Sales-Tax-Erklärungen einreichen: Fristen, versäumte Erklärungen

Wie oft muss ich einreichen, und wann ist jede Erklärung fällig?

Ermitteln Sie Einreichungsrhythmus und Frist für jedes Sales-Tax-Konto eines Bundesstaats und für jedes gesondert verwaltete lokale Konto. Prüfen Sie Registrierungsbescheide, Konten und aktuelle Seiten mit den Fristen. Die Frist eines Kontos gilt nicht für ein anderes.

Erstellen Sie einen Kalender nach Steuerbehörde, Konto, Meldezeitraum, Fälligkeit der Erklärung und Fälligkeit der Zahlung. Prüfen Sie, ob lokale Erklärungen nötig sind: Für eine kombinierte Erklärung verlangt Parish E-File in Louisiana bei der Einrichtung ein Konto des Bundesstaats und ein lokales Konto. Prüfen Sie Mitteilungen, sobald sie eintreffen: New York kann den Rhythmus eines Verkäufers ändern, und California kennt einen Plan mit vierteljährlicher Vorauszahlung. Erklärung und Zahlung sind getrennte Schritte. Der Einreichungskalender von California weist darauf hin, dass keine Nullzahlung nötig ist, wenn weder Steuer noch Gebühren fällig sind. Die Erklärung ist trotzdem vorgeschrieben.

Was gehört in eine Sales-Tax-Erklärung?

Eine Sales-Tax-Erklärung fasst die Geschäftstätigkeit im jeweiligen Bundesstaat und Einreichungszeitraum zusammen, nicht nur die erhobene Steuer. New York führt in seiner Übersicht zur Erklärung auf: Bruttoumsätze, nicht steuerpflichtige und befreite Umsätze, steuerpflichtige Umsätze, Einkäufe mit Use Tax, Gutschriften sowie erhobene oder zu erhebende Steuer.

Verwenden Sie die Definition des Bruttoumsatzes des jeweiligen Bundesstaats, bevor Sie Abzüge vornehmen. Texas zählt Verkäufe von einem Standort im Bundesstaat und Verkäufe nach Texas mit (Texas-Anleitung zur Erklärung). California geht von Verkäufen aus, die zum Geschäft in California gehören, und kennt einen Abzug für Lieferungen aus dem Bundesstaat heraus, die die Voraussetzungen erfüllen (California-Anleitung zur Einreichung). Wer nur Bestellungen zählt, die in einen Bundesstaat geliefert wurden, kann den Bruttoumsatz unvollständig angeben.

Nutzen Sie die Anleitung zur Erklärung des jeweiligen Bundesstaats. Ein Bundesstaat kann gesonderte lokale Anlagen verlangen, und der Lieferort eines Verkaufs kann die lokale Behandlung beeinflussen. Bewahren Sie die Einzelbelege hinter jeder Summe auf. Texas verlangt Aufzeichnungen über Bruttoeinnahmen und steuerpflichtige Einkäufe sowie Belege für Abzüge und Ausnahmen (Texas: Aufbewahrung von Unterlagen).

Muss ich einreichen, wenn ich keinen Umsatz oder keine fällige Steuer hatte?

Ja. Solange ein Bundesstaat für Ihre aktive Genehmigung Erklärungen verlangt, reichen Sie die zugewiesene Erklärung auch ohne Umsatz ein. Ein Zeitraum mit Umsatz, aber ohne fällige Steuer ist etwas anderes: Melden Sie die Umsätze und den Grund, warum keine Steuer fällig ist. Behandeln Sie ihn nicht wie einen Zeitraum ohne Geschäftstätigkeit.

New York verlangt eine Erklärung auch ohne steuerpflichtige Verkäufe oder Einkäufe. California verlangt eine Erklärung auch ohne Verkäufe. Texas lässt bestimmte Einreichungen ohne fällige Steuer zu, wenn die Gesamtumsätze über null liegen, und eine andere Einreichung ohne Umsatz, wenn die Gesamtumsätze null betragen (Texas: TeleFile). Marktplatzverkäufe, befreite Verkäufe oder unbesteuerte Einkäufe können eine Erklärung auch dann nötig machen, wenn Sie selbst keine Sales Tax erhoben haben.

Wie erscheinen vom Marktplatz erhobene Verkäufe in meiner Erklärung?

Wenn Sie registriert sind, gehen Sie nicht davon aus, dass Verkäufe aus Ihrer Erklärung verschwinden, weil ein Marktplatz Steuer erhoben hat. Stellen Sie fest, für welche Transaktionen der Marktplatz zuständig war, bewahren Sie den Nachweis auf und folgen Sie den Meldefeldern des Bundesstaats.

Die Entlastung des Verkäufers in New York setzt außerdem voraus, dass Verkäufer und Betreiber nicht verbunden sind und ein Fehler bei der Erhebung nicht auf unrichtigen oder unvollständigen Angaben des Verkäufers beruht. Registrierte Verkäufer bleiben für steuerpflichtige Marktplatztransaktionen außerhalb der Regel für bewegliche körperliche Gegenstände verantwortlich (Hinweise von New York zu Marktplätzen). California knüpft seinen Abzug an Verkäufe, für die ein qualifizierter Betreiber verantwortlich ist (Hinweise von California zu Marktplätzen). Bewahren Sie Erhebungsberichte und Einzelangaben je Bestellung auf. Auszahlungen sind kein Bruttoumsatz.

Was gilt für Verkäufe über meine eigene Website oder per Direktrechnung?

Trennen Sie Direktverkäufe nach Bundesstaat und Zeitraum von Verkäufen, die ein Marktplatz vermittelt hat. Wenn ein Marktplatz Steuer auf seine Bestellungen erhebt, deckt das weder die Bestellungen Ihrer eigenen Website noch Direktrechnungen ab. Sind diese Direktverkäufe nach Ihrer Genehmigung steuerpflichtig, melden und zahlen Sie die Steuer in Ihrer Erklärung.

New York erklärt, dass ein registrierter Marktplatzverkäufer für die Steuer auf steuerpflichtige Verkäufe verantwortlich bleibt, die kein Marktplatzbetreiber vermittelt hat (Hinweise von New York zu Marktplätzen). California erklärt, dass Direktverkäufe eine Registrierung erfordern können und dass registrierte Verkäufer sowohl Direkt- als auch vermittelte Verkäufe melden. Den Marktplatzabzug gibt es nur für qualifizierte vermittelte Verkäufe (Hinweise von California zu Marktplätzen). Sind Sie unsicher, ob ein Direktverkauf steuerpflichtig war oder ob Sie anderswo eine Genehmigung brauchten, lesen Sie wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Was sollte ich zuerst tun, wenn ich Erklärungen versäumt habe?

Listen Sie zuerst jede offene Genehmigung, jeden nicht eingereichten Zeitraum und jede Frist aus Mitteilungen auf. Rekonstruieren Sie dann für jeden Bundesstaat und Zeitraum die tatsächlichen Umsätze und die Steuer, reichen Sie die fehlenden Erklärungen ein, zahlen Sie den fälligen Betrag und bewahren Sie die Einreichungsbestätigungen auf.

1. Stellen Sie Genehmigungsschreiben, Kontoverlauf, eingereichte Erklärungen, Zahlungen und Schreiben der Bundesstaaten zusammen. Klären Sie, welche Zeiträume offen sind und ob sich ein Einreichungsrhythmus geändert hat.
2. Stimmen Sie Bestellungen und Rechnungen nach Bundesstaat, Zeitraum und Vertriebskanal ab. Kennzeichnen Sie vom Marktplatz erhobene Verkäufe, Direktverkäufe, Rückerstattungen, Befreiungen und Einkäufe mit Use Tax. Bewahren Sie für jeden Ausschluss und jeden Abzug einen Nachweis auf.
3. Reichen Sie jede überfällige Erklärung mit den tatsächlichen Zahlen ein. Gab es in einem Zeitraum weder Umsatz noch fällige Steuer, verwenden Sie die passende Erklärung ohne Umsatz. Melden Sie sonst die tatsächliche Geschäftstätigkeit und die fällige Steuer, einschließlich einer etwaigen Use Tax.
4. Prüfen Sie den Saldo, nachdem jede Erklärung verbucht ist, einschließlich bereits geleisteter Zahlungen, Mitteilungen, Strafzuschläge und Zinsen. Klären Sie Abweichungen mit dem Bundesstaat und bewahren Sie Kopien der Erklärungen und Zahlungsbestätigungen auf.

Texas erklärt, dass eine fehlende, vorgeschriebene Erklärung zu einem geschätzten Steuerbescheid führen kann. Der Verkäufer soll für diesen Zeitraum eine Erklärung mit den tatsächlichen Umsatzdaten einreichen (Texas: Strafzuschläge bei überfälligen Steuern). Wurde die vorgeschriebene Steuer nie erhoben oder erhoben, aber nicht abgeführt, muss diese Schuld gesondert geprüft werden. Lesen Sie dazu nicht erhobene Sales Tax nachholen.

Warum habe ich einen geschätzten Steuerbescheid erhalten, und wie korrigiere ich ihn?

Ein geschätzter Steuerbescheid kann bedeuten, dass dem Bundesstaat für den Zeitraum keine vorgeschriebene Erklärung vorliegt. Er ersetzt nicht Ihre tatsächlichen Verkaufsunterlagen. Reichen Sie in Texas die fehlende Erklärung mit den tatsächlichen Umsatzdaten für den abgerechneten Zeitraum ein und folgen Sie den Hinweisen im Schreiben (Texas: Strafzuschläge bei überfälligen Steuern).

Waren Gesamtumsatz, steuerpflichtiger Umsatz und fällige Steuer jeweils null, erlaubt Texas nach einem geschätzten Steuerbescheid eine überfällige Erklärung ohne Umsatz (Texas: TeleFile). Gab es Umsätze, rekonstruieren Sie die Erklärung aus den Transaktionen und gehen Sie nicht davon aus, dass die Schätzung des Bundesstaats stimmt. Vergleichen Sie den sich ergebenden Kontosaldo mit Ihren Zahlungsbestätigungen und beantworten Sie jedes offene Schreiben bis zur genannten Frist. Ein Bundesstaat kann die Steuerschuld auch schätzen, wenn Unterlagen fehlen. Texas weist in seinen Regeln zu Unterlagen auf dieses Risiko hin.

Kann eine verspätete Erklärung Geld kosten, wenn keine Steuer fällig ist?

Ja. Verspätete Einreichung und verspätete Zahlung können unterschiedliche Folgen haben. Eine verspätete Erklärung kann einen Strafzuschlag auslösen, auch wenn sie keine Steuer ausweist. Zinsen betreffen in der Regel unbezahlte Steuer. Prüfen Sie daher Regel und Kontosaldo jedes Bundesstaats.

Der Mindestzuschlag von New York für verspätete Einreichung beträgt $50, auch wenn keine Steuer fällig ist. Steuerabhängige Strafzuschläge und Zinsen können hinzukommen (New York Tax Law § 1145). Texas erhebt $50 für jede verspätete Erklärung, auch wenn keine Steuer fällig ist. Bei verspäteter Steuerzahlung kommen 5 % hinzu, wenn die Zahlung ein bis 30 Tage zu spät erfolgt, 10 % nach mehr als 30 Tagen oder insgesamt 20 %, wenn die Zahlung nach dem Datum des Schreibens erfolgt. Die Zinsen beginnen am 61. Tag (Texas-Strafzuschläge). Eine Nullerklärung beseitigt ein offenes Schreiben nicht.

Ein Verkäufer in New York kann den Erlass von Strafzuschlägen beantragen, wenn ein nachvollziehbarer Grund ohne vorsätzliche Nachlässigkeit vorlag. Ein bevollmächtigter Buchhaltungsexperte kann den Steuerbescheid online beantworten und dazu ein unterschriebenes E-ZRep Form TR-2000 verwenden. Nach Einreichung und Zahlung der Texas-Steuer kann ein Unternehmen mit Form 89-224 den Erlass des Strafzuschlags für verspätete Einreichung oder Zahlung beantragen. Texas begrenzt das in der Regel auf Steuern, die innerhalb der letzten vier Jahre fällig waren. Wurde in den vergangenen zwei Jahren ein Erlass gewährt, lehnt Texas einen neuen Erlass ohne besondere Umstände ab. Üblicherweise erfasst der Erlass höchstens einen Jahreszeitraum, zwei Quartale oder sechs Monate. In California kann ein Verkäufer, dessen verspätete Einreichung oder Zahlung trotz üblicher Sorgfalt auf einem Grund außerhalb seiner Kontrolle beruhte, über Form CDTFA-735 oder online den Erlass des Strafzuschlags beantragen. Wurde der California-Strafzuschlag bereits gezahlt, reichen Sie Form CDTFA-101 oder einen Online-Erstattungsantrag bis zur spätesten geltenden Frist ein: drei Jahre ab dem letzten Tag des Monats nach dem betroffenen Quartal (oder Jahreszeitraum), sechs Monate nach der Zahlung oder sechs Monate, nachdem eine Festsetzung bestandskräftig geworden ist (§ 6902).

Ein Einzelunternehmer schuldet seine Sales Tax selbst, ohne dass Vorsatz geprüft wird. Bei einer Gesellschaft hängt es vom Bundesstaat ab, welche Personen die Steuer schulden können. In New York machen Tax Law §§ 1131 und 1133 Gesellschafter und LLC-Mitglieder persönlich haftbar für Steuer, die erhoben wurde oder erhoben werden musste. Auch Führungskräfte, Direktoren, Geschäftsführer und Beschäftigte können sie schulden, wenn sie eine Pflicht zur Einhaltung hatten oder ausübten. Ein Buchhaltungsexperte, der die Erklärung einreicht, überträgt diese Pflicht nicht. Der Bundesstaat hat in der Regel drei Jahre nach Einreichung einer Erklärung Zeit, weitere Steuer festzusetzen. Wurde keine Erklärung eingereicht, kann er jederzeit festsetzen (§ 1147). Ein LLC-Minderheitsmitglied oder Kommanditist, gegen den als verantwortliche Person festgesetzt wurde, kann mit Form DTF-8 teilweise Entlastung beantragen, bevor die Festsetzung endgültig wird.

In Texas hält jeder, der einen als Steuer ausgewiesenen Betrag erhält oder einzieht, ihn treuhänderisch und schuldet nach Tax Code § 111.016(a) den erhobenen Betrag samt Zinsen und Strafzuschlägen. Eine Führungskraft, ein Geschäftsführer, Direktor, Beschäftigter oder Gesellschafter mit einer Pflicht für Erhebung oder Zahlung kann nach § 111.016(b) gesondert nicht abgeführte Steuer schulden, wenn er vorsätzlich nicht zahlt. Die Auflösung beendet diese Haftung nicht. Texas hat in der Regel vier Jahre ab Fälligkeit der Steuer Zeit, sie festzusetzen. Wurde keine Erklärung eingereicht, kann es jederzeit festsetzen (§§ 111.201 und 111.205). Die Frist für die persönliche Festsetzung kann außerdem bis ein Jahr nach Bestandskraft der Schuld der Gesellschaft oder bis zum Ende ihrer Insolvenz gehemmt sein (§ 111.016(b-1)). In California kann eine Person, die nach dem Ende des Geschäfts einer Gesellschaft für Einreichung oder Zahlung verantwortlich ist und vorsätzlich nicht zahlt, die bei Kunden als Erstattung erhobene Sales Tax oder bestimmte Use Tax samt Zinsen und Strafzuschlägen schulden, nur für Zeiträume, in denen sie diese Verantwortung hatte. Revenue and Taxation Code § 6829 verlangt eine Mitteilung bis zum früheren von zwei Zeitpunkten: drei Jahre nach dem letzten Tag des Monats nach dem Quartal, in dem die Behörde von der Schließung tatsächlich erfuhr, oder acht Jahre nach dem entsprechenden Quartal der Schließung.

Wie gleiche ich Erklärungen und Zahlungen mit meiner Buchhaltung ab?

Stimmen Sie jede eingereichte Erklärung sowohl mit den zugrunde liegenden Verkaufsdaten als auch mit dem Konto für die Sales-Tax-Verbindlichkeit ab. Die Erklärung belegt, was gemeldet wurde. Die Zahlungsbestätigung belegt, was gezahlt wurde. Keines von beiden erklärt für sich allein eine Abweichung in der Buchhaltung.

Vergleichen Sie für jeden Bundesstaat und Zeitraum die Zahlen der Erklärung zu Brutto-, nicht steuerpflichtigen und steuerpflichtigen Umsätzen und zur Steuer mit dem Verkaufsbericht. Ordnen Sie dann die auf Direktverkäufe erhobene Steuer dem Verbindlichkeitskonto zu. Berücksichtigen Sie Anpassungen sowie Use Tax oder Gutschriften in der Erklärung und ordnen Sie die Zahlung dem Bankkonto und dem Konto beim Bundesstaat zu. Führen Sie einen offenen Saldo nur dann, wenn er mit dem gebuchten Saldo des Bundesstaats übereinstimmt. Halten Sie Steuer, die der Betreiber eines Marktplatzes erhoben hat, getrennt von Steuer, die Ihr Unternehmen erhoben hat. So wird dieselbe Steuer nicht doppelt als Ihre Verbindlichkeit behandelt.

Liegen die Einzahlungen unter den Bruttobestellungen, gleichen Sie Auszahlungen, Gebühren, Rückerstattungen und Steuer gesondert ab. Lesen Sie dazu Verkäufe und Auszahlungen abstimmen. Verwenden Sie eine Nettoeinzahlung nicht ohne Überleitung auf Transaktionsebene als Bruttoumsatz der Erklärung. Texas verlangt Aufzeichnungen, die die gesamten Bruttoeinnahmen zeigen und geltend gemachte Ausnahmen belegen (Texas: Aufbewahrung von Unterlagen).

Was gebe ich einem Buchhaltungsexperten, der für mehrere Bundesstaaten einreicht?

Ja, das ist möglich. Ein Buchhaltungsexperte kann Erklärungen in mehreren Bundesstaaten koordinieren und mit Ihrer Buchhaltung abstimmen, wenn Sie Zeitplan und Unterlagen für jedes Konto bereitstellen. Legen Sie fest, wer Erklärungen einreicht, Zahlungen freigibt und Schreiben beantwortet. Richten Sie den Kontozugang vor der ersten Frist ein.

Geben Sie Genehmigungs- und Kontodaten, Mitteilungen zum Einreichungsrhythmus, frühere Erklärungen, Kontoauszüge und geschätzte Steuerbescheide, Zahlungsbestätigungen und das Konto der Sales-Tax-Verbindlichkeit mit. Stellen Sie Exporte von Bestellungen und Rechnungen mit Lieferbundesstaat und lokalem Lieferort bereit. Trennen Sie Marktplatz- und Direktverkäufe und legen Sie Rückerstattungen, Befreiungsbescheinigungen, Nachweise zur Erhebung durch den Marktplatz und alle Einkäufe bei, auf die Use Tax fällig sein kann. Setzen Sie vor jeder Frist eines Bundesstaats ein internes Übergabedatum, damit Zeit bleibt, fehlende Unterlagen zu klären und Erklärung und Zahlung einzureichen. Die Texas-Regeln zu Unterlagen und die Regeln von California zur Marktplatzdokumentation zeigen, warum Belege wichtig sind.

Wie reiche ich eine Schlusserklärung ein und schließe eine Genehmigung?

Reichen Sie bis zum letzten vorgeschriebenen Zeitraum ein und befolgen Sie die Schritte des Bundesstaats für Schlusserklärung und Kontoschließung. Wenn Sie nicht mehr verkaufen oder eine Genehmigung ungenutzt lassen, erledigt das offene Einreichungszeiträume nicht.

In New York muss ein Unternehmen, das den Betrieb einstellt, das Geschäft verkauft oder überträgt oder seine Rechtsform ändert, eine Schlusserklärung zur Sales Tax einreichen. New York verlangt die Schlusserklärung innerhalb von 20 Tagen nach diesem Ereignis. Sie meldet Umsätze und Steuer wie eine reguläre Erklärung, und mit ihrer Bearbeitung wird das Konto inaktiv. Geben Sie das Certificate of Authority zurück oder vernichten Sie es. Ist die Online-Erklärung für den letzten Zeitraum nicht verfügbar, reichen Sie bis zu dieser Frist eine Schlusserklärung auf Papier ein (New York: Schlusserklärung zur Sales Tax einreichen). Ändert das Unternehmen seine Rechtsform und verkauft weiter, beantragen Sie das Certificate of Authority der neuen Gesellschaft mindestens 20 Tage vor der Änderung. Kauft die neue Gesellschaft das Unternehmen oder dessen Vermögen, reicht der Käufer Form AU-196.10 per Einschreiben mindestens 10 Tage vor der Besitzübernahme oder Zahlung ein, je nachdem, was zuerst eintritt. Schließt ein Unternehmen in California, das nach Kalenderjahr einreicht, muss es seine Schlusserklärung bis zum 30. April, 31. Juli, 31. Oktober oder 31. Januar einreichen, je nachdem, in welchem Quartal es schließt. Die Anleitung zur Einreichung verlangt zudem, verkaufte Betriebsausstattung und unbesteuerte Wiederverkaufsware, die für den privaten Gebrauch oder als Geschenk behalten wird, in der Schlusserklärung anzugeben. Schließen Sie ein California-Konto über Online Services oder mit Form CDTFA-65 und reichen Sie fehlende Erklärungen ein. Klären Sie für jeden Bundesstaat die richtige Schließungsmethode und den letzten Zeitraum, bewahren Sie die Schließungsbestätigung auf und prüfen Sie vor der Schließung einer Genehmigung, ob Direktverkäufe oder physische Präsenz weiterhin eine Registrierungspflicht begründen. Zu dieser Registrierungsfrage lesen Sie wann Sie Sales Tax erheben müssen.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar. Ein registrierter Verkäufer hat in einem Meldezeitraum Verkäufe von $10.000 vor Steuer in einen Bundesstaat geliefert: $6.000 über einen Marktplatz, der die anfallende Sales Tax erhoben hat, und $4.000 über die eigene Website des Verkäufers. Bei einem angenommenen kombinierten Steuersatz von Bundesstaat und Kommune von 8 % hat der Verkäufer auf diese Direktbestellungen $320 Steuer erhoben.

Nehmen Sie an, die Direktverkäufe sind steuerpflichtig und es gibt keine Rückerstattungen, Befreiungen, Use Tax oder andere Anpassungen. Die Angaben zur Veranschaulichung lauten:

Der Verkäufer gleicht die $320 mit seinem Verbindlichkeitskonto und der Zahlungsbestätigung ab. Die Steuer des Marktplatzes bleibt getrennt. Prüfen Sie die Erklärung auf weitere Felder und lokale Angaben (New York; California).

Anders in Ihrem Fall?

• Sie sind unsicher, wo Sie Genehmigungen brauchen oder ob Marktplatzverkäufe für die Registrierung zählen: Lesen Sie wann Sie Sales Tax erheben müssen.
• Sie haben die vorgeschriebene Steuer nicht erhoben oder erhoben, aber nicht abgeführt: Lesen Sie nicht erhobene Sales Tax nachholen.
• Marktplatzeinzahlungen und Bruttobestellungen stimmen nicht überein: Lesen Sie Verkäufe und Auszahlungen abstimmen.
• Mehrere Jahre Buchhaltung fehlen: Lesen Sie überfällige Buchhaltung aufholen.
• Sie müssen Online-Verkäufe bei der Einkommensteuer melden: Lesen Sie Einkommensteuer für Online-Verkäufer.
• Sie schließen die Gesellschaft und andere Steuerkonten: Lesen Sie Gesellschaft schließen.
• Mehrere Erklärungen von Bundesstaaten, Schreiben oder geschätzte Steuerbescheide müssen mit der Buchhaltung abgestimmt werden: Stellen Sie die oben genannten Unterlagen zusammen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.