Form 5471 de una empresa pequeña en el extranjero: qué preparar

¿Por qué es alta una cotización del Form 5471 para una empresa pequeña?

El tamaño de la empresa por lo general no reduce el formulario. Un propietario de EE. UU. que controla una corporación extranjera (más de 50% de su poder de voto o de su valor) completa el mismo conjunto de anexos, tenga la empresa una cuenta bancaria o muchas. Un anexo obligatorio que solo tiene montos en cero también se presenta, con un cero anotado (instrucciones del Form 5471).

Lo que cambia de una empresa a otra es la contabilidad. Los anexos financieros se preparan a partir de las cuentas de la empresa con las reglas de EE. UU., un año a la vez, así que una cotización tiene que cubrir el trabajo de llevar esas cuentas a la forma que pide el formulario.

Un caso no es sencillo cuando:

• la contabilidad sigue reglas locales, está en base de efectivo o base fiscal, o son una hoja de cálculo, estados de cuenta bancarios o recibos sin libro mayor
• hay más de un año sin presentar, faltan los formularios presentados en años anteriores, o el preparador que los presentó se jubiló y los papeles de trabajo ya no existen
• el dinero pasa entre usted y la empresa sin un registro con fechas
• los registros están en otro idioma, porque todo estado financiero presentado con el formulario debe estar en inglés (26 CFR 1.6038-2(h))
• el año de la empresa termina en una fecha distinta del suyo: una corporación extranjera controlada con un accionista mayoritario de EE. UU. por lo general debe usar el año fiscal de ese accionista, y en los años que comienzan después del 30 de noviembre de 2025 ya no puede usar un año que comience un mes antes (instrucciones). Una empresa que usaba esa elección derogada tiene un primer año obligatorio corto, que es un Form 5471 aparte con su propia contabilidad y su propia tarifa, porque se debe una declaración separada por cada período contable de la empresa que termina dentro de su año fiscal (Public Law 119-21, sección 70352(c); 26 CFR 1.6038-2(e); actualización del IRS)
• la empresa tiene una sucursal extranjera o una entidad ignorada, lo que suma un Form 8858, o una subsidiaria corporativa, que necesita su propio Form 5471 (instrucciones)
• usted comparte la empresa con un cónyuge, un familiar o un socio, de modo que si usted la controla, y quién presenta, depende de quién es dueño de qué

Un formulario faltante o incompleto puede acarrear una multa de $10,000 por empresa y por año, que debe pagar la persona de EE. UU. obligada a presentar, no la empresa. Si el incumplimiento continúa más de 90 días después de que el IRS envía un aviso por correo, se aplican $10,000 adicionales por cada período de 30 días o fracción, hasta $50,000 más (instrucciones; 26 CFR 1.6038-2(k)). Existe alivio por causa razonable, pero se decide según los hechos. La multa se cuenta año por año, así que la cantidad de años sin presentar importa al comparar cotizaciones. Un formulario faltante también mantiene abierto el impuesto de ese año hasta tres años después de que se entregue la información, o solo los rubros relacionados si el incumplimiento tuvo causa razonable (sección 6501(c)(8)).

Si usted y otra persona de EE. UU. deben entregar la misma información sobre la misma empresa y el mismo año, se puede presentar un solo Form 5471 conjunto con cualquiera de sus declaraciones. Los demás por lo general adjuntan una declaración que lo identifica, y un declarante de la Categoría 4 también completa un Schedule P aparte (ganancias ya gravadas a ese propietario). Si usted depende de la presentación de otra persona y es incorrecta o incompleta, la multa aún puede alcanzarlo. Una persona sin acciones directas que presenta solo porque se le atribuyen las acciones de una persona de EE. UU. no tiene que presentar si esa persona de EE. UU. entrega toda la información (instrucciones; 26 CFR 1.6038-2(j)).

Si hay más de un año sin presentar, los papeles del preparador anterior ya no existen o las cotizaciones no corresponden al tamaño de la empresa, vea cómo ponerse al día con informes extranjeros omitidos y la ayuda con impuestos transfronterizos. La tabla bajo «¿Qué hace subir o bajar la tarifa del Form 5471?» muestra qué sube y qué baja una cotización.

Reúna para cada año: la balanza de comprobación al cierre (trial balance, una lista de todas las cuentas de la contabilidad con su saldo final, en moneda local), los estados de cuenta bancarios, el registro de acciones, las presentaciones locales y una lista de cada préstamo, dividendo y pago entre usted y la empresa. La lista completa está más abajo.

Primero hay que definir qué formulario aplica y en qué categoría de declarante está usted, incluido si las acciones de familiares u otros propietarios cuentan para su control. Vea qué formulario presenta su negocio extranjero y propietarios de EE. UU. de empresas extranjeras.

¿Qué estados financieros toma el Form 5471 de la contabilidad de la empresa?

El Form 5471 de un propietario que controla la empresa incluye un estado de resultados, un balance general, las ganancias y utilidades (E&P) del año en curso y acumuladas, y una lista de las operaciones con el propietario. El reglamento exige un estado de resultados, un balance general y un análisis de los cambios en las cuentas de superávit (las cuentas de patrimonio, como las utilidades retenidas), con saldos iniciales y finales (26 CFR 1.6038-2(g)).

Los anexos que aplican dependen de su categoría de declarante. Un propietario que controla la empresa presenta los anexos anteriores y otros que esta página no cubre (las instrucciones los enumeran para el propietario único de una corporación extranjera controlada), y un propietario con una participación menor puede presentar menos. Su categoría y esos anexos adicionales están en propietarios de EE. UU. de empresas extranjeras.

¿Puedo usar tal cual la contabilidad de mi país o debe seguir las reglas contables de EE. UU.?

La contabilidad local es el punto de partida, no los estados terminados. El formulario redacta los Schedules C y F según los principios de contabilidad generalmente aceptados de EE. UU. (US GAAP). Las reglas de ganancias y utilidades parten de los libros llevados para los accionistas y los ajustan a los principios contables de EE. UU. y luego a las normas fiscales de EE. UU. (Form 5471; 26 CFR 1.964-1(a)).

En el caso de las ganancias y utilidades, no se exige ningún ajuste a menos que sea material. La materialidad depende del tamaño del ajuste frente a los activos y a la ganancia o pérdida anual de la empresa, de la uniformidad con que se aplique la práctica y de si la partida se repite (26 CFR 1.964-1(a)(2)). El formulario no establece la misma prueba para los Schedules C y F, así que cuánto hay que reformular en esos dos estados es una decisión del preparador.

El reglamento enumera prácticas contables a las que no se les da efecto (26 CFR 1.964-1(b)), como:

• una asignación a una reserva arbitraria con cargo al ingreso del año
• una depreciación basada en algo distinto del costo histórico, como valores de reposición o revalorizaciones
• un inventario reducido por debajo del valor de mercado, aunque la ley local lo permita
• ingresos y gastos suavizados entre más de un período contable, aunque la ley local lo permita

Una casilla del formulario permite a algunos declarantes usar en su lugar cuentas con normas locales o cuentas de gestión. El Revenue Procedure 2019-40 la limita a los accionistas de EE. UU. no relacionados que no pueden obtener fácilmente la información de la empresa, y no cubre a una empresa controlada por personas de EE. UU., por lo que un propietario de EE. UU. que controla la empresa y lleva sus libros por lo general queda fuera (instrucciones, Items F y G).

¿Qué pasa si la empresa no tiene libro mayor, solo estados de cuenta bancarios?

Los estados financieros salen de las cuentas, así que primero hay que construir las cuentas, un año a la vez. Sin libro mayor, eso significa trabajar con los estados de cuenta bancarios, las facturas de venta, las facturas de proveedores y los documentos de préstamos, abrir la cuenta del propietario y los saldos iniciales, y solo entonces reformular según las reglas de EE. UU. Eso es trabajo de contabilidad, y cuánto haya que hacer determina la cotización. Para limitarlo, guarde una carpeta por año con cada estado de cuenta bancario, factura y cuenta por pagar, el registro de acciones y una lista con fechas del dinero que pasó entre usted y la empresa.

¿Qué moneda y qué tipos de cambio van en el estado de resultados y en el balance general?

El estado de resultados va en la moneda funcional de la empresa con una columna en dólares al lado, y el balance general va en dólares. Los montos en dólares de los Schedules H y M usan el tipo de cambio promedio del año fiscal de la propia empresa, que puede no coincidir con el año calendario, y los Schedules C y F siguen las reglas de conversión de los US GAAP. Si la moneda funcional es el dólar, solo se completa la columna en dólares del Schedule C (Form 5471; instrucciones).

La moneda funcional se fija según la sección 985: la moneda del entorno económico donde se realiza una parte significativa de las actividades de la unidad y que esta usa para llevar sus libros, o el dólar si sus actividades se realizan principalmente en dólares (sección 985). Una empresa que opera y lleva sus libros en su moneda local por lo general tiene esa moneda como moneda funcional. El código de la moneda funcional de la empresa va en la página 1.

Las reglas del tipo promedio provienen de las instrucciones y de la sección 989(b). Las instrucciones remiten los Schedules C y F a las reglas de conversión de los US GAAP en lugar de indicar un tipo, así que el preparador aplica esas reglas y debe guardar con los papeles de trabajo los tipos usados. Una empresa que usa el método de transacciones separadas aproximadas en dólares (dollar approximate separate transactions method, DASTM), que es para una moneda local hiperinflacionaria, sigue reglas de conversión distintas para los Schedules F y H, así que avise al preparador si la moneda local es hiperinflacionaria (instrucciones).

Todos los tipos de cambio del formulario se escriben de la misma manera: unidades de moneda local por un dólar, redondeadas a por lo menos cuatro decimales (instrucciones). Un tipo escrito como dólares por unidad de moneda local está al revés.

El IRS dice que no tiene un tipo de cambio oficial y que por lo general acepta cualquier tipo publicado que se use de forma consistente. Publica promedios anuales en la misma forma por dólar (tipos promedio anuales del IRS). Esa tabla muestra tres decimales, así que un tipo con cuatro o más decimales puede requerir otra fuente publicada. Elija una fuente publicada y úsela en todo el proceso. Para un negocio de EE. UU. que tiene moneda extranjera, vea cuentas en moneda extranjera en los libros de EE. UU..

¿Qué son las utilidades retenidas y las ganancias y utilidades (E&P), y de qué registros salen?

Las utilidades retenidas son el saldo contable del balance general. Las ganancias y utilidades (earnings and profits, E&P) son la medida fiscal de EE. UU. de la utilidad de la empresa, calculada a partir de los mismos libros después de los ajustes de EE. UU. y registrada año por año en los Schedules H y J. El reglamento las calcula en lo sustancial como si la empresa extranjera fuera una corporación nacional, en la moneda funcional de la empresa (26 CFR 1.964-1(a)). Las dos cifras difieren por esos ajustes.

Las E&P del año en curso (Schedule H) parten de la utilidad neta del año según los libros y luego suman o restan ajustes (Schedule H):

Las instrucciones línea por línea están en las instrucciones del Form 5471, Schedule H. El resultado se convierte a dólares al tipo promedio del año.

Las E&P acumuladas (Schedule J) llevan el saldo de un año al siguiente. El saldo inicial debe ser igual al saldo final del año anterior. Si no lo es, la diferencia va en la línea 1b con una explicación adjunta. Las E&P del año en curso se suman desde el Schedule H. Una distribución reduce el saldo solo en la medida en que se pague con cargo a las E&P (sección 312(a)): la línea 9 del Schedule J coincide con la parte de E&P de cada distribución enumerada en el Schedule R, columna (d), y la devolución de capital se deja fuera de esa columna (Schedule J; Schedule R; instrucciones). Los registros son el Schedule J presentado el año pasado y los registros de dividendos de la empresa, con la fecha y el monto de cada distribución y con cargo a qué se pagó.

El ingreso que EE. UU. le grava a usted antes de que la empresa pague un dividendo se explica en propietarios de EE. UU. de empresas extranjeras.

¿Qué debo enviar a mi preparador: balanza de comprobación, estados de cuenta bancarios, registro de acciones, presentaciones locales?

Envíe los registros que permitan al preparador reconstruir cada estado de cada año. La lista de abajo sigue los anexos anteriores. El Form 5471 se adjunta a su declaración del impuesto sobre la renta y se presenta en la fecha de vencimiento de esa declaración, incluidas las prórrogas, así que la contabilidad de cada año se necesita para entonces (instrucciones). Para una persona que usa el año calendario, esa fecha es el 15 de abril; dos meses después para un ciudadano o residente de EE. UU. que vive en el extranjero; o el 15 de octubre con prórroga (prórrogas del IRS). La fecha de un propietario corporativo sigue su propio año fiscal.

Los libros y registros relacionados con el formulario deben conservarse mientras su contenido pueda ser relevante para cualquier ley tributaria federal (instrucciones). Si el preparador anterior guardó los papeles de trabajo, pídaselos ahora.

¿Sobre qué operaciones entre la empresa y yo pregunta el formulario?

El Schedule M enumera las operaciones de la empresa con usted, con cualquier otra empresa o sociedad de personas que usted controle, y con cualquier persona de EE. UU. que, en el momento de la operación, sea dueña de 10% o más en valor de cualquier clase de acciones de la empresa o de una corporación que la controle, como un copropietario. La prueba es por clase de acciones, así que, si la empresa tiene más de una clase, un copropietario con una participación menor en el total de la empresa aún puede contar (sección 6038(a)(1)(D); 26 CFR 1.6038-2(f)(11)). Solo lo completa un declarante de la Categoría 4. Cada línea es un total del año, salvo las líneas de préstamos y las de cuentas por pagar y por cobrar, que toman el mayor saldo alcanzado durante el año. Todas se convierten al tipo promedio (Schedule M; instrucciones).

Las líneas de préstamos piden el mayor saldo alcanzado durante el año. No piden el saldo al cierre del año, el promedio ni el total de efectivo movido (instrucciones). Una sola cuenta del propietario con fechas en el libro mayor le da al preparador ese número. Las líneas de cuentas por pagar y por cobrar también toman el mayor saldo, pero solo para montos que surgieron de servicios o de la venta o el procesamiento de propiedad. Un saldo comercial por servicios o bienes que nunca pasa de lo ordinario y necesario para el negocio se deja fuera de las líneas de préstamos. Una empresa con el método de acumulación declara montos acumulados, no de efectivo, en cada línea del anexo (instrucciones).

Las instrucciones no dan una línea aparte para los gastos que usted pagó en nombre de la empresa. Un saldo que la empresa le debe a usted puede entrar en las líneas de préstamos o en las de cuentas por pagar, según su origen, así que el preparador tiene que clasificarlo. Lo mismo vale para los gastos personales pagados desde la cuenta de la empresa.

Si un préstamo genera intereses, conserve sus condiciones: el Schedule G puede preguntar por la tasa de interés cobrada (Form 5471).

¿Qué pasa si la empresa está inactiva o casi no tiene actividad?

Una empresa inactiva, según la define el IRS, puede presentar una declaración resumida. Una empresa con casi ninguna actividad que no está inactiva presenta todos los anexos, en su mayoría con montos pequeños y ceros. En ambos casos, reúna los estados de cuenta bancarios del año y el registro de acciones: una empresa que no vendió nada puede tener comisiones bancarias, intereses, un préstamo suyo o un cargo de impuestos, y esos son los montos que informan los anexos.

El procedimiento resumido se aplica a una «dormant foreign corporation» (corporación extranjera inactiva) según la definición de la sección 3 del Revenue Procedure 92-70, y el declarante completa solo la página 1 (instrucciones). Las instrucciones no repiten la definición. Lea el revenue procedure antes de apoyarse en él y vuelva a revisarlo cada año. La declaración resumida sigue siendo una presentación por cada año. Vea también qué formulario presenta su negocio extranjero, que compara las vías para empresas inactivas en los Forms 5471 y 8858.

¿Qué pasa si varios años están sin presentar o mi preparador anterior se jubiló?

Cada año sin presentar es su propio Form 5471, con su propia contabilidad, sus propios tipos de cambio y su propia multa y año fiscal abierto, como muestra la primera sección.

En cuanto a la contabilidad, ponerse al día con varios años significa:

1. Una balanza de comprobación y estados de cuenta bancarios de cada año. El año más antiguo con registros faltantes suele frenar a los demás, porque el Schedule J lleva el saldo final de cada año al año siguiente.
2. Un tipo de cambio para cada año, no uno solo reutilizado.
3. Un saldo de partida. Si el preparador anterior presentó años anteriores, el saldo final del Schedule J presentado es el punto de partida. Si no está disponible, puede que haya que reconstruir los saldos iniciales de E&P a partir de libros anteriores.
4. Un solo método a lo largo de los años. Un cambio de método contable entre años puede requerir un ajuste para que nada se cuente dos veces ni se omita (26 CFR 1.964-1(c)(2)).

El IRS describe una vía para las declaraciones informativas internacionales tardías: quien no está bajo examen ni investigación, y no ha sido contactado al respecto, presenta por los procedimientos normales, con el Form 5471 adjunto a una declaración enmendada del impuesto sobre la renta. Si la declaración del impuesto sobre la renta nunca se presentó, el formulario va con esa declaración tardía. Se puede adjuntar una declaración de causa razonable, pero las multas pueden determinarse sin considerarla primero (procedimientos del IRS para presentaciones tardías; instrucciones). Si esa vía conviene depende de los hechos, como si el ingreso se declaró y por qué se omitieron los formularios, y la página del IRS enumera otras opciones para activos en el extranjero además de esta. Las vías, cómo se maneja el alivio de multas y qué cambia cuando el IRS se comunica con usted se explican en cómo ponerse al día con informes extranjeros omitidos.

¿Qué hace subir o bajar la tarifa del Form 5471?

La tarifa sigue al trabajo, y el trabajo sigue a la contabilidad, la cantidad de años y las operaciones del propietario con la empresa. Ninguna fuente oficial fija una tarifa, así que la tabla muestra solo la dirección.

Antes de aceptar una cotización, verifique qué años cubre, qué anexos incluye y si supone que usted aporta una contabilidad al estilo de EE. UU. o incluye reformular la local. Si usted controla la empresa, la declaración incluye los anexos de operaciones del propietario y de E&P, así que pregunte si la cotización los incluye.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los tipos de cambio son números redondos elegidos para simplificar la aritmética, no tipos de mercado. Los montos en dólares son dólares estadounidenses; EUR, HKD e INR son la moneda de la propia empresa. Cada empresa se trata como corporación para efectos fiscales de EE. UU., que es la regla por defecto para una empresa extranjera cuyos propietarios tienen todos responsabilidad limitada, salvo que una elección indique otra cosa (26 CFR 301.7701-3(b)(2)), y usa el mismo año fiscal que su propietario.

Propietaria de una GmbH pequeña en Berlín (euros)

Una ciudadana de EE. UU. en Berlín es dueña del 100% de una GmbH. En el año, la empresa tiene ingresos de EUR 80,000 y gastos de EUR 60,000, así que la utilidad contable es de EUR 20,000, con libros llevados en el formato alemán. Ella controla la empresa, por lo que presenta el conjunto completo de anexos.

Su preparador reformula el estado de resultados con las reglas de EE. UU. en euros, la moneda funcional si la empresa hace negocios en euros. A un tipo de cambio promedio de 0.8000 euros por dólar, los ingresos son $100,000, los gastos $75,000 y la utilidad $25,000 antes de cualquier ajuste de reformulación. El balance general va en dólares, y las E&P del año en curso parten de la utilidad en euros.

Ella le prestó a la empresa EUR 10,000 en marzo y recibió EUR 4,000 de vuelta en octubre. El Schedule M muestra el mayor saldo del año, EUR 10,000 ($12,500 al mismo tipo promedio). Los EUR 6,000 que todavía se le deben al cierre del año aparecen en el balance general como un préstamo de un accionista.

Empresa de Hong Kong sin ventas (dólares de Hong Kong)

Un ciudadano de EE. UU. es dueño del 100% de una empresa de Hong Kong que no tuvo ventas en todo el año y pagó HKD 4,000 en comisiones bancarias. Su moneda funcional es el dólar de Hong Kong. La primera pregunta es si está inactiva según el Revenue Procedure 92-70. Si lo está, la presentación resumida es solo la página 1.

Si no lo está, los anexos igual se completan. El Schedule C muestra gastos de HKD 4,000 y una pérdida de HKD 4,000, que son $500 a un tipo de cambio promedio de 8.0000 dólares de Hong Kong por dólar, con ceros donde no ocurrió nada.

Sociedad privada de la India con tres años sin presentar (rupias)

Un residente de EE. UU. es dueño del 100% de una sociedad privada limitada de la India (private limited company) con ingresos de INR 6,000,000 al año. Tres años del Form 5471 están sin presentar y el preparador anterior se jubiló.

Cada año necesita su propia balanza de comprobación y su propio tipo de cambio. Las E&P finales del primer año pasan a ser el saldo inicial del segundo, así que los registros faltantes del primer año frenan a los tres. La multa se cuenta por año, por tres formularios.

¿Su caso es distinto?

• Usted es dueño de una empresa en el extranjero y uno o más años están sin presentar, o el preparador anterior ya no está: qué años están abiertos, y qué formulario y categoría aplican, dependen del historial de presentaciones. Vea cómo ponerse al día con informes extranjeros omitidos y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• La empresa no tiene libro mayor, la contabilidad está en otro idioma o está en base local o de efectivo: si se puede reformular para la declaración o hay que reconstruirla, y cuánto trabajo es cada opción, depende de qué registros existan. Vea ayuda con la contabilidad y ayuda con impuestos transfronterizos.
• Una cotización no corresponde al tamaño de la empresa: lleve la cotización y una lista de los registros que tiene a la ayuda con impuestos transfronterizos. Lo primero que hay que definir es qué años y qué anexos cubre.
• Tiene un aviso del IRS por los formularios faltantes: revise la fecha de respuesta del aviso, reúna el aviso y sus registros, y consulte pronto la ayuda con impuestos transfronterizos.
• No sabe si la empresa necesita el Form 5471, el 8858, el 8865 o ninguno: vea qué formulario presenta su negocio extranjero.
• Cerró, vendió o fusionó la empresa, o cambió cómo se clasifica para efectos fiscales de EE. UU.: el año del cambio tiene su propio reporte, como un Form 5471 del último año o un anexo por cambio de propiedad, y una elección de clasificación tiene su propia fecha límite. Vea qué formulario presenta su negocio extranjero.
• Necesita su categoría de declarante, las pruebas de la corporación extranjera controlada o el ingreso gravado antes de un dividendo, o comparte la empresa con un cónyuge, un familiar o un socio: vea propietarios de EE. UU. de empresas extranjeras, que también explica qué acciones cuentan para el control. Conviene definir con la ayuda con impuestos transfronterizos quién presenta el formulario y qué adjunta cada propietario.
• La empresa es una corporación canadiense con contabilidad en dólares canadienses: vea cómo convertir la contabilidad de una corporación canadiense en los estados del Form 5471.
• El negocio es una sucursal o una entidad ignorada, no una corporación: vea el balance general del Form 8858.
• Se le trata como no residente de EE. UU. según un tratado tributario y reclama ese beneficio: una regla limitada permite que esa persona presente los estados financieros extranjeros auditados de la empresa en lugar de los estados con base de EE. UU., pero solo si ninguna otra persona de EE. UU. debe informar sobre la empresa. Consulte la ayuda con impuestos transfronterizos antes de apoyarse en ella (26 CFR 1.6038-2(j)(2)).