Coût d'un entrepreneur ou d'un employé : 1099 et W-2 comparés

Un entrepreneur indépendant (1099) coûte-t-il moins cher qu'un employé (W-2)?

Cela dépend du coût total pour le même travail, pas du tarif horaire. Le tarif d'un entrepreneur est censé couvrir ses propres impôts et ses propres frais; il paraît donc plus élevé à l'heure. Le salaire d'un employé paraît plus bas, mais des coûts de l'employeur s'y ajoutent. Un employé W-2 reçoit chaque année de vous un formulaire W-2; un entrepreneur 1099 payé 2 000 $ ou plus pour des services reçoit généralement un formulaire 1099-NEC.

Un employé coûte son salaire plus les impôts de l'employeur, les assurances, les éventuels avantages sociaux, les congés payés et le travail de gestion de la paie. Un entrepreneur coûte le tarif convenu : vous ne retenez rien et ne payez généralement aucune charge sociale sur ce montant (IRS : entrepreneur indépendant ou employé).

Le coût ne choisit pas l'étiquette. La comparaison n'est ouverte que lorsque le travail pourrait légitimement être fait dans l'un ou l'autre cadre, comme celui d'un aide de projet qui décide comment et quand faire le travail et apporte ses propres outils.

Ce guide vous convient si vous avez en main la soumission d'un entrepreneur et un chiffre de salaire pour le même travail, ou si vous payez déjà un travailleur régulier au moyen d'un 1099 ou en espèces.

Le cas n'est pas simple dans les situations suivantes :

• vous contrôlez comment, quand et où le travail est fait, ou le travail est une partie essentielle de votre entreprise, car ces faits indiquent un employé;
• vous payez déjà quelqu'un régulièrement au moyen d'un 1099 ou en espèces sans avoir mis en place de paie, car les années passées pourraient devoir être corrigées;
• le travailleur est en Californie, qui applique son propre test ABC, ou dans un autre État qui a son propre test de statut;
• le travailleur habite ou travaille dans un autre État que votre entreprise, ou hors des États-Unis.

À rassembler avant de comparer : les heures par semaine et les semaines par année, la soumission de l'entrepreneur et ce qu'elle couvre, le salaire que vous paieriez, votre État, les avantages sociaux que vous offririez, qui fixe l'horaire, les méthodes et les outils, si le travailleur a d'autres clients et une entente écrite, et ce que vous lui avez déjà payé et de quelle façon.

Entrepreneur ou employé : quels sont les avantages et les inconvénients?

Chaque option échange du contrôle contre des coûts et des obligations.

Que coûte un employé en plus de son salaire?

Un employé coûte son salaire plus les charges sociales de l'employeur, les assurances et les avantages sociaux. Les impôts de l'employeur sont fixés par la loi; les assurances, les avantages sociaux et le traitement dépendent de votre État et de vos choix.

Le Bureau of Labor Statistics donne un point de repère. Dans sa plus récente publication, les salaires étaient 70,0 % des coûts de rémunération de l'employeur dans le secteur privé, et les avantages sociaux, 30,0 %. Pour les travailleurs à temps plein du secteur privé, les avantages exigés par la loi représentaient 7,0 % de la rémunération, et les congés payés, 8,1 %. Les avantages exigés par la loi sont la sécurité sociale, Medicare, l'assurance chômage fédérale et d'État et l'indemnisation des accidents du travail (publication du BLS; définitions). Ce sont des moyennes pour l'ensemble des employeurs du secteur privé, pas une estimation pour votre entreprise.

Que coûte un entrepreneur en plus de sa facture?

Un entrepreneur coûte sa facture plus la paperasse nécessaire pour le payer correctement. Les impôts de type paie reviennent à l'entrepreneur, pas à vous.

Un entrepreneur paie l'impôt sur le travail autonome au taux de 15,3 % : 12,4 % pour la sécurité sociale et 2,9 % pour Medicare, calculés sur 92,35 % du revenu net. L'entrepreneur peut en déduire la moitié dans sa déclaration de revenus (IRS : Topic no. 554). Cet impôt, ainsi que les assurances, les outils et les temps morts non payés, sont des coûts que l'entrepreneur assume; demandez donc ce que le tarif soumis comprend.

Votre part du travail :

• Une fois que vous avez décidé que le travailleur est un entrepreneur, la première étape est d'avoir un formulaire W-9 rempli au dossier (IRS).
• Produisez le formulaire 1099-NEC, dû le 1er février 2027 pour les paiements de cette année, quand vous payez à un entrepreneur particulier ou à une société de personnes 2 000 $ ou plus pour des services dans l'année. Une société n'en reçoit généralement aucun, et les paiements par carte et par réseau tiers sont déclarés par le processeur de paiement (Publication 15; instructions de l'IRS). Voyez qui reçoit un formulaire 1099-NEC.
• Retenez 24 % sur les paiements à déclarer si l'entrepreneur n'a pas donné de numéro d'identification fiscale, ou si l'IRS vous avise que le numéro est erroné et que l'entrepreneur n'en certifie pas un exact. La retenue commence dès que les paiements de l'année atteignent 2 000 $, ou dès le premier paiement si vous deviez produire un 1099 pour cet entrepreneur, ou retenir de l'impôt sur ses paiements, l'an dernier. Un payeur qui aurait dû retenir et ne l'a pas fait doit cet impôt (IRS; Publication 15; article 3406; article 3403). Si un entrepreneur refuse de donner un numéro, voyez obtenir les numéros d'identification fiscale des entrepreneurs.

Les règles d'indemnisation des accidents du travail varient selon l'État. Demandez à l'agence d'indemnisation des accidents du travail de votre État si un entrepreneur sans police d'assurance propre serait couvert par la vôtre (DOL).

Entrepreneur ou employé : comment calculer le coût équivalent d'un employé?

Ajoutez tous les coûts de l'employeur au salaire, puis divisez par les heures que vous obtenez réellement. Vous obtenez un coût par heure productive que vous pouvez placer à côté du tarif de l'entrepreneur.

1. Estimez les heures de travail nécessaires chaque année. Un entrepreneur ne facture que ces heures.
2. Multipliez le salaire par les heures que vous paieriez, congés payés compris si vous en offrez.
3. Ajoutez les cotisations de sécurité sociale et Medicare de l'employeur sur ce salaire. La sécurité sociale de l'employeur s'arrête au plafond salarial.
4. Ajoutez le FUTA, qui s'arrête après la première tranche de 7 000 $ du salaire de chaque employé.
5. Ajoutez l'impôt de chômage de l'État, au taux et au plafond salarial que votre État applique à un nouvel employeur.
6. Ajoutez une soumission d'indemnisation des accidents du travail pour la catégorie d'emploi, puis les avantages sociaux et les frais d'un éventuel fournisseur de paie.
7. Divisez le total par les heures de travail que vous obtenez réellement, non par les heures que vous payez, et comparez le résultat au tarif de l'entrepreneur.

Comparez le total au point de repère du Bureau of Labor Statistics ci-dessus. Il compte les congés payés comme un avantage social; divisez donc le salaire des heures réellement travaillées, avant tout congé payé, par la part des salaires de 70,0 %, pour obtenir un coût global approximatif. Cette part est une moyenne de tous les employeurs du secteur privé, y compris ceux qui offrent de riches avantages sociaux : un employeur qui en offre peu peut donc se situer en dessous.

Heures supplémentaires, salaire minimum et pauses : que dois-je à un employé que je ne dois pas à un entrepreneur?

Les règles fédérales sur le salaire minimum et les heures supplémentaires protègent généralement les employés, et un travailleur qui est réellement un employé conserve ces protections même s'il est payé au moyen d'un 1099 (DOL : classification erronée).

Ces règles ne régissent pas ce que vous payez à un véritable entrepreneur, qui reçoit le prix convenu. Qu'un employé soit exempté ou non des heures supplémentaires dépend de ses tâches et de sa rémunération, pas de son titre (DOL Fact Sheet #17A).

Puis-je choisir le statut d'entrepreneur parce qu'il coûte moins cher?

Non. Le statut découle des faits de la relation de travail, pas du prix ni de l'étiquette. Selon les règles de la common law, quiconque exécute des services pour vous est votre employé si vous pouvez contrôler ce qui sera fait et comment, et l'étiquette n'y change rien (IRS : employé selon la common law).

L'IRS pèse trois groupes de faits : le contrôle du comportement, le contrôle financier et le type de relation, comme les contrats, les avantages sociaux et la question de savoir si le travail est une partie essentielle de l'entreprise. Aucun fait ne décide à lui seul (IRS). Pour le test complet et la décision du formulaire SS-8, voyez travailleurs qui pourraient être des employés.

La loi fédérale établit aussi des catégories fixes. Lorsque trois critères sont remplis, certains chauffeurs à commission qui livrent des aliments, des boissons, du linge ou des vêtements nettoyés à sec, les vendeurs d'assurance vie à temps plein, les travailleurs à domicile et les représentants itinérants comptent comme des employés aux fins de la sécurité sociale et de Medicare, même s'ils ne sont pas des employés selon la common law. Les vendeurs directs et les agents immobiliers admissibles sont des non-employés selon la loi (Publication 15).

La loi fédérale sur les salaires (salaire minimum et heures supplémentaires) utilise son propre test, qui n'est pas arrêté. La page sur la classification erronée du Département du Travail montre encore sa règle de 2024 au 29 CFR Part 795. Une proposition du Département, 91 FR 9932, indique que ses enquêteurs n'appliquent plus l'analyse de cette règle et utilisent des directives plus anciennes, et remplacerait l'analyse de la règle par celle de sa règle de 2021, avec quelques changements. Il s'agit d'une proposition, pas d'une règle définitive.

Que coûte plus tard un mauvais choix?

Si un travailleur que la loi considère comme un employé a été payé comme un entrepreneur, l'entreprise peut devoir les charges sociales qu'elle n'a pas retenues ni versées, plus les salaires impayés. Un contrat signé n'y change rien.

• Impôt fédéral sur l'emploi. Une entreprise qui traite un employé comme un entrepreneur sans motif raisonnable peut être tenue responsable des impôts sur l'emploi pour ce travailleur (IRS). Des taux spéciaux de l'article 3509 peuvent s'appliquer : au total, 10,68 % du salaire jusqu'au plafond salarial de la sécurité sociale quand les 1099 requis ont été produits, et un taux plus élevé quand ils ne l'ont pas été. Ils ne sont pas offerts si l'entreprise a ignoré intentionnellement les règles de retenue (Publication 15). L'entreprise doit l'impôt; pour un entrepreneur individuel, c'est le propriétaire personnellement (manuel de l'IRS, directive interne). Une personne chargée de percevoir ou de verser l'impôt retenu qui omet volontairement de le faire peut aussi devoir la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty), soit 100 % de l'impôt impayé (Publication 15); voyez la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie.
• Impôts des États et réclamations de salaire. L'assurance chômage de l'État et l'indemnisation des accidents du travail sont des obligations de l'employeur à l'égard de ses employés (DOL : assurance chômage; DOL : fiche sur les lois de l'emploi); reclasser un travailleur peut donc faire revenir des cotisations et révéler des lacunes de couverture. Un travailleur mal classé peut ne pas avoir reçu le salaire minimum et les heures supplémentaires qui lui étaient dus (DOL).

Deux allègements fédéraux peuvent réduire la facture des années passées : l'allègement de l'article 530 et le Voluntary Classification Settlement Program (programme de règlement volontaire de la classification; formulaire 8952, que l'IRS demande de produire au moins 120 jours avant le début du traitement comme employé). Les deux comportent des conditions, dont celle d'avoir produit les 1099 requis (IRS; instructions du formulaire 8952). L'impôt rétroactif, les pénalités et la façon de corriger les productions passées sont traités dans travailleurs qui pourraient être des employés.

La réponse change-t-elle selon l'État?

Oui. Les taux fédéraux de la paie sont les mêmes partout, mais la loi de l'État fixe l'impôt de chômage, les règles d'indemnisation des accidents du travail, les lois sur les congés, tout salaire minimum plus élevé (voyez les tableaux ci-dessus) et le test de statut :

• Réduction du crédit. Un État à crédit réduit n'a pas remboursé l'argent emprunté au gouvernement fédéral pour verser des prestations de chômage. Si vous y versez des salaires, le crédit pour l'impôt de chômage de l'État est réduit, et l'impôt fédéral de chômage est donc plus élevé (IRS).
• Test de statut. La Californie présume généralement qu'un travailleur est un employé, à moins que l'entreprise qui l'embauche ne démontre les trois volets de son test ABC (LWDA de la Californie). Voyez le guide sur le test ABC de la Californie. Le Massachusetts utilise un test semblable en trois volets pour ses lois sur les salaires (Lois générales du Massachusetts). Pour les autres États, voyez travailleurs qui pourraient être des employés.

Pour un travailleur qui se trouve dans un autre État que votre entreprise, voyez employés dans un autre État.

Qu'est-ce que chaque option met dans mes livres, et que dois-je mettre en place d'abord?

Les employés exigent un système de paie avant le premier chèque de paie. Pour un entrepreneur, la première étape est un formulaire W-9 rempli.

La place de la main-d'œuvre dans l'état des résultats est traitée dans coût des marchandises vendues pour une entreprise de services. Pour les étapes du premier employé, voyez mettre en place la paie. Pour inscrire une paie, voyez écritures de journal de la paie; pour les entrepreneurs payés en espèces, voyez payer des sous-traitants en espèces.

Exemple

Tous les chiffres sont des dollars américains à titre d'illustration. L'impôt de chômage de l'État, l'indemnisation des accidents du travail et les 6 000 $ d'assurance maladie du deuxième exemple sont supposés, car ils dépendent de votre État, de votre assureur et de votre régime. L'impôt fédéral de chômage suppose le plein crédit de l'État. Les frais et les outils de paie sont exclus, tout comme les congés payés, sauf dans le deuxième exemple.

Un aide à temps partiel, 1 000 heures par année

Comme employé à 30 $ l'heure, l'aide gagne 30 000 $. La sécurité sociale et Medicare de l'employeur à 7,65 % ajoutent 2 295 $. L'impôt fédéral de chômage à 0,6 % de la première tranche de 7 000 $ ajoute 42 $. Un impôt de chômage de l'État supposé de 300 $ et une indemnisation des accidents du travail de 300 $ portent le total à environ 32 937 $. Un entrepreneur à 40 $ l'heure coûte 40 000 $. Sur papier, l'employé coûte environ 7 063 $ de moins, mais seulement si le travail pouvait légitimement être fait dans l'un ou l'autre cadre, et avant les congés payés, les frais de paie et le temps de gestion de la paie.

Les heures comptent autant que le tarif. Si le travail n'occupe que 600 des 1 000 heures que vous payez, l'employé coûte environ 55 $ par heure de travail (32 937 $ divisés par 600), alors qu'un entrepreneur qui facture 600 heures à 40 $ coûte 24 000 $.

Un poste à temps plein à 60 000 $

Comme employé, un salaire de 60 000 $ plus la sécurité sociale et Medicare de l'employeur de 4 590 $, l'impôt fédéral de chômage de 42 $, un impôt de chômage de l'État supposé de 400 $, une indemnisation des accidents du travail de 600 $ et une assurance maladie de 6 000 $ donnent environ 71 632 $. Une soumission d'entrepreneur à forfait de 75 000 $ coûte environ 3 368 $ de plus sur papier. Cela ne tient que si le travail correspond aux heures où l'employé est en poste. Si le poste exige 2 080 heures de travail et que l'employé prend 120 heures de congés payés, l'employé coûte environ 36,55 $ par heure travaillée (71 632 $ divisés par 1 960). Couvrir les 2 080 heures à ce coût revient à environ 76 018 $, soit environ 1 018 $ de plus que la soumission. Un travailleur à temps plein, selon votre horaire et sous votre direction, soulèverait aussi la question du statut traitée plus haut.

Le même poste en Californie

Un travailleur californien payé 75 000 $ au moyen d'un 1099 peut échouer au test ABC. Dans ce cas, la question n'est plus le coût, mais l'exposition aux impôts d'employeur impayés, aux cotisations d'assurance chômage et aux réclamations de salaire pour les périodes passées. Si le travailleur est aussi un employé aux fins fédérales, que l'article 3509 est offert et que les 1099 requis ont été produits, la retenue d'impôt fédéral sur le revenu et les cotisations rétroactives de sécurité sociale et de Medicare pourraient à elles seules atteindre environ 8 010 $ par année (10,68 % de 75 000 $), avant l'impôt fédéral de chômage, les pénalités, l'impôt de l'État et les réclamations de salaire.

Votre situation est différente?

• Vous avez en main la soumission d'un entrepreneur et un chiffre de salaire pour le même travail, ou vous payez déjà un travailleur régulier au moyen d'un 1099 ou en espèces : la bonne option dépend de la façon dont le travail est réellement fait, et chacune met des écritures différentes dans vos livres et exige une mise en place différente avant le premier paiement. Voyez l'aide en tenue de livres.
• Le travailleur est peut-être déjà un employé, ou les années passées ont été payées au moyen d'un 1099 ou en espèces : voyez travailleurs qui pourraient être des employés pour le test et la marche à suivre pour corriger. Quand il y a plusieurs années ou des registres incomplets, la correction part de registres de paiements reconstitués; voyez l'aide en tenue de livres.
• Le travailleur est en Californie : lisez le guide sur le test ABC de la Californie avant de fixer le prix d'un 1099, et impôts de paie de la Californie et mise en place de l'EDD pour un employé.
• C'est votre premier employé : suivez mettre en place la paie.
• L'employé habite ou travaille dans un autre État : voyez employés dans un autre État.
• Le travailleur habite hors des États-Unis : voyez payer des entrepreneurs à l'étranger; pour un employé de part et d'autre de la frontière États-Unis–Canada, voyez embaucher un employé de l'autre côté de la frontière.
• Vous ne savez pas qui reçoit un 1099 : voyez quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal.
• Le travailleur est votre enfant : des règles particulières s'appliquent; voyez embaucher vos enfants.