Impuesto sobre las ventas no cobrado: cómo ponerse al día

¿Qué ocurre si no cobré el impuesto sobre las ventas que debía cobrar?

El vendedor que tenía la obligación de cobrar puede deber el impuesto al estado por las ventas gravables, aunque sus facturas no se lo hayan cobrado a los clientes. Los periodos atrasados también pueden generar multas e intereses. Texas indica que el vendedor es responsable del monto correcto. Cada estado aplica sus propias reglas.

Trabaje estado por estado. Identifique cuándo se volvió obligatorio el cobro. Separe las ventas directas gravables de las ventas en marketplaces y del impuesto ya cobrado. Luego verifique si cumple los requisitos de divulgación voluntaria, antes de identificar a la empresa, registrarla o presentar declaraciones atrasadas. Siga la secuencia de cada estado para regularizar el impuesto pasado y las ventas actuales. Use las instrucciones publicadas o una consulta anónima cuando existan (Texas; California). Para saber cuál es la primera fecha, consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

Si nunca cobré el impuesto, ¿quién lo paga: yo o mis clientes?

Es posible que el vendedor deba pagarle al estado aunque no pueda recuperar el impuesto de sus clientes. En Texas, el vendedor debe cobrar y pagar el impuesto correcto, y el comprador a quien no se le cobró puede deber por separado el impuesto sobre el uso (cobro del impuesto sobre las ventas en Texas; impuesto sobre el uso en Texas). La posible obligación del comprador de pagar el impuesto sobre el uso no es un motivo seguro para dejar sin resolver los periodos omitidos del vendedor.

Que el vendedor pueda reclamar un reembolso por una venta pasada depende de las reglas del estado y de las condiciones de la venta. Conserve las facturas originales y los comprobantes de pago. No trate un monto no cobrado como si fuera impuesto ya cobrado.

¿Cuántos años hacia atrás puede cobrarme un estado?

No existe un periodo retroactivo único para todo el país. Una declaración no presentada puede dejar abiertos los periodos más antiguos: New York indica que su plazo ordinario para determinar impuestos no se aplica a un periodo sin declaración. Un acuerdo de divulgación voluntaria puede limitar los periodos que se adeudan. Por ejemplo, el programa de California para el impuesto sobre el uso de vendedores de otros estados limita la determinación a tres años, frente a un plazo de ocho años que de otro modo se aplicaría a ese programa (California CDTFA). Ese plazo no rige para otros estados ni para otros impuestos.

No calcule la exposición contando hacia atrás un número de años que usted suponga. Reconstruya el historial de ventas desde la primera fecha posible de cobro y compárelo con las reglas de determinación del estado y con cualquier oferta escrita de divulgación. La Multistate Tax Commission indica que cada estado fija sus propios periodos retroactivos y sus propios métodos.

¿Qué es un acuerdo de divulgación voluntaria del impuesto sobre las ventas y cómo sé si califico?

Un acuerdo de divulgación voluntaria, o VDA (voluntary disclosure agreement), es un convenio escrito para declarar y pagar el impuesto de periodos pasados específicos, registrarse si corresponde y cumplir en adelante. A cambio, el estado puede limitar los periodos más antiguos y eliminar algunas multas. Los intereses normalmente se siguen debiendo, salvo que el estado los exonere de forma expresa (Multistate Tax Commission).

Los requisitos dependen del estado, del tipo de impuesto, de contactos previos y de su historial de presentación. Texas exige, por lo general, que el Comptroller no haya contactado antes a la empresa por esa deuda ni le haya notificado una auditoría (programa de Texas). El programa de California para el impuesto sobre el uso exige que el vendedor sea de otro estado y no haya estado registrado antes ante la CDTFA. Excluye los casos de impuesto sobre las ventas de California y a quien tenga o haya tenido un permiso de vendedor. El incumplimiento debe deberse a una causa razonable, no a negligencia ni a la intención de evadir el impuesto (programa de California). New York excluye, entre otros, al contribuyente que ya está bajo auditoría por el impuesto y los periodos que desea divulgar, o al que ya se le cobró el impuesto vencido (programa de New York).

¿Debo registrarme primero o solicitar primero la divulgación voluntaria?

Revise la secuencia que exige el estado antes de registrarse, pagar o presentar declaraciones atrasadas. Un registro o contacto previo puede cerrar la vía del VDA. El programa de California para vendedores de otros estados exige específicamente un nuevo registro voluntario y, dentro de 30 días, el Form CDTFA-38 firmado. Ese formulario también incluye una solicitud de condonación de multas. New York indica a los solicitantes que esperen su carta de aceptación y el acuerdo antes de presentar las declaraciones que abarca la solicitud (New York Tax Department).

Si también pueden faltar declaraciones del impuesto sobre la renta o del impuesto de franquicia de California, revise el programa independiente del Franchise Tax Board antes de registrarse ante el Secretary of State (Secretario de Estado). Ese registro lo descalifica de su programa de divulgación voluntaria y es distinto del registro ante la CDTFA.

En una solicitud multiestatal, la Multistate Tax Commission considera contacto previo una declaración, un pago o una consulta del estado sobre ese tipo de impuesto. Su proceso exige el acuerdo antes del registro requerido y de las declaraciones atrasadas. Revise el programa del estado antes de dar cualquier paso que identifique a la empresa.

¿Puedo presentar la solicitud sin dar el nombre de mi empresa?

A veces. Texas permite que un representante de la empresa haga la solicitud inicial de un VDA tradicional sin nombrar a la empresa. El nombre se revela después de la aprobación preliminar y de la devolución del acuerdo firmado. Una vez que ambas partes firman, los datos del impuesto y el pago vencen en 60 días, según el acuerdo (Texas Comptroller). California ofrece una opinión escrita anónima sobre si los hechos descritos parecen cumplir los requisitos. Esa opinión no es la solicitud en sí (California CDTFA).

Mediante la Multistate Tax Commission, el estado ve solo un número de caso hasta que se firma un acuerdo. La Comisión igualmente exige los datos de contacto de quien presenta la solicitud. El programa en línea de New York tiene su propio proceso. No dé por hecho que todos los estados aceptan solicitudes anónimas.

¿Qué es el periodo retroactivo y se eximen las multas y los intereses?

El periodo retroactivo (lookback) es el conjunto de periodos de presentación que el acuerdo le exige declarar y pagar, incluido el periodo actual cuando corresponda. El beneficio queda escrito en el acuerdo del estado. No es una eliminación total del impuesto, las multas o los intereses no pagados (Multistate Tax Commission).

Debo impuestos en varios estados: ¿hay una sola solicitud para todos?

La Multistate Tax Commission ofrece una solicitud coordinada para los estados participantes, pero cada estado decide su propio acuerdo y sus condiciones. No gestiona los estados que están fuera de su programa, y el vendedor igualmente completa el registro de cada estado. No tramitará la solicitud de un estado si la estimación de buena fe del periodo retroactivo de ese estado es inferior a $500 (programa multiestatal; preguntas frecuentes del programa). Al evaluar la oferta de un estado, incluya todos los tipos de impuesto afectados. Un VDA del impuesto sobre las ventas no resuelve automáticamente una obligación del impuesto sobre la renta o del impuesto de franquicia.

El registro del Streamlined Sales Tax es distinto. Actualmente solo Tennessee ofrece amnistía mediante ese sistema. Sus condiciones exigen registrarse en el sistema, cobrar o pagar el impuesto en los estados miembros plenos que correspondan y seguir cumpliendo durante al menos 36 meses. El impuesto ya cobrado queda excluido. No es un VDA para todo el país.

Recibí un cuestionario de nexo tributario: ¿qué hago?

Lea la notificación de cada impuesto involucrado y su fecha límite de respuesta. Reúna las fechas de actividad, las ubicaciones, los permisos, los registros de ventas y los datos de propiedad que le piden. Luego responda a tiempo sus preguntas sobre los hechos con base en esos registros. El Form AP-114 de Texas, por ejemplo, es un cuestionario de nexo tributario para el impuesto de franquicia, y también pregunta por permisos y propiedad. Una consulta puede dejarlo sin derecho a un VDA respecto del tipo de impuesto involucrado (Multistate Tax Commission). Otros impuestos u otros estados pueden seguir cumpliendo los requisitos. Si la consulta abarca varios impuestos o una auditoría, lleve la notificación y los registros a una revisión contable antes de responder.

¿Cambian lo que debo las ventas en marketplaces?

Sí. Separe las ventas en las que un marketplace cobró y remitió el impuesto de sus propias ventas directas, pero conserve ambas en el historial de ventas. Texas indica que los proveedores de marketplace certificados remiten el impuesto de las ventas que facilitan, mientras que el vendedor debe encargarse de las ventas gravables hechas fuera del marketplace. Texas también incluye las ventas en marketplaces al medir su umbral para vendedores remotos (preguntas frecuentes de Texas sobre marketplaces).

Conserve la certificación de cobro del marketplace y sus informes de ventas. No dé por hecho que el cobro del marketplace elimina las obligaciones de registro, de presentación u otras obligaciones de impuestos estatales. Por ejemplo, Texas indica que el inventario en un almacén de un marketplace puede generar responsabilidad por el impuesto de franquicia para una entidad gravable (preguntas frecuentes de Texas sobre marketplaces). Si su empresa canadiense guarda inventario en almacenes de EE. UU., consulte vendedores canadienses con inventario en EE. UU..

Revise las reglas de cada estado para declarar en las declaraciones atrasadas. Texas incluye las ventas certificadas de marketplaces en las ventas totales de Texas, pero las excluye de las ventas gravables (preguntas frecuentes de Texas sobre marketplaces).

¿Qué hago si cobré el impuesto pero nunca lo envié?

Trate el impuesto cobrado y no remitido como un saldo aparte y urgente. Texas no fija límite retroactivo de VDA para ese impuesto y no exonera sus intereses (Texas Comptroller). New York tiene una regla distinta de periodo retroactivo limitado para los impuestos cobrados en fideicomiso, y una declaración ya presentada sin el pago completo no es elegible para su VDA (periodo retroactivo de New York; programa de New York).

Compare el impuesto que muestra cada factura de cliente con los depósitos, las declaraciones y los pagos al estado. No lo mezcle con las estimaciones del impuesto que nunca se cobró. Si recibió una notificación, si hay varios estados o si hay impuesto cobrado, haga una revisión contable antes de presentar o negociar.

¿Qué registros necesito para calcular el monto?

Empiece con una exportación venta por venta que muestre la fecha de la venta, el lugar de entrega, el producto o servicio, el cargo, el impuesto cobrado, los reembolsos y el canal de venta. Agrúpela por estado y por periodo de presentación, y marque las ventas exentas y las ventas en marketplaces que tengan respaldo en registros. Texas exige registros de los ingresos brutos y respaldo de las deducciones y exclusiones. Sin registros, puede estimar la deuda (preguntas frecuentes de Texas sobre registros).

• Facturas, exportaciones de pedidos, direcciones de envío, reembolsos y comprobantes de pago.
• Informes de ventas del marketplace y prueba de que el marketplace se encargó de cobrar el impuesto.
• Certificados de reventa y de exención para las ventas tratadas como no gravadas. Texas advierte que, en una auditoría, las ventas sin la evidencia requerida se presumen gravables.
• Registros, declaraciones, pagos, correspondencia de VDA, cuestionarios y cartas de auditoría anteriores.
• Una cronología de oficinas, personal, contratistas, inventario y actividad de ventas en cada estado, para la revisión del nexo tributario.

Para la revisión del umbral de ventas de California, reúna también las ventas en California de las personas relacionadas. Su regla suma esas ventas a las del propio minorista (California CDTFA).

Si los registros de origen aún no permiten obtener las ventas por estado y por periodo, consulte cómo actualizar la contabilidad atrasada.

Ejemplo

Solo dólares estadounidenses ilustrativos. La tasa y las fechas son supuestos, no reglas de un estado.

Un vendedor encuentra $100,000 de ventas directas gravables a un estado en un periodo omitido. Ninguna de esas facturas cobró el impuesto sobre las ventas ni decía que estaba incluido en el precio. Con una tasa combinada ilustrativa de 8%, el impuesto no cobrado es de $8,000. El mismo vendedor tiene $40,000 en ventas en marketplaces, en las que el marketplace muestra que cobró y remitió el impuesto. Conserve esas ventas en la revisión de registros. Que cuenten o no para el umbral de cobro del vendedor depende del estado (consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas). El vendedor no suma otros $3,200 a su estimación del impuesto no pagado solo porque se hicieron esas ventas.

Antes de presentar, el vendedor verifica la fecha en que el estado empezó a exigir el cobro, las tasas locales, las exenciones, la evidencia del marketplace y las condiciones del VDA. Cualquier multa o interés es aparte de la ilustración de $8,000.

¿Su caso es distinto?

• No sabe cuándo se volvió obligatorio el cobro: consulte cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Su empresa está fuera de EE. UU.: consulte vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas de EE. UU..
• Una empresa canadiense tiene inventario en almacenes de EE. UU.: consulte vendedores canadienses con inventario en EE. UU..
• Sus registros de ventas están incompletos: consulte cómo actualizar la contabilidad atrasada.
• También pueden faltar declaraciones estatales del impuesto sobre la renta o de franquicia: consulte cómo ponerse al día con declaraciones empresariales no presentadas.
• También omitió el registro del GST/HST de Canadá: consulte cuándo registrarse para el GST/HST.
• Hay varios estados, un cuestionario, una notificación de auditoría o impuesto cobrado pero no pagado: reúna el historial de ventas y las notificaciones para una revisión contable.