Vérification de la taxe de vente : ce que les États demandent

Que faire en premier quand un État envoie une lettre de vérification de la taxe de vente ou une demande de renseignements?

Une vérification de la taxe de vente par un État confronte les déclarations que vous avez déjà produites à vos registres. Chaque État fixe ses propres délais : les dates de votre avis ont donc priorité. Lisez d'abord trois choses : la taxe et les périodes visées, ce qu'on vous demande d'envoyer, et la date à laquelle on veut une réponse. La vérification de Washington vise aussi la taxe sur les affaires et l'occupation, la taxe d'utilisation et la taxe sur les services publics (ministère du Revenu de Washington), et New York peut étendre une vérification à d'autres taxes (publication 131) : demandez donc quelles taxes sont visées.

La lettre peut s'appeler avis de vérification, demande de renseignements et de documents (IDR), questionnaire ou demande de registres. Le Texas envoie par la poste un avis accompagné d'un questionnaire (Comptroller du Texas), New York envoie en général une lettre qui demande des renseignements (ministère des Impôts de New York), la Californie téléphone en général d'abord (publication 76 de la CDTFA), et un vérificateur de Washington vous contacte pour fixer un rendez-vous (ministère du Revenu de Washington). Ces quatre États montrent le schéma habituel; pour un autre État, lisez les droits et les délais indiqués sur son avis et sur la page de vérification de son ministère du Revenu.

Une lettre qui demande seulement si vous faites des affaires dans l'État, ou qui vous demande de vous inscrire, n'est pas un avis de vérification; Washington énumère un questionnaire sur les activités commerciales et un avis de vérification comme deux types de contact distincts (ministère du Revenu de Washington). Si vous ne vous êtes jamais inscrit, commencez par le rattrapage de la taxe de vente non perçue.

Avant de répondre :

1. Inscrivez la date de réponse à votre calendrier, et demandez par écrit plus de temps si vous en avez besoin. New York accorde la plupart des demandes de report de la date d'échéance (ministère des Impôts de New York), et la Californie accorde normalement deux ou trois semaines de préparation. Le Texas donne 30 jours pour produire les registres qu'il énumère par écrit; sur demande raisonnable, le vérificateur peut ajouter 30 jours ou un délai raisonnable jusqu'à 90 jours, et une deuxième demande de prolongation ne devrait être accordée qu'en cas de difficulté indépendante de votre volonté. Si les registres ne sont pas fournis à temps, la vérification se fait par estimation (avis de vérification courante du Texas).
2. Conservez tous les registres de la période vérifiée jusqu'à la fin de la vérification et de tout appel (Texas; Californie).
3. Si vous produisez une déclaration modifiée avec un paiement après l'attribution du compte à la vérification, la Californie traite la déclaration modifiée comme un registre additionnel et impute le paiement à la vérification, ce qui arrête les intérêts sur le montant payé (publication 76).

Une demande de registres sur les déclarations d'un seul État qui concordent avec les livres peut souvent être traitée à l'interne. Un dossier exige un jugement professionnel quand les ventes touchent plusieurs États ou passent par des places de marché, que les déclarations ne concordent pas avec les livres, qu'une période n'a ni déclaration ni inscription, que des certificats manquent, que de la taxe a été perçue sans être versée, qu'un propriétaire peut être personnellement responsable, que la date de réponse approche alors que les livres ne sont pas prêts, ou que l'État vous demande d'accepter un échantillon ou de signer une renonciation au délai de prescription.

Rassemblez l'avis, chaque déclaration des périodes nommées, le journal des ventes ou l'exportation des factures, les relevés du processeur de paiement et de la banque, les certificats, les factures d'achat et la déclaration fédérale.

Jusqu'à quand remonte la vérification de ma taxe de vente par un État?

Un État vérifie en général environ trois à quatre ans, mais la période habituelle n'est pas la limite légale, et une période sans déclaration peut être visée plus loin dans le passé. Le tableau montre quatre États; le vôtre peut différer.

Une entreprise qui a commencé il y a deux ans n'a que ces périodes à examiner. L'exception est une période où elle aurait dû être inscrite ou aurait dû produire une déclaration : consultez quand vous devez percevoir la taxe de vente et la production des déclarations de taxe de vente.

Quels registres le vérificateur de la taxe de vente demandera-t-il?

Les vérificateurs demandent les registres qui montrent ce que vous avez vendu, la taxe que vous avez facturée, ce que vous avez déclaré et pourquoi une vente n'a pas été imposée. Les listes sont semblables d'un État à l'autre, et le vérificateur peut en demander plus.

Sources : ministère du Revenu de Washington, Comptroller du Texas, bulletin fiscal ST-770 de New York et publication 76 de la CDTFA.

Le vérificateur de la Californie peut faire des tests en comparant le total des ventes de vos livres avec les ventes de vos déclarations de taxe de vente et de vos déclarations de revenus, la taxe perçue avec la taxe déclarée, et les ventes de revente alléguées avec les clients revendeurs (publication 76). Faites d'abord ces comparaisons vous-même. Pour les durées de conservation, consultez la durée de conservation des registres d'entreprise.

Que faire si mes registres ou mes certificats de revente sont incomplets?

Un État qui ne peut pas vérifier une vente à partir de vos registres peut estimer la taxe ou traiter la vente comme imposable : dites donc tôt au vérificateur ce que vous avez.

• Texas : ne pas tenir ou fournir les registres peut mener à une estimation de la taxe ou à la suspension du permis, et les ventes sans certificat de revente ou d'exonération conservé sont présumées imposables lors d'une vérification (Comptroller du Texas).
• New York : l'État ne peut estimer la taxe de vente que si vous n'avez aucun registre ou si les vôtres sont inadéquats (publication 131). Il range parmi les registres inadéquats les rubans de sommaire quotidien, les rapports sommaires et les factures non numérotées (bulletin fiscal ST-770).
• Californie : vous pouvez devoir reconstituer les registres, parfois à partir de ce que détiennent des fournisseurs ou des clients, ou le vérificateur peut estimer; des registres inadéquats qui causent de la taxe additionnelle peuvent entraîner une pénalité pour négligence (publication 76).
• Washington : le vendeur doit prouver qu'une vente était en gros, et celui qui n'a pas le permis ou le certificat habituel peut quand même la prouver par les faits et les circonstances selon les règles du ministère (RCW 82.04.470).

Le Texas fixe un délai précis. Une déduction qui exige un certificat de revente ou d'exonération est refusée, sauf si vous détenez le certificat dans les 90 jours suivant l'avis écrit du Comptroller qui l'exige, ou à une date ultérieure convenue avec le Comptroller, et un certificat remis après ce délai ne peut pas l'appuyer (Code fiscal 151.054(e)). Une fois la vérification facturée et si vous demandez à temps une audience de redétermination (l'examen officiel de la facture), les règles du Comptroller donnent aussi 90 jours à compter de sa demande écrite à cette étape (changements de règles du Comptroller du Texas). Demandez les certificats manquants dès l'arrivée de l'avis. Les certificats admis sont expliqués dans les certificats d'exonération des clients.

Le vérificateur examinera-t-il chaque vente, ou un échantillon?

Un vérificateur peut examiner toutes les opérations, une période de test ou un échantillon, et un taux d'erreur relevé dans un échantillon peut être projeté sur toute la période vérifiée. Le Texas et la Californie testent d'abord une partie des registres et vont plus loin si des erreurs apparaissent (avis de vérification courante du Texas; publication 76).

Dans une vérification par échantillon type, le vérificateur teste une tranche, comme un mois ou un ensemble aléatoire de factures, et trouve la part imposée à tort; l'État peut appliquer cette part à toutes les ventes de la période, puis ajouter le taux de taxe, les intérêts et les pénalités (avis de vérification courante du Texas).

Le Texas vous avise d'un échantillon et explique comment les erreurs sont projetées (Comptroller du Texas). La Californie et Washington discutent du plan d'échantillonnage avec vous (publication 76; ministère du Revenu de Washington). New York peut recourir à une vérification détaillée, à une période de test ou à un échantillon statistique (publication 131), et son guide des vérifications de la taxe de vente assistées par ordinateur dit que, si les livres et les registres sont complets, l'État a besoin de votre consentement avant d'établir une cotisation à partir d'une vérification non détaillée (publication 132).

Des registres qui concordent rendent possible une vérification détaillée : New York dit que des registres qui ne peuvent pas être rapprochés des livres et des déclarations peuvent être considérés comme inadéquats, et qu'une autre méthode, comme l'échantillonnage, peut être utilisée (bulletin fiscal ST-770). Les trop-payés comptent aussi. La Californie et le Texas disent chacun chercher la taxe payée en trop comme celle payée en moins (publication 76; Comptroller du Texas) : conservez donc les pièces justificatives des ventes exonérées et de la taxe facturée par erreur.

Certains États laissent l'entreprise faire une partie de la vérification elle-même. Le programme de vérification gérée de la Californie facture les intérêts sur la taxe due à la moitié du taux habituel, et l'État décide d'accepter ou non la demande (publication 53). Le Texas exige une demande de vérification gérée dans les 60 jours suivant la date de la lettre d'avis de vérification (avis de vérification courante du Texas).

Comment me préparer à une vérification de la taxe de vente?

Se préparer, c'est montrer que vos déclarations concordent avec vos livres et que chaque vente non imposée a une raison. Dans l'ordre :

1. Dressez la liste des périodes. Sortez chaque déclaration produite pour les périodes de l'avis, y compris les déclarations à zéro, avec les papiers de travail (les tableaux et les notes) qui les appuient.
2. Établissez les ventes par État et par période. À partir des factures, du système de point de vente ou d'une exportation des commandes, totalisez les ventes brutes, imposables, exonérées et sur place de marché, ainsi que la taxe facturée.
3. Faites concorder trois totaux. Rapprochez les ventes des livres avec les déclarations de l'État et avec les recettes brutes de la déclaration fédérale, et expliquez chaque écart. Les ventes sur place de marché en sont un cas courant : consultez la production des déclarations de taxe de vente pour savoir comment elles figurent dans une déclaration, et conservez les registres de la place de marché, que le Texas exige pour toutes les ventes sur place de marché pendant au moins quatre ans (FAQ du Texas sur les places de marché).
4. Rapprochez la taxe perçue et la taxe versée. Comparez la taxe facturée sur les factures avec la dette inscrite aux livres et avec ce que chaque déclaration a indiqué et payé.
5. Rapprochez les dépôts et les ventes. Comparez les dépôts bancaires et les versements des processeurs avec les ventes inscrites; les versements arrivent nets des frais et des remboursements. Consultez le rapprochement des ventes et des versements.
6. Associez les certificats aux ventes non imposées. Dressez la liste de chaque vente faite sans taxe, joignez son certificat, et demandez dès maintenant ceux qui manquent.
7. Dressez la liste des achats faits sans taxe. Washington et la Californie vérifient les achats d'équipement et de fournitures pour la taxe d'utilisation (ministère du Revenu de Washington; publication 76). La taxe d'utilisation est ce que vous devez quand vous avez acheté un article imposable sans payer la taxe de vente; consultez la taxe d'utilisation sur les achats d'entreprise.

Si le rapprochement montre que la taxe a été sous-déclarée, savoir si et quand modifier une déclaration est une décision à prendre avant la date de réponse; le traitement par la Californie d'une déclaration modifiée produite après l'attribution, dans la première section, en est un exemple. Si les livres sont trop en retard pour les étapes 2 à 5, il faut d'abord les reconstituer. Gardez une liste de tout ce que vous remettez; la Californie donne un reçu pour les registres laissés à son bureau (publication 76).

Dois-je signer une entente qui prolonge le délai de vérification?

Une renonciation au délai de prescription, aussi appelée consentement ou renonciation légale, est votre accord écrit pour que l'État puisse établir une cotisation après son délai normal. Elle donne plus de temps à la vérification et garde plus de périodes ouvertes.

• Washington : le ministère peut établir une cotisation après les quatre ans habituels si le contribuable a signé une renonciation écrite, qui prolonge aussi le délai de remboursement ou de crédit (RCW 82.32.050).
• Californie : le vérificateur peut demander une renonciation au délai de prescription en cas de retards importants. Elle prolonge la date limite pour établir une cotisation supplémentaire et, pour la plupart des programmes, vous permet de demander un remboursement pour la période qu'elle couvre (publication 76).
• New York : l'État ne peut pas vérifier au-delà de trois ans sans votre consentement écrit, et vous et le ministère pouvez convenir par écrit de prolonger avant l'expiration du délai (publication 130-F; publication 131).
• Texas : le vérificateur ne devrait pas demander de renonciation avant le début de la vérification, sauf si vous demandez un très long délai (avis de vérification courante du Texas). Plus tard, une conférence indépendante d'examen de la vérification, une rencontre informelle avec un réviseur du Comptroller qui n'a pas participé à votre vérification, n'est pas offerte si elle ne peut pas se tenir à temps et que vous refusez de signer une renonciation (contestation des vérifications au Texas).

Avant de signer, précisez quelles taxes et quelles périodes elle couvre, sa durée, et si le délai est un délai que vous avez demandé ou un délai dont l'État a besoin. La bonne réponse dépend de la proximité des périodes par rapport à leurs limites, de l'état des registres et de l'existence de demandes de remboursement : c'est un point où le jugement professionnel compte.

Que se passe-t-il si la vérification conclut que je dois de la taxe de vente?

Une vérification peut se terminer sans changement, avec de la taxe due, ou avec le remboursement de la taxe que vous avez payée en trop (ministère des Impôts de New York). Quand de la taxe est due, l'État communique d'abord ses constatations, puis envoie une facture indiquant la taxe, les intérêts et les pénalités. Vous pouvez en général payer tout ou partie du montant d'avance pour arrêter les intérêts sur cette somme.

Les dispenses du Texas pour une vérification se limitent en général aux périodes produites à temps à l'origine, et un désaccord avec la décision peut aller à une audience de redétermination (dispenses de pénalités). New York permet en général de payer par versements si vous ne pouvez pas payer en entier, bien que les intérêts et peut-être les pénalités continuent de courir (publication 130-F).

Des pénalités plus lourdes s'appliquent dans certains cas. La Californie ajoute 40 % quand la taxe a été perçue en connaissance de cause et non versée, sous réserve d'un critère de montant minimal (R&TC 6597), et 25 % pour fraude ou intention d'éluder la taxe (R&TC 6485). Washington ajoute 50 % de la taxe additionnelle pour intention d'éluder la taxe (RCW 82.32.090). Le Texas ajoute 50 % pour fraude ou intention d'éluder la taxe, et aussi pour avoir modifié, détruit ou caché des registres afin d'influencer une vérification (Code fiscal 111.061). New York a ses propres pénalités pour fraude (bulletin fiscal ST-805).

La taxe de vente que vous avez facturée aux clients sans la verser est traitée plus sévèrement que la taxe que vous n'avez jamais facturée. Les programmes de divulgation volontaire du Texas et de Washington limitent normalement la période à payer, mais n'imposent aucune limite pour la taxe déjà perçue (Texas; Washington), et New York qualifie le vendeur inscrit de fiduciaire qui détient cet argent pour l'État (bulletin fiscal ST-770). Un entrepreneur individuel la doit directement. Dans une entité, chacun de ces quatre États a aussi une règle qui peut rendre un propriétaire, un dirigeant ou une autre personne responsable personnellement redevable, à des conditions qui diffèrent d'un État à l'autre (Washington; Texas; New York; Californie). Consultez le rattrapage de la taxe de vente non perçue et la production des déclarations de taxe de vente.

Comment contester une vérification de la taxe de vente, et dans quel délai?

Soulevez d'abord chaque désaccord avec le vérificateur, puis faites appel de la facture dans le délai indiqué sur l'avis. Le délai officiel est court et, dans certains États, ne peut pas être prolongé. Une pétition, un exposé des motifs ou un appel écrit est votre désaccord officiel par écrit; l'avis indique comment votre État l'appelle.

Si vous manquez le délai, la voie change. Washington exige que vous payiez puis demandiez un remboursement par pétition, et le Texas permet de demander une audience de remboursement dans les six mois suivant la date finale une fois la totalité de la dette payée (ministère du Revenu de Washington; Comptroller du Texas). En Californie, la voie prévue par la loi est de payer en entier et de produire une demande de remboursement, bien que la CDTFA puisse, à sa discrétion, accepter un appel tardif comme protestation administrative si l'avis peut contenir une erreur (publication 17). New York dit que ses délais d'appel sont fixés par la loi fiscale et ne peuvent pas être prolongés (publication 130-F).

Une détermination d'urgence (jeopardy determination), émise quand l'État croit qu'un retard mettrait le recouvrement en péril, suit un calendrier plus court : le Texas la traite comme définitive 20 jours après son émission, et la Californie accorde 10 jours pour présenter une pétition avec un dépôt de garantie (Comptroller du Texas; publication 17).

Un exposé des motifs au Texas doit énumérer les éléments contestés, individuellement ou par catégorie, donner le fondement factuel et citer les textes de loi si vous êtes en désaccord avec l'interprétation de la loi par l'État. Utilisez le délai imprimé sur votre propre avis, et non celui de ce guide.

Puis-je encore recourir à la divulgation volontaire maintenant que l'État m'a contacté?

En général non, pour la taxe et les périodes dont l'État vous a contacté. Les programmes de divulgation sont conçus pour les entreprises qui se manifestent les premières.

• Multistate Tax Commission et Texas : les deux exigent que l'État ne vous ait pas vérifié ni contacté au sujet de l'obligation ou de la dette fiscale (FAQ de la MTC sur le lien fiscal; Comptroller du Texas).
• New York : le demandeur ne doit pas être en vérification pour le type de taxe et les années qu'il divulgue, et ne doit pas avoir reçu de facture pour ces taxes (programme de divulgation volontaire de New York).
• Washington : une entreprise contactée à des fins d'application de la loi au cours des quatre dernières années plus l'année courante peut ne pas être admissible, et un avis de vérification ou une demande de remplir un questionnaire sur les activités commerciales compte comme un contact (ministère du Revenu de Washington).

Chaque programme formule son critère selon son propre État, et les programmes consultés ici ne disent pas si le contact d'un autre État compte. Demandez à chaque programme l'ordre des étapes avant de vous inscrire ou de produire une déclaration. Dans une vérification ouverte, certains États offrent une vérification gérée, une demande de dispense de pénalité ou un paiement anticipé; chacun a ses propres conditions et son propre délai. Les programmes ouverts avant tout contact sont expliqués dans le rattrapage de la taxe de vente non perçue.

Ai-je besoin de quelqu'un pour parler au vérificateur à ma place?

Aucun de ces quatre États n'exige un représentant, et chacun vous laisse en choisir un. Le Texas dit que la représentation professionnelle est une décision d'affaires (Comptroller du Texas). New York vous donne le droit de désigner un professionnel de la fiscalité (ministère des Impôts de New York). La Californie vous demande de dire au premier contact si un comptable ou un spécialiste de la tenue de livres s'occupera de la vérification (publication 76). Washington permet de tenir la vérification au bureau d'un représentant (ministère du Revenu de Washington).

Donnez l'autorisation par écrit : New York exige le formulaire POA-1 pour les décisions contraignantes, et le Texas exige une procuration ou une autre autorisation écrite avec un exposé des motifs envoyé par un tiers (Comptroller du Texas). Les décisions les plus importantes sont ce qu'on remet, s'il faut accepter un échantillon et s'il faut signer une renonciation.

Une entreprise qui n'a affaire qu'à un État, qui a des registres complets et des déclarations qui concordent avec les livres peut choisir de gérer elle-même la vérification. Il vaut la peine de considérer une aide externe quand les livres et les déclarations ne concordent pas, que plusieurs États ou des ventes sur place de marché sont en jeu, ou que l'État demande un échantillon, une renonciation ou un paiement avant la date limite d'appel.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Tous les montants sont en dollars américains, et les taux sont des hypothèses, non les taux publiés d'un État.

Vendeur du Texas sans certificats de revente

Un vendeur en ligne du Texas a 400 000 $ US de ventes par an et une période de vérification de quatre ans. Environ 100 000 $ US par an de ces ventes ont été livrées à des clients commerciaux au Texas, et le vendeur n'a conservé aucun certificat de revente pour elles. Le Texas présume imposables, lors d'une vérification, les ventes livrées dans l'État, sauf si un certificat est accepté. À un taux combiné illustratif de 8,25 %, cela donne 8 250 $ US par an et 33 000 $ US sur quatre ans, avant pénalités et intérêts. Des certificats valides remis dans le délai accordé par l'État peuvent appuyer ces ventes comme non imposées; des certificats remis plus tard peuvent ne pas le faire.

Détaillant de New York et test sur un mois

Un détaillant de New York a 3 000 000 $ US de ventes sur une vérification de trois ans. Le vérificateur teste un mois et constate que 5 % des ventes de ce mois n'étaient pas imposées. Si l'État applique 5 % à toute la période, 150 000 $ US de ventes sont traitées comme imposables. À un taux combiné illustratif de 8 %, la facture est d'environ 12 000 $ US plus les intérêts et les pénalités éventuelles.

Rapport de vérification de Washington et délai de 30 jours

Un rapport de vérification de Washington établit une cotisation de 20 000 $ US. Le vendeur est d'accord avec 12 000 $ US et conteste 8 000 $ US. Il paie les 12 000 $ US et dépose une pétition écrite dans les 30 jours suivant l'avis. Les intérêts continuent de courir sur les 8 000 $ US contestés jusqu'à leur paiement ou la fin du litige. Si le vendeur dépose sa pétition le 45e jour, elle est tardive : il doit payer la totalité des 20 000 $ US, plus la pénalité plus élevée pour la taxe impayée après la date d'échéance de l'avis, puis demander un remboursement par pétition.

Votre situation est différente?

• Vous auriez dû percevoir la taxe de vente et ne l'avez pas fait, et aucun État ne vous a contacté : la divulgation volontaire est peut-être encore ouverte. Consultez le rattrapage de la taxe de vente non perçue.
• Vous ne savez pas où vous devez percevoir la taxe : consultez quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vos certificats manquent ou sont incomplets : consultez les certificats d'exonération des clients.
• Des déclarations manquent, ou vous avez produit des déclarations à zéro : consultez la production des déclarations de taxe de vente.
• Les versements, les frais et les remboursements ne concordent pas avec vos ventes : consultez le rapprochement des ventes et des versements.
• L'IRS, et non un État, vérifie l'entreprise : consultez la vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• La vérification d'un investisseur a révélé de la taxe de vente non perçue : consultez l'exposition à la taxe de vente découverte lors d'une vérification diligente.
• Un vérificateur d'un État a demandé des registres et vos livres ne concordent pas avec les déclarations que vous avez produites : ce qu'il faut remettre, s'il faut accepter un échantillon ou signer une renonciation, et qui parle au vérificateur sont les premières décisions. Rassemblez l'avis et les déclarations des périodes nommées, puis consultez l'aide en tenue de livres.
• Plusieurs États, une place de marché, une date limite de paiement, ou de la taxe perçue mais non versée sont en cause, y compris une possible responsabilité personnelle d'un propriétaire : rassemblez l'avis, les déclarations et l'historique des ventes pour un examen de tenue de livres.