Auditoria de imposto sobre vendas: o que os estados pedem

O que faço primeiro quando um estado envia uma carta de auditoria ou um pedido de informações sobre o imposto sobre vendas?

Uma auditoria estadual de imposto sobre vendas confronta as declarações que você já entregou com os seus registros. Cada estado define os seus próprios prazos, então valem as datas do seu aviso. Leia primeiro três coisas: o imposto e os períodos que ele cobre, o que ele pede que você envie e a data em que quer uma resposta. A auditoria de Washington também cobre o imposto sobre negócios e ocupações, o imposto de uso e o imposto sobre serviços públicos (Washington DOR), e Nova York pode ampliar uma auditoria a outros impostos (Publication 131), então pergunte quais impostos estão no escopo.

A carta pode se chamar aviso de auditoria, pedido de informações e documentos (IDR), questionário ou pedido de registros. O Texas envia pelo correio um aviso com um questionário (Texas Comptroller), Nova York em regra envia uma carta pedindo informações (New York Tax Department), a Califórnia em regra liga primeiro (CDTFA Publication 76) e um auditor de Washington entra em contato para marcar um horário (Washington DOR). Esses quatro estados mostram o padrão usual; para outro estado, leia os direitos e os prazos no aviso e na página de auditoria do departamento de receita dele.

Uma carta que apenas pergunta se você faz negócios no estado, ou pede que você se registre, é um aviso diferente de uma auditoria; Washington lista um questionário de atividades empresariais e um aviso de auditoria como tipos separados de contato (Washington DOR). Se você nunca se registrou, comece por como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Antes de responder:

1. Marque no calendário a data da resposta e peça por escrito mais prazo, se precisar. Nova York atende à maioria dos pedidos de prorrogação do vencimento (New York Tax Department), e a Califórnia normalmente dá duas ou três semanas para se preparar. O Texas dá 30 dias para apresentar os registros que lista por escrito; em um pedido razoável, o auditor pode acrescentar mais 30 dias ou um prazo razoável de até 90 dias, e um segundo pedido de prorrogação só deve ser concedido por uma dificuldade fora do seu controle. Se os registros não forem entregues a tempo, a auditoria é feita por estimativa (aviso de auditoria de rotina do Texas).
2. Guarde todos os registros do período auditado até o fim da auditoria e de qualquer recurso (Texas; Califórnia).
3. Se você entrega uma declaração retificadora com pagamento depois de a conta ser encaminhada para auditoria, a Califórnia trata a retificadora como um registro adicional e credita o pagamento à auditoria, o que interrompe os juros sobre o valor pago (Publication 76).

Um pedido de registros sobre as declarações de um único estado que batem com a contabilidade muitas vezes pode ser respondido internamente. Um caso exige julgamento profissional quando as vendas alcançam vários estados ou passam por marketplaces, as declarações não batem com a contabilidade, um período não tem declaração nem registro, faltam certificados, o imposto foi cobrado mas não recolhido, um proprietário pode ser responsável pessoalmente, a data da resposta está próxima e a contabilidade não está pronta, ou o estado pede que você aceite uma amostra ou assine uma dispensa de prazo.

Reúna o aviso, todas as declarações dos períodos citados, o diário de vendas ou a exportação de faturas, os extratos do processador de pagamentos e do banco, os certificados, as faturas de compras e a declaração federal.

Até quando um estado pode auditar o meu imposto sobre vendas?

Um estado em regra audita cerca de três a quatro anos, mas a janela usual não é o limite legal, e um período sem declaração pode ser alcançado mais para trás. A tabela mostra quatro estados; o seu pode diferir.

Uma empresa que começou há dois anos só tem esses períodos para revisar. A exceção é um período em que ela devia estar registrada ou devia ter entregue declaração: veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas e como entregar as declarações do imposto sobre vendas.

Quais registros o auditor do imposto sobre vendas vai pedir?

Os auditores pedem os registros que mostram o que você vendeu, que imposto cobrou, o que declarou e por que alguma venda não foi tributada. As listas são parecidas entre os estados, e o auditor pode pedir mais.

Fontes: Washington DOR, Texas Comptroller, New York Tax Bulletin ST-770 e CDTFA Publication 76.

O auditor da Califórnia pode testar comparando o total de vendas na sua contabilidade com as vendas nas suas declarações de imposto sobre vendas e de imposto de renda, o imposto cobrado com o imposto declarado e as vendas de revenda alegadas com os clientes revendedores (Publication 76). Faça essas comparações você mesmo primeiro. Para os prazos de guarda, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

E se os meus registros ou certificados de revenda estiverem incompletos?

Um estado que não consegue verificar uma venda pelos seus registros pode estimar o imposto ou tratar a venda como tributável, então diga ao auditor logo no início o que você tem.

• Texas: não guardar ou não apresentar os registros pode levar a uma estimativa do imposto ou à suspensão da licença, e vendas sem um certificado de revenda ou de isenção guardado são presumidas tributáveis em uma auditoria (Texas Comptroller).
• Nova York: o estado só pode estimar o imposto sobre vendas se você não tiver registros ou se os seus forem inadequados (Publication 131). Ele lista entre os inadequados as fitas de resumo diário, os relatórios resumidos e as faturas sem numeração (Tax Bulletin ST-770).
• Califórnia: você pode ter de reconstruir os registros, às vezes a partir do que fornecedores ou clientes guardam, ou o auditor pode estimar; registros inadequados que causam imposto adicional podem trazer uma multa por negligência (Publication 76).
• Washington: o vendedor deve provar que uma venda foi por atacado, e uma venda sem a licença ou o certificado usual ainda pode ser provada pelos fatos e circunstâncias, conforme as regras do departamento (RCW 82.04.470).

O Texas fixa uma janela. Uma dedução que exige um certificado de revenda ou de isenção é negada, a menos que você tenha o certificado dentro de 90 dias do aviso escrito do Comptroller que o exige, ou em uma data posterior combinada com o Comptroller, e um certificado entregue depois disso não pode sustentá-la (Tax Code 151.054(e)). Quando a auditoria é cobrada e você pede a tempo uma audiência de nova determinação (redetermination hearing, a revisão formal da cobrança), as regras do Comptroller também dão 90 dias a partir do pedido escrito dele nessa etapa (mudanças de regras do Texas Comptroller). Peça os certificados que faltam assim que o aviso chegar. Quais certificados valem está em certificados de isenção de clientes.

O auditor vai verificar todas as vendas ou uma amostra?

Um auditor pode examinar todas as transações, um período de teste ou uma amostra, e uma taxa de erro encontrada em uma amostra pode ser projetada sobre todo o período auditado. O Texas e a Califórnia testam primeiro parte dos registros e aprofundam se aparecerem erros (aviso de auditoria de rotina do Texas; Publication 76).

Em uma auditoria por amostragem típica, o auditor testa uma fatia, como um mês ou um conjunto aleatório de faturas, e encontra a parcela tributada de forma errada; o estado pode aplicar essa parcela a todas as vendas do período e depois acrescentar a alíquota, os juros e as multas (aviso de auditoria de rotina do Texas).

O Texas avisa você de uma amostra e explica como os erros são projetados (Texas Comptroller). A Califórnia e Washington discutem o plano de amostragem com você (Publication 76; Washington DOR). Nova York pode usar uma auditoria detalhada, um período de teste ou uma amostra estatística (Publication 131), e o seu guia de auditorias assistidas por computador do imposto sobre vendas diz que, com livros e registros completos, o estado precisa do seu consentimento antes de lançar o imposto com base em uma auditoria não feita em detalhe (Publication 132).

Registros que batem permitem uma auditoria detalhada: Nova York diz que registros que não podem ser conciliados com a contabilidade e as declarações podem ser tratados como inadequados, e outro método, como a amostragem, pode ser usado (Tax Bulletin ST-770). O imposto pago a mais também conta. A Califórnia e o Texas dizem que procuram tanto o imposto pago a mais quanto o pago a menos (Publication 76; Texas Comptroller), então guarde a comprovação das vendas isentas e do imposto cobrado por engano.

Alguns estados deixam a empresa fazer parte da auditoria por conta própria. O Managed Audit Program da Califórnia cobra juros sobre o imposto devido encontrado pela metade da taxa usual, e o estado decide se aceita o pedido (Publication 53). O Texas exige que o pedido de auditoria gerenciada seja feito em até 60 dias da data da carta de notificação da auditoria (aviso de auditoria de rotina do Texas).

Como me preparo para uma auditoria do imposto sobre vendas?

Preparar-se é mostrar que as suas declarações batem com a sua contabilidade e que cada venda sem imposto tem um motivo. Em ordem:

1. Liste os períodos. Reúna todas as declarações entregues dos períodos do aviso, inclusive as zeradas, com os papéis de trabalho (as planilhas e anotações) por trás de cada uma.
2. Monte as vendas por estado e período. A partir das faturas, do sistema de ponto de venda ou de uma exportação de pedidos, some as vendas brutas, tributáveis, isentas e de marketplace e o imposto cobrado.
3. Concilie três totais. Compare as vendas na contabilidade com as declarações estaduais e com a receita bruta da declaração federal, e explique cada diferença. As vendas de marketplace são uma diferença comum: veja como entregar as declarações do imposto sobre vendas para saber como elas aparecem em uma declaração, e guarde os registros do marketplace, que o Texas exige para todas as vendas por marketplace por pelo menos quatro anos (perguntas frequentes do Texas sobre marketplaces).
4. Concilie o imposto cobrado com o imposto pago. Compare o imposto cobrado nas faturas com a obrigação na contabilidade e com o que cada declaração informou e pagou.
5. Concilie os depósitos com as vendas. Compare os depósitos bancários e os repasses do processador com as vendas registradas; os repasses chegam líquidos de taxas e reembolsos. Veja conciliação de vendas e repasses.
6. Associe os certificados às vendas sem imposto. Liste cada venda feita sem imposto, anexe o seu certificado e peça agora os que faltam.
7. Liste as compras feitas sem imposto. Washington e a Califórnia verificam as compras de equipamentos e suprimentos para o imposto de uso (Washington DOR; Publication 76). O imposto de uso (use tax) é o que você deve quando comprou um item tributável sem pagar o imposto sobre vendas; veja imposto de uso nas compras da empresa.

Se a conciliação mostrar que o imposto foi declarado a menos, decidir se e quando retificar uma declaração é algo a resolver antes da data da resposta; o tratamento que a Califórnia dá a uma retificadora entregue depois do encaminhamento, na primeira seção, é um exemplo. Se a contabilidade está atrasada demais para as etapas 2 a 5, reconstruí-la vem primeiro. Mantenha uma lista de tudo o que você entregar; a Califórnia dá um recibo dos registros deixados no seu escritório (Publication 76).

Devo assinar um acordo que prorroga o prazo da auditoria?

Uma dispensa de prazo (time-limit waiver), também chamada de consentimento ou dispensa do prazo legal, é o seu acordo por escrito de que o estado pode lançar imposto depois do limite normal. Ela dá mais tempo à auditoria e mantém mais períodos abertos.

• Washington: o departamento pode lançar imposto depois dos quatro anos usuais se o contribuinte assinou uma dispensa escrita, que também prorroga o prazo para uma restituição ou um crédito (RCW 82.32.050).
• Califórnia: o auditor pode pedir uma dispensa de prazo (waiver of limitation) em caso de atrasos significativos. Ela prorroga o prazo para lançar mais imposto e, na maioria dos programas, permite que você peça restituição do período que ela cobre (Publication 76).
• Nova York: o estado não pode auditar além de três anos sem o seu consentimento por escrito, e você e o departamento podem combinar por escrito a prorrogação antes de o limite vencer (Publication 130-F; Publication 131).
• Texas: o auditor não deve pedir uma dispensa antes de a auditoria começar, a menos que você peça um adiamento excepcionalmente longo (aviso de auditoria de rotina do Texas). Mais tarde, uma conferência independente de revisão da auditoria (independent audit review conference), uma reunião informal com um revisor do Comptroller que não participou da sua auditoria, fica indisponível se não puder ser realizada a tempo e você se recusar a assinar uma dispensa (contestação de auditorias no Texas).

Antes de assinar, defina quais impostos e períodos ela cobre, por quanto tempo vale e se o atraso é um que você pediu ou um de que o estado precisa. A resposta certa depende de quão perto os períodos estão dos seus limites, de quão prontos estão os registros e de existirem pedidos de restituição; por isso, este é um ponto em que o julgamento profissional importa.

O que acontece se a auditoria concluir que devo imposto sobre vendas?

Uma auditoria pode terminar sem alteração, com imposto devido ou com a restituição do imposto que você pagou a mais (New York Tax Department). Quando há imposto devido, o estado primeiro apresenta as suas conclusões e depois envia uma cobrança com o imposto, os juros e as multas. Em regra você pode pagar tudo ou parte antecipadamente para interromper os juros sobre esse valor.

As dispensas de multa em auditorias do Texas em regra se limitam a períodos originalmente entregues no prazo, e a discordância da decisão pode ir a uma audiência de nova determinação (dispensa de multas). Nova York em regra permite parcelamento se você não puder pagar tudo, embora os juros e, possivelmente, as multas continuem (Publication 130-F).

Em alguns casos, aplicam-se multas mais pesadas. A Califórnia acrescenta 40% quando o imposto foi cobrado conscientemente e não recolhido, sujeito a um teste de valor mínimo (R&TC 6597), e 25% por fraude ou intenção de sonegar (R&TC 6485). Washington acrescenta 50% do imposto adicional por intenção de sonegar (RCW 82.32.090). O Texas acrescenta 50% por fraude ou intenção de sonegar, e também por alterar, destruir ou esconder registros para afetar uma auditoria (Tax Code 111.061). Nova York tem multas próprias por fraude (Tax Bulletin ST-805).

O imposto sobre vendas que você cobrou dos clientes e não recolheu é tratado com mais rigor do que o imposto que você nunca cobrou. Os programas de divulgação voluntária do Texas e de Washington normalmente limitam até quando você paga para trás, mas não limitam o imposto já cobrado (Texas; Washington), e Nova York chama o vendedor registrado de depositário (trustee) que guarda esse dinheiro para o estado (Tax Bulletin ST-770). O empresário individual deve esse valor diretamente. Em uma entidade, cada um desses quatro estados também tem uma regra que pode tornar um proprietário, diretor ou outra pessoa responsável pessoalmente responsável por ele, em condições que diferem por estado (Washington; Texas; Nova York; Califórnia). Veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado e como entregar as declarações do imposto sobre vendas.

Como discordo de uma auditoria do imposto sobre vendas, e em quanto tempo?

Apresente cada discordância primeiro ao auditor e depois recorra da cobrança dentro do prazo do aviso. O prazo formal é curto e, em alguns estados, não pode ser prorrogado. Uma petição (petition), uma declaração de fundamentos (statement of grounds) ou um recurso escrito é a sua discordância formal por escrito; o aviso diz como o seu estado a chama.

Se você perder o prazo, o caminho muda. Washington exige que você pague e depois peça a restituição, e o Texas permite um pedido de audiência de restituição em até seis meses da data final, depois de a obrigação total ser paga (Washington DOR; Texas Comptroller). Na Califórnia, o caminho previsto em lei é pagar integralmente e entrar com um pedido de restituição, embora a CDTFA possa, a seu critério, aceitar um recurso tardio como um protesto administrativo se o aviso puder conter um erro (Publication 17). Nova York diz que os prazos de recurso estão fixados na Tax Law e não podem ser prorrogados (Publication 130-F).

Uma determinação de risco (jeopardy determination), emitida quando o estado acredita que a demora poria a cobrança em risco, corre em um prazo menor: o Texas a trata como definitiva 20 dias após a emissão, e a Califórnia dá 10 dias para pedir a revisão com um depósito de garantia (Texas Comptroller; Publication 17).

Uma declaração de fundamentos do Texas deve listar os itens contestados, individualmente ou por categoria, dar a base dos fatos e citar a base legal se você discorda da interpretação da lei pelo estado. Use o prazo impresso no seu próprio aviso, e não o deste guia.

Ainda posso usar a divulgação voluntária agora que o estado entrou em contato comigo?

Em regra, não para o imposto e os períodos sobre os quais o estado entrou em contato com você. Os programas de divulgação são feitos para empresas que se apresentam primeiro.

• Multistate Tax Commission e Texas: ambos exigem que o estado não tenha auditado você nem entrado em contato sobre a obrigação ou a dívida do imposto (perguntas frequentes sobre nexus da MTC; Texas Comptroller).
• Nova York: o requerente não pode estar sob auditoria do tipo de imposto e dos anos que está divulgando, e não pode ter recebido uma cobrança desses impostos (VDP de Nova York).
• Washington: uma empresa contatada para fins de fiscalização nos últimos quatro anos mais o ano atual pode não se qualificar, e um aviso de auditoria ou um pedido para preencher um questionário de atividades empresariais conta como contato (Washington DOR).

Cada programa redige o seu teste conforme o próprio estado, e os programas lidos aqui não dizem se o contato de outro estado importa. Pergunte a cada programa sobre a ordem das etapas antes de se registrar ou de entregar a declaração. Em uma auditoria em andamento, alguns estados oferecem uma auditoria gerenciada, um pedido de dispensa de multa ou o pagamento antecipado; cada um tem as suas condições e o seu prazo. Os programas abertos antes do contato estão em como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Preciso de alguém para falar com o auditor por mim?

Nenhum desses quatro estados exige um representante, e todos permitem que você escolha um. O Texas diz que a representação profissional é uma decisão da empresa (Texas Comptroller). Nova York garante o direito de designar um profissional de impostos (New York Tax Department). A Califórnia pede que você diga no primeiro contato se um contador ou responsável contábil vai cuidar da auditoria (Publication 76). Washington permite que a auditoria seja feita no escritório de um representante (Washington DOR).

Dê o poder por escrito: Nova York exige o Form POA-1 para decisões vinculantes, e o Texas exige uma procuração ou outra autorização escrita junto com uma declaração de fundamentos enviada por um terceiro (Texas Comptroller). As decisões que mais importam são o que entregar, se aceita uma amostra e se assina uma dispensa.

Uma empresa com um só estado, registros completos e declarações que batem com a contabilidade pode optar por cuidar da auditoria sozinha. Vale considerar ajuda externa quando a contabilidade e as declarações não batem, quando há vários estados ou vendas de marketplace, ou quando o estado pede uma amostra, uma dispensa ou um pagamento antes do prazo de um recurso.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos, e as alíquotas são hipóteses, não as alíquotas publicadas por um estado.

Vendedor do Texas sem certificados de revenda

Um vendedor online do Texas tem US$400.000 de vendas por ano e um período de auditoria de quatro anos. Cerca de US$100.000 por ano dessas vendas foram entregues a clientes empresariais no Texas, e o vendedor não guardou certificados de revenda para elas. O Texas presume tributáveis, em uma auditoria, as vendas para entrega no estado, a menos que um certificado seja aceito. A uma alíquota combinada ilustrativa de 8,25%, isso dá US$8.250 por ano e US$33.000 em quatro anos, antes de multa e juros. Certificados válidos entregues dentro do prazo que o estado permite podem sustentar essas vendas como não tributadas; os posteriores podem não sustentar.

Varejista de Nova York e um teste de um mês

Um varejista de Nova York tem US$3.000.000 de vendas em uma auditoria de três anos. O auditor testa um mês e conclui que 5% das vendas desse mês não foram tributadas. Se o estado aplicar os 5% a todo o período, US$150.000 de vendas são tratados como tributáveis. A uma alíquota combinada ilustrativa de 8%, a cobrança é de cerca de US$12.000, mais juros e eventuais multas.

Relatório de auditoria de Washington e o prazo de 30 dias

Um relatório de auditoria de Washington lança US$20.000. O vendedor concorda com US$12.000 e contesta US$8.000. Ele paga os US$12.000 e entrega uma petição escrita em até 30 dias do aviso. Os juros continuam correndo sobre os US$8.000 contestados até que sejam pagos ou a disputa termine. Se o vendedor entrega no 45º dia, a petição está atrasada: ele precisa pagar os US$20.000 integrais, mais a multa maior para o imposto não pago depois do vencimento do aviso, e só então pedir a restituição.

E no seu caso?

• Você devia ter cobrado imposto sobre vendas e não cobrou, e nenhum estado entrou em contato: a divulgação voluntária ainda pode estar aberta. Veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Você não tem certeza de onde precisa cobrar: veja quando você deve cobrar o imposto sobre vendas.
• Seus certificados estão faltando ou incompletos: veja certificados de isenção de clientes.
• Faltam declarações, ou você entregou declarações zeradas: veja como entregar as declarações do imposto sobre vendas.
• Repasses, taxas e reembolsos não batem com as suas vendas: veja conciliação de vendas e repasses.
• Quem está auditando a empresa é o IRS, e não um estado: veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• A revisão de um investidor encontrou imposto sobre vendas não cobrado: veja exposição ao imposto sobre vendas encontrada na due diligence.
• Um auditor do estado pediu registros e a sua contabilidade não bate com as declarações que você entregou: o que entregar, se aceita uma amostra ou assina uma dispensa e quem fala com o auditor são as primeiras decisões. Reúna o aviso e as declarações dos períodos citados e veja a ajuda de contabilidade.
• Há vários estados, um marketplace, um prazo de pagamento ou imposto cobrado e não recolhido, inclusive a possível responsabilidade pessoal de um proprietário: reúna o aviso, as declarações e o histórico de vendas para uma revisão contábil.