandt wurde, kann der IRS weder mehr Zeit für Unterlagen geben noch die Frist beim Tax Court verlängern (IRS: Prüfungen durch den IRS).

Welche Unterlagen verlangt der IRS, und wie sende ich sie?

Der IRS sendet eine schriftliche Anforderung, in der er die gewünschten Dokumente nennt. Es sind die Unterlagen, mit denen Sie die Erklärung erstellt haben, sodass nichts Neues erstellt werden muss (IRS: Anforderung von Unterlagen in einer Prüfung).

Senden Sie Kopien, niemals Originale. Ordnen Sie sie nach Jahr und nach Art der Einnahme oder Ausgabe und fügen Sie eine Übersicht der Buchungen bei. Kein Beleg steht für sich allein: Erklären Sie, wofür jeder Beleg war und welchen Bezug er zum Unternehmen hat (IRS: Anforderung von Unterlagen in einer Prüfung).

Nutzen Sie den im Schreiben angegebenen Antwortweg, etwa Post, Fax oder Online-Upload, und bewahren Sie den Nachweis auf, dass der IRS das Paket erhalten hat (IRS: Prüfungen durch den IRS; IRS: Topic 654). Senden Sie, was die schriftliche Anforderung nennt. Sie haben das Recht zu erfahren, warum der IRS Informationen verlangt. Wirkt eine Anforderung weiter als die Punkte im Schreiben, bitten Sie den Prüfer, sie einem Punkt zuzuordnen. Welche Ausgaben in Schedule C Fragen auslösen, lesen Sie unter Schedule-C-Ausgaben, die der IRS hinterfragt.

Wie gleicht der IRS meine Umsätze mit meinen Bankeinzahlungen ab?

Das Internal Revenue Manual des IRS, sein Leitfaden für Prüfer (kein Gesetz), weist den Prüfer an, die Einkünfte in der Erklärung mit Ihren Büchern abzustimmen, Verkaufsbelege bis in die Bücher zu verfolgen und Ihre geschäftlichen und privaten Bankkonten zu analysieren. Einzahlungen über den gemeldeten Bruttoeinkünften gelten als mögliche nicht gemeldete Einkünfte (IRS: IRM 4.10.4).

Die Analyse addiert die Einzahlungen auf allen Konten, zieht Geld ab, das keine Einkünfte sind (Darlehensauszahlungen, Überweisungen zwischen Ihren eigenen Konten, zurückgebuchte Einzahlungen, Schenkungen, Erbschaften, Versicherungsleistungen), und vergleicht den Rest mit den Bruttoeinnahmen vor Abzug des Wareneinsatzes. Nicht zugeordnete Einzahlungen haben von Natur aus den Anschein von Einkünften. Bewahren Sie daher zu jeder Einzahlung, die kein Umsatz ist, den Beleg auf. Ein Unternehmen mit Bargeschäft zahlt womöglich nicht jeden Umsatz ein, sodass der Prüfer Umsätze auch anders testen kann, etwa über einen Aufschlag auf die Einkäufe (Ihr Aufschlag wird auf den Einkaufspreis angewendet, um den Verkauf zu schätzen) (IRS: IRM 4.10.4).

Erstellen Sie für jedes Jahr eine einseitige Abstimmung: Einzahlungen je Konto, minus Einzahlungen, die keine Umsätze sind, mit ihren Belegen, plus eingenommenes, aber nicht eingezahltes Bargeld ergibt die Umsätze laut Büchern, die den Umsätzen in der Erklärung entsprechen sollten. Auch die Umsatzberichte von Karten- und Zahlungs-Apps sollten mit den Einzahlungen übereinstimmen (IRS: IRM 4.10.4). Zeigen Sie Gebühren der Zahlungsdienstleister, Rückerstattungen und Rabatte als eigene Zeilen: Eine Auszahlung kann kleiner sein als der Bruttobetrag, den ein Zahlungsdienstleister meldet, weil Form 1099-K diesen Betrag vor diesen Abzügen ausweist (IRS: Was mit Form 1099-K zu tun ist). Auch die für einen Bundesstaat eingezogene Sales Tax ist eine eigene Zeile, da sie in der Regel nicht Ihr Einkommen ist (IRS: Publication 334). Bei der Accrual Method (periodengerechte Methode) addieren Sie zusätzlich die zum Jahresende noch nicht eingegangenen Umsätze und ziehen Zahlungen für Umsätze des Vorjahres ab (IRS: IRM 4.10.4). Vermischen Sie private und geschäftliche Gelder, wird das schwieriger. Wie Sie Bareinnahmen erfassen, lesen Sie unter Umsatzunterlagen bei Bargeschäften.

Was ist, wenn ich keine Belege habe oder die Unterlagen verloren sind?

Sagen Sie dem Prüfer in einer IRS-Prüfung, was fehlt und warum, und belegen Sie den Punkt auf andere Weise. Was als Ersatz dienen kann, hängt vom Punkt ab:

• Ein fehlender eingelöster Scheck: Ein Kontoauszug kann die Zahlung belegen, wenn er Schecknummer, Betrag, Empfänger und Buchungsdatum zeigt. Der Zahlungsnachweis allein begründet aber keinen Abzug (IRS: Publication 583).
• Unterlagen, die Sie nicht verschuldet verloren haben: Der Prüfer kann rekonstruierte Unterlagen zulassen und prüfen, ob die Beträge üblich und notwendig sind (IRS: IRM 4.10.3). Bei Reise-, Geschenk- und Fahrzeugkosten berechtigen Brand, Überschwemmung und ähnliche Schäden zur Rekonstruktion (IRS: Publication 463).
• Ein unvollständiges Fahrtenbuch oder ein unvollständiger Reisenachweis: Ihre eigene Erklärung mit konkreten Angaben sowie weitere Belege wie Lieferrechnungen; eine zeitnah geführte Aufzeichnung hat mehr Gewicht als eine spätere (IRS: Publication 463). Lesen Sie ein Fahrtenbuch rekonstruieren.
• Nach Jahresende aus Kontoauszügen erstellte Bücher: Eine späte Erstellung allein erlaubt dem Prüfer nicht, Einkünfte mit indirekten Methoden zu rekonstruieren; maßgeblich ist, ob es einen begründeten Hinweis auf nicht gemeldete Einkünfte gibt (IRS: IRM 4.10.4).

Fehlen Bücher oder sind sie unvollständig, kann der Prüfer Einkünfte aus den Bankeinzahlungen rekonstruieren und ein Schreiben wegen unzureichender Unterlagen (Inadequate Records Notice) senden, das Sie zur Verbesserung Ihrer Buchführung verpflichtet (IRS: IRM 4.10.3). Kennzeichnen Sie alles, was Sie neu erstellen, als neu erstellt und geben Sie das Erstellungsdatum an. Ändern oder datieren Sie nie eine Unterlage zurück. Lesen Sie verlorene Belege für Betriebsausgaben, Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen und für die geprüften Jahre überfällige Buchhaltung nachholen.

Brauche ich einen Steueranwalt, einen CPA oder einen Enrolled Agent, und was bewirkt Form 2848?

Keine Regel verlangt in einer Prüfung einen Vertreter: Sie können für sich selbst handeln, sich vertreten lassen oder jemanden mitbringen (IRS: Publication 556). Erwägen Sie einen Vertreter, wenn ein Fall aus der Anfangsliste zutrifft.

Ein Rechtsanwalt, ein CPA oder ein Enrolled Agent (EA, vom IRS zugelassener Vertreter in Steuersachen) darf Sie vor jeder IRS-Dienststelle vertreten und Verzichtserklärungen, Zustimmungen zur Verlängerung der Festsetzungsfrist und Abschlussvereinbarungen (Closing Agreements) unterschreiben (IRS: Publication 947). Ein Ersteller der Steuererklärung ohne diese Zulassung darf Sie nur in einer Prüfung einer Erklärung vertreten, die er selbst erstellt und unterschrieben hat. Dazu braucht er eine gültige PTIN (Preparer Tax Identification Number, Kennnummer für Steuererklärungsersteller) und Unterlagen zum Annual Filing Season Program für das Jahr, in dem er die Erklärung unterschrieben hat, und für jedes Jahr, in dem er vertritt. Vor dem IRS Appeals darf er nie vertreten, und er kann keine Verzichtserklärungen oder Vereinbarungen zur Verlängerung der Festsetzungsfrist unterschreiben (IRS: Anleitung zu Form 2848). Ein Buchhalter, der die Erklärung nicht erstellt und unterschrieben hat, darf Sie in der Regel nicht vertreten; mit Form 8821 kann jemand Ihre Steuerdaten erhalten, aber nicht für Sie sprechen (IRS: Publication 947). Spricht der Prüfer Betrug an oder droht strafrechtliche Verfolgung, fragen Sie einen Steueranwalt nach Ihren Rechten, bevor Sie Unterlagen weitergeben: Der Vertraulichkeitsschutz des IRS für Mitteilungen an bundesrechtlich zugelassene Berater, darunter CPAs und EAs, gilt nur in nichtstrafrechtlichen Steuersachen (IRS: Publication 556). Form 2848 kann mehrere Vertreter benennen, sodass ein Buchhaltungsexperte, der die Bücher kennt, und ein Rechtsanwalt beide genannt werden können; nur zwei erhalten Kopien von IRS-Schreiben (IRS: Anleitung zu Form 2848).

Form 2848 ist die schriftliche Vollmacht. Sie erlaubt der genannten Person, Ihre vertraulichen Steuerdaten zu erhalten und für Sie in den aufgeführten Angelegenheiten, Formularen und Jahren zu handeln, einschließlich der Unterzeichnung von Vereinbarungen und Zustimmungen. Sie erlaubt ihr nicht, IRS-Schecks einzulösen, und befreit Sie nicht von Ihren steuerlichen Pflichten (IRS: Anleitung zu Form 2848).

• Zeile 2 nennt Personen, keine Kanzleien. Zeile 3 muss Angelegenheit, Formular und Jahre nennen; „Alle Jahre“ wird abgelehnt.
• Ein Einzelunternehmer gibt sowohl die Social Security Number als auch die EIN an, um die Lohnsteuer des Unternehmens abzudecken. Für eine Kapitalgesellschaft unterschreibt ein Officer (Führungskraft) mit Vertretungsbefugnis. Für eine S Corporation tragen Sie „Einkünfte einschließlich durchgereichter Posten“, das Formular und das Jahr ein.
• Bei einer gemeinsamen Erklärung unterschreibt jeder Ehepartner eine eigene Form 2848 (IRS: Anleitung zu Form 2848).
• Eine Personengesellschaft unter den zentralisierten Prüfungsregeln (die Personengesellschaft, nicht jeder Gesellschafter, verhandelt mit dem IRS) nennt in ihrer Erklärung ihren Partnership Representative, die Person, die für sie handelt; Form 2848 kann das nicht leisten. Der Partnership Representative unterschreibt dann Form 2848 für die Personengesellschaft, mit der Angelegenheit „Centralized Partnership Audit Regime (BBA)“, Form 1065 und dem Jahr, sodass ein Rechtsanwalt, CPA oder Enrolled Agent handeln kann (IRS: Anleitung zu Form 2848).
• Ein Vertreter darf nur mit schriftlicher Vollmacht ohne Sie teilnehmen; das Feld für den Drittbevollmächtigten (Third-Party Designee) in einer Erklärung ersetzt Form 2848 nicht (IRS: Publication 556).

Sagen Sie in einem Gespräch klar, dass Sie einen Rechtsanwalt, CPA oder EA hinzuziehen möchten, muss der IRS das Gespräch unterbrechen, und das Internal Revenue Manual des IRS weist den Prüfer an, mindestens 10 Werktage einzuräumen. Das gilt nicht für ein Gespräch, das der IRS mit einer Vorladung (Administrative Summons) erzwungen hat (US Code: 26 USC 7521; IRS: IRM 4.10.3). Hat Ihr Vertreter eine unterschriebene Form 2848 und geht für Sie zum Gespräch, kann der IRS Sie nicht zum Erscheinen zwingen, es sei denn, er erlässt eine Vorladung gegen Sie (US Code: 26 USC 7521).

Eine Beratungsstelle für Steuerzahler mit geringem Einkommen (Low-Income Taxpayer Clinic) hilft möglicherweise kostenlos oder gegen eine kleine Gebühr (IRS: Topic 654).

Wie weit kann eine IRS-Prüfung zurückreichen?

Der IRS hat in der Regel drei Jahre Zeit, weitere Steuern festzusetzen, und bestimmte Umstände verlängern diese Frist (IRS: Zeitraum, in dem der IRS Steuern festsetzen kann). Die Tabelle gilt für Erklärungen, die nicht unter die zentralisierten Prüfungsregeln für Personengesellschaften fallen. Für eine Personengesellschaft unter diesen Regeln gilt eine eigene Frist (US Code: 26 USC 6235), die eine spätere Änderungserklärung (ein Administrative Adjustment Request) oder spätere Prüfungsschritte verlängern können; lesen Sie IRS-Prüfung der Erklärung einer Fonds-Personengesellschaft.

Bei einem Unternehmen bedeutet „Bruttoeinkünfte“ in diesem Test die gesamten Einnahmen aus Verkäufen oder Leistungen vor Abzug der Kosten dieser Verkäufe (US Code: 26 USC 6501(e)). Der IRS sagt, er könne Jahre hinzunehmen, wenn er einen wesentlichen Fehler findet, und gehe in der Regel nicht mehr als sechs Jahre zurück (IRS: Prüfungen durch den IRS).

Sie müssen einer Verlängerung der Frist nicht zustimmen. Sie können sie ablehnen oder die Verlängerung auf bestimmte Punkte oder einen festen Zeitraum begrenzen (US Code: 26 USC 6501). Der IRS sagt, dass der Prüfer bei einer Ablehnung anhand der vorliegenden Informationen entscheidet (IRS: Prüfungen durch den IRS). Ein Vertreter mit der passenden Vollmacht kann eine Verlängerung für Sie unterschreiben (IRS: Publication 947).

Wie endet eine Prüfung, und was ist, wenn ich nicht einverstanden bin?

Eine Prüfung endet ohne Änderung, mit vereinbarten Änderungen oder mit Änderungen, mit denen Sie nicht einverstanden sind (IRS: Prüfungen durch den IRS). Stimmen Sie zu, unterschreiben Sie den Prüfungsbericht oder das Einverständnisformular und zahlen die zusätzliche Steuer. Zinsen auf die zusätzliche Steuer laufen in der Regel von der Fälligkeit der Erklärung, ohne Verlängerungen, bis zum Zahlungstag (IRS: Publication 556). Unterschreiben Sie erst, wenn Sie jede Änderung verstanden haben.

Sind Sie nicht einverstanden, hat der Weg feste Schritte und Fristen (IRS: Publication 556; US Code: 26 USC 7463):

Die Tabelle zeigt den Weg bei Änderungen der Einkommensteuer in einer Erklärung. Stellt die Prüfung infrage, ob Mitarbeiter Arbeitnehmer oder Auftragnehmer sind, sendet der IRS eine Notice of Determination; die Frist für die Klage beim Tax Court beträgt 90 Tage (150 Tage, wenn sie an eine Adresse außerhalb der USA gerichtet ist), und Sie müssen nicht vorher zahlen (IRS: Publication 556). Eine Personengesellschaft unter den zentralisierten Prüfungsregeln endet mit einem anderen Bescheid und eigenen festen Fristen; lesen Sie IRS-Prüfung der Erklärung einer Fonds-Personengesellschaft.

Folgte eine Festsetzung, weil Sie die Prüfung versäumt haben, oder haben Sie neue Dokumente, können Sie die Wiederaufnahme der Prüfung (Audit Reconsideration) beantragen, solange die Steuer unbezahlt ist; haben Sie bezahlt, ist stattdessen ein förmlicher Erstattungsantrag nötig (IRS: Publication 3598). Wie Sie eine Erklärung korrigieren, die sich in der Prüfung als falsch erwiesen hat, lesen Sie unter eine eingereichte Unternehmenserklärung korrigieren.

Was kann eine Prüfung über die Steuer hinaus kosten?

Zinsen und Strafzuschläge können die Steuer erhöhen. Zinsen laufen auf unbezahlte Steuern, Strafzuschläge und Zinsen und werden täglich verzinst. Der Satz wird jedes Quartal neu festgelegt; er lag bei 7 %, als diese Seite geprüft wurde, und hohe Unterzahlungen von Kapitalgesellschaften zahlen einen höheren Satz (IRS: Vierteljährliche Zinssätze). Der IRS senkt die Zinsen, wenn die zugrunde liegende Steuer oder der Strafzuschlag sinkt oder wenn ein unvernünftiger Fehler oder eine Verzögerung des IRS selbst sie verursacht hat (IRS: Zinsen). Bei der rechtzeitig eingereichten Einkommensteuererklärung einer Privatperson, auch bei Form 1040 eines Einzelunternehmers, werden Zinsen und bestimmte Strafzuschläge außerdem ausgesetzt, wenn der IRS die Steuerschuld nicht mitteilt, bevor 36 Monate seit dem späteren der beiden Zeitpunkte, Einreichungsdatum oder ursprüngliche Fälligkeit, vergangen sind. Die Regel gilt nicht für die eigene Erklärung einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft, und zu ihren Ausnahmen zählen die Verspätungs- und Säumniszuschläge sowie Betrug (US Code: 26 USC 6404(g); IRS: Publication 556).

Der IRS nennt zwei Beispiele, die auf Fahrlässigkeit hindeuten können: Einkünfte weglassen, die in einer Informationserklärung wie einer Form 1099 stehen, und einen Abzug geltend machen, der zu gut aussieht, um wahr zu sein, ohne ihn zu prüfen. Er kann einige Strafzuschläge streichen oder senken, wenn Sie in gutem Glauben gehandelt haben und einen triftigen Grund (Reasonable Cause) nachweisen können (IRS: Strafzuschlag für Ungenauigkeiten).

Rechnen Sie mit einer Nachzahlung, können Sie den Zinslauf für einen Betrag stoppen, indem Sie vor dem Ende der Prüfung Geld senden; auf bereits aufgelaufene Zinsen laufen weiter Zinsen, sofern Sie diese nicht ebenfalls zahlen. Sie können das Geld als Zahlung oder als Einzahlung (Deposit) senden, die Sie schriftlich zurückfordern können (US Code: 26 USC 6603; IRS: Publication 556). Die Wahl ist wichtig: Senden Sie mindestens den vollen vorgeschlagenen Betrag und bitten nicht schriftlich darum, ihn als Einzahlung zu behandeln, sendet der IRS keinen Notice of Deficiency, und Sie können nicht vor den Tax Court ziehen. Da eine Zahlung den Weg zum Tax Court schließen kann, fragen Sie den Prüfer oder Ihren Vertreter, wie das Geld behandelt wird, bevor Sie es senden. Ein Erstattungsantrag für bereits gezahlte Steuern ist ein eigener Weg (IRS: Publication 556).

Ein Bundesstaat kann folgen: Der IRS kann Prüfungsergebnisse an die Steuerbehörden der Bundesstaaten weitergeben (US Code: 26 USC 6103(d)), und die Fristen der Bundesstaaten für die Meldung einer Bundesänderung unterscheiden sich. Eine Prüfung der Sales Tax durch einen Bundesstaat ist ein eigener Vorgang; lesen Sie Prüfungen der Sales Tax.

Unterscheidet sich die Prüfung einer Personengesellschaft oder S Corporation von der eines Einzelunternehmers?

Ja. In einer IRS-Prüfung hängt von der Unternehmensform ab, wer antwortet und wessen Erklärung sich ändert.

Das Internal Revenue Manual des IRS weist Prüfer an, die Erklärungen wesentlicher Eigentümer zu prüfen und zu öffnen, wenn Unternehmenseinkünfte nicht gemeldet wurden oder zum Beispiel private Kosten vom Unternehmen abgezogen wurden (IRS: IRM 4.10.4). Eine häufige Frage bei S Corporations ist die Vergütung der Officer: Ein Aktionär, der zugleich Arbeitnehmer ist, muss vor Ausschüttungen eine angemessene Vergütung für seine Arbeit erhalten, und der IRS kann Ausschüttungen als Lohn umqualifizieren (IRS: Vergütung bei S Corporations). Was angemessen ist, steht unter Gehalt des Eigentümers einer S Corporation. Zu einem Fonds oder einer Personengesellschaft mit vielen Investoren lesen Sie IRS-Prüfung der Erklärung einer Fonds-Personengesellschaft.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden US-Dollar.

Die Prüfung per Post bei einem Klempner

Ein Klempner mit US$180.000 Einnahmen in Schedule C erhält ein Schreiben zu einer Prüfung per Post zu Fahrzeug und Material mit 30 Tagen Zeit zur Antwort. Sein Fahrtenbuch hat Lücken, daher faxt er vor dem Datum im Schreiben einen schriftlichen Antrag auf mehr Zeit. Er sortiert Kopien von Kartenauszügen, Lieferantenrechnungen und dem Fahrtenbuch nach Jahr und Art, fügt eine einseitige Übersicht bei und sendet alles auf dem im Schreiben genannten Weg, mit Zustellnachweis. Für die Lücken legt er Auftragsrechnungen vor, die zeigen, wohin der Wagen fuhr, und eine unterschriebene Erklärung, wie das Fahrtenbuch geführt wurde.

Eine S Corporation und ein Termin im Büro

Zu einer S Corporation mit US$600.000 Umsatz werden Fragen zur Vergütung der Officer und zu Ausschüttungen gestellt, und der Prüfer möchte sich im Büro des Buchhaltungsexperten treffen. Vor dem Termin unterschreibt die Eigentümerin als Officer eine Form 2848 für die Kapitalgesellschaft und trägt „Einkünfte einschließlich durchgereichter Posten“, Form 1120-S und das Jahr ein. Sind auch die Lohnerklärungen in Prüfung, muss Zeile 3 sie ebenfalls mit Formular und Zeiträumen nennen. Wird auch ihre eigene Form 1040 geöffnet, braucht sie eine eigene Form 2848. Der Prüfer fragt, welche Arbeit sie leistet, und vergleicht ihre Vergütung mit den Ausschüttungen. Wirkt die Vergütung für diese Arbeit niedrig, kann der IRS einen Teil der Ausschüttungen als Lohn behandeln, was Lohnsteuer und eine Änderung in ihrem Schedule K-1 nach sich zieht.

Die Einzahlungen einer Bäckerei

Eine Bäckerei-LLC, die in Schedule C berichtet, weist US$250.000 Umsatz aus, und ihre beiden Bankkonten zeigen US$270.000 Einzahlungen. Der Prüfer zieht ab, was kein Umsatz ist: ein Darlehen über US$12.000, belegt durch die Darlehensunterlagen, und eine Überweisung über US$5.000 vom Sparkonto des Eigentümers, belegt durch beide Kontoauszüge. Es bleiben US$3.000 Einzahlungen über dem gemeldeten Umsatz: mögliche nicht gemeldete Einkünfte, es sei denn, der Eigentümer kann zeigen, was es war. Handelt es sich um Umsätze, die die Bücher übersehen haben, sind es zusätzliche Einkünfte; wenn nicht, können nur Unterlagen das zeigen. Da die Bäckerei auch Bargeld einnimmt, das nie eingezahlt wird, kann der Prüfer Umsätze anders testen, etwa über einen Aufschlag auf Mehl- und Materialeinkäufe. Eine einseitige Abstimmung der Einzahlungen für jedes Jahr ordnet jede Einzahlung einer dieser Gruppen zu.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Prüfung umfasst mehrere Jahre oder Jahre, für die Sie nie eine Erklärung eingereicht haben: Wurde keine Erklärung eingereicht, gibt es keine Frist. Lesen Sie nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen und holen Sie Hilfe bei der Körperschaftsteuer, bevor Sie antworten.
• Die Bankeinzahlungen sind höher als die gemeldeten Umsätze, Ihre Bücher stimmen nicht mit der Bank überein oder Unterlagen fehlen: Bauen Sie die geprüften Jahre mit überfällige Buchhaltung nachholen neu auf und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung und Hilfe bei der Körperschaftsteuer, um zu entscheiden, was Sie senden und ob Sie um mehr Zeit bitten.
• Die Erklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation, bei der Eigentümer betroffen sind: Eine Personengesellschaft unter den zentralisierten Regeln zahlt die Steuer in der Regel selbst, es sei denn, sie reicht die Anpassungen weiter, und die Erklärungen der Eigentümer können ebenfalls geöffnet werden. Holen Sie daher Hilfe bei der Körperschaftsteuer, um die Gesellschaft und die Eigentümer abzustimmen. Zu einem Fonds lesen Sie IRS-Prüfung der Erklärung einer Fonds-Personengesellschaft.
• Der Prüfer bittet um ein Gespräch, weitere Jahre oder Ihre Unterschrift unter eine Verlängerung: Sie müssen einer Verlängerung nicht zustimmen, und ein Rechtsanwalt, CPA oder Enrolled Agent mit einer Form 2848 kann für Sie unterschreiben. Holen Sie Hilfe bei der Körperschaftsteuer, bevor Sie etwas zustimmen.
• Der Eigentümer lebt im Ausland, das Unternehmen gehört Ausländern oder hat Konten in einem anderen Land: Fehlende internationale Formulare können Jahre offen halten. Lesen Sie eine Kapitalgesellschaftserklärung aus dem Ausland einreichen und FBAR für Firmenkonten im Ausland und holen Sie Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Lohnabrechnungen oder Zahlungen an Auftragnehmer stehen auf der Liste: Wer verpflichtet ist, einbehaltene Steuern einzuziehen und abzuführen, und das vorsätzlich unterlässt, kann persönlich dafür herangezogen werden (US Code: 26 USC 6672). Section 530 Relief kann die Lohnsteuerhaftung eines Unternehmens für Arbeitskräfte beenden, die es als Auftragnehmer behandelt hat, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind (IRS: Entlastung nach Section 530). Lesen Sie Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten und Rückstand bei den Lohnsteuern. Fragt ein Revenue Officer nach unbezahlter Lohnsteuer, lesen Sie zur Frist den Trust Fund Recovery Penalty.
• Ein Notice of Deficiency ist eingetroffen: Die Frist beim Tax Court kann nicht verlängert werden. Holen Sie daher rechtzeitig Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Das Schreiben ist keine Prüfung, oder die Prüfung hat einen Strafzuschlag, eine falsche Erklärung oder einen offenen Betrag hinterlassen: Lesen Sie was ein IRS-Schreiben bedeutet, Verspätungs- und Säumniszuschläge, eine eingereichte Unternehmenserklärung korrigieren und IRS-Zahlungspläne für Steuerschulden von Unternehmen.
• Ein Special Agent meldet sich, oder der Prüfer spricht Betrug an: Special Agents ermitteln bei Steuerstraftaten (IRS: So erkennen Sie, dass es der IRS ist). Fragen Sie einen Steueranwalt nach Ihren Rechten, bevor Sie antworten; lesen Sie den Abschnitt zu Vertretern weiter oben.