Dónde debe cobrar el impuesto sobre las ventas: nexo tributario

¿Qué determina si debo cobrar el impuesto sobre las ventas en un estado?

El nexo tributario del impuesto sobre las ventas es un vínculo con un estado que puede obligar al vendedor a registrarse y cobrar el impuesto en las ventas gravables. La presencia física o suficientes ventas hacia el estado pueden crear ese vínculo. Las reglas del estado determinan qué ventas e impuestos locales se aplican. El umbral para vendedores remotos no es una exención general para un vendedor que tiene oficina, personas o inventario en ese estado (Texas Comptroller: vendedores remotos; California CDTFA: preguntas frecuentes sobre Wayfair).

Organice la revisión según el lugar de entrega o de prestación del servicio al cliente y luego aplique las reglas de ubicación de la venta y de gravabilidad de ese estado. El nexo del impuesto sobre las ventas y el nexo del impuesto estatal sobre la renta o de franquicia son cuestiones distintas. Texas, por ejemplo, hace que el nexo de una entidad gravable para el impuesto de franquicia comience a más tardar en la fecha en que obtiene un permiso de Texas para el impuesto sobre el uso (Texas Comptroller: vendedores remotos). Para esa revisión aparte, consulte qué declaraciones empresariales debe presentar su empresa.

¿Debo cobrar el impuesto sobre las ventas en mi propio estado?

Si usted opera en un estado y hace ventas gravables allí, por lo general necesita el registro del impuesto sobre las ventas de ese estado, aunque sus ventas estén por debajo de su umbral para vendedores remotos. California exige, por lo general, que se registren los vendedores ubicados allí que hacen ventas al detalle en el estado. New York indica que un negocio desde casa tiene las mismas responsabilidades del impuesto sobre las ventas que otro vendedor que venda los mismos artículos gravables (California CDTFA: centros de distribución; New York Tax Department: registro).

Su dirección personal por sí sola no determina el impuesto de cada pedido. Revise dónde se entrega cada pedido, si la venta es gravable allí y si otro estado también exige el cobro. Un estado sin impuesto estatal general sobre las ventas puede tener otros impuestos empresariales o impuestos locales sobre las ventas.

¿Qué cuenta como presencia física?

La presencia física puede incluir una oficina, empleados u otros representantes que hacen ventas, e inventario almacenado en un estado. California menciona como ejemplos el inventario, las oficinas, los representantes y el equipo arrendado. New York menciona entre sus vínculos a los empleados, los contratistas, los agentes y las entregas en vehículos propios del vendedor al menos 12 veces al año (California CDTFA: guía sobre Wayfair; New York Tax Department: registro).

La presencia física depende de los hechos. Anote dónde trabaja el personal, dónde se almacenan los bienes y quién es dueño de ellos o los controla. Revise la regla del propio estado antes de tratar como inofensivo una visita temporal, un contratista o un arreglo de almacén.

¿Qué es el nexo económico y cuáles son los umbrales?

El nexo económico permite que un estado exija cobrar el impuesto a un vendedor sin presencia física allí, después de que alcance suficientes ventas dentro del estado. No existe un umbral nacional único. Los estados difieren en el monto, el periodo de medición, si se aplican ambas pruebas (ventas y transacciones) y qué ventas cuentan (Streamlined Sales Tax: guía para vendedores remotos).

Las pruebas cambian. Illinois eliminó su prueba de número de transacciones para vendedores remotos (boletín estatal), y la comisión de vendedores remotos de Alaska eliminó la suya (guía de la comisión). Use el cuadro multiestatal para encontrar la guía de un estado y luego verifique la regla vigente en el sitio de ese estado.

¿Qué ventas cuentan para el umbral de un estado?

Cuente las ventas como las define la prueba del estado de destino. Un estado puede medir ventas brutas, ingresos brutos, ventas al detalle o ventas gravables, de modo que las ventas exentas y las ventas para reventa cuentan en unos estados y en otros no (Streamlined Sales Tax: guía para vendedores remotos). Texas cuenta los bienes y servicios gravables y no gravables, las ventas para reventa, las ventas a compradores exentos y las ventas en marketplaces en el cálculo de su puerto seguro para vendedores remotos (Texas Comptroller: vendedores remotos; preguntas frecuentes sobre marketplaces). California incluye en su prueba de nexo económico las ventas facilitadas en marketplaces, las ventas para reventa y las ventas de personas relacionadas. Un vendedor remoto que hace solo ventas documentadas para reventa y ninguna venta al detalle en California no tiene que registrarse solo por esa prueba. Una venta al detalle posterior, incluido un envío directo a un consumidor de California para un minorista no registrado allí, puede cambiar la respuesta (California CDTFA: preguntas frecuentes sobre Wayfair; vendedores de marketplaces). New York incluye las ventas en marketplaces en su prueba de ingresos brutos y transacciones (New York Tax Department: registro remoto).

No use solo las ventas gravables, a menos que la prueba del estado lo indique. Mantenga totales separados de ventas directas, ventas en marketplaces, ventas exentas y ventas para reventa, por destino y por mes. La prueba aplicable puede contar algunas de esas ventas aunque la venta en sí no esté gravada.

¿El inventario en un marketplace o en un almacén de terceros crea nexo?

El inventario en otro estado puede crear presencia física aunque lo almacene y envíe un marketplace o el operador de un almacén. California exige, por lo general, que un vendedor de otro estado que usa un centro de distribución de California se registre y presente declaraciones. Su excepción solo para marketplaces puede aplicar si cada venta en California la facilita un facilitador de marketplace que es el minorista de esa venta (California CDTFA: centros de distribución; vendedores de marketplaces). Illinois indica que un vendedor que surte cualquier pedido desde su inventario en Illinois no es un minorista remoto para su umbral económico (Illinois Department of Revenue).

Texas hace una excepción más limitada: un vendedor que sería remoto y que está por debajo de $500,000 no necesita obtener un permiso solo porque sus bienes estén almacenados temporalmente en una instalación del proveedor de marketplace en Texas, si el proveedor certifica que asume las obligaciones tributarias del vendedor. Por encima del puerto seguro, el vendedor debe obtener un permiso y cobrar el impuesto en sus propias ventas gravables. En ambos casos, el inventario almacenado genera responsabilidad del impuesto de franquicia de Texas para una entidad gravable (Texas Comptroller: preguntas frecuentes sobre marketplaces).

Pida informes de la ubicación del inventario, incluidos los traslados entre almacenes. El resultado legal puede depender de la regla del estado y del arreglo de almacenamiento. Que un marketplace cobre en sus ventas no resuelve, por sí solo, su obligación de registro por el inventario o por las ventas directas.

Si un marketplace cobra el impuesto sobre las ventas por mí, ¿aun así necesito un permiso?

A veces. Por lo general, el marketplace se encarga del impuesto de las ventas que facilita cuando se aplica la ley de marketplaces del estado, pero sus propias ventas y su presencia física aún pueden exigir un permiso y declaraciones. Texas permite que un vendedor remoto que vende solo mediante un marketplace certificado que cobra el impuesto siga sin registrarse. En cambio, un vendedor de marketplace con sede en Texas debe tener un permiso y presentar declaraciones aunque todas sus ventas pasen por ese marketplace (Texas Comptroller: vendedores de marketplaces). California, por lo general, no exige el registro cuando todas las ventas de mercancía tangible en California las facilitan facilitadores de marketplace que son los minoristas de esas ventas. Las ventas directas pueden cambiar esa respuesta (California CDTFA: vendedores de marketplaces). New York exige que un vendedor de marketplace que cumple las demás reglas de registro de vendedores se registre y presente declaraciones periódicas (New York Tax Department: registro).

Conserve la prueba de que el marketplace cobró el impuesto en cada estado y periodo. Si también vende mediante su propio sistema de pago, revise si las ventas en el marketplace lo llevan a superar un umbral que le obligue a cobrar en esas ventas directas.

¿Debo cobrar el impuesto sobre las ventas en servicios o productos digitales?

El nexo por sí solo no hace gravable cada venta. Cada estado decide qué servicios y productos digitales grava, y una regla local puede ser distinta. New York, por lo general, exime los servicios salvo que estén gravados de forma específica, pero grava el software prediseñado entregado por medios electrónicos o por acceso remoto (New York Tax Department: servicios gravables; software de computadora). Texas enumera categorías específicas de servicios gravables, entre ellas el procesamiento de datos y los servicios sobre bienes inmuebles (Texas Comptroller: servicios gravables).

Clasifique cada producto o servicio según lo que recibe el cliente. En cargos agrupados, suscripciones o software con servicios, revise el tratamiento del estado de destino antes de definir la regla de impuesto en el pago. Conserve cualquier documento de reventa o de exención que exija el estado.

¿Qué estados no tienen impuesto estatal sobre las ventas?

Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregon no tienen un impuesto estatal general sobre las ventas (Colorado General Assembly: comparación entre estados). Eso no significa que toda venta hacia esos estados esté libre de impuestos locales o de otros impuestos. Los municipios de Alaska pueden gravar las ventas remotas: dentro de los 30 días posteriores a cumplir la prueba estatal de la comisión, el vendedor remoto debe registrarse ante la Alaska Remote Seller Sales Tax Commission para las ventas cubiertas hacia las jurisdicciones miembro, salvo que su marketplace se encargue de todas esas ventas. Las jurisdicciones que no son miembros pueden exigir el registro local directo. Las ventas vinculadas con presencia física se declaran a nivel local (preguntas frecuentes de la comisión).

El cobro local también importa en los estados con impuesto estatal. Las ciudades de Colorado con autonomía local (home-rule) pueden administrar sus propios impuestos sobre las ventas (Colorado General Assembly). Louisiana asigna a su comisión de vendedores remotos la administración del impuesto estatal y local sobre las ventas y las declaraciones de las ventas remotas (Louisiana R.S. 47:340). Revise las reglas locales antes de suponer que el registro en un estado cubre todas las localidades.

¿Cuándo debo empezar a cobrar después de superar un umbral?

La fecha de inicio la fija el estado, así que anote cuándo se cumplió por primera vez su prueba. California exige registrarse cuando se supera el umbral de ventas de bienes y cobrar en las ventas al detalle gravables posteriores. Según esa regla, la venta que cruza el umbral queda excluida. Texas exige que un vendedor remoto que supera su puerto seguro obtenga un permiso y empiece a cobrar a más tardar el primer día del cuarto mes posterior a ese mes. New York exige registrarse dentro de los 30 días posteriores a que se cumpla el umbral y cobrar 20 días después (California CDTFA: preguntas frecuentes sobre Wayfair; Texas Comptroller: vendedores remotos; New York Tax Department: registro remoto).

Estas fechas no aplazan las obligaciones creadas por la presencia física o por un registro anterior. Si se cruzó el umbral en un periodo anterior, consulte cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.

Tengo nexo: ¿qué hago ahora?

Confirme la gravabilidad, regístrese donde se exija, empiece a cobrar en la fecha correcta y presente las declaraciones que le asigne el estado. El registro puede exigir declaraciones incluso en un periodo sin ventas gravables. New York exige específicamente declaraciones periódicas a los vendedores registrados en esa situación. Si después sus ventas bajan del umbral, revise si el estado le permite cerrar la cuenta y presentar una declaración final. Siga presentando mientras el registro siga activo (New York Tax Department: registro remoto).

1. Exporte las ventas por estado de destino y por mes del año actual y del anterior. Separe las ventas directas, las de marketplaces, las exentas y las de reventa.
2. Enumere cada oficina, trabajador, representante, almacén y ubicación de inventario. Conserve los registros de cobro del marketplace y los documentos de exención.
3. Revise el umbral vigente de cada estado, su regla de conteo, su regla de gravabilidad, el cobro local y la fecha de inicio. Anote la fuente y la fecha de la revisión.
4. Solicite los permisos antes de cobrar, defina las reglas correctas de impuesto según el destino y anote en el calendario las fechas límite de las declaraciones. Revise de nuevo los umbrales a medida que cierren nuevos meses y trimestres.

Si hay varios estados, una mezcla de ventas en marketplaces y directas, o software y servicios, los registros y las decisiones de gravabilidad necesitan una revisión más a fondo. El apoyo contable puede ayudarle a organizar los registros de ventas y de presentación.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares estadounidenses. Una tienda sin personas ni inventario en Texas vende bienes para entrega allí. En los doce meses calendario que terminan en marzo, su propio sistema de pago genera $300,000 y un marketplace certificado que cobra el impuesto genera $250,000. Su total en Texas, $550,000, supera por primera vez el puerto seguro para vendedores remotos, porque Texas cuenta ambos canales. La tienda debe obtener un permiso de Texas y empezar a cobrar en las ventas gravables de su propio sistema de pago a más tardar el 1 de julio, el primer día del cuarto mes después de marzo. El marketplace se encarga del impuesto de las ventas que facilita, y la tienda conserva la prueba de ese cobro. En cada declaración de Texas (Form 01-114), las ventas en marketplaces van en el Item 1, Total Texas Sales, pero no en el Item 2, Taxable Sales (Texas Comptroller: preguntas frecuentes sobre marketplaces). La tienda cobra el impuesto local sobre el uso con la tasa de cada dirección de entrega, salvo que elija la tasa única de impuesto local sobre el uso de Texas, en su solicitud de permiso o después en el Form 01-799, firmado por un propietario, socio general, ejecutivo o agente autorizado, con efecto desde el inicio de un periodo de declaración (Texas Comptroller: vendedores remotos).

¿Su caso es distinto?

• Superó un umbral antes y no cobró: consulte cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.
• Su empresa tiene sede fuera de EE. UU.: consulte vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas de EE. UU..
• Es un vendedor canadiense con inventario en almacenes de EE. UU.: consulte vendedores canadienses con inventario en EE. UU..
• Necesita saber si el nexo del impuesto sobre las ventas también crea una presentación del impuesto sobre la renta o de franquicia: consulte qué declaraciones empresariales debe presentar su empresa.
• Necesita el tratamiento en el impuesto sobre la renta de las ventas en marketplaces o de los informes de pagos: consulte impuesto sobre la renta para vendedores en línea.
• Vende en Canadá: consulte impuesto canadiense sobre las ventas para vendedores no residentes y digitales.
• Varios estados o canales de venta dificultan mantener los registros de presentación: compare llevar usted mismo su contabilidad o contratar a un responsable contable y el apoyo contable.