Declaraciones del impuesto sobre las ventas: plazos y omisiones

¿Cada cuánto debo presentar y cuándo vence cada declaración?

Averigüe la frecuencia y la fecha límite de cada cuenta estatal del impuesto sobre las ventas y de cualquier cuenta local que se administre por separado. Revise los avisos de registro, las cuentas y las páginas vigentes de fechas límite. La fecha límite de una cuenta no fija la de otra.

Arme un calendario por autoridad tributaria, cuenta, periodo declarado, fecha límite de la declaración y fecha límite del pago. Revise si hay declaraciones locales: el Parish E-File de Louisiana exige cuentas estatales y locales en su configuración para una declaración combinada. Revise los avisos cuando lleguen: New York puede cambiar la frecuencia de un vendedor, y California tiene un calendario de prepago trimestral. La declaración y el pago son pasos distintos. El calendario de presentación de California indica que no hace falta un pago en cero cuando no se adeuda impuesto ni cargos, pero la declaración sigue siendo obligatoria.

¿Qué debe incluir una declaración del impuesto sobre las ventas?

Una declaración del impuesto sobre las ventas resume la actividad de ese estado y de ese periodo de presentación, no solo el impuesto que usted cobró. New York enumera las ventas brutas, las ventas no gravables y exentas, las ventas gravables, las compras sujetas al impuesto sobre el uso, los créditos y el impuesto cobrado o que debía cobrarse en su resumen de la declaración.

Use la definición de ventas brutas de cada estado antes de aplicar deducciones. Texas incluye las ventas hechas desde un lugar dentro del estado y las ventas hechas hacia Texas (instrucciones de la declaración de Texas). California parte de las ventas relacionadas con el negocio en California y tiene una deducción para las entregas calificadas fuera del estado (instrucciones de presentación de California). Si cuenta solo los pedidos entregados dentro de un estado, las ventas brutas pueden quedar incompletas.

Use las instrucciones de la declaración específica de cada estado. Un estado puede exigir anexos locales por separado, y el destino de una venta puede afectar su tratamiento local. Conserve el detalle de las transacciones que respalda cada total. Texas exige registros de los ingresos brutos y de las compras gravables, además de respaldo de las deducciones y exclusiones (Texas: conservación de registros).

¿Debo presentar si no tuve ventas o no debo impuesto?

Sí. Mientras un estado exija declaraciones para su permiso activo, presente la declaración asignada aunque no haya tenido ventas. Un periodo con ventas pero sin impuesto adeudado es distinto: declare las ventas y el motivo por el que no se debe impuesto, en lugar de tratarlo como un periodo sin actividad.

New York exige una declaración aunque no haya ventas ni compras gravables. California exige una declaración aunque no haya ventas. Texas permite ciertas presentaciones sin impuesto adeudado cuando las ventas totales son mayores que cero, y una presentación distinta sin ventas cuando las ventas totales son cero (Texas: TeleFile). Las ventas en marketplaces, las ventas exentas o las compras sin impuesto pueden hacer necesaria una declaración aunque usted mismo no haya cobrado impuesto sobre las ventas.

¿Cómo aparecen en mi declaración las ventas en las que cobró el marketplace?

Si está registrado, no dé por hecho que las ventas desaparecen de su declaración porque un marketplace cobró el impuesto. Identifique de qué transacciones era responsable el marketplace, conserve la prueba y siga los campos de declaración del estado.

El beneficio para vendedores de New York también exige que el vendedor y el proveedor no sean afiliados y que cualquier error de cobro no se haya debido a información incorrecta o insuficiente del vendedor. Los vendedores registrados siguen siendo responsables de las transacciones gravables en marketplaces que quedan fuera de su regla sobre propiedad tangible (guía de New York sobre marketplaces). California vincula su deducción con las ventas de las que es responsable un facilitador calificado (guía de California sobre marketplaces). Conserve los informes de cobro y el detalle por pedido. Los depósitos de pagos no son ventas brutas.

¿Qué pasa con las ventas por mi propio sitio o con facturas directas?

Separe las ventas directas de las ventas facilitadas por un marketplace, por estado y por periodo. El cobro de un marketplace en sus pedidos no cubre los pedidos de su propio sitio ni sus facturas directas. Si esas ventas directas son gravables según su permiso, declare y pague su impuesto en su declaración.

New York indica que un vendedor registrado en marketplaces sigue siendo responsable del impuesto de las ventas gravables que no facilitó un proveedor de marketplace (guía de New York sobre marketplaces). California indica que las ventas directas pueden exigir registro y que los vendedores registrados declaran tanto las ventas directas como las facilitadas, con la deducción de marketplace solo para las ventas facilitadas calificadas (guía de California sobre marketplaces). Si no está seguro de si una venta directa era gravable o de si necesitaba un permiso en otro lugar, consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

¿Qué debo hacer primero si omití declaraciones?

Empiece por enumerar cada permiso abierto, cada periodo sin presentar y cada fecha límite de avisos. Luego reconstruya las ventas y el impuesto reales de cada estado y periodo, presente las declaraciones faltantes, pague lo adeudado y guarde las confirmaciones de presentación.

1. Reúna los avisos de permisos, el historial de la cuenta, las declaraciones presentadas, los pagos y las cartas del estado. Confirme qué periodos siguen abiertos y si cambió la frecuencia de presentación.
2. Concilie pedidos y facturas por estado, periodo y canal de venta. Marque las ventas con impuesto cobrado por el marketplace, las ventas directas, los reembolsos, las exenciones y las compras sujetas al impuesto sobre el uso. Conserve la prueba de cada exclusión o deducción.
3. Presente cada declaración atrasada con cifras reales. Si un periodo no tuvo ventas ni impuesto adeudado, use la declaración aplicable sin ventas. En los demás casos, declare la actividad real y el impuesto adeudado, incluido el impuesto sobre el uso.
4. Revise el saldo después de que se registre cada declaración, incluidos los pagos ya hechos, las notificaciones, las multas y los intereses. Resuelva las diferencias con el estado y conserve copias de las declaraciones y de las confirmaciones de pago.

Texas indica que la falta de un informe requerido puede generar una factura estimada, y le pide al vendedor presentar un informe con los datos reales de ventas de ese periodo (Texas: multas por impuestos vencidos). Si nunca se cobró el impuesto requerido, o se cobró pero no se envió, esa responsabilidad necesita una revisión aparte. Consulte cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Por qué recibí una factura estimada y cómo la corrijo?

Una factura estimada puede significar que el estado no tiene la declaración requerida de ese periodo. No sustituye sus registros reales de ventas. En Texas, presente el informe faltante con los datos reales de ventas del periodo facturado y siga las instrucciones de la notificación (Texas: multas por impuestos vencidos).

Si las ventas totales, las ventas gravables y el impuesto adeudado fueron todos cero, Texas permite presentar un informe vencido sin ventas después de una factura estimada (Texas: TeleFile). Si hubo ventas, reconstruya la declaración a partir de las transacciones y no dé por hecho que la estimación del estado es correcta. Compare el saldo resultante de la cuenta con sus confirmaciones de pago y responda a cualquier notificación pendiente antes de su fecha límite. Un estado también puede estimar la deuda cuando faltan registros. Texas señala ese riesgo en sus reglas de registros.

¿Una declaración tardía puede costar dinero si no se debe impuesto?

Sí. Presentar tarde y pagar tarde pueden tener consecuencias distintas, y una declaración tardía puede generar una multa aunque no declare impuesto. Los intereses, por lo general, se refieren al impuesto no pagado. Por eso revise la regla y el saldo de la cuenta de cada estado.

La multa mínima de New York por presentación tardía es $50, aunque no se deba impuesto. Las multas basadas en el impuesto y los intereses pueden sumar más (New York Tax Law § 1145). Texas cobra $50 por cada informe tardío, aunque no se deba impuesto. El pago tardío del impuesto suma 5% si se paga entre uno y 30 días tarde, 10% después de 30 días, o 20% en total si se paga después de la fecha de la notificación. Los intereses comienzan el día 61 (multas de Texas). Una declaración en cero no resuelve una notificación pendiente.

Un vendedor de New York puede pedir la condonación de multas por causa razonable sin negligencia deliberada. Un contador autorizado puede responder a la factura en línea con un E-ZRep Form TR-2000 firmado. Después de presentar y pagar el impuesto de Texas, una empresa puede solicitar la condonación de la multa por informe o pago tardío en el Form 89-224. Texas limita esto, por lo general, al impuesto adeudado de los últimos cuatro años y, salvo circunstancias atenuantes, niega una nueva condonación si se concedió una en los dos años anteriores. El máximo ordinario abarca un periodo anual, dos trimestrales o seis mensuales. En California, un vendedor cuya presentación o pago tardío se debió a una causa razonable fuera de su control, a pesar de haber actuado con el debido cuidado, puede pedir la condonación de multas con el Form CDTFA-735 o en línea. Si ya pagó la multa de California, presente el Form CDTFA-101 o una reclamación de reembolso en línea antes del último límite aplicable: tres años desde el último día del mes siguiente al trimestre afectado (o al año de presentación anual), seis meses después del pago, o seis meses después de que una determinación quede firme (§ 6902).

El propietario único debe su propio impuesto sobre las ventas sin que se evalúe si hubo intención. En una entidad, las personas que pueden deberlo varían según el estado. En New York, las secciones 1131 y 1133 del Tax Law hacen a los socios y a los miembros de una LLC personalmente responsables del impuesto cobrado o que debía cobrarse. Los ejecutivos, directores, gerentes y empleados también pueden deberlo si tenían o ejercían el deber de cumplir. Que un contador presente la declaración no transfiere ese deber. El estado tiene, por lo general, tres años después de la presentación de una declaración para determinar más impuesto, pero puede hacerlo en cualquier momento si no se presentó declaración (§ 1147). Un miembro minoritario de una LLC o un socio comanditario a quien se determine como persona responsable puede solicitar una exoneración parcial en el Form DTF-8 antes de que la determinación quede firme y definitiva.

En Texas, quien recibe o cobra un monto presentado como impuesto lo tiene en fideicomiso y debe el monto cobrado, más intereses y multas, según el Tax Code § 111.016(a). Un ejecutivo, gerente, director, empleado o socio con obligación sobre el cobro o el pago puede deber por separado el impuesto no remitido si deja de pagarlo de forma deliberada, según el § 111.016(b). La disolución no pone fin a esa responsabilidad. Texas tiene, por lo general, cuatro años desde el vencimiento del impuesto para determinarlo, pero puede hacerlo en cualquier momento si no se presentó informe (§§ 111.201 y 111.205). El periodo para la determinación personal también puede suspenderse hasta un año después de que la responsabilidad de la entidad quede firme o de que termine su quiebra (§ 111.016(b-1)). En California, después de que termina el negocio de una entidad, la persona responsable de presentar o pagar que deje de pagar de forma deliberada puede deber el reembolso del impuesto sobre las ventas cobrado o el impuesto sobre el uso especificado, más intereses y multas, solo por los periodos en que tuvo esa responsabilidad. El Revenue and Taxation Code § 6829 exige que la notificación se haga a más tardar en la más próxima de estas dos fechas: tres años después del último día del mes siguiente al trimestre en que el departamento supo realmente del cierre, u ocho años después del trimestre correspondiente al cierre.

¿Cómo concilio las declaraciones y los pagos con mi contabilidad?

Concilie cada declaración presentada tanto con el detalle de ventas de origen como con la cuenta de pasivo del impuesto sobre las ventas. La declaración prueba lo que se declaró, y la confirmación de pago prueba lo que se pagó. Ninguna de las dos, por sí sola, explica una diferencia en los libros.

Para cada estado y periodo, compare las cifras brutas, no gravables, gravables y de impuesto de la declaración con el informe de ventas. Luego asocie el impuesto cobrado en las ventas directas con el libro de pasivos, tome en cuenta los ajustes y cualquier impuesto sobre el uso o crédito de la declaración, y asocie el pago con el banco y con la cuenta del estado. Arrastre un saldo no pagado solo si coincide con el saldo registrado por el estado. Mantenga separado el impuesto que cobró el facilitador del marketplace y el que cobró su empresa, para que el mismo impuesto no se trate dos veces como una cuenta por pagar suya.

Si los depósitos son menores que los pedidos brutos, concilie por separado los pagos recibidos, las comisiones, los reembolsos y el impuesto en conciliación de ventas y pagos recibidos. No use un depósito neto como las ventas brutas de la declaración sin una conciliación detallada por transacción. Texas exige registros que muestren el total de ingresos brutos y respalden las exclusiones reclamadas (Texas: conservación de registros).

¿Qué debo entregarle a un contador que presenta en varios estados?

Sí se puede. Un solo contador puede coordinar las declaraciones de varios estados y conciliarlas con su contabilidad, si usted le da el calendario y los registros de cada cuenta. Acuerden quién presenta las declaraciones, quién aprueba los pagos y quién responde a las notificaciones, y organice el acceso a las cuentas antes de la primera fecha límite.

Incluya los datos de permisos y cuentas, los avisos de frecuencia de presentación, las declaraciones anteriores, los estados de cuenta y las facturas estimadas, las confirmaciones de pago y el libro de pasivos del impuesto sobre las ventas. Entregue exportaciones de pedidos y facturas con el estado de entrega y el destino local, ventas de marketplaces y ventas directas por separado, reembolsos, certificados de exención, documentación de cobro del marketplace y las compras por las que pueda deberse impuesto sobre el uso. Fije una fecha interna de entrega antes de la fecha límite de cada estado, para tener tiempo de resolver los registros faltantes y de presentar tanto la declaración como el pago. Las reglas de registros de Texas y las reglas de documentación de marketplaces de California muestran por qué importa el respaldo.

¿Cómo presento una declaración final y cierro un permiso?

Presente hasta el último periodo requerido y siga los pasos de declaración final y de cierre de cuenta de ese estado. Dejar de vender o dejar un permiso sin uso no resuelve por sí solo los periodos de presentación abiertos.

En New York, una empresa que cesa operaciones, vende o transfiere el negocio o cambia su forma jurídica debe presentar una declaración final del impuesto sobre las ventas. New York exige la declaración final dentro de los 20 días posteriores a ese hecho, con las ventas y el impuesto declarados como en una declaración normal. Al procesarse la declaración final, la cuenta queda inactiva. Devuelva o destruya el Certificate of Authority. Si la declaración en línea del periodo final no está disponible, presente una declaración final en papel antes de esa fecha límite (New York: presentación de una declaración final del impuesto sobre las ventas). Si el negocio cambia de forma jurídica y sigue vendiendo, solicite el Certificate of Authority de la nueva entidad al menos 20 días antes del cambio. Si la nueva entidad compra el negocio o sus activos, el comprador presenta el Form AU-196.10 por correo certificado al menos 10 días antes de tomar posesión o de pagar, lo que ocurra primero. Los contribuyentes de California que presentan por año calendario y cierran deben presentar su declaración final a más tardar el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre o el 31 de enero, según el trimestre en que cierren. Sus instrucciones de presentación también exigen incluir en la declaración final el equipo del negocio que se vendió y el inventario de reventa sin impuesto que se conservó para uso personal o como regalo. Cierre una cuenta de California en Online Services o con el Form CDTFA-65, y presente las declaraciones que falten. Confirme el método de cierre y el periodo final correctos de cada estado, conserve la confirmación del cierre y verifique si las ventas directas o la presencia física siguen creando una obligación de registro antes de cerrar un permiso. Para esa duda sobre el registro, consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

Ejemplo

Solo ilustrativo. Todos los montos están en dólares estadounidenses. Un vendedor registrado tiene $10,000 en ventas antes de impuestos entregadas en un estado durante un periodo declarado: $6,000 por un marketplace que cobró el impuesto sobre las ventas aplicable y $4,000 por el propio sitio del vendedor. Con una tasa combinada estatal y local ilustrativa de 8%, el vendedor cobró $320 de impuesto en esos pedidos directos.

Suponga que las ventas directas son gravables y que no hay reembolsos, exenciones, impuesto sobre el uso ni otros ajustes. Las entradas ilustrativas son:

El vendedor concilia los $320 con su libro de pasivos y con la confirmación de pago. El impuesto del marketplace se mantiene aparte. Revise en la declaración los demás campos y el detalle local (New York; California).

¿Su caso es distinto?

• No está seguro de dónde necesita permisos o de si las ventas en marketplaces cuentan para el registro: consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• No cobró el impuesto requerido, o lo cobró pero no lo envió: consulte cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Los depósitos del marketplace y los pedidos brutos no coinciden: consulte conciliación de ventas y pagos recibidos.
• Faltan los libros de varios años: consulte cómo actualizar la contabilidad atrasada.
• Necesita declarar ventas en línea para el impuesto sobre la renta: consulte impuesto sobre la renta para vendedores en línea.
• Está cerrando la empresa y otras cuentas de impuestos: consulte cómo cerrar una empresa.
• Debe conciliar con la contabilidad varias declaraciones estatales, notificaciones o facturas estimadas: reúna los registros indicados arriba y busque ayuda contable.