Tenue de livres en retard avant la déclaration (É.-U.)

Que doit montrer ma tenue de livres pour que la déclaration puisse être produite?

Aux États-Unis, votre tenue de livres doit montrer clairement le revenu brut, les déductions et les crédits qui appuient la déclaration. Elle doit aussi distinguer l'argent gagné des dépôts qui ne sont pas des ventes, et les dépenses d'entreprise des dépenses personnelles. L'IRS accepte tout système adéquat, mais exige des registres qui suffisent à établir les montants déclarés (directives de l'IRS sur la tenue des registres; 26 CFR 1.6001-1).

Une reconstitution prête pour l'impôt produit les vérifications suivantes, et pas seulement une liste d'opérations bancaires :

L'IRS explique que la tenue de livres d'une entreprise résume les opérations qui figurent sur les pièces justificatives. Commencez par le plus ancien mois manquant, rapprochez-le, puis avancez mois par mois pour que les soldes suivants n'héritent pas des erreurs précédentes. La déclaration qui reçoit ces totaux dépend du type d'entité; voyez Quelles déclarations votre entreprise produit.

Puis-je demander une prolongation pendant que je termine la tenue de livres?

En général, oui : demandez la prolongation applicable avant la date limite initiale de la déclaration. Les formulaires 4868 et 7004 prolongent habituellement le délai de production, pas celui du paiement. Estimez donc l'impôt dû, payez-le avant cette date et conservez la confirmation de la prolongation. Les citoyens ou résidents américains dont le domicile fiscal et la résidence sont à l'étranger, ou qui servent outre-mer dans l'armée, de même que certaines sociétés de personnes et sociétés, ont plutôt jusqu'au 15e jour du sixième mois suivant la fin de l'année pour produire et payer. Attestez votre admissibilité par un énoncé joint à la déclaration ou, si vous demandez plus de temps pour produire avant cette date, en cochant la case d'admissibilité du formulaire 4868 ou 7004. Les intérêts continuent de courir sur l'impôt impayé à partir de la date limite habituelle (directives de l'IRS sur les prolongations; 26 CFR 1.6081-5; instructions du formulaire 7004).

La prolongation d'une entité ne prolonge pas la déclaration de revenus personnelle du propriétaire; au besoin, demandez cette prolongation séparément (instructions du formulaire 7004 de l'IRS; IRS Topic 304). La prolongation ne termine pas la tenue de livres et ne couvre pas toutes les autres obligations, comme les dépôts de retenues sur la paie ou la taxe de vente d'un État. Pour les dates limites et les formulaires selon le type d'entité, consultez Quelles déclarations votre entreprise produit. Si une déclaration est déjà en retard, voyez Pénalités pour production et paiement tardifs.

Quels registres dois-je reconstituer et où en obtenir des copies?

Rassemblez les registres de chaque mois manquant avant de classer les opérations. Les relevés bancaires sont le point de départ, mais les factures, les rapports de paiement, les registres de paie et la déclaration de l'an dernier expliquent ce que représentent les dépôts et les retraits (IRS Publication 583).

Pour un propriétaire d'entreprise individuelle, un relevé de revenus et de salaires de l'IRS peut aider à repérer les déclarations de renseignements émises sous son numéro d'identification fiscale, mais il ne montre que les formulaires transmis à l'IRS. Les sociétés de personnes et les sociétés peuvent demander un relevé de déclaration d'entreprise si la copie de l'an dernier est introuvable; il montre la plupart des lignes de la déclaration, mais pas toutes les pièces jointes. Demandez à l'émetteur les pièces sources manquantes.

Puis-je utiliser mes relevés bancaires et de carte de crédit à la place des reçus?

Les relevés aident à prouver que l'argent a circulé; à eux seuls, ils ne prouvent pas toujours ce qui a été acheté ni l'objet commercial de la dépense. L'IRS range les relevés parmi les pièces justificatives possibles, mais précise qu'il peut en falloir plusieurs pour établir le bénéficiaire, le montant, le paiement, la date et la description commerciale (directives de l'IRS sur la tenue des registres).

Associez chaque ligne de relevé à des factures, des reçus, des historiques de commandes, des contrats ou des explications écrites appuyées par d'autres preuves. Un paiement de carte qui apparaît dans le compte bancaire est un virement qui règle le solde de la carte; ce sont les achats faits avec la carte qui peuvent être des dépenses. Ne déduisez pas les deux. Pour les voyages, les cadeaux, les repas et l'utilisation d'un véhicule, la Publication 463 décrit des preuves supplémentaires du montant, du moment, du lieu et de l'objet commercial. Un débit bancaire seul ne fournit pas tout cela.

Que faire si j'ai perdu des reçus ou si je n'en ai jamais gardé?

Essayez de reconstituer les preuves manquantes à l'aide de registres indépendants et signalez toute dépense que vous ne pouvez pas justifier avant la préparation de la déclaration. Demandez des doubles de factures ou de reçus, associez-les aux relevés et notez l'objet commercial tant que vous pouvez encore le retrouver. L'IRS exige des pièces justificatives pour les écritures de la tenue de livres comme pour celles de la déclaration.

Un reçu manquant n'exclut pas automatiquement toute dépense, mais il est risqué de deviner. Pour les voyages, les cadeaux et les frais de véhicule, la Publication 463 indique que des registres incomplets exigent un énoncé précis et suffisamment d'autres preuves, et que les montants ne peuvent pas être simplement estimés. Si des registres ont été détruits par des circonstances indépendantes de votre volonté, la Publication 463 vous permet de les reconstituer, ou de reconstituer les dépenses. Tenez une liste distincte des éléments dont le montant ou l'objet reste incertain, afin que le préparateur de déclarations de revenus décide de ce qui est défendable.

Comment séparer les dépenses personnelles et d'entreprise dans un même compte?

Classez chaque opération selon sa nature, et non selon le compte où elle est passée. L'IRS conseille de garder les comptes d'entreprise et personnels séparés et d'indiquer la source des dépôts et le type de dépense (IRS Publication 583).

Commencez par associer les virements entre vos propres comptes, les paiements de carte et les sommes reçues d'un prêt à leur contrepartie; ne les classez pas comme ventes ou charges d'exploitation simplement parce qu'ils sont passés par le compte. Les fonds d'un véritable prêt ne sont pas un revenu (IRS Publication 334). Marquez ensuite chaque dépôt et chaque débit comme entreprise, personnel, virement, prêt ou non résolu. Pour un débit à usage mixte, inscrivez seulement la part d'entreprise justifiée comme coût d'entreprise possible et conservez la base du partage (IRS Publication 334). Gardez séparés les dépenses personnelles et les retraits du propriétaire. Pour un propriétaire d'entreprise individuelle, un retrait personnel n'est pas une dépense d'entreprise. Pour une société de personnes ou une société, les paiements aux propriétaires peuvent être traités différemment sur le plan fiscal; ne qualifiez pas un paiement de prêt, de salaire ou de distribution sans l'entente et les registres qui l'appuient. En particulier, les paiements d'une société de type S à un propriétaire qui y travaille peuvent être du salaire, même s'ils sont qualifiés de distributions (directives de l'IRS).

Mes totaux de revenus doivent-ils correspondre à mes formulaires 1099-K et 1099-NEC?

Votre tenue de livres doit expliquer chaque écart; le total du revenu imposable n'a pas à être égal à la somme des formulaires. Le formulaire 1099-K déclare les paiements bruts traités, avant les frais, les remboursements et les autres ajustements, alors que vos registres peuvent aussi comprendre de l'argent comptant et des paiements directs absents de ce formulaire (directives de l'IRS sur le formulaire 1099-K).

Rapprochez chaque formulaire des opérations sous-jacentes. Si un compte de paiement a encaissé des sommes pour plus d'une activité, répartissez-les par activité à l'aide des registres d'opérations (directives de l'IRS sur le formulaire 1099-K). Associez les montants du formulaire 1099-NEC aux factures et aux paiements, vérifiez si un paiement figure aussi dans un rapport de processeur, et comptez chaque vente une seule fois. Comparez les paiements bruts traités avec les remboursements, les frais et les dépôts nets qui ont atteint la banque. Examinez tout formulaire émis au mauvais contribuable ou avec un montant erroné, et demandez une correction à l'émetteur. Pour une société de personnes ou une société, vérifiez si un formulaire 1099-K désigne un propriétaire à titre personnel alors que l'entité a fait les ventes; demandez à l'émetteur de le corriger et gardez les registres de ventes. Ne retardez pas la production en attendant un formulaire 1099-K corrigé (directives de l'IRS sur le formulaire 1099-K). Un revenu qui ne figure sur aucun formulaire doit tout de même apparaître dans la tenue de livres. Pour le traitement fiscal des ventes sur une place de marché, voyez Impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.

Quelle méthode comptable la tenue de livres de rattrapage doit-elle suivre?

Reconstituez la tenue de livres selon la méthode comptable utilisée pour la déclaration d'impôt de l'entreprise, sauf si un changement de méthode valide s'applique. Le simple fait de rattraper le retard ne fait pas passer une entreprise de la comptabilité de caisse à la comptabilité d'exercice. Selon la méthode de caisse, le revenu est généralement déclaré lorsqu'il est reçu, et les dépenses sont habituellement déduites ou inscrites à l'actif lorsqu'elles sont payées; selon la méthode d'exercice, le revenu est généralement déclaré lorsqu'il est gagné, et les dépenses sont déduites ou inscrites à l'actif lorsqu'elles sont engagées (IRS Publication 583).

Vérifiez la dernière déclaration produite et le traitement du stock avant d'attribuer les opérations à une année d'imposition. Une entreprise qui vend des marchandises peut être soumise à des règles et à des exceptions additionnelles sur le stock; une reconstitution fondée sur les seuls relevés bancaires peut oublier les marchandises en main ou les factures clients impayées. L'IRS indique qu'un changement de méthode comptable exige généralement son approbation, souvent demandée au moyen du formulaire 3115 (IRS Publication 583; IRS Form 3115). Si vous soupçonnez une mauvaise méthode, signalez-la pour examen fiscal au lieu de modifier discrètement les totaux de l'année.

Ma société de personnes ou ma société doit-elle avoir un bilan qui concorde avec la déclaration de l'an dernier?

Si l'entité doit remplir l'annexe L, son bilan doit concorder avec ses livres et registres. Certaines petites sociétés de personnes et sociétés peuvent omettre l'annexe L; consultez donc les instructions de la déclaration applicable plutôt que de présumer qu'elle est toujours exigée (formulaire 1065; formulaire 1120-S; formulaire 1120).

Commencez la reconstitution avec les soldes de clôture précédents de la trésorerie, des comptes clients, du stock, des actifs, des prêts et des capitaux propres du propriétaire. Rapprochez chacun d'eux des relevés et des registres actuels avant de comptabiliser les mois manquants. Les instructions du formulaire 1065 précisent que le total de l'actif au début doit généralement égaler le total de l'actif à la fin de l'année précédente; un écart inexpliqué exige une explication écrite. Une erreur de l'année précédente peut demander son propre examen. Ne forcez pas le nouveau bilan à concorder en inventant un montant d'équilibrage ni en traitant un écart d'ouverture comme un revenu de l'année.

Que peut encore révéler la tenue de livres reconstituée sur ce que je dois?

Le rattrapage peut faire apparaître des obligations qui ne relèvent pas de la déclaration de revenus. Avant de considérer le travail comme terminé, passez en revue les paiements et les registres de ventes pour y repérer les déclarations aux entrepreneurs, la paie et la taxe de vente (IRS Publication 583).

Les règles de production liées à ces questions dépendent du payeur, de l'entité et de l'État. Voyez Salaire du propriétaire d'une société de type S pour la rémunération du propriétaire et Rattraper la taxe de vente non perçue pour la taxe de vente. Si plusieurs années d'imposition n'ont pas été produites, consultez Produire les déclarations d'entreprise en retard.

Combien de temps dois-je garder les registres une fois la déclaration produite?

Gardez la tenue de livres reconstituée et ses pièces justificatives pendant toute la période où la déclaration peut être modifiée ou vérifiée; certains registres doivent être conservés plus longtemps. Gardez des copies des déclarations produites pour reporter les soldes et les méthodes aux années suivantes (directives de l'IRS sur la conservation).

Ces délais ne sont pas les seuls possibles : l'IRS énumère des délais plus longs pour certaines demandes et pour les revenus omis. Les règles des États peuvent différer. Par exemple, le Texas Comptroller exige de conserver les registres de la taxe de vente et d'utilisation pendant au moins quatre ans et conseille de les garder jusqu'au règlement de toute vérification ou de tout litige connexe. Si vous remplacez les originaux papier par des registres électroniques, le système de stockage doit conserver des copies lisibles et récupérables selon les règles de l'IRS (IRS Publication 583).

Exemple

À titre d'illustration seulement; tous les montants sont en dollars américains. Le formulaire 1099-K et le rapport du processeur d'un consultant autonome montrent 50 000 $ de montants facturés aux clients. Le processeur rembourse 5 000 $, prélève 2 000 $ de frais et dépose 43 000 $. Des paiements directs de clients de 30 000 $ arrivent à la banque et sont aussi déclarés sur le formulaire 1099-NEC. Un virement de 10 000 $ du compte d'épargne personnel du consultant constitue un autre dépôt.

La tenue de livres montre 80 000 $ de montants facturés aux clients, 5 000 $ de remboursements et 75 000 $ de recettes clients après remboursements. Après les frais de 2 000 $ du processeur, les paiements de clients déposés à la banque totalisent 73 000 $. Les dépôts bancaires totaux s'élèvent à 83 000 $, y compris le virement de 10 000 $ de l'épargne, qui n'est pas une vente. Le formulaire 1099-NEC n'ajoute pas 30 000 $ de revenu. Le consultant a encore besoin des registres de ses autres dépenses avant que la déclaration soit prête.

Votre situation est différente?

• Il manque plusieurs années de déclarations : utilisez Produire les déclarations d'entreprise en retard pour établir l'ordre de production.
• La tenue de livres montre des lacunes dans la paie, ou un propriétaire de société de type S sans salaire : consultez Salaire du propriétaire d'une société de type S et demandez de l'aide en tenue de livres pour les registres de paie.
• De la taxe de vente était exigible, mais n'a jamais été perçue : voyez Rattraper la taxe de vente non perçue.
• Un propriétaire étranger détient une LLC américaine à membre unique : ses registres pour le formulaire 5472 demandent une attention particulière; voyez Production d'une LLC américaine à propriétaire unique étranger.
• L'entreprise est canadienne : voyez États financiers de fin d'exercice d'une société pour les besoins de la déclaration T2.
• L'entreprise a plus d'un an de retard, a des retenues sur la paie ou de la taxe de vente non réglées, ou a besoin d'un bilan d'entité : rassemblez les relevés bancaires et de cartes, les rapports de paiement, les formulaires 1099, les relevés de prêts, les registres de paie et la dernière déclaration produite avant de demander de l'aide en tenue de livres. Une fois à jour, comparez tenir vos livres vous-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres.