Déclarations d’entreprise non produites aux É.-U. : rattrapage

Que se passe-t-il si ma LLC ou ma société ne produit pas ses déclarations aux États-Unis?

Une déclaration obligatoire manquante peut entraîner des pénalités, des intérêts et des mesures de recouvrement. L'IRS peut préparer une déclaration de remplacement qui omet des déductions ou des crédits que l'entreprise aurait pu demander; une cotisation impayée peut mener à un privilège ou à une saisie. Des manquements répétés peuvent entraîner d'autres mesures d'exécution (IRS : filing past due returns). Le revenu d'un propriétaire travailleur autonome qui n'a pas produit sa déclaration peut ne pas compter pour les prestations de sécurité sociale. La SSA (Social Security Administration, administration américaine de la sécurité sociale) exige généralement la déclaration de travail autonome dans les trois ans, trois mois et 15 jours suivant la fin de l'année d'imposition pour créditer ces gains (SSA : reporting self-employment income).

Une même LLC peut avoir des obligations distinctes en matière de revenu, de paie et d'impôt d'État. Commencez par déterminer quelles obligations existaient réellement chaque année. Une année sans revenu ne dit pas à elle seule si une déclaration était obligatoire; voyez les déclarations que votre entreprise produit.

Sur combien d'années en arrière l'entreprise doit-elle produire ses déclarations?

Dressez la liste de toutes les années manquantes, puis déterminez la période de production requise d'après les faits de l'entreprise et tout avis de l'IRS ou d'un État. L'IRS n'exige normalement pas plus de six ans de déclarations en retard selon la Policy Statement 5-133, mais il s'agit d'une pratique d'exécution, et non d'une permission de laisser non produites des déclarations obligatoires plus anciennes. La politique permet une exécution plus longue avec approbation et prévoit un traitement particulier en présence de signes d'intention délibérée ou de fraude.

Si un contribuable ne produit jamais une déclaration d'impôt sur le revenu obligatoire, l'IRS peut généralement établir l'impôt de ce contribuable à tout moment; une déclaration de remplacement de l'IRS ne fait pas courir le délai habituel de cotisation. Pour les associés et les actionnaires d'une société de type S, le délai de cotisation de leur propre impôt sur le revenu dépend généralement de leurs propres déclarations, et non de celle de l'entité (IRS : assessment time limit; 26 USC 6501). Les États ont leurs propres exigences de production et de rétablissement. Une année plus ancienne peut aussi influer sur le coût de base des actifs, l'amortissement, les pertes ou les soldes des propriétaires d'une année ultérieure; repérez donc ces liens avant de décider quelles années peuvent être omises.

Un remboursement peut expirer même si l'obligation de produire la déclaration demeure. Pour l'impôt retenu ou estimatif d'une déclaration de revenus manquante, l'IRS indique que la déclaration doit généralement être produite dans les trois ans suivant sa date limite pour réclamer un remboursement; les exceptions et le moment des paiements peuvent changer le résultat (IRS : filing past due returns).

Quelles déclarations préparer en premier, et dans quel ordre?

Notez d'abord toute date limite figurant dans un avis de l'IRS ou d'un État, et maintenez à jour les déclarations courantes et les dépôts de paie. Pour les années en retard, confirmez le statut fiscal de chaque année et reconstituez d'abord l'année la plus ancienne, afin que ses chiffres de clôture alimentent la suivante. L'ajout ou le départ d'un membre d'une LLC peut changer sa classification par défaut cette année-là (IRS : LLC taxation). Rapprochez les salaires et la paie avant de finaliser les déclarations de revenus. Remettez aux propriétaires leurs annexes K-1 de société de personnes ou de société de type S avant qu'ils préparent ou corrigent leurs propres déclarations. Vérifiez les déclarations d'État en même temps que le travail fédéral (IRS : filing past due returns; IRS : employment tax due dates).

Si un propriétaire a déjà produit une déclaration pour cette année-là, comparez-la avec le nouveau K-1 et corrigez-la si les montants déclarés changent; un particulier utilise généralement le formulaire 1040-X (IRS : instructions du formulaire 1040-X). Si une société de personnes avait un associé étranger, vérifiez aussi la retenue de l'article 1446, les formulaires 8804 et 8805 et les paiements omis; voyez la retenue d'impôt sur les associés étrangers (IRS : instructions des formulaires 8804, 8805 et 8813).

Ne présumez pas qu'un choix de type S est entré en vigueur parce qu'un propriétaire en avait l'intention. Le formulaire 1120-S exige un choix accepté qui demeure en vigueur (IRS : instructions du formulaire 1120-S). Une LLC qui choisit la classification de société utilise le formulaire 8832, signé par ses propriétaires actuels ou par un dirigeant ou un gestionnaire autorisé; les anciens propriétaires touchés par un choix rétroactif signent aussi. La date d'entrée en vigueur ne précède généralement pas la production de plus de 75 jours et ne la suit pas de plus de 12 mois (IRS : formulaire 8832). Une LLC admissible peut plutôt choisir le statut de type S au moyen du formulaire 2553, sans formulaire 8832 distinct; un dirigeant autorisé signe et les actionnaires touchés y consentent. Produisez-le durant l'année d'imposition précédente ou, en général, dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année d'imposition de l'entrée en vigueur (IRS : instructions du formulaire 2553).

Si un choix est manquant, tardif ou non confirmé, vérifiez la classification réelle avant de choisir une déclaration; une LLC peut quand même être ignorée ou imposée comme société de personnes. Des formulaires 1120-S antérieurs non produits peuvent influer sur l'allègement pour choix tardif; voyez l'allègement pour choix tardif du statut de société de type S avant de produire (IRS : instructions du formulaire 2553). Vérifiez aussi si un propriétaire inadmissible, par exemple un actionnaire étranger non-résident, a par la suite mis fin à un choix de type S en vigueur (IRS : S corporations; IRS : instructions du formulaire 1120-S).

Dressez une seule liste, année par année, des déclarations de revenus, des propriétaires, des périodes de paie, des déclarations de renseignements, des États et des avis. Les relevés fiscaux d'entreprise (business tax transcripts) peuvent indiquer les déclarations produites, les paiements, les pénalités et les dossiers de l'entité à l'IRS; comparez-les avec les documents de constitution, les choix, les déclarations antérieures et la correspondance sur l'EIN. Utilisez les formulaires et instructions des années antérieures de l'IRS pour chaque année manquante.

Que faire si une LLC à membre unique n'a jamais produit de déclaration?

Une LLC américaine à membre unique qui n'a pas choisi d'être imposée comme une société déclare généralement son revenu dans la déclaration de son propriétaire, et non dans une déclaration de revenus distincte de la LLC. Déterminez le propriétaire et son statut fiscal américain pour chaque année : un particulier citoyen ou résident des États-Unis utilise généralement le formulaire 1040 avec l'annexe C, E ou F, un particulier non-résident peut avoir besoin du formulaire 1040-NR, et un propriétaire qui est une société ou une société de personnes inclut l'activité dans la déclaration de son entité (IRS : single-member LLCs; IRS : instructions du formulaire 1040-NR).

Le statut d'entité ignorée aux fins de l'impôt sur le revenu n'élimine pas les obligations propres de la LLC en matière de charges sociales ou de certaines taxes d'accise (IRS : LLC taxation). Une LLC à capitaux étrangers peut avoir un problème distinct lié au formulaire 5472 (IRS : instructions du formulaire 5472); voyez les déclarations omises par les propriétaires étrangers.

Dois-je aussi rattraper les déclarations de paie, les formulaires W-2 et les formulaires 1099?

Oui, si l'entreprise a payé des employés ou fait des paiements à déclarer à des entrepreneurs indépendants, vérifiez ces déclarations pour chaque période touchée. Les dépôts et les déclarations de paie sont distincts de la déclaration annuelle de revenus, et les retenues sur la paie des employés présentent un risque plus pressant (IRS : employment tax due dates; IRS : trust fund recovery penalty).

Utilisez les règles de déclaration du formulaire 1099 de chaque année de paiement; les seuils actuels peuvent différer des plus anciens (IRS : Form 1099 filing requirements). Rapprochez les registres de paie, les dépôts et les formulaires W-2 avant de finaliser les déductions de salaires dans les déclarations de revenus. Si les impôts retenus n'ont pas été versés, une personne responsable qui a agi volontairement peut être personnellement tenue de payer l'impôt retenu détenu en fiducie et non versé (IRS : trust fund recovery penalty). Si une société de type S n'a pas versé de salaire à son propriétaire qui y travaille, voyez le salaire du propriétaire d'une société de type S.

Qu'en est-il des déclarations d'État ou d'une société suspendue?

Vérifiez les obligations de chaque État en matière d'impôt sur le revenu, de taxe de franchise, de paie et d'inscription, en parallèle avec les dossiers fédéraux. Un État peut exiger ses propres déclarations ou rapports, et rétablir le droit de la société d'exercer ses activités peut demander plus qu'une production auprès de l'IRS.

Les États ci-dessus illustrent des règles différentes; vérifiez les États où la société a été constituée, inscrite ou exploitée. L'impôt minimum d'une LLC de la Californie et la taxe de franchise d'une société du Delaware ont leurs propres règles; voyez l'impôt minimum de la Californie ou la taxe de franchise du Delaware. Si la taxe de vente n'a pas été perçue, voyez le rattrapage de la taxe de vente non perçue.

Comment préparer d'anciennes déclarations sans livres comptables?

Reconstituez chaque année à partir des registres disponibles et conservez les preuves de chaque montant. L'IRS cite les relevés bancaires, les factures, les reçus, les chèques encaissés et les registres d'actifs comme pièces justificatives des montants d'entreprise (IRS : business recordkeeping).

Réunissez les documents de constitution, la correspondance sur l'EIN, les lettres de choix, les listes de propriétaires et les changements de propriété; puis rassemblez les relevés bancaires et de cartes, les registres de ventes, les registres des entrepreneurs indépendants et de la paie, les achats et cessions d'actifs, les déclarations antérieures, les relevés fiscaux et tous les avis. Séparez les virements, les prêts et les apports des propriétaires des ventes, et repérez les dépenses personnelles avant de réclamer des dépenses. Les livres doivent indiquer le revenu brut, les déductions et les crédits, avec des pièces justificatives pour les montants déclarés (IRS : business recordkeeping). Pour la reconstitution détaillée, voyez le rattrapage de livres en retard.

Combien coûteront les pénalités et les intérêts?

Aucun total n'est fiable tant que les bons formulaires, les années, les propriétaires, l'impôt impayé et les paiements ne sont pas connus. Les pénalités pour déclaration tardive d'une société de personnes ou d'une société de type S peuvent dépendre du nombre d'associés ou d'actionnaires et de la durée du retard, tandis que les frais de production tardive et de paiement tardif d'une société de type C dépendent généralement de l'impôt impayé; les intérêts et les frais des États s'ajoutent à la facture (IRS : instructions du formulaire 1065; IRS : instructions du formulaire 1120-S; IRS : instructions du formulaire 1120).

Préparez d'abord des déclarations exactes et rapprochez les paiements des relevés fiscaux. Estimez ensuite les frais par déclaration et par année, comparez les cotisations de l'IRS avec les registres, et payez ce que vous pouvez des montants non contestés pendant que vous examinez les frais contestés (IRS : filing past due returns). Une année avec peu ou pas de revenu peut quand même entraîner une pénalité de production pour une société de personnes ou une société de type S. Pour les taux et les règles d'allègement, voyez les pénalités pour production et paiement tardifs.

Dois-je produire mes déclarations avant que l'IRS communique avec moi, ou après l'arrivée d'un avis?

Produisez les déclarations obligatoires en retard dès qu'elles peuvent être préparées avec exactitude, même si l'IRS n'a pas communiqué avec l'entreprise. Produire et payer ce que vous pouvez peut limiter les frais supplémentaires, et une déclaration de remplacement peut omettre des déductions valides (IRS : filing past due returns). Si des revenus ont été cachés intentionnellement ou si des déclarations ont été délibérément retenues, demandez rapidement un avis fiscal ou juridique sur la voie de divulgation appropriée avant de produire; la divulgation volontaire à l'IRS suit des règles d'admissibilité et de délai distinctes (IRS : Voluntary Disclosure Practice).

Si un avis est arrivé, lisez d'abord le type de déclaration, les années, la date limite de réponse et l'adresse de production. Répondez avant la date limite indiquée. L'IRS indique d'envoyer une déclaration en retard à l'adresse figurant dans l'avis; une déclaration de remplacement proposée peut comporter une date limite pour produire la déclaration ou pour s'adresser à la Tax Court (tribunal fiscal américain) (IRS : filing past due returns). Un soupçon de non-conformité intentionnelle justifie de demander rapidement un avis fiscal ou juridique sur la réponse et les options de divulgation. Pour de l'aide à la préparation des déclarations, voyez la préparation de déclarations de revenus.

Que faire si l'entreprise ne peut pas payer?

Produisez quand même les déclarations obligatoires et payez ce que l'entreprise peut payer. L'IRS indique que la production est obligatoire peu importe la capacité de payer; des ententes de paiement peuvent être offertes après la production des déclarations obligatoires, mais les intérêts et les pénalités peuvent continuer de courir jusqu'au paiement du solde (IRS : filing past due returns; IRS : payment plans).

Les entrepreneurs individuels demandent généralement une entente de paiement à titre de particuliers; les entreprises devraient utiliser les coordonnées figurant dans leur avis ou la ligne de l'IRS pour les impôts d'entreprise (IRS : payment plans). Maintenez à jour les déclarations et les dépôts courants pendant que vous réglez les soldes plus anciens. Les retenues impayées sur la paie des employés demandent une attention immédiate, car les personnes responsables peuvent faire l'objet d'une cotisation personnelle (IRS : trust fund recovery penalty).

Exemple

Tous les montants sont en dollars américains à titre d'illustration. Une LLC détenue par deux particuliers résidents des États-Unis, avec des droits égaux aux bénéfices, a omis trois déclarations annuelles de société de personnes. Pour son année la plus ancienne, les recettes d'entreprise ordinaires sont de 120 000 $ et les dépenses d'entreprise déductibles sont de 70 000 $. La page 1 du formulaire 1065, ligne 23, et l'annexe K, ligne 1, indiquent un revenu d'entreprise ordinaire de 50 000 $; l'annexe K-1 de chaque propriétaire, case 1, indique 25 000 $ avant les autres éléments fiscaux ou rajustements (IRS : formulaire 1065; IRS : annexe K-1).

La LLC prépare d'abord le formulaire 1065 et les annexes K-1 de cette année-là. Chaque propriétaire utilise son K-1 pour préparer un formulaire 1040 manquant ou corriger celui qui a déjà été produit. La LLC répète la séquence pour les deux années suivantes, en reportant les soldes touchés. Elle vérifie séparément la paie et les déclarations d'État, et produit les déclarations même si la facture qui en résulte ne peut pas être payée d'un seul coup. Les montants réels des K-1 dépendent de la convention de société de personnes et de l'ensemble des dossiers fiscaux.

Votre situation est différente?

• La société n'a eu aucun revenu : confirmez quelles déclarations étaient encore obligatoires.
• Le choix de type S est manquant ou incertain : réglez l'allègement pour choix tardif du statut de type S avant de choisir une déclaration de société.
• Un propriétaire étranger a omis le formulaire 5472 : consultez le guide sur les déclarations des propriétaires étrangers.
• Vous avez aussi omis le FBAR ou le formulaire 5471 : voyez les déclarations étrangères omises.
• Vous vivez au Canada et avez omis des déclarations américaines : voyez le rattrapage des déclarations américaines omises depuis le Canada.
• Une société canadienne a omis sa déclaration T2 : voyez les déclarations de sociétés canadiennes non produites.
• Il y a des charges sociales, des avis, des années contestées ou une possible intention délibérée : réunissez tous les avis, relevés fiscaux et preuves de paiement et demandez de l'aide pour la préparation de vos déclarations.