Orçamento do Form 5471 de empresa pequena: registros a preparar

Por que o orçamento do Form 5471 é alto para uma empresa pequena?

O tamanho da empresa em geral não encurta o formulário. Um proprietário dos EUA que controla uma corporação estrangeira (mais de 50% do poder de voto ou do valor) preenche o mesmo conjunto de anexos, a empresa tendo uma conta bancária ou várias. Um anexo exigido que tem apenas valores zero também é entregue, com zero informado (instruções do Form 5471).

O que muda de uma empresa para outra é a contabilidade. Os anexos financeiros são montados a partir das contas da empresa pelas regras dos EUA, um ano de cada vez; por isso, o orçamento precisa cobrir o trabalho de levar essas contas ao formato do formulário.

O caso não é simples quando:

• a contabilidade segue regras locais, é feita no regime de caixa ou na base fiscal, ou é uma planilha, extratos bancários ou recibos sem livro-razão
• mais de um ano não foi entregue, os formulários entregues em anos anteriores estão perdidos, ou o preparador que os entregou se aposentou e os papéis de trabalho sumiram
• dinheiro circula entre você e a empresa sem registro datado
• os registros estão em outro idioma, porque toda demonstração entregue com o formulário precisa estar em inglês (26 CFR 1.6038-2(h))
• o ano da empresa termina em data diferente do seu: uma corporação estrangeira controlada com um acionista majoritário dos EUA em geral deve usar o ano fiscal desse acionista e, para anos que começam depois de 30 de novembro de 2025, não pode mais usar um ano que começa um mês antes (instruções). Uma empresa que usava essa opção revogada tem um primeiro ano exigido reduzido, que é um Form 5471 próprio, com contabilidade e taxa de câmbio próprias, porque uma declaração separada é devida para cada período contábil da empresa que termina dentro do seu ano fiscal (Public Law 119-21, section 70352(c); 26 CFR 1.6038-2(e); atualização do IRS)
• a empresa tem uma filial no exterior ou uma entidade desconsiderada, o que acrescenta um Form 8858, ou uma subsidiária corporativa, que precisa de um Form 5471 próprio (instruções)
• você divide a empresa com cônjuge, parente ou sócio; por isso, se você a controla, e quem entrega, depende de quem possui o quê

Um formulário ausente ou incompleto pode gerar uma multa de $10.000 por empresa e por ano, devida pela pessoa dos EUA que precisa entregar, não pela empresa. Se a falha continuar por mais de 90 dias depois que o IRS enviar um aviso, incide uma multa adicional de $10.000 para cada período de 30 dias ou fração, até mais $50.000 (instruções; 26 CFR 1.6038-2(k)). Existe alívio por causa razoável, mas ele é decidido conforme os fatos. A multa conta ano a ano, então o número de anos não entregues pesa na comparação dos orçamentos. Um formulário ausente também mantém o imposto daquele ano em aberto até três anos depois que a informação for prestada, ou apenas os itens relacionados, se a falha tiver causa razoável (seção 6501(c)(8)).

Se você e outra pessoa dos EUA precisam prestar a mesma informação sobre a mesma empresa e o mesmo ano, pode ser entregue um único Form 5471 conjunto com a declaração de qualquer um de vocês. Os demais em geral anexam uma declaração que o identifica, e um declarante da Categoria 4 também preenche um Schedule P separado (lucros e reservas já tributados para esse proprietário). Se você confia na entrega de outra pessoa e ela estiver incorreta ou incompleta, a multa ainda pode atingir você. Uma pessoa sem ações diretas que entrega apenas porque as ações de uma pessoa dos EUA são atribuídas a ela não precisa entregar se essa pessoa dos EUA prestar todas as informações (instruções; 26 CFR 1.6038-2(j)).

Se mais de um ano não foi entregue, os papéis do preparador anterior sumiram ou os orçamentos não combinam com o tamanho da empresa, veja como regularizar declarações do exterior não entregues e ajuda com impostos entre países. A tabela em “O que faz o honorário do Form 5471 subir ou cair?” mostra o que aumenta e o que reduz um orçamento.

Reúna, para cada ano: o balancete de fim de ano (uma lista de todas as contas da contabilidade com o saldo final, na moeda local), os extratos bancários, o livro de registro de ações, os documentos locais entregues e uma lista de cada empréstimo, dividendo e pagamento entre você e a empresa. A lista completa está abaixo.

Primeiro vêm qual formulário se aplica e em qual categoria de declarante você se enquadra, inclusive se as ações de familiares ou de outros proprietários contam para o seu controle. Veja qual formulário sua empresa estrangeira entrega e proprietários dos EUA de empresas estrangeiras.

Que demonstrações o Form 5471 tira da contabilidade da empresa?

O Form 5471 de um proprietário controlador inclui uma demonstração do resultado, um balanço patrimonial, os lucros e reservas (earnings and profits, E&P) do ano e acumulados, e uma lista das operações com o proprietário. O regulamento exige uma demonstração de lucros e perdas, um balanço patrimonial e uma análise das mudanças nas contas de patrimônio (as contas do patrimônio líquido, como lucros retidos), com saldos inicial e final (26 CFR 1.6038-2(g)).

Quais anexos se aplicam depende da sua categoria de declarante. Um proprietário controlador entrega os anexos acima e outros que esta página não cobre (as instruções os listam para o proprietário único de uma corporação estrangeira controlada), e um proprietário menor pode entregar menos. Sua categoria e esses anexos extras estão em proprietários dos EUA de empresas estrangeiras.

Posso usar a contabilidade do meu país como está, ou ela precisa seguir as regras contábeis dos EUA?

A contabilidade local é o ponto de partida, não as demonstrações finais. O formulário pede os Schedules C e F pelos princípios contábeis geralmente aceitos dos EUA (US GAAP). As regras de lucros e reservas partem da contabilidade mantida para os acionistas e a ajustam aos princípios contábeis dos EUA e, depois, aos padrões fiscais dos EUA (Form 5471; 26 CFR 1.964-1(a)).

Para E&P, nenhum ajuste é exigido, a menos que seja relevante. A relevância depende do tamanho do ajuste em relação aos ativos e ao lucro ou prejuízo anual da empresa, da consistência com que a prática é aplicada e de o item se repetir (26 CFR 1.964-1(a)(2)). O formulário não declara o mesmo teste para os Schedules C e F; por isso, quanto essas duas demonstrações precisam ser refeitas é um julgamento do preparador.

O regulamento lista práticas contábeis que não são aceitas (26 CFR 1.964-1(b)), como:

• uma destinação a uma reserva arbitrária a partir da renda do ano
• depreciação baseada em algo diferente do custo histórico, como valores de reposição ou valorização
• estoque reduzido abaixo do valor de mercado, mesmo quando a lei local permite
• renda e despesa diluídas em mais de um período contábil, mesmo quando a lei local permite

Uma caixa do formulário permite que alguns declarantes usem contabilidade pelo padrão local ou contas gerenciais. A Revenue Procedure 2019-40 a limita a acionistas dos EUA sem relação com a empresa que não conseguem obter facilmente as informações dela, e não cobre uma empresa controlada por pessoas dos EUA; por isso, um proprietário dos EUA que controla a empresa e mantém a contabilidade dela em geral fica fora dessa regra (instruções, Itens F e G).

E se a empresa não tem livro-razão, só extratos bancários?

As demonstrações saem de contas; por isso as contas precisam ser montadas primeiro, um ano de cada vez. Sem livro-razão, isso significa trabalhar com os extratos bancários, as faturas de venda, as contas de fornecedores e os documentos de empréstimos, abrir a conta do proprietário e os saldos iniciais e só então refazer tudo pelas regras dos EUA. Isso é trabalho de escrituração contábil, e a quantidade dele define o orçamento. Para limitá-lo, guarde uma pasta por ano com todos os extratos bancários, faturas e contas, o livro de registro de ações e uma lista datada do dinheiro que circulou entre você e a empresa.

Que moeda e que taxas de câmbio vão na demonstração do resultado e no balanço patrimonial?

A demonstração do resultado fica na moeda funcional da empresa, com uma coluna em dólares ao lado, e o balanço patrimonial fica em dólares. Os valores em dólares dos Schedules H e M usam a taxa de câmbio média do ano fiscal da própria empresa, que pode não coincidir com o ano-calendário, e os Schedules C e F seguem as regras de conversão do US GAAP. Se a moeda funcional é o dólar, só a coluna em dólares do Schedule C é preenchida (Form 5471; instruções).

A moeda funcional é definida pela seção 985: a moeda do ambiente econômico em que se realiza uma parte significativa das atividades da unidade e que ela usa para manter sua contabilidade, ou o dólar, se as atividades são conduzidas principalmente em dólares (seção 985). Uma empresa que negocia e mantém sua contabilidade na moeda local em geral tem essa moeda como funcional. O código da moeda funcional da empresa vai na página 1.

As regras da taxa média vêm das instruções e da seção 989(b). As instruções mandam os Schedules C e F para as regras de conversão do US GAAP em vez de indicar uma taxa; por isso, o preparador aplica essas regras e deve guardar as taxas usadas nos papéis de trabalho. Uma empresa que usa o método de transações separadas aproximadas em dólar (dollar approximate separate transactions method, DASTM), voltado a moedas locais de hiperinflação, segue regras de conversão diferentes para os Schedules F e H; por isso, avise o preparador se a moeda local tem hiperinflação (instruções).

Toda taxa do formulário é escrita da mesma forma: unidades de moeda local por um dólar, arredondadas para pelo menos quatro casas (instruções). Uma taxa escrita como dólares por unidade de moeda local está invertida.

O IRS diz que não tem taxa de câmbio oficial e em geral aceita qualquer taxa divulgada usada de forma consistente. Ele publica médias anuais na mesma forma, por dólar (taxas médias anuais do IRS). Essa tabela mostra três casas decimais; por isso, uma taxa com quatro ou mais casas pode exigir outra fonte divulgada. Escolha uma fonte publicada e use-a em todo o período. Para uma empresa dos EUA que mantém moeda estrangeira, veja contas em moeda estrangeira na contabilidade dos EUA.

O que são lucros retidos e lucros e reservas (E&P), e de quais registros vêm?

Lucros retidos é o saldo contábil do balanço patrimonial. Lucros e reservas (earnings and profits, E&P) é a medida fiscal dos EUA do lucro da empresa, calculada a partir da mesma contabilidade depois dos ajustes dos EUA e acompanhada ano a ano nos Schedules H e J. O regulamento a calcula basicamente como se a corporação estrangeira fosse uma corporação dos EUA, na moeda funcional da empresa (26 CFR 1.964-1(a)). Os dois números diferem por esses ajustes.

E&P do ano (Schedule H) começa com o lucro líquido do ano pela contabilidade e depois soma ou subtrai ajustes (Schedule H):

As instruções linha a linha estão nas instruções do Form 5471, Schedule H. O resultado é convertido em dólares pela taxa média do ano.

E&P acumulados (Schedule J) levam o saldo adiante. O saldo inicial deve ser igual ao saldo final do ano anterior. Se não for, a diferença vai na linha 1b com uma explicação anexada. O E&P do ano entra a partir do Schedule H. Uma distribuição reduz o saldo somente na medida em que é paga com E&P (seção 312(a)): a linha 9 do Schedule J corresponde à parte de E&P de cada distribuição listada no Schedule R, coluna (d), e uma devolução de capital fica fora dessa coluna (Schedule J; Schedule R; instruções). Os registros são o Schedule J entregue no ano anterior e os registros de dividendos da empresa, com a data de cada distribuição, o valor e de que ela foi paga.

A renda que os EUA tributam para você antes de a empresa pagar um dividendo está em proprietários dos EUA de empresas estrangeiras.

O que devo enviar ao meu preparador: balancete, extratos bancários, livro de registro de ações, documentos locais?

Envie os registros que permitam ao preparador refazer cada demonstração de cada ano. A lista abaixo segue os anexos acima. O Form 5471 é anexado à sua declaração de imposto de renda e entregue até o vencimento dessa declaração, inclusive prorrogações; por isso, a contabilidade de cada ano é necessária até lá (instruções). Para uma pessoa física no ano-calendário, o vencimento é 15 de abril; dois meses depois para um cidadão ou residente dos EUA que mora no exterior; ou 15 de outubro com prorrogação (prorrogações do IRS). A data de um proprietário que é corporação segue o ano fiscal dela.

Os livros e registros relacionados ao formulário devem ser mantidos enquanto seu conteúdo puder ser relevante para qualquer lei do Internal Revenue (instruções). Se o preparador anterior guardou os papéis de trabalho, peça-os agora.

Que operações entre mim e a empresa o formulário pergunta?

O Schedule M lista as operações da empresa com você, com qualquer outra empresa ou sociedade que você controla e com qualquer pessoa dos EUA que, na época da operação, possua 10% ou mais em valor de qualquer classe de ações da empresa ou de uma corporação que a controla, como um coproprietário. O teste é por classe de ações; por isso, quando a empresa tem mais de uma classe, um coproprietário com participação menor no total da empresa ainda pode contar (seção 6038(a)(1)(D); 26 CFR 1.6038-2(f)(11)). Somente um declarante da Categoria 4 o preenche. Cada linha é um total do ano, exceto as linhas de empréstimos e de contas a pagar e a receber, que usam o maior saldo atingido durante o ano. Todas são convertidas pela taxa média (Schedule M; instruções).

As linhas de empréstimos pedem o maior saldo atingido durante o ano. Elas não querem o saldo de fim de ano, a média nem o total de dinheiro movimentado (instruções). Uma única conta de proprietário datada no livro-razão dá ao preparador esse número. As linhas de contas a pagar e a receber também usam o maior saldo, mas só para valores originados de serviços ou da venda ou do processamento de bens. Um saldo comercial por serviços ou bens que nunca passa do que é comum e necessário para o negócio fica fora das linhas de empréstimos. Uma empresa no regime de competência informa valores apropriados, não de caixa, em todas as linhas do anexo (instruções).

As instruções não dão uma linha separada para despesas que você pagou em nome da empresa. Um saldo que a empresa lhe deve pode se enquadrar nas linhas de empréstimos ou de contas a pagar, conforme sua origem; por isso, o preparador precisa classificá-lo. O mesmo vale para despesas pessoais pagas pela conta da empresa.

Se um empréstimo tem juros, guarde os termos: o Schedule G pode perguntar a taxa de juros cobrada (Form 5471).

E se a empresa está inativa ou quase sem atividade?

Uma empresa inativa, como o IRS a define, pode entregar uma declaração resumida. Uma empresa quase sem atividade que não está inativa entrega os anexos completos, na maioria com valores pequenos e zeros. De qualquer forma, reúna os extratos bancários do ano e o livro de registro de ações: uma empresa que não vendeu nada ainda pode ter tarifas bancárias, juros, um empréstimo seu ou um encargo de imposto, e esses são os valores que os anexos informam.

O procedimento resumido se aplica a uma “corporação estrangeira inativa” (dormant foreign corporation), conforme a seção 3 da Revenue Procedure 92-70, e o declarante preenche apenas a página 1 (instruções). As instruções não repetem a definição. Leia a revenue procedure antes de confiar nela e confira-a de novo a cada ano. A declaração resumida continua sendo uma entrega para cada ano. Veja também qual formulário sua empresa estrangeira entrega, que compara os caminhos para empresa inativa dos Forms 5471 e 8858.

E se vários anos não foram entregues ou meu preparador anterior se aposentou?

Cada ano não entregue é um Form 5471 próprio, com contabilidade, taxas, multa e ano de imposto em aberto próprios, como mostra a primeira seção.

Quanto à contabilidade, um acerto de vários anos significa:

1. Um balancete e extratos bancários de cada ano. O ano mais antigo com registros faltando em geral segura os demais, porque o Schedule J leva o saldo final de cada ano para o seguinte.
2. Uma taxa de câmbio para cada ano, não uma taxa reutilizada.
3. Um saldo inicial. Se o preparador anterior entregou anos anteriores, o saldo final do Schedule J entregue é o ponto de partida. Se ele não estiver disponível, os saldos iniciais de E&P podem ter de ser refeitos a partir da contabilidade anterior.
4. Um método único em todos os anos. Uma mudança de método contábil entre anos pode exigir um ajuste para que nada seja contado duas vezes nem fique de fora (26 CFR 1.964-1(c)(2)).

O IRS descreve um caminho para declarações informativas internacionais atrasadas: quem não está sob auditoria ou investigação e não foi contatado a respeito delas as entrega pelos procedimentos normais, com o Form 5471 anexado a uma declaração de imposto de renda retificadora. Se a própria declaração de imposto de renda nunca foi entregue, o formulário vai com essa declaração atrasada. Pode-se anexar uma declaração de causa razoável, mas as multas podem ser lançadas sem que ela seja considerada antes (procedimentos de entrega tardia do IRS; instruções). Se esse caminho serve depende dos fatos, como se a renda foi declarada e por que os formulários foram perdidos, e a página do IRS lista outras opções para ativos no exterior ao lado dele. Os caminhos, como o alívio de multas é tratado e o que muda com um contato do IRS estão em como regularizar declarações do exterior não entregues.

O que faz o honorário do Form 5471 subir ou cair?

O honorário segue o trabalho, e o trabalho segue a contabilidade, o número de anos e as operações do proprietário com a empresa. Nenhuma fonte oficial define um honorário; por isso, a tabela mostra só a direção.

Antes de aceitar um orçamento, confira que anos ele cobre, que anexos inclui e se pressupõe que você forneça contabilidade no padrão dos EUA ou inclui refazer a contabilidade local. Se você controla a empresa, a declaração inclui os anexos de operações com o proprietário e de E&P; por isso, pergunte se o orçamento os inclui.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. As taxas são números redondos escolhidos para simplificar a conta, não taxas de mercado. Os valores em dólares são em dólares americanos; EUR, HKD e INR são a moeda da própria empresa. Cada empresa é tratada como corporação para fins fiscais dos EUA, que é o padrão para uma empresa estrangeira cujos proprietários têm todos responsabilidade limitada, a menos que uma opção diga o contrário (26 CFR 301.7701-3(b)(2)), e usa o mesmo ano fiscal do proprietário.

Proprietária de uma pequena GmbH em Berlim (euros)

Uma cidadã dos EUA em Berlim é dona de 100% de uma GmbH. No ano, a empresa tem receita de EUR 80.000 e despesas de EUR 60.000; portanto, o lucro contábil é de EUR 20.000, em livros mantidos no formato alemão. Ela controla a empresa, então entrega o conjunto completo de anexos.

A preparadora dela refaz a demonstração do resultado pelas regras dos EUA em euros, a moeda funcional se a empresa faz negócios em euros. Com a taxa média de 0,8000 euro por dólar, a receita é de US$100.000, as despesas são de US$75.000 e o lucro é de US$25.000, antes de quaisquer ajustes de reapresentação. O balanço patrimonial vai em dólares, e o E&P do ano parte do lucro em euros.

Ela emprestou EUR 10.000 à empresa em março e recebeu EUR 4.000 de volta em outubro. O Schedule M mostra o maior saldo durante o ano, EUR 10.000 (US$12.500 pela mesma taxa média). Os EUR 6.000 ainda devidos no fim do ano aparecem no balanço patrimonial como empréstimo de acionista.

Empresa de Hong Kong sem vendas (dólares de Hong Kong)

Um cidadão dos EUA é dono de 100% de uma empresa de Hong Kong que não teve vendas no ano todo e pagou HKD 4.000 em tarifas bancárias. A moeda funcional dela é o dólar de Hong Kong. A primeira pergunta é se ela está inativa conforme a Revenue Procedure 92-70. Se estiver, a entrega resumida é só a página 1.

Se não estiver, os anexos ainda são preenchidos. O Schedule C mostra despesas de HKD 4.000 e prejuízo de HKD 4.000, que são US$500 à taxa média de 8,0000 dólares de Hong Kong por dólar, com zeros onde nada aconteceu.

Empresa limitada fechada indiana, três anos não entregues (rupias)

Um residente dos EUA é dono de 100% de uma empresa limitada fechada indiana (private limited company) com receita de INR 6.000.000 por ano. Três anos do Form 5471 não foram entregues e o preparador anterior se aposentou.

Cada ano precisa do próprio balancete e da própria taxa. O E&P de fechamento do primeiro ano vira o saldo inicial do segundo; por isso, registros faltando do primeiro ano seguram os três. A multa conta por ano, para três formulários.

E no seu caso?

• Você tem uma empresa no exterior e um ou mais anos não foram entregues, ou o preparador anterior sumiu: quais anos estão em aberto, e qual formulário e categoria se aplicam, dependem do histórico de entregas. Veja como regularizar declarações do exterior não entregues e peça ajuda com impostos entre países.
• A empresa não tem livro-razão, a contabilidade está em outro idioma ou segue o padrão local ou o regime de caixa: se ela pode ser refeita para a declaração ou precisa ser reconstruída, e quanto trabalho cada caminho dá, depende dos registros que existem. Veja ajuda com escrituração contábil e ajuda com impostos entre países.
• Um orçamento não combina com o tamanho da empresa: leve o orçamento e uma lista dos registros que você tem para a ajuda com impostos entre países. Que anos e anexos ele cobre é a primeira coisa a definir.
• Você recebeu um aviso do IRS sobre os formulários ausentes: confira a data de resposta no aviso, reúna-o junto com seus registros e procure a ajuda com impostos entre países sem demora.
• Você não sabe se a empresa precisa do Form 5471, do 8858, do 8865 ou de nenhum: veja qual formulário sua empresa estrangeira entrega.
• Você encerrou, vendeu ou fundiu a empresa, ou mudou a forma como ela é classificada para fins fiscais dos EUA: o ano da mudança tem declaração própria, como um Form 5471 do último ano ou um anexo de mudança de propriedade, e uma opção de classificação tem prazo próprio. Veja qual formulário sua empresa estrangeira entrega.
• Você precisa da sua categoria de declarante, dos testes de corporação estrangeira controlada ou da renda tributada antes de um dividendo, ou divide a empresa com cônjuge, parente ou sócio: veja proprietários dos EUA de empresas estrangeiras, que também explica as ações de quem contam para o controle. Vale definir com a ajuda com impostos entre países quem entrega o formulário e o que cada proprietário anexa.
• A empresa é uma corporação canadense com contabilidade em dólares canadenses: veja como transformar a contabilidade de uma corporação canadense nas demonstrações do Form 5471.
• O negócio é uma filial ou uma entidade desconsiderada, não uma corporação: veja o balanço patrimonial do Form 8858.
• Você é tratado como não residente dos EUA por um tratado tributário e pede esse benefício: uma regra restrita permite que essa pessoa física entregue as demonstrações auditadas da empresa no exterior no lugar das demonstrações na base dos EUA, mas só se nenhuma outra pessoa dos EUA precisar declarar a empresa. Veja a ajuda com impostos entre países antes de confiar nela (26 CFR 1.6038-2(j)(2)).