Auditoría del impuesto sobre ventas: qué piden los estados

¿Qué hago primero cuando un estado me envía una carta de auditoría del impuesto sobre las ventas o una solicitud de información?

Una auditoría estatal del impuesto sobre las ventas contrasta las declaraciones que usted ya presentó con sus registros. Cada estado fija sus propios plazos, así que mandan las fechas de su propio aviso. Lea primero tres cosas: el impuesto y los periodos que abarca, qué le pide que envíe y la fecha en que quiere una respuesta. La auditoría de Washington también abarca los impuestos sobre negocios y ocupaciones (business and occupation), sobre el uso y sobre servicios públicos (Washington DOR), y Nueva York puede ampliar una auditoría a otros impuestos (Publication 131), así que pregunte qué impuestos están incluidos.

La carta puede llamarse aviso de auditoría, solicitud de información y documentos (IDR), cuestionario o solicitud de registros. Texas envía por correo un aviso con un cuestionario (Texas Comptroller), Nueva York por lo general envía una carta que pide información (New York Tax Department), California por lo general llama primero (CDTFA Publication 76), y un auditor de Washington se comunica con usted para fijar una cita (Washington DOR). Estos cuatro estados muestran el patrón habitual; para otro estado, lea los derechos y plazos de su aviso y de la página de auditoría de su departamento de ingresos.

Una carta que solo pregunta si usted hace negocios en el estado, o le pide registrarse, es un aviso distinto de una auditoría; Washington enumera un cuestionario de actividades comerciales y un aviso de auditoría como tipos de contacto separados (Washington DOR). Si nunca se registró, empiece con cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.

Antes de responder:

1. Anote la fecha de respuesta en su calendario y pida por escrito más tiempo si lo necesita. Nueva York concede la mayoría de las solicitudes de ampliar la fecha de vencimiento (New York Tax Department), y California normalmente da dos o tres semanas para prepararse. Texas da 30 días para presentar los registros que enumera por escrito; ante una solicitud razonable, el auditor puede agregar otros 30 días o un plazo razonable de hasta 90 días, y una segunda solicitud de prórroga solo debe concederse por una dificultad fuera de su control. Si los registros no se entregan a tiempo, la auditoría se estima (aviso de auditoría de rutina de Texas).
2. Conserve todos los registros del periodo auditado hasta que terminen la auditoría y cualquier apelación (Texas; California).
3. Si presenta una declaración enmendada con un pago después de que la cuenta se asignó a auditoría, California trata la declaración enmendada como un registro adicional y acredita el pago a la auditoría, lo que detiene los intereses sobre el monto pagado (Publication 76).

Una solicitud de registros sobre las declaraciones de un solo estado que coinciden con los libros muchas veces se puede responder internamente. Un caso requiere criterio profesional cuando las ventas llegan a varios estados o pasan por marketplaces, las declaraciones no coinciden con los libros, un periodo no tiene declaración ni registro, faltan certificados, se cobró el impuesto pero no se remitió, un propietario puede ser personalmente responsable, la fecha de respuesta está cerca y los libros no están listos, o el estado le pide aceptar una muestra o firmar una renuncia al plazo.

Reúna el aviso, todas las declaraciones de los periodos indicados, el diario de ventas o la exportación de facturas, los estados de cuenta del procesador de pagos y del banco, los certificados, las facturas de compras y la declaración federal.

¿Hasta cuántos años atrás me auditará un estado el impuesto sobre las ventas?

Un estado normalmente audita unos tres o cuatro años, pero la ventana habitual no es el límite legal, y un periodo sin declaración puede alcanzarse más atrás. La tabla muestra cuatro estados; el suyo puede ser distinto.

Un negocio que empezó hace dos años solo tiene esos periodos por revisar. La excepción es un periodo en el que debió estar registrado o debió presentar: vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas y cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué registros pedirá el auditor del impuesto sobre las ventas?

Los auditores piden los registros que muestran qué vendió, qué impuesto cobró, qué informó y por qué alguna venta no tuvo impuesto. Las listas son parecidas entre estados, y el auditor puede pedir más.

Fuentes: Washington DOR, Texas Comptroller, New York Tax Bulletin ST-770 y CDTFA Publication 76.

El auditor de California puede hacer pruebas comparando las ventas totales de sus libros con las ventas de sus declaraciones del impuesto sobre las ventas y del impuesto sobre la renta, el impuesto cobrado con el impuesto informado, y las ventas de reventa declaradas con los clientes de reventa (Publication 76). Haga usted esas comparaciones primero. Sobre los plazos de conservación, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Y si mis registros o certificados de reventa están incompletos?

Un estado que no puede verificar una venta con sus registros puede estimar el impuesto o tratar la venta como gravable, así que dígale pronto al auditor lo que sí tiene.

• Texas: no conservar o no entregar los registros puede llevar a una estimación del impuesto o a la suspensión del permiso, y las ventas sin un certificado de reventa o de exención conservado se presumen gravables en una auditoría (Texas Comptroller).
• Nueva York: el estado puede estimar el impuesto sobre las ventas solo si usted no tiene registros o los suyos son inadecuados (Publication 131). Entre los inadecuados enumera las cintas de resumen diario, los informes resumidos y las facturas sin numerar (Tax Bulletin ST-770).
• California: es posible que tenga que reconstruir los registros, a veces con lo que tienen proveedores o clientes, o que el auditor estime; los registros inadecuados que causan impuesto adicional pueden dar lugar a una multa por negligencia (Publication 76).
• Washington: el vendedor debe probar que una venta fue al por mayor, y una venta sin el permiso o certificado habitual aún puede probarse con los hechos y circunstancias conforme a las reglas del departamento (RCW 82.04.470).

Texas fija una ventana definida. Una deducción que requiere un certificado de reventa o de exención se rechaza a menos que usted tenga el certificado dentro de 90 días del aviso por escrito del Comptroller que lo exige, o en una fecha posterior que acuerde con el Comptroller, y un certificado entregado después no puede respaldarla (Tax Code 151.054(e)). Una vez que la auditoría se factura y usted solicita a tiempo una audiencia de nueva determinación (la revisión formal del cobro), las reglas del Comptroller también dan 90 días desde su solicitud por escrito en esa etapa (cambios de reglas del Texas Comptroller). Pida los certificados faltantes en cuanto llegue el aviso. Qué certificados cuentan se explica en certificados de exención de clientes.

¿El auditor revisará cada venta o una muestra?

Un auditor puede examinar cada transacción, un periodo de prueba o una muestra, y la tasa de error hallada en una muestra puede proyectarse a todo el periodo auditado. Texas y California revisan primero una parte de los registros y profundizan si aparecen errores (aviso de auditoría de rutina de Texas; Publication 76).

En una auditoría por muestra típica, el auditor revisa una porción, como un mes o un conjunto aleatorio de facturas, y calcula la proporción gravada de forma incorrecta; el estado puede aplicar esa proporción a todas las ventas del periodo y luego sumar la tasa del impuesto, los intereses y las multas (aviso de auditoría de rutina de Texas).

Texas le notifica una muestra y explica cómo se proyectan los errores (Texas Comptroller). California y Washington analizan con usted el plan de muestreo (Publication 76; Washington DOR). Nueva York puede usar una auditoría detallada, un periodo de prueba o una muestra estadística (Publication 131), y su guía de auditorías asistidas por computadora del impuesto sobre las ventas dice que, con libros y registros completos, el estado necesita su consentimiento antes de determinar impuesto con base en una auditoría que no se hizo en detalle (Publication 132).

Los registros que cuadran hacen posible una auditoría detallada: Nueva York dice que los registros que no se pueden conciliar con los libros y las declaraciones pueden tratarse como inadecuados, y puede usarse otro método, como el muestreo (Tax Bulletin ST-770). Los pagos en exceso también cuentan. California y Texas dicen que buscan tanto el impuesto pagado de más como el pagado de menos (Publication 76; Texas Comptroller), así que conserve el respaldo de las ventas exentas y del impuesto cobrado por error.

Algunos estados permiten que un negocio haga parte de la auditoría por su cuenta. El Managed Audit Program de California cobra intereses sobre el impuesto adeudado hallado a la mitad de la tasa habitual, y el estado decide si acepta la solicitud (Publication 53). Texas exige que la solicitud de auditoría administrada se haga dentro de 60 días de la fecha de la carta de notificación de la auditoría (aviso de auditoría de rutina de Texas).

¿Cómo me preparo para una auditoría del impuesto sobre las ventas?

Prepararse significa mostrar que sus declaraciones coinciden con sus libros y que cada venta sin impuesto tiene una razón. En orden:

1. Liste los periodos. Reúna todas las declaraciones presentadas de los periodos del aviso, incluidas las declaraciones en cero, con los papeles de trabajo (los cuadros y notas) de cada una.
2. Arme las ventas por estado y periodo. Con las facturas, el sistema de punto de venta o una exportación de pedidos, sume las ventas brutas, gravables, exentas y de marketplace, y el impuesto cobrado.
3. Cuadre tres totales. Compare las ventas de los libros con las declaraciones estatales y con los ingresos brutos de la declaración federal, y explique cada diferencia. Las ventas de marketplace son una diferencia común: vea cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas para saber cómo aparecen en una declaración, y conserve los registros del marketplace, que Texas exige para todas las ventas de marketplace durante al menos cuatro años (preguntas frecuentes de Texas sobre marketplaces).
4. Cuadre el impuesto cobrado con el impuesto pagado. Compare el impuesto cobrado en las facturas con el pasivo en los libros y con lo que informó y pagó cada declaración.
5. Cuadre los depósitos con las ventas. Compare los depósitos bancarios y los pagos del procesador con las ventas registradas; los pagos llegan netos de comisiones y reembolsos. Vea conciliación de ventas y pagos.
6. Relacione los certificados con las ventas sin impuesto. Liste cada venta hecha sin impuesto, adjunte su certificado y pida ya los que falten.
7. Liste las compras hechas sin impuesto. Washington y California revisan las compras de equipo y suministros para el impuesto sobre el uso (Washington DOR; Publication 76). El impuesto sobre el uso es lo que usted debe cuando compró un artículo gravable sin pagar el impuesto sobre las ventas; vea impuesto sobre el uso en compras de negocios.

Si el cuadre muestra que se informó menos impuesto del debido, si enmendar una declaración y cuándo hacerlo es una decisión que debe tomarse antes de la fecha de respuesta; el trato que California da a una declaración enmendada presentada después de la asignación, en la primera sección, es un ejemplo. Si los libros están demasiado atrasados para los pasos 2 a 5, reconstruirlos va primero. Lleve una lista de todo lo que entregue; California da un recibo por los registros dejados en su oficina (Publication 76).

¿Debo firmar un acuerdo que amplíe el plazo de la auditoría?

Una renuncia al plazo, también llamada renuncia de consentimiento o de prescripción, es su acuerdo escrito de que el estado puede determinar impuesto después de su plazo normal. Da más tiempo a la auditoría y mantiene abiertos más periodos.

• Washington: el departamento puede determinar impuesto después de los cuatro años habituales si el contribuyente firmó una renuncia por escrito, que también amplía el plazo para un reembolso o crédito (RCW 82.32.050).
• California: el auditor puede pedir una renuncia al plazo por demoras importantes. Amplía el plazo para determinar más impuesto y, en la mayoría de los programas, le permite reclamar un reembolso por el periodo que cubre (Publication 76).
• Nueva York: el estado no puede auditar más allá de tres años sin su consentimiento por escrito, y usted y el departamento pueden acordar por escrito ampliar el plazo antes de que venza el límite (Publication 130-F; Publication 131).
• Texas: el auditor no debe pedir una renuncia antes de que empiece la auditoría, a menos que usted solicite una demora inusualmente larga (aviso de auditoría de rutina de Texas). Más adelante, una conferencia independiente de revisión de auditoría, una reunión informal con un revisor del Comptroller que no estuvo en su auditoría, no está disponible si no puede realizarse a tiempo y usted se niega a firmar una renuncia (impugnación de auditorías en Texas).

Antes de firmar, defina qué impuestos y periodos cubre, cuánto dura y si la demora es una que usted pidió o una que necesita el estado. La respuesta correcta depende de qué tan cerca están los periodos de sus límites, qué tan listos están los registros y si existen reclamos de reembolso, así que es un punto en el que importa el criterio profesional.

¿Qué pasa si la auditoría encuentra que debo impuesto sobre las ventas?

Una auditoría puede terminar sin cambios, con impuesto adeudado o con un reembolso del impuesto que pagó de más (New York Tax Department). Cuando se debe impuesto, el estado primero comparte sus hallazgos y luego envía un cobro que muestra impuesto, intereses y multas. Por lo general puede pagar todo o parte por adelantado para detener los intereses sobre ese monto.

Las dispensas de auditoría de Texas suelen limitarse a periodos presentados originalmente a tiempo, y un desacuerdo con la decisión puede ir a una audiencia de nueva determinación (dispensas de multas). Nueva York por lo general permite pagos a plazos si no puede pagar todo, aunque los intereses y posiblemente las multas continúan (Publication 130-F).

En algunos casos se aplican multas más fuertes. California suma 40% cuando el impuesto se cobró a sabiendas y no se remitió, sujeto a una prueba de monto mínimo (R&TC 6597), y 25% por fraude o intención de evadir (R&TC 6485). Washington suma 50% del impuesto adicional por intención de evadir (RCW 82.32.090). Texas suma 50% por fraude o intención de evadir, y también por alterar, destruir u ocultar registros para afectar una auditoría (Tax Code 111.061). Nueva York tiene sus propias multas por fraude (Tax Bulletin ST-805).

El impuesto sobre las ventas que usted cobró a los clientes y no remitió se trata con más rigor que el impuesto que nunca cobró. Los programas de divulgación voluntaria de Texas y Washington normalmente limitan cuántos años atrás debe pagar, pero no ponen límite al impuesto ya cobrado (Texas; Washington), y Nueva York llama a un vendedor registrado un fiduciario (trustee) que tiene ese dinero para el estado (Tax Bulletin ST-770). Un propietario único lo debe directamente. En una entidad, cada uno de estos cuatro estados también tiene una regla que puede hacer responsable personal de él a un propietario, funcionario u otra persona responsable, en condiciones que difieren por estado (Washington; Texas; Nueva York; California). Vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado y cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Cómo expreso mi desacuerdo con una auditoría del impuesto sobre las ventas, y en cuánto tiempo?

Plantee cada desacuerdo primero al auditor y luego apele el cobro dentro del plazo del aviso. El plazo formal es corto y en algunos estados no se puede ampliar. Una petición, una declaración de fundamentos o una apelación escrita es su desacuerdo formal por escrito; el aviso dice cómo lo llama su estado.

Si pierde el plazo, la vía cambia. Washington exige que pague y luego pida un reembolso, y Texas permite pedir una audiencia de reembolso dentro de seis meses de la fecha final una vez pagada toda la deuda (Washington DOR; Texas Comptroller). En California, la vía fijada por ley es pagar todo y presentar un reclamo de reembolso, aunque la CDTFA puede, a su discreción, aceptar una apelación tardía como protesta administrativa si el aviso puede contener un error (Publication 17). Nueva York dice que sus plazos de apelación los fija la Tax Law y no se pueden ampliar (Publication 130-F).

Una determinación de riesgo (jeopardy determination), emitida cuando el estado cree que la demora pondría en riesgo el cobro, corre en un plazo más corto: Texas la trata como definitiva 20 días después de emitida, y California da 10 días para presentar una petición con un depósito de garantía (Texas Comptroller; Publication 17).

Una declaración de fundamentos de Texas debe enumerar las partidas en disputa, una por una o por categoría, dar la base de hechos y citar la autoridad legal si usted no está de acuerdo con la lectura de la ley que hace el estado. Use el plazo impreso en su propio aviso, no el de esta guía.

¿Todavía puedo usar la divulgación voluntaria ahora que el estado me contactó?

Por lo general no, respecto del impuesto y los periodos por los que el estado le contactó. Los programas de divulgación están pensados para negocios que se presentan primero.

• Multistate Tax Commission y Texas: ambos exigen que el estado no le haya auditado ni contactado sobre la obligación o responsabilidad tributaria (preguntas frecuentes de nexo de la MTC; Texas Comptroller).
• Nueva York: el solicitante no debe estar bajo auditoría por el tipo de impuesto y los años que divulga, y no debe haber recibido un cobro por esos impuestos (VDP de Nueva York).
• Washington: un negocio contactado con fines de cumplimiento en los últimos cuatro años más el año en curso puede no calificar, y un aviso de auditoría o una solicitud de completar un cuestionario de actividades comerciales cuenta como contacto (Washington DOR).

Cada programa redacta su prueba según su propio estado, y los programas revisados aquí no dicen si importa el contacto de otro estado. Pregunte a cada programa por su orden de pasos antes de registrarse o presentar. En una auditoría abierta, algunos estados ofrecen una auditoría administrada, una solicitud de dispensa de multas o el pago anticipado; cada uno tiene sus propias condiciones y plazo. Los programas abiertos antes del contacto están en cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Necesito que alguien hable con el auditor por mí?

Ninguno de estos cuatro estados exige un representante, y cada uno le permite elegir uno. Texas dice que la representación profesional es una decisión comercial (Texas Comptroller). Nueva York le da el derecho de designar a un profesional de impuestos (New York Tax Department). California le pide que diga en el primer contacto si un contador o un responsable contable manejará la auditoría (Publication 76). Washington permite hacer la auditoría en la oficina de un representante (Washington DOR).

Deje la autoridad por escrito: Nueva York exige el Form POA-1 para decisiones vinculantes, y Texas exige un poder notarial u otra autorización escrita con una declaración de fundamentos enviada por un tercero (Texas Comptroller). Las decisiones más importantes son qué se entrega, si se acepta una muestra y si se firma una renuncia.

Un negocio con un solo estado, registros completos y declaraciones que cuadran con los libros puede decidir manejar la auditoría por su cuenta. Conviene considerar ayuda externa cuando los libros y las declaraciones no cuadran, hay varios estados o ventas de marketplace, o el estado pide una muestra, una renuncia o un pago antes del plazo de apelación.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses y las tasas son supuestos, no tasas publicadas de un estado.

Vendedor de Texas sin certificados de reventa

Un vendedor en línea de Texas tiene US$400,000 al año en ventas y un periodo de auditoría de cuatro años. Unos US$100,000 al año de esas ventas se entregaron a clientes comerciales en Texas, y el vendedor no conservó certificados de reventa para ellas. Texas presume gravables en una auditoría las ventas para entrega en el estado, salvo que se acepte un certificado. Con una tasa combinada ilustrativa de 8.25%, eso es US$8,250 al año y US$33,000 en cuatro años, antes de multas e intereses. Los certificados válidos entregados dentro del plazo que permite el estado pueden respaldar esas ventas como no gravadas; los posteriores quizá no.

Minorista de Nueva York y una prueba de un mes

Un minorista de Nueva York tiene US$3,000,000 en ventas durante una auditoría de tres años. El auditor revisa un mes y encuentra que el 5% de las ventas de ese mes no tuvo impuesto. Si el estado aplica el 5% a todo el periodo, US$150,000 en ventas se tratan como gravables. Con una tasa combinada ilustrativa de 8%, el cobro es de unos US$12,000 más intereses y las multas que correspondan.

Informe de auditoría de Washington y el plazo de 30 días

Un informe de auditoría de Washington determina US$20,000. El vendedor está de acuerdo con US$12,000 y disputa US$8,000. Paga los US$12,000 y presenta una petición escrita dentro de 30 días del aviso. Los intereses siguen corriendo sobre los US$8,000 disputados hasta que se paguen o termine la disputa. Si el vendedor presenta la petición el día 45, llega tarde: debe pagar los US$20,000 completos, más la multa mayor por el impuesto no pagado después de la fecha de vencimiento del aviso, y luego pedir un reembolso.

¿Su caso es diferente?

• Debió cobrar el impuesto sobre las ventas y no lo hizo, y ningún estado le ha contactado: la divulgación voluntaria aún puede estar abierta. Vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• No está seguro de dónde debe cobrar: vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Faltan sus certificados o están incompletos: vea certificados de exención de clientes.
• Faltan declaraciones, o presentó declaraciones en cero: vea cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.
• Los pagos, comisiones y reembolsos no coinciden con sus ventas: vea conciliación de ventas y pagos.
• Es el IRS, no un estado, quien audita el negocio: vea auditoría del IRS a un pequeño negocio.
• La revisión de un inversionista encontró impuesto sobre las ventas no cobrado: vea exposición del impuesto sobre las ventas detectada en la debida diligencia.
• Un auditor estatal pidió registros y sus libros no cuadran con las declaraciones que presentó: qué entregar, si aceptar una muestra o firmar una renuncia y quién habla con el auditor son las primeras decisiones. Reúna el aviso y las declaraciones de los periodos indicados y luego vea ayuda de contabilidad.
• Hay varios estados, un marketplace, un plazo de pago, o impuesto cobrado y no remitido, incluida una posible responsabilidad personal de un propietario: reúna el aviso, las declaraciones y el historial de ventas para una revisión contable.