Formulaire 5471 d'une petite société : les livres à préparer

Pourquoi le devis pour le formulaire 5471 est-il élevé pour une petite société?

La taille de la société ne réduit généralement pas le formulaire. Un propriétaire américain qui contrôle une société étrangère (plus de 50 % de ses droits de vote ou de sa valeur) remplit le même ensemble d'annexes, que la société ait un compte bancaire ou plusieurs. Une annexe exigée qui ne contient que des zéros est quand même produite, avec un zéro inscrit (instructions du formulaire 5471).

Ce qui change d'une société à l'autre, ce sont les livres. Les annexes financières sont établies à partir des comptes de la société selon les règles américaines, une année à la fois; un devis doit donc couvrir le travail nécessaire pour mettre ces comptes dans la forme du formulaire.

Un dossier n'est pas simple quand :

• les livres suivent des règles locales, sont tenus selon la méthode de caisse ou selon les règles fiscales, ou se résument à un chiffrier, à des relevés bancaires ou à des reçus sans grand livre
• plus d'une année n'a pas été produite, les formulaires produits pour les années antérieures sont introuvables, ou le préparateur qui les a produits a pris sa retraite et ses dossiers de travail ont disparu
• de l'argent circule entre vous et la société sans aucune trace datée
• les registres sont dans une autre langue, car chaque état produit avec le formulaire doit être en anglais (26 CFR 1.6038-2(h))
• l'exercice de la société se termine à une autre date que le vôtre : une société étrangère contrôlée (SEC) dont un actionnaire américain détient la majorité doit généralement adopter l'année d'imposition de cet actionnaire, et pour les années qui commencent après le 30 novembre 2025, elle ne peut plus utiliser une année qui commence un mois plus tôt (instructions). Une société qui utilisait ce choix maintenant abrogé a une courte première année exigée, qui donne son propre formulaire 5471, avec ses propres livres et son propre taux, car une déclaration distincte est due pour chaque période comptable de la société qui se termine dans votre année d'imposition (Public Law 119-21, article 70352(c); 26 CFR 1.6038-2(e); mise à jour de l'IRS)
• la société possède une succursale étrangère ou une entité ignorée, ce qui ajoute un formulaire 8858, ou une filiale constituée en société, qui exige son propre formulaire 5471 (instructions)
• vous partagez la société avec un conjoint, un proche ou un associé; savoir si vous la contrôlez, et qui produit la déclaration, dépend de qui détient quoi

Un formulaire manquant ou incomplet peut entraîner une pénalité de 10 000 $ par société et par année, due par la personne américaine qui doit produire le formulaire, et non par la société. Si le défaut se poursuit plus de 90 jours après l'envoi d'un avis par l'IRS, une pénalité additionnelle de 10 000 $ s'applique pour chaque période de 30 jours ou fraction de cette période, jusqu'à 50 000 $ de plus (instructions; 26 CFR 1.6038-2(k)). Un allègement pour motif raisonnable existe, mais il est décidé selon les faits. La pénalité se compte année par année; le nombre d'années non produites compte donc quand vous comparez des devis. Un formulaire manquant garde aussi ouverte l'année d'imposition visée jusqu'à trois ans après la transmission des renseignements, ou seulement les éléments connexes si le défaut avait un motif raisonnable (article 6501(c)(8)).

Si vous et une autre personne américaine devez fournir les mêmes renseignements pour la même société et la même année, un seul formulaire 5471 conjoint peut être produit avec l'une de vos déclarations. Les autres y joignent généralement un état qui l'identifie, et un déclarant de catégorie 4 remplit aussi une annexe P distincte (bénéfices et profits déjà imposés à ce propriétaire). Si vous vous fiez à la production d'une autre personne et qu'elle est inexacte ou incomplète, la pénalité peut quand même vous atteindre. Une personne qui ne détient aucune action directe et qui produit seulement parce que les actions d'une personne américaine lui sont attribuées n'a pas à produire le formulaire si cette personne américaine fournit tous les renseignements (instructions; 26 CFR 1.6038-2(j)).

Si plus d'une année n'a pas été produite, si les dossiers de l'ancien préparateur ont disparu, ou si les devis ne correspondent pas à la taille de la société, voyez rattraper des déclarations étrangères omises et l'aide en fiscalité transfrontalière. Le tableau sous « Qu'est-ce qui fait monter ou baisser les honoraires du formulaire 5471? » montre ce qui augmente et ce qui réduit un devis.

Rassemblez pour chaque année : la balance de vérification de fin d'exercice (la liste de tous les comptes des livres avec leur solde de clôture, en monnaie locale), les relevés bancaires, le registre des actions, les documents déposés localement et la liste de tous les prêts, dividendes et paiements entre vous et la société. La liste complète suit plus bas.

Le formulaire qui s'applique et votre catégorie de déclarant passent en premier, y compris la question de savoir si les actions détenues par des proches ou d'autres propriétaires comptent dans votre contrôle. Voyez le formulaire que produit votre entreprise étrangère et les propriétaires américains de sociétés étrangères.

Quels états le formulaire 5471 tire-t-il des livres de la société?

Le formulaire 5471 d'un propriétaire qui contrôle la société comprend un état des résultats, un bilan, les bénéfices et profits de l'année et accumulés, et la liste des opérations avec le propriétaire. Le règlement exige un état des résultats, un bilan et une analyse des variations des comptes de surplus (les comptes de capitaux propres, comme les bénéfices non répartis), avec les soldes d'ouverture et de clôture (26 CFR 1.6038-2(g)).

Les annexes qui s'appliquent dépendent de votre catégorie de déclarant. Un propriétaire qui contrôle la société produit les annexes ci-dessus et d'autres que cette page ne couvre pas (les instructions les énumèrent pour l'unique propriétaire d'une société étrangère contrôlée), et un propriétaire minoritaire peut en produire moins. Votre catégorie et ces annexes supplémentaires sont expliquées dans les propriétaires américains de sociétés étrangères.

Mes livres du pays local peuvent-ils servir tels quels, ou doivent-ils suivre les règles comptables américaines?

Les livres locaux sont le point de départ, non les états définitifs. Le formulaire exprime les annexes C et F selon les principes comptables généralement reconnus des États-Unis (US GAAP). Les règles sur les bénéfices et profits partent des livres tenus pour les actionnaires, les ajustent aux principes comptables américains, puis aux normes fiscales américaines (formulaire 5471; 26 CFR 1.964-1(a)).

Pour les bénéfices et profits, aucun ajustement n'est exigé à moins qu'il ne soit important. L'importance dépend de l'ampleur de l'ajustement par rapport à l'actif et au profit ou à la perte annuels de la société, de la constance avec laquelle la pratique est appliquée et de la récurrence de l'élément (26 CFR 1.964-1(a)(2)). Le formulaire n'énonce pas le même critère pour les annexes C et F; l'ampleur du retraitement de ces deux états relève donc du jugement du préparateur.

Le règlement énumère des pratiques comptables auxquelles il n'est pas donné effet (26 CFR 1.964-1(b)), par exemple :

• une affectation à une réserve arbitraire prélevée sur le revenu courant
• un amortissement fondé sur autre chose que le coût historique, comme des valeurs de remplacement ou une plus-value
• des stocks dépréciés sous leur valeur de marché, même lorsque la loi locale le permet
• des revenus et des dépenses lissés sur plus d'une période comptable, même lorsque la loi locale le permet

Une case du formulaire permet à certains déclarants d'utiliser des comptes établis selon les normes locales ou des comptes de gestion. La Rev. Proc. 2019-40 la limite aux actionnaires américains sans lien entre eux qui ne peuvent pas obtenir facilement les renseignements de la société, et elle ne vise pas une société contrôlée par des personnes américaines; un propriétaire américain qui contrôle la société et tient ses livres est donc généralement exclu de cette option (instructions, rubriques F et G).

Et si la société n'a pas de grand livre, seulement des relevés bancaires?

Les états proviennent de comptes; les comptes doivent donc être établis d'abord, une année à la fois. Sans grand livre, cela signifie partir des relevés bancaires, des factures de vente, des factures de fournisseurs et des documents de prêt, créer le compte du propriétaire et les soldes d'ouverture, et seulement ensuite retraiter selon les règles américaines. C'est du travail de tenue de livres, et son ampleur détermine le devis. Pour le limiter, gardez un dossier par année avec tous les relevés bancaires, les factures, le registre des actions et une liste datée de l'argent qui a circulé entre vous et la société.

Quelle monnaie et quels taux de change figurent sur l'état des résultats et sur le bilan?

L'état des résultats est dans la monnaie fonctionnelle de la société, avec une colonne en dollars à côté, et le bilan est en dollars. Les montants en dollars des annexes H et M utilisent le taux de change moyen de l'année d'imposition propre à la société, qui peut ne pas correspondre à l'année civile, et les annexes C et F suivent les règles de conversion des US GAAP. Si la monnaie fonctionnelle est le dollar, seule la colonne en dollars de l'annexe C est remplie (formulaire 5471; instructions).

La monnaie fonctionnelle est établie selon l'article 985 : la monnaie du milieu économique où une partie importante des activités de l'unité est exercée et qu'elle utilise pour tenir ses livres, ou le dollar si ses activités sont principalement exercées en dollars (article 985). Une société qui commerce et tient ses livres dans sa monnaie locale a généralement cette monnaie comme monnaie fonctionnelle. Le code de la monnaie fonctionnelle de la société est inscrit à la page 1.

Les règles du taux moyen proviennent des instructions et de l'article 989(b). Les instructions renvoient les annexes C et F aux règles de conversion des US GAAP plutôt que de nommer un taux; le préparateur applique donc ces règles et devrait conserver les taux utilisés dans les dossiers de travail. Une société qui utilise la méthode des transactions distinctes approximatives en dollars (DASTM), réservée aux monnaies locales hyperinflationnistes, suit d'autres règles de conversion pour les annexes F et H; indiquez donc au préparateur si la monnaie locale est hyperinflationniste (instructions).

Chaque taux du formulaire s'écrit de la même façon : unités de monnaie locale pour un dollar, arrondi à au moins quatre décimales (instructions). Un taux écrit en dollars par unité de monnaie locale est inversé, donc erroné.

L'IRS dit qu'il n'a pas de taux de change officiel et qu'il accepte généralement tout taux affiché utilisé de façon constante. Il publie des moyennes annuelles sous la même forme, par dollar (taux moyens annuels de l'IRS). Ce tableau affiche trois décimales; un taux à quatre décimales ou plus peut donc exiger une autre source publiée. Choisissez une source publiée et utilisez-la partout. Pour une entreprise américaine qui détient de la monnaie étrangère, voyez les comptes en monnaie étrangère dans les livres américains.

Que sont les bénéfices non répartis et les bénéfices et profits (E&P), et de quels registres viennent-ils?

Les bénéfices non répartis sont le solde comptable inscrit au bilan. Les bénéfices et profits (E&P) sont la mesure fiscale américaine du profit de la société, calculée à partir des mêmes livres après des ajustements américains et suivie année par année aux annexes H et J. Le règlement les calcule essentiellement comme si la société étrangère était une société américaine, dans sa monnaie fonctionnelle (26 CFR 1.964-1(a)). Les deux chiffres diffèrent par ces ajustements.

Les E&P de l'année courante (annexe H) partent du bénéfice net de l'année selon les livres, puis ajoutent ou soustraient des ajustements (annexe H) :

Les instructions ligne par ligne se trouvent dans les instructions du formulaire 5471, annexe H. Le résultat est converti en dollars au taux moyen de l'année.

Les E&P accumulés (annexe J) reportent le solde. Le solde d'ouverture devrait égaler le solde de clôture de l'année précédente. Sinon, l'écart est inscrit à la ligne 1b avec une explication jointe. Les E&P de l'année courante s'ajoutent à partir de l'annexe H. Une distribution ne réduit le solde que dans la mesure où elle est payée sur les E&P (article 312(a)) : la ligne 9 de l'annexe J correspond à la partie E&P de chaque distribution énumérée à la colonne (d) de l'annexe R, et un remboursement de capital est exclu de cette colonne (annexe J; annexe R; instructions). Les registres sont l'annexe J produite l'an dernier et les registres de dividendes de la société, avec la date et le montant de chaque distribution et la source sur laquelle elle a été payée.

Le revenu que les États-Unis vous imposent avant que la société verse un dividende est traité dans les propriétaires américains de sociétés étrangères.

Que dois-je envoyer à mon préparateur : balance de vérification, relevés bancaires, registre des actions, documents locaux?

Envoyez les registres qui permettent au préparateur de reconstituer chaque état pour chaque année. La liste ci-dessous suit les annexes présentées plus haut. Le formulaire 5471 est joint à votre déclaration de revenus et produit à la date limite de cette déclaration, prolongations comprises; les livres de chaque année sont donc nécessaires d'ici là (instructions). Pour un particulier dont l'année est l'année civile, c'est le 15 avril, deux mois plus tard pour un citoyen ou un résident américain qui vit à l'étranger, ou le 15 octobre avec une prolongation (prolongations de l'IRS). La date d'un propriétaire qui est une société suit sa propre année d'imposition.

Les livres et registres relatifs au formulaire doivent être conservés aussi longtemps que leur contenu peut devenir important pour l'application de toute loi fiscale fédérale (Internal Revenue) (instructions). Si l'ancien préparateur a gardé les dossiers de travail, demandez-les dès maintenant.

Quelles opérations entre la société et moi le formulaire demande-t-il?

L'annexe M énumère les opérations de la société avec vous, avec toute autre société ou société de personnes que vous contrôlez, et avec toute personne américaine qui détient, au moment de l'opération, 10 % ou plus en valeur d'une catégorie d'actions de la société ou d'une société qui la contrôle, par exemple un copropriétaire. Le critère s'applique par catégorie d'actions; lorsque la société a plus d'une catégorie, un copropriétaire qui détient une part plus petite de l'ensemble de la société peut donc quand même compter (article 6038(a)(1)(D); 26 CFR 1.6038-2(f)(11)). Seul un déclarant de catégorie 4 la remplit. Chaque ligne est un total pour l'année, sauf les lignes de prêts et les lignes des comptes fournisseurs et clients, qui prennent le solde le plus élevé atteint durant l'année. Tous les montants sont convertis au taux moyen (annexe M; instructions).

Les lignes de prêts demandent le solde le plus élevé atteint durant l'année. Elles ne veulent ni le solde de fin d'année, ni la moyenne, ni le total des sommes déplacées (instructions). Un seul compte de propriétaire daté dans le grand livre donne ce chiffre au préparateur. Les lignes des comptes fournisseurs et clients prennent aussi le solde le plus élevé, mais seulement pour les montants issus de services ou de la vente ou de la transformation de biens. Un solde commercial pour des services ou des biens qui ne dépasse jamais ce qui est ordinaire et nécessaire pour l'entreprise est exclu des lignes de prêts. Une société qui utilise la méthode d'exercice déclare des montants courus, et non encaissés, à chaque ligne de l'annexe (instructions).

Les instructions ne prévoient pas de ligne distincte pour les dépenses que vous avez payées au nom de la société. Un solde que la société vous doit peut relever des lignes de prêts ou des lignes des comptes fournisseurs, selon son origine; le préparateur doit donc le classer. Il en va de même pour les dépenses personnelles payées à même le compte de la société.

Si un prêt porte intérêt, conservez ses conditions : l'annexe G peut poser des questions sur le taux d'intérêt exigé (formulaire 5471).

Et si la société est dormante ou n'a presque aucune activité?

Une société dormante, au sens de l'IRS, peut produire une déclaration sommaire. Une société qui n'a presque aucune activité sans être dormante produit toutes les annexes, surtout avec de petits montants et des zéros. Dans les deux cas, rassemblez les relevés bancaires de l'année et le registre des actions : une société qui n'a rien vendu peut quand même avoir des frais bancaires, des intérêts, un prêt de votre part ou une charge d'impôt, et ces montants sont ceux que les annexes déclarent.

La procédure sommaire s'applique à une « société étrangère dormante » au sens de l'article 3 de la procédure administrative de l'IRS Rev. Proc. 92-70, et le déclarant remplit seulement la page 1 (instructions). Les instructions ne répètent pas la définition. Lisez la procédure administrative avant de vous y fier, et vérifiez-la de nouveau chaque année. La déclaration sommaire demeure une production pour chaque année. Voyez aussi le formulaire que produit votre entreprise étrangère, qui compare les voies pour sociétés dormantes des formulaires 5471 et 8858.

Et si plusieurs années n'ont pas été produites ou si mon ancien préparateur a pris sa retraite?

Chaque année non produite donne son propre formulaire 5471, avec ses propres livres, ses propres taux, sa propre pénalité et sa propre année d'imposition ouverte, comme le montre la première section.

Pour les livres, un rattrapage sur plusieurs années signifie :

1. Une balance de vérification et des relevés bancaires pour chaque année. L'année la plus ancienne dont les registres manquent retarde généralement les autres, car l'annexe J reporte le solde de clôture de chaque année sur l'année suivante.
2. Un taux pour chaque année, et non un même taux réutilisé.
3. Un solde de départ. Si l'ancien préparateur a produit des années antérieures, le solde de clôture de l'annexe J produite est le point de départ. S'il est introuvable, les soldes d'ouverture des E&P peuvent devoir être reconstitués à partir des livres antérieurs.
4. Une seule méthode d'une année à l'autre. Un changement de méthode comptable entre des années peut exiger un ajustement pour que rien ne soit compté deux fois ni oublié (26 CFR 1.964-1(c)(2)).

L'IRS décrit une voie pour les déclarations de renseignements internationales produites en retard : une personne qui ne fait pas l'objet d'un examen ni d'une enquête, et qui n'a pas été contactée à leur sujet, les produit selon les procédures normales, le formulaire 5471 étant joint à une déclaration de revenus modifiée. Si la déclaration de revenus elle-même n'a jamais été produite, le formulaire accompagne plutôt cette déclaration tardive. Un état exposant un motif raisonnable peut être joint, mais des pénalités peuvent être établies sans l'examiner d'abord (procédures de l'IRS pour les productions tardives; instructions). Savoir si cette voie convient dépend des faits, par exemple si le revenu a été déclaré et pourquoi les formulaires ont été omis, et la page de l'IRS énumère d'autres options pour les avoirs à l'étranger à côté de celle-ci. Les voies, le traitement de l'allègement des pénalités et ce que change un contact de l'IRS sont expliqués dans rattraper des déclarations étrangères omises.

Qu'est-ce qui fait monter ou baisser les honoraires du formulaire 5471?

Les honoraires suivent le travail, et le travail suit les livres, le nombre d'années et les opérations du propriétaire avec la société. Aucune source officielle ne fixe d'honoraires; le tableau n'indique donc que la direction.

Avant d'accepter un devis, vérifiez les années qu'il couvre, les annexes qu'il inclut, et s'il suppose que vous fournissez des livres à l'américaine ou s'il comprend le retraitement des livres locaux. Si vous contrôlez la société, la déclaration comprend les annexes des opérations du propriétaire et des E&P; demandez donc si un devis les inclut.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Les taux sont des nombres ronds choisis pour simplifier le calcul, et non des taux du marché. Les montants en dollars sont en dollars américains; EUR, HKD et INR sont la monnaie propre à la société. Chaque société est traitée comme une société par actions aux fins de l'impôt américain, ce qui est le traitement par défaut d'une société étrangère dont tous les propriétaires ont une responsabilité limitée, sauf choix contraire (26 CFR 301.7701-3(b)(2)), et elle utilise la même année d'imposition que son propriétaire.

Propriétaire berlinoise d'une petite GmbH (euros)

Une citoyenne américaine à Berlin détient 100 % d'une GmbH. Pour l'année, la société a des revenus de 80 000 EUR et des dépenses de 60 000 EUR; le profit comptable est donc de 20 000 EUR, dans des livres tenus selon le format allemand. Elle contrôle la société et produit donc l'ensemble complet des annexes.

Son préparateur retraite l'état des résultats selon les règles américaines en euros, la monnaie fonctionnelle si la société fait affaire en euros. À un taux moyen de 0,8000 euro par dollar, les revenus sont de 100 000 $, les dépenses de 75 000 $ et le profit de 25 000 $ avant tout ajustement de retraitement. Le bilan est en dollars, et les E&P de l'année courante partent du profit en euros.

Elle a prêté 10 000 EUR à la société en mars et a été remboursée de 4 000 EUR en octobre. L'annexe M montre le solde le plus élevé de l'année, 10 000 EUR (12 500 $ au même taux moyen). Les 6 000 EUR encore dus à la fin de l'année figurent au bilan comme un prêt d'actionnaire.

Société de Hong Kong sans ventes (dollars de Hong Kong)

Un citoyen américain détient 100 % d'une société de Hong Kong qui n'a eu aucune vente de toute l'année et a payé 4 000 HKD de frais bancaires. Sa monnaie fonctionnelle est le dollar de Hong Kong. La première question est de savoir si elle est dormante selon la Rev. Proc. 92-70. Si oui, la production sommaire se limite à la page 1.

Sinon, les annexes sont quand même remplies. L'annexe C montre des dépenses de 4 000 HKD et une perte de 4 000 HKD, soit 500 $ à un taux moyen de 8,0000 dollars de Hong Kong par dollar, avec des zéros là où rien ne s'est produit.

Société privée indienne, trois années non produites (roupies)

Un résident américain détient 100 % d'une société privée à responsabilité limitée de l'Inde dont les revenus sont de 6 000 000 INR par année. Trois années du formulaire 5471 n'ont pas été produites et l'ancien préparateur a pris sa retraite.

Chaque année exige sa propre balance de vérification et son propre taux. Les E&P de clôture de la première année deviennent le solde d'ouverture de la deuxième; des registres manquants pour la première année retardent donc les trois. La pénalité se compte par année, pour trois formulaires.

Votre situation est différente?

• Vous possédez une société à l'étranger et une ou plusieurs années n'ont pas été produites, ou l'ancien préparateur n'est plus là : les années ouvertes, ainsi que le formulaire et la catégorie qui s'appliquent, dépendent de l'historique de production. Voyez rattraper des déclarations étrangères omises et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• La société n'a pas de grand livre, les livres sont dans une autre langue, ou ils sont tenus selon des normes locales ou la méthode de caisse : savoir s'ils peuvent être retraités pour la déclaration ou s'ils doivent être reconstitués, et l'ampleur du travail dans chaque cas, dépend des registres qui existent. Voyez l'aide en tenue de livres et l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Un devis ne correspond pas à la taille de la société : apportez le devis et la liste des registres que vous détenez à l'aide en fiscalité transfrontalière. Les années et les annexes qu'il couvre sont la première chose à régler.
• Vous avez reçu un avis de l'IRS au sujet des formulaires manquants : vérifiez la date de réponse inscrite sur l'avis, rassemblez-le avec vos registres, et consultez sans tarder l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous ne savez pas si la société doit produire le formulaire 5471, 8858, 8865 ou aucun : voyez le formulaire que produit votre entreprise étrangère.
• Vous avez fermé, vendu ou fusionné la société, ou changé sa classification aux fins de l'impôt américain : l'année du changement exige sa propre déclaration, par exemple un formulaire 5471 de dernière année ou une annexe de changement de propriété, et un choix de classification a sa propre date limite. Voyez le formulaire que produit votre entreprise étrangère.
• Vous avez besoin de votre catégorie de déclarant, des critères de la société étrangère contrôlée (SEC) ou du revenu imposé avant un dividende, ou vous partagez la société avec un conjoint, un proche ou un associé : voyez les propriétaires américains de sociétés étrangères, qui explique aussi quelles actions comptent dans le contrôle. Qui produit le formulaire et ce que chaque propriétaire y joint valent la peine d'être réglés avec l'aide en fiscalité transfrontalière.
• La société est une société canadienne dont les livres sont en dollars canadiens : voyez transformer les livres d'une société canadienne en états du formulaire 5471.
• L'entreprise est une succursale ou une entité ignorée, et non une société : voyez le bilan du formulaire 8858.
• Vous êtes traité comme un non-résident des États-Unis en vertu d'une convention fiscale et vous demandez cet avantage : une règle étroite permet à un tel particulier de produire les états étrangers audités de la société à la place des états établis selon les règles américaines, mais seulement si aucune autre personne américaine ne doit déclarer la société. Consultez l'aide en fiscalité transfrontalière avant de vous y fier (26 CFR 1.6038-2(j)(2)).